Untitled - Jabatan Audit Negara

KANDUNGANPERKARAMUKA SURATKANDUNGANKATA PENDAHULUANINTISARI LAPORANiivviiiBAHAGIAN I : PENYATA AKAUN AWAM KERAJAAN NEGERISABAH BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 2002Pendahuluan 1Pengesahan Penyata Akaun Awam 4Analisis Penyata Akaun Awam 4Kemajuan Pelaksanaan Projek Pembangunan RMK8 14Rumusan Dan Syor Audit 16BAHAGIAN II : PENGURUSAN KEWANGAN KEMENTERIAN/JABATAN NEGERIPendahuluan 17Kementerian Kewangan Negeri 17Jabatan Ketua Menteri 37Jabatan Arkib Negeri Sabah 51Jabatan Pengairan Dan Saliran 63Kementerian Pembangunan Masyarakat Dan Hal Ehwal Pengguna 75Pejabat Tanah Daerah Ranau 89BAHAGIAN III : AKTIVITI KEMENTERIAN/JABATANDAN KAJIAN KHASPendahuluan 101Jabatan Air Negeri Sabah 101Penswastaan Pengeluaran AirKementerian Kewangan Negeri 123Program Penswastaan Menaik Taraf Dan MenyenggaraJalan Majlis Perbandaran Dan Majlis Daerahi

PERKARAMUKA SURATJabatan Hidupan Liar 143Projek Pembangunan Taman Hidupan LiarKementerian Kebudayaan, Belia Dan Sukan Negeri 162Projek Menaik Taraf Kemudahan Sukan Di Kompleks Sukan KotaKinabaluBAHAGIAN IV : BADAN BERKANUN NEGERI, MAJLISUGAMA ISLAM DAN PIHAK BERKUASA TEMPATANPendahuluan 183Kedudukan Penyerahan Penyata Akaun Dan Pengauditan 183Perbadanan Pembangunan Ekonomi Negeri Sabah 184Penjualan Rumah KedaiPengurusan Kewangan :Majlis Ugama Islam Sabah 201Korporasi Kemajuan Perikanan Dan Nelayan Sabah 226Perbadanan Kemajuan Pelancongan Sabah 241Majlis Perkhidmatan Masyarakat Sabah 255Majlis Daerah Semporna 268Majlis Daerah Kinabatangan 289BAHAGIAN V : KEDUDUKAN MASA KINI PERKARA YANG DIBANGKITKANDALAM LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA TAHUN LALUPendahuluan 303Kedudukan Masa Kini Perkara Yang Dibangkitkan 303Dalam Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2001Perkara Yang Dibangkitkan Dalam Laporan Ketua Audit Negara 316Sebelum Tahun 2001 Yang Masih Belum Selesaiii

PERKARAMUKA SURATBAHAGIAN VI : PERKARA AMPembentangan Laporan Ketua Audit Negara Mengenai 320Penyata Akaun Awam Dan Aktiviti Kementerian/Jabatan DanAgensi Kerajaan NegeriMesyuarat Jawatankuasa Kira-kira Wang Negeri 320PENUTUP 324LAMPIRANI Sijil Ketua Audit Negara 325II Lembaran Imbangan 326III Kedudukan Penyerahan Dan Pengauditan Penyata Akaun 329Tahunan Badan Berkanun Negeri Setakat 31 Mei 2003IV Kedudukan Penyerahan Dan Pengauditan Penyata Akaun 330Tahunan Pihak Berkuasa Tempatan Setakat 31 Mei 2003V Kedudukan Pembentangan Penyata Akaun Tahunan Badan 331Berkanun Negeri Dan Pihak Berkuasa Tempatan Di DewanUndangan Negeri Setakat 31 Mei 2003iii

KATA PENDAHULUAN1. Perkara 106 dan 107 Perlembagaan Persekutuan dan Akta Audit 1957menghendaki Ketua Audit Negara mengaudit Penyata Akaun Awam serta aktivitiKerajaan Negeri dan mengemukakan Laporan mengenainya kepada Seri PadukaBaginda Yang di-Pertuan Agong dan TYT Yang di-Pertua Negeri Sabah. Seri PadukaBaginda Yang di-Pertuan Agong akan menitahkan supaya Laporan itu dibentangkan diParlimen manakala TYT Yang di-Pertua Negeri Sabah mengarahkan untukdibentangkan di Dewan Undangan Negeri Sabah. Bagi memenuhi tanggungjawab ini,Jabatan Audit Negara telah menjalankan 3 kaedah pengauditan seperti berikut:1.1 Attestation Audit - untuk memberi pendapat sama ada PenyataAkaun Awam Kerajaan Negeri menggambarkan kedudukan yang benardan saksama tentang keadaan kewangan Kerajaan Negeri bagi tahunberkenaan dan rekod perakaunan telah diselenggarakan dengan teraturdan kemas kini;1.2 Audit Pematuhan - untuk menentukan sama ada pengurusankewangan di Jabatan/Agensi dilaksanakan mengikut undang-undangdan peraturan kewangan yang berkaitan; dan1.3 Audit Prestasi - untuk menentukan sama ada sesuatu aktivitiKerajaan dilaksanakan dengan cekap, berhemat dan mencapai objektifyang telah ditetapkan.2. Laporan saya mengenai Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri Serta AktivitiJabatan Dan Agensi Kerajaan Negeri Bagi Tahun 2002 ini disediakan berdasarkankepada pengauditan yang telah dijalankan di Jabatan dan Agensi berkenaan.Sebelum laporan diluluskan semua Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/PengurusanAgensi Negeri yang terlibat telah diminta membuat perakuan mengenai cadangankandungan Laporan. Mana-mana maklum balas yang dipertimbangkan telahdimasukkan ke dalam Laporan ini.iv

3. Laporan ini disediakan dalam 6 bahagian seperti berikut:Bahagian I : Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri Bagi TahunBerakhir 31 Disember 2002Bahagian II : Pengurusan Kewangan Kementerian/Jabatan NegeriBahagian III : Aktiviti Kementerian/Jabatan Dan Kajian KhasBahagian IV :Badan Berkanun Negeri, Majlis Ugama Islam Dan PihakBerkuasa TempatanBahagian V : Kedudukan Masa Kini Perkara Yang Dibangkitkan DalamLaporan Ketua Audit Negara Tahun LaluBahagian VI : Perkara Am4. Sungguhpun prestasi pengurusan kewangan Jabatan dan Agensi Negeri padatahun 2002 telah menunjukkan kemajuan namun ketidakpatuhan terhadap beberapaperaturan kewangan berhubung dengan kawalan hasil dan perbelanjaan; pengurusanaset dan penyelenggaraan rekod perakaunan di beberapa Jabatan/Agensi yangdiaudit masih berlaku. Berhubung dengan pelaksanaan aktiviti pula, pada umumnyaJabatan/Agensi Kerajaan Negeri telah merancang aktiviti mereka dengan baik sepertimenyediakan garis panduan yang lengkap; menetapkan matlamat pelaksanaan aktivitiserta mengenal pasti keperluan kewangan dan guna tenaga. Bagaimanapun, darisegi pelaksanaan aktivitinya, beberapa kelemahan telah diperhatikan berpuncadaripada kekurangan kakitangan dan peruntukan kewangan; penyeliaan yang kurangrapi serta tanpa pemantauan yang berterusan.5. Jabatan Audit Negara telah mengambil beberapa pendekatan baru untukmembantu Jabatan/Agensi Kerajaan memperbaiki kelemahan dalam pengurusankewangan dan pelaksanaan aktivitinya. Antara langkah yang telah, sedang dan akandiambil ialah :v

• Menyusun semula struktur organisasi Jabatan bagi membolehkanJabatan Audit Negara melaksanakan fungsinya dengan lebih berkesanke arah mempertingkatkan akauntabiliti pengurusan awam. Melaluipenstrukturan semula ini bukan sahaja bilangan kakitangan ditambahmalahan kedudukan kakitangannya telah diperkuatkan dari segi menaiktaraf gred jawatan tertentu;• Mulai tahun 2003, Jabatan Audit Negara telah melaksanakan Program‘Anak Angkat’. Melalui program ini, beberapa pejabat yang dikenal pastibermasalah dalam pengurusan kewangan akan diberikan bimbingan dannasihat oleh Jabatan Audit Negara bagi membantu merekamemperbetulkan kelemahan yang berlaku terutamanya berhubungdengan penyelenggaraan rekod perakaunan dan pengurusan kewangan.Bagi tahun 2003, sejumlah 56 pejabat telah dijadikan ‘anak angkat’,lapan daripadanya adalah di Negeri Sabah. Laporan lengkap mengenaipelaksanaan program ini akan dinyatakan di dalam laporan sayamengenai Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri Serta Aktiviti JabatanDan Agensi Kerajaan Negeri Bagi Tahun 2003;• Jabatan Audit Negara telah mempertingkatkan kerjasama dengan UnitAudit Dalam sungguhpun Jabatan ini mempunyai tanggungjawab yangberbeza dengan Unit ini namun ia mempunyai matlamat yang sama iaitumemastikan wujudnya akauntabiliti dan integriti dalam penggunaanwang awam serta menggalakkan pentadbiran yang cekap dan berhemat;• Memandangkan pembangunan sesuatu sistem berkomputer melibatkanperbelanjaan Kerajaan yang besar, sudah sewajarnya ia dilaksanakandengan teratur dan memenuhi tujuan yang telah ditetapkan.Sehubungan ini, Jabatan Audit Negara telah mencadangkan kepadaJabatan/Agensi yang akan membangunkan sesuatu sistem berkomputersupaya menjemput pegawai Jabatan Audit Negara menyertaiperbincangan mengenai pembangunan sistem berkenaan bagimemastikan wujudnya kawalan dalaman yang mencukupi untukmenjamin keutuhan sistem dan integriti data; danvi

• Memandangkan penglibatan Kerajaan atau agensi Kerajaan dalamsyarikat Kerajaan/swasta melalui pegangan ekuiti, pemberianpinjaman/geran yang melibatkan jumlah kewangan yang besar danmeningkat dari tahun ke tahun, pengauditan terhadap syarikatberkenaan amatlah penting untuk menentukan wang awam yang terlibatdigunakan dengan cara yang cekap, berhemat serta selaras denganobjektif yang ditetapkan. Sehubungan ini, Jabatan Audit Negara sedangdalam proses untuk mendapatkan perintah daripada Seri PadukaBaginda Yang di-Pertuan Agong bagi membolehkan Ketua Audit Negaramenjalankan pengauditan terhadap syarikat berkenaan selaras denganperuntukan Seksyen 5(1)(d) Akta Audit 1957.6. Saya ingin merakamkan ucapan terima kasih kepada semua pegawaiJabatan/Agensi yang telah memberikan kerjasama kepada pegawai saya sepanjangpengauditan dijalankan. Saya juga ingin melahirkan penghargaan dan terima kasihkepada pegawai saya yang telah berusaha gigih serta memberikan sepenuhnyakomitmen untuk menyiapkan Laporan ini.(DATUK DR. HADENAN BIN ABDUL JALIL)KETUA AUDIT NEGARA,MALAYSIA.PUTRAJAYA8 September 2003vii

INTISARI LAPORANBAHAGIAN I :PENYATA AKAUN AWAM KERAJAAN NEGERI SABAHBAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 20021. Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri Sabah bagi tahun berakhir 31 Disember2002 telah dapat disahkan kerana Bendahari Negeri telah dapat mengemukakan buktiatau dokumen sokongan yang mencukupi. Pada keseluruhannya, Penyata AkaunAwam Kerajaan Negeri Sabah menunjukkan suatu gambaran yang benar dansaksama tentang kedudukan kewangan Kerajaan Negeri bagi tempoh berakhir31 Disember 2002.2. Baki Kumpulan Wang Disatukan menurun RM46.91 juta berbanding RM258.21juta pada tahun 2001. Namun begitu, kedudukan kewangan Kerajaan Negeri adalahtidak kukuh dan telah merosot bagi 3 tahun berturut-turut sejak tahun 2000.BAHAGIAN II :PENGURUSAN KEWANGAN KEMENTERIAN/JABATANNEGERI3. Kementerian Kewangan NegeriPada tahun 2002, hasil Kerajaan Negeri meningkat sejumlah RM300.25 jutamenjadi RM1.50 bilion. Perbelanjaan mengurus pula meningkat sejumlah RM192.63juta menjadi RM1.34 bilion, dan perbelanjaan pembangunan meningkat sejumlahRM33.30 juta menjadi RM480.47 juta. Baki pinjaman daripada Kerajaan Persekutuanmeningkat sejumlah RM58.48 juta menjadi RM711.86 juta pada akhir tahun 2002 danbaki pinjaman kepada Agensi Negeri juga meningkat sejumlah RM10 juta menjadiRM1.94 bilion pada akhir tahun. Pelaburan Kerajaan Negeri meningkat sejumlahRM199 juta menjadi RM2.39 bilion pada akhir tahun 2002. Pada tahun 2002, empatKumpulan Wang Amanah telah lebih dikeluarkan berjumlah RM203.15 juta, manakala6 Kumpulan Wang Amanah tidak aktif sejak 4 tahun hingga melebihi 10 tahun.viii

4. Jabatan Ketua MenteriPengurusan kewangan Jabatan Ketua Menteri mempunyai kelemahanterutamanya kawalan perbelanjaan yang berkaitan dengan Arahan Perbendaharaan54. Akaun Amanah yang sudah lama tidak aktif tidak diambil tindakan untukpenutupan. Manakala pembelian aset yang berjumlah RM467,952 tidak direkodkan kedalam Daftar Harta Modal.5. Jabatan Arkib Negeri SabahPengurusan kewangan Jabatan Arkib Negeri Sabah adalah memuaskan.Semakan Audit mendapati kawalan terhadap pengurusan, hasil dan perbelanjaantelah dilaksanakan mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan. Bagaimanapun,pengurusan Akaun Amanah dan pengurusan aset perlu dipertingkatkan denganmematuhi peraturan yang ditetapkan dan mengemaskinikan rekod berkaitan.6. Jabatan Pengairan Dan SaliranPengurusan kewangan Jabatan Pengairan Dan Saliran pada keseluruhannyaadalah memuaskan. Bagaimanapun, Jabatan perlu mengambil tindakan untukmengemaskinikan Akaun Amanah dan Deposit serta tindakan pelupusan ke atas asetdan inventori yang sudah lama dan rosak.7. Kementerian Pembangunan Masyarakat Dan Hal Ehwal PenggunaKawalan pengurusan kewangan Kementerian adalah lemah terutamanyapengurusan program bantuan sosial. Semakan Audit mendapati bantuan sosial sepertisusu, pakaian seragam dan kasut sekolah tidak dihantar mengikut masa yangditetapkan dan tidak disahkan penerimaannya. Pengurusan program ini perlupenyeliaan dan pemantauan yang lebih mantap untuk mengelakkan sebarangpenyelewengan dan memastikan bantuan dapat dinikmati oleh kumpulan sasar.8. Pejabat Tanah Daerah RanauPengurusan kewangan Pejabat Tanah Daerah Ranau mempunyai kelemahandan perlu dipertingkatkan. Kawalan hasil terutamanya dari aspek penyeliaan danpengagihan tugas antara anggota yang memungut hasil, menyelenggara rekod danmemasukkan wang ke dalam bank hendaklah mematuhi prosedur dan peraturan.ix

BAHAGIAN III :AKTIVITI KEMENTERIAN/JABATAN DAN KAJIAN KHAS9. Jabatan Air Negeri Sabah : Penswastaan Pengeluaran AirKerajaan Negeri telah melantik satu syarikat konsesi untuk melaksanakanpenswastaan pengeluaran air di kawasan konsesi Kota Kinabalu bagi tempoh 20tahun. Objektif penswastaan ini adalah untuk meningkatkan pengeluaran air,mengurangkan bebanan Kerajaan Negeri dari segi kewangan, meningkatkankecekapan dalam pengurusan sistem bekalan air dan pemindahan teknologi. Syarikatkonsesi dikehendaki membina kemudahan baru dan komponen pengeluaran airdengan keupayaan yang ditetapkan secara turnkey dan ‘Bina Kendali Pindah’ (BOT).Dua unsur bayaran dikenakan kepada Kerajaan Negeri iaitu bayaran tetap bulanandan bayaran pukal air. Pada keseluruhannya program penswastaan ini telahmencapai matlamatnya kecuali dari aspek bebanan kewangan di mana KerajaanNegeri tidak berupaya untuk membayar bayaran tetap bulanan dan bayaran pukal airyang kini berjumlah RM244.60 juta termasuk faedah.10. Kementerian Kewangan Negeri : Program Penswastaan Menaik TarafDan Menyenggara Jalan Majlis Perbandaran Dan Majlis DaerahPihak Berkuasa Tempatan memiliki sejumlah 3,557 km jalan raya dan 1,516 kmdaripadanya merupakan jalan yang tidak layak untuk didaftarkan dalam Daftar JalanNegeri atau dikenali sebagai “Non Qualified Road” (NQR). Dengan peruntukan yangterhad maka jalan Pihak Berkuasa Tempatan kurang disenggara. Oleh kerana kerjapenyenggaraan jalan raya perlu dijalankan secara berterusan dan kedudukankewangan Kerajaan Negeri pula adalah terhad, Kerajaan Negeri telah bersetujudengan cadangan sebuah syarikat untuk menjalankan kerja menaik taraf jalan PihakBerkuasa Tempatan berkenaan kepada tahap yang baik untuk dikategorikan sebagaiQualified serta layak mendapat pemberian penyenggaraan jalan dari KerajaanPersekutuan. Secara keseluruhannya Program Penswastaan Menaik Taraf DanMenyenggara Jalan Majlis Perbandaran dan Majlis Daerah telah dilaksanakan dengancekap serta mencapai objektif program.x

11. Jabatan Hidupan Liar : Projek Pembangunan Taman Hidupan LiarJabatan Hidupan Liar melaksanakan projek pembangunan Taman Hidupan Liarsejak tahun 1996. Kawasan seluas 112 hektar di Lok Kawi kira-kira 18 km dariBandaraya Kota Kinabalu telah dipilih untuk pembangunan taman ini. Pelaksanaannyadilakukan secara berperingkat mengikut Fasa 1 dan Fasa 2. Kos pembangunan tamandianggarkan berjumlah RM24.50 juta. Fasa 1 telah siap dilaksanakan pada tahun2000 dengan kos berjumlah RM16.07 juta setelah perubahan kerja dan lanjutan masadiberikan. Fasa 2 projek ini masih dalam pembangunan dan setakat laporan dibuat,taman ini masih belum dibuka untuk orang awam dan belum mendatangkan hasilkepada Kerajaan. Kelewatan penyiapan projek telah menjejaskan pencapaianmatlamat projek. Pemantauan yang lebih berkesan perlu dibuat untuk memastikanprojek dapat disiapkan dan digunakan sebagaimana dirancang.12. Kementerian Kebudayaan, Belia Dan Sukan Negeri :Projek Menaik Taraf Kemudahan Sukan Di Kompleks Sukan Kota KinabaluKementerian Kebudayaan, Belia Dan Sukan Negeri telah melaksanakan kerjamenaik taraf kemudahan sukan di Kompleks Sukan Kota Kinabalu pada tahun 2001dan 2002. Perancangan untuk melaksanakan projek ini merupakan persediaanKerajaan Negeri menganjurkan SUKMA Ke IX Tahun 2002. Namun begitu, padawaktu yang sama Negeri Sabah juga akan mempunyai kemudahan sukan yang baikke arah peningkatan taraf sukan di negeri ini. Peringkat pelaksanaan projek ini adalahbaik. Ia telah berjaya disiapkan pada akhir Ogos 2002 dan digunakan semasa SUKMAKe IX yang diadakan pada September 2002. Bagaimanapun, kelemahan berkaitanprosedur pemilihan kontraktor, penyediaan perjanjian juruperunding, pematuhanspesifikasi kontrak dan sebagainya perlu diambil perhatian.xi

BAHAGIAN IV :BADAN BERKANUN NEGERI, MAJLIS UGAMA ISLAMDAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN13. Perbadanan Pembangunan Ekonomi Negeri Sabah :Penjualan Rumah KedaiDalam usaha membentuk budaya niaga dan keusahawanan, Kerajaan Negeritelah melaksanakan program pembangunan rumah kedai melalui PerbadananPembangunan Ekonomi Negeri Sabah. Dari tahun 1978 hingga 2003, sejumlah 51projek yang terdiri daripada 525 unit rumah kedai telah dibangunkan oleh Perbadanan.Perbadanan juga telah mengeluarkan pinjaman berjumlah RM70.31 juta kepadausahawan Bumiputera sama ada secara perseorangan atau syarikat kumpulan.Objektif Perbadanan pada prinsipnya telah tercapai. Bagaimanapun, Perbadananmenghadapi masalah untuk mendapatkan semula bayaran balik pinjaman berjumlahRM5.30 juta dan RM2.50 juta bagi tunggakan sewa.14. Majlis Ugama Islam Sabah : Pengurusan KewanganPengurusan kewangan Majlis melibatkan pengurusan hasil, perbelanjaan,pelaburan, pinjaman, Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah dan aset perludiperbaiki kerana terdapat kelemahan dan ketidakpatuhan terhadap peraturankewangan. Selain itu, kawalan pengurusan juga didapati tidak memuaskandisebabkan arahan yang berkaitan tidak dipatuhi sepenuhnya.15. Korporasi Kemajuan Perikanan Dan Nelayan Sabah :Pengurusan KewanganPengurusan kewangan Ko-Nelayan masih kurang memuaskan terutamanyakawalan pengurusan seperti penyediaan Manual Prosedur Kerja, Fail Meja danSenarai Tugas. Selain itu, kawalan hasil berkaitan rekod dan kawalan buku resit hasil,terimaan dan kemasukan ke Buku Tunai perlu diberi perhatian. Pelaburan dalamsyarikat subsidiari dan syarikat kerjasama yang dormant perlu diberi perhatian samaada diteruskan atau ditutup. Selain itu, pinjaman daripada Kerajaan Negeri berjumlahRM67.96 juta tidak pernah dibayar sejak tahun 1979. Pihak Ko-Nelayan perlumemantau aktiviti cawangan Ko-Nelayan di daerah dan Agensinya dari semasa kesemasa supaya tidak berlaku sebarang perkara yang merugikan wang Kerajaan.xii

16. Perbadanan Kemajuan Pelancongan Sabah : Pengurusan KewanganPada keseluruhannya, pengurusan kewangan Perbadanan KemajuanPelancongan Sabah perlu dipertingkatkan dari aspek kawalan pengurusan, hasil,perbelanjaan, pengurusan Akaun Amanah dan aset. Antaranya ialah Perbadananperlu menyediakan Fail Meja untuk kakitangan, menubuhkan JawatankuasaPengurusan Kewangan Dan Akaun dan menyelenggara Daftar Bil, Daftar Harta Modaldan Inventori serta Buku Log.17. Majlis Perkhidmatan Masyarakat Sabah : Pengurusan KewanganKawalan pengurusan Majlis Perkhidmatan Masyarakat Sabah masihmempunyai kelemahan dari segi penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja.Selain itu, Majlis perlu meningkatkan lagi kawalan hasil terutamanya aspek penyeliaandan pengagihan tugas antara anggota yang memungut hasil, menyelenggara rekoddan memasukkan wang ke dalam bank. Selain itu, pengurusan aset adalah kurangmemuaskan dari segi pematuhan terhadap Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2Tahun 1991 berkaitan penyelenggaraan Daftar Harta Modal dan Inventori.18. Majlis Daerah Semporna : Pengurusan KewanganSecara keseluruhannya, pengurusan kewangan Majlis Daerah Sempornaadalah lemah, antaranya adalah berkenaan aspek kawalan pengurusan iaitupenyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja serta kefahaman mengenaipekeliling dan prosedur pentadbiran dan kewangan Kerajaan. Selain itu, Majlis perlumemberi perhatian yang serius terhadap kawalan perbelanjaan kerana terdapatbayaran dibuat tanpa baucar dan dokumen sokongan. Selain itu, Majlis gagalmembuat bayaran berjumlah RM478,186 kepada Agensi bagi pihak kakitangan Majlis.Pengurusan aset juga kurang memuaskan terutamanya dari segi pematuhan terhadapSurat Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bilangan 3 Tahun 1993 berkaitanpenyelenggaraan Daftar Harta Modal dan Inventori.xiii

19. Majlis Daerah Kinabatangan : Pengurusan KewanganPengurusan kewangan Majlis Daerah Kinabatangan adalah kurangmemuaskan. Rekod kewangan tidak dikemas kini selaras dengan prosedur danperaturan kewangan. Penyata penyesuaian tidak disediakan mengikut tempoh yangditetapkan. Perkara ini akan mengakibatkan rekod yang tidak tepat. Pihak Majlis perlumengambil tindakan sewajarnya untuk mempertingkatkan pengurusan kewangannya.xiv

BAHAGIAN IPENYATA AKAUN AWAM KERAJAAN NEGERI SABAHBAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 20021. PENDAHULUAN1.1 Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri Sabah yang dilampirkan pada Laporanini mengandungi Lembaran Imbangan dan Penyata Akaun Memorandum yangmenunjukkan kedudukan kewangan pada 31 Disember 2002.1.2 Selaras dengan Seksyen 16(1) Akta Acara Kewangan 1957, Pihak BerkuasaKewangan Negeri dikehendaki menyedia Penyata Akaun Awam secepatmungkin selepas penutupan akaun tahunan. Penyata tersebut hendaklahdikemukakan kepada Ketua Audit Negara dalam tempoh 7 bulan untuk diauditseperti diperuntukkan di bawah Seksyen 9 Akta Audit 1957. Jabatan BendahariNegeri telah mengemukakan Penyata Akaun Awam bagi tahun berakhir 31Disember 2002 kepada Jabatan Audit Negara pada 29 April 2003.Bagaimanapun, Penyata tersebut dikembalikan semula ke Jabatan BendahariNegeri kerana mengandungi kesilapan. Jabatan Bendahari Negerimengemukakan semula Penyata berkenaan kepada Jabatan Audit Negarapada 17 Jun 2003.1.3 Penyata Akaun Awam telah disediakan mengikut format yang diseragamkanbagi setiap negeri selaras dengan cadangan yang dibuat oleh JabatanAkauntan Negara Malaysia. Namun demikian pengubahsuaian dibuat sekiranyaia berkaitan dengan undang-undang negeri yang menghendaki sebaliknya.1.4 Pengauditan terhadap Penyata Akaun Awam adalah untuk mengesah danmemastikan ketepatannya serta memberi pendapat sama ada Penyata itumenggambarkan kedudukan yang benar dan saksama. Dalam menentukansama ada sesuatu kesilapan adalah material, faktor yang diambil kira ialah1

jumlah nilai kesilapan dalam akaun, corak (nature) kesilapan dan juga keadaandi bawah mana transaksi itu timbul.1.5 Kerajaan Negeri telah membuat dasar penstrukturan semula Agensi yang tidakberfungsi dengan baik supaya komitmen Kerajaan Negeri terhadapnya dapatdikurangkan. Antara Agensi yang telah dikecilkan saiz perkhidmatannya ialahLembaga Kemajuan Perhutanan Negeri Sabah dan Yayasan Sabah. Agensilain yang masih dalam pemerhatian Pihak Berkuasa Kewangan ialah KorporasiKemajuan Perikanan Dan Nelayan Sabah dan Korporasi Pembangunan DesaSabah. Kerajaan Negeri terus mengamalkan dasar perbelanjaan yangberhemat dan pragmatik sebagai teras untuk mengekalkan kestabilankewangan dan meningkatkan prestasi ekonomi negeri. Antara langkah yangdiambil adalah membekukan pengisian jawatan kosong kecuali jawatan yangkritikal tertakluk kepada kelulusan Kementerian Kewangan Negeri,mengeluarkan pemberian, wang pinjaman, subsidi, ekuiti dan sebagainyasecara ansuran setelah membuat penelitian yang rapi, mengelakkanperbelanjaan berlebihan untuk upacara/majlis rasmi/perayaan danmengurangkan perjalanan ke luar negeri.1.6 Pada tahun 2002, Kementerian Kewangan Negeri telah mengambil tindakanuntuk memantau dan mempertingkatkan pengurusan kewangan Negeri melaluibeberapa mesyuarat yang telah diadakan dengan Jabatan dan Agensi yangterlibat. Antara mesyuarat yang telah diadakan adalah dengan Jabatan TanahDan Ukur untuk mempertingkatkan kutipan hasil dan mesyuarat penyemakansemula skim/projek penswastaan. Selain itu, pemantauan terhadap perananAudit Dalam dan penghantaran laporan Jawatankuasa Pengurusan KewanganDan Akaun bagi Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri turut dilakukan.Bahagian Audit Dalam, Kementerian Kewangan juga menjalankan kajian khasterhadap Kementerian/Jabatan/Agensi Negeri. Antaranya adalah KajianTerhadap Tunggakan Pinjaman Korporasi Pembangunan Desa, Kajian ProjekTenusu di Jabatan Haiwan dan Kajian Mengenai Non-Revenue Water diJabatan Air.2

1.7 Jabatan Bendahari Negeri juga telah mengambil langkah dan tindakan untukmempertingkatkan pengurusan kewangan Negeri dan memperbaiki sistemserta rekod perakaunan. Antara tindakan yang diambil adalah mengeluarkanSurat Pekeliling mengenai Penutupan Akaun Kerajaan Negeri, mengadakanmesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun sebanyak 4 kalidan mesyuarat Para Akauntan Gunasama dengan Pihak PengurusanBendahari Negeri Sabah serta menganjurkan Kursus Perakaunan AsasKerajaan Negeri, latihan Sistem Penyelenggaraan Buku Vot dan PenyediaanBaucar Berkomputer, Sistem Kewangan Bendahari Daerah dan Sistem AkaunBendahari Daerah. Selain itu, pihak Bendahari Negeri telah membuat lawatanke Kementerian/Jabatan/Pejabat untuk memberi tunjuk ajar mengenai Tatacaradan Prosedur Kewangan seperti penyelenggaraan Buku Vot, Buku DaftarDeposit dan Amanah, penyesuaian akaun dan penyediaan penyata AkaunDeposit dan Amanah.1.8 Sebagai sumbangan Jabatan Audit Negara dalam pengukuhan akauntabilitipengurusan wang awam di peringkat Negeri Sabah, Ketua Audit Negara telahmemberi ceramah eksekutif kepada Ketua Jabatan terdiri daripada 11Kementerian, 65 Jabatan dan 19 Agensi pada bulan Januari 2003.1.9 Pada tahun 2002, Jabatan Audit Negara Cawangan Negeri Sabah telahmengadakan 43 mesyuarat dengan 38 Ketua Jabatan/Agensi/Pihak BerkuasaTempatan untuk membincangkan mengenai pengauditan yang dilaksanakanserta memberi nasihat dan pandangan mengenai pengurusan kewangan danaktiviti Jabatan/Agensi/Pihak Berkuasa Tempatan tersebut.1.10 Pegawai Audit turut menghadiri mesyuarat yang dianjurkan oleh KementerianKewangan Negeri dan Jabatan Bendahari Negeri pada tahun 2002 untukmemberi pandangan serta nasihat untuk mempertingkat tahap akauntabilitidalam pengurusan kewangan Negeri. Antaranya ialah mesyuarat mengenaipengurusan Kumpulan Wang Amanah serta mesyuarat mengenaipembangunan aplikasi Sistem Akaun Bendahari Daerah.3

2. PENGESAHAN PENYATA AKAUN AWAMPengauditan Penyata Akaun Awam telah dilaksanakan mengikut Akta Audit1957 dan berpandukan Piawaian Pengauditan Yang Diluluskan. Akta dan Piawaiantersebut menghendaki pengauditan dirancang dan dilaksanakan bagi mendapatkepastian yang munasabah sama ada Penyata Akaun Awam adalah bebas daripadakesilapan dan ketinggalan yang ketara. Pengauditan itu termasuk memeriksa rekodsecara semak uji, menyemak bukti yang menyokong semua angka dan memastikanpenzahiran yang mencukupi dalam penyampaian Penyata Akaun Awam. Padapendapat Audit, Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri ini menunjukkangambaran benar dan saksama terhadap kedudukan kewangan Kerajaan NegeriSabah pada 31 Disember 2002. Sijil Ketua Audit Negara mengenai Penyata AkaunAwam ini dan ringkasan Penyata Akaun Awam yang telah diaudit adalah seperti diLampiran I dan II.Prestasi persembahan Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri hendaklahdikekalkan supaya sijil berbentuk bersih masih dapat dikeluarkan pada tahunakan datang. Usaha ini penting bagi memastikan akauntabiliti awam terhadappengurusan kewangan Kerajaan Negeri terus ditingkatkan.3. ANALISIS PENYATA AKAUN AWAM3.1 KEDUDUKAN KEWANGAN KERAJAAN NEGERIPerbelanjaan mengurus Kerajaan Negeri meningkat daripada RM1.15 bilionpada tahun 2001 menjadi RM1.34 bilion pada tahun 2002, iaitu peningkatansejumlah RM192.63 juta. Kutipan hasil pula meningkat sejumlah RM300.25 jutamenjadi RM1.50 bilion pada tahun 2002 berbanding RM1.20 bilion pada tahun2001. Dengan itu, Kerajaan Negeri mengakhiri tahun kewangan 2002 denganlebihan berjumlah RM157.44 juta dan ini meningkatkan lebihan terkumpulAkaun Hasil Disatukan menjadi RM322.32 juta pada akhir tahun 2002berbanding RM164.88 juta pada akhir tahun 2001.Namun begitu, aliran wang tunai Kerajaan Negeri pada tahun 2002 semakinmerosot berbanding tahun 2001. Aset Kerajaan terdiri daripada wang tunai dan4

pelaburan berbaki RM211.30 juta. Jumlah aset ini tidak dapat menampungtanggungan Kerajaan Negeri berjumlah RM586.50 juta yang terdiri daripadaAkaun Kena Bayar berjumlah RM288.73 juta, deposit RM265 juta dantunggakan ansuran bayaran balik Kerajaan Negeri kepada KerajaanPersekutuan RM32.77 juta. Oleh itu, Kerajaan Negeri perlu memulihkankembali kedudukan kewangannya dengan meningkatkan semula aset. Antaratindakan yang boleh diambil adalah memungut tunggakan hasil berjumlahRM512.52 juta dan tunggakan bayaran balik pinjaman Agensi dengan KerajaanNegeri berjumlah RM1.23 bilion.3.2 HASILPada keseluruhannya, hasil Kerajaan Negeri yang dikutip pada tahun 2002meningkat sejumlah RM300.25 juta iaitu daripada RM1.20 bilion pada tahun2001 menjadi RM1.50 bilion pada tahun 2002. Berikut adalah prestasibeberapa butiran hasil yang berubah dengan ketara:3.2.1 Peningkatan Hasil Yang Ketarai) Dividen Dari Perbadanan AwamPada tahun 2002, kutipan hasil dividen Perbadanan Awam telahmeningkat sejumlah RM193.15 juta menjadi RM204.42 jutaberbanding RM11.27 juta pada tahun 2001. Peningkatan inidisebabkan tuntutan Tax Credit untuk tahun 2001 yangsepatutnya diterima pada akhir tahun 2001 hanya diterima padaFebruari 2002.ii)Cukai Jualan Atas Minyak Kelapa SawitCukai jualan ke atas minyak kelapa sawit telah meningkatsejumlah RM174.22 juta. Hasil yang dikutip pada tahun 2002berjumlah RM202.55 juta berbanding RM28.33 juta pada tahun2001. Peningkatan hasil ini disebabkan harga jualan minyakkelapa sawit kekal pada paras melebihi RM1,000/metrik tan yangmembolehkan cukai jualan dikutip/dikenakan sepanjang tahun.5

iii)Premium Kayu BalakKutipan premium kayu balak telah meningkat sejumlah RM35.28juta menjadi RM55.24 juta pada tahun 2002 berbanding RM19.96juta pada tahun 2001. Ini disebabkan pihak Yayasan Sabahhanya membayar premium tahun 2001 pada tahun 2002 dansemua lesen balak baru yang dikeluarkan mulai awal Februari2002 dikenakan yuran premium berjumlah RM20/meter padu (m 3 ).3.2.2 Penurunan Hasil Yang Ketarai) Premium Daripada Jualan Tanah UmumPremium daripada jualan tanah umum telah menurun sejumlahRM78.31 juta menjadi RM101.02 juta pada tahun 2002berbanding RM179.33 juta pada tahun 2001. Penurunan kutipanhasil disebabkan pemilik tanah enggan menukar syarat gerantanah daripada pertanian kepada industri serta tertakluk kepadakelulusan daripada Pihak Berkuasa Tempatan dan PejabatSetiausaha Hasil Bumi dalam meluluskan Pelan Pembangunan.ii)Royalti PetroleumKutipan royalti petroleum telah menurun sejumlah RM37.41 juta.Hasil yang dikutip pada tahun 2002 berjumlah RM166.54 jutaberbanding RM203.95 juta pada tahun 2001. Penurunan kutipanhasil ini adalah disebabkan harga petroleum dan gas pada tahun2002 adalah lebih rendah berbanding tahun 2001. Pada tahun2002, harga petroleum adalah antara RM84.99 hingga RM87.80satu barel dan gas adalah antara RM6.10 hingga RM6.20 satumillion British thermal unit (mmbtu), manakala pada tahun 2001harga petroleum dan gas adalah masing-masing antaraRM104.39 hingga RM123.08 satu barel dan RM7.19 hinggaRM9.53 satu mmbtu.6

iii) Sumbangan Kepada Kos Pelaksanaan Projek PembangunanPersekutuanKerajaan Negeri tidak menerima sebarang hasil bagi sumbangankepada kos pelaksanaan projek pembangunan Persekutuan padatahun 2002. Hasil yang diterima pada tahun 2001 adalahberjumlah RM19.91 juta. Penurunan ini disebabkan KerajaanPersekutuan terpaksa meminta maklumat tambahan keranamaklumat tuntutan yang dikemukakan oleh Kerajaan Negeriadalah tidak lengkap. Tuntutan berjumlah RM23.48 juta padatahun 2002 hanya diterima pada Januari 2003.iv)Royalti Dan Bayaran Keluaran HutanPenurunan ke atas kutipan hasil ini berjumlah RM14.54 jutamenjadi RM188.05 juta pada tahun 2002 berbanding RM202.59juta pada tahun 2001. Ini adalah disebabkan Kerajaan Negerimenurunkan royalti balak untuk dieksport dan pemprosesantempatan bermula awal Februari 2002. Selain itu, pemberianinsentif dalam bentuk rebate berjumlah RM10/m 3 bagi balakkeluaran Hutan Simpan yang melaksanakan sistem pembalakanReduced Impact Logging juga menyebabkan penurunan kutipanhasil ini. Insentif ini diberikan untuk menggalakkan penguranganimpak pembalakan terhadap alam sekitar selaras dengan dasarpengurusan hutan secara berkekalan.3.3 PERBELANJAAN3.3.1 Perbelanjaan MengurusPerbelanjaan mengurus pada tahun 2002 berjumlah RM1.34 bilionberbanding RM1.15 bilion pada tahun 2001 iaitu meningkat sejumlahRM192.63 juta. Pada keseluruhannya, peningkatan perbelanjaanmengurus tahun 2002 adalah disebabkan perbelanjaan gaji,perbelanjaan lain berulang beberapa tahun dan perbelanjaan khas7

masing-masing meningkat sejumlah RM16.23 juta, RM21.33 juta danRM155.07 juta.i) Perbelanjaan KhasPunca utama peningkatan perbelanjaan khas adalah disebabkanoleh pemberian kepada Majlis Perbandaran Sandakan berjumlahRM27.55 juta dan pertukaran pinjaman kepada satu syarikatswasta menjadi pemberian berjumlah RM10 juta. Selain itu,jumlah bantuan kepada Yayasan Usaha Maju, pembeliankomputer dan bantuan kepada Lembaga Kemajuan PerhutananNegeri Sabah juga meningkat dengan jumlah masing-masingRM8 juta, RM5.10 juta dan RM3.80 juta.ii)Perbelanjaan Lain, Berulang Tiap-tiap TahunPerbelanjaan lain meningkat disebabkan oleh persediaanpenganjuran Sukan Malaysia ke IX di Sabah pada tahun 2002.Perbelanjaan untuk kemajuan sukan meningkat sejumlahRM24.22 juta iaitu daripada RM3.93 juta pada tahun 2001menjadi RM28.15 juta pada tahun 2002. Selain itu, adapeningkatan sejumlah RM5.60 juta bagi maksud Program MenaikTaraf Jalan Raya dan Penyenggaraan.3.3.2 Perbelanjaan PembangunanPerbelanjaan pembangunan pada tahun 2002 meningkat sejumlahRM33.30 juta menjadi RM480.47 juta berbanding RM447.17 juta padatahun 2001. Berikut adalah prestasi beberapa butiran perbelanjaan yangberubah dengan ketara:i) Peningkatan Perbelanjaan Yang Ketaraa) Pembaikan Kemudahan SukanPerbelanjaan di bawah projek pembaikan sukan pada tahun2002 adalah berjumlah RM48.53 juta manakala tiadaperbelanjaan dibuat pada tahun 2001. Peningkatan8

perbelanjaan ini adalah disebabkan persediaan untuk SukanMalaysia Ke IX di Sabah.b) Program Khas Bekalan AirPerbelanjaan di bawah program khas bekalan air meningkatsejumlah RM30.62 juta menjadi RM68.24 juta pada tahun2002 berbanding RM37.62 juta pada tahun 2001. Ini adalahdisebabkan oleh bayaran tunggakan kepada syarikat konsesibagi projek penswastaan pengeluaran air.c) Projek Pembangunan KhasPada tahun 2002, perbelanjaan bagi projek pembangunankhas adalah berjumlah RM24.94 juta. Perbelanjaan inimeningkat sejumlah RM10.24 juta berbanding RM14.70 jutapada tahun 2001. Peningkatan ini adalah disebabkankeperluan yang mendesak untuk melaksanakan Projek KecilLuar Bandar terutama sekali yang melibatkan kemudahaninfrastruktur di beberapa daerah yang memerlukan.d) Program Penyewaan Rumah Dan Penempatan SemulaPerbelanjaan bagi program penyewaan rumah danpenempatan semula meningkat sejumlah RM5.14 jutabersamaan 94% menjadi RM10.59 juta pada tahun 2002berbanding RM5.45 juta pada tahun 2001. Peningkatanperbelanjaan ini adalah disebabkan pertambahan bilanganprojek di bawah program ini.ii)Penurunan Perbelanjaan Yang KetaraBeberapa butiran perbelanjaan pembangunan menurun denganketara pada tahun 2002. Antaranya perbelanjaan bagi projekKompleks Sukan Negeri, Bekalan Air Serta Merta dan TamanPerindustrian Kota Kinabalu. Pada tahun 2002, tiada perbelanjaandi bawah projek Kompleks Sukan Negeri berbanding sejumlahRM29.29 juta pada tahun 2001. Perbelanjaan untuk projek9

Bekalan Air Serta Merta pula menurun sejumlah RM21.55 jutamenjadi RM4.07 juta pada tahun 2002 berbanding RM25.62 jutapada tahun 2001. Manakala perbelanjaan bagi projek TamanPerindustrian Kota Kinabalu menurun sejumlah RM13.80 jutamenjadi RM31.20 juta pada tahun 2002 berbanding RM45 jutapada tahun 2001.3.4 PELABURANDi bawah Lembaran Imbangan, pelaburan Kerajaan Negeri dalam simpanantetap adalah berjumlah RM144.12 juta pada 31 Disember 2002. Jumlah inimenurun sejumlah RM72.88 juta berbanding RM217 juta pada tahun 2001.Kerajaan Negeri juga mempunyai pelaburan berjumlah RM2.25 bilion dalam 24Perbadanan Awam dan 2 Badan Berkanun yang dinyatakan di bawah PenyataAkaun Memorandum. Angka ini meningkat sejumlah RM272 juta berbandingRM1.98 bilion pada akhir tahun 2001. Peningkatan ini adalah disebabkan olehpenukaran dividen menjadi ekuiti Kerajaan Negeri yang diterima daripadaLembaga Pelabuhan-Pelabuhan Sabah berjumlah RM252 juta dan SawitKinabalu Berhad berjumlah RM20 juta. Kerajaan Negeri menjangka akanmemperolehi RM500 juta daripada penyenaraian Sawit Kinabalu Berhad diBursa Saham Kuala Lumpur pada tahun 1997. Bagaimanapun, pada tahun1999 Kerajaan Negeri memutuskan supaya tidak meneruskan cadangan untukpenyenaraian tersebut. Ini disebabkan kelembapan pasaran di Bursa SahamKuala Lumpur. Oleh yang demikian, RM500 juta yang dianggarkan daripadapenyenaraian itu tidak menjadi kenyataan. Bagi tempoh 2000 hingga 2002,sejumlah RM249 juta dividen telah diterima. Kesemua dividen telah ditukarkepada ekuiti Kerajaan Negeri dalam syarikat tersebut.3.5 DEPOSITPada 31 Disember 2002, baki deposit adalah berjumlah RM265 juta. Jumlah inimeningkat RM8.74 juta berbanding RM256.26 juta pada tahun 2001.Peningkatan ini adalah disebabkan oleh peningkatan deposit am berjumlah RM4juta dan deposit Tabung Pemulihan Hutan berjumlah RM3.13 juta. Peningkatan10

deposit Tabung Pemulihan Hutan sejumlah RM3.13 juta merupakan 5% daripadajumlah royalti hutan yang diterima dan dimasukkan ke dalam akaun amanahuntuk mengendalikan aktivitinya. Deposit Am Tanah Dan Ukur meningkatsejumlah RM1.52 juta menjadi RM83.33 juta pada tahun 2002. Ini adalahdisebabkan oleh bayaran pampasan tanah dan kerja pengukuran tanah yangtidak dapat dibuat pada tahun 2002. Oleh itu peruntukan pembangunan tahun2002 telah dipindahkan ke akaun deposit am. Di samping itu, deposit am yangterdiri daripada deposit tender dan bon pelaksanaan kontrak kerja dan bekalanJabatan Kerja Raya juga meningkat sejumlah RM1.42 juta iaitu daripada RM3.03juta pada tahun 2001 menjadi RM4.45 juta pada tahun 2002.3.6 AKAUN KENA BAYARAkaun Kena Bayar ialah jumlah yang terhutang kepada pembekal barangan,perkhidmatan dan kerja yang diperolehi oleh Kerajaan Negeri pada akhir tahunsebelumnya tetapi bayaran dibuat pada Januari tahun berikutnya. Analisis Auditmenunjukkan perbelanjaan yang dikenakan kepada Akaun Kena Bayar pada 31Disember 2002 berjumlah RM288.73 juta telah menurun sejumlah RM89.20juta berbanding RM377.93 juta pada tahun 2001. Sebab utama penurunantersebut adalah kecekapan proses pembayaran yang dilaksanakan olehJabatan Bendahari Negeri dan dua Jabatan Mengakaun Sendiri iaitu JabatanPertanian dan Jabatan Kerja Raya. Bagaimanapun, baki akaun ini masihberada di tahap yang tinggi. Jabatan yang terlibat adalah seperti di Jadual 1.JabatanPelbagaiPertanianTanah Dan UkurKerja RayaPerhutananJadual 1Kedudukan Akaun Kena Bayar Tahun 2001 Dan 2002Tahun 2001(RM Juta)302.5311.741.8058.843.02Tahun 2002(RM Juta)243.776.992.0732.053.85Kenaikan/(Penurunan)(RM Juta)(58.76)(4.75)0.27(26.79)0.83Peratus(%)(19)(40)15(46)27Jumlah 377.93 288.73 89.20Sumber : Rekod Jabatan Bendahari Negeri11

3.7 PINJAMAN KERAJAAN NEGERI KEPADA AGENSIBaki pinjaman Kerajaan Negeri kepada Agensi pada akhir tahun 2002 berjumlahRM1.94 bilion, iaitu meningkat sejumlah RM12.40 juta berbanding dengan tahun2001 yang berjumlah RM1.93 bilion. Peningkatan ini adalah disebabkan padatahun 2002, pinjaman baru telah dikeluarkan kepada Agensi berjumlah RM34.36juta, manakala bayaran balik yang diterima daripada Agensi hanya berjumlahRM22 juta.3.8 TUNGGAKAN HASILPada akhir tahun 2002, tunggakan hasil berjumlah RM512.52 juta iaitubertambah sejumlah RM18.70 juta berbanding RM493.82 juta pada tahun2001. Butiran terperinci tunggakan hasil pada akhir tahun 2002 berbandingtahun 2001 adalah seperti di Jadual 2.Jadual 2Tunggakan Hasil Negeri Tahun 2001 Dan 2002Jenis Hasil Tahun 2001(RM Juta)Faedah Pinjaman238.77Tahun 2002(RM Juta)257.19Peningkatan/(Penurunan)(RM Juta)18.42AirSewa PerkhidmatanPembetunganCukai TanahHutanLain-lain184.3121.6828.755.5714.74176.0232.1729.162.2115.77(8.29)10.490.41(3.36)1.03Jumlah 493.82 512.52 18.70Sumber : Penyata Akaun Awam Negeri SabahAnalisis Audit terhadap tunggakan hasil itu mendapati perkara berikut:3.8.1 Peningkatan tunggakan bayaran balik faedah pinjaman sejumlahRM18.42 juta pada tahun 2002 disebabkan oleh kegagalan pihakpeminjam membayar balik pinjaman.12

