fiche de poste : Assistant (e) du service habitat - BRIEP Rhone-Alpes

fiche de poste : Assistant (e) du service habitatDate de mise à jour : Juin 2013CATÉGORIECPROFESSIONNELLE :Part fonction PFR : NBI : Oui Non xService / cellule ou subdivisionService HabitatIntitulé du poste :Assistante de servicePosition du poste au sein du service(organigramme – préciser les relations fonctionnelles et hiérarchiques voire délégations)Sous l'autorité hiérarchique du chef de service et fonctionnelle de l’adjointe au chef de servicemissions du service- Politique de l'habitat et de la ville (études habitat, PLH, rénovation urbaine, PAC PLU, suivi de lapolitique d'Action logement, logement saisonniers et transfrontaliers, observatoire départementaldu logement et foncier, connaissance et contrôle des organismes HLM, suivi du schéma desgens du voyage, suivi des CUS, mise en œuvre article 55 loi SRU, enquêtes parc public, …)- Amélioration et financement de l'habitat : - parc public : financement locatif social, surcoût foncier,accession sociale, gens du voyage selon orientations du programme urbanisme, territoire etamélioration de l’habitat (UTAH) et de la programmation locale, mobilisation du foncier public,études, - et parc privé : délégation Anah, lutte contre l'habitat indigne, programme HabiterMieux, ...- Bâtiment durable (missions régaliennes : accessibilité, santé et bâtiment, contrôle des règles deconstruction ; transition énergétique dans le bâtiment ; contribution au schéma pluriannuel destratégie immobilière, appui territorial aux collectivités en matière d’amélioration desperformances énergétiques des bâtiments communaux, gestion des BOP immobilier de l’État, ...)Missions afférentes au poste(pourquoi ce poste, responsabilités)- Secrétariat mutualisé pour l’ensemble du service ; gestion des parapheurs ; gestion descourriers/courriels signalés (recensement, suivi, classement), gestion de la boîte fonctionnelle duservice- Mission transversale de connaissance partagée des missions du service, contribution àl’animation du service, force de proposition pour rechercher l’efficience du service- Participation aux réunions périodiques des chefs de pôle et établissement du compte-rendu- Suivi mensuel du plan d’actions du service- Préparation des dossiers, suivi, classement, archivage- Gestion des ordres de missions- Gestion des commandes de fournitures- Correspondant personnel pour le service (suivi Salsa notamment)

Activites(que fait-on dans ce poste)- Accueil téléphonique et physique- Gestion, diffusion et classement du courrier papier et électronique- Gestion du temps de travail du chef de service, de l’adjointe au chef de service et des chefs depôle- Frappe des courriers, rapports, …- Organisation des déplacements et des réunions- Assistance à la gestion du service- Assistance à la gestion du personnel- Assistance bureautique- Secrétariat mutualiséCompétences requises(être capable de)- Maîtriser la charte et les outils bureautiques et apporter un premier niveau de réponse techniqueaux problèmes d’utilisation de ceux-ci par les agents- Connaître la forme administrative des courriers- Connaître les règles de classement et d’archivage des courriers / courriels et les mettre en pratique- Rédiger, faire une synthèse- Être réactif, savoir anticiper, être force de propositions- Apporter un premier niveau de réponse avec pertinence et courtoisie- Prendre en charge l’organisation logistique du chef de service, de l’adjointe et des chefs de pôle(agenda, organisation de réunions)- Renseigner les agents du service sur les moyens mis à leur disposition- Orienter les agents vers les interlocuteurs pertinents du SG ou du SIDSICRessources nécessaires(connaissances, savoir-faire et aptitudes)Savoir- Connaître le service et son environnement- Connaître les missions du service et leurs portages par les 3 pôles- Connaître la charte bureautique et le guide d’harmonisation des documents administratifs, lesoutils bureautiques, les méthodes de classement, les ressourcesSavoir faire- Savoir poser les bonnes questions pour dégager la problématique de son interlocuteur- Savoir dégager la problématique d’un courrier / capacité d’analyse et de synthèse- Savoir vérifier la forme des courriers à la signature- Savoir mettre en forme un document avec l’outil approprié- Savoir rédiger un courrier- Savoir suivre les demandes de réponses notamment des courriers/courriels signalés- Savoir organiser le classement et l’archivage papier ou informatique- Savoir organiser une réunionSavoir être- Savoir accueillir et communiquer / sens des relations humaines et expression orale- Savoir travailler en équipe- Être rigoureux dans l’exécution des tâches- Savoir être autonome et discret- Savoir faire preuve de curiosité, d’initiatives- Être force de proposition dans la recherche de l’efficience au travailPoste basé au siège de la DDT 74 à AnnecyConditions de travail et contraintesliées à l’environnement matériel et humainNom et signature du supérieur hiérarchiqueNom et signature de l’agentVincent PATRIARCAXXXX