formalités hypothécaires - Archives départementales des Landes

guide pratique de recherchesformalitéshypothécaires

guides pratiquesde recherchesformalités hypothécairesRechercher un relevé de formalitésdans la documentation hypothécaire(an VIII-1955)Les relevés de formalités sont des cases (parfois appelées“ comptes ”), situées dans les répertoires des formalités hypothécaires,qui permettent de retrouver, pour une personne donnée, latotalité des actes inscrits ou transcrits dans les registres de formalitésdes Hypothèques.Une hypothèque est une garantie de droit civil donnée à uncréancier sur les biens immobiliers du débiteur. Les registres del’administration des Hypothèques avant 1956 ne permettent doncpas de retrouver tous les actes de mutation qui concernent unemême personne. En particulier, les actes sous-seing privé (c’està-diresignés par les deux parties sans passage devant le notaire)et la plupart des successions ne figurent pas dans les registres deshypothèques. De même un individu suffisamment fortuné pouracheter comptant ses biens immobiliers peut ne laisser aucunetrace dans ces registres.Avant 1956, les seuls documents qui permettent de retrouver tousles actes de mutation de propriété sont les registres des bureauxde l’Enregistrement, conservés dans la sous-série 3 Q. Les principauxintérêts des registres des Hypothèques sont l’indication desservitudes (toute mutation concernant un terrain grevé de servitudey est obligatoirement transcrite) et la possibilité de rechercherun acte par arrondissement (l’Enregistrement étant organisépar cantons).Les registres de formalités sont de 4 types :ÌÌle registre des dépôts qui sert à constater le jour et l’ordre dedépôt des bordereaux ou actes au bureau de la conservation ;ÌÌle registre des inscriptions dans lequel sont recopiés intégralementtous les bordereaux de demande d’inscription d’actes ;ils font double emploi avec les bordereaux eux-mêmes qui sontaussi conservés ;ÌÌle registre des transcriptions, le plus intéressant pour les rechercheshistoriques : il s’agit de la transcription intégraled’actes notariés relatifs à des biens immobiliers. Les typesd’actes transcrits ont évolué dans le temps :− de l’an VIII à 1855 sont transcrits les actes de donationsentre vifs, de substitutions, ou des actes transcrits à la demandedes parties ;− en 1855 s’y ajoutent l’ensemble des mutations à titre onéreux,des servitudes et des baux de plus de 18 ans ;− après 1935 sont également transcrits les actes de transmissionspar décès au profit d’un successible unique ;ÌÌle registre des transcriptions de saisies, réservés aux transcriptionsdes procès-verbaux de saisies immobilières.Chacun de ces registres est divisé en plusieurs volumes.Il est à noter que 3 volumes du registre des transcriptions de laConservation des Hypothèques de Mont-de-Marsan sont réservésaux actes concernant des sociétés.2…/…

formalités hypothécairesguides pratiquesde recherchesformalités hypothécairesLes inscriptions et transcriptions sont rédigées dans l’ordre chronologique.S’il est donc possible d’y rechercher une transcriptiondont on connaît la date exacte, il est extrêmement fastidieux d’yrechercher tous les actes qui concernent une personne donnée.C’est pourquoi les registres de formalités sont complétés par lesregistres d’ordre, qui sont des documents de travail établis par lesconservateurs des hypothèques pour faciliter leurs recherches ausein des registres de formalités.Les registres d’ordre sont de 3 types :ÌÌle répertoire des formalités hypothécaires ;ÌÌla table alphabétique du répertoire des formalités hypothécaires,où sont indiqués les nom, prénom, domicile, et parfoisla date de naissance, des individus pour lesquels une case a étéouverte dans le répertoire des formalités ;ÌÌle registre indicateur de la table alphabétique des formalitéshypothécaires, qui ne reprend que les noms cités dans la tablealphabétique et renvoie vers le bon volume de celle-ci (rien quepour la conservation de Mont-de-Marsan, la table représente 76volumes).Cette présentation est un peu complexe, mais les registres d’ordresont en fait simples d’utilisation. Pour montrer la manière de lesutiliser, voici à titre d’exemple comment s’effectue la recherchedu relevé des formalités de Jean Cassagne, né à Sabres le 24 juin1925. La numérotation des hypothèques étant différente des cotesde conservation aux Archives, il est indispensable de se référerà l’instrument de recherche lors de chaque étape pour trouver lacorrespondance entre ces deux numérotations.étape 1Identifier le bureau de la conservationdes hypothèques concernéIl existe une conservation des hypothèques par arrondissement. Ils’agit donc de déterminer si le bien concerné est situé dans l’arrondissementde Mont-de-Marsan, de Dax ou de Saint-Sever. Leslimites des deux premiers arrondissements sont les mêmes actuellementqu’en 1926, date de la suppression de l’arrondissementde Saint-Sever, qui était composé des cantons d’Aire-sur-Adour,Amou, Geaune, Hagetmau, Mugron, Saint-Sever, Tartas-Est etTartas-Ouest.Il n’existe pas de répertoire des formalités pour la conservationde Tartas qui n’a existé que de l’an VII à l’an IX, et ne représentequ’un volume de transcriptions.Pour savoir, en fonction de la date, dans quel arrondissement étaitsituée la commune qui vous intéresse, reportez-vous à la liste descommunes par cantons à votre disposition dans l’espace microfilms.Dans l’exemple qui nous intéresse, la commune de Sabres est situéedans l’arrondissement de Mont-de-Marsan. Si Jean Cassagnea également acquis ou vendu des biens dans l’arrondissement deDax, une autre recherche doit être menée dans les registres deshypothèques de Dax.45