3.8.2 Tunggakan hasil air berkurangan sejumlah RM8.29 juta pada tahun2002. Pengurangan ini disebabkan Jabatan telah mengambil tindakanseperti memotong bekalan air bagi pengguna yang tidak membayar bil,menggunakan Hand-held Spot Billing Computer bagi memastikan bildisampaikan kepada pengguna, menawarkan pembayaran secaraansuran kepada pengguna yang mempunyai tunggakan yang tinggi,memberi kesedaran kepada pengguna untuk menjelaskan bil air melaluikenyataan akhbar dan kain rentang, menghantar surat peringatankepada pengguna yang terdiri daripada Jabatan dan Agensi Kerajaanserta menyemak ketepatan dan membuat penyesuaian terhadap akaunyang meragukan. Jabatan akan terus mengambil tindakan di atas untukmengurangkan tunggakan hasil air pada masa akan datang.3.8.3 Jumlah tunggakan sewa perkhidmatan pembetungan telah meningkatsejumlah RM10.49 juta pada tahun 2002. Ini disebabkan oleh PihakBerkuasa Tempatan tidak melunaskan bayaran tertunggak dan hutangsemasa kepada Jabatan Kerja Raya. Jabatan telah menghantar suratperingatan dan bil kepada semua Pihak Berkuasa Tempatan supayamenjelaskan hutang mereka.3.8.4 Tunggakan hasil bagi Jabatan Perhutanan berkurangan sejumlahRM3.36 juta pada tahun 2002. Jabatan telah berjaya mengutipmelebihi 50% daripada jumlah tunggakan. Pengurangan ini disebabkanJabatan telah melaksanakan tindakan yang proaktif bagi mendapatkankembali tunggakan tersebut seperti mengeluarkan peringatan kepadapelesen untuk membayar tunggakan dan merampas jaminan bank.3.9 HUTANG KERAJAAN NEGERIPada 31 Disember 2002, baki pinjaman Kerajaan Persekutuan kepadaKerajaan Negeri berjumlah RM711.68 juta, iaitu meningkat sejumlah RM58.48juta berbanding dengan baki pinjaman pada akhir tahun 2001 yang berjumlahRM653.38 juta. Baki pinjaman ini meningkat disebabkan pada tahun 2002,13

Kerajaan Negeri telah mendapat 5 pinjaman baru berjumlah RM46.98 jutauntuk membiayai Projek Perumahan Awam Kos Rendah (RM4.21 juta), ProjekPembangunan Ekonomi Negeri (RM31.20 juta), Projek Bekalan Air (RM1.57juta) dan Projek Pembaikan Kemudahan Sukan (RM10 juta). Tunggakanbayaran balik pinjaman juga meningkat sejumlah RM13.08 juta menjadiRM32.77 juta pada tahun 2002.4. KEMAJUAN PELAKSANAAN PROJEK PEMBANGUNAN RMK8Mengikut Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri Sabah Tahun 2002, sejumlahRM4.24 bilion telah diperuntukkan di bawah RMK8 bagi program/projek pembangunanNegeri. Peruntukan yang disediakan ini adalah untuk membiayai 321 program/projekyang melibatkan Kementerian, Jabatan dan Agensi di bawah 10 Kementerian dan satuJabatan. Prestasi perbelanjaan program/projek pembangunan adalah seperti diJadual 3.14

Jadual 3Prestasi Perbelanjaan Pembangunan Di Bawah RMK8Bil.Nama AgensiPeruntukanDiluluskan(RM Juta)PerbelanjaanSehingga31.12.2002(RM Juta)Peratus(%)1.Jabatan Ketua Menteri506.41132.16262.Kementerian PembangunanLuar Bandar197.2837.38193.Kementerian Kewangan49.2921.67444.Kementerian Pertanian DanIndustri Makanan835.84196.43245.Kementerian PembangunanInfrastruktur1,939.59317.66166.Kementerian KerajaanTempatan Dan Perumahan226.1339.98187.Kementerian PembangunanMasyarakat Dan Hal EhwalPengguna35.096.13178.Kementerian Pelancongan,Alam Sekitar, Sains DanTeknologi47.596.61149.Kementerian PembangunanPerindustrian226.7686.933810.Kementerian Kebudayaan,Belia Dan Sukan109.3477.827111.Kementerian PembangunanSumber Dan KemajuanTeknologi Maklumat62.444.86Jumlah 4,235.76 927.638Sumber : Penyata Akaun Awam Negeri SabahMengikut rekod Unit Perancang Ekonomi Negeri (UPEN) sejumlah 1,263 projektelah diluluskan. Status pelaksanaan projek seperti di Jadual 4.15

Jadual 4Status Pelaksanaan Projek RMK8 Setakat 31 Disember 2002Status PelaksanaanBil. Nama Agensi Bil.ProjekSiap SedangLaksanaBelumMula1. Jabatan Ketua Menteri93 6 25 622.3.4.5.6.7.8.9.10.11.Kementerian PembangunanLuar BandarKementerian KewanganKementerian Pertanian DanIndustri MakananKementerian PembangunanInfrastrukturKementerian KerajaanTempatan Dan PerumahanKementerian PembangunanMasyarakat Dan Hal EhwalPenggunaKementerian Pelancongan,Alam Sekitar, Sains DanTeknologiKementerian PembangunanPerindustrianKementerian Kebudayaan,Belia Dan SukanKementerian Pembangunan 12 - 5 7Sumber Dan KemajuanTeknologi MaklumatJumlah 1,263 141 471 65119192696797217242930-38108Sumber : Unit Perancang Ekonomi Negeri, Jabatan Ketua Menteri5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT73231181421613125613135124544040891324Pada keseluruhannya, mutu penyediaan Penyata Akaun Awam Negeri Sabahpada tahun 2002 adalah memuaskan. Kedudukan kewangan Kerajaan Negeri pada akhirtahun 2002 adalah tidak kukuh kerana aset Kerajaan Negeri yang berjumlah RM211.30juta tidak dapat mengimbangi tanggungan semasa yang berjumlah RM586.50 juta.Tindakan berterusan perlulah diambil untuk meningkatkan prestasi kewangan KerajaanNegeri terutamanya mendapatkan balik tunggakan pinjaman, memungut tunggakan hasildan memperkemaskan pengurusan kewangan Kementerian dan Jabatan.16

BAHAGIAN IIPENGURUSAN KEWANGAN KEMENTERIAN/JABATAN NEGERI6. PENDAHULUANPada amnya pengurusan dan kawalan kewangan Kementerian/Jabatan Negeriadalah tertakluk kepada Akta Acara Kewangan 1957. Tanggungjawab bagimelaksanakan pengurusan dan kawalan ini dijalankan oleh Pegawai Pengawal yangdikehendaki mematuhi peraturan kewangan yang dikeluarkan dari semasa ke semasaseperti Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling Perbendaharaan. Bagi menilaiakauntabiliti awam dilaksanakan oleh Ketua Jabatan, Jabatan Audit Negara darisemasa ke semasa telah menjalankan pengauditan pengurusan kewangan diKementerian/Jabatan Negeri. Hasil dari pemeriksaan itu mendapati masih wujudkelemahan yang sama dalam pengurusan dan kawalan hasil, perbelanjaan, aset,akaun amanah dan pinjaman seperti yang dilaporkan tahun lalu. Kelemahan tersebuttelah dimaklumkan kepada Pegawai Pengawal yang terlibat melalui surat pemerhatianAudit. Hanya isu yang penting dibangkitkan dalam Bahagian ini.KEMENTERIAN KEWANGAN NEGERI7. LATAR BELAKANG7.1 Kementerian Kewangan Negeri (Kementerian) terdiri daripada JabatanBendahari Negeri, Jabatan Perkhidmatan Komputer dan Perbadanan PinjamanSabah. Kementerian bertanggungjawab mengurus dan mengawal halberkaitan kewangan serta mengawal selia Kementerian/Jabatan Negeri bagimemastikan undang-undang dan peraturan kewangan dipatuhi.Tanggungjawab ini merangkumi pengurusan bajet sebelum dan selepaspembentangan di Dewan Undangan Negeri seperti mengawal selia kutipanhasil, pengagihan peruntukan kepada Kementerian/Jabatan Negeri, mengawalbayaran dan mengurus pinjaman serta pelaburan. Selain itu, Kementerian17

ertanggungjawab menentukan rekod kewangan Kementerian/Jabatan Negeridiselenggara dengan betul dan sempurna.7.2 Jabatan Bendahari Negeri merupakan Jabatan utama Kerajaan Negeri yangbertanggungjawab kepada Pegawai Kewangan Negeri bagi kerja pengakaunanPerbendaharaan. Sehubungan dengan itu, Jabatan Bendaharibertanggungjawab mengendalikan sistem perakaunan Kerajaan Negeri bagimempertingkatkan pengurusan kewangan dan perakaunan yang cekap danberkesan dalam Sektor Awam Negeri Sabah serta melaksanakan amanahuntuk menjaga keselamatan wang dan harta awam. Jabatan Bendahari jugabertanggungjawab menyediakan Penyata Akaun Awam Tahunan mengikuttempoh yang ditetapkan.7.3 Kementerian mempunyai 6 bahagian iaitu Pentadbiran Dan Pengurusan Akaun,Belanjawan, Audit Dalam, Pengawasan Agensi Awam Dan Pelaburan Negeri,Kewangan Dan Ekonomi dan Perolehan Dan Harta Awam. Kementeriandiketuai oleh Setiausaha Tetap dan mempunyai 217 anggota dengan 45daripadanya terdiri daripada kumpulan pengurusan dan profesional. Cartaorganisasi yang kemas kini telah disediakan bagi menunjukkan secara lengkapberkenaan struktur dan perjawatan terkini Kementerian.7.4 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun telah ditubuhkan pada Mei2000 dan dipengerusikan oleh Setiausaha Tetap dengan 9 keahlian. Padatahun 2002, Jawatankuasa ini telah bermesyuarat 2 kali dengan dipengerusikanoleh Timbalan Setiausaha Tetap (II) dan Laporan Suku Tahunan telahdisediakan bagi mematuhi Surat Pekeliling Kementerian Kewangan NegeriBilangan 1 Tahun 1998.7.5 Sistem perakaunan hasil yang dikendalikan oleh Kementerian adalah secaramanual. Bagi sistem perakaunan perbelanjaan, Sistem Penyelenggaraan BukuVot dan Penyediaan Baucar Berkomputer digunakan. Manakala bagipenyelenggaraan Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori secara berkomputer,Sistem Pengurusan Harta Awam Negeri Sabah diguna pakai.18

8. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN8.1 OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan pengurusan kewangan adalah untuk menentukan keberkesananKementerian Kewangan Negeri dalam mengawal pengurusan kewanganKementerian dan memastikan 59 Pegawai Pengawal mematuhi peraturankewangan. Pengauditan dijalankan dengan menguji sistem kawalan dalamanbagi memastikan sama ada rekod yang diselenggarakan adalah lengkap dankemas kini. Selain itu, tujuan pengauditan adalah untuk menentukan sama adaperanan/tanggungjawab Kementerian sebagai Agensi pengawal kewangandilaksanakan dengan memuaskan.8.2 SKOP PENGAUDITANSkop pemeriksaan Audit adalah meliputi tempoh Januari sehingga Disembertahun 2002. Rekod yang disemak adalah meliputi buku tunai, resit, penyatapemungut, lejar, baucar bayaran, baucar jurnal, waran peruntukan, penyatapenyesuaian bank, pelaburan dan fail di kesemua 6 bahagian di Kementerian.Pemeriksaan terhadap penyerahan Akaun Tunai Bulanan Pemungut Hasilsepanjang tahun oleh Bendahari Negeri juga dilakukan. Perbincangan denganpegawai yang terlibat dan lawatan ke 12 daripada 22 Bendahari Daerah telahdiadakan.9. PENEMUAN AUDIT9.1 KAWALAN BAJETPekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bilangan 1 Tahun 2001 bertarikh 2April 2001 memberi garis panduan kepada semua Setiausaha TetapKementerian dan Ketua Jabatan Negeri dalam penyediaan bajet tahun 2002.19

9.1.1 Jumlah BajetPada tahun 2002, terimaan hasil dianggarkan berjumlah RM1.74 bilionmanakala anggaran perbelanjaan berjumlah RM1.60 bilion. Anggaranhasil terdiri daripada hasil negeri berjumlah RM1.09 bilion, pemberianPersekutuan, sumbangan dan bayaran balik berjumlah RM321.25 jutadan terimaan Kumpulan Wang Pembangunan berjumlah RM326.81juta. Anggaran perbelanjaan terdiri daripada perbelanjaan perbekalanberjumlah RM1.03 bilion dan perbelanjaan pembangunan berjumlahRM572.97 juta. Pada keseluruhannya, bajet 2002 ini merupakan bajetsurplus dengan kelebihan berjumlah RM137.65 juta.9.1.2 Pembentangan Bajet, Waran Perbelanjaan Dan KelulusanAnggaran TambahanBajet 2002 ini dibentangkan oleh Menteri Kewangan pada awalNovember 2001 untuk kelulusan Dewan Undangan Negeri. Selepasdiluluskan, waran perbelanjaan dikeluarkan dan ditandatangani olehMenteri Kewangan. Pada tahun 2002, satu anggaran peruntukantambahan bagi perbelanjaan mengurus dan 2 perbelanjaanpembangunan masing-masing berjumlah RM135.03 juta dan RM27.44juta diluluskan. Hasil sebenar yang dipungut berjumlah RM1.50 bilionbersamaan 96% berbanding dengan anggaran yang disemakberjumlah RM1.57 bilion. Manakala perbelanjaan mengurus sebenarberjumlah RM1.34 bilion bersamaan 91% berbanding dengananggaran yang disemak berjumlah RM1.47 bilion. Bagi perbelanjaanpembangunan sebenar, sejumlah RM480.47 juta bersamaan 80%dibelanjakan berbanding dengan anggaran yang disemak berjumlahRM600.41 juta.Pada pendapat Audit, bajet tahun 2002 telah disediakan dengan realistikdan munasabah. Bajet Negeri tahun 2002 disediakan menggunakanSistem Belanjawan Tradisional. Jabatan Audit mengalu-alukan cadanganKementerian untuk menggunakan Sistem Belanjawan Diubahsuai selaridengan amalan yang digunakan oleh Kerajaan Persekutuan.20

9.2 KAWALAN HASILKementerian bertanggungjawab mengawal dan menerima hasil KerajaanNegeri. Pada tahun 2002, hasil Kerajaan Negeri berjumlah RM1.50 bilionberbanding dengan RM1.20 bilion yang dikutip pada tahun 2001. Hasil utamaKerajaan Negeri adalah terdiri daripada peruntukan dan sumbangan KerajaanPersekutuan (RM311.85 juta), hasil hutan (RM273.41 juta), cukai jualan(RM254.18 juta) dan hasil daripada dividen, faedah pinjaman serta pelaburan(RM240.20 juta).9.2.1 Penyerahan Kira-kira Tunai Bulanan Oleh Pemungut HasilAntara fungsi utama Pejabat Bendahari Daerah adalah menerimasemua kutipan pemungut hasil di peringkat daerah dan menghantarakaun bulanan ke Jabatan Bendahari Negeri. Semua pemungut hasildikehendaki mengemukakan Akaun Tunai Bulanan sehari selepasakhir bulan ke Bendahari Daerah. Bendahari Daerah akan menghantarakaun berkenaan kepada Jabatan Bendahari Negeri dalam tempoh 5hari bekerja selepas akhir setiap bulan. Pemeriksaan Audit mendapatipada tahun 2002, akaun daripada 240 pemungut hasil di bawahkawalan 22 Pejabat Bendahari Daerah telah diserahkan dalam tempohyang ditetapkan.9.2.2 Pemprosesan Penyata Pemungut Dan Pengeluaran ResitPerbendaharaanPemungut hasil dikehendaki menyediakan penyata pemungut untukmemasukkan semua kutipan hasil ke dalam bank. Pihak BendahariNegeri akan mengambil penyata pemungut yang telah diakuiterimaoleh bank pada keesokan harinya. Resit akan dikeluarkan olehBendahari Negeri selepas penyata pemungut disemak. Di peringkatdaerah pula, pemungut hasil akan menghantar penyata pemungut kepejabat Bendahari Daerah. Bendahari Daerah akan mengeluarkanresit pada hari yang sama. Pemerhatian Audit mendapati prosedur initelah dipatuhi dengan memuaskan.21

9.2.3 Pengesahan Laporan Hasil Bulanan Dan Penyerahan PenyataPenyesuaian Hasil BulananMengikut Arahan Perbendaharaan 143(b), semua Pegawai Pengawalperlu menyesuaikan Laporan Hasil Bulanan yang diterima daripadaBendahari Negeri dengan rekod perakaunan masing-masing jikaterdapat perbezaan baki dan seterusnya menyediakan PenyataPenyesuaian untuk dikemukakan kepada Bendahari Negeri. SemakanAudit mendapati pihak Bendahari Negeri telah menyediakan daftaruntuk merekodkan serahan Penyata Penyesuaian Hasil Bulanan olehsemua Pegawai Pengawal. Pengauditan selanjutnya mendapatisemua Pegawai Pengawal telah mengemukakan Penyata PenyesuaianHasil Bulanan pada tahun 2002.9.2.4 Penyata Penyesuaian Bank (Terimaan)Mengikut Arahan Perbendaharaan 146, Penyata Penyesuaian Bankhendaklah disedia oleh Bendahari Daerah dan dihantar kepadaBendahari Negeri dalam tempoh 2 minggu selepas akhir setiap bulan.Pada keseluruhannya, penyerahan Penyata Penyesuaian Banksepanjang tahun 2002 adalah memuaskan di mana kesemua PenyataPenyesuaian Bank diterima dalam tempoh yang ditetapkan.9.2.5 Tunggakan HasilPekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 1986 menghendakisemua Pegawai Pengawal mengemukakan Penyata Tunggakan Hasilsetiap tahun kepada Bendahari Negeri. Semakan Audit mendapatikesemua 20 Pegawai Pengawal telah mengemukakan PenyataTunggakan Hasil tahun 2002. Pada tahun 2002, KementerianKewangan Negeri bercadang menubuhkan satu jawatankuasa untukmelaksanakan kajian atas tunggakan hasil khususnya hutang Agensiyang melebihi 10 tahun dan hutang bil air daripadaKementerian/Jabatan yang telah melebihi 5 tahun.22

Pada pendapat Audit, Kementerian telah mematuhi beberapa aspekkawalan hasil untuk memastikan hasil Negeri diurus, dipungut dandirekod dengan teratur. Pada keseluruhannya, pemantauan terhadappengurusan hasil seperti kawalan penyerahan Akaun Tunai Bulanan,Penyata Penyesuaian Hasil Bulanan dan Penyata Penyesuaian Bankadalah memuaskan.9.3 KAWALAN PERBELANJAANPada tahun 2002, sejumlah RM1.34 bilion telah dibelanjakan untukperbelanjaan mengurus. Bagi perbelanjaan pembangunan pula sejumlahRM480.47 juta telah dibelanjakan.9.3.1 Kawalan Perbelanjaan MengurusPerbelanjaan mengurus terdiri daripada perbelanjaan gaji,perbelanjaan lain yang berulang dan perbelanjaan khas.i) Peruntukan Kurang DibelanjakanPemerhatian Audit mendapati peruntukan di bawah 33 kodperbelanjaan bagi 16 Kementerian/Jabatan/Pejabat kurangdibelanjakan. Peruntukan adalah berjumlah RM3.83 jutamanakala perbelanjaan hanya berjumlah RM0.89 juta iaitubersamaan 23%. Antara punca peruntukan tersebut kurangdibelanjakan adalah disebabkan bil lewat dikemukakan oleh pihakpembekal dan dengan itu pembayaran tidak dapat dibuat padatahun 2002.ii)Perbelanjaan Melebihi PeruntukanLima Kementerian/Jabatan/Pejabat telah berbelanja lebihdaripada peruntukan yang diluluskan iaitu berjumlah RM43,000 dibawah 6 kod peruntukan. Peruntukan yang diluluskan berjumlahRM647,000 manakala perbelanjaan sebenar adalah berjumlahRM690,000.23

iii)Pindah Peruntukan Tidak DiperlukanDaripada 399 pindah peruntukan yang diluluskan pada tahun2002, sebanyak 11 pindah peruntukan berjumlah RM178,400yang dibuat oleh 10 Kementerian/Jabatan adalah tidak perlu.Peruntukan berjumlah RM5.47 juta sudah mencukupi untukmenampung perbelanjaan berjumlah RM4.87 juta. Di antarasebab yang diberi oleh pihak berkenaan adalah kerana bil lewatdikemukakan oleh pihak pembekal.iv)Peruntukan Tidak Dibelanjakan LangsungPada tahun 2002, peruntukan berjumlah RM261,000 untuk 19 kodperuntukan di bawah 10 Kementerian/Jabatan/Pejabat tidakdibelanjakan langsung.9.3.2 Kawalan Perbelanjaan PembangunanPerbelanjaan pembangunan terdiri daripada perbelanjaan untukmembiayai program dan projek pembangunan di seluruh NegeriSabah. Analisis Audit terhadap perbelanjaan pembangunan mendapatiperkara berikut:i) Peruntukan Kurang DibelanjakanPeruntukan bagi 16 projek/program di bawah 6 Kementerian dan1 Jabatan kurang dibelanjakan. Peruntukan adalah berjumlahRM57.12 juta manakala perbelanjaan berjumlah RM15.36 jutaiaitu bersamaan 27%. Peruntukan kurang dibelanjakandisebabkan Bidang Rujukan (Terms Of Reference) lambatdisediakan atau dimuktamadkan.ii)Perbelanjaan Melebihi PeruntukanDua Kementerian telah membelanjakan lebih daripadaperuntukan yang diluluskan berjumlah RM4.11 juta. Peruntukanyang diluluskan berjumlah RM12.86 juta manakala perbelanjaansebenar adalah RM16.97 juta.24

iii)Tambahan Peruntukan Tidak DibelanjakanDua Kementerian telah diluluskan peruntukan tambahan sejumlahRM5.35 juta di bawah 2 projek pembangunan. Bagaimanapun,tambahan peruntukan ini tidak digunakan sehingga akhir tahun.Jumlah peruntukan asal yang diluluskan adalah berjumlahRM86,000.iv)Pindah Peruntukan Tidak DiperlukanPindah peruntukan berjumlah RM2.27 juta bagi 4 projek di bawahsatu Kementerian adalah tidak perlu kerana peruntukan asalberjumlah RM14.87 juta mencukupi untuk menampungperbelanjaan sebenar yang berjumlah RM13.59 juta.v) Peruntukan Tidak Dibelanjakan LangsungPeruntukan berjumlah RM15.71 juta untuk 20 projek di bawah 8Kementerian dan 1 Jabatan tidak dibelanjakan langsung padatahun 2002. Kelulusan tender tidak diperolehi daripadaKementerian Kewangan dan kelulusan menandatangani kontrakperjanjian lewat diterima daripada Jabatan Ketua Menteri adalahantara sebab peruntukan tidak dibelanjakan langsung.9.3.3 Kawalan Pembayarani) Prosedur Pemprosesan BayaranProses pembayaran di Jabatan Bendahari Negeri dijalankan oleh2 seksyen iaitu Seksyen Pembayaran Dan Penerimaan danSeksyen Penyemakan. Seksyen Pembayaran Dan Penerimaanbertanggungjawab untuk menerima baucar dan membuat bayaranmanakala Seksyen Penyemakan akan menyemak baucar samaada untuk dilulus atau ditegur menggunakan Garis PanduanPenyemakan Baucar dalam masa 4 hari berdasarkan PiagamPelanggan Jabatan. Baucar yang telah dilulus akan dikemukakanke Seksyen Pembayaran Dan Penerimaan untuk pembayaran.Mulai pertengahan November 2002, cek bayaran dicetak sendiri25

oleh Seksyen Pembayaran Dan Penerimaan yang manadijalankan oleh Jabatan Perkhidmatan Komputer sebelumnya.Pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Bilangan 14 Tahun 2002memberi kebenaran kepada Akauntan Kanan di semua JabatanMengakaun Sendiri (JMS) termasuk Kementerian/Jabatan untukmeluluskan baucar bayaran tanpa merujuk kepada JabatanBendahari Negeri untuk disemak semula mulai awal Januari 2003.Pemerhatian Audit mendapati prosedur pemprosesan bayarandipatuhi oleh pegawai yang bertanggungjawab.ii)Penyesuaian Perbelanjaan BulananPegawai Pengawal dikehendaki mengawal perbelanjaanKementerian/Jabatan dengan teratur. Mereka dikehendakimerekodkan perbelanjaan ke dalam Buku Vot danmenyesuaikannya dengan Laporan Perbelanjaan Bulanan yangdikeluarkan oleh Bendahari Negeri. Mengikut ArahanPerbendaharaan 143(b), Penyata Penyesuaian PerbelanjaanBulanan hendaklah disedia dan dikemukakan kepada BendahariNegeri. Semakan Audit mendapati Daftar Penyerahan PenyataPenyesuaian yang diselenggara oleh Bendahari Negeri adalahkemas kini dan teratur. Berdasarkan daftar tersebut, seramai 53daripada 59 Pegawai Pengawal telah mengemukakan PenyataPenyesuaian Perbelanjaan Bulanan kepada Bendahari Negeridengan kemas kini, manakala 6 Pegawai Pengawal lagi tidakmenyerahkan penyata tersebut bagi bulan tertentu iaitu bagi bulanJun hingga Disember 2002. Bendahari Negeri telahmengeluarkan surat peringatan kepada Pegawai Pengawalterbabit.iii)Kawalan Stok CekMengikut Arahan Perbendaharaan 115, stok cek Kerajaanhendaklah diperiksa dengan serta-merta apabila diterimadaripada bank untuk menentukan bahawa tiada cek yang hilang.26

Pemeriksaan Audit mendapati daftar untuk mengawal penerimaandan pengeluaran cek di pejabat Bendahari Negeri telahdiselenggara dengan kemas kini dan teratur. Stok cek yangbelum dikeluarkan untuk digunakan telah disimpan dalam petibesi dan kuncinya dipegang oleh Ketua Seksyen PembayaranDan Penerimaan.iv)Kes Kelewatan BayaranPada bulan Januari 2003, Jabatan telah memproses cek bernilaiRM288.73 juta di bawah Akaun Kena Bayar. Cek itu sepatutnyadiserah segera kepada penerima supaya ia tidak luput tarikh sahlakunya. Adalah didapati 15 keping cek bernilai RM14.59 jutatidak diserah kepada penerima selepas 3 bulan dari tarikh cekdikeluarkan. Sebaliknya kesemua cek itu diganti semula padabulan April 2003. Bagaimanapun hanya 8 keping cek bernilaiRM8.51 juta sahaja telah diserahkan kepada penerima. Manakala7 keping cek lagi bernilai RM6.08 juta diganti semula pada bulanJulai 2003 tetapi belum diserah kepada penerima.v) Kawalan Cek TerbatalMengikut Arahan Perbendaharaan 118(a), cek yang tidakditunaikan pada akhir tempoh 3 bulan dari tarikh ia dikeluarkanhendaklah disifatkan sebagai terbatal dan dilaras denganmendebit Akaun Tunai dan mengkredit Akaun Penyelesaian CekTerbatal. Pada tahun 2002, baki Akaun ini berjumlah RM9.42juta. Pemeriksaan Audit terhadap Penyata Penyesuaian Bankbulan Mac 2003 mendapati masih terdapat cek yang dikeluarkanpada bulan Disember 2002 dan sebelumnya belum diselaraskanke dalam Akaun Penyelesaian Cek Terbatal. Bagaimanapun,bilangan cek serta jumlah yang terlibat adalah tidak material jikadibandingkan dengan jumlah keseluruhan cek yang dikeluarkan.Selaras dengan Arahan Perbendaharaan 118(c) cek yang terbataldan tidak dituntut selepas 6 tahun dari tarikh dikeluarkan27

hendaklah dikredit kepada hasil Negeri. Pemeriksaan Auditmendapati masih terdapat cek terbatal yang terlibat belumdiselaraskan. Walau bagaimanapun, jumlah yang terlibat adalahtidak material berbanding dengan baki dalam Akaun PenyelesaianCek Terbatal.vi)Pembayaran Khas Di Bawah Arahan Perbendaharaan 58(a)Bayaran di bawah Arahan Perbendaharaan 58(a) ini memerlukankelulusan khas oleh Bendahari Negeri bagimembayar/menyelaras baucar yang dikemukakan pada tahunkewangan yang baru bagi tanggungan yang kena dibayar padatahun kewangan yang terdahulu. Pada tahun 2002, sejumlah2,081 baucar bernilai RM4.46 juta bagi bil dan invois tahun 2001dan tahun sebelumnya telah dibayar oleh 42Kementerian/Jabatan di bawah peraturan ini. Jumlah ini telahmenurun RM14.54 juta berbanding RM19 juta yang dibayar oleh40 Kementerian/Jabatan pada tahun 2001 bagi maksud yangsama. Pemeriksaan Audit terhadap 310 sampel baucar bagi 8Kementerian/Jabatan yang melibatkan sejumlah RM624,082mendapati baki peruntukan tahun terdahulu adalah mencukupiuntuk membayar perbelanjaan yang berkenaan.Pada pendapat Audit, kawalan perbelanjaan adalah memuaskan keranajumlah yang terlibat adalah tidak ketara berbanding dengan perbelanjaankeseluruhannya. Di samping itu, rekod berhubung dengan kawalanpembayaran telah diselenggara dengan kemas kini dan teratur mengikutperaturan yang ditetapkan oleh arahan kewangan.9.4 PENGURUSAN PINJAMANMengikut Perkara 111 Perlembagaan Persekutuan, Kerajaan Negeri tidak bolehmeminjam kecuali daripada Kerajaan Persekutuan, manakala Seksyen 4,Enakmen Pinjaman 23 (Sumber Kewangan) Kerajaan Negeri Sabah 197628

menyatakan sebarang pinjaman oleh Kerajaan Negeri yang telah diluluskanoleh Kerajaan Persekutuan hendaklah diagihkan mengikut tujuan ia dipohon.Pada tahun 2002, Kerajaan Negeri telah mendapat pinjaman daripada KerajaanPersekutuan untuk membiayai projek pembangunan negeri seperti ProjekBekalan Air, Projek Perumahan Kos Rendah, Projek Pembangunan EkonomiNegeri dan lain-lain. Pada masa yang sama, Kerajaan Negeri juga memberipinjaman kepada Agensi Negeri bagi membiayai pelbagai projek dan aktiviti.Semakan Audit terhadap rekod pinjaman, perjanjian pinjaman dan penyesuaianpinjaman mendapati:9.4.1 Pinjaman Daripada Kerajaan Persekutuani) Pada 31 Disember 2002, baki pinjaman Kerajaan Persekutuankepada Kerajaan Negeri berjumlah RM711.86 juta. SemakanAudit terhadap rekod pinjaman perjanjian dan penyesuaianpinjaman mendapati pinjaman baru yang dikeluarkan pada tahun2002 berjumlah RM46.98 juta. Pinjaman tersebut telah mendapatkelulusan Dewan Undangan Negeri dan Kerajaan Persekutuandan telah digunakan untuk tujuan yang telah ditetapkan. Rekodpinjaman dan perjanjian pinjaman telah diselenggara denganbaik, teratur dan kemas kini serta penyesuaian baki pinjamanantara Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan Negeri telah dibuat.ii)Tunggakan bayaran balik pinjaman pada tahun 2002 meningkatRM13.08 juta menjadi RM32.77 juta daripada RM19.69 juta padatahun 2001. Tunggakan tersebut bertambah kerana KerajaanNegeri tidak membuat sebarang bayaran balik pada tahun 2002.Kegagalan membayar balik pinjaman itu disebabkan keadaankewangan Kerajaan Negeri yang tidak mengizinkan.Pada awal bulan Ogos 2002, Kementerian Kewangan Malaysiatelah bersetuju membantu mengatasi masalah tunggakan bayaranbalik pinjaman Kerajaan Negeri dengan mengambil tindakanseperti berikut:29

a) Menjadualkan semula pinjaman bagi projek Perumahan KosRendah, Bekalan Air, Projek Pembangunan Ekonomi Negeridan Projek Pelbagai;b) Menurunkan kadar faedah pinjaman daripada 7.5% menjadi 4%setahun bagi projek Perumahan Awam Kos Rendah di BalEstate, Tawau dan Batu 4, Jalan Utara, Sandakan (Fasa IIA,IIB dan IIC); danc) Menukar pinjaman bagi semua projek Bekalan Air Luar Bandarkepada geran selaras dengan keputusan Jemaah Menteri padaakhir bulan Mei 2000.9.4.2 Pinjaman Kepada Agensi NegeriPada akhir tahun 2002, baki pinjaman Kerajaan Negeri kepada 38 Agensiberjumlah RM1.94 bilion. Semakan Audit terhadap rekod pinjaman danperjanjian pinjaman mendapati ia telah diselenggara dengan baik, teraturdan kemas kini. Surat pengesahan baki pinjaman telah dikeluarkan olehJabatan Bendahari Negeri kepada kesemua Agensi.Pada tahun 2002, hanya 7 Agensi membuat bayaran balik pinjamanberjumlah RM22 juta. Dengan itu, tunggakan bayaran balik pinjamanmeningkat sejumlah RM53.34 juta menjadi RM1.23 bilion berbandingdengan RM1.17 bilion pada akhir tahun 2001. Butiran lengkap adalahseperti di Jadual 5.Jadual 5Perbandingan Tunggakan Bayaran Balik PinjamanPada Tahun 2001 Dan 2002Agensi PeminjamBilanganAgensiSumber : Penyata Akaun Awam Negeri Sabah302001(RM Juta)2002(RM Juta)Perbadanan Awam 9 377.62 379.92Badan Berkanun 9 743.79 794.48Pihak Berkuasa Tempatan 18 45.64 46.02Agensi Lain 7 6.40 6.37Jumlah 43 1,173.45 1,226.79

Pemeriksaan Audit mendapati 27 daripada 38 Agensi mempunyaitunggakan bayaran balik antara 10 hingga 35 tahun. Antara sebabAgensi gagal membuat bayaran balik adalah kerana keadaan kewanganyang tidak mengizinkan dan Agensi berkenaan mengalami kerugian.Pada tahun 2002, Kementerian Kewangan telah mengambil tindakanmengikut saranan Jawatankuasa Akaun Awam Negeri Sabah denganmeluluskan sejumlah RM205.58 juta untuk ditukarkan menjadi ekuiti,geran atau dikontra daripada sejumlah RM476.58 juta baki pinjamandaripada 8 Agensi berkenaan. Ini merupakan sebahagian daripadausaha untuk mengurangkan baki pinjaman Agensi terlibat. Pada tahun2002, sejumlah RM13.50 juta daripada jumlah itu telah ditukar menjadigeran. Penukaran ini dibuat berlandaskan kepada asas yangmunasabah dan dilakukan dengan teratur.9.5 PENGURUSAN PELABURANPelaburan dalam simpanan tetap dan saham telah diluluskan oleh pihakberkuasa seperti yang dikehendaki di bawah Seksyen 8, Akta Acara Kewangan1957. Pada 31 Disember 2002, pelaburan Kerajaan Negeri berjumlah RM2.39bilion. Pelaburan tersebut terdiri daripada simpanan tetap berjumlah RM144.12juta dan pelaburan dalam 24 Perbadanan Awam dan 2 Badan Berkanunberjumlah RM2.25 bilion.9.5.1 Simpanan TetapPemeriksaan Audit terhadap daftar dan sijil simpanan tetap mendapatisemua rekod telah diselenggarakan dengan teratur dan kemas kini.Semua pengesahan baki simpanan tetap daripada bank telah diperolehi.9.5.2 Pelaburan SahamPemantauan dan keputusan mengenai pelaburan Perbadanan Awamdan Badan Berkanun dibuat oleh Kementerian Kewangan, manakalaperakaunan dan penyimpanan sijil saham adalah dikendalikan oleh31

Jabatan Bendahari Negeri. Bahagian Pengawasan Agensi Awam,Kementerian Kewangan menggunakan Sistem Maklumat SyarikatKerajaan Negeri untuk menyediakan pengkalan data berpusat bagidata kewangan dan bukan kewangan yang digunakan bagi tujuananalisis untuk merumus dasar, perancangan dan keputusan pelaburan.Pada tahun 2002, Kerajaan Negeri menerima dividen berjumlahRM275.21 juta dan sejumlah RM272 juta daripadanya adalah daripadaLembaga Pelabuhan-pelabuhan Sabah dan Sawit Kinabalu Berhadyang ditukarkan kepada ekuiti Kerajaan Negeri. Sejumlah RM3.21 jutalagi adalah merupakan dividen yang diterima daripada 3 syarikatsecara tunai. Pada tahun kewangan 2001 dan 2002, tiga syarikat telahmengisytiharkan dividen berjumlah RM27.56 juta. Bagaimanapun,bayaran dividen ini lewat diterima dan hanya diakaunkan pada tahun2003. Pada tahun 2002, Jabatan Bendahari Negeri telah menghantarsurat pengesahan ekuiti kepada semua Perbadanan Awam dan BadanBerkanun. Setakat akhir Mei 2003, sebanyak 14 daripadanya telahmemberi pengesahan.Pada pendapat Audit, pengurusan pelaburan adalah memuaskan keranatelah mematuhi peruntukan undang-undang tentang kuasa membuatpelaburan dan penyelenggaraan rekod.9.6 PENGURUSAN AKAUN AMANAH DAN KUMPULAN WANG AMANAHSeksyen 9(1) dan 10 Akta Acara Kewangan 1957 masing-masing menetapkanpenubuhan dan pengurusan Akaun Amanah dan Kumpulan Wang Amanah.Pada tahun 2002, sebanyak 19 Akaun Amanah telah ditubuhkan.Kementerian Kewangan Negeri dan Jabatan Bendahari Negeri mengendalikan6 Akaun Amanah utama iaitu Kumpulan Wang Pembangunan, Kumpulan WangKhas, Kumpulan Wang Amanah Kerajaan, Akaun Amanah Pelbagai, Depositdan Akaun Kena Bayar. Semakan Audit mendapati pada akhir tahun 2002,baki keseluruhan Kumpulan Wang dan Akaun Amanah tersebut mempunyai32

aki debit berjumlah RM111.02 juta. Pihak Bendahari Negeri telahmenyediakan daftar untuk merekodkan serahan Penyata Penyesuaian Amanahini. Semakan Audit terhadap daftar ini mendapati penyesuaian amanah diantara rekod Perbendaharaan dengan Jabatan ada disediakan setiap bulan.Semakan Audit selanjutnya terhadap pengurusan Kumpulan Wang Amanah,Deposit dan Wang Amanah yang lain mendapati perkara berikut:9.6.1 Kumpulan Wang Amanah Kerajaani) Kumpulan Wang Amanah Lebih DikeluarkanMengikut Arahan Perbendaharaan 155, Kumpulan Wang Amanahtidak boleh dikeluarkan melebihi dana yang ada. Semakan Auditmendapati 4 Kumpulan Wang Amanah telah lebih dikeluarkanberjumlah RM203.15 juta. Kumpulan Wang Amanah ini adalahseperti di Jadual 6.Jadual 6Kumpulan Wang Amanah YangTerlebih Dikeluarkan Pada 31 Disember 2002Bil. Kumpulan Wang Peruntukan(RM Juta)JumlahDikeluarkan(RM Juta)Jumlah LebihDikeluarkan(RM Juta)1.Kumpulan Wang BekalanAir (Pengendalian DanPenyelenggaraan)12.00125.70(113.70)2.Akaun Pendahuluan Diri12.0076.79(64.79)3.Kumpulan Wang BekalanAir (Pembaharuan)0.1022.48(22.38)4.Kumpulan Wang AmanahKuari Dan Premix(Pengendalian DanPenyelenggaraan)3.195.47(2.28)Jumlah 27.29 230.44 (203.15)Sumber : Penyata Akaun Awam Negeri Sabah33

ii)Kumpulan Wang Amanah Tidak AktifSemakan Audit mendapati 6 Kumpulan Wang Amanah tidak aktifantara 4 tahun hingga melebihi 10 tahun seperti di Jadual 7.Jadual 7Kumpulan Wang Amanah Yang Tidak AktifBil. Kumpulan Wang Amanah Peruntukan(RM Juta)Baki Pada31.12.2002(RM Juta)TempohTidak Aktif1. Kumpulan Wang AmanahPusingan Perumahan KosRendah2. Kumpulan Wang RancanganKemajuan Tanah Belia3. Kumpulan Wang Bekalan Air(Pembaharuan)4. Kumpulan Wang Bekalan Air(Pengendalian DanPenyelenggaraan)5. Kumpulan Wang Amanah KuariDan Premix (Pengendalian DanPenyelenggaraan)6. Kumpulan Wang Amanah KuariDan Premix (Pembaharuan)Nota : * Menunjukkan peruntukan token RM10 sahajaSumber : Penyata Akaun Awam Negeri Sabah20.00 1.11 1989-200216.80 0.56 1989-20020.10 (22.38) 1997-200212.00 (113.70) 1997-20023.19 (2.29) 1997-2002* 0.02 1999-2002Pihak Kementerian Kewangan Negeri telah mengambil tindakanuntuk menutup Kumpulan Wang Amanah yang tidak aktif danterlebih bayar secara berperingkat. Pada tahun 2003,Kementerian Kewangan telah memperuntukkan sejumlah RM55juta untuk tujuan menyelesaikan sebahagian daripada RM136.08juta yang terlebih dikeluarkan bagi 2 Kumpulan Wang Bekalan Air.Di samping itu, sejumlah RM2.29 juta diperuntukkan kepadaKumpulan Wang Kuari Dan Premix untuk maksud yang sama.34

iii)Akaun Pendahuluan DiriPeruntukan bagi Akaun Pendahuluan Diri adalah berjumlah RM12juta. Pada tahun 2002, sejumlah RM76.79 juta telah dikeluarkanmenjadikan Akaun Pendahuluan Diri lebih dikeluarkan berjumlahRM64.79 juta. Ini menunjukkan peningkatan sejumlah RM26.66juta bersamaan 70% berbanding dengan RM38.13 juta padatahun 2001. Semakan Audit mendapati rekod berkenaan akaunini telah diselenggara dengan memuaskan dan teratur. Semakanselanjutnya mendapati jumlah hutang yang tidak dijelaskan sejaktahun 2001 dan sebelumnya berjumlah RM6.74 juta. SejumlahRM5.49 juta daripada akaun yang tidak dijelaskan itu merupakanpendahuluan gaji kepada kakitangan berjawatan sementara dankontrak yang belum mendapat surat pelantikan khususnya diJabatan Hal Ehwal Agama Islam Negeri Sabah. Lanjutandaripada teguran Audit, pihak Kementerian Kewangan Negerisedang dan akan mengambil tindakan terhadap perkara ini.Antara tindakan yang sedang dan akan diambil ialah:a) Mengenal pasti senarai pendahuluan diri yang diluluskanmelalui semakan terhadap setiap fail pemohon;b) Memaklumkan kepada Kementerian/Jabatan/Pejabatsupaya mengambil tindakan terhadap pendahuluan yangbelum selesai sama ada melalui tambahan peruntukanuntuk menjelaskan pendahuluan tersebut atau dihapuskira;c) Mengenakan surcaj terhadap Pegawai Pengawal yangterlibat; dand) Menyelenggara dengan kemas kini Daftar PendahuluanDiri bagi setiap permohonan pendahuluan diri yangdiluluskan.35

Pemeriksaan Audit mendapati bahawa pihak JabatanPerkhidmatan Awam Negeri telah mengeluarkan surat pelantikankepada pegawai di Jabatan Hal Ehwal Agama Islam NegeriSabah pada awal tahun 2003.iv) Kelulusan Pembayaran Di Bawah Arahan Perbendaharaan 54Bayaran di bawah Arahan Perbendaharaan 54 ini memerlukankelulusan khas Pegawai Kewangan Negeri bagi membayarperbelanjaan yang tidak mempunyai baki peruntukan.Perbelanjaan tersebut hendaklah dipertanggungkan kepadaAkaun Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) sebagai suatupendahuluan kepada Pegawai atas nama jawatannya, sementaramenunggu keputusan mengenai cara penyelesaiannya. Padatahun 2002, pihak Kementerian Kewangan telah meluluskanpembayaran dan penyelesaian masing-masing berjumlahRM87.61 juta dan RM66.93 juta.Pada pendapat Audit, Akaun Amanah dan Kumpulan Wang Amanah telahdiurus dengan teratur. Tindakan proaktif terhadap teguran Auditberkaitan pengurusan dan kawalan Kumpulan Wang Amanah dan AkaunAmanah sedang diambil oleh pihak Kementerian.10. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada keseluruhannya pengurusan kewangan Kementerian Kewangan Negeriadalah memuaskan. Usaha berterusan telah dilakukan bagi meningkatkan lagikawalan dalam aspek pengurusan kewangan khususnya pematuhan kepadaperaturan kewangan seperti penyerahan penyata bulanan, penyesuaian hasil danperbelanjaan, ketepatan baki deposit dan akaun amanah. Selain itu, kawalan hasildan perbelanjaan juga bertambah baik walaupun kelemahan pada tahun lalu masihberulang dan dilaporkan dalam Laporan ini. Adalah disyorkan tindakan berkesandiambil secara berterusan bagi meningkatkan tahap pengurusan kewangan darisemasa ke semasa.36

JABATAN KETUA MENTERI11. LATAR BELAKANG11.1 Jabatan Ketua Menteri (Jabatan) mempunyai 7 Pejabat, 4 Bahagian, 10 Unit, 8Jabatan dan 8 Agensi Badan Berkanun. Fungsi Jabatan adalah berdasarkankepada Pejabat, Bahagian, Unit, Jabatan dan Agensi masing-masing. Salahsatu contohnya, Bahagian Pengurusan Dan Kewangan berfungsi untukmengurus dan mengawal semua aktiviti pentadbiran dan kewangan Pejabat,Bahagian, Unit, Jabatan dan Agensi di bawah Jabatan Ketua Menteri.11.2 Jabatan Ketua Menteri telah berbelanja sejumlah RM103.11 juta bagi tahun2002 iaitu RM57.06 juta bagi perbelanjaan mengurus dan RM46.05 juta bagiperbelanjaan pembangunan. Perbelanjaan ini melibatkan 14 bahagian laintermasuk Pejabat Ketua Menteri dan Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri yangmana peruntukan dan perbelanjaannya di bawah kawalan BahagianPengurusan Dan Kewangan. Jabatan ini tidak memungut sebarang hasil. Padatahun 2002, Bahagian Pengurusan Dan Kewangan adalah merupakan satusatunyabahagian yang telah mendapat pengiktirafan dari KerajaanPersekutuan dengan dianugerahkan Anugerah Kualiti MS ISO 9002:1994 dibidang pengurusan kewangan.12. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN12.1 OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan dijalankan untuk menentukan sama ada pengurusan kewanganJabatan Ketua Menteri adalah mematuhi peraturan kewangan, wujudnyakeberkesanan kawalan dalaman Jabatan dan rekod diselenggara denganlengkap dan kemas kini.37

12.2 SKOP PENGAUDITANSkop pengauditan meliputi pemeriksaan dan semakan rekod pada tahun 2001 dan2002. Pengauditan tertumpu di Bahagian Pengurusan Dan Kewangan dan 13Bahagian lain. Pemeriksaan dan semakan dilakukan terhadap rekod utama sepertifail pengurusan, Buku Vot, fail perbelanjaan, Pesanan Pembelian, Perintah KerjaAm dan baucar bayaran. Selain itu, lawatan dilakukan bagi menentukan aset danprojek telah diurus, dipantau dan diselia dengan teratur dan sempurna.13. PENEMUAN AUDIT13.1 KAWALAN PENGURUSANKawalan pengurusan meliputi aspek antara lainnya mengenai struktur organisasi,perjawatan dan sumber, jawatankuasa berkaitan meningkatkan pengurusan,kewangan dan kualiti, pematuhan kepada pekeliling berkaitan keutuhanpentadbiran dan organisasi yang dikeluarkan dari semasa ke semasa bagimeningkatkan kepatuhan kepada peraturan, kecekapan, keberkesanan, kualitikerja dan perkhidmatan pelanggan.13.1.1 Struktur OrganisasiJabatan diketuai oleh Ketua Menteri selaku kuasa Eksekutif. Manakala,urus tadbir pejabat adalah di bawah bidang kuasa Setiausaha KerajaanNegeri dan dibantu oleh dua orang Timbalan Setiausaha Kerajaan Negeri.Pada tahun 2002, Jabatan telah meluluskan 1,517 jawatan dan kesemuajawatan tersebut telah diisi. Bagi melaksana dan melicinkan pengurusandan operasinya, Jabatan ada menyediakan Carta Organisasi yangmenunjukkan 7 Pejabat, 4 Bahagian, 10 Unit, 8 Jabatan dan 8 AgensiBadan Berkanun Negeri di bawah Jabatan. Pemeriksaan Audit mendapatiCarta Organisasinya lengkap dan kemas kini yang menunjukkan hierarkijawatan dan bahagian yang wujud di bawah Jabatan. Selain itu, setiapbahagian juga ada menyediakan Carta Organisasinya sendiri.38

13.1.2 Manual Prosedur KerjaMengikut kehendak Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8Tahun 1991, setiap Kementerian, Jabatan atau Agensi Kerajaan perlumengadakan Manual Prosedur Kerja yang mengandungi perkara sepertilatar belakang pejabat, objektif, carta dan fungsi utama, aktiviti utama,proses kerja bagi aktiviti utama, carta aliran kerja aktiviti utama dansenarai borang yang digunakan. Manual Prosedur Kerja berperananmendokumentasikan secara sistematik susunan cara bekerja. SemakanAudit mendapati Jabatan tidak menyediakan Manual Prosedur Kerjaberdasarkan arahan pekeliling. Sebaliknya Jabatan Ketua Menteri telahmenggunakan dokumen ISO 9002:1994 bagi menggantikan ManualProsedur Kerja di Bahagian Pengurusan Dan Kewangan.13.1.3 Fail Meja Dan Senarai TugasPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991menghendaki Jabatan menyediakan Fail Meja bagi setiap jawatan. TujuanFail Meja dirangka khusus untuk memberikan panduan terperincimengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang anggota. FailMeja ini mengandungi antaranya objektif pejabat atau bahagian, cartaorganisasi, peraturan pentadbiran, proses kerja, carta aliran kerja, senaraisemakan dan sebagainya. Semakan Audit mendapati Jabatan KetuaMenteri ada menyediakan Fail Meja bagi setiap anggotanya mengikutjawatan.Arahan Perkhidmatan Bab 1 Perkara 5 menghendaki Ketua Jabatanmenyediakan Senarai Tugas kepada setiap kakitangannya secara bertulisdan dikemas kini dari semasa ke semasa. Semakan Audit mendapatiJabatan Ketua Menteri ada menyediakan Senarai Tugas yang telahdiluluskan oleh Ketua Pejabat bagi setiap anggotanya terutama diBahagian Pengurusan Dan Kewangan.39

13.1.4 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan AkaunSurat Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bilangan 1 Tahun 1998menghendaki satu Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaunditubuhkan di peringkat Kementerian atau Jabatan. Pekeliling ini jugamenggariskan keahlian Jawatankuasa terdiri daripada Pengerusi (KetuaPenolong Setiausaha), Setiausaha (Ketua Seksyen Pentadbiran) dan Ahli(semua Ketua Bahagian/Unit). Semakan Audit mendapati Jabatan telahmenubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun yangsementara oleh kerana surat pelantikan belum dikeluarkan. SuratPekeliling menetapkan supaya mesyuarat diadakan 2 bulan sekali.Bagaimanapun Jawatankuasa ini hanya bermesyuarat sebanyak 2 kalipada tahun 2001 dan pada tahun 2002 Jawatankuasa tidak pernahbermesyuarat. Selain itu, peraturan mengenai keahlian Jawatankuasayang sepatutnya disertai oleh Pengarah Bahagian lain di Jabatan KetuaMenteri juga tidak dipatuhi.13.1.5 Kursus Dan Latihan Kepada KakitanganArahan Perkhidmatan Bab 1 Perkara 8, menghendaki Ketua Jabatanmenugaskan seorang atau beberapa orang pegawainya untukmengelolakan latihan bagi kakitangannya supaya semua peringkatpegawai akan tahu tentang tugas dan cara menjalankan tugas mereka.Semakan Audit mendapati 84 anggota daripada 223 pegawai dankakitangan bagi 10 bahagian daripada 14 bahagian di Jabatan telahmenghadiri atau dihantar berkursus sepanjang tahun 2002. SemakanAudit selanjutnya mendapati 5 daripada 51 pegawai dan kakitanganBahagian Pengurusan Dan Kewangan telah menghadiri kursusberkenaan pengurusan kewangan dan perakaunan Kerajaan yangdianjurkan oleh Jabatan Pembangunan Sumber Manusia dan InstitutTadbiran Awam Negara.Pada pendapat Audit, secara keseluruhannya kawalan pengurusanJabatan adalah memuaskan. Jabatan telah memperolehi pengiktirafanAnugerah Kualiti MS ISO 9002 pada tahun 2001.40

13.2 KAWALAN PERBELANJAANPada tahun 2002, Jabatan telah membelanjakan sejumlah RM57.06 juta untukperbelanjaan mengurus dan RM46.05 juta untuk perbelanjaan pembangunan.Perbelanjaan Jabatan perlu diuruskan mengikut prosedur kewangan.13.2.1 Kuasa Meluluskan PembayaranArahan Perbendaharaan 11 menghendaki kewajipan kewangan danperakaunan bagi pegawai bawahan yang bekerja di bawah seseorangPegawai Pengawal dan khususnya setakat mana mereka itudibenarkan menjalankan tugas bagi pihaknya mestilah dinyatakansecara bertulis. Manakala, Arahan Perbendaharaan 101 pulamenetapkan seseorang Pegawai Pengawal atau pemegang waranperuntukan boleh mewakilkan kuasanya bagi memperakui baucar.Arahan Perbendaharaan 176.1(b) menyebut hanya pegawai yangdiberikan kuasa boleh menandatangani Pesanan Pembelian.Pemeriksaan Audit mendapati surat kuasa menandatangani baucartelah diperturunkan secara bertulis oleh Pegawai Pengawal dandiluluskan oleh Bendahari Negeri. Manakala, surat kuasa bagimenandatangani Pesanan Pembelian, Perintah Kerja Am dan WaranPerjalanan Udara tidak diturunkan secara bertulis oleh PegawaiPengawal atau wakilnya.13.2.2 Buku VotArahan Perbendaharaan 95(a) menetapkan Pegawai Pengawal ataupegawai yang diamanah mengawal perbelanjaan atau Kumpulan WangAmanah, hendaklah menyelenggara sebuah Buku Vot yangmenunjukkan dengan jelas program dan aktiviti atau projek di bawahpelbagai Maksud Perbelanjaan atau kumpulan wang atau peruntukandi bawah kawalannya.Pekeliling Bendahari Negeri Sabah Bilangan 6 Tahun 2001menghendaki Kementerian dan Jabatan Negeri menyelenggara Buku41

Vot secara berkomputer. Adalah didapati Jabatan menyelenggaraSistem Buku Vot Berkomputer yang dilaksanakan sejak Januari 2000dan pemeriksaan Buku Vot telah dijalankan oleh pegawai yang diberikuasa. Bagaimanapun, adalah didapati ruangan tanggungan di BukuVot berkenaan tidak diisi walaupun terdapat tanggungan yang belumdijelaskan.13.2.3 Penyesuaian PerbelanjaanMengikut Arahan Perbendaharaan 143(b), setiap rekodperbelanjaan/hasil bulanan Jabatan/Kementerian hendaklahdisesuaikan dengan rekod Perbendaharaan. Sebagai sebuah Agensiyang tidak mengakaun sendiri, maka Jabatan Ketua Menteri perlumenyelaraskan perbelanjaan dengan rekod Jabatan Bendahari Negeri.Semakan Audit mendapati Jabatan ada menyesuaikan perbelanjaanmengikut pecahan kepala dan disesuaikan dengan rekod JabatanBendahari Negeri yang disediakan pada setiap bulan.13.2.4 Perolehani) Jawatankuasa TenderArahan Perbendaharaan 197.2(a) menetapkan JawatankuasaPembuka Tender hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya2 pegawai di mana seorang daripadanya adalah daripadapegawai kumpulan pengurusan dan profesional. Manakala,Arahan Perbendaharaan 197.3(b) menetapkan kewajipanpegawai yang menguruskan tender atau sebut harga mengkajitender atau sebut harga yang diterima dan membuat syormengenainya kepada Lembaga Perolehan atau JawatankuasaSebut Harga mengikut mana yang berkenaan.Surat Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bilangan 2 Tahun1995 antara lain menyatakan tender yang bernilai melebihiRM50,000 hendaklah dipertimbangkan oleh Jawatankuasa yangdipengerusikan oleh wakil Jabatan Ketua Menteri dan ahlinya42

terdiri daripada wakil Kementerian Kewangan Negeri, JabatanBendahari Negeri dan Jabatan Kerja Raya. Pada tahun 2001,Lembaga Tawaran Jabatan telah mempertimbangkan sejumlah 9tender dengan kos berjumlah RM1.43 juta. Manakala pada tahun2002, sejumlah 2 tender dengan kos berjumlah RM302,192 dan 1tender bekalan makanan dengan kos sejumlah RM10seorang/hari yang dikendalikan oleh Bahagian, Jabatan danPejabat Daerah selaku pelaksana telah dipertimbangkan.Pemeriksaan Audit mendapati Jabatan telah mematuhi kehendakpekeliling dan arahan yang berkuat kuasa.ii)Jawatankuasa Sebut HargaArahan Perbendaharaan 170.3(a) menetapkan satuJawatankuasa Sebut Harga ditubuhkan untuk membuat pemilihanpembelian melalui sebut harga. Semakan Audit mendapatiJawatankuasa Sebut Harga di Bahagian Pengurusan DanKewangan serta Unit Kemajuan IT Negeri ada ditubuhkan dengandianggotai masing-masing 3 ahli. Bagaimanapun, pelantikanmenganggotai Jawatankuasa Sebut Harga tidak dibuat secarabertulis.iii) Pesanan Pembelian, Perintah Kerja Am Dan WaranPerjalanan UdaraPada tahun 2002, sejumlah RM1.12 juta telah dibelanjakan olehJabatan melalui 26 buku Pesanan Pembelian, enam bukuPerintah Kerja Am dan 7 buku Waran Perjalanan Udara.Pemeriksaan Audit mendapati borang terkawal yang telahdigunakan atau yang belum digunakan telah direkod dalam DaftarBorang Hasil dan disimpan di stor dengan teratur dan selamat.iv)Pembayaran Pembelian/Kerja Yang DilaksanakanBerdasarkan 10 sampel pembelian yang bernilai RM21,033 bagiPesanan Pembelian, adalah didapati semua barang yang43

diperolehi telah dibayar dengan teratur. Selain itu, lawatan ketapak projek juga telah dilakukan bagi 10 projek yang bernilaiRM1.16 juta di Tawau dan Kudat. Hasil daripada pemeriksaanAudit mendapati projek di Daerah Kudat telah dilaksana dandipantau oleh Pejabat Daerah yang mana waran peruntukandisalurkan terus ke Pejabat Daerah. Manakala di Tawaudilaksanakan oleh Bahagian Penempatan, Jabatan Ketua Menteriyang memerlukan pegawai membuat lawatan bagi mengesahkanprojek. Pembayaran bagi projek ini telah dibuat dengan teratur.13.2.5 Daftar BilPekeliling Perbendaharaan Bilangan 1 Tahun 2002 dan ArahanPerbendaharaan 103(a) menetapkan Ketua Jabatan dan Ketua Pejabathendaklah meminta supaya semua bil disampaikan tidak lewatdaripada bulan berikutnya bagi barang yang dibeli atau perkhidmatanyang dilaksanakan. Jabatan hendaklah memastikan bahawa bil itudibayar dengan segera tidak lewat sebulan dari tarikh ia disampaikan.Manakala Arahan Perbendaharaan 103(b) menetapkan, Ketua Jabatandan Ketua Pejabat menyelenggara suatu daftar yang menunjukkantarikh bil diterima, jumlah, tarikh bil diperakui, tarikh baucar disediakan,tarikh baucar disampaikan kepada pejabat pembayar dan tarikh cekdisediakan.Pemeriksaan Audit mendapati Jabatan telah menyediakan 12 Daftar Bilmengikut pecahan kepala atau unit Jabatan. Tujuan ini dibuat bagimemudahkan rujukan serta penyemakan pembayaran sama ada telahdibayar atau sebaliknya. Pemeriksaan Audit selanjutnya mendapatitiada bil yang lewat dijelaskan melebihi tempoh satu bulan dari tarikhpenerimaan bil, kecuali bil yang berkaitan dengan telefon, elektrik danpenyenggaraan kenderaan dari syarikat konsesi yang hanya menuntutbil mereka secara pukal. Selain itu, adalah juga didapati sejumlahRM4.15 juta daripada 15 permohonan kepada Kementerian Kewangantelah dibayar di bawah Arahan Perbendaharaan 54 pada tahun 2002.44

Manakala sejumlah RM96,413 untuk bil tahun 2000 hingga 2001 pulatelah dibayar di bawah Arahan Perbendaharaan 58(a). Ini adalahkerana kelewatan penerimaan bil atau tuntutan lewat dikemukakan.Pada keseluruhannya, kawalan perbelanjaan adalah memuaskan keranaJabatan mematuhi peraturan yang ditetapkan kecuali penyelenggaraanBuku Vot Berkomputer yang harus dikemaskinikan.13.3 PENGURUSAN AKAUN AMANAH/DEPOSITPada akhir tahun 2002, baki Akaun Amanah dan Kumpulan Wang Amanahyang dikendalikan oleh Jabatan Ketua Menteri masing-masingnya berjumlahRM330,105 dan RM7.51 juta. Selain itu, Jabatan juga menyelenggara rekodbagi pinjaman kenderaan, komputer dan pelbagai.13.3.1 Pengurusan DepositJabatan menyelenggara 6 jenis Akaun Amanah/Deposit dan 4Kumpulan Wang Amanah. Akaun Amanah dan Kumpulan Wang yangdimaksudkan adalah seperti di Jadual 8.45

Jadual 8Kedudukan Akaun/Kumpulan Wang AmanahA. Akaun AmanahBaki Pada 31.12.2002Mengikut FlimsiBendahari Negeri(RM)i. Pelbagai Deposit - Wang Pampasan Insurans SkimPenempatan Orang Pelarian Filipina Kg. HidayatTawauii. Pelbagai Deposit - Wang Pampasan Insurans SkimPenempatan Orang Pelarian Filipina Kg. BahagiaSandakaniii. Pelbagai Deposit - Program Penggalakan Sains Dan12,320-15,000Teknologiiv. Pelbagai Deposit - Tabung Pemulihan Bencana Alam 90,000v. Deposit Am - Jabatan Ketua Menteri 201,785vi. Pelbagai Deposit – Deposit Percetakan 11,000Jumlah 330,105B. Kumpulan Wang Amanah (RM)i. Pendahuluan Kenderaan- Kakitangan- Ahli Parlimen402,13610,618ii. Pendahuluan Diri 7,087,269iii. Pendahuluan Pelbagai 48iv. Pendahuluan Komputer 13,043Jumlah 7,513,114Sumber : Rekod Bahagian Pengurusan Dan KewanganPemeriksaan Audit terhadap pengurusan akaun ini mendapati perkaraseperti berikut:i) Buku TunaiArahan Perbendaharaan 144 menetapkan agar setiap transaksi yangberlaku hendaklah direkodkan ke Buku Tunai. Semakan terhadapBuku Tunai Akaun Amanah mendapati 6 Akaun Amanah telahdirekod dan diselenggara ke Buku Tunai yang berasingan.Bagaimanapun, penyelenggaraan Buku Tunai bagi 6 Akaun Amanahini tidak dikemas kini dari semasa ke semasa iaitu baki tidakditunjukkan pada ruangan terimaan untuk dibawa ke hadapan.46

ii)iii)Penyesuaian Akaun AmanahArahan Perbendaharaan 143(b) menetapkan Bendahari Negerisebagai pejabat perakaunan hendaklah menghantar laporanterperinci perbelanjaan, hasil dan amanah kepada PegawaiPengawal atau wakilnya pada setiap bulan. Pegawai Pengawalatau wakilnya kemudian hendaklah menyesuaikan urus niagalaporan terperinci dari Bendahari Negeri dengan rekodperakaunannya dan menyediakan Penyata Penyesuaian untukdikemukakan kepada Bendahari Negeri. Semakan Auditmendapati Penyata Penyesuaian bagi 6 Akaun Amanah yangdikendalikan oleh Jabatan telah disediakan dan dihantar kePejabat Bendahari Negeri Sabah pada setiap bulan.Akaun Amanah Yang Tidak AktifArahan Perbendaharaan 155 menetapkan kewajipan pegawaiyang mengawal sesuatu Akaun Amanah untuk memberitahuPegawai Kewangan Negeri apabila akaun ini telah mencapaimaksudnya dan tidak lagi dikehendaki. Semakan Audit mendapati1 Akaun Amanah iaitu Deposit Percetakan yang berjumlahRM11,000 tidak bergerak sejak tahun 1989. Akaun yang tidakaktif perlu dikaji dan jika perlu ditutup mengikut peraturan yangditetapkan.13.3.2 Pengurusan Kumpulan Wang AmanahMengikut peraturan dan prosedur kewangan, daftar hendaklahdiselenggarakan bagi setiap pendahuluan yang dikeluarkan. Hasilsemakan Audit mendapati daftar bagi Pinjaman Kenderaan, PinjamanKomputer, Pendahuluan Diri dan Pelbagai diselenggara dengan kemaskini dan teratur. Semua bayaran melalui potongan gaji peminjam direkodke daftar tersebut. Bagaimanapun, Pendahuluan Diri bagi 4 pegawaiberjumlah RM46,304 belum dijelaskan antara 4 hingga 5 tahun. Semakanlanjut Audit mendapati 2 pegawai bekerja di syarikat milik KerajaanNegeri. Manakala 2 pegawai lagi tidak dapat dikesan. Oleh itu tindakanberkesan perlu diambil bagi mendapatkan balik pendahuluan berkenaan.47

Selain itu, Kumpulan Wang Amanah Pendahuluan Pelbagai berjumlahRM48 yang tidak aktif lagi sejak tahun 1998 disyorkan ditutup.Pada pendapat Audit, secara keseluruhannya kawalan pengurusan AkaunAmanah dan Kumpulan Wang Amanah Jabatan Ketua Menteri adalah baik.Bagaimanapun Akaun Amanah dan Kumpulan Wang Amanah yang tidak aktifperlu ditutup.13.4 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORIPada tahun 2002, Jabatan telah membeli aset berjumlah RM467,952 yangantaranya terdiri daripada komputer, perabot, kenderaan dan kelengkapanpejabat. Surat Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Sabah Bilangan 3 Tahun1993 menetapkan penggunaan Daftar Harta Modal, Daftar Inventori dan DaftarBekalan Pejabat bagi merekod semua aset, inventori dan bekalan pejabat sebagaisatu kawalan terhadap harta Kerajaan.13.4.1 Daftar Harta Modal, Inventori Dan Bekalan PejabatPekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bilangan 3 Tahun 1993menghendaki Kementerian/Jabatan menyelenggara Daftar Harta Modaldan Inventori serta Bekalan Pejabat untuk merekodkan aset, inventori danbekalan pejabat. Semakan Audit terhadap aset dan inventori yang dibelipada tahun 2002 mendapati semua aset dan inventori tidak direkod kedaftar masing-masing. Bagaimanapun, bekalan alat pejabat telahdirekodkan ke Daftar Bekalan Pejabat.13.4.2 Pemeriksaan TahunanMengikut Tatacara Pengurusan Stor 238, pemeriksaan harta modalhendaklah dilakukan sekurang-kurangnya satu kali dalam tempoh 2 tahun.Pemeriksaan ini hendaklah direkodkan ke Daftar Harta Modal di ruanganberkenaan. Semakan Audit mendapati Jabatan tidak membuatpemeriksaan berkala terhadap semua aset dan inventori dan rekodpemeriksaan tidak diselenggara menyebabkan harta berkenaan sukardikesan.48

13.4.3 Pengurusan KenderaanPekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menetapkantatacara pengurusan kenderaan Jabatan yang perlu diikuti. Adalahdidapati Jabatan memiliki 192 kenderaan iaitu 19 milik Kerajaan dan173 disewa daripada syarikat konsesi. Semakan Audit mendapatiperkara berikut:i) Buku LogMengikut Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980,Buku Log perlu diselenggarakan untuk merekod perjalanan rasmidan pegawai yang bertanggungjawab perlu menandatanganiruangan Buku Log sebelum sesuatu perjalanan dilakukan sebagaikebenaran menggunakan kenderaan. Pemeriksaan Auditmendapati semua 19 kenderaan Jabatan ada disediakan BukuLog. Semua catatan perjalanan dan penggunaan bekalan bahanapi telah dicatatkan ke Buku Log dengan kemas kini.ii)Fail SejarahPemeriksaan Audit mendapati kesemua 19 kenderaan Jabatantidak disediakan Fail Sejarah kenderaan seperti kehendakPekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980. Pekelilingtersebut menyatakan bahawa selain Kad Pendaftaran Kenderaan,rekod pembaikan dan perkara lain yang berkaitan perlu difailkan.Kos penyenggaraan kenderaan pada tahun 2001 dan 2002masing-masingnya berjumlah RM1.19 juta dan RM719,747.13.4.4 PelupusanSurat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1997menggariskan tatacara pelupusan aset dan barang Kerajaan.Manakala Tatacara Pengurusan Stor 226 menghendaki PegawaiPengawal menentukan semua harta modal Kerajaan yang tidak bolehdigunakan diperiksa dengan segera dan dihapus kira secara yangpaling berfaedah. Ini bagi memastikan nilai harta modal tersebut49

selepas proses pelupusan masih boleh memberi pulangan kepadaJabatan. Semakan Audit mendapati Jabatan telah mengambil tindakanuntuk melupuskan 12 kenderaan yang telah lama rosak yang dijualsecara pembelian terus berjumlah RM8,350Secara keseluruhannya pengurusan aset dan inventori Jabatan bolehdipertingkatkan lagi terutamanya mengenai penyelenggaraan rekod hartamodal dan inventori.14. RUMUSAN DAN SYOR AUDITHasil daripada semakan Audit terhadap pengurusan kewangan Jabatan KetuaMenteri mendapati beberapa kelemahan terutamanya berkenaan dengan kawalanperbelanjaan dan pengurusan Akaun Amanah dan aset. Penglibatan Pegawai Kananuntuk memantau dan menyelia pegawai yang menyelenggara rekod adalah perlu.Selain itu, adalah disyorkan supaya Jabatan dapat memberi lebih banyak latihankepada anggota yang terlibat berkaitan dengan pengurusan kewangan.50

JABATAN ARKIB NEGERI SABAH15. LATAR BELAKANGJabatan Arkib Negeri Sabah (Jabatan) merupakan salah satu Jabatan di bawahJabatan Ketua Menteri yang berorientasikan perkhidmatan. Jabatan telah ditubuhkanpada tahun 1980 di bawah Enakmen Arkib Negeri No. 9 Tahun 1980. Antara aktivitiutama Jabatan adalah menjaga dan memulihara rekod awam dan dokumen lainseperti buku atau bahan bacaan, peta, foto, lukisan, filem, pita dan rakaman suarayang diperolehi di Negeri Sabah. Ia adalah untuk melindungi hak dan kepentinganpihak Kerajaan dan rakyat dan juga untuk membolehkan rekod ini tersedia untukpenyelidikan dan rujukan oleh pentadbir Kerajaan, golongan cendekiawan, pelajarserta orang awam yang berminat dalam sejarah dan perkembangan Negeri Sabah.Jabatan mempunyai seramai 82 anggota yang diketuai oleh seorang Pengarah GredS54 dan mempunyai satu cawangan di Daerah Keningau. Jabatan telah berbelanjasejumlah RM1.81 juta pada tahun 2002. Jabatan hanya mengutip hasil daripadaperkhidmatan fotokopi bahan sejarah, gambar sejarah dan sewa kantin. Hasil yangdiperolehi daripada perkhidmatan tersebut pada tahun 2002 adalah berjumlahRM7,149.16. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN16.1 OBJEKTIF PENGAUDITANObjektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusankewangan Jabatan mematuhi peraturan kewangan, wujudnya keberkesanankawalan dalaman dan rekod Jabatan diselenggara dengan lengkap dan kemaskini.16.2 SKOP PENGAUDITANSkop pengauditan adalah meliputi tahun 2001 dan 2002 dengan memeriksarekod pengurusan, hasil, perbelanjaan, amanah dan aset. Pemeriksaan Audit51

juga dijalankan di cawangan Jabatan Arkib di Daerah Keningau. Temu bual danperbincangan dengan pegawai berkenaan juga diadakan.17. PENEMUAN AUDIT17.1 KAWALAN PENGURUSANKawalan pengurusan adalah untuk memastikan keutuhan pentadbiran danorganisasi dengan tujuan untuk meningkatkan tahap kecekapan, keberkesanandan kualiti kerja.17.1.1 Struktur OrganisasiJabatan menyediakan Carta Organisasi dengan menunjukkankedudukan, peranan dan tanggungjawab pegawai dan anggotanyayang dibahagikan kepada 7 bahagian iaitu Pengurusan RekodBimbingancara, Perolehan, Penyelidikan Dan Dokumentasi,Pentadbiran Dan Kewangan, Pengurusan Arkib Awam Dan GaleriPameran, Pemuliharaan Dan Reprografi dan Pembangunan OrganisasiDan Teknologi. Jabatan diluluskan 96 jawatan dan hanya 82 jawatantelah diisi.17.1.2 Manual Prosedur KerjaMengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun1991, setiap Kementerian, Jabatan atau Agensi Kerajaan perlumenyediakan Manual Prosedur Kerja yang lengkap. Manual ProsedurKerja berperanan untuk mendokumentasikan secara sistematiksusunan cara bekerja di sesuatu Jabatan. Semakan Audit mendapatiJabatan hanya menyediakan Manual Prosedur Kerja bagi BahagianPentadbiran Dan Kewangan. Oleh itu, pihak Jabatan perlumenyediakan Manual Prosedur Kerja meliputi semua bahagian dantugas utama Jabatan.52

17.1.3 Fail Meja Dan Senarai TugasPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991menghendaki Kementerian/Jabatan dan Badan Berkanunmenyediakan Fail Meja bagi setiap pegawai dan anggota. SemakanAudit mendapati Jabatan ada menyediakan Fail Meja bagikakitangannya. Manakala Senarai Tugas yang disediakan tidakditandatangani oleh Ketua Jabatan.17.1.4 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan AkaunSurat Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bilangan 1 Tahun1998 menghendaki setiap Kementerian, Jabatan dan Badan Berkanunmelantik Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun untukmembincangkan hal berkaitan kewangan bagi setiap Jabatan danlaporan suku tahun perlu dihantar ke Kementerian Kewangan Negeri.Semakan Audit mendapati Jabatan telah menubuhkan JawatankuasaPengurusan Kewangan Dan Akaun pada akhir bulan Julai 1998 selarasdengan kehendak Surat Pekeliling berkenaan. Bagaimanapun,sepanjang penubuhannya Jawatankuasa tersebut hanya bermesyuaratsekali iaitu pada awal bulan Julai 2002 untuk membincangkan LaporanKewangan bagi tempoh tahun 2000 hingga 30 Jun 2002. Kekerapanmesyuarat adalah tidak mengikuti ketetapan peraturan yangmenghendaki mesyuarat diadakan sekali setiap 2 bulan.17.1.5 Kursus Dan Latihan Kepada KakitanganArahan Perkhidmatan Bab 1 Perkara 8 menetapkan Ketua Jabatanhendaklah menugaskan seorang atau beberapa orang pegawainya untukmengelolakan latihan bagi anggotanya supaya semua peringkat pegawaiakan dilengkapi dengan ilmu pengetahuan yang secukupnya tentangtugas masing-masing. Semakan Audit mendapati Jabatan menyelenggararekod secara berkomputer mengenai latihan dan kursus yang dihadirianggotanya dengan teratur dan terperinci. Pada tahun 2001 dan 2002,masing-masing seramai 60 dan 32 anggota telah menghadiri pelbagai53

latihan/kursus yang dianjurkan oleh Jabatan Pembangunan SumberManusia dan Institut Tadbiran Awam Negara. Adalah didapati hanya 3anggota Jabatan telah menghadiri kursus yang berkaitan dengankewangan pada tahun 2002, iaitu 2 anggota menghadiri kursusPerakaunan anjuran Biro Pembangunan Sumber Manusia dan seoranglagi menghadiri kursus khas Kewangan Dan Akaun Untuk Ketua Jabatanyang dianjurkan oleh Institut Tadbiran Awam Negara.Pada pandangan Audit, secara keseluruhannya kualiti kawalan pengurusanJabatan boleh dipertingkatkan lagi sekiranya Manual Prosedur Kerja yangdisediakan meliputi semua Bahagian dalam Jabatan dan JawatankuasaPengurusan Kewangan Dan Akaun yang ditubuhkan lebih aktif memainkanperanannya.17.2 KAWALAN HASILJabatan bukanlah merupakan pemungut hasil utama negeri. Jumlah hasil Jabatanpada tahun 2002 adalah RM7,149 berbanding dengan RM8,479 pada tahun 2001.Hasil yang dikutip oleh Jabatan ialah melalui perkhidmatan fotokopi bahan sejarah,gambar sejarah dan sewa kantin.17.2.1 Pengasingan TugasArahan Perbendaharaan 70(a) menghendaki 2 orang pegawaimengeluarkan resit terimaan. Resit mestilah ditandatangani oleh pegawaiyang menerima wang dan ditulis oleh seorang pegawai lain. SemakanAudit mendapati arahan ini dipatuhi oleh Jabatan dengan sewajarnya.17.2.2 Kawalan Borang HasilArahan Perbendaharaan 67 menetapkan suatu Daftar Borang Hasildiselenggarakan mengikut bentuk yang ditetapkan dengan menunjukkansemua buku resit dan lesen yang diterima dan dikeluarkan oleh setiap54

pemungut. Semakan Audit mendapati semua borang hasil terkawal telahdirekod dengan lengkap dan teratur.17.2.3 Buku TunaiMengikut Arahan Perbendaharaan 144, catatan di dalam Buku Tunaihendaklah mengikut susunan urusan berlaku dan Ketua Pejabatadalah bertanggungjawab memeriksa baki setiap hari bagi menentukanbahawa baki wang tunai dalam tangan adalah sama dengan bakidalam Buku Tunai. Pemeriksaan Audit mendapati Jabatan adamenyelenggara Buku Tunai dan semua pungutan direkod ke bukuberkenaan dengan kemas kini. Di samping itu, Ketua Pejabat adamembuat pemeriksaan terhadap Buku Tunai seperti yang telahditetapkan dalam arahan tersebut.17.2.4 Penyesuaian HasilArahan Perbendaharaan 143(b) menetapkan pemungut hasildikehendaki membuat pengesahan terhadap laporan hasil bulananyang dihantar oleh Bendahari Negeri pada setiap bulan. Pemunguthasil juga perlu menyediakan Penyata Penyesuaian Hasil antara rekodJabatan dengan Bendahari Negeri. Pemeriksaan Audit mendapatiJabatan tidak pernah menyediakan Penyata Penyesuaian Hasil sepertiyang dikehendaki, menyebabkan sebarang ketinggalan atau kesilapandalam urus niaga tidak dapat ditentukan.17.2.5 Pemeriksaan Oleh Ketua JabatanArahan Perbendaharaan 309 menghendaki Ketua Pejabatmenjalankan pemeriksaan mengejut terhadap wang tunai, setem, resitdan lain-lain barang berharga dalam jagaannya sekurang-kurangnyasekali dalam tempoh 6 bulan. Pemeriksaan ini hendaklah dicatatkanke Daftar Pemeriksaan Mengejut. Adalah didapati Ketua Jabatan tidakpernah menjalankan pemeriksaan mengejut seperti kehendak arahan.55

Pada pendapat Audit, kawalan hasil Jabatan adalah memuaskan iaitu darisegi pengasingan tugas, kawalan borang hasil dan penyelenggaraan BukuTunai.17.3 KAWALAN PERBELANJAANJabatan telah menerima peruntukan perbelanjaan mengurus berjumlah RM1.86juta pada tahun 2002. Manakala perbelanjaan sebenar Jabatan pada tahunyang sama berjumlah RM1.81 juta. Jabatan tidak menerima sebarangperuntukan perbelanjaan pembangunan pada tahun 2002.17.3.1 Kuasa Meluluskan PembayaranArahan Perbendaharaan 11 menetapkan pegawai yangbertanggungjawab terhadap pengurusan kewangan hendaklahmenerima penurunan kuasa yang diberi secara bertulis oleh PegawaiPengawal. Arahan Perbendaharaan 101 pula menetapkan suratberkenaan dikeluarkan kepada pegawai dan kakitangan yangmenandatangani baucar. Manakala Arahan Perbendaharaan 176.1(b)menghendaki pegawai yang menandatangani Pesanan Pembelian diberikuasa secara bertulis. Pemeriksaan Audit mendapati Jabatan telahmelantik 3 pegawai untuk menandatangani baucar dan kelulusanBendahari Negeri Sabah mengenai pelantikan tersebut telah diperolehi.Manakala perwakilan kuasa bagi menandatangani Pesanan Pembeliandan Perintah Kerja Am tidak diberi secara bertulis. Ini adalahbercanggah dengan kehendak Arahan Perbendaharaan 176.1(b).17.3.2 Buku VotPekeliling Bendahari Negeri Sabah Bilangan 6 Tahun 2001menghendaki agar semua Kementerian dan Jabatan Negerimenggunakan Sistem Buku Vot Berkomputer. Pemeriksaan Auditmendapati Jabatan telah mematuhi pekeliling berkenaan. SemakanAudit terhadap baucar mendapati perbelanjaan yang dibuat telahdirekod ke Buku Vot tersebut dengan teratur dan sempurna mengikutpecahan kepala yang diluluskan oleh Bendahari Negeri. Selain itu,56

semakan oleh pegawai kanan juga dilakukan sebagai satu kawalanterhadap perbelanjaan.17.3.3 Penyesuaian PerbelanjaanArahan Perbendaharaan 143(b) menetapkan Bendahari Negerisebagai pejabat perakaunan hendaklah menghantar laporan terperinciAkaun Vot, hasil dan amanah setiap bulan kepada Pegawai Pengawalatau wakilnya. Pegawai Pengawal atau wakilnya kemudian hendaklahmenyesuaikan urus niaga laporan terperinci dari pejabat perakaunandengan rekod perakaunannya dan menyediakan penyata penyesuaianakaun untuk dikemukakan kepada pejabat perakaunan. Semakan Auditmendapati Jabatan ada menyediakan laporan PenyesuaianPerbelanjaan dan menghantarnya ke Bendahari Negeri setiap bulan.17.3.4 Kawalan Perolehani) Kontrak Pembersihan KawasanPada tahun 2001, Jabatan telah mempelawa sebut harga untukkerja pembersihan kawasan Jabatan dengan bayaran RM1,998satu bulan. Seterusnya kontrak tersebut telah disambung padatahun 2002 selama satu tahun dengan bayaran RM1,600 satubulan. Semakan Audit mendapati kontrak pembersihan inimematuhi Arahan Perbendaharaan 170 dan Surat PekelilingKementerian Kewangan Negeri Bilangan 2 Tahun 1995.Bagaimanapun, mengikut syarat perjanjian, pembayaran perludibuat setiap bulan bila kerja telah dilaksanakan. Semakan Auditmendapati tuntutan bayaran oleh kontraktor telah lewat dijelaskanselama 9 bulan iaitu dari Januari hingga September 2002.ii)Pesanan PembelianSemakan Audit mendapati Pesanan Pembelian dan PerintahKerja Am yang diterima daripada Jabatan Cetak telah direkoddengan lengkap dan kemas kini. Selain itu, penggunaannya jugateratur dan sempurna.57

17.3.5 Daftar BilArahan Perbendaharaan 103(a) menetapkan Ketua Pejabat hendaklahmenyelesaikan bayaran bil tidak lewat daripada satu bulan. ManakalaArahan Perbendaharaan 103(b) menetapkan supaya suatu Daftardiselenggara bagi maksud tersebut. Semakan Audit mendapati Jabatanmenyelenggara Daftar Bil dengan lengkap dan kemas kini mengikutketetapan Arahan Perbendaharaan dan bil dijelaskan mengikut tempohyang ditetapkan.17.3.6 Daftar PembayaranArahan Perbendaharaan 98(a) menghendaki Jabatan menyediakan DaftarPembayaran bagi merekodkan wang atau cek yang hendak dibahagibahagikan.Semakan Audit mendapati Jabatan tidak menyediakan daftartersebut. Bagaimanapun, Jabatan ada menyelenggara Daftar Cek yangberfungsi untuk mengawal cek yang diterima dan diagihkan.Pada keseluruhannya, kawalan perbelanjaan Jabatan adalah memuaskankerana Jabatan telah mematuhi peraturan yang ditetapkan. Bagaimanapun,kelemahan yang dibangkitkan perlu diberi perhatian supaya tindakan diambiluntuk meningkatkan lagi kawalan dalaman pengurusan kewangan Jabatan.17.4 PENGURUSAN AKAUN AMANAH/DEPOSITJabatan menyelenggara rekod Kumpulan Wang Amanah bagi 2 tabung iaituKumpulan Wang Amanah Pendahuluan Diri dan Kumpulan Wang AmanahPendahuluan Kenderaan. Kumpulan Wang Amanah tersebut diselia, diurus dandikendalikan sumbernya oleh Kementerian Kewangan Negeri Sabah. Pada tahun2002, baki Kumpulan Wang Amanah berjumlah RM200,330 yang terdiri daripadaAkaun Pendahuluan Diri dan Pendahuluan Kenderaan masing-masing berbakiRM164,550 dan RM35,780. Hasil daripada pemeriksaan Audit mendapatipengurusan pendahuluan kenderaan adalah sempurna. Bagaimanapun, adalahdidapati pengurusan pendahuluan diri mempunyai kelemahan seperti berikut:58

17.4.1 Pendahuluan DiriArahan Perbendaharaan 102(c) menyatakan pegawai yang memperakuibertanggungjawab untuk memastikan bahawa pendahuluan diri dijelaskandan sekiranya gagal dijelaskan, tindakan memotong gaji pegawaiberkenaan boleh diambil. Perkara 10.4 Perintah Am Bab B, mengenaiElaun-elaun Dalam Perkhidmatan menyatakan Pendahuluan Diri yangdiberi hendaklah dibayar balik melalui Tuntutan Perjalanan tidak lewat dari10 haribulan, bulan berikutnya. Sekiranya jumlah tuntutan kurang darijumlah pendahuluan yang diambil, baki pendahuluan tersebut perludiselesaikan semasa tuntutan perjalanan dikemukakan. Jika PendahuluanDiri gagal dibayar mengikut tempoh ditetapkan, gaji pegawai berkenaanhendaklah dipotong pada bulan berikutnya atau bayaran penalti 10% satutahun dikenakan. Perkara 10.5 pula menyatakan Pendahuluan Diriseterusnya tidak layak diberi jika ia belum dijelaskan sepenuhnya.Pemeriksaan Audit mendapati Pendahuluan Diri yang diberi pada tahun2001 dan 2002 lewat dibayar balik atau belum dijelaskan iaitu antara 6bulan hingga 1½ tahun. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 9.Jadual 9Pendahuluan Diri Yang Belum Diselesaikan Setakat Disember 2002TarikhPendahuluanDiberi26.4.200126.4.200126.4.2001Jumlah(RM)4,162.652,011.934,202.33Tarikh DibayarBalikBelum BayarTempoh Kelewatan(Hari)1 tahun 6 bulan 21 hari27.8.2001 17,550.00 Belum Bayar 1 tahun 6 bulan 21 hari15.4.2002 10,000.00 Belum Bayar 6 bulan 21 hariSumber : Rekod Jabatan Arkib Negeri SabahSemakan Audit selanjutnya mendapati permohonan Pendahuluan Diripegawai yang terlibat masih diluluskan walaupun pendahuluan sebelumnyamasih belum diselesaikan. Ini bercanggah dengan peraturan yangdisebutkan.59

Pada pendapat Audit, aspek pengurusan Kumpulan Wang Amanah Jabatanadalah memuaskan. Rekod diselenggara dengan kemas kini danpenyesuaian dengan Laporan Bendahari Negeri dibuat dan dihantar keBendahari Negeri setiap bulan.17.5 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORIPada tahun 2002, sejumlah RM6,564 berbanding RM17,243 pada tahun 2001telah dibelanjakan untuk pembelian harta modal, inventori, bekalan pejabat danpenyenggaraan kenderaan.17.5.1 Daftar Harta Modal, Inventori Dan Bekalan PejabatPekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bilangan 3 Tahun 1993menetapkan semua aset dan inventori hendaklah direkodkan dalamDaftar Harta Modal dan Daftar Inventori. Tujuannya adalah untukmewujudkan sistem maklumat yang kemas kini dan berkesan bagimemudahkan pihak pengurusan mengawal dan menggunakan asetsecara optima. Semakan Audit mendapati semua aset yang dibeli padatahun 2001 dan 2002 telah direkodkan ke Daftar Harta Modal, DaftarInventori dan Daftar Stok Bekalan Pejabat.17.5.2 Pemeriksaan TahunanMengikut Tatacara Pengurusan Stor 238, Ketua Jabatan hendaklahmemeriksa harta modal sekurang-kurangnya satu kali dalam tempoh 2tahun. Bagaimanapun, adalah didapati Ketua Jabatan tidak pernahmembuat pemeriksaan tahunan. Pemeriksaan tersebut perlu dilakukanuntuk memastikan aset dan inventori wujud seperti yang direkodkan,proses pembaikan atau penyenggaraan dapat dilaksanakan sekiranyaberlaku sebarang kerosakan dan pelupusan dapat dilakukan jika terdapataset usang atau tidak ekonomi untuk dibaiki.17.5.3 Pengurusan KenderaanJabatan mempunyai 4 kenderaan yang terdiri daripada 3 kenderaanpacuan empat roda dan sebuah Mercedes Benz. Semakan Audit terhadap60

penyelenggaraan rekod kenderaan mendapati perkara seperti berikut:i) Fail Sejarah KenderaanSemakan Audit mendapati Fail Sejarah Kenderaandiselenggarakan seperti kehendak Pekeliling PerbendaharaanBilangan 2 Tahun 1980. Kad pendaftaran telah difailkan dengansempurna. Selain itu, mengikut Fail Sejarah, kelulusan daripadaJabatan Kerja Raya diperolehi sebelum kenderaan dihantar untukdibaiki.ii)Buku LogKesemua 3 kenderaan pacuan empat roda Jabatan telahdibekalkan dengan Buku Log dan semua catatan perjalanan sertapenggunaan bekalan bahan api telah dikemaskinikan. MengikutPekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980, pegawai yangbertanggungjawab hendaklah menandatangani ruangankebenaran perjalanan dalam Buku Log sebelum sesuatuperjalanan itu dilakukan. Bagaimanapun, peraturan ini tidakdipatuhi kerana rekod perjalanan kenderaan ditandatangani olehpemandu dan bukannya pegawai yang bertanggungjawab.iii)Penyenggaraan KenderaanSurat Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bilangan 3 Tahun1993 menghendaki segala penyenggaraan, pembaikan danpenggantian alat ganti direkodkan ke dalam Daftar Harta Modal.Ini adalah bagi membolehkan kenderaan disenggara danpenukaran alat ganti dibuat mengikut jadual serta kos sejarahberkaitan kenderaan dapat diketahui dengan mudah.Pemeriksaan Audit mendapati Jabatan tidak menyelenggararekod ini sejak tahun 1998.iv)Penyimpanan KenderaanMengikut Arahan Perkhidmatan Negeri Sabah, Perkara V,Perenggan 17(a), kenderaan hendaklah disimpan di kawasan61

pejabat selepas waktu pejabat setiap hari. Pemeriksaan Auditmendapati pegawai yang bertanggungjawab tidak memastikankenderaan disimpan di kawasan pejabat selepas waktu pejabat,sebaliknya dibawa balik ke rumah oleh pemandu.17.5.4 PelupusanHarta modal, inventori dan bekalan pejabat perlu dilupuskan mengikutkehendak peraturan Tatacara Pengurusan Stor apabila tidakdigunakan lagi supaya tidak berlaku pembaziran dari segi ruang dansusut nilai. Tatacara Pengurusan Stor 212 menyatakan LembagaPemeriksa hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk membuatlaporan mengenai barang yang perlu dilupuskan di peringkat Jabatan.Pemeriksaan Audit mendapati Lembaga ini tidak ditubuhkan diperingkat Jabatan walaupun pada masa yang sama terdapat sejumlah29 aset yang perlu dilupuskan. Selain itu, pihak Audit tidak dapatmengesahkan tempoh masa aset ini telah disimpan dalam stor keranatiada sebarang rekod diselenggara mengenainya. Adalah disyorkanagar Jabatan menjalankan pelupusan mengikut Tatacara PengurusanStor yang sewajarnya.Pada keseluruhannya, pengurusan aset dan inventori Jabatan adalahtidak memuaskan kerana beberapa peraturan tidak dipatuhi khususnyaberkaitan pemeriksaan tahunan dan pelupusan aset.18. RUMUSAN DAN SYOR AUDITSungguhpun kelemahan yang terdapat di Jabatan Arkib Negeri tidak begituketara, namun demikian pihak pengurusan Jabatan perlu memberi perhatian yang rapiterhadap pengurusan kewangan supaya kesilapan yang berlaku tidak berulang danseterusnya menjadi lebih serius.62

JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN19. LATAR BELAKANG19.1 Jabatan Pengairan Dan Saliran Negeri Sabah (Jabatan) yang pada asalnyadikenali sebagai Jabatan Parit Dan Taliair ditubuhkan pada 1 Januari 1967 dibawah Kementerian Pertanian Dan Industri Makanan. Tujuan utama penubuhanJabatan ialah bagi menjalankan kerja pengairan dan saliran Negeri Sabah yangsebelumnya dilaksanakan oleh Jabatan Kerja Raya. Tugas Jabatan adalah untukmembekalkan perkhidmatan kejuruteraan pengairan dan saliran dan seterusnyamenjamin penggunaan tanah secara optimum dan pengurusan sumber air yangcekap bagi maksud pertanian.19.2 Selain daripada fungsi asal iaitu pengairan dan saliran dan pemuliharaan sungai,beberapa tanggungjawab baru telah diamanahkan kepada Jabatan termasukurusan berkaitan banjir di luar bandar, tebatan banjir di kawasan bandar dansaliran utama bandaran. Jabatan juga mengurus sumber air negeri dengan tujuanuntuk memajukan sumber air negeri bagi maksud awam dan pertanian. Jabatantidak memungut sebarang hasil untuk Kerajaan Negeri. Pada tahun 2002, Jabatantelah membelanjakan sejumlah RM42.92 juta bagi perbelanjaan mengurus dansejumlah RM21.39 juta bagi perbelanjaan pembangunan.20. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN20.1 OBJEKTIF PENGAUDITANObjektif pengauditan dijalankan adalah untuk menentukan sama ada pengurusankewangan Jabatan mematuhi peraturan kewangan dan wujudnya keberkesanankawalan dalaman serta penyelenggaraan rekod Jabatan adalah lengkap dankemas kini.20.2 SKOP PENGAUDITANSkop pengauditan meliputi pemeriksaan dan semakan ke atas rekod pengurusan,hasil, perbelanjaan, amanah dan aset pada tahun 2001 dan 2002. Pengauditan63

dilakukan di Ibu Pejabat Jabatan Pengairan Dan Saliran, Inanam dancawangannya di Beaufort. Temu bual dan perbincangan dengan pegawai yangberkenaan juga diadakan.21. PENEMUAN AUDIT21.1 KAWALAN PENGURUSANKawalan pengurusan adalah untuk memastikan keutuhan pentadbiran danorganisasi dengan tujuan untuk meningkatkan tahap kecekapan, keberkesanandan kualiti kerja.21.1.1 Struktur OrganisasiBagi melaksana dan melicinkan pengurusan dan operasinya, Jabatantelah menyediakan Carta Organisasi yang menunjukkan 8 bahagian di IbuPejabat dan 12 cawangan di Daerah. Carta Organisasi yang disediakanitu adalah lengkap bersesuaian dengan struktur dan fungsi Jabatan.Semua 1,092 jawatan yang diluluskan telah diisi sepenuhnya.21.1.2 Manual Prosedur KerjaMengikut kehendak Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8Tahun 1991, setiap Kementerian, Jabatan atau Agensi Kerajaan perlumenyediakan Manual Prosedur Kerja. Ia mengandungi antaranya fungsidan objektif penubuhan Jabatan, prosedur kerja yang jelas dan pegawaiyang bertanggungjawab bagi melaksanakan aktiviti Jabatan. ManualProsedur Kerja berperanan mendokumentasikan susunan cara bekerjasecara sistematik. Pemeriksaan Audit mendapati Jabatan telahmenyediakan Manual Prosedur Kerja selaras dengan kehendak pekelilingberkenaan.21.1.3 Fail Meja Dan Senarai TugasPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991 jugamenghendaki setiap Jabatan menyediakan Fail Meja bagi setiapjawatan. Tujuan Fail Meja disediakan adalah untuk memberikan64

panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan olehseseorang anggota. Kandungan Fail Meja merangkumi antaranyaobjektif pejabat atau bahagian, peraturan pentadbiran, proses kerja,carta aliran kerja, senarai semakan dan norma kerja. Pemeriksaan Auditmendapati Jabatan hanya menyediakan Fail Meja untuk semua jawatanbagi 3 daripada 8 Bahagian di Ibu Pejabat iaitu Kewangan, MekanikalDan Stor dan Hidrologi Dan Ukur. Adalah didapati Fail Meja jugadisediakan di cawangannya di Beaufort.Arahan Perkhidmatan Bab 1 Perkara 5 menghendaki Ketua Jabatanmenyediakan Senarai Tugas setiap kakitangannya secara bertulis danperlu dikemaskinikan dari semasa ke semasa. Pemeriksaan Auditmendapati Jabatan ada menyediakan Senarai Tugas bagi setiappegawai dan kakitangannya. Bagaimanapun, ia didapati tidak lengkapkerana tidak ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab.Oleh itu, Ketua Jabatan hendaklah memastikan Senarai Tugas setiapkakitangan disediakan dengan lengkap dan kemas kini.21.1.4 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan AkaunSurat Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bilangan 1 Tahun1998 menghendaki satu Jawatankuasa Pengurusan Kewangan DanAkaun ditubuhkan di peringkat Kementerian atau Jabatan. SuratPekeliling ini juga menggariskan keahlian Jawatankuasa hendaklahterdiri daripada pengerusi, setiausaha dan ahli lain. Jabatan telahmenubuhkan Jawatankuasa tersebut pada Mac 1998 yangdipengerusikan oleh Pengarah Jabatan dan keahliannya terdiridaripada Ketua Bahagian/Cawangan. Jawatankuasa telahbermesyuarat sebanyak 2 kali pada tahun 2001 dan laporan sukutahun dihantar kepada Kementerian Kewangan Negeri.Bagaimanapun, adalah didapati Jawatankuasa tidak bermesyuaratpada tahun 2002.65