guides pratiquesde recherchesformalités hypothécairesétape 2Consulter le registre indicateur de la table alphabétiqueLes noms y sont classés par ordre alphabétique. Pour Mont-de-Marsan, le volume 1 (4 Q 1/2517) comprend les noms de A à K,le volume 2 (4 Q 1/2518) de L à Z (voir ci-contre un exemple depage de registre).Dans le volume 1, le nom CASSAGNErenvoie au volume 7 folio 57 de la tablealphabétique :67

guides pratiquesde recherchesformalités hypothécairesétape 3Consulter la table alphabétiquedu répertoire des formalitésLes tables alphabétiques de la conservation de Mont-de-Marsansont conservées sous les cotes 4 Q 1/1725 à 1759 et 2427 à 2512.L’instrument de recherche indique que le volume 7 de la table correspondà la cote 4 Q 1/2436. Dans cette table, les patronymestrès proches sont regroupés, comme sur cet exemple Cassagne etCassaigne :Lors de cette étape, la recherche peut être très simple pour un patronyme peurépandu, mais très compliquée dans le cas inverse. Au XIX e siècle, les dates etlieux de naissance n’étaient pas mentionnés, seuls l’étaient la profession et ledomicile de la personne.Heureusement, dans l’exemple qui nous intéresse, la date de naissance en margepermet de repérer Jean Cassagne :En cas de doute sur la bonne personne, si l’on ne connaît ni saprofession ni son domicile, il n’existe malheureusement pasd’autre solution que d’aller vérifier tous les relevés de formalitésde toutes les personnes qui portent les même noms et prénoms, etde se reporter aux actes inscrits ou transcrits concernant chacunede ces personnes en espérant qu’ils permettent leur identification,ce qui peut s’avérer très fastidieux.Dans notre exemple, la table alphabétique nous apprend que JeanCassagne est inscrit au répertoire des formalités dans la case 179du volume 182 (chiffres dans les colonnes de droite).89

guides pratiquesde recherchesformalités hypothécairesétape 4Consulter le répertoire des formalitésCe répertoire comprend 203 volumes pour la conservation deMont-de-Marsan, cotés 4 Q 1/2225 à 2426. Le volume 182 estconservé sous la cote 4 Q 1/2405. La case 179 du volume 182 seprésente ainsi :Chaque case occupe une double page de registre : la page degauche renvoie aux transcriptions, la page de droite renvoieaux inscriptions. Jean Cassagne n’est mentionné dans aucuneinscription d’hypothèques, alors que 15 transcriptions leconcernent, dans 12 registres différents. Pour les consulter, ilsuffit maintenant de relever les numéros d’actes et numéros devolume et de demander la cote correspondant au numéro devolume souhaité.Par exemple, l’acquisitiontranscrite le 31 juillet 1948est l’acte n°15 du volume1258, qui correspond à lacote 4 Q 1/2019.1011

Les archivessont l’ensemble des documents quels que soient :leur date, leur forme, leur support,produits ou reçus par toute personne physique ou moraleet par tout service ou organisme public ou privédans l’exercice de leur activité.les quatre missions d’un service d’archivescollecter, classer, conserver, communiquer.Accueil du public :25, place du 6 e -RPIMAMont-de-MarsanAdresse postale :Hôtel du Département23, rue Victor Hugo40025 Mont-de-Marsan CedexTél. : 05 58 85 75 20Fax : 05 58 05 41 41Mél : archives@cg40.frwww.archives.landes.org© Toutatis / AD40 - Conception-impression CG40 - 11/2011