21.1.5 Kursus Dan Latihan Kepada KakitanganBagi meningkatkan kecekapan dan melicinkan tugas seharian, latihanberkaitan bidang tugas kakitangan perlu diberi perhatian oleh KetuaJabatan. Pada tahun 2001 dan 2002, seramai 160 pegawai dankakitangan telah dihantar mengikuti kursus dan latihan. Daripadajumlah tersebut 13 anggota Jabatan di seluruh Negeri Sabah telahmengikuti kursus berkaitan dengan pengurusan kewangan anjuranJabatan Pembangunan Sumber Manusia dan Institut Tadbiran AwamNegara. Pada tahun 2002, rekod latihan kakitangan telah diselenggarasecara berkomputer dan mudah untuk dipantau.Pada pandangan Audit, kawalan pengurusan Jabatan bolehdipertingkatkan lagi dari aspek penyediaan Fail Meja untuk semuaBahagian, Senarai Tugas pegawai ditandatangani oleh Ketua Jabatan danJawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun mengadakan mesyuaratmengikut kekerapan yang ditetapkan dalam peraturan.21.2 KAWALAN PERBELANJAANPada tahun 2002, Jabatan telah membelanjakan sejumlah RM42.92 juta untukbelanja mengurus dan RM21.39 juta untuk belanja pembangunan.21.2.1 Kuasa Meluluskan PembayaranArahan Perbendaharaan 11 menghendaki kewajipan kewangan danperakaunan bagi pegawai bawahan yang bekerja di bawah seseorangPegawai Pengawal mestilah dinyatakan dengan jelas olehnya, dankhususnya setakat mana mereka itu dibenarkan menjalankan bagipihaknya tugas yang menjadi tanggungjawabnya mestilah dinyatakansecara bertulis. Manakala Arahan Perbendaharaan 101 menetapkanseseorang Pegawai Pengawal atau pemegang waran peruntukanboleh mewakilkan kuasanya bagi memperakui baucar. ArahanPerbendaharaan 176.1(b) pula menyebut hanya pegawai yangdiberikan kuasa boleh menandatangani Pesanan Pembelian.66

Semakan Audit mendapati Ketua Jabatan telah menurunkan kuasa secarabertulis kepada pegawainya untuk menandatangani baucar bayaran danPerintah Kerja Am kecuali untuk menandatangani Pesanan Pembelian.21.2.2 Buku VotArahan Perbendaharaan 95(a) menetapkan Pegawai Pengawal ataupegawai yang diamanah mengawal perbelanjaan atau kumpulan wangamanah, hendaklah menyelenggara sebuah Buku Vot yang menunjukkandengan jelas perbelanjaan atau kumpulan wang atau peruntukan di bawahkawalannya.Sejak Januari 2000, Jabatan telah mula menggunakan Sistem Buku VotBerkomputer. Pemeriksaan Audit mendapati Jabatan dan pejabatcawangan telah menyelenggara Buku Vot dengan kemas kini di manasemua ruangan telah dicatat dengan betul. Manakala waran peruntukanyang dikeluarkan oleh Jabatan telah dipertanggungkan terlebih dahuludan difail dengan teratur dan direkodkan dalam Buku Vot. Buku Vot jugadiperiksa oleh pegawai yang dipertanggungjawabkan. Ini adalah selarasdengan kehendak Pekeliling Bendahari Negeri Sabah Bilangan 6 Tahun2001.21.2.3 Penyesuaian PerbelanjaanMengikut Arahan Perbendaharaan 143(b), Penyata PenyesuaianPerbelanjaan Bulanan hendaklah disediakan dan dikemukakan kepadaBendahari Negeri setiap bulan. Semakan Audit mendapati Jabatan telahmenyediakan penyesuaian perbelanjaan mengikut pecahan kepala dandisesuaikan dengan rekod Bendahari Negeri pada setiap bulan selarasdengan kehendak Arahan Perbendaharaan berkenaan.21.2.4 Kawalan Perolehani) Sebut Harga Dan TenderPada tahun 2002, sebanyak 50 sebut harga bernilai RM1.11 jutatelah dipelawa oleh Jabatan. Pengurusan sebut harga telah67

dilakukan selaras dengan Arahan Perbendaharaan 197. Walaubagaimanapun, semakan Audit mendapati 2 sebut harga sepatutnyadilaksanakan melalui tender kerana jumlahnya masing-masingbernilai RM170,152 dan RM277,777. Mengikut Surat PekelilingKementerian Kewangan Negeri Bilangan 2 Tahun 1995, perolehanpembelian/kerja yang melebihi RM50,000 hendaklah dilaksanakanmengikut prosedur tender. Kelulusan daripada KementerianKewangan Negeri bagi pengecualian pelaksanaan tender juga tidakdiperolehi.Pihak Audit juga telah membuat lawatan ke 12 projek berhargaRM147,517 yang diuruskan oleh cawangan Beaufort. Pihak Auditmendapati projek berkenaan telah siap dan dilaksanakanmengikut spesifikasi dan pembayaran adalah mengikut kadarseperti yang dipersetujui dan disyaratkan.ii)Perintah Kerja Am Dan Pesanan PembelianPerintah Kerja Am dan Pesanan Pembelian didapati telahdikeluarkan dengan teratur dan dirujuk terlebih dahulu ke BukuVot atau Bahagian Akaun bagi menentukan baki peruntukanmencukupi sebelum tanggungan dilakukan. Semakan Auditmendapati semua Pesanan Pembelian dan Perintah Kerja Amtelah direkod ke dalam Daftar Kaunterfoil dengan kemas kini danterkawal serta penggunaannya adalah teratur. Manakala bukuyang belum digunakan telah disimpan dengan selamat dalamkabinet berkunci.21.2.5 Daftar BilArahan Perbendaharaan 103(a) menetapkan Ketua Jabatan hendaklahmeminta supaya semua bil disampaikan tidak lewat daripada bulanberikutnya setelah barangan dibekal atau perkhidmatandisempurnakan. Bil hendaklah dijelaskan dalam tempoh sebulan daritarikh ia diterima. Arahan Perbendaharaan 103(b) pula menetapkan68

supaya Ketua Jabatan menyelenggara satu daftar menunjukkanperkara antara lain seperti tarikh bil diterima, jumlah, tarikh bildiperakui, tarikh baucar disediakan, tarikh baucar disampaikan kepadapejabat pembayar dan tarikh cek disediakan.Semakan Audit mendapati Jabatan ada menyelenggara Daftar Bilselaras dengan kehendak Arahan Perbendaharaan 103(b). Secarakeseluruhannya bil telah dibayar dalam tempoh satu bulan kecuali 130bil berjumlah RM277,376 yang dibayar melalui ArahanPerbendaharaan 58(a) pada tahun 2001 kerana bil lewat diterima,tuntutan lewat dikemukakan dan kerja lewat disiapkan.Bagaimanapun, kawalan rekod terhadap bil yang diterima oleh Jabatanadalah baik.21.2.6 Daftar PembayaranArahan Perbendaharaan 98 menghendaki Kementerian/Jabatanmenyelenggara Daftar Pembayaran bagi tujuan kawalan baucar, wangtunai dan cek untuk dibahagi-bahagikan. Daftar ini perlu diselenggaradan hendaklah diperiksa oleh Ketua Pejabat atau wakilnya sekurangkurangnyasatu kali dalam satu bulan. Semakan Audit mendapatiJabatan menyelenggara Daftar Pembayaran seperti kehendak ArahanPerbendaharaan 98(a) bagi mengawal baucar dan pengedaran cekyang diterima. Bagaimanapun, pemeriksaan bulanan seperti kehendakArahan Perbendaharaan 98(b) tidak dilakukan oleh Ketua Pejabat.Pada pandangan Audit, pengurusan kawalan perbelanjaan telah dibuatdengan memuaskan.21.3 PENGURUSAN AKAUN AMANAH/DEPOSITJabatan menyelenggara 3 Kumpulan Wang Amanah iaitu PendahuluanKenderaan, Pendahuluan Diri dan Komputer dan Akaun Deposit selaras69

dengan Arahan Perbendaharaan 156 hingga 163. Akaun Deposit terdiridaripada pelbagai potongan kepada Agensi seperti Koperasi Pekerja-pekerjaKerajaan Sabah, Kumpulan Wang Simpanan Pekerja, Cukai Pendapatan,Amanah Saham Nasional, Biro Angkasa, pelbagai dan pinjaman perumahan.Pada Disember 2002, Pendahuluan Kenderaan dan Pendahuluan Komputermempunyai baki masing-masing berjumlah RM252,534 dan RM10,700.21.3.1 Akaun DepositDua daripada 7 Akaun Deposit mempunyai baki kredit berjumlahRM692,259 iaitu untuk potongan Kumpulan Wang Simpanan Pekerjadan pelbagai. Penyesuaian bagi 2 Akaun Deposit tersebut adadisediakan. Bagi pendahuluan Kumpulan Wang Simpanan Pekerja,Jabatan tidak dapat mengenal pasti baki amaun kredit berjumlahRM11,420. Sementara 3 deposit pelbagai berjumlah RM21,741 tidakdikredit ke Akaun Deposit. Jabatan hendaklah mengambil kira semuadeposit yang diterima dengan segera.21.3.2 Akaun AmanahPemeriksaan Audit terhadap rekod Kumpulan Wang AmanahPendahuluan Komputer mendapati 3 peminjam masih mempunyai bakipendahuluan berjumlah RM10,700 pada tahun 2002 dan rekod ini tidakdiselenggarakan dengan kemas kini. Bagi Amanah PendahuluanKenderaan pula, ia mempunyai 25 peminjam dengan baki berjumlahRM252,534 pada tahun 2002. Penyata penyesuaian bulananmengenainya ada disediakan. Semakan lanjut mendapati 9 daripada13 sampel peminjam kenderaan tidak mengemukakan salinan sijilinsurans komprehensif seperti kehendak Pekeliling Bendahari NegeriSabah Bilangan 4 Tahun 1997.Pemeriksaan Audit mendapati pengurusan Akaun Amanah/Deposit telahdilaksanakan dengan baik. Bagaimanapun, Jabatan hendaklah mengemaskini rekod pendeposit Pendahuluan Kumpulan Wang Simpanan Pekerja,Pendahuluan Komputer dan Pendahuluan Pinjaman Kenderaan.70

21.4 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORIJabatan mempunyai aset dan inventori seperti kenderaan, komputer,kelengkapan pejabat dan bekalan pejabat. Pada tahun 2002, Jabatan telahmembeli harta modal berjumlah RM146,094.21.4.1 Daftar Harta Modal Dan InventoriPekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bilangan 3 Tahun 1993menghendaki aset Kerajaan direkod dalam Daftar Harta Modal DanInventori. Pemeriksaan Audit di Ibu Pejabat, Bahagian Hidrologi DanUkur dan Cawangan Beaufort menunjukkan semua harta modal daninventori kecuali kenderaan telah direkod dalam Daftar Harta Modaldengan kemas kini.21.4.2 Pemeriksaan TahunanTatacara Pengurusan Stor 187 menetapkan supaya PegawaiPengawal memastikan bahawa rancangan verifikasi stok fizikal adalahmencukupi. Tatacara Pengurusan Stor 238 pula menetapkanpemeriksaan harta modal dilakukan sekurang-kurangnya satu kalidalam tempoh 2 tahun dan direkodkan ke dalam Daftar Harta Modal diruangan berkenaan. Pegawai Pengawal hendaklah memilih pegawaiyang sesuai dan tidak bekerja dalam unit stor itu untuk memeriksastok. Semakan Audit mendapati tiada pemeriksaan berkala dilakukanoleh Ketua Jabatan atau wakilnya terhadap stok dan harta modal yangdimiliki. Bagaimanapun, pada tahun 2001 Pemverifikasi Stok daripadaKementerian Kewangan Negeri ada membuat pemeriksaan.21.4.3 Pengurusan Kenderaan Dan BotJabatan mempunyai 108 kenderaan pelbagai jenis seperti pacuan empatroda, kereta, motosikal, lori dan pick-up. Sebanyak 25 daripada 108kenderaan tersebut adalah milik Jabatan manakala 83 lagi telah disewadaripada syarikat konsesi. Kenderaan di Ibu Pejabat dikawal oleh Jurutera(Gred J48) dan Juruteknik (Gred J27) manakala kenderaan di pejabat71

cawangan adalah di bawah kawalan Ketua Jurutera Daerah. PemeriksaanAudit ke atas pengurusan 18 kenderaan mendapati perkara berikut:i) Buku LogMengikut Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980, setiapperjalanan rasmi kenderaan hendaklah dicatatkan ke dalam BukuLog dan disemak oleh pegawai bertanggungjawab. Ia juga perluditandatangani sebelum sesuatu perjalanan dilakukan. SemakanAudit mendapati Buku Log Jabatan diselenggara secara berkomputerdan juga manual. Semua kenderaan dibekalkan Buku Log dancatatan perjalanan dan penggunaan bahan api adalah kemas kini.Selain itu, kelulusan penggunaan kenderaan dan tujuan perjalananada dicatatkan.ii)Fail SejarahPekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menghendakisemua kenderaan Jabatan disediakan Fail Sejarah kenderaan bagimenyimpan kad kenderaan, cukai jalan dan rekod penyenggaraandan pembaikan kenderaan. Tujuannya adalah untuk memudahkanJabatan membuat penilaian terhadap kenderaan tersebut sama adaekonomik digunakan atau tidak. Semakan Audit mendapati semua 18kenderaan mempunyai Fail Sejarah masing-masing. Maklumatpembaikan dan kelulusan Ketua Jabatan ada difailkan dalam FailSejarah dengan teratur.iii)Laporan Bulanan Bahan ApiPekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menghendakisatu laporan analisis penggunaan bahan api disediakan untukmengawal penggunaannya. Semakan Audit mendapati laporanpenggunaan bahan api bagi 10 kenderaan di Ibu Pejabat danBahagian Hidrologi Dan Ukur disediakan setiap bulan, manakala 8lagi kenderaan di cawangan Beaufort tidak disediakan laporantersebut.72

21.4.4 StorJabatan mempunyai stor di Inanam yang menyimpan pelbagaiperalatan seperti alat ganti kereta, enjin pam, enjin sangkut, mesinpemotong rumput dan paip. Stor ini merupakan stor pusat untukcawangan Jabatan di seluruh Sabah dan menyimpan 911 jenis item.Semakan Audit mendapati keadaan stor adalah teratur dan dalamkeadaan baik. Sejumlah 33 item daripada 911 item itu tidakmempunyai baki dan tidak ditandakan flag hitam seperti kehendakTatacara Pengurusan Stor 108. Bagaimanapun, pemeriksaan Auditterhadap 104 item mendapati bakinya adalah sama dengan bakidalam rekod. Semakan Audit selanjutnya mendapati sejumlah 47 itemtelah tidak bergerak antara 5 hingga 11 tahun. Sejumlah 109 itembarang pula tidak diperlukan lagi tetapi masih disimpan. Item yangtidak diperlukan lagi perlu disenaraikan bagi tujuan pelupusan sepertikehendak Tatacara Pengurusan Stor. Selain itu, barangan berjumlahRM240,207 yang dibeli antara tahun 1991 hingga 1998 langsung tidakdigunakan.21.4.5 PelupusanPada tahun 2001 dan 2002, Jabatan telah melupuskan barang rosakiaitu mesin pemotong rumput dan barang lain. Pihak stor juga telahmenyenaraikan 190 item barangan stor yang tidak digunakan danhendak dilupuskan. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati masihterdapat barang rosak yang perlu dilupuskan seperti 21 komputer dan7 mesin pencetak. Selain itu, lima pam air tidak disimpan dengan baikdan terdedah kepada hujan dan panas. Barangan yang tidak bergerakini perlulah ditandakan dengan flag putih seperti kehendak TatacaraPengurusan Stor 109 bagi memudahkan Jabatan membuat analisissama ada barangan itu perlu dilupuskan atau masih berkeadaan baikuntuk digunakan. Barangan ini juga harus dilupuskan dengan segera.Pihak Audit berpendapat kawalan pengurusan aset adalah memuaskan.Bagaimanapun, Jabatan perlu mengemas kini rekod Daftar Harta Modal73

agi kenderaan, rekod barangan dalam stor dan membuat pelupusanterhadap aset yang tidak digunakan.22. RUMUSAN DAN SYOR AUDITSecara keseluruhannya, pemeriksaan Audit mendapati kawalan pengurusan, kawalanperbelanjaan, pengurusan Akaun Amanah serta pengurusan aset dan inventori adalahmemuaskan. Bagaimanapun, Jabatan perlu mengemas kini Akaun Amanah danDeposit serta mengambil tindakan pelupusan terhadap aset yang sudah usang dantidak diperlukan lagi.74

KEMENTERIAN PEMBANGUNAN MASYARAKATDAN HAL EHWAL PENGGUNA23. LATAR BELAKANGKementerian Pembangunan Masyarakat Dan Hal Ehwal Pengguna(Kementerian) ditubuhkan pada tahun 1963. Pada asalnya ia dinamakan KementerianKebajikan Sosial. Misi Kementerian adalah untuk membina satu masyarakat harmonidan stabil untuk mempromosikan pembangunan negeri dan kebangsaan melaluiperkhidmatan perpustakaan dan kebajikan yang mencukupi. Jabatan dan Agensi dibawah kawal selia Kementerian ialah Jabatan Perkhidmatan Kebajikan Am,Perpustakaan Negeri, Majlis Perkhidmatan Masyarakat Sabah dan PersatuanMencegah Salahguna Dadah Malaysia (PEMADAM). Pada tahun 2002, perbelanjaanmengurus Kementerian berjumlah RM15.77 juta, manakala perbelanjaanpembangunan berjumlah RM5.52 juta.24. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN24.1 OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan dijalankan untuk menentukan sama ada pengurusan kewanganKementerian mematuhi peraturan kewangan dan wujudnya keberkesanankawalan dalaman serta penyelenggaraan rekod Kementerian adalah lengkapdan kemas kini.24.2 SKOP PENGAUDITANSkop pengauditan meliputi semakan terhadap rekod pengurusan dankewangan tahun 2001 dan 2002. Pemeriksaan juga dijalankan terhadapprogram sosial di sekolah terpilih di daerah Kota Kinabalu, Penampang, Papar,Tambunan, Keningau dan Semporna. Temu bual dan perbincangan denganpegawai yang berkenaan juga diadakan.75

25. PENEMUAN AUDIT25.1 KAWALAN PENGURUSANPengauditan terhadap kawalan pengurusan bertujuan untuk menentukanKementerian mewujudkan struktur dan sistem pengurusan kewangan yangberkesan. Ia meliputi struktur organisasi, penubuhan jawatankuasa, pematuhankepada pekeliling berkaitan pentadbiran dan pengurusan yang dikeluarkan darisemasa ke semasa bagi meningkatkan kecekapan, keberkesanan dan kualiti hasilkerja.25.1.1 Struktur OrganisasiBagi melaksana dan melicinkan pengurusan dan operasinya, Kementerianmenyediakan Carta Organisasi yang menunjukkan 6 bahagian dibawahnya iaitu Bahagian Hal Ehwal Pengguna, Perkhidmatan Sosial, UnitProgram Sosial, Pentadbiran, Kewangan dan Penyelidikan/Perancangan.Kementerian mempunyai 55 pegawai dan anggota daripada 56 jawatanyang diluluskan dan diketuai oleh Setiausaha Tetap (Gred N54). SemakanAudit mendapati penyediaan Carta Organisasi adalah lengkap dan kemaskini bersesuaian dengan struktur dan fungsi Kementerian.25.1.2 Manual Prosedur KerjaKementerian belum menyediakan Manual Prosedur Kerja yang lengkapseperti kehendak Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8Tahun 1991. Perkara yang terkandung dalam Manual Prosedur Kerjaadalah seperti latar belakang Jabatan/Pejabat, objektif, carta, fungsiutama, aktiviti bagi fungsi utama, proses kerja aktiviti utama dan cartaaliran yang menunjukkan hala tuju dan panduan sesebuahJabatan/Pejabat.25.1.3 Fail Meja Dan Senarai TugasMengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun1991, setiap anggota Jabatan perlu mempunyai Fail Meja. Semakan Audit76

mendapati Kementerian belum menyediakan Fail Meja bagi setiapanggota di Bahagian Kewangan. Bagaimanapun, adalah didapati SenaraiTugas bagi setiap anggota telah disediakan tetapi tidak ditandatanganioleh Ketua Jabatan.25.1.4 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan AkaunKementerian menubuhkan Jawatankuasa ini pada bulan Julai 1998selaras dengan kehendak Surat Pekeliling Kementerian KewanganNegeri Bilangan 1 Tahun 1998. Surat Pekeliling tersebut menetapkanmesyuarat Jawatankuasa hendaklah diadakan sekurang-kurangnyasatu kali dalam tempoh 2 bulan. Pada tahun 2001, Jawatankuasatelah bermesyuarat sebanyak 4 kali dan Laporan Suku Tahundikemukakan kepada Kementerian Kewangan Negeri. Bagaimanapun,pada tahun 2002 Jawatankuasa tidak bermesyuarat.25.1.5 Kursus Dan Latihan Kepada KakitanganKementerian ada menghantar anggotanya untuk menghadirikursus/latihan pada tahun 2001 dan 2002. Bagaimanapun, pihak Audittidak dapat memastikan bilangan anggota yang telah mengikutinyapada tahun berkenaan disebabkan surat kelulusan kursus/latihandiberikan terus kepada individu berkenaan tanpa memaklumkankepada pegawai yang bertanggungjawab. Pihak Audit mengesyorkansupaya surat kelulusan mengikuti kursus/latihan didaftar dandirekodkan terlebih dahulu di Bahagian Pentadbiran bagi tujuanmengemas kini maklumat kursus pegawai.Pada keseluruhannya, kawalan pengurusan Kementerian masihmempunyai kelemahan yang perlu diperbaiki terutamanya dari segipenyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja bagi setiap anggota.Selain itu, Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun perlubermesyuarat mengikut kekerapan yang ditetapkan dalam pekelilingberkaitan.77

25.2 KAWALAN HASILKementerian tidak memungut sebarang hasil Kerajaan. Bagaimanapun,Kementerian ada menerima sumbangan daripada Kerajaan Persekutuan untuktabung kebajikan. Pada tahun 2002, sejumlah RM100,000 telah diterima bagimaksud tabung tersebut.25.3 KAWALAN PERBELANJAANPada tahun 2002, Jabatan telah membelanjakan sejumlah RM21.29 juta iaituRM15.77 juta bagi perbelanjaan mengurus dan RM5.52 juta bagi perbelanjaanpembangunan.25.3.1 Kuasa Meluluskan PembayaranMengikut Arahan Perbendaharaan 11, kewajipan kewangan danperakaunan bagi pegawai bawahan yang bekerja di bawah seseorangPegawai Pengawal mestilah dinyatakan dengan jelas dan bertulis.Penurunan kuasa perlu dibuat bagi menentukan pegawai menjalankantugas dengan teratur dan spesifik. Semakan Audit mendapati penurunankuasa secara bertulis telah dibuat oleh Ketua Jabatan kepada pegawaiyang berkenaan bagi menandatangani baucar bayaran, pengeluaranpesanan minyak dan lubricant serta membuat Pesanan Pembelian danPerintah Kerja Am.25.3.2 Buku VotKementerian telah menyelenggara Buku Vot seperti kehendak ArahanPerbendaharaan 95(a). Buku Vot ini diselenggarakan secara manual danjuga secara berkomputer bagi tujuan merekodkan segala perbelanjaanyang dilakukan oleh Kementerian. Bagaimanapun, Buku Vot tidak kemaskini di mana ruang tanggungan, jumlah pembayaran dan tandatangantidak diisi. Ini menyebabkan tanggungan semasa dan baki semasa tidakdiketahui. Semakan Audit mendapati semua pesanan pembelian yangdibuat oleh Bahagian Pentadbiran tidak dirujuk terlebih dahulu kepadaBahagian Kewangan bagi menentukan baki peruntukan mencukupi.78

25.3.3 Penyesuaian PerbelanjaanKementerian telah membuat penyesuaian perbelanjaan antara BukuVot dengan Laporan Perbelanjaan Bulanan yang diterima daripadaBendahari Negeri. Penyata Penyesuaian Perbelanjaan telah disediadan dikemukakan kepada Bendahari Negeri dengan kemas kini.25.3.4 Pesanan Pembelian Dan Perintah Kerja AmSemua Pesanan Pembelian dan Perintah Kerja Am telah direkoddalam Daftar Borang Hasil dengan kemas kini dan terkawal sertapenggunaannya adalah teratur. Pada tahun 2001, Kementerian telahmenggunakan 4 buku Pesanan Pembelian dan 2 buku Perintah KerjaAm. Pada tahun 2002 pula, lima buku Pesanan Pembelian dan 1 bukuPerintah Kerja Am telah digunakan. Bagaimanapun, semakan Auditterhadap Pesanan Pembelian yang digunakan pada tahun 2001 dan2002 mendapati salinan asal yang sepatutnya diserahkan kepadapembekal berjumlah RM10,430 masih disimpan di dalam bukuPesanan Pembelian tersebut.25.3.5 Perolehani) Jawatankuasa Tender Dan Sebut HargaKementerian mempunyai Jawatankuasa Tender danJawatankuasa Sebut Harga bagi mengurus tender dan sebutharga Kementerian dan Jabatan di bawahnya. Semakan Auditmendapati tiada lantikan secara bertulis dikeluarkan kepadapegawai yang menganggotai Jawatankuasa Tender danJawatankuasa Sebut Harga tersebut. Bagaimanapun, prosestender dan sebut harga telah diurus dengan teratur selarasdengan kehendak Arahan Perbendaharaan 197.2 dan 197.3 sertaSurat Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bilangan 2 Tahun1995. Pada tahun 2001, sejumlah 8 tender dan 2 sebut hargatelah dipelawa dengan kos berjumlah RM20.10 juta, manakalapada tahun 2002 Kementerian tidak mempelawa sebarang tender.79

ii)Pengurusan BekalanBantuan Program Perkhidmatan Sosial telah diwujudkan padatahun 1979 dan mula dilaksanakan oleh Yayasan Sabah padaOktober 1980 hingga Jun 1991. Mulai Julai 1991, Kerajaan Negeritelah memindahkan pelaksanaan program ini ke KementerianPembangunan Masyarakat Dan Hal Ehwal Pengguna. Program inidiperuntukkan sejumlah RM21.56 juta pada tahun 2001 danRM20 juta pada tahun 2002. Bagi tempoh yang sama, sejumlahRM18.05 juta dan RM11.49 juta masing-masing telahdibelanjakan. Antara aktiviti program perkhidmatan sosial ialahbekalan susu, alat tulis dan pakaian murid Sekolah Rendah danTaman Bimbingan Kanak-Kanak (Tabika).Kementerian telah mengikat kontrak dengan sebuah syarikat bagimembekalkan minuman susu kepada murid sekolah rendah diseluruh Negeri Sabah untuk tempoh 3 tahun iaitu bermula daritahun 2001 hingga 2003. Selain itu, Kementerian juga telahmengikat perjanjian dengan sebuah syarikat lain bagi pembekalanpakaian untuk tempoh 3 tahun dari tahun 2001 hingga 2003.Manakala bagi bekalan alat tulis pula, Kementerian telahmengikat perjanjian dengan sebuah syarikat untuk membekalkanalat tulis. Lawatan Audit ke 32 sekolah untuk menentukan samaada wujud kawalan dalaman terhadap pengagihan bantuan susu,alat tulis, pakaian dan kasut di daerah Semporna, Penampang,Kota Kinabalu, Tambunan, Papar dan Keningau telah dilakukan.Hasil daripada lawatan yang dijalankan mendapati perkara sepertiberikut:a) Pengesahan BekalanSemakan Audit mendapati bayaran bekalan susu berjumlahRM12,663 telah dibuat untuk bekalan bulan Julai, Ogos,September dan Oktober 2001. Bagaimanapun, adalahdidapati bekalan telah tidak diterima oleh pihak sekolah bagi80

tempoh tersebut sungguhpun pengesahan terima telahdibuat. Pihak sekolah memaklumkan bahawa pengesahanitu adalah palsu. Lawatan Audit bersama PenyeliaPendidikan Daerah Semporna ke Kampung Bangau-Bangaumendapati 4 kedai runcit menjual susu kepada orang ramaiyang sepatutnya dibekalkan ke sekolah.b) Bekalan SusuMengikut syarat perjanjian yang ditandatangani antaraKerajaan Negeri dan pihak pembekal pada akhir Mac 2001,pembekal perlu membekal susu ke sekolah rendah atauTabika di seluruh Negeri Sabah 3 kali seminggu iaitu padahari Isnin, Rabu dan Jumaat. Program ini melibatkan 43,009murid di 895 sekolah dan Tabika. Semakan Audit di 32sekolah yang dipilih sebagai sampel mendapati bekalan susudihantar lewat antara 1 hingga 7 bulan atau lebih awal antara1 hingga 4 bulan dari jadual. Pihak Audit mendapatipembekal mengumpul bekalan untuk beberapa bulan danmenghantarnya sekali gus ke sekolah. Berdasarkan jumlahmurid yang ramai, contohnya 6,711 murid bagi sampel Audit,bekalan secara terkumpul dan sekali gus menimbulkanmasalah penyimpanan bagi pihak sekolah. Oleh keranaketiadaan ruang penyimpanan yang sesuai, susu menjadibasi dan terpaksa dibuang sebelum dapat diagihkan. Pihaksekolah juga terpaksa memberi pelajar 2 hingga 3 kotaksusu sekali gus untuk menghabiskan stok bagi mengelakkansusu menjadi basi. Pihak Audit mendapati pihak pembekalgagal untuk membekal susu mengikut jadual dan program initidak berjalan dengan lancar seperti dirancang danmenjejaskan keberkesanannya.Adalah disyorkan supaya program bekalan susu dikajisemula sama ada melalui:81

• Sistem kupon untuk dituntut di kedai agen pembekaltanpa membeban pihak sekolah menyimpan stok;• Jadual pembekalan dikaji semula mengikut kemampuanpembekal untuk membuat bekalan dengan lebih teratur;• Mengadakan syarat punitif dalam perjanjian; atau• Program ini dikaji semula sama ada untuk diteruskanatau diganti dengan kemudahan lain yang bolehmendatangkan manfaat kepada murid-murid.c) Pakaian SeragamMengikut perjanjian, sebanyak 165,431 pakaian seragamdan kasut bernilai RM3.80 juta perlu dibekalkan kepada1,049 sekolah di 27 daerah. Pembekalan ini akan dibuatpada awal Mac hingga Jun setiap tahun kepada murid-muridberkenaan bagi membolehkan murid memanfaatkankemudahan ini. Bagaimanapun, adalah didapati pihakpembekal telah gagal membekalkannya mengikut jadualyang ditetapkan. Semakan Audit mendapati sungguhpunpihak sekolah telah membuat pesanan pada awal sesipersekolahan iaitu pada Januari, pihak pembekal hanyamampu membekalkannya pada September hingga Oktobersetiap tahun. Oleh itu, pihak sekolah hanya dapatmengagihkan pakaian tersebut pada awal tahun berikutnya.Semakan Audit selanjutnya mendapati 3 daripada 18sekolah di daerah Keningau belum lagi menerima pakaianseragam dan kasut bagi tahun 2001 setakat Julai 2002.25.3.6 Daftar BilArahan Perbendaharaan 103(b) dan Surat Pekeliling PerbendaharaanBilangan 1 Tahun 2002 menetapkan supaya Daftar Bil diselenggarabagi merekod bil yang diterima serta bayaran yang dibuat. Tujuannyaadalah bagi memastikan tiada kelewatan berlaku dalam pembayaran82

il. Semakan Audit mendapati di peringkat Kementerian tiada bil yanglewat dijelaskan pembayarannya. Namun demikian, semakan Audit diperingkat Bendahari Negeri mendapati 17 bil Kementerian berjumlahRM11,069 telah lewat dijelaskan dan dibayar melalui ArahanPerbendaharaan 58(a).25.3.7 Daftar PembayaranKementerian tidak menyelenggara Daftar Pembayaran sepertikehendak Arahan Perbendaharaan 98 bagi tujuan kawalan terhadapbaucar, wang tunai dan cek yang dibahagi-bahagikan. Daftar ini perludiselenggara dan hendaklah diperiksa oleh Ketua Pejabat atauwakilnya sekurang-kurangnya satu kali dalam sebulan.Pada keseluruhannya, kawalan perbelanjaan Kementerian masihmempunyai kelemahan dari segi penyelenggaraan Buku Vot, PesananPembelian, penyelenggaraan Daftar Bil dan syarat kontrak mengenaiprogram sosial yang tidak melindungi kepentingan Kerajaan.25.4 PENGURUSAN AKAUN AMANAH/DEPOSITPada tahun 2002, Kementerian menguruskan 3 Kumpulan Wang yang terdiridaripada Pendahuluan Kenderaan dan Pendahuluan Komputer yang masingmasingberbaki RM43,307 dan RM656 serta Kumpulan Wang PendahuluanDiri yang tidak mempunyai baki. Kementerian juga menyelenggara AkaunAmanah iaitu Tabung Amanah Kebajikan Negeri Sabah yang tidak berbaki danTabung Pemulihan Dan Pemeliharaan Negeri yang berbaki RM48,400. Padakeseluruhannya, pengurusan kumpulan wang pendahuluan dan Akaun AmanahKementerian adalah memuaskan kecuali beberapa perkara berikut yang perludiberi perhatian:25.4.1 Akaun Tabung Amanah Kebajikan Negeri SabahAkaun Tabung Amanah Kebajikan Negeri Sabah ditubuhkan melaluiArahan Amanah Bilangan 17 Tahun 1990 untuk mengakaun derma83

dari telethon, jogathon, walkathon dan kempen lain. Pada masa kini,Akaun Amanah ini tidak aktif lagi kerana tiada urus niagamengenainya. Kementerian telah memaklumkan kepada BendahariNegeri berkenaan akaun yang tidak aktif ini. Bagaimanapun padatahun 2002, Kementerian menerima peruntukan daripada KerajaanPersekutuan berjumlah RM100,000 untuk tujuan pengagihan kepadaBadan Bukan Kerajaan di Negeri Sabah dan diakaunkan ke tabung inisebelum disalurkan kepada pihak berkenaan. Amalan ini adalah tidaktepat dan disyorkan supaya akaun ini ditutup seperti kehendak ArahanPerbendaharaan 155. Peruntukan daripada Kerajaan Persekutuan itudisyorkan supaya diperakaunkan di bawah Akaun Amanah yang lainseperti Majlis Perkhidmatan Masyarakat Sabah sebelum dikemukakankepada Badan Bukan Kerajaan.25.4.2 Tabung Pemulihan Dan Pemeliharaan NegeriTabung Pemulihan Dan Pemeliharaan Negeri ditubuhkan melaluiArahan Amanah Nombor 20 Tahun 1980 untuk mengakaunsumbangan atau derma bagi menyediakan bantuan kepada mangsabencana alam di Negeri Sabah. Tabung ini mempunyai baki sejumlahRM48,400 pada tahun 2002. Setiap daerah di Sabah akan diberiperuntukan dan Perkara 8 Arahan Akaun Amanah memerlukan laporanperbelanjaan disediakan. Bagaimanapun, laporan tersebut tidakdisediakan sejak penubuhannya menyebabkan kedudukan semasaperuntukan tidak diketahui.Secara keseluruhannya, pengurusan Kumpulan Wang Amanah dan AkaunAmanah Kementerian masih mempunyai kelemahan yang boleh diperbaikidari segi pematuhan kepada Arahan Perbendaharaan 155 bagi AkaunTabung Amanah Kebajikan Negeri Sabah dan pematuhan kepada ArahanAmanah bagi Tabung Pemulihan Dan Pemeliharaan Negeri.84

25.5 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORIKementerian mempunyai aset dan inventori seperti kenderaan, komputer,kelengkapan pejabat dan bekalan pejabat. Pada tahun 2002, Kementerian telahmembuat pembelian aset dan inventori bernilai RM45,601 yang terdiri daripadaalat tulis dan kelengkapan pejabat.25.5.1 Daftar Harta Modal Dan InventoriKementerian telah menyediakan Daftar Harta Modal dan Daftar Inventoriuntuk merekodkan aset dan inventorinya selaras dengan arahanPekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bilangan 3 Tahun 1993.Pemeriksaan Audit terhadap 10 sampel harta modal dan 10 inventorimendapati Daftar Harta Modal adalah kemas kini sementara DaftarInventorinya tidak dikemas kini kerana 6 inventori pejabat tidak direkod kedaftar manakala 1 item inventori tidak dapat dikesan.25.5.2 StorPemeriksaan Audit di stor mendapati kesemua bekalan pejabatdirekodkan ke Daftar Bekalan Pejabat. Daftar itu adalah kemas kini sertasemua bekalan pejabat tersusun dengan teratur dan kemas.25.5.3 Bekalan BerbakiAdalah didapati pakaian seragam dan kasut sekolah yang dibekalkanmasih mempunyai baki masing-masing berjumlah 1,150 helai dan 156pasang di 3 buah sekolah di Kota Kinabalu, sebuah sekolah di Tambunan,tiga buah sekolah di Keningau, dua buah sekolah di Semporna dansebuah sekolah di Penampang. Ini adalah disebabkan murid engganmenerima pakaian seragam atau kasut berkenaan kerana saiznya tidakbersesuaian atau jenis berlainan.25.5.4 Pemeriksaan TahunanArahan Perkhidmatan Bab 7 Perkara 2 menghendaki Jabatanmenjalankan pemeriksaan bekalan alat pejabat satu kali dalam tempoh 6bulan. Selain itu, Tatacara Pengurusan Stor 187 hingga 19385

menggariskan tatacara verifikasi stok, antaranya menghendaki verifikasistok dijalankan oleh Pegawai Pengawal atau wakilnya satu kali dalamtempoh 6 bulan. Pemeriksaan Audit mendapati pemeriksaan mengikutarahan berkenaan tidak pernah dilakukan oleh Kementerian.25.5.5 Pengurusan KenderaanKementerian mempunyai 9 kenderaan dari pelbagai jenis yang terdiridaripada kereta Mercedes Benz, Isuzu Trooper dan Land Cruiser.Kenderaan tersebut berusia antara 5 hingga 8 tahun. Semuakenderaan adalah di bawah kawalan Bahagian Pentadbiran di manaseorang pegawai ditugaskan untuk menyelenggara rekod dan menyeliapenggunaan kenderaan Kementerian. Pemeriksaan Audit terhadappengurusan kenderaan Kementerian mendapati perkara berikut:i) Daftar Harta ModalSemua 9 kenderaan Kementerian telah direkodkan dalam DaftarHarta Modal. Selain itu, penyenggaraan kenderaan juga direkodselaras dengan kehendak Surat Pekeliling KementerianKewangan Negeri Bilangan 3 Tahun 1993.ii)iii)Fail SejarahKementerian ada menyelenggara Fail Sejarah kenderaan. FailSejarah itu diselenggara dengan kemas kini dan semua dokumenberkaitan disimpan dalam fail selaras dengan kehendak PekelilingPerbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980.Buku LogKementerian ada menyelenggara Buku Log untuk semuakenderaannya. Bagaimanapun, tandatangan pengesahanpegawai yang bertanggungjawab membenarkan penggunaankenderaan tidak diturunkan. Ruangan itu perlu ditandatanganiuntuk menentukan sama ada perjalanan yang dilakukan adalahbagi tujuan rasmi.86

iv)Pengambilan MinyakKementerian menggunakan buku Petrol Oil Lubricant Requisitionuntuk mengambil minyak bagi setiap kenderaannya.Bagaimanapun, analisis ringkasan penggunaan minyak secarabulanan tidak disediakan bagi menentukan sama adapenggunaan minyak adalah munasabah.v) Penyenggaraan Dan Pembaikan KenderaanKementerian menggunakan borang untuk memohon pembaikandan penyenggaraan kenderaan. Pemandu akan melaporkankerosakan kenderaan dan disahkan oleh Ketua Kerani. Borangjuga perlu dikemukakan kepada Akauntan bagi menentukan samaada peruntukan mencukupi. Borang permohonan ini akandiluluskan sama ada oleh Pegawai Tadbir, Penolong Setiausaha Iatau Setiausaha Tetap. Selanjutnya, kenderaan akan diperiksadan pengesahan Jabatan Kerja Raya atau syarikat konsesi akandiperolehi. Kawalan ini amat digalakkan dan hendaklahditeruskan. Sehingga akhir tahun 2001 dan 2002, Kementeriantelah membelanjakan masing-masing sejumlah RM68,893 danRM113,689 bagi tujuan penyenggaraan dan pembaikankenderaan. Pembayaran untuk vot penyenggaraan ini dibuatdengan teratur dan rekodnya disimpan dengan sempurna.25.5.6 PelupusanPemeriksaan Audit mendapati sejumlah 15 harta modal dan inventoriyang rosak masih belum diambil tindakan pelupusan. PihakKementerian tidak dapat menentukan tempoh masa harta modal daninventori tersebut rosak kerana tiada rekod diselenggara dankakitangan yang bertanggungjawab mengurusnya kerap bertukar ganti.Adalah disyorkan Kementerian melantik Lembaga Pemeriksa danmendapatkan kelulusan Kementerian Kewangan seperti kehendakSurat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1997 bagi tujuanpelupusan.87

Pada keseluruhannya, pengurusan aset Kementerian masih mempunyaikelemahan terutama dari segi pengemaskinian Daftar Inventori,pengurusan bekalan berbaki bagi Program Sosial, penyediaan analisisringkasan penggunaan minyak bulanan dan pelupusan.26. RUMUSAN DAN SYOR AUDITHasil daripada pemeriksaan Audit mendapati pengurusan kewangan Kementerianmasih kurang memuaskan terutamanya berkenaan pengawalan yang kurangberkesan terhadap perbelanjaan program bekalan susu dan pakaian seragam sertakasut. Kementerian perlu memperkemaskan seliaan terhadap bantuan sosial danpematuhan kepada terma kontrak. Selain itu, penglibatan Pejabat Pendidikan Daerahjuga boleh membantu memantau program bantuan sosial mengikut daerah masingmasing.88

PEJABAT TANAH DAERAH RANAU27. LATAR BELAKANGPejabat Tanah Daerah Ranau (Pejabat Tanah) adalah salah satu daripada 16Pejabat Penolong Pemungut Hasil Tanah dan ditadbir oleh Pegawai Daerah Ranau.Peranan Pejabat Tanah adalah memberi perkhidmatan kepada orang awam mengenaihal ehwal tanah dan mengutip hasil tanah seperti cukai tanah, premium tanah,pengeluaran lesen kuari, perlombongan dan carigali serta pelbagai hasil yangberkaitan dengan urusan tanah berpandukan Ordinan Tanah 1961 dan PekelilingKerajaan Negeri serta Persekutuan. Kutipan hasil tanah pada tahun 2002 adalahberjumlah RM326,523 berbanding dengan RM326,950 pada tahun 2001. PejabatTanah tidak melakukan perbelanjaan dan segala urusan mengenainya diuruskan terusoleh pihak Ibu Pejabat Jabatan Tanah Dan Ukur. Pejabat Tanah juga tidak mengurusapa-apa Akaun Amanah, Deposit, Pendahuluan Kenderaan atau PendahuluanKomputer.28. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN28.1 OBJEKTIF PENGAUDITANObjektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusankewangan Pejabat Tanah telah dilakukan dengan teratur dan sempurna. Iameliputi pemeriksaan terhadap pematuhan peraturan kewangan, keberkesanankawalan dalaman dan memastikan segala rekod kewangan adalah lengkap dankemas kini.28.2 SKOP PENGAUDITANSemakan Audit dijalankan terhadap rekod pengurusan dan rekod kewanganbagi tahun 2001 dan 2002, antaranya adalah fail mesyuarat, fail jawatankuasadan peribadi, rekod hasil seperti resit dan buku tunai berkomputer dan rekodaset serta inventori dan fail pelupusan. Lawatan ke 3 daripada 5 tapak kuari89

(pengambilan batu dan pasir) dan 8 pengusaha resort yang dipilih berasaskansistem telah dijalankan bagi tujuan menilai kewujudan kawalan dalaman. Selainitu, temu bual dengan pegawai terlibat diadakan untuk mendapatkanpenjelasan dan menyokong bukti pengauditan.29. PENEMUAN AUDIT29.1 KAWALAN PENGURUSANKawalan pengurusan meliputi aspek struktur organisasi, prosedur kerja, latihankakitangan, penubuhan dan pelaksanaan jawatankuasa berkaitan bagimeningkatkan kecekapan serta keberkesanan dan kualiti hasil kerja.29.1.1 Struktur OrganisasiPejabat Tanah mempunyai 19 jawatan yang diluluskan dan 17daripadanya telah diisi. Bagi melicinkan pentadbiran, Pejabat Tanahdibahagikan kepada 6 bahagian iaitu Bahagian Permohonan Tanah,Bahagian Pungutan Hasil Tanah, Bahagian Urus Niaga Tanah,Bahagian Penyiasatan Tanah, Bahagian Juruteknik Ukur dan BahagianPentadbiran. Adalah didapati Pejabat Tanah menyediakan CartaOrganisasi yang menunjukkan struktur organisasi Pejabat yang kemaskini. Bagaimanapun, kekosongan 2 jawatan iaitu Pegawai PenyiasatanTanah (N17) dan Juruteknik Ukur (J22) ditanggung oleh 2 pegawailain. Pejabat perlu mengkaji semula keperluan perjawatan yang sediaada bagi mengimbangi beban tugas pentadbiran dan kewangan.29.1.2 Manual Prosedur KerjaPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991menghendaki setiap Kementerian, Jabatan atau Agensi menyediakanManual Prosedur Kerja. Pemeriksaan Audit mendapati Pejabat Tanahmenyimpan salinan Manual Prosedur Kerja Jabatan Tanah Dan Ukur.90

Manual ini telah menggariskan dengan nyata organisasi pejabat,fungsi, objektif dan proses kerja Jabatan.29.1.3 Fail Meja Dan Senarai TugasPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991menetapkan setiap Kementerian, Jabatan atau Agensi Kerajaan perlumewujudkan Fail Meja bagi setiap jawatan. Adalah didapati kesemua17 pegawai Pejabat Tanah mempunyai Fail Meja yang lengkap dankemas kini mengikut kehendak Pekeliling tersebut. Begitu juga SenaraiTugas bagi kesemua 17 pegawai telah disediakan dan diluluskan olehpegawai yang bertanggungjawab.29.1.4 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan AkaunPejabat Tanah Daerah Ranau tidak bertaraf pusat tanggungjawabmaka Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun tidakdiwujudkan di peringkat tersebut. Ini adalah sejajar dengan SuratPekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bilangan 1 Tahun 1998.29.1.5 Kursus Dan Latihan Kepada KakitanganPejabat Tanah ada menghantar anggotanya untuk berkursus.Kesemua kursus dan latihan dalaman Jabatan dikendalikan olehSekolah Latihan, Jabatan Tanah Dan Ukur. Kursus yang dihadiriadalah Kursus Pengurusan Rekod, Kursus Pejabat Tanah dan KursusInduksi anjuran Unit Latihan Jabatan Tanah Dan Ukur bersamaJabatan Pembangunan Sumber Manusia serta Kursus Bina Negaraanjuran Jabatan Pembangunan Sumber Manusia. Bagaimanapun,semakan Audit mendapati 3 pegawai tidak pernah menghadirisebarang kursus atau latihan sejak mula berkhidmat di Pejabat Tanah.Adalah dicadangkan pegawai didedahkan dengan kursus mengenaiperihal kewangan, pentadbiran dan juga Pengurusan Harta AwamNegeri yang melibatkan sistem berkomputer.91

Pada pendapat Audit, kawalan pengurusan Pejabat Tanah adalahmemuaskan terutamanya penyediaan rekod seperti Carta Organisasi,Manual Prosedur Kerja, Fail Meja dan Senarai Tugas. Adalah dicadangkanpegawai diberi kursus dalam bidang kewangan dan aset bagi tujuanmeningkatkan prestasi kerja kakitangan berkenaan.29.2 KAWALAN HASILPejabat Tanah bertanggungjawab mengutip hasil tanah seperti cukai tanah,premium tanah, pengeluaran lesen mengenai tanah, perlombongan dan carigaliserta pelbagai yang berkaitan dengan urusan tanah. Sistem pungutan hasiltanah dijalankan secara berkomputer. Bagaimanapun, sebagai pelankontigensi, sistem manual digunakan apabila bekalan elektrik terputus bagimenggantikan sistem berkomputer. Sistem pungutan berkomputer ini dikenalisebagai Land Revenue Collection Information System.29.2.1 Pengasingan TugasArahan Perkhidmatan Bab 1 Perkara 2(vi) menghendaki pembahagiankerja yang saksama dan penurunan kuasa kepada pegawai mengikuttanggungjawab jawatannya atas perkara yang tertentu dibuat secarabertulis. Pemeriksaan Audit mendapati pengasingan tugas bagi setiapkakitangan ada dijalankan. Bagaimanapun, tugas menjalankanpungutan hasil yang diarahkan kepada 2 pegawai memungut hasilhanya dijalankan oleh seorang pegawai. Oleh itu, tugas memunguthasil tanah, merekod dan memasukkan data ke komputer,mengeluarkan resit hasil tanah, merekod ke Buku Tunai, menghantarsalinan slip bank ke Bendahari Daerah, menyimpan buku resit dalamkabinet besi, memegang kunci kabinet, mengeluarkan resit am danresit berkomputer dan memfailkan rekod pungutan hasil adalahdijalankan oleh seorang pegawai sahaja. Manakala seorang pegawailagi menjalankan tugasan lain kerana Pejabat Tanah kekurangan92

kakitangan. Bagaimanapun, pemantauan yang maksima telahdijalankan oleh pegawai kanan.29.2.2 Penurunan KuasaArahan Perbendaharaan 69 menetapkan tiada seseorang pegawaiboleh menerima wang kecuali diberi kebenaran khusus secara bertulisoleh pemungut untuk berbuat demikian. Penolong Pemungut HasilTanah Daerah Ranau telah menurunkan kuasa secara bertulis kepadapegawai yang memungut hasil dan pegawai yang menyemak BukuTunai dan resit.29.2.3 Kawalan Borang Hasili) Daftar KaunterfoilMengikut Arahan Perbendaharaan 63, apabila resit akuan terimadikeluarkan daripada Buku Kaunterfoil, pegawai mestilahmenurunkan tandatangan ringkasnya pada Daftar Kaunterfoiltersebut. Pada tahun 2002, Pejabat Tanah telah menerima 5kotak resit berkomputer dan 6 buku resit am diterima pada tahun2001. Pemeriksaan Audit mendapati arahan ini telah dipatuhi danresit berkomputer dan resit am tersebut telah direkod ke DaftarKaunterfoil.ii)Daftar Borang Hasil Yang DikawalSemakan Audit mendapati pegawai pemungut wang awam telahmenyimpan dan mendaftar semua borang hasil (resit am dan resitberkomputer) yang digunakan. Sesalinan Penyata BulananBorang Hasil yang digunakan telah dihantar ke Bendahari Negeriseperti kehendak Arahan Perbendaharaan 65.iii)Simpanan Borang HasilArahan Perbendaharaan 66(a) menetapkan pemungut hendaklahmenyimpan semua buku resit yang belum guna dalam stor dan93

dikunci dengan selamat di bawah kawalannya atau di bawahkawalan seorang pegawai kanan yang tidak menyediakan resitatau membuat pungutan. Pemeriksaan terhadap resit telah dibuatoleh pegawai dan telah ditandatangani ringkas pada Daftar BukuKaunterfoil. Manakala resit yang belum guna disimpan dalamkabinet besi dan dikunci seperti kehendak ArahanPerbendaharaan 68. Bagaimanapun, penyeliaan danpengeluaran resit adalah dilakukan oleh seorang pegawai iaitupegawai yang memungut hasil. Ini bertentangan dengankehendak Arahan Perbendaharaan 73.29.2.4 Buku TunaiPejabat Tanah menyelenggara Buku Tunai secara berkomputerdengan kemas kini dan teratur seperti kehendak ArahanPerbendaharaan 144. Sistem tersebut mampu merekod semuapungutan ke Buku Tunai dan Daftar Utama Pemilik Tanah secaraautomatik. Resit berkomputer dikeluarkan dengan segera kepadapembayar dan salinan pejabat difailkan dengan teratur danbersistematik.29.2.5 Keselamatan Wang Pungutani) Serahan Wang Ke BankMengikut Arahan Perbendaharaan 79(a), apabila pungutan hendakdimasukkan ke dalam bank, slip bayar masuk bank hendaklahdisediakan. Selain itu, Arahan Perbendaharaan 79(c) menghendakislip bayar masuk bank mestilah dihantar kepada Bendahari Negeriyang berkenaan pada akhir tempoh akaun bulanan. Adalahdidapati serahan wang ke bank oleh Pejabat Tanah telah mematuhiperaturan ini. Pada setiap hari jam 3.30 petang pungutan akandimasukkan ke bank dan sesalinan slip bank dihantar ke BendahariDaerah Ranau. Manakala, pungutan yang diterima selepas jam3.30 petang akan dimasukkan ke bank pada hari berikutnya dan94

diperakaunkan sebagai pungutan hari berikutnya, selaras dengankehendak Arahan Perbendaharaan 78(c). Bagaimanapun, semuatugas mengutip hasil hingga memasukkan wang ke bank diberikankepada seorang kerani hasil sahaja. Pembahagian tugas tidakdapat dijalankan kerana masalah kekurangan kakitangan.ii)Keselamatan Kaunter/Bilik PungutanKaunter/bilik pungutan hendaklah dalam keadaan selamat dantidak dicampur aduk dengan tugas lain selain urusan pungutan. Iniadalah bagi melicinkan lagi urusan pungutan wang di sampingmengelak berlakunya kehilangan wang. Pemeriksaan Auditmendapati kaunter ini tidak dibuat sekatan bagi tujuan keselamatandan terdapat penempatan pegawai lain selain pegawai kutipanhasil. Ini disebabkan ruang pejabat yang terhad dan sempitmenyukarkan pengurusan ruang pejabat yang lebih baik untukdipraktikkan. Selain itu didapati siling bilik pungutan juga bocor dantidak selamat.iii)Peti Simpanan WangWang tunai bernilai kurang daripada RM500 yang tidak sempatdimasukkan ke bank akan disimpan dalam peti wang runcit yangdikunci dan disimpan dengan selamat dalam laci berkunci.Manakala wang tunai bernilai melebihi RM500 akan disimpandalam bilik kebal di Bendahari Daerah.29.2.6 Penyesuaian HasilArahan Perbendaharaan 146 menetapkan bahawa urusan bank yangdirekodkan dalam Buku Tunai hendaklah disemak dan suatu penyatapenyesuaian disediakan dan ditandatangani oleh BendahariNegeri/Daerah. Adalah didapati Penolong Pemungut Hasil Tanah Ranautelah membuat penyesuaian hasil dengan teratur dan kemas kini padasetiap bulan yang disediakan melalui sistem berkomputer tersebut.95

29.2.7 Pemeriksaan Oleh Ketua Jabatani) Semakan Rekod Hasil/Akaun TunaiArahan Perbendaharaan 80(b) menghendaki semua pemungutmemastikan bahawa segala transaksi telah diperakaunkan denganbetul dan kemas kini. Semua catatan yang dibuat dalam buku resitdan lesen, Buku Tunai dan pelbagai rekod lain hendaklah disemakpada setiap hari. Pemeriksaan Audit mendapati pegawai penyeliaada menandatangani Buku Tunai berkomputer sebagai buktipemeriksaan telah dilakukan.ii)Pemeriksaan MengejutArahan Perbendaharaan 309(a) dan (b) menghendaki Ketua Jabatanatau wakilnya menjalankan pemeriksaan mengejut sekurangkurangnya2 kali setahun dan hasil pemeriksaan tersebut direkodkanke Daftar Pemeriksaan Mengejut. Adalah didapati pemeriksaan initidak pernah dibuat dan perkara ini bercanggah dengan kehendakArahan Perbendaharaan 309. Bagaimanapun, Ketua Jabatan telahmengambil tindakan terhadap teguran Audit dengan mengadakanpemeriksaan mengejut sekali pada tahun 2002 dan 2 kali padatahun 2003.29.2.8 Pengurusan Hasili) Kadar/Caj HasilOrdinan Tanah 1961 telah menetapkan kadar/caj yang boleh dikutipsebagai hasil Kerajaan mengenai urusan hal ehwal tanah. Adalahdidapati Pejabat Tanah telah mengutip hasil mengikut kadar yangditetapkan oleh Ordinan Tanah 1961. Semakan semula kadar/cajtersebut telah dibuat pada Ogos 1988 bagi menyesuaikan dengankeadaan semasa.ii)Hasil Kurang DikutipHasil Kerajaan yang terdiri daripada premium tanah, cukai tanah,royalti daripada pengeluaran batu (kuari) dan bayaran lesen adalah96

merupakan hasil yang sepatutnya dapat dikutip daripada pengusahakuari dan resort. Bagaimanapun, didapati 5 syarikat/pengusaha kuariberoperasi tanpa lesen dan menyebabkan kerugian hasil kepadaKerajaan, manakala 8 pengusaha resort beroperasi tanpa kelulusandan cukai tanah mengenainya tidak dapat dikutip. Tindakanpenguatkuasaan adalah kurang berkesan kerana urusanpenguatkuasaan dipusatkan di Ibu Pejabat Jabatan Tanah Dan Ukur.Selain itu, Pejabat Tanah tidak dibekalkan dengan kenderaan bagitujuan pemantauan operasi pengusaha kuari haram.iii)Tunggakan HasilTunggakan hasil tanah bagi Pejabat Tanah adalah masingmasingberjumlah RM262,180 dan RM254,399 bagi tahun 2001dan 2002. Ini menunjukkan ada penurunan tunggakan hasil tanah.Bagaimanapun, hasil yang dipungut juga turut menurun iaituRM326,523 pada tahun 2002 berbanding RM326,950 pada tahun2001. Penurunan tunggakan dan pungutan hasil tidakmencerminkan keadaan sebenar disebabkan pembayar cukaitanah atau hasil tanah yang lain boleh membuat bayarannya dimana-mana Pejabat Tanah di seluruh Negeri Sabah. Oleh itu,penyelarasannya memerlukan masa dan kutipan sebenar tidakdiketahui sehingga semua pelarasan dibuat bagi seluruh NegeriSabah.iv)Geran TanahPemeriksaan Audit mendapati baki premium untuk 7 Deraf GeranTanah Country Lease, tiga Town Lease, tiga Provisional Leasedan 139 Native Title belum dijelaskan. Hasil yang boleh dikutipdianggarkan berjumlah RM139,865 sekiranya semua Deraf Geranini dituntut oleh pemohon iaitu RM41,759 bagi Country Lease,RM78,043 bagi Town Lease, RM11,172 bagi Provisional Leasedan RM8,891 bagi Native Title.97

Pejabat Tanah telah mengambil tindakan dengan mempamerkannama pemohon yang telah diluluskan permohonan mereka danmenghantar surat peringatan kepada pemohon yang berjaya.Namun demikian, pemohon yang berjaya tidak datang untukmenuntut Deraf Geran tersebut. Mengikut penjelasan pegawai diPejabat Tanah, kegagalan mengambil geran adalah disebabkansama ada berlaku pertukaran alamat, pemohon telah meninggaldunia atau pemohon sengaja tidak mahu mengambil Deraf Gerantersebut oleh kerana tidak mampu membayar premium.v) Permohonan Tanah Lewat DiprosesPiagam Pelanggan Jabatan Tanah Dan Ukur menetapkanbahawa permohonan tanah akan diproses dalam tempoh 2 tahundaripada tarikh penerimaan borang permohonan tanah (tertaklukkepada borang permohonan yang lengkap serta mengikut dasarKerajaan dan Bab 68, Ordinan Tanah 1961). Semakan Auditmendapati sejumlah 7,766 permohonan tanah telah lewatdiproses melebihi 2 tahun dan melibatkan permohonan antaratahun 1997 hingga 2000. Pejabat Tanah telah memperolehi hasiltanah melalui bayaran proses permohonan tersebut sejumlahRM5 bagi setiap permohonan status tanah Native Title manakalabagi Country Lease adalah antara RM20 hingga RM200 (tertaklukkepada keluasan tanah yang dipohon) bagi setiap permohonan.Mengikut carta aliran kerja memproses permohonan tanahJabatan, permohonan tersebut sepatutnya dikemukakan kepadaJuruukur Daerah bagi tujuan mendapatkan keputusan sama adapermohonan tersebut perlu diproses selanjutnya.Pada pendapat Audit, kawalan hasil adalah memuaskan kecuali beberapaaspek perlu diberi perhatian dan diambil tindakan oleh Pejabat Tanahseperti pengasingan tugas untuk menerima wang dan penyediaan kaunterkhas untuk pungutan hasil.98

29.3 KAWALAN PERBELANJAANPejabat Tanah tidak menerima peruntukan perbelanjaan dan semua perbelanjaandipusatkan di Ibu Pejabat Jabatan Tanah Dan Ukur. Oleh itu, pengauditanterhadap kawalan perbelanjaan di Pejabat Tanah tidak relevan.29.4 PENGURUSAN AKAUN AMANAH/DEPOSITPejabat Tanah pernah menerima deposit daripada syarikat yang menjalankankuari tidak lama dahulu. Bagaimanapun, Pejabat Tanah tidak lagi mengendalikanatau menyimpan deposit kerana lesen kuari tidak dikeluarkan sejak tahun 1998.29.5 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORIPejabat Tanah tidak mempunyai kenderaan. Aset yang ada di Pejabat Tanahialah 7 unit komputer, pencetak, alat kelengkapan dan bekalan pejabat.29.5.1 Daftar Harta Modal Dan InventoriHarta modal dan inventori di bawah kawalan Pejabat Tanah ini hendaklahdirekodkan atau didaftarkan selaras dengan kehendak PekelilingKementerian Kewangan Negeri Bilangan 3 Tahun 1993 iaitu mengenaipenggunaan borang baru bagi pengurusan harta modal, inventori danbekalan pejabat. Semakan Audit mendapati harta modal dan inventoritelah direkodkan dalam Daftar tersebut. Begitu juga pegawai yangmenyelenggara rekod harta modal dan inventori telah diberi surat kuasa.Bagaimanapun, Daftar Penyelenggaraan Harta Modal tidakdikemaskinikan seperti yang dikehendaki oleh Surat Pekeliling tersebut.29.5.2 Penggunaan Harta ModalHarta modal yang dibekalkan oleh Ibu Pejabat Jabatan Tanah Dan Ukurhendaklah digunakan secara cekap dan berkesan agar dapat membantumelicinkan lagi jentera pengurusan ke arah mencapai objektifnya. Hasilpemeriksaan Audit yang dijalankan mendapati sebuah mesin pengimbas99

tidak digunakan sejak ia mula dibekalkan iaitu pada Oktober 1999. Inidisebabkan tiada pegawai yang mengetahui cara menggunakan mesinpengimbas tersebut dan mesin ini adalah khusus untuk kegunaan SistemLapmos (Land Application Monitoring System) yang kini belum dapatdiaplikasikan oleh Jabatan.29.5.3 Pengurusan Bilik FailArahan Perkhidmatan Bab 5 Bahagian II Perkara 8 menghendakiJabatan menyimpan rekod dan fail di dalam bilik yang sesuai danselamat. Fail dan rekod kewangan yang diklasifikasikan sebagai sulitseperti borang dan fail permohonan tanah dan peta hendaklahdisimpan dengan selamat. Pihak Audit mendapati bilik fail PejabatTanah tidak sesuai kerana keadaan siling yang bocor, bilik dan ruangyang sempit dan sesak serta kabinet fail yang terhad. Oleh itu, fail danborang permohonan tanah diletakkan di sekitar pejabat.Pada keseluruhannya, pengurusan aset dan inventori Pejabat Tanahadalah memuaskan namun aspek keselamatan hendaklah diberikanperhatian. Kerosakan atap/siling pejabat yang bocor hendaklah diperbaikidengan segera bagi mengelak daripada berlakunya pencerobohan dankerosakan terhadap barangan elektrik bila berlaku hujan.30. RUMUSAN DAN SYOR AUDITHasil daripada pengauditan pengurusan kewangan di Pejabat Tanah DaerahRanau mendapati pengurusan kewangan adalah memuaskan terutamanya berkenaankawalan dalaman terhadap pengurusan hasil kecuali mengenai pembahagian tugasterhadap kutipan hasil dan tindakan untuk mengutip tunggakan cukai. PenolongPemungut Hasil Tanah Ranau perlu menjalankan pemeriksaan harian dan mingguanbagi meningkatkan kawalan dalaman.100

BAHAGIAN IIIAKTIVITI KEMENTERIAN/JABATAN DAN KAJIAN KHAS31. PENDAHULUANDi samping mengesahkan akaun dan menjalankan pengauditan pematuhan,Akta Audit 1957 juga menghendaki Jabatan Audit Negara mengaudit program atauaktiviti Kementerian/Jabatan. Pengauditan telah dijalankan terhadap beberapa aktivitidi satu Kementerian dan 3 Jabatan. Kelemahan yang dikenal pasti telah dimaklumkankepada Kementerian/Jabatan berkenaan dan isu yang ketara sahaja disebutkandalam Bahagian ini.JABATAN AIR NEGERI SABAHPENSWASTAAN PENGELUARAN AIR32. LATAR BELAKANG32.1 Jabatan Air Negeri Sabah (Jabatan) dipertanggungjawabkan sepenuhnyaterhadap perbekalan air di Negeri Sabah seperti dinyatakan dengan lengkapmelalui Water Supply Ordinance, 1961. Fungsi Jabatan antara lain adalahmerancang, mereka bentuk dan melaksanakan projek pembangunan bekalanair baru untuk memenuhi permintaan air yang kian bertambah daripadapelbagai sektor sama ada industri, perdagangan, penduduk bandar dan luarbandar. Selain daripada merancang untuk membina projek pembangunanbaru, Jabatan juga bertanggungjawab untuk menyelenggara peralatan sediaada.101

32.2 Bagi merancang program pembangunan sistem bekalan air Negeri Sabah,Kerajaan Negeri telah melantik juruperunding untuk menjalankan kajian sistembekalan air iaitu pada tahun 1975 dan 1987. Hasil kajian itu menunjukkankeperluan air akan meningkat berikutan pertambahan pengguna. Berdasarkankajian yang dijalankan itu, Kerajaan Negeri telah memutuskan untukmenswastakan pengeluaran air di Kota Kinabalu, Tawau, Sandakan, LahadDatu, Kunak dan Semporna. Kerajaan Negeri telah melantik 3 syarikat konsesiuntuk melaksanakan penswastaan pengeluaran air. Nilai kontrak yangdipersetujui bagi pembinaan loji baru dan membaik pulih loji yang akandilaksanakan oleh 3 syarikat tersebut berjumlah RM770.26 juta. Manakalatempoh konsesi yang diberi kepada syarikat adalah selama 20 tahun di manaKerajaan Negeri akan membayar bayaran tetap bulanan dan bayaran pukal airkepada syarikat konsesi.33. OBJEKTIF PENGAUDITANObjektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada penswastaanpengeluaran air Negeri Sabah telah dirancang dan dilaksanakan dengan sempurna,serta mencapai matlamatnya.34. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITANSkop pengauditan adalah ditumpukan kepada penswastaan pengeluaran airbagi kawasan Kota Kinabalu. Ia merangkumi peringkat perancangan, pelaksanaandan pemantauan. Pemilihan kawasan konsesi Kota Kinabalu adalah berdasarkankapasiti pengeluaran air yang besar dan jumlah pengguna yang ramai. Pengauditandijalankan dengan menyemak rekod dan dokumen yang berkaitan denganpenswastaan pengeluaran air di Kementerian Kewangan Negeri dan Jabatan AirNegeri Sabah. Lawatan Audit ke kawasan konsesi serta temu bual dengan pegawaiberkenaan juga telah dilaksanakan.102

35. PENEMUAN AUDIT35.1 PERANCANGANPerancangan yang terperinci adalah untuk memastikan program dapatdilaksanakan dengan lancar dan sempurna. Semakan terhadap perancanganprogram ini melibatkan kajian awal keperluan air, perancangan penswastaanpengeluaran air dan garis panduan yang diguna pakai.35.1.1 Kajian Awal Keperluan AirBagi tujuan merancang projek pembangunan sistem pengeluaran airyang mencukupi dan dapat menampung keperluan pengguna di masahadapan, Kerajaan Negeri telah melantik juruperunding luar negarabagi menjalankan kajian pertama terhadap sistem pengeluaran air diKota Kinabalu pada tahun 1975. Kajian kedua projek pengeluaran airkawasan Kota Kinabalu telah dijalankan pada awal April 1987. Kajianini meliputi jangkaan permintaan air sehingga tahun 2010. Tujuankajian ini adalah untuk menilai prestasi sistem pengeluaran air yangada pada masa itu bagi membolehkan penyediaan pelan pembesaransejajar dengan perkembangan perindustrian, populasi penduduk danpembangunan Negeri Sabah. Hasil daripada kajian tersebutmenunjukkan keupayaan pengeluaran berdasarkan sumber dankemudahan yang sedia ada tidak mencukupi untuk menampungkeperluan masa depan.35.1.2 Kaedah Pelaksanaani) PenswastaanBerlandaskan kepada kedudukan kewangan Kerajaan pada masaitu dan bagi meringankan bebanan Kerajaan untuk membina lojibaru, Kerajaan Negeri merancang untuk menswastakanpengurusan sumber dan pengeluaran air. Pada bulan November1988, Kerajaan Negeri dan sebuah syarikat luar negara telah103

menandatangani Perjanjian Persefahaman (MoU) untukmenjalankan kajian kemungkinan penswastaan sistempengeluaran air bagi kawasan Kota Kinabalu, Tawau danSandakan atas perbelanjaan syarikat itu sendiri. Laporan kajiankemungkinan telah dikemukakan kepada Kerajaan Negeri padabulan Februari 1990.Lanjutan dari itu, Kerajaan Negeri telah melantik juruperundingbebas pada bulan Februari 1990 untuk menilai laporan kajiankemungkinan. Juruperunding bebas telah bersetuju denganlaporan kajian tersebut. Antara lain laporan itu menyatakanpembinaan projek pengeluaran air bagi Kota Kinabalu, Tawau danSandakan serta lain-lain kemudahan dijangka bernilai RM936juta. Bagi tempoh 5 tahun pertama, perbelanjaan untukpembinaan dianggarkan berjumlah RM226.29 juta. Kabinet Negeritelah bersetuju meluluskan penswastaan sistem bekalan airkawasan Kota Kinabalu, Tawau dan Sandakan pada tahun 1989.ii)JawatankuasaKerajaan Negeri telah menubuhkan Jawatankuasa PenswastaanNegeri pada tahun 1991. Jawatankuasa ini bertanggungjawabsepenuhnya ke atas perancangan, penyelarasan danpemantauan program penswastaan ini. Selain itu, Kabinet Negerijuga terlibat secara langsung di peringkat perancangan iaitumembincang dan meluluskan Kertas Kabinet mengenai projekpenswastaan ini.iii)Garis PanduanMengikut rekod, semasa proses merancang penswastaan iniKerajaan Negeri telah merujuk dan mengguna pakai DasarPenswastaan Negara.104

35.1.3 Objektif PenswastaanObjektif penswastaan pengeluaran air adalah untuk mengurangkanbebanan kewangan Kerajaan Negeri yang dianggarkan berjumlahRM300 juta untuk meningkatkan pengeluaran air bagi tempoh 1991hingga 1993. Penswastaan ini juga akan dapat meningkatkankecekapan dan memperkenal teknologi baru serta kemahiranpengurusan. Kertas Kabinet berkenaan penswastaan ini telahdipersetujui oleh Jemaah Menteri pada penghujung April 1989 danpenswastaan dimulakan pada tahun 1991.35.1.4 Sasaran Penswastaani) Kawasan KonsesiMengikut laporan juruperunding, jangkaan pertambahanpenduduk bagi setiap 5 tahun dianggarkan 23.5%. Kawasankonsesi ini juga dijangka akan mengalami pertumbuhan pesatdengan adanya perancangan Kerajaan dan pihak swasta untukmembina prasarana seperti sekolah, hospital, pusat latihan, hotel,pusat peranginan dan kilang.ii)Pengeluaran AirPengeluaran air pada masa itu adalah 117.50 juta liter satu hari(JLH) berbanding unjuran permintaan air tahun 2003 yangdijangka berjumlah 222 JLH. Pada akhir tahun 2012, permintaanair dianggarkan lebih kurang 310 JLH.iii)Komponen Projek Yang DiswastakanSelaras dengan jangkaan permintaan air yang dikenal pasti,Kerajaan Negeri telah merancang untuk membina loji baru yangakan dilaksanakan oleh syarikat konsesi yang dilantik. Selain itu,syarikat konsesi juga akan menaik taraf loji, memulihara danmenyenggara loji baru yang akan dibina.105

iv)KakitanganBerdasarkan Kertas Kabinet yang diluluskan, kakitangan JabatanAir Negeri Sabah yang terlibat dengan pengendalian loji akandiberi pilihan sama ada untuk diserapkan dan diambil alih olehsyarikat konsesi atau kekal berkhidmat di Jabatan.Jabatan Audit berpendapat bahawa Kerajaan Negeri telah membuatperancangan yang baik dan teliti sebelum menswastakan pengeluaran airiaitu dengan mengambil kira keperluan air, penjimatan perbelanjaan,objektif penswastaan, jangkaan permintaan air serta perancanganpenambahan kapasiti dengan membina loji baru.35.2 PELAKSANAANKerajaan Negeri telah melantik syarikat konsesi untuk melaksanakanpenswastaan bagi kawasan Kota Kinabalu pada tahun 1992. Tempohpenswastaan bagi pengurusan sumber dan pengeluaran air adalah 20 tahun.35.2.1 Konsep PenswastaanMengikut perjanjian, syarikat konsesi dikehendaki meningkatkankeupayaan pengeluaran air dengan menaik taraf loji, membaik pulihserta membina loji baru dan mengoperasi loji untuk mencapai tahappengeluaran air yang ditetapkan. Syarikat tersebut bertanggungjawabuntuk mendapatkan sumber kewangan bagi membiayai kos membaikpulih, membina loji baru, penyenggaraan dan operasi loji tersebut.Semasa tempoh kuat kuasa perjanjian, Kerajaan Negeri akan membeliair daripada syarikat konsesi berkenaan dan menjualnya kepadapengguna. Kerajaan Negeri akan membuat bayaran kepada syarikatkonsesi melalui bayaran tetap bulanan dan bayaran pukal airberdasarkan kuantiti yang dikeluarkan dengan struktur tarif yangdipersetujui sepanjang tempoh konsesi. Bagi beberapa loji baru yangdibina, konsep ‘Bina Kendali Pindah’ (BOT) diguna pakai. Setelahtempoh perjanjian konsesi tamat, semua aset dan kemudahan yang106

ada akan diserahkan balik kepada Kerajaan. Bagi tujuan penggunaankemudahan oleh syarikat konsesi, sewa tahunan dikenakan sepanjangtempoh konsesi berkenaan.Pihak Audit mendapati kaedah penswastaan yang diguna pakaiadalah berdasarkan benchmarking penswastaan bekalan air diNegeri Perak, Selangor dan Johor iaitu selaras dengan kaedahyang diamalkan oleh Kerajaan Persekutuan. Kaedah penswastaanyang digunakan adalah merangkumi ‘Bina Kendali Pindah’ (BOT)dan ‘Pajakan Aset’.35.2.2 Tatacara Pemilihan/Pelantikan Syarikat KonsesiPemilihan syarikat konsesi kawasan Kota Kinabalu adalahberdasarkan kepada kelulusan Jemaah Kabinet yang menetapkanbahawa syarikat yang menjalankan kajian awal dipilih untukmelaksanakan penswastaan berkenaan. Syarikat konsesi yang dipilihseterusnya mencadangkan agar komposisi syarikat melibatkanpelaburan Kerajaan Negeri. Kerajaan Negeri selanjutnya telahbersetuju dan mengambil sejumlah 200,000 syer yang merupakanpegangan 20% terhadap syarikat berkenaan. Mengikut rekod, syarikatluar negara dan tempatan yang dipilih mempunyai kepakaran danberkeupayaan untuk mengendalikan penswastaan serta mempunyaikewangan yang kukuh. Syarikat luar negara dari Perancis yangberkepentingan dalam syarikat konsesi ini telah mendapat konsesipengurusan, operasi dan penyenggaraan dalam kerja pembinaan loji.Sementara itu, syarikat dari Australia mempunyai kepakaran dalamkerja pembinaan loji dan sistem pengagihan air. Manakala syarikattempatan pula mempunyai kepakaran dan reputasi dalam pembinaanpaip air. Pemeriksaan Audit mendapati bahawa pemegang sahamsyarikat yang dipilih didominasikan oleh syarikat tempatan yangmemegang 55% dari jumlah keseluruhan saham syarikat. Selebihnyadipegang oleh syarikat luar negara.107

Jabatan Audit berpendapat bahawa pemilihan syarikat yangmengendalikan penswastaan ini adalah baik di mana komposisisyarikat adalah merangkumi kesemua aspek iaitu pembinaan paip,pengurusan operasi, pembinaan infrastruktur dan mempunyaikewangan yang kukuh.35.2.3 Perjanjian KontrakPerjanjian konsesi telah diikat antara Kerajaan Negeri dengan syarikatkonsesi pada bulan Disember 1992. Kesemua draf perjanjian itu telahditeliti oleh Jawatankuasa Penswastaan Negeri sebelum dikemukakankepada Jabatan Peguam Besar Negeri. Semakan Audit mendapatiulasan Pejabat Peguam Besar Negeri telah diambil kira dalam kontrakperjanjian yang ditandatangani. Sementara itu, kepentingan Kerajaanjuga dilindungi melalui kuasa yang diberikan kepada wakil Kerajaan(Pengarah Jabatan Air) untuk memantau dan memastikan syarikatmematuhi syarat yang ditetapkan. Perjanjian ini juga menetapkaninsurans yang patut diambil untuk melindungi kepentingan Kerajaandan pekerja serta kemudahan seperti loji dan komponennya. Selain itu,nilai bon pelaksanaan serta bon operasi dan penyenggaraan jugadinyatakan dalam perjanjian ini. Perkara berkaitan tanggungjawabsyarikat konsesi dan ganti rugi yang diperolehi sekiranya syarikatkonsesi gagal melaksanakan tanggungjawab juga ada dinyatakan.Pihak Audit berpendapat perjanjian yang disediakan telahmengambil kira pandangan Jabatan Peguam Besar Negeri danmenjaga kepentingan Kerajaan.i) Tanggungjawab SyarikatMengikut perjanjian konsesi, syarikat konsesi akan mengambilalih kesemua 5 loji rawatan air sedia ada iaitu di Kasigui, Tuaran,Papar, Tamparuli dan Talibong. Syarikat konsesi juga dikehendakimemulihara, menaik taraf loji dan membina loji baru. Kos bagimelaksanakan kerja yang dinyatakan di atas disediakan sendiri108

oleh syarikat konsesi. Kerja pembinaan loji baru dan kerja menaiktaraf dan pemuliharaan hendaklah disiapkan dalam masa yangditetapkan dalam perjanjian konsesi, manakala kerjapenyenggaraan berkala dibuat mengikut jadual sepanjang tempohkonsesi (20 tahun). Selain itu, pihak konsesi juga dikehendakiuntuk menyerapkan kakitangan Jabatan yang terlibat denganoperasi pengeluaran air.ii)Tanggungjawab KerajaanMenurut perjanjian, Kerajaan Negeri akan menyerahkan kesemualoji rawatan air sedia ada kepada syarikat konsesi. SelanjutnyaKerajaan Negeri dikehendaki membayar pemegang konsesimelalui 2 jenis bayaran iaitu bayaran tetap bulanan dan bayaranpukal air. Kedua jenis bayaran tersebut perlu dibayar sepanjangtempoh konsesi.a) Bayaran Tetap BulananBayaran tetap bulanan bertujuan untuk menanggungperbelanjaan modal, membaik pulih loji, penyenggaraandan operasi seperti overhead, kakitangan dan bekalanbahan lain untuk perawatan air.b) Bayaran Pukal AirBayaran pukal air adalah bayaran yang dibuat olehKerajaan Negeri berdasarkan bacaan meter. Harga bagibayaran ini berdasarkan setiap meter padu air yang dibelioleh Kerajaan.Pihak Audit mendapati tiada maklumat untuk memastikansumber formula yang digunakan bagi perkiraan 2 jenisbayaran di atas. Oleh itu, semakan tidak dapat dijalankanuntuk menentukan sama ada formula berkenaan wajardigunakan dan melindungi kepentingan Kerajaan. Selain itu,109

sepanjang tempoh penswastaan Bayaran Tetap Bulanan danBayaran Pukal Air telah disemak 9 kali iaitu tidak selaras dengandasar Kerajaan Persekutuan untuk tidak menaikkan tarif melebihi5 kali bagi tempoh pegangan konsesi 30 tahun.iii)Kadar Sewa Pajakan KemudahanSebagai pertimbangan di atas hak operasi dan penyenggaraanpenggunaan kemudahan yang ada termasuk tanah dan loji,syarikat konsesi dikehendaki membayar sewa pajakan sejumlahRM50,000 satu tahun bagi kawasan Kota Kinabalu. Mengikutmaklumat yang dinyatakan dalam Kertas Kabinet pada tahun1998, loji rawatan air yang mempunyai keupayaan 117.5 JLHbernilai RM400 juta akan diambil alih oleh syarikat konsesi.Semakan Audit mendapati tiada sebarang bukti yangmenunjukkan satu penilaian bebas oleh badan profesionaltelah diperolehi sebelum kadar sewa ditetapkan. Oleh itu,tidak dapat dipastikan sama ada kadar sewa pajakan yangdikenakan adalah munasabah berbanding aset yang diambilalih oleh syarikat konsesi. Unit Perancang Ekonomi, JabatanPerdana Menteri melalui Jawatankuasa Penswastaan telahmeminta Kerajaan Negeri mengkaji semula kadar pajakantersebut. Setakat Disember 2002, kadar sewa pajakan RM50,000satu tahun masih dikekalkan.110

35.2.4 Prestasi Penswastaani) Pembinaan Loji Rawatan Air BaruMengikut perjanjian, syarikat konsesi juga dikehendaki membinakemudahan baru seperti yang ditakrifkan dalam dokumen kontraknaik taraf dan bina loji rawatan air serta komponen berkaitanuntuk meningkatkan kapasiti pengeluaran air. Komponen projekloji rawatan air adalah seperti empangan, rumah pam, pusatpengambilan air mentah, jalan laluan, kolam takungan, paiptransmisi dan paip distribusi. Projek baru yang dimaksudkanadalah Pembinaan Fasa I dan Fasa III- Empangan Babagon diPenampang dan pembinaan Loji Rawatan Air Moyog berkapasiti110 JLH dan komponen projek di Penampang dengan kosRM278.62 juta.Pihak Audit mendapati semua pembinaan kemudahan barutelah disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan dankemudahan tersebut telah dapat digunakan.ii)Kaedah PembinaanKaedah pembinaan yang digunakan semasa pembinaankemudahan baru ialah secara turnkey, iaitu ‘Bina Kendali Pindah’.Kapasiti loji yang dibina telah ditetapkan oleh Kerajaan Negerimanakala reka bentuk loji dibuat oleh konsultan syarikat konsesidengan mendapat kelulusan pihak Kerajaan. Kerja penyeliaansemasa pembinaan dibuat oleh konsultan yang dilantik olehsyarikat konsesi. Pihak Audit mendapati pelantikan konsultandan kerja penyeliaan semasa pembinaan telah dibuat denganteratur dan sempurna.iii)Pemeriksaan FizikalLawatan Audit telah dibuat ke kawasan konsesi air yang terlibatdengan penswastaan. Antara perkara yang diberikan tumpuan111

semasa lawatan adalah proses pengeluaran air, pelan susun aturpemprosesan air, komponen pemprosesan air, pelan susun aturloji rawatan air termasuk sistem pembuangan sisa dan ujiankeberkesanan sesuatu peralatan serta aspek pemantauan dankawalan loji rawatan air oleh syarikat konsesi.a) Proses Perawatan AirSemakan Audit terhadap pelan proses dan pelaksanaanproses perawatan air bermula dari raw water storage,screening coarse and fine, grit removal, chemical pretreatment,aeration, pre-chlorination, chemical mixing,coagulation & flocculation, sedimentation, filtration,fluoridation disinfection and condition mendapati urutanproses di atas telah diikuti sebagaimana proses yangditetapkan dalam pelan proses rawatan air.b) Loji Rawatan AirSemakan Audit telah dibuat terhadap pelaksanaanpembinaan berbanding pelan lukisan susun atur bagi lojirawatan air yang baru dibina iaitu Loji Rawatan Air Moyog,Penampang. Antara perkara yang diberikan tumpuanadalah kemudahan utama dan kemudahan sokongan lojirawatan air; kerja rawatan air merangkumi aerator, mixingflume/chamber, flocculation tanks, sedimentation tanks,makmal (kawalan kualiti) dan filter; tangki air yang telahdirawat; stesen pam air; pembekalan tenaga elektrik bagisesuatu loji; chemical dosing dan stor penyimpanan. Hasilsemakan Audit mendapati pelaksanaan pembinaan darisegi susun atur dan komponen yang terlibat telah dibinamengikut lukisan pelan dan kapasiti jana kuasa sertaboosting pump telah dipasang mengikut spesifikasi yangditetapkan dalam lukisan. Foto 1 di bawah adalahsebahagian daripada komponen loji rawatan air yang telahdilawati.112

Foto 1Komponen Loji (Aerator) Rawatan Air Moyog, PenampangSumber: Fail Foto Jabatan Audit NegaraTarikh: 12 Disember 2002c) Reka Bentuk Sistem Bekalan AirReka bentuk sistem bekalan air seperti yang dinyatakandalam Garis Panduan Reka Bentuk Bagi Sistem Bekalan Airyang dikeluarkan oleh Jawatankuasa Amalan DanPenyeragaman Persatuan Air Malaysia meliputi 16 bahagianiaitu kajian kemungkinan, design low estimation, kualiti air,penyiasatan air bawah tanah, permintaan air, prosesrawatan air, kerja pengambilan air mentah, aerators andmixing devices, flocculation and sedimentation tanks, filters,pelan susun atur loji, mechanical equipment and installation,electrical equipment and installation, water distributionsystem, storage tanks dan water supply plumbing system.Semakan Audit mendapati secara keseluruhannya lojirawatan air yang baru dibina sama ada dari segi lukisandan pelaksanaan telah mengambil kira elemen yangdinyatakan dalam garis panduan tersebut.113

d) Sistem Kawalan Dan Pemantauan Loji Rawatan AirMengikut perjanjian, syarikat konsesi dikehendakimelengkapkan bilik kawalan dengan sistem kawalseliaandan pemantauan moden untuk membolehkanpemantauan/kawalan dengan lebih cekap. Semasa lawatanAudit, adalah didapati loji rawatan air telah dilengkapidengan sistem komputer yang dipanggil SCADA. Sistemini boleh memantau paras air di empangan, kolam takungandan juga memantau aktiviti perawatan air. Selain itu, sistemini juga boleh mengawal pelbagai peralatan loji dari bilikkawalan. Foto 2 di bawah adalah salah satu contoh sistemSCADA yang digunakan untuk memantau aktiviti LojiRawatan Air Moyog, Penampang.Foto 2Sistem Kawalan Berkomputer Di LojiRawatan Air Moyog, Kota KinabaluSumber: Fail Foto Jabatan Audit NegaraTarikh: 12 Disember 2002e) Pembaikan Tebing Sungai TuaranMenurut perjanjian, kos penyenggaraan ditanggung oleh syarikatkonsesi. Bagaimanapun, adalah didapati pada tahun 2002, dua114

projek membaiki tebingan Sungai Tuaran telah dibiayai olehKerajaan Negeri masing-masing bernilai RM355,000 danRM505,000. Projek ini dilaksanakan kerana aliran air di waterintake Loji Rawatan Air Talibong adalah terlalu cetek. Mengikutrekod, pengeluaran air telah jatuh ke paras 36.60 JLH berbandingkeupayaan sebenar 65 JLH. Ini disebabkan aliran air telah beralihke bahagian tebingan yang runtuh dan tidak melalui inlet waterintake. Memandangkan keadaan yang mendesak, Jabatan telahmengambil keputusan membina benteng untuk mengalirkan air keinlet water Loji Rawatan Air Talibong. Foto 3 di bawah adalahprojek yang dimaksudkan.Foto 3Projek Benteng Di Sungai TalibongSumber: Fail Foto Jabatan AuditTarikh: 13 Disember 2002iv)PerbelanjaanMengikut rekod Jabatan, Kerajaan Negeri telah membayar sejumlahRM497.41 juta bagi tempoh 1993 hingga 2002 kepada syarikat konsesi.Pada masa yang sama, sejumlah RM210.33 juta adalah merupakan baki115

tunggakan bayaran pengeluaran air yang perlu dijelaskan oleh KerajaanNegeri.a) Tunggakan BayaranMengikut perjanjian, bayaran tetap bulanan dan bayaran pukal airhendaklah dibayar kepada pemegang konsesi dalam tempoh 30 hariselepas invois dan sijil (monthly joint certificate) diterima. Kegagalanpihak Kerajaan membuat bayaran dalam tempoh yang ditetapkanmengakibatkan Kerajaan akan dikenakan faedah dengan kadar 1.5%ditambah base lending rate purata Bank Bumiputra CommerceBerhad dan Malayan Banking Berhad terhadap jumlah tertunggak.Semakan Audit mendapati Kerajaan Negeri telah gagal membuatbayaran yang ditetapkan mengikut jadual. Setakat Julai 2002,Kerajaan Negeri telah berhutang sejumlah RM244.60 juta kepadapemegang konsesi. Butiran lanjut mengenai tunggakan hutang danfaedah adalah seperti di Jadual 10.Jadual 10Jumlah Tunggakan Dan FaedahTahunJumlah BayaranBayaran TetapBulanan(RM Juta)BayaranPukal Air(RM Juta)TunggakanBayaran TetapBulanan(RM Juta)BayaranPukal Air(RM Juta)Faedah(RM Juta)199319941995199619971998199920002001200215.40028.72549.36449.83651.66554.86515.90313.81116.1939.8239.78918.52721.51427.26726.77228.2846.19622.24120.81210.431-----4.44744.93640.78540.18824.559-----1.00426.0068.47412.3227.6060.2000.3900.4100.1010.3004.28717.7707.4123.1700.232Jumlah 305.585 191.833 154.915 55.412 34.272Jumlah Besar = Tunggakan + Faedah = RM244.60Sumber : Rekod Jabatan Air Negeri Sabah Setakat Julai 2002116

Berdasarkan jadual di atas, Kerajaan Negeri tidak berupaya untukmembayar kepada syarikat konsesi mengikut jadual pembayaran yangditetapkan sebaik sahaja penswastaan dilaksanakan. Inimengakibatkan Kerajaan Negeri terpaksa membayar faedah dandenda ke atas kelewatan bayaran berkenaan sebagaimana yangdiperuntukkan dalam perjanjian. Faedah terkumpul setakat Julai 2002adalah RM34.27 juta.Pada pandangan Audit, tindakan perlu diambil oleh KerajaanNegeri untuk mencari jalan bagi memenuhi tanggungjawabmembayar kepada syarikat konsesi.35.2.5 Pencapaian Matlamat ProjekMatlamat projek penswastaan adalah untuk meningkatkanpengeluaran air dengan cara membina kemudahan baru danmengurangkan bebanan Kerajaan Negeri kerana melalui penswastaanini Kerajaan tidak perlu mengeluarkan peruntukan untuk membinakemudahan baru. Selain itu, ia juga dapat meningkatkan kecekapan,memperkenalkan teknologi baru dan kemahiran pengurusan.i) Peningkatan Keupayaan Loji Selepas PenswastaanPemeriksaan Audit mendapati keupayaan loji mengeluarkan airtelah dapat dipertingkatkan daripada 117.58 JLH menjadi 297 JLHiaitu peningkatan 179.42 JLH. Namun demikian, analisis Auditterhadap pengeluaran air bagi tempoh Januari hingga Disember2002 mendapati purata pengeluaran air hanya 246.44 JLH iaitukurang 50.56 JLH berbanding keupayaan sebenar. Butiranlengkap mengenai keupayaan loji selepas penswastaan adalahseperti di Jadual 11.117

Jadual 11Peningkatan Keupayaan Loji Sebelum DanSelepas PenswastaanKawasanKonsesiNama LojiKeupayaan LojiSebelumPenswastaan(JLH)Keupayaan LojiSelepasPenswastaan(JLH)PertambahanKeupayaan(JLH)KotaKinabaluTalibongKasiguiTamparuliTuaranPaparMoyog (loji baru)55.0050.002.581.009.00-64.0050.003.301.2013.50165.009.00-0.720.204.50165.00Jumlah 117.58 297.00 179.42Sumber: Jabatan Air Negeri Sabahii)Pembinaan Kemudahan BaruMengikut perjanjian, syarikat konsesi dikehendaki membinakemudahan baru seperti loji rawatan air dan kerja berkaitandengan kos RM278.62 juta melalui kaedah turnkey dan dibiayaioleh syarikat konsesi. Pembinaan kemudahan baru telahdisiapkan dalam tempoh yang ditetapkan dan mengikutkeupayaan yang telah ditetapkan. Semua kemudahan baru iniberfungsi sebagaimana tujuan ia dibina.iii)KakitanganSemakan Audit mendapati semua kakitangan loji rawatan air yangterlibat dengan penswastaan pengeluaran air iaitu seramai 126orang telah diserapkan kepada perkhidmatan syarikat konsesi.Semakan Audit terhadap keistimewaan yang diberi kepadapekerja yang diserapkan mendapati terma perkhidmatan yangdiberikan adalah teratur dan mematuhi syarat perjanjian.118

iv)Kemahiran Pengurusan Dan Pemindahan TeknologiSemasa proses pelaksanaan penswastaan pengurusan bekalan,kawasan konsesi diurus oleh kakitangan syarikat konsesi yangterdiri daripada juruperunding dalam dan luar negara.Juruperunding ini terlibat secara langsung dalam operasi hariansistem pengurusan bekalan air. Oleh itu, pengurus dan juruteratempatan boleh mempelajari kepakaran yang diamalkan olehpihak syarikat konsesi. Setakat akhir tahun 2002, beberapapengiktirafan telah diperolehi oleh syarikat konsesi iaitu MS ISO9002:1194 Quality System (model quality assurance inproduction, installation and servicing) dan Akreditasi dari SAMMMalaysia bagi makmal.v) Kualiti AirKualiti air yang dikeluarkan oleh syarikat konsesi mestilah selarasdengan ketetapan Garis Panduan Air Minuman Kebangsaan danWorld Health Organisation (WHO) Standard. Bagi tujuan itu,beberapa ujian dijalankan oleh syarikat konsesi iaitu ujian kualitiair harian, ujian bahan kimia dan ujian bakteria. Semakan Auditterhadap dokumen mendapati ujian yang ditetapkan telah dibuatdan setiap makmal dilengkapi dengan peralatan untukmenjalankan ujian. Sampel air juga dibawa ke Jabatan Kimiauntuk diuji bagi memastikan kualiti air selaras dengan kualiti yangditetapkan. Selain itu, syarikat konsesi juga telah menyediakanpaip air khas untuk diuji oleh Jabatan Kesihatan apabiladiperlukan.Syarikat konsesi telah melaksanakan pembinaan serta pengeluaran air yangditetapkan. Bagaimanapun, adalah didapati setakat Julai 2002 KerajaanNegeri masih berhutang sejumlah RM244.60 juta kepada syarikat konsesi.119

35.2 PEMANTAUANPemantauan merupakan aktiviti penting bagi memastikan kejayaan sesuatuprogram. Pemerhatian Audit terhadap pemantauan program penswastaanpengeluaran air mendapati perkara berikut:35.3.1 Kerajaan NegeriPemantauan adalah dibuat oleh Jawatankuasa Penswastaan Negeri dimana Kementerian Kewangan Negeri bertindak sebagai urus setiaJawatankuasa. Jawatankuasa ini telah membincangkan isu yangtimbul dalam proses pelaksanaan penswastaan sebelum membawaperkara berkaitan kepada Kabinet Negeri. Di peringkat pelaksanaansebenar penswastaan pula, Pengarah Jabatan Air Negeri Sabahdilantik sebagai wakil Kerajaan dan seterusnya Jabatan pula melantikseorang Jurutera (Gred J48) untuk memantau perjalanan penswastaanbagi memastikan syarikat konsesi mematuhi perjanjian yang telahdimeterai.35.3.2 Kerajaan PersekutuanSelain di peringkat Negeri Sabah, Kerajaan Persekutuan melalui UnitPerancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri juga sentiasamemantau perjalanan penswastaan secara keseluruhannya. Sebagaicontoh, Jemaah Menteri Persekutuan pada Jun 1996 telahmenasihatkan Kerajaan Negeri supaya merunding semula terma dansyarat perjanjian, kerana mereka berpendapat terma dan syarat asalyang dicadangkan merugikan pihak Kerajaan. Antara terma dan syaratyang perlu diberi perhatian adalah dari segi kadar caj dan formulakenaikan tarif iaitu sebarang perubahan tarif perlu mendapat kelulusanKerajaan terlebih dahulu dan perjanjian konsesi perlu mempunyaielemen pemindahan teknologi, latihan, penyelidikan danpembangunan.120

35.3.3 Laporan BulananLaporan bulanan oleh syarikat konsesi kepada Jabatan pada setiapbulan adalah salah satu mekanisma untuk memantau kerja yangdilaksanakan oleh syarikat konsesi. Antara kandungan laporan bulananitu adalah maklumat lengkap mengenai keadaan sumber air, kuantiti airbagi setiap loji, kemajuan kerja penyenggaraan dan pemuliharaan.35.3.4 JuruperundingBagi tujuan mengawal selia projek pembinaan kemudahan baru dankerja berkaitan, syarikat konsesi telah melantik juruperunding untukmenyediakan as-built drawing dan bill of quantities, seterusnyamengawal selia semasa pembinaan. Spesifikasi, kualiti dan mutu kerjaserta tuntutan pembayaran oleh kontraktor kepada syarikat konsesijuga dipantau oleh juruperunding.Pada keseluruhannya, pelaksanaan penswastaan ini telah dipantaudengan memuaskan. Aktiviti pemantauan bagi perjalanan penswastaanbukan sahaja dibuat oleh Jabatan dan Jawatankuasa Penswastaan Negerimalahan Kabinet Negeri dan juga Kerajaan Persekutuan.36. RUMUSAN DAN SYOR AUDITSecara keseluruhannya, program penswastaan pengeluaran air di KotaKinabalu telah dapat dilaksanakan dengan memuaskan dari aspek peningkatanproduktiviti pengeluaran air sejajar dengan perancangan yang ditetapkan untukmemenuhi keperluan pengguna. Keupayaan loji telah dapat dipertingkatkan dari117.58 JLH menjadi 297 JLH iaitu peningkatan 179.42 JLH bersamaan 60.4%. Begitujuga dari aspek kecekapan pengurusan loji rawatan air. Ini terbukti apabila syarikatkonsesi mendapat pengiktirafan dalam pelbagai aspek pengurusan sistem bekalan airdaripada badan profesional. Namun begitu, dari segi skala ekonomi, penswastaan initelah membebankan Kerajaan Negeri untuk membuat pembayaran kepada syarikatkonsesi yang mana setakat Julai 2002 sejumlah RM244.60 juta bayaran tetap bulanandan bayaran pukal air masih lagi tertunggak. Bagi air yang dibeli daripada syarikat121

konsesi pula, pihak Kerajaan Negeri hanya mendapat hasil 40% daripada jumlah yangdibeli kerana kadar ‘air tidak berhasil’ (NRW) bagi Negeri Sabah ialah 60%. Adalahdicadangkan agar tindakan awal dapat diambil bagi memastikan Kerajaan Negeri tidakdibebani bayaran tunggakan yang meningkat setiap tahun. Selain itu, KerajaanNegeri juga dibebani dengan jumlah faedah yang meningkat berdasarkan perjanjianyang ditandatangani.122

KEMENTERIAN KEWANGAN NEGERIPROGRAM PENSWASTAAN MENAIK TARAF DAN MENYENGGARA JALANMAJLIS PERBANDARAN DAN MAJLIS DAERAH37. LATAR BELAKANG37.1 Jalan yang menghubungkan antara kawasan, daerah dan pekan di NegeriSabah terdiri daripada jalan Persekutuan dan jalan Negeri. Bagi jalan Negeri,hanya jalan yang layak dan didaftarkan dalam Daftar Jalan Negeri sahaja akanmenerima peruntukan untuk penyenggaraan jalan dari Kerajaan Persekutuansetiap tahun melalui Pemberian Penyenggaraan Jalan Negeri seperti yangditakrif di bawah Perkara 109(1) (b) Perlembagaan Persekutuan.37.2 Kriteria yang ditetapkan oleh Kerajaan Persekutuan untuk melayakkan sesuatujalan menerima Pemberian Jalan Negeri ialah jalan raya yang standard iaitulebar permukaannya 14 kaki ke atas dan lebar kedua bahu jalannya adalah 10kaki, manakala bagi jalan substandard adalah jalan yang lebar permukaannyakurang dari 14 kaki tanpa mengambil kira lebar bahu jalan. Menurut kadar yangditetapkan sebelum penswastaan pada tahun 1998, pemberian untuk jalan rayastandard adalah RM20,632 satu batu dan RM13,839 satu batu untuk jalan rayasubstandard.37.3 Objektif program penswastaan menaik taraf dan menyenggara jalan MajlisPerbandaran dan Majlis Daerah adalah bertujuan untuk:i) Melayakkan Kerajaan Negeri mendapat pemberian peruntukan jalanraya daripada Kerajaan Pusat;ii) Menikmati faedah skala ekonomi iaitu dengan menawarkan kontrakpengurusan jangka panjang kepada 1 kontraktor. Dengan cara ini,Kerajaan dapat menjimatkan masa dan kos pentadbiran tender danaktiviti berkaitan dengannya;123

iii)iv)Mewujud dan melahirkan masyarakat perniagaan dan perdaganganBumiputera yang berkemampuan dan berpengetahuan teknologi terkinidalam bidang pembinaan jalan raya melalui konsep ‘payung’ yangdiamalkan oleh syarikat dengan sesi latihan yang akan diberi kepadakontraktor tempatan; danMembangunkan satu rangkaian perhubungan jalan raya yang baik danberkualiti di Negeri Sabah.38. OBJEKTIF PENGAUDITANObjektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada programpenswastaan menaik taraf dan menyenggara jalan Pihak Berkuasa Tempatan telahdilaksanakan dengan cekap dan berkesan serta mencapai matlamat programtersebut.39. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITANPengauditan dijalankan di Kementerian Kewangan Negeri, Unit PerancangEkonomi Negeri, Unit Penswastaan Negeri, Jabatan Kerja Raya dan Pihak BerkuasaTempatan yang berkenaan. Skop pengauditan ditumpukan kepada aspekperancangan, pelaksanaan dan pemantauan program yang bermula dari tahun 1998hingga tarikh pengauditan. Pengauditan terhadap aspek perancangan programmeliputi semakan terhadap kertas cadangan yang dikemukakan oleh syarikat konsesidan laporan kajian awal yang disediakan serta rekod kewangan mengenai jumlahperuntukan dan perbelanjaan yang dilakukan oleh Kerajaan sebelum diswastakan.Pada peringkat pelaksanaan, semakan dibuat terhadap perjanjian kontrak bersertadokumen sokongan seperti insurans, bon pelaksanaan dan perkara lain yangberkaitan dengan kepentingan Kerajaan. Semakan juga dibuat terhadap LaporanKemajuan Bulanan, rekod kewangan seperti buku peruntukan, waran diterima danbaucar bayaran. Lawatan Audit ke tapak projek juga dilakukan bagi memastikankeadaan serta spesifikasi projek dipatuhi. Pada peringkat pemantauan, semakandijalankan terhadap fungsi dan peranan Jawatankuasa yang dibentuk khusus untukprogram ini serta tindakan yang diambil mengenai perkara yang berbangkit.124

40. PENEMUAN AUDIT40.1 PERANCANGANKerajaan Negeri berhasrat untuk memastikan semua jalan Pihak BerkuasaTempatan yang sedia ada dinaik taraf dan memenuhi kriteria yangmembolehkannya menerima Pemberian Penyenggaraan Jalan Negeri. Bagitujuan ini perancangan yang rapi perlu diadakan untuk memastikan matlamatKerajaan dapat dicapai. Semakan Audit mendapati perkara berikut:40.1.1 Kertas CadanganPada tahun 1996, sebuah syarikat tempatan telah mengemukakankertas cadangan kepada Kementerian Kewangan Negeri untukmelaksanakan program menaik taraf semua jalan yang tidak layakmendapat pemberian (non-qualified road) yang dimiliki oleh MajlisPerbandaran dan Majlis Daerah. Melalui cadangan yang dikemukakanitu, semua jalan terlibat akan dinaik taraf bagi membolehkan KerajaanNegeri menuntut Pemberian Penyenggaraan Jalan Negeri. Selepasdinaik taraf, jalan itu kemudiannya akan disenggara selama 20 tahunoleh syarikat konsesi.Menurut kertas cadangan itu lagi, kos bagi menaik taraf danmenyenggara jalan raya adalah masing-masing dianggarkan berjumlahRM250,000 dan RM12,900 satu kilometer. Kos yang dicadangkan ituadalah lebih murah berbanding kos yang dibelanjakan oleh JabatanKerja Raya iaitu antara RM250,000 hingga RM600,000 satu kilometeruntuk menaik taraf jalan dan RM32,097 satu batu (1.6 km) bagimenyenggara jalan raya di Sabah. Setelah meneliti kertas cadanganberkenaan, Jemaah Kabinet Negeri melalui mesyuaratnya padaNovember 1996 telah meluluskannya.125

40.1.2 Kajian Awali) Sebelum memulakan konsesi ini, pihak syarikat adalahdikehendaki untuk melaksanakan perkara berikut:a) Mendapatkan maklumat mengenai semua jalan yang dimilikioleh Pihak Berkuasa Tempatan dan mengenal pasti jalanyang dikategorikan non-qualified road untuk tujuan dinaiktaraf.b) Menjalankan kerja pengukuran dan penyiasatan sertamenyediakan pelan menaik taraf dan menyenggara jalanPihak Berkuasa Tempatan.c) Membantu Kerajaan Negeri bagi mengenal pasti jalan PihakBerkuasa Tempatan yang belum disenaraikan dalam DaftarJalan Negeri.ii) Hasil dari kajian awal yang dijalankan oleh syarikat konsesimendapati Pihak Berkuasa Tempatan memiliki 1,516 kilometerjalan yang tidak memenuhi kriteria pemberian penyenggaraandaripada Kerajaan Persekutuan. Sekiranya jalan ini tidak dinaiktaraf, Kerajaan Negeri akan mengalami kerugian kerana terpaksamenanggung kos penyenggaraan jalan tersebut. Oleh itu,syarikat konsesi telah membuat cadangan untuk menaik tarafjalan kategori berkenaan melalui 4 opsyen seperti berikut:a) Pilihan 1 untuk menaik taraf 500 kilometer dengan kosRM125 juta.b) Pilihan 2 untuk 1,000 kilometer dengan kos RM250 juta.c) Pilihan 3 untuk 1,500 kilometer dengan kos RM300 juta.d) Pilihan 4 untuk 2,500 kilometer dengan kos RM551.59 juta.Kabinet Negeri telah bersetuju dengan kertas cadangan tersebutdan pemilihan opsyen diserah kepada Kementerian KewanganNegeri.126

40.1.3 Anggaran Kos ProjekBerdasarkan kertas cadangan yang dikemukakan oleh syarikat konsesidan kedudukan kewangan Kerajaan Negeri pada masa itu, sejumlahRM5 juta satu tahun dianggarkan untuk melaksanakan program ini.40.1.4 Kelulusan Unit Penswastaan NegeriUnit Penswastaan Negeri telah dimaklumkan mengenai program inidan melalui mesyuarat Jawatankuasa Penswastaan Negeri yangdiadakan pada April 1998, Jawatankuasa tersebut telah meluluskanprogram penswastaan ini. Antara komen dan cadangan yang diajukanoleh Jawatankuasa Penswastaan adalah seperti berikut:i) Pihak konsesi hendaklah membantu agensi pelaksana KerajaanNegeri membuat kajian semula terhadap sistem rangkaian jalanraya di Negeri Sabah agar kerja menaik taraf dan menyenggaradapat dilaksana dengan cepat dan berkesan;ii)Pihak konsesi hendaklah memberi keutamaan untuk menaik tarafjalan raya yang memerlukan kos minimum untuk melayakkanjalan berkenaan mendapat pemberian penyenggaraan jalan;iii)Pihak konsesi hendaklah memastikan agar kos menaik taraf danmenyenggara jalan raya tidak melebihi kos menaik taraf danmenyenggara jalan raya yang dilaksanakan oleh Kerajaan Negeri;iv)Pembayaran kepada pihak konsesi adalah berdasarkan kepadanilai kerja yang disiapkan; danv) Kos bayaran menaik taraf dianggarkan RM250,000 dan kospenyenggaraan adalah RM12,900 satu kilometer.127

40.1.5 Jawatankuasa TeknikalSatu Jawatankuasa Teknikal Peringkat Kementerian Kewangan Negeritelah diwujudkan untuk menyelaras dan mengkaji setiap permohonanjalan raya yang akan dilaksanakan, menetap dan mengawalperuntukan kewangan bagi menjaga kepentingan Kerajaan Negeriserta memantau kemajuan program untuk mencapai objektifpenswastaan.40.1.6 Kriteria Pemilihan JalanPemilihan jalan yang akan dinaik taraf adalah berdasarkan kepadajalan yang tidak layak mendapat pemberian penyenggaraan, ataspermintaan Ahli Dewan Undangan Negeri atau Pihak BerkuasaTempatan dan penduduk setempat serta diluluskan oleh JawatankuasaTeknikal. Antara kriteria yang telah ditetapkan dan perlu diambil kirasebelum sesuatu jalan dinaik taraf adalah seperti berikut:i) Melibatkan kos yang minimum supaya Kerajaan Negeri dapatmenuntut pemberian jalan raya;ii) Jalan raya yang tidak melibatkan pengambilan tanah;iii) Jalan raya yang tidak melibatkan pembinaan jambatan; daniv) Untuk memberi kemudahan kepada kawasan yang berpenduduk.Secara keseluruhannya, aspek perancangan yang dijalankan terhadapprogram penswastaan adalah teratur dan memuaskan di mana KerajaanNegeri telah mengambil tindakan yang perlu sebelum program inidijalankan. Aspek penting iaitu kajian awal dan peruntukan telahdisediakan, kelulusan Kabinet Negeri dan Jawatankuasa UnitPenswastaan telah diperolehi serta penubuhan Jawatankuasa TeknikalPeringkat Kementerian telah dibuat. Selain itu, kriteria pemilihan jalanyang akan dinaik taraf dan disenggara juga telah ditetapkan.128

40.2 PELAKSANAANBagi melaksanakan program penswastaan menaik taraf dan menyenggarajalan raya Pihak Berkuasa Tempatan, Kerajaan Negeri perlu memastikansyarikat konsesi yang dipilih adalah berkemampuan dari segi kepakaran dankewangan untuk menjalankan kerja berkenaan. Selain itu, dokumen perjanjiankontrak perlu dirujuk kepada Jabatan Peguam Besar Negeri untuk semakanbagi memastikan supaya syarat perjanjian melindungi kepentingan Kerajaan.Sementara itu, Pengarah Projek juga dilantik untuk memastikan jalan yangdinaik taraf oleh syarikat konsesi adalah memenuhi kriteria yang telahditentukan serta menepati spesifikasi kerja menurut piawaian yang diamalkanoleh Jabatan Kerja Raya.40.2.1 Pemilihan JalanMenurut Laporan Kajian Awal yang dijalankan oleh syarikat konsesi,kesemua 24 Pihak Berkuasa Tempatan di Negeri Sabah memilikisejumlah 975 jalan yang tidak layak mendapat bantuan, dengan jarakkeseluruhan berjumlah 1,516 kilometer. Oleh itu, Kerajaan Negerimenanggung perbelanjaan untuk menyenggara jalan tersebut keranatidak menepati kriteria Kerajaan Persekutuan bagi melayakkannyamenerima Pemberian Penyenggaraan Jalan Raya Negeri.Sepertimana ditetapkan semasa peringkat perancangan, pemilihanjalan yang akan dinaik taraf adalah berasaskan kepada kriteria yangditetapkan. Semakan Audit mendapati pada asalnya sejumlah 122jalan telah dipilih untuk dinaik taraf. Walau bagaimanapun, sejumlah33 batang jalan asal telah dibatalkan dan digantikan dengan 12 jalanlain. Oleh itu, jumlah yang dipilih menjadi 101 jalan. Kedudukanpemilihan jalan untuk dinaik taraf mengikut daerah adalah seperti diJadual 12.129

Jadual 12Pemilihan Jalan Untuk Dinaik TarafBilangan JalanPakej Daerah Asal Batal Ganti Kekal1 Penampang 11 3 2 102 Papar 31 18 8 212(a) Papar 15 8 2 93 Beaufort 3 0 0 31a/2b/63a/4/5/7Penampang/Papar/TuaranBeaufort/K.Penyu/Tenom/Sipitang23 3 0 2039 1 0 38Jumlah 122 33 12 101Sumber: Rekod Kementerian Kewangan NegeriSemakan Audit selanjutnya mendapati 3 jalan sepanjang 4.34 kilometerdaripada 101 jalan yang dipilih, merupakan jalan yang didaftarkan dalamDaftar Jalan Negeri dan sedang menerima Pemberian PenyenggaraanJalan Raya Negeri seperti di Jadual 13.Jadual 13Jalan Yang Layak Menerima PemberianTetapi Dinaik Taraf Oleh Pihak KonsesiNo. Pakej Daerah Nama Jalan Panjang Jalan(km)Pakej 1 Penampang Nosoob Baru 0.58Pakej 2 Papar 1. Safoda Jica2. Punson Kirilip1.722.04Jumlah 4.34Sumber: Rekod Kementerian Kewangan NegeriPihak Audit berpendapat bahawa program menaik taraf jalansepatutnya diberi hanya kepada jalan yang tidak layak sahaja untukmembolehkan lebih banyak jalan di Negeri Sabah layak menerimaPemberian Penyenggaraan Jalan Raya Negeri.130

40.2.2 Pemilihan SyarikatSyarikat konsesi yang dipilih untuk melaksanakan programpenswastaan ini adalah merupakan syarikat tempatan yangmempunyai pengalaman luas dalam bidang ini dan mempunyaikedudukan kewangan yang kukuh. Pemilihan syarikat adalahberdasarkan kepada kertas cadangan yang dikemukakan olehnya dankelulusan Kabinet Negeri pada tahun 1996. Selanjutnya beberapa sirimesyuarat antara Jawatankuasa Penswastaan KementerianKewangan Negeri dengan pihak konsesi telah diadakan untuk menilaikeupayaan syarikat dari segi kepakaran dan kewangan.Pada pendapat Audit, pemilihan syarikat adalah mengikutprosedur dan tatacara yang diamalkan oleh Kerajaan Negeridengan mengambil kira kelulusan Kabinet Negeri serta tindakansusulan Jawatankuasa Penswastaan dan Jawatankuasa TeknikalKementerian Kewangan Negeri, khususnya terhadap keupayaansyarikat yang dilantik.40.2.3 Perjanjian KontrakDraf perjanjian kontrak antara Kementerian Kewangan Negeri dansyarikat konsesi telah diteliti terlebih dahulu oleh Jabatan PeguamBesar Negeri dan seterusnya ditapis dan diluluskan oleh JawatankuasaTeknikal Penswastaan, Kementerian Kewangan Negeri. Selepasbeberapa siri perbincangan antara pihak Jabatan Kerja Raya dengansyarikat konsesi, kedua pihak bersetuju dengan kadar bayaran sertasyarat perjanjian. Seterusnya, perjanjian konsesi ditandatangani padabulan Ogos 1998 dengan tempoh pelaksanaan selama 20 tahun.i) Tanggungjawab Syarikat KonsesiMenurut perjanjian, syarikat konsesi dikehendaki menjalankankerja bagi kajian awal iaitu pre-concession works. Sehubungan131

itu, syarikat konsesi telah mengemukakan laporan kajian awalpada akhir tahun 1998.Seksyen 3.5 kepada perjanjian konsesi menitikberatkankewajipan syarikat konsesi untuk menganjurkan kursus bagimelatih kontraktor kecil. Ini bertujuan mewujud dan melahirkanmasyarakat perniagaan dan perdagangan Bumiputera yangberkemampuan dan berpengetahuan teknologi terkini dalambidang pembinaan jalan raya melalui konsep ‘payung’. SemakanAudit mendapati sejumlah 35 modul pelbagai latihan mengenaipembinaan jalan raya telah dianjurkan oleh syarikat konsesikepada kontraktor tempatan antara tahun 1999 hingga 2002.Selain itu, syarikat konsesi juga dikehendaki menyediakan bonpelaksanaan dan insurans yang berkaitan.ii)Tanggungjawab KerajaanMenurut perjanjian, Kerajaan Negeri hendaklah membayarkepada syarikat konsesi bagi kerja yang telah dilaksanakanberdasarkan kemajuan kerja yang dicapai. Sekiranya KerajaanNegeri gagal membuat bayaran dalam tempoh yang ditetapkan,faedah akan dikenakan.Selain itu, Kerajaan Negeri juga boleh mengkaji semula programpenswastaan tersebut selepas 5 tahun dilaksanakan.Bagaimanapun setakat tarikh Auditan, kajian semula berkenaanbelum lagi dibuat walaupun tempoh genap 5 tahun telah berlalupada bulan Ogos 2002.Bagi tahun 1999 hingga 2002, sebanyak 4 kontrak kerja menaiktaraf dan 3 kontrak kerja penyenggaraan telah ditandatangani dandilaksanakan. Empat kontrak kerja menaik taraf jalan itumelibatkan sejumlah 101 jalan sepanjang 149 kilometer bernilaiRM110.91 juta. Manakala 3 kontrak kerja penyenggaraan yang132

melibatkan 208 jalan sepanjang 230 kilometer bernilai RM5.16juta satu tahun sehingga tamat tempoh konsesi pada tahun 2018.Butiran mengenai kontrak kerja menaik taraf dan penyenggaraanadalah seperti di Jadual 14.Jadual 14Kontrak Kerja Yang DitandatanganiBil. Jenis Kerja BilanganKontrakTarikhDitandatanganiHarga Kontrak(RM)1. Pre-concession PerjanjianKonsesi20.08.1998 11,945,0592. Menaik TarafJalani. Kontrak 1ii. Kontrak 203.08.199929.11.200032,501,30313,506,844iii. Kontrak 329.08.200121,570,211iv. Kontrak 429.08.200143,336,290110,914,6483. PenyenggaraanJalani. Kontrak 1ii. Kontrak 226.12.200021.03.2001632,7631,259,272iii. Kontrak 328.02.20023,267,9825,160,017JumlahSumber: Rekod Kementerian Kewangan Negeri128,019,724Pada pendapat Audit, perjanjian konsesi yang ditandatanganiadalah menjaga dan melindungi kepentingan Kerajaan antaranyaialah dengan menetapkan syarikat konsesi menyediakan bonpelaksanaan, insurans yang berkaitan dan syarat lain yang wajar.40.2.4 Pengurus ProjekBagi menjayakan program penswastaan ini, seorang Pengurus Projektelah dilantik iaitu Pengarah Jabatan Kerja Raya seperti termaktub dalamperjanjian konsesi. Selain daripada menyemak kemajuan kerja yang133

dijalankan oleh pihak konsesi, Pengurus Projek juga menyemak detaileddesign yang dikemukakan oleh pihak juruperunding dan meluluskannya.Pengurus Projek juga mengadakan lawatan ke tapak pembinaan jalanyang siap dinaik taraf bagi memastikan jalan yang siap dibina mematuhikriteria yang ditetapkan. Bagaimanapun, dengan bilangan jalan raya yangdinaik taraf semakin bertambah, tugas serta tanggungjawab PengurusProjek semakin mencabar. Bagi mengatasi masalah ini, Jabatan KerjaRaya telah mengemukakan cadangan untuk menambah kakitangan bagimengurus dan memantau pelaksanaan program ini. Sehingga tarikhpengauditan, cadangan ini belum diluluskan.40.2.5 Prestasi ProjekSemakan Audit terhadap kemajuan kerja yang dilaksanakan olehsyarikat konsesi mendapati:i) Kemajuan KerjaMenurut Laporan Kemajuan bulan Disember 2002, kerja naik tarafsejumlah 76 jalan dengan jarak keseluruhan sepanjang 76.40kilometer telah siap dilaksanakan oleh syarikat konsesi. Butiranjalan yang disiapkan mengikut daerah seperti di Jadual 15.Jadual 15Jalan Yang Telah Dinaik TarafBil. Daerah Bil. JalanSiapJumlahKM1. Penampang 21 13.282. Papar 25 29.043. Papar 12 9.104. Beaufort 6 7.525. Penampang/Papar/Tuaran8 9.226. Tenom/Sipitang 4 8.24Jumlah 76 76.40Sumber: Rekod Kementerian Kewangan Negeri134

Semakan Audit mendapati kesemua jalan tersebut telah disiapkanpada tahun 1999 hingga 2002 dan telah dimasukkan ke dalam DaftarJalan Negeri.Bagi mempercepatkan lagi pelaksanaan program menaik taraf jalanuntuk layak mendapat pemberian, Kerajaan Negeri telah bersetujudengan cadangan syarikat konsesi untuk menaik taraf 357 kilometerjalan dalam tempoh 6 tahun bermula pada 1998 dengan kosberjumlah RM178 juta. Syarikat konsesi akan membiayai kos menaiktaraf jalan ini melalui pinjaman daripada bank swasta.Berdasarkan pencapaian sekarang, pada pendapat Audit,Kerajaan Negeri perlu mengkaji semula untuk memastikanmatlamat untuk menaik taraf kesemua jalan Pihak BerkuasaTempatan sepanjang 1,516 kilometer ke tahap qualified tercapaisepenuhnya menjelang tahun 2018.ii)Peruntukan DiterimaSemakan Audit mendapati pihak Jabatan Kerja Raya telah menerimaperuntukan bagi melaksanakan program ini berjumlah RM50.48 jutadan membelanjakan sejumlah RM48.80 juta bagi tempoh 1999hingga 2002 seperti di Jadual 16.Jadual 16Jumlah Peruntukan Diterima Oleh JKRBil. Tahun Jumlah Diterima(RM)Jumlah Dibelanjakan(RM)1. 1999 14,000,000.00 13,999,177.392. 2000 12,000,000.00 12,000,000.003. 2001 9,551,746.22 9,323,668.124. 2002 14,932,423.00 13,477,872.43Jumlah 50,484,169.22 48,800,717.94Sumber: Rekod Kementerian Kewangan Negeri135

iii)Bayaran Kepada Syarikat KonsesiMenurut Laporan Kemajuan yang dikemukakan oleh syarikat konsesisetakat Disember 2002, kos kerja yang telah disiapkan dan bayaranyang diterima adalah seperti di Jadual 17, Jadual 18 dan Jadual 19.Jadual 17Tuntutan Kerja Pre-concessionNo. Kontrak Dan HargaKontrakHarga Kontrak(RM)Kerja Siap DanKos Dituntut(RM)JumlahTelahDibayar(RM)BakiTertunggak(RM)Berdasarkan PerjanjianKonsesi (Bayaran dibuatberdasarkan kerja sebenar)11,945,058.58 11,945,058.58 9,439,204.18 2,505,854.40Jumlah 11,945,058.58 11,945,058.58 9,439,204.18 2,505,854.40Sumber: Rekod Kementerian Kewangan NegeriJadual 18Tuntutan Kerja Menaik Taraf JalanBil.Pakej/No.KontrakHargaKontrak(RM)Kerja SiapDan KosDituntut(RM)Jumlah TelahDibayar(RM)BakiTertunggak(RM)1. Pakej 1 & 2,HQ 68/992. Pakej 2 & 3,HQ 136/20003. Pakej 1a, 2b & 6,HQ 55/200140,459,223.51 39,061,527.31 39,061,527.31 0.0013,506,296.62 13,036,123.06 13,036,123.06 0.0021,570,210.73 14,625,405.47 10,796,294.59 3,829,110.884. Pakej 3a, 4, 5 &7, HQ 54/200145,748,290.29 29,843,173.78 25,331,868.64 4,511,305.14Jumlah 121,284,021.15 96,566,229.62 88,225,813.60 8,340,416.02Sumber: Rekod Kementerian Kewangan Negeri136

Jadual 19Tuntutan PenyenggaraanBil. No. Kontrak Harga Kontrak(RM)Kerja Siap DanKos Dituntut(RM)Jumlah TelahDibayar(RM)BakiTertunggak(RM)1. HQ 264/2000 314,641.36 314,641.36 295,393.15 19,248.212. HQ 10/2001 653,182.56 653,182.56 653,182.56 0.003. HQ 3/2002 2,871,896.73 2,871,896.73 276,629.14 2,595,267.593,839,720.65 3,839,720.65 1,225,204.85 2,614,515.80Jumlah Keseluruhan Kontrak Yang DitandatanganiJumlah 137,068,800.38 112,351,008.85 98,890,222.63 13,460,786.22Sumber: Rekod Kementerian Kewangan NegeriMemandangkan kos kerja yang dilaksanakan oleh syarikat konsesiadalah besar berbanding peruntukan yang disediakan oleh pihakKementerian Kewangan Negeri, iaitu antara RM5 juta hingga RM10 jutasetahun, syarikat konsesi telah membuat pinjaman daripada banktempatan berjumlah RM60 juta untuk menampung kos berkenaan. PihakKementerian telah membenarkan pinjaman tersebut dan bersetujumembuat pembayaran balik dalam 18 ansuran iaitu setiap setengahtahun mulai bulan Jun 2001. Bayaran yang dibuat akan di off-setdengan jumlah kos kemajuan kerja yang dilaksanakan oleh syarikatkonsesi. Dengan cara ini, syarikat konsesi akan dapat mempergiatkankerja menaik taraf lebih banyak jalan dan secara tidak langsungmembolehkan Kerajaan Negeri memperoleh tambahan PemberianPenyenggaraan Jalan Negeri. Semakan Audit mendapati setakat tarikhpengauditan, sejumlah RM11 juta telah dibayar oleh pihak Kerajaanmenurut jadual bayaran balik pinjaman tersebut.137

Semakan Audit selanjutnya mendapati pihak bank dan syarikat konsesitelah meminta Kementerian Kewangan Negeri membayar faedahpinjaman berkenaan. Setakat Disember 2002, sejumlah RM4.23 jutabagi faedah terkumpul sehingga bulan Jun 2002 telah dikenakan olehpihak bank. Lanjutan daripada pinjaman ini, satu perjanjian tambahantelah ditandatangani pada Disember 2002 dan antara lain kandungannyadifokuskan kepada faedah bank yang dikenakan dan perlu ditanggungoleh Kerajaan.Berdasarkan kepada kemajuan kerja yang dicapai oleh syarikatkonsesi serta jumlah yang perlu dibayar oleh pihak Kerajaanberbanding dengan bajet yang disediakan iaitu RM5 juta setahunpada awalnya dan telah ditambah sehingga RM10 juta setahun padamasa ini, Kerajaan Negeri hendaklah mencari jalan untukmenyelesaikan bayaran kemajuan kerja yang tertunggak berjumlahRM13.46 juta setakat Disember 2002.iv)Lawatan Ke Tapak ProjekLawatan Audit ke 5 daerah yang dipilih untuk pengauditan lanjut iaituTuaran, Penampang, Sipitang, Beaufort dan Tenom telah dilakukanpada November dan Disember 2002. Tujuan lawatan adalah untukmenentukan tahap kemajuan kerja yang dicapai di daerah terlibat.Sejumlah 20 daripada 76 jalan yang telah dinaik taraf di daerahberkenaan telah dilawati dan pihak Audit berpuas hati terhadap mutukerja yang dilaksanakan. Foto 4 di bawah menunjukkan salah satujalan raya yang telah siap dinaik taraf.138

Foto 4Keadaan Jalan Kampung Tiga, SipitangYang Telah Siap Dinaik Taraf Oleh Syarikat KonsesiTarikh: 28 November 2002Sumber: Fail Foto Jabatan Audit NegaraSumber: Fail Foto Jabatan Audit NegaraTarikh: 28 November 2002v) Pengambilan TanahMenurut kriteria pemilihan jalan yang akan dinaik taraf, jalan yang dipilihhendaklah tidak melibatkan pengambilan tanah.Bagaimanapun,semakan Audit mendapati pada peringkat awal pelaksanaanpenaiktarafan jalan telah melibatkan isu pengambilan tanah. Di daerahPenampang misalnya, terdapat pengambilan tanah untuk menaik taraf 8jalan di daerah tersebut dan dianggarkan sejumlah RM2.60 jutadiperlukan untuk bayaran pampasan tanah yang terlibat. Setakat tarikhpengauditan, bayaran masih belum dibuat walaupun menurutKementerian Kewangan Negeri sejumlah RM25 juta telah tersedia dalambajet Negeri bagi tempoh RMK8. Menurut pihak Jabatan Tanah DanUkur, peruntukan berkenaan adalah untuk jalan qualified iaitu RM15 jutadan RM10 juta lagi diperuntukkan untuk pengambilan tanah KotaKinabalu Industrial Park. Kementerian Kewangan Negeri telah139

mengarahkan agar jumlah peruntukan yang mencukupi disediakan untukprogram ini. Bagi mengatasi masalah ini, Jawatankuasa TeknikalKementerian Kewangan Negeri telah mengambil tindakan untukmengurangkan beban Kerajaan dengan menetapkan pemilihan jalanpada masa akan datang tidak akan melibatkan banyak pengambilantanah.Pada pendapat Audit, pelaksanaan program menaik taraf danmenyenggara jalan Pihak Berkuasa Tempatan adalah baik dan jalan yangtelah siap dinaik taraf telah memberi kemudahan kepada penduduksetempat. Bagaimanapun, dengan peruntukan yang terhad, pelaksanaanprogram ini akan terjejas dan pihak Kerajaan perlu menanggung bayaranfaedah serta penalti yang akan dikenakan oleh pihak bank dan syarikatkonsesi. Selain itu, selepas 4 tahun program ini dilaksanakan hanya 76.40kilometer jalan atau 5% daripada 1,516 kilometer jalan berjaya disiapkan.Oleh itu, matlamat Kerajaan Negeri untuk menaik taraf semua jalan PihakBerkuasa Tempatan yang berkenaan untuk melayakkannya menerimaPemberian Penyenggaraan Jalan Raya Negeri mungkin tidak tercapaisepenuhnya.40.3 PEMANTAUANBagi tujuan pemantauan terhadap pelaksanaan program ini, pihak KementerianKewangan telah menubuhkan Jawatankuasa Teknikal di peringkat KementerianKewangan Negeri yang dipengerusikan oleh Setiausaha Tetap Kementeriandan ahlinya terdiri daripada Kementerian Kewangan Negeri, Jabatan PeguamBesar Negeri, Jabatan Kerja Raya, Pihak Berkuasa Tempatan berkenaan dansyarikat konsesi. Antara tugas Jawatankuasa ini adalah memberikan kelulusanterhadap jalan raya yang perlu dibina atau dibentuk kepada pihak JabatanKerja Raya. Di samping itu, Jawatankuasa Teknikal ini juga bertindak sebagaiurus setia yang bertanggungjawab kepada semua perkara berkaitan dengandasar serta aspek kewangan ke arah pelaksanaan dan pemantauan program140

penswastaan menaik taraf dan menyenggara jalan raya Pihak BerkuasaTempatan seperti yang dipersetujui dalam perjanjian konsesi.Jawatankuasa Teknikal yang diwujudkan di peringkat Kementerian telahmenjalankan peranan dan tanggungjawabnya dengan mengadakan mesyuaratmengenai pelaksanaan program ini. Perkara yang dibincangkan antara lainadalah untuk meluluskan jalan yang akan dinaik taraf serta memantaukemajuan kerja yang dilaksanakan oleh syarikat konsesi. Setakat Disember2002, sebanyak 12 mesyuarat Jawatankuasa Teknikal telah diadakan.Jawatankuasa Teknikal yang dibentuk telah dapat menyelesaikan masalahyang dihadapi semasa melaksanakan program ini.Memandangkan tempoh penswastaan adalah agak lama iaitu 20 tahun,pada pendapat Audit, satu unit khas perlu diwujudkan di peringkatKementerian Kewangan Negeri bagi memantau dan memastikanpelaksanaan program ini berjalan lancar. Pegawai yang ditugaskan bolehdipinjam daripada Jabatan Kerja Raya atau melantik pegawai yangberkelayakan dan berpengalaman dalam bidang penaiktarafan danpenyenggaraan jalan. Dengan adanya unit khas ini, ia akan dapatberfungsi dengan lebih baik dan lancar ke arah mencapai objektifKerajaan.41. RUMUSAN DAN SYOR AUDITSecara keseluruhannya, Program Penswastaan Menaik Taraf DanMenyenggara Jalan Majlis Perbandaran dan Daerah telah dilaksanakan dengan cekapserta mencapai objektif program. Antaranya adalah bagi melayakkan Kerajaan Negerimemperoleh Pemberian Penyenggaraan Jalan Raya Negeri daripada KerajaanPersekutuan. Setakat Disember 2002, sejumlah 76 jalan sepanjang 76.40 kilometertelah siap dinaik taraf dan didaftarkan iaitu 53.1% daripada 144 kilometer jalan yangdikontrakkan, walaupun terdapat rintangan dari segi peruntukan kewangan yangterhad dan proses pengambilan tanah yang melibatkan bantahan penduduk setempat.141

Selain itu, penswastaan ini juga dapat membangunkan satu rangkaian perhubunganjalan raya yang baik dan berkualiti di Negeri Sabah.Antara kesan positif program penswastaan yang dikenal pasti setakat ini adalahia membolehkan Kerajaan Negeri memperolehi tambahan Pemberian PenyenggaraanJalan Raya Negeri berjumlah RM985,178 satu tahun untuk jalan sepanjang 76.40kilometer, di samping mengurangkan beban Kerajaan Negeri menanggung kospenyenggaraan jalan tersebut. Selain itu, program penswastaan ini juga dapatmelahirkan kontraktor tempatan yang terlatih dalam bidang pembinaan jalan raya danmemberi manfaat kepada penduduk setempat sebagai kemudahan bagimembolehkan hasil usaha mereka di bawa ke bandar.Adalah disyorkan agar satu unit khas yang disokong dengan kakitangan yangmencukupi diwujudkan di peringkat Kementerian untuk membolehkan koordinasiantara Jawatankuasa Teknikal dengan syarikat konsesi bagi melicinkan sertamempercepatkan pelaksanaan program ini.142

JABATAN HIDUPAN LIARPROJEK PEMBANGUNAN TAMAN HIDUPAN LIAR DAN BOTANIK SABAH42. LATAR BELAKANGPada tahun 1990, Jabatan Hidupan Liar (Jabatan) merancang untukmelaksanakan projek Pembangunan Taman Hidupan Liar dan Botanik Sabah. Projekini adalah merupakan projek yang pertama dilaksanakan oleh Kerajaan Negeri.Pembinaan Taman ini antara lain bertujuan untuk memulihara sumber alam semulajadi dan habitat aslinya, memberi pendidikan kepada orang ramai, menjadi tempatpenyelidikan spesis hidupan liar dan mempelbagaikan nilai ekonomi tambahan dariaspek tarikan pelancong ke Negeri Sabah. Taman ini merangkumi 2 komponenutama iaitu Kompleks Zoologi dan Taman Botanik. Pameran di Kompleks Zoologiberkonsepkan Hutan Tropika manakala Taman Botanik pula berkaitan dengan aktivitipenyelidikan, pengekalan dan koleksi tumbuh-tumbuhan. Setakat ini, sejumlahRM18.49 juta telah dibelanjakan untuk pembangunan Taman ini. Bagaimanapun, iamasih belum dibuka kepada orang ramai kerana beberapa komponen projek belumdapat disiapkan.43. OBJEKTIF PENGAUDITANObjektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada projek pembangunanTaman Hidupan Liar dan Botanik telah dirancang dengan teliti, dilaksanakan secarateratur dan berkesan serta mencapai matlamatnya.44. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITANPemilihan projek pembangunan Taman Hidupan Liar dan Botanik Sabah iniuntuk diaudit adalah berdasarkan bahawa ia adalah projek pertama seumpamanya dibidang zoologikal di Negeri Sabah. Skop pengauditan adalah meliputi peringkatperancangan, pelaksanaan dan pemantauan aktiviti yang dijalankan. Bagi tujuanpengauditan ini, tumpuan pengauditan diberi khususnya terhadap pembinaan Taman143

Hidupan Liar sahaja kerana Taman Botanik belum dimulakan lagi. Semakan dibuatterhadap semua fail yang berkaitan, dokumen kontrak, minit mesyuarat, buku vot danbaucar bayaran, pelan dan dokumen lain yang berkaitan di Jabatan Hidupan Liar danKementerian Pelancongan, Alam Sekitar, Sains Dan Teknologi. Lawatan ke tapakprojek juga telah dijalankan pada akhir Februari 2003. Selain itu, temu bual denganpegawai yang bertanggungjawab juga telah diadakan.45. PENEMUAN AUDIT45.1 PERANCANGANPerancangan merupakan perkara penting sebelum sesuatu program/aktivitiatau projek dilaksanakan. Antara perkara penting yang perlu dititikberatkansemasa merancang sesuatu projek atau program adalah penentuan objektifatau matlamat projek, anggaran kos dan komponen projek, tempoh penyiapan,keperluan mengadakan penanda aras, kepastian peruntukan dan perancanganpenyediaan tenaga kerja selepas projek disiapkan. Kajian Audit terhadap aspektersebut mendapati perkara berikut:45.1.1 Objektif ProjekPembangunan Taman Hidupan Liar adalah bertujuan untukmemelihara dan memulihara sumber alam semula jadi dan habitataslinya supaya berkekalan di Negeri Sabah. Selain daripada memberikesedaran kepada masyarakat tentang kepentingan pemuliharaanalam semula jadi, ia juga dapat mempelbagaikan nilai ekonomitambahan dari aspek tarikan pelancong ke Negeri Sabah.Pembinaannya juga dijangka dapat menyumbang kepada masyarakatumum dengan memperolehi teknologi baru dan kemahiran melaluikerjasama dan perkongsian maklumat daripada zoo di seluruh dunia.144

45.1.2 Anggaran Kos Dan Komponen ProjekJabatan Hidupan Liar melalui Kementerian Pelancongan, Alam Sekitar,Sains Dan Teknologi telah mendapat kerjasama I.D. Engineering CanadaIncorporation (IDE) atas pembiayaan Canadian International DevelopmentAgency (CIDA) untuk menjalankan kajian kemungkinan bagi projek inipada Jun 1991. Kajian yang dijalankan meliputi perancangan dan rekabentuk taman, kejuruteraan, aspek alam sekitar dan ekonomi. Hasildaripada kajian kemungkinan yang dijalankan, anggaran kos sertakomponen projek yang dirancang pelaksanaannya adalah berjumlahRM24.50 juta seperti di Jadual 20.Jadual 20Anggaran Dan Komponen ProjekBil. Komponen Projek FasaKeseluruhan(RM Juta)1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.Wildlife HabitatForest CanopyForest FloorWater And Water’sEdgeLarge AuxillaryAnimal DisplaysConservationCentreRecovery CentreSupport FacilitiesVisitor FacilitiesInfrastructurePreliminariesContingenciesLand AcquisitionProfessional Fees2.251.331.591.130.300.505.250.625.530.502.000.303.20Fasa 1(RMJuta)0.471.070.680.450.300.252.050.413.000.301.000.301.72Fasa 2(RMJuta)1.780.260.910.68-0.253.200.212.530.201.00-1.48Jumlah 24.50 12.00 12.50Sumber: Laporan Kajian Kemungkinan Oleh IDEAntara kerja yang akan dilaksanakan untuk Taman Hidupan Liaradalah rumah anggota, klinik binatang, bangunan pentadbiran,kurungan burung, perkhidmatan mekanikal dan elektrik, tangki air,tandas awam, penyediaan tapak dan kandang untuk pameran145

inatang, sistem perparitan, penurapan jalan raya dan tempat letakkereta serta pembinaan restoran/pusat pelawat.45.1.3 Kaedah PelaksanaanPembangunan projek Taman Hidupan Liar akan dilaksanakan melalui2 Fasa. Fasa 1 melibatkan pembinaan sebahagian daripada setiapkomponen projek yang dirancang dengan anggaran kos berjumlahRM12 juta. Sementara itu, anggaran kos untuk menyiapkan Fasa 2adalah RM12.50 juta.45.1.4 Sasaran Kos Operasi Dan Pendapatan TamanMengikut perancangan, pembinaan projek akan dimulakan pada tahun1992 dan Taman dijangka mula beroperasi dan dibuka kepada umumpada tahun 1995. Kajian kemungkinan yang dijalankan mendapatitaman ini hanya mendatangkan hasil yang boleh menampung kosoperasi Taman pada tahun 2000 iaitu dianggarkan sejumlah RM2 juta.Anggaran kos operasi tahunan adalah antara RM1.30 juta hinggaRM1.90 juta bagi tempoh 1995 hingga 2000 berbanding anggarankutipan hasil tahunan antara RM1.10 juta hingga RM2 juta bagi tempohyang sama. Jumlah kutipan hasil tersebut berdasarkan sasaranbilangan pelawat setiap tahun antara 230,000 hingga 300,000 orang.45.1.5 Penanda ArasPenanda aras (benchmarking) adalah penting untuk mendapatkanmaklumat yang boleh digunakan untuk merancang sesuatu projek atauprogram. Maklumat seperti proses perancangan awal, komponenprojek, pengurusan, tenaga kerja, kos pengendalian dan sebagainyadaripada projek yang telah dilaksanakan sama ada di dalam atau luarnegeri adalah perlu sebagai contoh dan perbandingan. Bagi tujuan ini,I.D. Engineering Canada Incorporation atas pembiayaan CanadianInternational Development Agency telah mengatur lawatan bersamaPegawai Jabatan Hidupan Liar dan Kementerian Pelancongan, AlamSekitar, Sains Dan Teknologi ke zoo di Kanada. Bagi tujuan yang146

sama, pihak I.D. Engineering Canada Incorporation juga telah melawatZoo Negara, Zoo Melaka, Zoo Dusit (Thailand), Zoo Manila (Filipina)dan Zoo Singapura. Selain itu, pihak Jabatan Hidupan Liar juga telahmendapatkan input mengenai maklumat pengurusan, tenaga kerja dankos pengendalian zoo di Zoo Negara Malaysia, Singapura dan Kanada.45.1.6 Peruntukan KewanganBagi melaksanakan projek ini, Jabatan Hidupan Liar telah memohonsiling peruntukan bagi projek ini berjumlah RM24 juta sejak RancanganMalaysia Keenam (RMK6). Siling peruntukan yang diluluskan semasakajian separuh penggal RMK6 adalah berjumlah RM5.90 juta, RMK7berjumlah RM12 juta dan RMK8 berjumlah RM10.80 juta.45.1.7 Tenaga KerjaProjek ini memerlukan tenaga kerja yang mencukupi bagi memastikanpengurusan dan pengendaliannya selepas disiapkan berjalan lancarsebagaimana dirancang. Bagi tujuan ini, Jabatan Hidupan Liar telahmerancang untuk mewujudkan 26 jawatan yang terdiri daripada 3jawatan dalam Kumpulan Pengurusan Dan Profesional, tiga belasjawatan dalam Kumpulan Sokongan, lapan jawatan Pekerja RendahAwam dan 2 jawatan Pemandu kenderaan.Pada pendapat Audit, projek ini telah dirancang dengan baik kerana aspekpenting semasa merancang sesuatu projek telah ditentukan.Pemeliharaan dan pemuliharaan sumber alam semula jadi dan habitataslinya akan mendatangkan faedah kepada peningkatan ekonomi negeridari aspek pelancongan. Bagaimanapun, kesan pembangunan projekterhadap alam sekitar seperti cara menangani masalah bahan kumbahanbinatang pameran tidak diambil kira semasa kajian kemungkinandijalankan.147

45.2 PELAKSANAANProjek ini dilaksanakan di Lok Kawi, kira-kira 18 km dari Bandaraya KotaKinabalu. Kajian tapak, penyediaan pelan dan reka bentuk serta penyeliaankerja dibuat oleh juruperunding yang dilantik. Kajian Audit terhadap aspekpelaksanaan projek ini mendapati perkara berikut:45.2.1 Kaedah Pelaksanaani) Pemilihan TapakJabatan Hidupan Liar (Jabatan) mempunyai 5 pilihan tapak bagiprojek ini iaitu Kawasan Hutan Simpan Tamparuli, KawasanHutan Simpan Lok Kawi, Kawasan Ragut Simpan Moyog-Babagon, Kawasan Ragut Simpan Papar dan Telipok. Kajianuntuk memilih tapak yang paling sesuai telah dijalankanberasaskan kriteria teknikal, persekitaran, sosial dan ekonomiserta keindahan semula jadi. Hasil kajian yang dijalankan,Jabatan telah memilih tapak Kawasan Hutan Simpan Lok Kawi.Pada pandangan Audit, tapak yang dipilih ini adalah sesuaikerana lokasinya hanya 18 km dari Bandaraya Kota Kinabalu,mempunyai kemudahan asas seperti jalan raya, elektrik,bekalan air, perparitan dan kaya dengan tumbuh-tumbuhansemula jadi yang boleh dieksploitasi bagi penyediaankemudahan dan keindahan taman. Tapak ini juga tidakmelibatkan pengambilan tanah dan tidak mempunyai masalahsetinggan.ii)Pelantikan JuruperundingSatu konsortium juruperunding telah dilantik pada Januari 1995untuk menjalankan penyiasatan tapak, menyediakan pelan danreka bentuk serta dokumen tender, menganalisis tender,mengawal selia kerja dan mengesahkan pembayaran bagi projek148

ini. Berdasarkan syor Jabatan Hidupan Liar dan KementerianPelancongan, Alam Sekitar, Sains Dan Teknologi, JawatankuasaPelantikan Juruperunding, Kementerian Kewangan telahmeluluskan pelantikan sebuah firma arkitek dan konsortiumnya.Bayaran kepada syarikat perunding adalah berdasarkan 10%daripada nilai kontrak (tidak termasuk prime cost dan provisionalsum) dan reimbursable items adalah berjumlah RM627,860.Jabatan Audit mendapati proses pelantikan konsortiumjuruperunding dan penentuan kadar bayaran sertareimbursable items adalah teratur.iii)Pemilihan KontraktorMengikut perancangan asal sebagaimana disyorkan oleh I.D.Engineering Canada Incorporation dalam kajian kemungkinannya,pembinaan projek ini dibahagikan kepada 2 fasa. Bagaimanapun,selepas pelan dan reka bentuk disediakan, Jabatan Hidupan Liartelah memanggil tender melalui tender terhad bagi melaksanakankeseluruhan projek secara serentak pada pertengahan Oktober1995. Sepuluh kontraktor telah mengemukakan tender.Juruperunding telah menganalisis tender tersebut padapertengahan November 1995 dan mengesyorkan penendertermurah iaitu sebuah syarikat tempatan diterima. Kontraktorberkenaan menawarkan harga berjumlah RM22.10 jutaberbanding anggaran juruperunding berjumlah RM19.16 juta.Bagaimanapun, Lembaga Tawaran Kerajaan Negeri pada akhirNovember 1995 menolak syor juruperunding itu kerana silingperuntukan di bawah RMK7 tidak mencukupi untuk menawarkanprojek secara serentak, iaitu hanya sejumlah RM12 juta sahajadiperuntukkan berbanding tender termurah sejumlah RM22.10juta yang disyorkan. Dengan itu, Jabatan Hidupan Liar telahmemohon untuk membahagikan semula pelaksanaan projek inikepada 2 fasa. Kementerian Kewangan pada pertengahan Mei149

1996 telah meluluskan permohonan tersebut dan menasihatkansupaya memanggil semula tender melalui pelawaan tender terhadkerana kuat kuasa tender terdahulu telah pun luput.a) Fasa 1 Taman Hidupan LiarKontrak PertamaBagi mengelakkan kelewatan pelaksanaan projek, JabatanHidupan Liar telah memohon supaya kontrak ditawarkansecara rundingan terus dengan menerima tawaran termurahtender terdahulu dan berdasarkan skop kerja yangdikurangkan dengan kos RM9.84 juta. KementerianKewangan telah meluluskan pelantikan kontraktor itu padapertengahan September 1996. Skop kerja adalah meliputipembinaan antara lainnya seperti rumah anggota, klinikbinatang, bangunan pentadbiran, kurungan burung,perkhidmatan mekanikal dan elektrik, tangki air, tandas awam,penyediaan tapak kandang pameran binatang dan sistemperparitan.Kontrak KeduaKontrak penurapan jalan raya dan tempat letak keretaberharga RM750,000 telah ditawarkan terus kepada sebuahsyarikat tempatan lain oleh Kementerian Kewangan pada awalApril 2000.b) Fasa 2 Taman Hidupan LiarFasa 2 dibahagikan kepada 2 peringkat. Peringkat pertama(Fasa 2A) melibatkan pembinaan restoran/pusat pelawat,perlindungan kurungan pameran binatang iaitubadak/tembadau, gajah, monyet dan orang utan berhargaRM3.31 juta telah ditawarkan terus kepada sebuah syarikattempatan oleh Kementerian Kewangan pada akhir Februari2002.150

Jabatan Audit berpendapat penangguhan projek olehKementerian Kewangan kerana peruntukan di bawah RMK7 tidakmencukupi untuk menampung kos keseluruhan projekmenyebabkan penawaran kontrak lewat dibuat. Jika tenderdipelawa mengikut 2 fasa sejak awal lagi, penawaran kontrakdapat dibuat dengan lebih cepat. Selain itu, penawaran kontraksecara terus tidak memberi ruang bagi persaingan harga. Tanpamelalui proses tawaran tender terbuka, pihak Audit tidak dapatmemastikan bahawa Kerajaan telah memperolehi harga termurahdan paling menguntungkan.45.2.2 Perjanjian Kontraki) JuruperundingKementerian Kewangan telah meluluskan pelantikan sebuah firmaarkitek dan konsortiumnya sebagai juruperunding projek ini padapertengahan Januari 1995. Memorandum perjanjian berasinganbagi setiap juruperunding telah ditandatangani pada pertengahanDisember 1995. Tanggungjawab juruperunding adalah untukmenyediakan pelan dan reka bentuk serta dokumen tender,menganalisis tender, mengawal selia kerja dan mengesahkanpembayaran. Selain itu, perjanjian juga menetapkan kaedah dantanggungjawab Kerajaan untuk membuat bayaran kepadajuruperunding termasuk reimbursable items mengikut kadar yangditetapkan.ii)Kontrak KerjaDua kontrak kerja telah ditandatangani dengan 2 syarikattempatan di bawah Fasa 1 iaitu untuk melaksanakan kerjapembinaan dengan kos RM9.84 juta dan untuk melaksanakankerja penurapan jalan raya serta tempat letak kereta berhargaRM750,000. Kontrak ini telah ditawarkan kepada syarikattersebut pada pertengahan September 1996 dan awal April 2000.151

Dokumen perjanjian bagi kedua kontrak tersebut telahditandatangani masing-masing pada akhir Mei 1997 dan akhirJulai 2000.Di bawah Fasa 2 pula, pembangunan dibahagikan kepada 2peringkat pelaksanaan iaitu Fasa 2A dan Fasa 2B. Kontrakdengan sebuah syarikat tempatan untuk melaksanakan kerjaFasa 2A telah ditawarkan pada akhir Februari 2002 dan dokumenperjanjian telah ditandatangani pada akhir Oktober 2002 denganharga kontrak berjumlah RM3.31 juta.Perjanjian 3 kontrak tersebut disediakan dengan menggunakanborang kontrak yang standard, Jabatan Kerja Raya. Ia juga telahdisemak oleh Jabatan Peguam Besar Negeri Sabah. Antara lainperjanjian menyatakan kos projek dan tempoh penyiapan kerja.Selain itu, perjanjian juga memperuntukkan hak Kerajaanmengenakan denda jika berlaku kelewatan penyiapan projek.Kontraktor pula berhak mendapat bayaran berdasarkan kemajuankerja yang dilaksanakan. Sepertimana kontrak biasa, perjanjianjuga menghendaki kontraktor menyediakan jaminan bank bagiBon Pelaksanaan dan perlindungan insurans sebelum kerjapembinaan dimulakan.Jabatan Audit mendapati terma perjanjian bagi kesemua kontraktersebut adalah teratur dan menjaga kepentingan Kerajaan.45.2.3 Peruntukan Dan PerbelanjaanAnalisis Audit terhadap jumlah peruntukan dan perbelanjaan sebenarmendapati peruntukan tahunan yang diluluskan tidak dibelanjakandengan cekap. Peruntukan terkumpul yang diluluskan dari tahun 1994hingga tahun 2002 adalah berjumlah RM36.58 juta. Bagaimanapun,daripada jumlah tersebut hanya RM18.49 juta atau 51% sahaja yangtelah dibelanjakan. Perkara ini merupakan salah satu aspek yang152

menyumbang kepada kelewatan penyiapan projek. Butiran lanjutadalah seperti di Jadual 21.Jadual 21Peruntukan Dan Perbelanjaan ProjekPembangunan Taman Hidupan LiarRancanganMalaysia KeTahunEnam 19941995Perbelanjaan(RM Juta)3.082.50Perbelanjaan(RM Juta)0.400.85PeratusDibelanjakan(%)1334Tujuh 199619971998199920004.009.505.203.462.241.595.154.062.611.354054787560Lapan 200120023.003.600.062.42267Jumlah 36.58 18.49 51Sumber : Rekod Jabatan Hidupan LiarSemakan Audit seterusnya mendapati antara sebab peruntukantahunan tidak dibelanjakan sepenuhnya adalah disebabkanpengukuran sempadan mengambil masa yang lama menyebabkankerja pembinaan tidak dapat dimulakan. Selain itu, peruntukantahunan lambat dibelanjakan disebabkan kelewatan melantikkontraktor dan kelewatan kontraktor melaksanakan projek.45.2.4 Prestasi ProjekBagi tahun 1996 hingga tahun 2002, kerja pembangunan TamanHidupan Liar Fasa 1 telah disiapkan sepenuhnya. Bagaimanapunsetakat tarikh pengauditan, hanya 88% telah disiapkan bagi Fasa 2A.Sementara Fasa 2B akan dimulakan pada tahun 2003. Semakan Auditterhadap prestasi projek ini mendapati:153

i) Strategi Pelaksanaan Komponen ProjekKajian kemungkinan yang dijalankan oleh I.D. EngineeringCanada Incorporation atas pembiayaan Canadian InternationalDevelopment Agency menetapkan pelaksanaan projek dalam 2fasa. Komponen projek yang akan dilaksanakan di bawah Fasa 1dengan anggaran kos RM12 juta merangkumi sebahagiandaripada setiap komponen projek yang dirancang bagimemastikan supaya apabila Fasa 1 siap, projek boleh digunakandan terdapat pameran yang boleh menarik pelawat.Bagaimanapun, pelaksanaan sebenar Fasa 1 tidak merangkumisebahagian kemudahan dan pameran habitat hidupan liar iaituForest Canopy, Forest Floor dan Water And Water’s Edge. Kerjayang dilaksanakan adalah pembinaan rumah anggota, klinikbinatang, bangunan pentadbiran, kurungan burung, perkhidmatanmekanikal dan elektrik, tangki air, tandas awam, penyediaantapak kandang pameran binatang, sistem perparitan danpenurapan jalan raya serta tempat letak kereta untuk pelawat.Oleh itu, walaupun Fasa 1 telah siap sejak pertengahanNovember 2000, projek ini belum bersedia untuk menarik pelawatyang boleh mendatangkan hasil. Jabatan Hidupan Liarmenjelaskan bahawa cara pelaksanaan komponen projeksebagaimana dicadangkan oleh I.D. Engineering CanadaIncorporation dalam kajian kemungkinannya tidak dapatdijalankan sepenuhnya kerana sukar untuk melaksanakan hanyasebahagian kerja setiap komponen projek yang dirancangterutamanya tapak bagi enclosure pameran binatang. Kajiankemungkinan juga tidak mengambil kira masalah pembuanganbahan kumbahan binatang yang perlu disediakan untuk semuatempat pameran binatang.154

Pada pandangan Audit, masalah mengenai cara pelaksanaanperlu dikaji terlebih dahulu oleh Jawatankuasa Teknikal sebelumpelaksanaan diubahsuai untuk pendekatan yang terbaik.ii)Tempoh Kontraka) Fasa 1Bagi kontrak pertama, pihak kontraktor dikehendakimenyiapkannya dalam tempoh 14 bulan mulai dari awalNovember 1996 hingga awal Januari 1998. Bagaimanapun,semakan Audit mendapati 13 Sijil Lanjutan Masa selama 28bulan 21 hari telah diluluskan dan projek ini hanya disahkansiap pada awal Jun 2000. Antara sebab pemberian lanjutanmasa adalah pertambahan kuantiti kerja, kerja di bawah Fasa2 terpaksa dilaksanakan di bawah Fasa 1, perubahan lukisan,cuaca dan sebagainya yang melibatkan lanjutan masa selama9 bulan 21 hari. Selain itu, masalah bekalan air dan elektrikkerana kelewatan Kementerian Kewangan meluluskanbayaran penyambungannya melibatkan lanjutan masa selama19 bulan. Kelewatan ini antara lain telah menjejaskanpencapaian matlamat projek.Kontrak kedua bagi kerja penurapan jalan raya dan tempatletak kereta telah disiapkan dalam tempoh yang ditetapkaniaitu 12 minggu. Kerja dimulakan pada akhir Ogos 2000 dandisiapkan pada pertengahan November 2000.b) Fasa Ke 2Di bawah Fasa 2A, kerja dimulakan pada pertengahan April2002 dengan tempoh penyiapan selama 8 bulan sehinggapertengahan Disember 2002. Bagaimanapun, lanjutan masasehingga pertengahan Mac 2003 telah diberi. SehinggaJanuari 2003, peratusan kemajuan kerja adalah 88% siap.155

Mengikut juruperunding, sebab pemberian lanjutan masaselama 12 minggu tersebut adalah gangguan kerja yangberpunca daripada perubahan reka bentuk bagi kandangorang utan, proboscis dan gajah, relocating of undergroundservices (manhole) untuk kumbahan binatang pameran, pipingsystem and additional works for water control ball valve andconstruct new manhole dan kekurangan bekalan kayu belianserta steel bars.Jabatan Audit berpendapat masalah reka bentuk dan relocating ofunderground services (manhole) sepatutnya telah diselesaikanlebih awal di peringkat kajian tapak dan penyediaan lukisan.Lanjutan masa seperti ini boleh dielakkan jika kajian tapak danpenyediaan lukisan yang teliti serta tepat dilakukan di peringkatawal lagi.iii)Kos Projeka) Fasa 1Harga kontrak pertama yang bermula awal November 1996dan siap pada Jun 2000 adalah berjumlah RM9.84 juta.Bagaimanapun, Arahan Perubahan Kerja sejumlah RM3.36juta telah diluluskan pada tahun 1999 oleh keranapertambahan kuantiti kerja dan terdapat kerja di bawah Fasa 2seperti perparitan, penyediaan tapak kandang setiapenclosure pameran binatang dan turfing terpaksadilaksanakan di bawah Fasa 1 menjadikan nilai kontrak baruberjumlah RM13.20 juta, yang mana sejumlah RM12.25 jutatelah dibayar sehingga tahun 2003. Kontrak kedua untukkerja menurap jalan raya dan tempat letak kereta adalahbernilai RM750,000. Oleh itu, jumlah kos projek bagi Fasa 1menjadi RM13.95 juta.156

) Fasa 2Di bawah Fasa 2A, kerja telah dimulakan pada pertengahanApril 2002 dan sepatutnya disiapkan pada Mac 2003 denganharga RM3.31 juta. Kerja di bawah kontrak ini masih dalampembinaan dan sehingga Januari 2003, sejumlah RM2.42 jutaatau 73% daripada harga kontrak telah dibayar kepadakontraktor.Berdasarkan perbelanjaan bagi 2 kontrak di bawah Fasa 1berjumlah RM13.95 juta dan 1 kontrak di bawah Fasa 2 (Fasa 2A)berjumlah RM3.31 juta serta bayaran penyambungan talian telefon,air, elektrik, perbelanjaan menjalankan penilaian kesan alam sekitardan sebagainya berjumlah RM866,951 serta bayaran juruperundingberjumlah RM2.20 juta, prestasi kewangan projek ini adalahRM20.33 juta berbanding anggaran kos keseluruhan projekberjumlah RM24.50 juta.Oleh kerana pelaksanaan projek tidak mengikut perancangan asaloleh juruperunding atau I.D Engineering Canada Incorporation,jumlah kos projek mencapai RM20.33 juta iaitu hampir mencapaianggaran maksimum RM24.50 juta bagi tahun 1996 hingga 2003 dimana kemajuan fizikal adalah 100% bagi Fasa 1 dan 88% bagiFasa 2A. Bagaimanapun, Taman ini tidak dapat berfungsi lagi olehkerana kandang pameran masih belum disiapkan.Pada pandangan Audit, sekiranya konsep I.D. EngineeringCanada Incorporation diikuti, dengan hanya sejumlah RM12juta sahaja Taman Hidupan Liar telah dapat dimanfaatkanuntuk tontonan pelawat disebabkan sebahagian besarkemudahan telah dapat berfungsi sebagai Taman Hidupan Liar.157

iv)Tapak ProjekLawatan Audit ke tapak projek telah dijalankan pada akhir Februari 2003bersama pegawai Jabatan Hidupan Liar dan juruperunding. Berikutadalah perkara yang diperhatikan semasa pemeriksaan tersebut:a) Fasa 1Pihak Audit mendapati komponen projek Fasa 1 ini telah disiapkansepenuhnya dan dalam keadaan baik. Bagaimanapun, kurunganburung seluas 1 ekar yang telah disiapkan sejak awal Jun 2000hanya menempatkan burung Horn Bill (3 ekor), Storm Stork (2 ekor)dan pelbagai jenis burung kecil (kira-kira 8 ekor). Selain itu,pelawat belum dapat memasuki kurungan burung berhargaRM314,200 tersebut oleh kerana kemudahan board walk belumdisediakan. Foto 5 menunjukkan salah satu komponen projek yangtelah disiapkan di bawah Fasa 1.Foto 5Kurungan BurungSumber: Fail Foto Jabatan Audit NegaraTarikh : 21 Februari 2003158

) Fasa 2AMengikut juruperunding, kemajuan kerja pembinaan Fasa 2Aadalah 88% dan berkemungkinan tidak dapat disiapkan walaupuntempoh kontrak telah dilanjutkan sehingga bulan Mac 2003. Tarikhasal penyiapan adalah Disember 2002. Foto 6 menunjukkan salahsatu komponen projek Fasa 2A dalam pembinaan.Foto 6Kandang Pameran Monyet Dalam PembinaanSumber: Fail Foto Jabatan Audit NegaraTarikh : 21 Februari 2003v) Tenaga KerjaJabatan Hidupan Liar telah memohon 26 jawatan pelbagai gred kepadaJabatan Perkhidmatan Awam Negeri pada November 1995. Ini adalahuntuk memastikan pengurusan dan pengendalian Taman ini selepasdisiapkan berjalan lancar. Bagaimanapun, hanya 8 jawatan diluluskanyang terdiri daripada 2 jawatan dalam Kumpulan Pengurusan DanProfesional dan 6 jawatan dalam Kumpulan Sokongan. JabatanHidupan Liar pada Disember 2002 telah memohon semula 48 tambahanjawatan pelbagai gred yang terdiri daripada 2 jawatan dalam Kumpulan159

Pengurusan Dan Profesional, sebelas jawatan dalam KumpulanSokongan, lima jawatan Pengawal Keselamatan, dua jawatan AtendanHaiwan, tiga jawatan Pemandu dan 25 jawatan Pekerja Rendah Awam.Permohonan ini mengambil kira gerakan penempatan semulakakitangan Lembaga Kemajuan Perhutanan Sabah yang menjalaniproses penstrukturan semula. Memandangkan bilangan jawatan yangdiluluskan jauh berbeza dengan keperluan sebenar, adalah dikhuatiri iaakan menjejaskan keberkesanan pengurusan Taman selepas disiapkan.Pada pendapat Audit, pelaksanaan projek dari segi pemilihan tapak,pelantikan juruperunding dan penyediaan dokumen perjanjian adalahbaik. Bagaimanapun, masalah strategi pelaksanaan, pelantikan kontraktordan kelewatan melaksanakan projek walaupun peruntukan telahdisediakan menyebabkan projek belum dapat berfungsi sepenuhnya.45.3 PEMANTAUANPemantauan projek dibuat oleh Jabatan Hidupan Liar dan KementerianPelancongan, Alam Sekitar, Sains Dan Teknologi. Timbalan Pengarah JabatanHidupan Liar adalah terlibat secara langsung memantau projek ini. Selain itu,beberapa Jawatankuasa telah dibentuk bagi memantau pelaksanaan projek iniiaitu Jawatankuasa Pemandu Projek yang ditubuhkan di peringkat KementerianPelancongan, Alam Sekitar, Sains Dan Teknologi, Jawatankuasa Teknikal yangditubuhkan di peringkat Jabatan Hidupan Liar dan Jawatankuasa MesyuaratTapak Bina di bawah kendalian juruperunding yang dilantik. JawatankuasaMesyuarat Tapak Bina telah mengadakan 33 kali mesyuarat. Manakala 2Jawatankuasa lagi masing-masing telah mengadakan 2 kali mesyuarat sahaja.Lawatan ke tapak projek oleh Jawatankuasa Teknikal yang dianggotai olehbeberapa agensi seperti Kementerian Pelancongan, Alam Sekitar, Sains DanTeknologi, Kementerian Kewangan, Jabatan Pembangunan Negeri danJabatan Kerja Raya juga dibuat bagi menentukan projek dilaksanakan mengikutperancangan.160

Pada pandangan Audit, pemantauan projek di peringkat Jabatan HidupanLiar dan Kementerian Pelancongan, Alam Sekitar, Sains Dan Teknologitelah dilakukan dengan baik.46. RUMUSAN DAN SYOR AUDITSecara keseluruhannya, pembangunan Taman Hidupan Liar dan Botanik diNegeri Sabah adalah baik kerana di samping memelihara dan memulihara sumberalam semula jadi dan habitat aslinya serta sebagai pusat penyelidikan dan pendidikan,ia juga akan mendatangkan faedah kepada peningkatan ekonomi negeri dari aspektarikan pelancong. Bagaimanapun, di peringkat pelaksanaan, kelemahan pemilihanstrategi pelaksanaan telah mengakibatkan kelewatan pencapaian matlamat projek.Pemantauan yang lebih berkesan haruslah dibuat untuk memastikan projek dapatdisiapkan dan digunakan sebagaimana dirancang. Selain itu, pihak Audit jugamengesyorkan supaya penyiapan kerja berikut dapat disegerakan:i) Penyediaan infrastruktur dalaman seperti sistem perparitan yang teraturdan kemudahan board walk.ii)Pembinaan dan penyiapan kurungan pameran binatang.iii)Penyediaan kemudahan untuk pelawat seperti tempat makan, tempatletak kereta yang mencukupi, pusat maklumat dan kedai kraftangan.iv)Memagar kawasan Taman sebagai langkah keselamatan.v) Promosi dan publisiti digerakkan secara aktif sejurus selepas projeksedia menerima pelawat.161

KEMENTERIAN KEBUDAYAAN, BELIA DAN SUKAN NEGERIPROJEK MENAIK TARAF KEMUDAHAN SUKAN DI KOMPLEKS SUKANKOTA KINABALU47. LATAR BELAKANGPada pertengahan Disember 1998, Kerajaan Negeri telah bersetuju menerimatawaran Kementerian Belia Dan Sukan Persekutuan untuk menganjurkan SukanMalaysia (SUKMA) Ke IX Tahun 2002. Bagi membolehkan penganjuran sukantersebut berjalan dengan baik, Kerajaan Negeri perlu membuat persediaan awal bagimenentukan kesesuaian kemudahan sukan dan memenuhi kriteria yang ditetapkanbagi setiap acara sukan yang dipertandingkan. Untuk mencapai matlamat ini,Kementerian Kebudayaan, Belia Dan Sukan Negeri (Kementerian) telahmelaksanakan kerja menaik taraf kemudahan sukan di Kompleks Sukan KotaKinabalu dengan kos keseluruhan berjumlah RM80.26 juta. Kerja menaik tarafkemudahan sukan tersebut telah disiapkan keseluruhannya pada akhir Ogos 2002dan telah digunakan semasa SUKMA Ke IX pada September 2002.48. OBJEKTIF PENGAUDITANObjektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada projek menaik tarafkemudahan sukan di Kompleks Sukan Kota Kinabalu telah dirancang dengan teliti,dilaksanakan secara teratur dan berkesan serta mencapai matlamatnya.49. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITANSkop pengauditan adalah meliputi perancangan awal, pelaksanaan danpenyiapan projek. Kajian ini tidak meliputi kerja menaik taraf/membina kemudahansukan di luar Kompleks Sukan Kota Kinabalu, perolehan peralatan sukan, persediaanatlet dan pengurusan/pengendalian SUKMA Ke IX Tahun 2002. Semakan dibuatterhadap semua fail yang berkaitan, dokumen kontrak, minit mesyuarat, lukisan danreka bentuk projek, buku vot dan baucar bayaran serta dokumen sokongannya. Di162

peringkat perancangan, penekanan kajian adalah kepada penentuan objektif projek,anggaran kos dan komponen projek, tempoh penyiapan dan penyediaan peruntukan.Di peringkat pelaksanaan, kajian dijalankan terhadap tatacara pelaksanaan yangmeliputi pemilihan tapak, juruperunding dan kontraktor, perjanjian kontrak, komponenprojek dan prestasi projek yang meliputi tempoh kontrak, kos projek, penyeliaan kerjaoleh juruperunding dan Jabatan Kerja Raya, pembayaran kepada juruperunding dankontraktor serta pemeriksaan fizikal projek. Di peringkat pemantauan pula, kajiandijalankan bagi memastikan pihak yang bertanggungjawab dan jawatankuasa yangdibentuk telah menjalankan kerja pemantauan secara berkesan. Temu bual denganpegawai Kementerian Kebudayaan, Belia Dan Sukan Negeri, Lembaga Sukan Negeridan Jabatan Kerja Raya (sebagai Pegawai Penguasa projek) juga telah dijalankan.Selain itu, pihak Audit juga telah membuat lawatan ke tapak projek di Kompleks SukanKota Kinabalu bagi menilai kualiti dan pematuhan spesifikasi kerja berdasarkanlukisan dan perjanjian kontrak.50. PENEMUAN AUDIT50.1 PERANCANGANPerancangan yang teliti merupakan perkara penting sebelum sesuatu projekdilaksanakan. Antara perkara penting yang perlu dititikberatkan semasamerancang sesuatu projek adalah penentuan objektif projek, anggaran kos dankomponen projek, tempoh penyiapan dan penyediaan peruntukan.50.1.1 Objektif ProjekProjek menaik taraf kemudahan sukan di Kompleks Sukan KotaKinabalu adalah sebagai persediaan untuk SUKMA Ke IX Tahun 2002,sempena Sabah menjadi tuan rumah. Kemudahan sukan di Kompleksini perlu dinaik taraf bagi memenuhi keperluan serta standard yangditetapkan untuk setiap acara sukan yang dipertandingkan. Walaupunprojek ini dilaksanakan khusus sebagai persediaan SUKMA Ke IX,tetapi pada waktu yang sama Negeri Sabah juga akan memiliki163

kemudahan sukan yang baik dan dapat menyumbang ke arahpeningkatan taraf sukan di negeri ini.50.1.2 Anggaran Kos Dan Komponen ProjekSebuah firma arkitek dan konsortiumnya telah dilantik untukmenyediakan pelan dan reka bentuk serta anggaran kos projek ini.Berdasarkan terma rujukan yang disediakan oleh Kementerian,juruperunding pada pertengahan Julai 2000 telah menganggarkan kosprojek menaik taraf kemudahan sukan di Kompleks ini berjumlahRM130 juta. Jemaah Kabinet Negeri telah meluluskannya pada akhirbulan yang sama termasuk bayaran profesional dan reimbursableitems juruperunding, contigencies, penyediaan peralatan sukan dansebagainya yang berjumlah RM33.23 juta, menjadikan koskeseluruhan yang diluluskan adalah berjumlah RM163.23 juta.Komponen projek yang dirancang untuk dinaik taraf/dibina adalahantara lainnya new west wing grandstand, pedestrian plaza andbridge, asrama baru, kolam renang, Kompleks Sukan (Dewan SukanUtama, Dewan Latihan, Perpustakaan Sukan, Muzium Sukan,gymnasium, stor, bilik persalinan dan sebagainya), pembaikan existingeast wing grandstand dan terrace seating, infrastruktur dan kerja luaran(termasuk kemudahan sukan seperti menaik taraf gelanggang tenisterbuka, gelanggang pertandingan dan grandstand tenis, gelangganglawn bowl dan running track, pembinaan gelanggang lawn bowl baru,padang ragbi, padang bola sepak dan gelanggang squash),pemasangan mekanikal dan elektrik, score board serta timingequipment, cauldron dan kerja landskap.50.1.3 Tempoh Penyiapan ProjekOleh kerana pelaksanaan projek ini adalah sebagai persediaanSUKMA Ke IX Tahun 2002, Kementerian telah menetapkan supayaprojek disiapkan sebelum temasya sukan tersebut yang dijadualkanpada pertengahan tahun 2002. Mengikut perancangan, tempoh164

penyiapan projek adalah tidak melebihi 19 bulan dan hendaklahdisiapkan pada akhir Disember 2001.50.1.4 Peruntukan KewanganLanjutan daripada kelulusan Jemaah Kabinet Negeri terhadap skopkerja dan anggaran kos oleh juruperunding, Kementerian telahmemohon peruntukan daripada Kerajaan Negeri berjumlah RM163.23juta. Pada waktu yang sama, Kerajaan Negeri juga memohon geranberjumlah RM20 juta dan pinjaman berjumlah RM10 juta daripadaKerajaan Persekutuan.Berdasarkan perkara yang dinyatakan di atas, pada pendapat Audit,Kementerian Kebudayaan, Belia Dan Sukan Negeri telah membuatperancangan yang baik dan teratur dengan mengambil kira objektifprojek, komponen serta tempoh penyiapan yang ditetapkan.50.2 PELAKSANAANPelaksanaan projek telah dibuat melalui 7 kontrak dengan harga keseluruhanberjumlah RM121.70 juta. Kajian tapak, penyediaan pelan dan reka bentukserta penyeliaan kerja dibuat oleh juruperunding yang dilantik. Walaubagaimanapun, apabila khidmat juruperunding ditamatkan kerana masalahhubungannya dengan kontraktor, penyeliaan kerja diambil alih oleh JabatanKerja Raya yang juga merupakan Pegawai Penguasa projek ini.50.2.1 Pemilihan TapakPemilihan Kompleks Sukan Kota Kinabalu ini adalah berasaskankeperluan untuk menjalankan kerja menaik taraf kemudahan sukan dikompleks tersebut yang merupakan venue utama pertandingansemasa SUKMA Ke IX Tahun 2002.165

50.2.2 Pemilihan JuruperundingKementerian Kewangan telah meluluskan pelantikan sebuah firmaarkitek dan konsortiumnya pada pertengahan bulan Disember 1999untuk menyediakan pelan dan reka bentuk serta dokumen tender,menganalisis tender, mengawal selia kerja dan mengesahkanpembayaran bagi projek ini. Bayaran kepada juruperunding adalah10% daripada nilai kontrak (tidak termasuk prime cost dan provisionalsum) dan reimbursable items berjumlah RM863,824.Pihak Audit mendapati pelantikan konsortium juruperunding,penentuan kadar bayaran dan reimbursable items adalah teratur.50.2.3 Pemilihan KontraktorKerja menaik taraf kemudahan sukan di Kompleks Sukan KotaKinabalu melibatkan 7 kontrak. Pelantikan 5 kontraktor bagi 6 kontrakdikecualikan daripada tatacara tender biasa kerana ia telah mendapatkelulusan Kementerian Kewangan. Pelantikan 1 kontraktor bagi 1kontrak lagi dibuat melalui tender terhad. Semakan lanjut Auditmendapati perkara berikut:i) Kerja UtamaPada pertengahan bulan November 1999, KementerianKewangan telah meluluskan pelantikan sebuah syarikat kontraktortempatan secara rundingan. Kontraktor berkenaan menawarkanharga berjumlah RM122.67 juta berbanding anggaranjuruperunding berjumlah RM105.31 juta bagi melaksanakan kerjautama menaik taraf/membina antara lainnya new west winggrandstand, pedestrian plaza and bridge, kolam renang,Kompleks Sukan dan lain-lain kemudahan sukan. Mesyuaratperundingan telah diadakan pada akhir November 2000 danmenetapkan kos projek berjumlah RM113.20 juta dengan tempohpenyiapan selama 78 minggu. Latar belakang kewangankontraktor ini tidak dapat dikenal pasti kerana tidak diambil kira166

dalam proses pemilihannya. Bagaimanapun, mengikut rekodSuruhanjaya Syarikat Malaysia, syarikat ini mempunyai modalberbayar berjumlah RM750,000.ii)Kontrak Landskap Kompleks Sukan Kota KinabaluBagi kerja Landskap Kompleks Sukan Kota Kinabalu,Kementerian Kewangan meluluskan pelantikan sebuah syarikattempatan secara pemberian terus pada akhir Mac 2002 denganharga RM200,000 dan tempoh penyiapan selama 4 bulan. RekodSuruhanjaya Syarikat Malaysia menunjukkan kontraktor inimempunyai modal berbayar berjumlah RM72,500.iii)Kontrak Pemasangan Score Board Dan Timing EquipmentPada pertengahan September 2001 atas arahan KementerianKewangan, Kementerian Kebudayaan, Belia Dan Sukan Negeritelah memanggil tender terhad bagi membekal dan memasangscore board dan timing equipment untuk semua acara yangdipertandingkan. Kementerian Kewangan telah memilih penenderkedua termurah yang menawarkan harga RM4.99 juta dantempoh penyiapan adalah selama 7 bulan. Harga tersebut adalah41% lebih rendah daripada anggaran juruperunding berjumlahRM8.50 juta. Pemilihan ini berasaskan kepada antara lainnyapengalaman luas syarikat itu berkaitan kerja pemasangan scoreboard dan timing equipment, memperolehi MS ISO 9001, hargadan tempoh penyiapan yang munasabah dan boleh diterima sertamempunyai latar belakang kewangan yang kukuh.iv)Kontrak Pembaikan Asrama, Kantin Dan DapurLembaga Sukan Negeri menganggarkan kos pembaikan asramayang sedia ada berjumlah RM2.17 juta berbanding anggaranJabatan Kerja Raya berjumlah RM2.01 juta. Bagaimanapun,Jabatan Kerja Raya menekankan bahawa pembaikan bukanmerupakan penyelesaian jangka panjang memandangkan asrama167

yang dibina sejak tahun 1970an itu hanya boleh bertahan antara 3hingga 5 tahun sahaja walaupun telah dibaiki. Oleh itu,pembinaan semula bangunan merupakan cost effective option.Bagaimanapun, pada akhir Disember 2001, KementerianKewangan telah meluluskan pelantikan sebuah syarikat tempatansecara pemberian terus dengan harga berjumlah RM2 juta dantempoh penyiapan selama 5 bulan. Rekod Suruhanjaya SyarikatMalaysia menunjukkan kontraktor ini mempunyai modal berbayarberjumlah RM650,000.v) Kontrak Pembinaan 5 Gelanggang SquashPada awal Januari 2002, Kementerian Kebudayaan, Belia DanSukan Negeri telah mendapat tawaran daripada sebuah syarikatuntuk membina 5 gelanggang squash underneath the existingnorth wing terrace seating dengan harga berjumlah RM889,850.Mengikut Jabatan Kerja Raya, harga yang ditawarkan itu adalahmunasabah dan boleh diterima. Lanjutan daripada itu, pada awalFebruari 2002, Kementerian Kewangan telah meluluskanpelantikan syarikat tersebut dengan harga kontrak berjumlahRM830,000 dan tempoh penyiapan selama 4 bulan. RekodSuruhanjaya Syarikat Malaysia menunjukkan kontraktor inimempunyai modal berbayar berjumlah RM1 juta.vi)Kontrak Pembinaan CauldronPembinaan cauldron ini merupakan salah satu butiran kerja dibawah provisional sum Kontrak Kerja Utama dengan anggarankos berjumlah RM500,000. Bagaimanapun, kontraktor berkenaanbersetuju untuk mengeluarkan butiran kerja ini daripada KontrakKerja Utama dan ditawarkan kepada kontraktor lain. Pada awalApril 2002, Jabatan Kerja Raya telah mendapat tawaran daripadasebuah syarikat untuk membina cauldron tersebut dengan hargaRM179,750. Kementerian Kewangan telah meluluskan pelantikankontraktor tersebut secara pemberian terus pada pertengahan168

Mei 2002 dengan tempoh penyiapan selama 4 minggu. RekodSuruhanjaya Syarikat Malaysia menunjukkan kontraktor inimempunyai modal berbayar berjumlah RM150,000.vii) Kontrak Landskap Kawasan Jogging TrackDan Kolam RenangKementerian Kebudayaan, Belia Dan Sukan Negeri telahmendapat tawaran daripada sebuah syarikat tempatan untukmelaksanakan kerja landskap di kawasan jogging track dan kolamrenang dengan harga RM300,000. Pada pertengahan Julai 2002,Kementerian Kewangan telah meluluskan pelantikan kontraktortersebut secara pemberian terus dengan tempoh penyiapanselama 1 bulan. Kontraktor ini juga adalah merupakan kontraktoryang mengendalikan kerja landskap Kompleks Sukan KotaKinabalu dan mempunyai modal berbayar berjumlah RM72,500.Pada pendapat Audit, penawaran kontrak secara terus ataurundingan tidak memberi ruang bagi persaingan harga. Tanpamelalui proses tawaran tender terbuka, pihak Audit tidak dapatmemastikan sama ada Kerajaan Negeri telah memperolehi hargayang paling menguntungkan. Kaedah penawaran melalui tenderuntuk kerja pembekalan dan pemasangan score board dan timingequipment telah mengurangkan perbelanjaan Kerajaan Negerisejumlah RM3.51 juta berbanding harga juruperunding.Bagaimanapun, keperluan untuk menyiapkan projek dengansegera sebagai persediaan SUKMA Ke IX Tahun 2002 merupakanfaktor utama prosedur tender terbuka tidak diikuti dan kaedah initelah mendapat kelulusan Kementerian Kewangan.169

50.2.4 Perjanjian Kontraki) JuruperundingPada pertengahan Disember 1999, Kementerian Kewangan telahmeluluskan pelantikan sebuah firma arkitek dan konsortiumnyasebagai juruperunding projek ini. Memorandum perjanjian telahditandatangani antara Kementerian Kebudayaan, Belia DanSukan Negeri dengan firma arkitek pada pertengahan Disember2000. Firma arkitek berkenaan selaku Prime Consultant mewakilikeseluruhan konsortium juruperunding, iaitu Juruukur Bahan, CivilAnd Structural Engineering dan Mechanical And ElectricalServices menandatangani perjanjian berkenaan. Tanggungjawabjuruperunding adalah untuk menyediakan pelan dan reka bentukserta dokumen tender, menganalisis tender, mengawal selia kerjadan mengesahkan pembayaran. Selain itu, perjanjian jugamenetapkan kaedah dan tanggungjawab Kerajaan untukmembuat bayaran kepada juruperunding termasuk reimbursableitems mengikut kadar yang ditetapkan. Pembayaran akan dibuatkepada prime consultant (firma arkitek) yang seterusnyabertanggungjawab mengagihkan pembayaran kepadajuruperunding (supporting consultants) yang lain.Pihak Audit mendapati terma perjanjian kontrak tersebutadalah teratur dan menjaga kepentingan Kerajaan.Bagaimanapun, syarat untuk membolehkan pembayaranterus kepada setiap juruperunding sepatutnyadipertimbangkan sebagaimana kebiasaannya dalam kontrakKerajaan bagi mengelakkan kelewatan prime consultantmembayar kepada juruperunding (supporting consultants)yang lain.170

ii)KontraktorTujuh perjanjian kontrak yang ditandatangani bagi projek inidisediakan dengan menggunakan Standard Form of Contract tobe used for Contract Based on Drawings and SpecificationJabatan Kerja Raya. Antara lain perjanjian menyatakan spesifikasikerja, kos projek dan tempoh penyiapan. Selain itu, perjanjianjuga memperuntukkan hak Kerajaan mengenakan denda jikaberlaku kelewatan penyiapan. Kontraktor pula berhak mendapatbayaran berdasarkan kemajuan kerja yang dilaksanakan.Sepertimana kontrak biasa, perjanjian juga menghendakikontraktor menyediakan jaminan bank bagi bon pelaksanaan danperlindungan insurans berkaitan Contractor’s All Risks Policy danWorkmen’s Compensation Policy sebelum kerja pembinaandimulakan.Pihak Audit mendapati terma perjanjian kontrak tersebutadalah teratur dan menjaga kepentingan Kerajaan.50.2.5 Peruntukan DiterimaPeruntukan yang telah diluluskan bagi projek ini pada tahun 2000hingga 2002 adalah berjumlah RM99.81 juta sahaja berbandingperuntukan yang dipohon berjumlah RM163.23 juta. Selain itu,Kerajaan Negeri juga telah mendapat geran berjumlah RM20 juta dansoft loan berjumlah RM10 juta daripada Kerajaan Persekutuan yangtelah diluluskan pada pertengahan Oktober 1999. Dengan keadaanyang sedemikian, pelaksanaan kerja menaik taraf kemudahan sukan diKompleks Sukan Kota Kinabalu terpaksa disesuaikan denganperuntukan yang diterima.50.2.6 Prestasi ProjekMengikut perancangan, Kerajaan Negeri juga akan membina new westwing grandstand, pedestrian plaza and bridge berharga RM53.99 jutadan asrama baru bernilai RM16 juta. Bagaimanapun, semakan Audit171

mendapati kerja berkaitan tidak dilaksanakan. Antara sebabnyaadalah peruntukan yang diluluskan tidak mencukupi. Selain itu,tempoh pelaksanaan yang terhad juga menyebabkan projek tidakdapat disiapkan mengikut jadual. Semakan Audit selanjutnyamendapati:i) Kemajuan PelaksanaanSemakan Audit terhadap 7 kontrak yang ditandatanganimendapati 6 kontrak telah disiapkan mengikut jadual dan 1kontrak telah mendapat lanjutan masa selama 28 hari. Butiranlanjut adalah seperti di Jadual 22.Jadual 22Tempoh Kontrak Dan Tarikh PenyiapanKontrakJadual AsalLanjutan MasaTarikh Tarikh Siap Tempoh TarikhMulaAkhirTarikhSiapSebenarKontrak Kerja UtamaJan 2001Julai 2002--Julai 2002Landskap KompleksSukan Kota KinabaluApril 2002Ogos 2002--Ogos 2002Pemasangan ScoreBoard Dan TimingEquipmentNov 2001Jun 200228 hariJulai 2002Julai 2002Pembaikan AsramaJan 2002Jun 2002--Jun 2002Pembinaan 5Gelanggang SquashMac 2002Julai 2002--Julai 2002Pembinaan CauldronJun 2002Julai 2002--Julai 2002Landskap JoggingTrack Dan KolamRenangOgos 2002 Sept 2002Sumber : Rekod Kementerian Kebudayaan, Belia Dan Sukan Negeri--Sept 2002172

Semakan Audit seterusnya mendapati pemberian lanjutan masabagi kontrak pemasangan score board dan timing equipmenttersebut adalah disebabkan oleh tambahan kerja melalui ArahanPerubahan Kerja (23 hari) dan kelewatan ports clearance of cargo(5 hari).Pada pendapat Audit, pemberian lanjutan masa ini adalahmunasabah dan proses kelulusannya didapati teratur.ii)Tapak ProjekPemeriksaan Audit di tapak projek bersama pegawai KementerianKebudayaan, Belia Dan Sukan Negeri dan Lembaga SukanNegeri telah dijalankan pada pertengahan Mei 2003. Secarakeseluruhannya, komponen projek yang telah dinaik taraf/dibinaberada dalam keadaan baik dan sedang digunakan kecualikerosakan/kecacatan kerja di bawah Kontrak Kerja Utama, yangperlu pembaikan segera oleh kontraktor sebelum TempohTanggungan Kecacatan tamat pada akhir Januari 2004. Antarakerosakan/kecacatan yang dimaksudkan adalah seperti berikut:a) Keretakan di gelanggang tenis;b) Kebocoran roof’s gutter di swimming pool;c) mendapan di lantai bahagian pintu masuk treatment plantroom, swimming pool;d) Keretakan lantai dan kebocoran di bahagian expansionjoint di new west wing terrace seating;e) Keretakan bahagian bawah bangunan Clubhouse di LawnBowl Courts;f) Permukaan tidak rata di padang ragbi dan bola sepak(Batu 2½, Jalan Tuaran); dang) Kerja mengecat tidak sempurna di beberapa bahagianbangunan new west wing terrace seating dan swimmingpool.173

Berhubung perkara ini, Lembaga Sukan Negeri yang bertindaksebagai pengurus Kompleks Sukan tersebut telahmengemukakan laporan kerosakan/kecacatan kepada JabatanKerja Raya untuk tindakan pembaikan.Foto 7 menunjukkan salah satu komponen projek yang telahdisiapkan dan sedang digunakan. Manakala Foto 8 dan Foto 9menunjukkan sebahagian daripada kerosakan/kecacatan kerjayang belum dibaiki oleh kontraktor.Foto 7New West Wing Terrace SeatingSumber: Fail Foto Jabatan Audit NegaraTarikh : 21 Mei 2003174

Foto 8Keretakan Bangunan Clubhouse, Lawn Bowl CourtsSumber: Fail Foto Jabatan Audit NegaraTarikh : 21 Mei 2003Foto 9Mendapan Di Kawasan Hadapan Treatment Plant Room,Swimming PoolSumber: Fail Foto Jabatan Audit NegaraTarikh : 21 Mei 2003175

Pada pendapat Audit, tindakan perlu diambil bagimenentukan kerosakan/kecacatan diperbaiki dengan segerasebelum tempoh tanggungan kecacatan tamat. Keadaan inimemberi ruang kepada pihak Kementerian untuk mengujiketahanan kerja pembaikan yang dijalankan dan memastikania tidak berulang lagi.iii)Penamatan Khidmat JuruperundingPada pertengahan Disember 1999, satu konsortium juruperundingyang diketuai oleh firma arkitek telah dilantik untuk menyediakanpelan dan reka bentuk serta dokumen tender, menganalisistender, mengawal selia kerja dan mengesahkan pembayaran bagiprojek ini. Bagaimanapun, pada akhir April 2001, khidmatjuruperunding tersebut telah ditamatkan oleh kerana masalahhubungan dan kerjasama dengan kontraktor sehinggamenjejaskan kerja di tapak bina.Pihak Audit mendapati perkara ini berlaku ekoran daripadamasalah penggunaan cerucuk yang tidak menepati spesifikasikontrak. Mengikut juruperunding, cerucuk yang telah dihantar ketapak bina adalah jenis Gred 80 Prestressed Spun Concrete Piledan ini tidak menepati spesifikasi kontrak yang menetapkan jeniscerucuk PFA Cement diperlukan. Ketidakpatuhan spesifikasitersebut menjejaskan kekuatan dan ketahanan asas bangunanyang boleh membahayakan keselamatan penggunanya.Mengikut juruperunding, alasan yang diberikan oleh kontraktoradalah kerana kelewatan pembekal mengeluarkan cerucukberkenaan, iaitu dalam masa 2 bulan. Oleh itu, tempahan awalsepatutnya telah dibuat. Kontraktor pula mendakwa cerucuk yangtelah dibekalkan itu (jenis Gred 80 Prestressed Spun ConcretePile) adalah memadai bagi projek ini dan tahan daripada sulphateattack in the soil. Pada akhir Mac 2001, KementerianKebudayaan, Belia Dan Sukan Negeri telah meluluskan176

permohonan kontraktor untuk menukar jenis cerucuk kepadaGred 80 Prestressed Spun Concrete Pile. Bagaimanapun,juruperunding membantah kelulusan tersebut dan memintadilepaskan daripada all professional liabilities which might arisefrom the usage of the said piles in this project. Apabila JabatanKerja Raya mengambil alih tanggungjawab penyeliaan setelahkhidmat juruperunding ditamatkan, kontraktor telah diarahmematuhi kehendak spesifikasi kontrak dan mengangkut keluarcerucuk yang tidak menepati spesifikasi daripada tapak bina.Pada pandangan Audit, pendapat profesional perlu dipatuhioleh kerana ia berkaitan dengan keselamatan bangunan danjuga penggunanya. Jika keputusan awal dibuat untukmematuhi arahan juruperunding yang bertanggungjawabmenjaga kepentingan Kerajaan, masalah penggunaancerucuk tidak akan berlarutan dan mengganggu kemajuankerja. Selain itu, keengganan kontraktor mematuhi arahanyang membawa kepada penamatan khidmat juruperundingadalah tidak wajar.iv)Pembayaran Kepada Juruperunding Dan Kontraktora) JuruperundingMengikut perjanjian, kadar keseluruhan bayaran profesionaljuruperunding adalah 10% daripada harga kontrak (tidaktermasuk prime cost dan provisional sum) dan reimbursableitems tidak melebihi RM863,824. Selain itu, juruperundingberhak mendapat bayaran kemajuan berasaskan peringkatkerja yang telah dilaksanakan. Pembayaran akan dibuatkepada firma arkitek sebagai prime consultant yangbertanggungjawab untuk mengagihkan pembayaran kepadajuruperunding (supporting consultants) yang lain, iaituJuruukur Bahan, Civil And Structural Engineering dan177

Mechanical And Electrical Services mengikut kadar yangdipersetujui.Semakan Audit mendapati firma arkitek telah dibayar bayaranprofesional berjumlah RM1.78 juta, iaitu pada peringkatschematic design phase berasaskan harga kontrak yangditandatangani berjumlah RM113.20 juta. Reimbursable itemsberjumlah RM337,419 juga telah dibayar. Walaupunpembayaran di atas telah dibuat kepada prime consultant,tetapi 2 juruperunding (supporting consultants) yang lain telahmemaklumkan kepada Kementerian Kebudayaan, Belia DanSukan Negeri bahawa mereka belum menerima bayarandaripada prime consultant dan memohon supaya bayaranselanjutnya dibayar terus kepada mereka. Namun begitu,pembayaran terus tidak boleh dibuat oleh keranaMemorandum Perjanjian yang ditandatangani tidakmembenarkan perkara ini.Apabila khidmat juruperunding ditamatkan, prime consultanttelah menyediakan final account dengan tuntutan berjumlahRM10.76 juta yang dikira berasaskan harga tender asalkontraktor (sebelum rundingan pengurangan skop kerjaprojek) berjumlah RM168 juta pada peringkat pre contract dan3 bulan daripada 18 bulan pada peringkat post contract(peringkat penyeliaan kerja). Kementerian Kewangan menolaktuntutan tersebut kerana asas perkiraan mengikut perjanjianadalah harga kontrak yang telah ditawarkan berjumlahRM113.20 juta. Selain itu, Kementerian Kewangan jugamemutuskan untuk menurunkan kadar bayaran daripada 10%menjadi 7% kerana terdapat reka bentuk yang perlu diperbaikidan tidak lengkap. Oleh itu, jumlah tuntutan yang diluluskanadalah berjumlah RM6.96 juta (termasuk jumlah yang telahdibayar). Juruperunding tidak bersetuju dengan keputusan itu178

dan mencadangkan supaya khidmat timbangtara diperolehiuntuk menyelesaikan perkara ini. Setakat tarikh pengauditan,penimbangtara belum dilantik.Pada pendapat Audit, Kementerian Kebudayaan, Belia DanSukan Negeri pada masa akan datang perlu menimbanguntuk menentukan perjanjian membenarkan pembayaranterus kepada setiap juruperunding bagi mengelakkankelewatan prime consultant membayar juruperunding(supporting consultants) yang lain. Bagi masalah perbezaanperkiraan bayaran, penggunaan harga kontrak berjumlahRM113.20 juta sepertimana kehendak perjanjian hendaklahdiikuti. Oleh kerana juruperunding enggan menerima jumlahbayaran yang diputuskan, pelantikan penimbangtara untukmenyelesaikan masalah ini perlu disegerakan.b) KontraktorSemakan Audit mendapati pembayaran kepada 7 kontraktoradalah teratur. Pembayaran dibuat berasaskan kemajuankerja sebenar yang disahkan oleh juruperunding dan JabatanKerja Raya. Bagaimanapun, Penyata Akaun Muktamad bagiKontrak Kerja Utama dan kontrak pemasangan score boarddan timing equipment belum disediakan. Kedua kontrakberkenaan telah dibayar masing-masing sejumlah RM66.49juta dan RM5.22 juta (Wang Tahanan berjumlah RM312,868)berbanding harga kontrak muktamad berjumlah RM70.40 jutadan RM6.25 juta.v) Kos Keseluruhan ProjekKos asal bagi 7 kontrak yang ditandatangani adalah berjumlahRM121.70 juta. Semakan Audit mendapati satu kontrak telahdisiapkan dengan pengurangan kos berjumlah RM42.80 jutamenjadi RM70.40 juta dan 3 kontrak telah disiapkan dengan179

pertambahan kos berjumlah RM1.36 juta menjadi RM9.18 juta.Manakala 3 kontrak kecil telah disiapkan berdasarkan kos asalberjumlah RM0.68 juta. Oleh itu, kos keseluruhan projek menaiktaraf/membina kemudahan sukan di Kompleks Sukan KotaKinabalu ini adalah berjumlah RM80.26 juta. Butiran lanjut sepertidi Jadual 23.Jadual 23Harga Kontrak Asal Dan MuktamadKontrakKos KontrakAsal(RMJuta)Pertambahan/(Pengurangan)(RM Juta)KosMuktamad(RM Juta)Kontrak Kerja Utama113.20(42.80)70.40Landskap KompleksSukan Kota Kinabalu0.20-0.20Pemasangan Score BoardDan Timing Equipment4.991.266.25Pembaikan AsramaPembinaan 5Gelanggang Squash2.000.830.020.082.020.91Pembinaan CauldronLandskap Jogging TrackDan Kolam Renang0.180.30--0.180.30Jumlah 121.70 (41.44) 80.26Sumber : Rekod Kementerian Kebudayaan, Belia Dan Sukan NegeriPengurangan kos Kontrak Kerja Utama berjumlah RM42.80 juta tersebutantara lainnya disebabkan oleh pembatalan pembinaan west winggrandstand, pedestrian plaza and bridge kerana masalah peruntukan.Manakala pertambahan kos bagi kontrak pemasangan score board dantiming equipment berjumlah RM1.26 juta disebabkan oleh peningkatankualiti dan keupayaan beberapa electronic equipment (seperti portableelectronic display board, RGB Video Matrix dan sebagainya).180

Pemeriksaan Audit mendapati justifikasi pengurangan atau pertambahankos bagi kontrak yang terlibat adalah munasabah dan proseskelulusannya didapati teratur.Pada pandangan Audit, pelaksanaan projek ini adalah baik dan telahberjaya disiapkan serta digunakan untuk tujuan yang ditetapkan.Bagaimanapun, kelemahan berkaitan prosedur pemilihan kontraktor,penyediaan perjanjian juruperunding, pematuhan spesifikasi kontrak dansebagainya perlu diambil perhatian.50.3 PEMANTAUANOleh kerana penyiapan projek ini adalah penting untuk menyempurnakantanggungjawab Kerajaan Negeri menganjurkan SUKMA Ke IX Tahun 2002,pelbagai pihak telah memberi perhatian dan komitmen untuk memantaupelaksanaannya. Selain Kementerian Kebudayaan, Belia Dan Sukan Negeridan Lembaga Sukan Negeri, juga didapati Kementerian Kewangan, JabatanKetua Menteri dan Jabatan Kerja Raya bersepadu menyelesaikan sebarangmasalah yang boleh menjejaskan kelancaran pelaksanaannya. Jabatan KerjaRaya telah mengambil alih tanggungjawab sebagai Pegawai Penguasa projekini daripada Kementerian Kebudayaan, Belia Dan Sukan Negeri apabilakhidmat juruperunding ditamatkan pada akhir April 2001. Projek ini jugamendapat perhatian serius daripada Jemaah Kabinet Negeri yangmenghendaki laporan mingguan dikemukakan oleh Kementerian Kebudayaan,Belia Dan Sukan Negeri. Selain lawatan ke tapak bina secara berterusan olehMenteri Kebudayaan, Belia Dan Sukan Negeri, Ketua Menteri juga seringkalimeninjau kemajuan kerja projek.Beberapa jawatankuasa juga dibentuk untuk memastikan pelaksanaan projekberjalan lancar. Antaranya adalah Jawatankuasa Peruntukan, JawatankuasaTeknikal, Jawatankuasa Pemandu dan Jawatankuasa Pemantauan DanMesyuarat Tapak Bina. Selain itu, mesyuarat khas juga seringkali diadakanuntuk menyelesaikan masalah tertentu yang dipengerusikan antaranya oleh181

Setiausaha Kerajaan Negeri, Setiausaha Tetap Kementerian Kewangan danMenteri atau Setiausaha Tetap Kementerian Kebudayaan, Belia Dan SukanNegeri.Pada pandangan Audit, aspek pemantauan projek ini adalah baik danperhatian serius yang diberikan oleh pelbagai pihak membolehkan projekdapat disiap dan digunakan semasa SUKMA Ke IX Tahun 2002.51. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPerancangan untuk melaksanakan kerja menaik taraf kemudahan sukan diKompleks Sukan Kota Kinabalu merupakan persediaan Kerajaan Negerimenganjurkan SUKMA Ke IX Tahun 2002. Namun begitu, pada waktu yang samaNegeri Sabah juga akan mempunyai kemudahan sukan yang baik ke arahpeningkatan taraf sukan di negeri ini. Di peringkat pelaksanaan, projek dapatdisiapkan walaupun pada satu peringkat menghadapi masalah kerjasama antarajuruperunding dengan kontraktor. Masalah peruntukan diselesaikan denganpengurangan skop kerja tetapi tidak menjejaskan pengelolaan SUKMA Ke IX Tahun2002. Bagaimanapun, kelemahan berkaitan prosedur pemilihan kontraktor,penyediaan perjanjian juruperunding, pematuhan spesifikasi kontrak dan sebagainyaperlu diambil perhatian. Kejayaan menyiapkan projek ini sebelum SUKMA Ke IXTahun 2002 adalah hasil daripada pemantauan dan perhatian serius pelbagai pihaktermasuk Jemaah Kabinet Negeri. Pihak Audit mengesyorkan supaya pemantauanyang berterusan dibuat untuk memastikan Kompleks Sukan Kota Kinabalu yang telahdinaik taraf dengan kos keseluruhan berjumlah RM80.26 juta dapat digunakan padatahap maksima bagi kemajuan sukan di negeri ini.182

BAHAGIAN e IVBADAN BERKANUN NEGERI, MAJLIS UGAMA ISLAM DAN PIHAKBERKUASA TEMPATAN52. PENDAHULUANJabatan Audit Negara selain mengaudit Penyata Akaun Awam KerajaanNegeri, juga mengaudit Penyata Kewangan Badan Berkanun Negeri, Majlis UgamaIslam dan Pihak Berkuasa Tempatan. Jabatan Audit Negara juga melaksanakanpengauditan pengurusan kewangan dan pengauditan aktiviti Agensi berkenaan bagimenentukan pengurusan kewangan Agensi mematuhi peraturan kewangan dan aktivitidilaksanakan dengan cekap dan berkesan. Kerajaan Negeri mempunyai 40 Agensiterdiri daripada 17 Badan Berkanun Negeri, 22 Pihak Berkuasa Tempatan dan satuMajlis Ugama Islam.53. KEDUDUKAN PENYERAHAN PENYATA KEWANGAN DAN PENGAUDITANMengikut undang-undang tubuh Badan Berkanun Negeri berkenaan, EnakmenBadan-badan Berkanun (Peruntukan-peruntukan Tambahan) 1997 dan OrdinanKerajaan Tempatan 1961 (Sabah No. 11 Tahun 1961), Penyata Kewangan BadanBerkanun Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan dan Majlis Ugama Islam hendaklahdiaudit oleh Ketua Audit Negara. Penyata Kewangan Tahunan Badan BerkanunNegeri dikehendaki dikemukakan kepada Jabatan Audit Negara dalam tempoh 7bulan selepas penutupan akaun tahunan. Manakala Penyata Kewangan TahunanPihak Berkuasa Tempatan pula perlu dikemukakan secepat mungkin selepaspenutupan akaun. Sehingga Mei 2003, sejumlah 10 Penyata Kewangan TahunanBadan Berkanun Negeri dan Majlis Ugama Islam serta 29 Penyata KewanganTahunan Pihak Berkuasa Tempatan belum diserahkan untuk pengauditan. Butiranlanjut kedudukan penyerahan Penyata Kewangan Tahunan itu adalah seperti diLampiran III dan IV.183

PERBADANAN PEMBANGUNAN EKONOMI NEGERI SABAHPENJUALAN RUMAH KEDAI54. LATAR BELAKANG54.1 Dalam usaha membentuk budaya niaga dan keusahawanan yang merupakansebahagian dari input dalam pembangunan ekonomi Negara, Kerajaan Negeritelah melaksanakan program sosioekonomi jangka panjang. Ia bermula denganpelaksanaan Dasar Ekonomi Baru (DEB), yang bertujuan memperkukuh danmemantapkan perpaduan nasional melalui 2 aspek penting iaitu untukmembasmi kemiskinan dan menyusun semula struktur masyarakat Malaysia.54.2 Perbadanan Pembangunan Ekonomi Negeri Sabah (Perbadanan) telahmengambil peranan positif dengan membiayai dan memperuntukkan premisrumah kedai dan gerai atau ruang niaga kepada usahawan Bumiputera yangkurang berkemampuan untuk memilikinya. Melalui syarikat subsidiarinya,Perbadanan telah membangunkan rumah kedai, gerai dan tapak tamu untukpeniaga Bumiputera. Rumah kedai yang dibangunkan adalah untuk dijual dangerai serta tapak tamu adalah untuk disewakan.54.3 Kerajaan Negeri Sabah menyedari peratusan Bumiputera menceburi bidangperniagaan dan pemilikan harta terutama rumah kedai adalah rendah. Keadaanini adalah disebabkan Bumiputera menghadapi masalah menjelaskan bayaranpendahuluan antara 20% hingga 30% daripada harga rumah kedai kepadapemaju. Bagi mencapai matlamat tersebut, Kerajaan Negeri telah mengambillangkah positif dengan melaksanakan skim pinjaman mudah bagimeningkatkan pemilikan harta terutama premis rumah kedai/tempat berniagauntuk Bumiputera di seluruh Negeri Sabah.184

55. OBJEKTIF PENGAUDITANObjektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada penjualan rumahkedai telah dirancang dan dilaksanakan dengan cekap dan teratur serta mencapaimatlamatnya.56. SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITANSkop pengauditan ditumpukan kepada penjualan rumah kedai yang dibinamelalui program sosioekonomi di bawah RMK7 dan RMK8 yang melibatkan 9daripada 17 projek pembinaan. Pengauditan dijalankan di Perbadanan denganmenyemak fail yang berkaitan seperti dokumen kontrak penjualan rumah kedai, minitmesyuarat, rekod bagi pemilihan pemohon, pengagihan rumah kedai, bayaran balikpinjaman serta rekod penyewaan rumah kedai bagi tempoh 1998 hingga 2002.Lawatan dan pemeriksaan juga dilakukan terhadap 3 projek iaitu masing-masing 2 diDaerah Sipitang dan 1 di Membakut bagi memastikan penjualan rumah kedaidilaksana mengikut garis panduan yang ditetapkan.57. PENEMUAN AUDIT57.1 PERANCANGANPembangunan bandar baru dan pembangunan semula bandar yang sedia adabagi meningkatkan sosioekonomi penduduk Bumiputera adalah menjadikewajipan Lembaga Pembangunan Perumahan Dan Bandar (Lembaga)sebagaimana termaktub dalam Enakmen Lembaga 1981. Bagi melaksanakankewajipan tersebut, Lembaga telah memperuntukkan 30% daripada kawasanbandar baru dan bandar yang dibangun semula kepada Perbadanan melaluisyarikat subsidiarinya untuk pembangunan rumah kedai. Perbadananmenjalankan perancangan berdasarkan kepada bilangan kawasan yangdiperuntukkan oleh Lembaga kepadanya.185

57.1.1 Objektif ProjekPembangunan rumah kedai mengutamakan lokasi pekan baru ataupekan yang dibangunkan semula. Ini adalah untuk memberi peluangkepada peniaga Bumiputera mendapat ruang niaga yang lebih baikdan teratur. Untuk itu, Perbadanan telah menetapkan objektif projekseperti berikut:i) Untuk membantu peniaga Bumiputera memiliki premis rumahkedai di bandar dan luar bandar melalui skim pinjaman 100%.ii) Untuk menambah bilangan Bumiputera menceburi bidangperniagaan serta meningkatkan taraf hidup mereka sejajardengan era pembangunan ekonomi.57.1.2 Kriteria Pemilihan PemohonBagi mencapai objektif utama Perbadanan untuk mewujudkanBumiputera yang berbudaya niaga, Perbadanan telah mengenal pastigolongan sasar yang akan diberi keutamaan. Kriteria pemilihanpemohon yang ditetapkan adalah seperti berikut:i) Pemohon sedang berniaga tetapi tidak mempunyai tempat yangsesuai atau sedang menyewa tempat untuk menjalankanperniagaan.ii) Pemohon mestilah berkebolehan untuk berniaga.iii) Pemohon mestilah berkeupayaan membayar balik pinjaman.iv) Pemohon mestilah penduduk tempatan.v) Pemohon mestilah berumur antara 21 hingga 60 tahun.vi) Jenis perniagaan adalah tidak terhad dan yang dibenarkan olehundang-undang.57.1.3 Kajian PenjualanDi peringkat awal, kajian penjualan dijalankan berdasarkan nisbahpemilikan premis perniagaan Bumiputera di pekan baru atau pekan186

yang akan dibangunkan semula. Hasil kajian yang dijalankanmembolehkan Perbadanan menentukan jenis dan jumlah rumah kedaiyang akan dibina supaya rumah kedai tersebut dapat dijualkesemuanya. Selain itu, cadangan oleh pemimpin masyarakat danPihak Berkuasa Tempatan juga diambil kira untuk pembinaan projek.57.1.4 Kaedah PenjualanPembinaan rumah kedai adalah untuk dijual kepada peniagaBumiputera melalui skim pinjaman mudah iaitu tanpa bayaranpendahuluan.Secara keseluruhannya, pihak Perbadanan telah membuat perancanganyang teliti dan teratur sebelum penjualan rumah kedai dilaksanakan.Kriteria pemilihan pemohon telah ditetapkan dan kajian penjualan telahmengambil kira cadangan pemimpin masyarakat dan Pihak BerkuasaTempatan serta golongan sasaran yang ditetapkan.57.2 PELAKSANAANBagi memastikan objektif projek tercapai, Perbadanan melalui syarikatsubsidiarinya perlu menentukan sumber kewangan diuruskan dengan cekapdan mengikut kemampuan kewangan yang ada. Pemilihan pemohon hendaklahmengikut kriteria yang telah ditetapkan supaya hanya pemohon yangmemenuhi kriteria sahaja diberi pertimbangan dan kelulusan memiliki rumahkedai.57.2.1 Jenis Dan Taburan Rumah KedaiRumah kedai yang dibangunkan adalah mengikut kesesuaian lokasidan permintaan peniaga setempat. Sejak tahun 1978 hingga 2002,Perbadanan telah membina 51 projek rumah kedai dari jenis 1 tingkat,1½ tingkat, 2 tingkat, 3 tingkat dan 4 tingkat. Semakan Auditmenunjukkan Perbadanan telah membangunkan rumah kedai disemua daerah di Negeri Sabah dan terdapat 2 hingga 3 projek rumah187

kedai yang dibangunkan di daerah yang sama berdasarkan keperluanpenduduk setempat. Bagi 9 projek rumah kedai yang dipilih untukpengauditan dan dibangunkan semasa RMK7 dan RMK8 adalahmelibatkan 8 daerah iaitu Sipitang, Kota Kinabatangan, Sandakan,Keningau, Lahad Datu, Kawang, Pitas dan Menumbuk.Pihak Audit berpendapat penentuan jenis dan taburan rumahkedai adalah realistik kerana telah mengambil kira keperluan danpermintaan peniaga serta penduduk setempat.57.2.2 Pemilihan PemohonPerbadanan mempelawa permohonan untuk sesebuah projek melaluipengedaran borang kepada pemohon yang berpotensi apabila projekdi peringkat 75% siap. Pemohon ditemu duga oleh Jawatankuasa yangdilantik bagi mengenal pasti latar belakang dan mendapatkanmaklumat mengenai kegiatan perniagaan yang sedang diusahakansekiranya ada. Pemohon ditapis dan dipilih melalui dua peringkatjawatankuasa iaitu Jawatankuasa Pemilihan Pemilik-Pemilik RumahKedai Bumiputera Peringkat Daerah dan Jawatankuasa PemilihanPemilik-Pemilik Rumah Kedai Bumiputera Peringkat Negeri.Semakan Audit telah dijalankan terhadap 29 fail pemohon yang berjayadan antara jenis perniagaan yang dinyatakan dalam borangpermohonan adalah seperti di Jadual 24.188

Jadual 24Jenis Perniagaan Yang Dinyatakan Dalam Borang PermohonanRumah KedaiBil. Lokasi/Daerah Jenis Perniagaan1. Pekan BaruMenumbuk1. Alat Binaan2. Petro Kimia3. Runcit4. Kedai Makan5. Alat Tulis/PerkhidmatanKomputer6. Pengurusan Dan Operasi Import7. Runcit/Jahitan/Pakaian8. Dandan Rambut2. Pekan Sipitang 1. Alat Binaan2. Restoran/Hotel3. Stor Sejuk Beku(Cold Storage)4. Pasar Mini/Kedai Runcit5. Salun Rambut/Persolekan6. Perkhidmatan Komputer/Siber7. Peralatan Perikanan8. Kedai Buku/Alat Tulis9. Kedai Pakaian/Tekstil3. Pekan Baru Tongod 1. Stor Sejuk Beku (Cold Storage)2. Kedai Runcit3. Kedai Makan4. Kedai Buku/Alat Tulis5. Salun Rambut/ Persolekan6. Pemborong Am7. Peralatan Plastik/Alat Binaan4. Pekan Baru KotaKinabatanganSumber: Rekod Subsidiari Perbadanankepada peniaga berkenaan.1891. Pengedar Gas Masak2. Kedai Tayar3. Kedai Makan4. Stokis Beras5. Pejabat/Pusat Operasi KontraktorPihak Audit mendapati pemilihan pemohon yang berjaya adalahmenepati kriteria yang ditetapkan. Pemilihan pemohon jugamengambil kira jenis perniagaan yang dirancang oleh pemohon.Dengan mengambil kira kepelbagaian perniagaan ia akanmengurangkan persaingan bagi peniaga untuk memasarkanbarangan atau perkhidmatan dan memberi pulangan yang baik

57.2.3 Pembiayaan Rumah KedaiProgram pembangunan rumah kedai dibiayai daripada kewanganKerajaan Negeri secara pinjaman kepada Perbadanan. Sejakditubuhkan pada tahun 1978, Perbadanan telah memperolehi pinjamandari Kerajaan Negeri berjumlah RM59.11 juta dan disalurkan teruskepada syarikat subsidiarinya. Sejumlah RM23.23 juta dari jumlahtersebut telah dibayar balik oleh syarikat subsidiari kepada KerajaanNegeri melalui Perbadanan. Baki pinjaman daripada Kerajaan Negeriberjumlah RM35.88 juta dimasukkan dalam Tabung PusinganPembiayaan Semula Projek untuk digunakan oleh syarikat subsidiarisebagai wang pusingan melaksanakan projek rumah kedai yang baru.Pada pandangan Audit, dengan adanya wang pusingan berjumlahRM35.88 juta akan membolehkan syarikat subsidiarimembangunkan projek rumah kedai dengan lebih giat lagi tanpaperlu menunggu pakej pinjaman yang baru daripada Kerajaan.57.2.4 Kaedah PenjualanPembinaan rumah kedai adalah untuk dijual kepada peniagaBumiputera melalui skim pinjaman mudah iaitu tanpa bayaranpendahuluan. Kadar faedah dikenakan adalah antara 5% hingga 6%.Rumah kedai yang dibina dijual melalui 2 kaedah iaitu:i) Sewa BeliSemua pemohon yang permohonannya telah diluluskan olehJawatankuasa Pemilihan Peringkat Negeri akan mendapatkemudahan pembiayaan sewa beli 100% daripada syarikatsubsidiari.ii)Penjualan TerusMelalui pelan korporat, syarikat subsidiari akan menjual lot rumahkedai kepada pembeli melalui pinjaman bank. Selepas urusan190

penjualan dilaksanakan, Perbadanan atau syarikat subsidiarinyatidak lagi bertanggungjawab terhadap rumah kedai berkenaan.Perbadanan menjual rumah kedai kepada peniaga Bumiputeraberdasarkan kos sebenar pembinaan termasuk kos lain yang berkaitanpengurusan dan bergantung kepada lokasi projek. Harga jualan rumahkedai Perbadanan adalah antara RM11,122 hingga RM266,000 satuunit. Sejak tahun 1978 hingga 2002, syarikat subsidiari Perbadanantelah mengeluarkan pinjaman berjumlah RM70.31 juta melalui 51projek rumah kedai kepada usahawan Bumiputera (perseorangan dansyarikat kumpulan) di bandar dan luar bandar.Pihak Audit berpendapat kaedah penjualan sewa beli yangdilaksanakan oleh Perbadanan merupakan kemudahan kepadapembeli kerana mereka tidak perlu menyediakan wangpendahuluan untuk membeli rumah kedai.57.2.5 Perjanjian PenjualanSetiap pembeli rumah kedai yang berjaya telah menandatanganiPerjanjian Jual Beli. Perjanjian yang ditandatangani mengandungisyarat yang mesti dipatuhi oleh pembeli bagi menentukan objektif asalPerbadanan tercapai dan melindungi kepentingannya. Antara syaratyang ditentukan adalah:i) Peniaga Bumiputera mesti mengurus perniagaan sendiri danmengekalkannya sekurang-kurangnya bagi tempoh 20 tahun.ii)Peniaga Bumiputera tidak dibenarkan membayar sepenuhnyapinjaman dalam tempoh 10 tahun pertama, kecuali mendapatkebenaran daripada syarikat subsidiari Perbadanan.191

iii)Peniaga Bumiputera yang gagal menjelaskan bayaran mengikutperjanjian dalam kontrak bagi tempoh 3 bulan, boleh diambiltindakan menarik balik rumah kedai.iv)Peniaga Bumiputera hendaklah membenarkan syarikat subsidiariPerbadanan, agen atau pekerjanya memasuki bangunan rumahkedai pada waktu yang munasabah untuk melihat keadaannya.Syarat yang ditetapkan di atas ada mengambil kira objektif Perbadanandi mana syarat tersebut menentukan pembeli tidak sewenangwenangnyamenjual, menyewa dan memindah milik rumah kedaikepada bukan Bumiputera. Selain itu, syarat perjanjian jugamelindungi kepentingan Perbadanan. Bagaimanapun, semakan Auditterhadap 50 fail dan Perjanjian Jual Beli mendapati 2 peminjam tidakmenandatangani Perjanjian Jual Beli.Pada pandangan Audit, syarat Perjanjian Jual Beli adalah menjagakepentingan Kerajaan dan pembeli.57.2.6 Prestasi PenjualanBagi tempoh tahun 1978 hingga 2002, Perbadanan telahmelaksanakan pembinaan 525 lot rumah kedai melalui 51 projek.Semakan Audit menunjukkan hampir kesemua 525 lot rumah kedaiyang dibina telah dijual sama ada melalui skim sewa beli atau jualanterus.Bagaimanapun, semakan lanjut Audit terhadap 9 projek pembinaanrumah kedai yang dibina antara tahun 1998 hingga 2002 mendapati 20lot rumah kedai belum dapat dijual kepada peniaga tempatan. Rumahkedai ini belum dapat dijual antara lain disebabkan oleh ketiadaanbekalan air dan Sijil Kelayakan Menduduki daripada Pihak BerkuasaTempatan. Selain itu, sebanyak 6 lot rumah kedai 2 tingkat di KotaKinabatangan masih dalam pembinaan.192

Pada pendapat Audit, prestasi penjualan rumah kedai adalahmemuaskan.57.2.7 Status Rumah KedaiLawatan Audit telah dibuat ke 3 projek yang dilaksanakan oleh syarikatsubsidiari Perbadanan iaitu 1 di Membakut dan 2 di Sipitang. Hasildaripada pemeriksaan di Pekan Baru Membakut, adalah didapati4 daripada 10 unit rumah kedai telah disewakan kepada peniaga lainoleh pemilik. Satu unit telah ditarik balik sementara 5 unit lagi masihmenjalankan operasi perniagaan seperti diluluskan. Rumah kedaijuga dalam keadaan baik dan penyenggaraan dilakukan oleh pemilik.Foto 10 menunjukkan keadaan rumah kedai berkenaan.Foto 10Keadaan Rumah Kedai Di MembakutSumber: Fail Foto Jabatan Audit NegaraTarikh: 10 April 2003Pemeriksaan Audit selanjutnya telah dibuat ke lokasi projek rumahkedai Fasa I dan II Sipitang. Bagi projek Fasa I, adalah didapatisejumlah 4 daripada 10 rumah kedai 2 tingkat yang telah disiapkanpada tahun 1983 dan disewa beli kepada peniaga Bumiputera, telah193

disewakan keseluruhan kedainya kepada peniaga lain oleh pemilik.Tiga unit rumah kedai yang juga disewa beli kepada peniagaBumiputera telah disewakan sebahagiannya kepada peniaga lain.Sementara baki 3 unit lagi telah ditarik balik oleh Perbadanan dandisewakan kepada peniaga yang berminat. Foto 11 menunjukkanrumah kedai berkenaan.Foto 11Foto Menunjukkan Rumah Kedai Fasa I Di SipitangSumber: Fail Foto Jabatan Audit NegaraTarikh: 10 April 2003Bagi Fasa II yang melibatkan 12 unit rumah kedai 2 tingkat, adalahdidapati 2 unit telah dijual terus, satu unit disewakan, lapan unit telahdijual secara sewa beli dan 1 unit dalam proses penjualan.Tindakan pemilik menyewakan sebahagian atau keseluruhan rumahkedai adalah bertentangan dengan syarat perjanjian yangmenghendaki peniaga Bumiputera mengurus sendiri perniagaannya dirumah kedai berkenaan dan mengekalkannya bagi tempoh 20 tahun.194

Pihak Audit berpendapat Perbadanan hendaklah mengambiltindakan pemantauan yang berterusan bagi memastikan peniagamematuhi syarat perjanjian yang ditetapkan.57.2.8 Prestasi Pengeluaran Pinjaman Dan Bayaran Balik Pinjaman SertaBayaran SewaSejak tahun 1978 hingga 2002, syarikat subsidiari Perbadanan telahmengeluarkan pinjaman berjumlah RM70.31 juta melalui 51 projekrumah kedai kepada usahawan Bumiputera terdiri daripada individudan syarikat kumpulan di bandar dan luar bandar. Tempoh bayaranbalik pinjaman yang ditetapkan kepada pembeli adalah 20 tahundengan yuran pengurusan antara 5% hingga 6% setahun. Pembelidiberi tempoh penangguhan 3 bulan sebelum menjelaskan ansuranpertama. Bagi tempoh 1998 hingga 2002, kutipan bayaran balikpinjaman adalah berjumlah RM12.58 juta dan kutipan sewa berjumlahRM6.40 juta.Semakan Audit terhadap fail pinjaman bagi pembelian rumah kedaimendapati berlaku tunggakan bayaran ansuran pinjaman dan sewaanseperti berikut:i) Tunggakan Ansuran PinjamanMengikut rekod Perbadanan, sehingga akhir September 2002,tunggakan bayaran balik pinjaman mengikut tempoh adalahseperti berikut:a) Kurang dari 12 bulan berjumlah RM382,486 melibatkan100 peminjam; danb) Lebih dari 12 bulan berjumlah RM4.98 juta bagi 162peminjam.195

ii)Tunggakan SewaKedudukan tunggakan sewa mengikut tempoh adalah sepertiberikut:a) Kurang dari 12 bulan berjumlah RM966,140 bagi 33penyewa; danb) Lebih dari 12 bulan berjumlah RM1.57 juta bagi 34penyewa.iii)Semakan Audit mendapati antara faktor yang dikenal pastimenyebabkan kegagalan peniaga menjelaskan pinjaman dansewa adalah seperti berikut:a) Peniaga tidak berpengalaman dan menghadapi pelbagaimasalah menyesuaikan diri dalam bidang ini;b) Sebilangan mereka tidak mempunyai modal yangmencukupi untuk memulakan perniagaan dan terpaksamendapatkan pinjaman dari bank. Ini membebankanmereka untuk membayar balik dua pinjaman dalam satumasa;c) Taraf ekonomi di bandar baru biasanya lambatberkembang maju dan ini menyukarkan peniagamenjangkakan pendapatan mereka sehingga bayaran balikterjejas;d) Sebilangan pembeli kedai tidak komited atau memberitumpuan sepenuhnya terhadap urusan perniagaan keranamereka juga terlibat dengan perniagaan lain seperti kontrakdengan agensi Kerajaan; dane) Kurang latihan dan pendedahan untuk memikat pelanggandalam menghadapi saingan terutama di tempat yang sudahwujud perniagaan yang sama.196

Pihak Audit berpendapat walaupun skim pinjaman dan sewaanyang mudah diperkenalkan, namun pembeli dan penyewa masihgagal menjelaskan pinjaman dan sewaan mengikut tempoh yangditetapkan. Bantuan khidmat nasihat dan penguatkuasaan secaraberterusan perlu dijalankan.57.2.9 Penarikan Balik Rumah KedaiBagi mengatasi masalah kutipan ansuran pinjaman daripada pembeliyang gagal meneruskan perniagaan, Perbadanan telah mengambiltindakan mengikut syarat kontrak. Antara tindakan yang diambil adalahmenarik balik rumah kedai tersebut daripada pembeli dan menyewakanrumah kedai berkenaan kepada peniaga yang berminat bagi tempohtertentu sehingga ditawarkan kepada pembeli lain.Dari tahun 1985 hingga 2002, sejumlah 62 rumah kedai telahdisenaraikan sebagai ditarik balik dan tunggakan bayaran yang terlibatberjumlah RM3.11 juta. Daripada jumlah tersebut, sebanyak 30pinjaman yang tertunggak berjumlah RM1.20 juta telah dihapus kiradan baki 32 pinjaman lagi berjumlah RM1.91 juta masih terbengkalai.Bagi kes tunggakan ansuran serta melibatkan jumlah terbengkalai,Perbadanan melalui bahagian undang-undangnya mengambil tindakandengan mengeluarkan surat peringatan.Pada pandangan Audit, tindakan sewajarnya telah diambilterhadap pembeli yang gagal membuat bayaran ansuran.57.2.10 Pencapaian ProjekBagi tempoh 1978 hingga 2002, Perbadanan telah melaksanakan 51projek melibatkan 525 unit rumah kedai. Setiap rumah kedai yangdibina merupakan bangunan antara 1 hingga 4 tingkat dan terdapatunit yang dibahagikan kepada beberapa lot dan diagihkan secaraberasingan.197

Pemilikan rumah kedai di beberapa daerah diluluskan atas namaindividu dan syarikat kumpulan. Rekod yang dikemukakan olehPerbadanan menunjukkan 413 unit telah dijual atas nama individuBumiputera dan 86 unit atas nama syarikat kumpulan Bumiputera.Dengan terbinanya 525 unit rumah kedai daripada 51 projek yangdijalankan, jelas menunjukkan program ini telah berjaya menjanapertumbuhan ekonomi Bumiputera di Sabah dengan menyediakanruang niaga kepada mereka.Pada keseluruhannya, pelaksanaan penjualan rumah kedai telahmematuhi proses yang ditetapkan. Bermula dari proses pemilihanpermohonan hingga kepada penjualan rumah kedai telah dilaksanakandengan teratur. Dari aspek bayaran balik ansuran dan sewa yangtertunggak, pihak Perbadanan seharusnya mengambil tindakan yangcekap dan berterusan untuk menyelesaikannya. Selain itu, berdasarkankepada 3 projek yang dilawati mendapati matlamat Perbadanan untukmemberi peluang kepada peniaga Bumiputera menjalankan perniagaansendiri tidak tercapai sepenuhnya disebabkan hampir 50% daripadarumah kedai yang dijual telah disewakan kepada peniaga lain.57.3 PEMANTAUANPemantauan yang berterusan hendaklah dilakukan bagi memastikan penjualanrumah kedai dilaksanakan menepati objektif serta matlamat pembinaannya.Tiga jawatankuasa telah ditubuhkan bagi menentukan pemilihan pemohonadalah teratur dan bantuan khidmat nasihat serta kutipan bayaran balikpinjaman berjalan lancar.Di peringkat pemilihan pemohon, dua Jawatankuasa telah diwujudkan bagimemantau dan memastikan pemilihan pemohon menepati kriteria dan garispanduan yang ditetapkan. Jawatankuasa yang diwujudkan adalah di peringkatDaerah dan peringkat Negeri. Jawatankuasa di peringkat Daerah198

dipengerusikan oleh Pegawai Daerah dan ahlinya dilantik oleh Pegawai Daerahsendiri. Jawatankuasa ini berperanan menapis dan memberi sokongan kepadapermohonan yang layak untuk dikemukakan kepada Jawatankuasa di peringkatNegeri. Di peringkat Negeri pula, Jawatankuasa dipengerusikan oleh Menteriatau Pembantu Menteri Pembangunan Perindustrian dan ahlinya terdiridaripada Setiausaha Tetap Kementerian dan pegawai daripada Jabatan KetuaMenteri serta Perbadanan. Jawatankuasa ini akan mempertimbang danmeluluskan permohonan yang layak. Bagi setiap projek, Jawatankuasabermesyuarat antara 2 hingga 3 kali bagi membincangkan pemilihan pemohondan hal berkaitan dengannya. Jawatankuasa yang dibentuk telah menjalankantugasnya dengan baik dan berkesan.Jawatankuasa Kerja Kredit yang diwakili oleh Lembaga Pengarah syarikatsubsidiari, wakil Perbadanan dan pihak pengurusan syarikat subsidiari telahmemantau bayaran balik pinjaman daripada pembeli dan bayaran sewabulanan. Pemantauan dilakukan berdasarkan laporan bayaran balik pinjamandan sewaan secara bulanan. Jawatankuasa Kerja Kredit juga membuat lawatanke rumah kedai mengikut jadual yang disediakan bagi memberi khidmat nasihatkepada peniaga dan membantu peniaga menyelesaikan permasalahantermasuk bayaran balik pinjaman dan sewa.Pada pandangan Audit, pemantauan yang dilaksanakan oleh Perbadananmelalui Jawatankuasa yang ditubuhkan adalah memuaskan.58. RUMUSAN DAN SYOR AUDITObjektif pembinaan rumah kedai untuk meningkatkan sosioekonomiBumiputera di Sabah pada dasarnya telah tercapai. Skim pinjaman mudah yangdiperkenalkan bagi projek ini telah mendapat sambutan yang menggalakkan danmembolehkan Bumiputera memiliki rumah kedai yang lebih terancang dan kondusifsama ada di bandar atau luar bandar. Bagaimanapun, proses mendapatkan bayaranbalik pinjaman daripada pembeli rumah kedai menghadapi kesukaran di mana setakatSeptember 2002, jumlah tunggakan ansuran bulanan ialah RM5.36 juta dan RM2.54199

juta lagi bagi tunggakan sewa. Sistem kutipan ansuran dan sewa bulanan yang lebihefisien dan efektif serta usaha pemantauan yang berterusan perlu dilakukan. Denganaliran kewangan yang lebih teguh melalui pungutan semula bayaran balik, pihak Auditberpendapat Perbadanan melalui syarikat subsidiarinya akan dapat memainkanperanan lebih berkesan bagi mencapai matlamat yang ditetapkan.200

MAJLIS UGAMA ISLAM SABAHPENGURUSAN KEWANGAN59. LATAR BELAKANG59.1 Majlis Ugama Islam Sabah (Majlis) ditubuhkan pada tahun 1977 melaluiSeksyen 4, Enakmen Pentadbiran Undang-undang Islam 1992 (Sabah No.13Tahun 1992). Penubuhannya adalah untuk memberi nasihat kepada Yang di-Pertuan Agong mengenai perkara yang berkaitan dengan agama Islam diNegeri Sabah. Adalah menjadi kewajipan Majlis untuk menganjur, mendorong,membantu dan mengusahakan kemajuan dan kesejahteraan ekonomi dansosial masyarakat Islam di Negeri Sabah selaras dengan Hukum Syarak.Antara fungsi utama Majlis adalah menjadi pihak berkuasa dalam hal ehwalagama Islam, pengurusan Amanah Khairat, memungut dan mengagih zakat,pengurusan dan penyenggaraan masjid, pungutan khairat, hal ehwalkemasukan agama Islam dan pendidikan agama Islam.59.2 Dasar pengurusan Majlis ditentukan oleh Ahli Majlis Tertinggi Majlis UgamaIslam Sabah yang terdiri daripada Pengerusi, Timbalan Pengerusi dan 13 ahlibiasa yang dilantik mengikut Seksyen 10, Enakmen Pentadbiran UndangundangIslam 1992. Bagi mengurus kewangan Majlis agar sejajar denganfungsinya, tiga Kumpulan Wang diwujudkan iaitu Tabung Kumpulan Wang,Tabung Baitul Mal dan Tabung Zakat Fitrah Dan Harta. Pada tahun 2002,jumlah hasil bagi ketiga Tabung tersebut masing-masing RM14.25 juta,RM312,226 dan RM6 juta. Manakala jumlah perbelanjaan bagi ketiga Tabungtersebut masing-masing RM14.20 juta, RM1.45 juta dan RM1.50 juta padatahun 2002.201

60. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN60.1 OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan dijalankan untuk menentukan bahawa pengurusan kewanganMajlis telah dilaksanakan mengikut perundangan dan peraturan kewangan,keberkesanan kawalan dalaman Majlis dan penyelenggaraan rekod yanglengkap dan kemas kini.60.2 SKOP PENGAUDITANSkop pengauditan merangkumi rekod kewangan dan pengurusan pada tahun2001 dan 2002. Pengauditan adalah tertumpu di Bahagian Pengurusan DanPentadbiran dan Bahagian Kewangan. Pemeriksaan dan semakan terhadap failpengurusan, Buku Vot, fail perbelanjaan, Pesanan Pembelian, rekodpenerimaan, rekod pembayaran, Perintah Kerja Am dan fail yang berkaitandilakukan.61. PENEMUAN AUDIT61.1 KAWALAN PENGURUSANKawalan pengurusan meliputi aspek struktur organisasi, penubuhanjawatankuasa, pematuhan kepada Pekeliling berkaitan pentadbiran danpengurusan yang diterima pakai bagi meningkatkan kecekapan, keberkesanandan kualiti hasil kerja ke arah mencapai matlamat dan fungsi Majlis.61.1.1 Struktur OrganisasiStruktur organisasi Majlis terbahagi kepada 5 bahagian iaitu BahagianPengurusan Dan Pentadbiran, Bahagian Kewangan, BahagianPelaburan, Bahagian Pembangunan Aset Dan Hartanah dan BahagianBaitul Mal Dan Zakat. Majlis mempunyai 43 kakitangan dan diketuaioleh seorang Setiausaha Majlis yang juga merupakan Pengarah202

Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Negeri Sabah (JHEAINS). Sementaraitu pengurusan dan kawalan hasil Majlis bagi Tabung Baitul Mal sertaTabung Zakat Fitrah Dan Harta di peringkat daerah pula dibantu oleh28 Pejabat JHEAINS Daerah dan 4 Mahkamah Syariah. SemakanAudit mendapati Majlis menyediakan carta organisasi denganmenunjukkan secara keseluruhan struktur Majlis. Adalah didapati cartaini disusun bersesuaian dengan struktur organisasinya dan mengambilkira fungsi dan objektif Majlis. Carta organisasi Majlis adalah kemaskini.Semakan Audit juga mendapati perjawatan yang diluluskan kepadaMajlis berjumlah 36 butiran yang melibatkan 57 kakitangan.Bagaimanapun, bajet Majlis pada tahun 2002 hanya memperuntukkan43 kakitangan sahaja dengan 8 pemangkuan. Sementara itu didapati 2kakitangan telah dipinjamkan ke JHEAINS mulai Jun 2001 tetapigajinya masih dibayar oleh Majlis dan seorang kakitangan lagi diarahmenjalankan tugas berkaitan JHEAINS sahaja.61.1.2 Manual Prosedur KerjaMajlis tidak menyediakan Manual Prosedur Kerja untuk dijadikanpanduan dan rujukan anggotanya. Bagaimanapun, manual bagisebahagian proses kewangan ada disediakan oleh BahagianKewangan. Majlis perlu menyediakan Manual Prosedur Kerja untukrujukan dan panduan semua anggotanya seperti yang dikehendakioleh Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991.61.1.3 Fail Meja Dan Senarai TugasPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991menghendaki Fail Meja disediakan untuk setiap kakitangan.Bagaimanapun, Majlis hanya menyediakan Fail Meja untuk kakitanganBahagian Kewangan serta Bahagian Baitul Mal Dan Zakat sahaja.Semakan Audit selanjutnya mendapati Senarai Tugas semua anggota203

Majlis disediakan, namun sebahagian daripadanya tidakditandatangani oleh Setiausaha Majlis atau pegawai yang diberi kuasa.61.1.4 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan AkaunMajlis tidak menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan DanAkaun seperti kehendak Surat Pekeliling Kementerian KewanganNegeri Bilangan 1 Tahun 1998. Bagaimanapun, Majlis adamenubuhkan Jawatankuasa Kewangan mengikut Enakmen Majlis yangberperanan menyediakan bajet dan memantau peruntukan danpengurusan bajet Majlis. Jawatankuasa ini dikehendaki bermesyuaratsekurang-kurangnya 3 bulan sekali. Namun pada tahun 2001,Jawatankuasa hanya bermesyuarat satu kali dan 3 kali sahaja padatahun 2002.61.1.5 Kursus Dan Latihan Kepada KakitanganBagi meningkatkan pengetahuan dan mutu kerja, Majlis telahmenghantar kakitangannya mengikuti pelbagai kursus dan latihananjuran beberapa Jabatan dan Agensi Kerajaan serta Majlis sendiri.Pada tahun 2001 dan 2002, seramai 37 kakitangan telah menghadiri83 kursus dan latihan yang juga meliputi kursus pengurusankewangan.61.1.6 Tatacara Pengurusan KewanganMajlis tidak mempunyai Tatacara Pengurusan Kewangannya sendirisebagai panduan melaksanakan pengurusan kewangan agar sejajardengan Hukum Syarak. Oleh itu, Majlis telah menerima pakaiperaturan dan arahan kewangan yang dikeluarkan oleh Kerajaan.Menyedari masalah ini, Jabatan Audit Negara dengan kerjasamaLembaga Piawaian Perakaunan Malaysia, Jabatan Kemajuan IslamMalaysia dan semua Majlis Agama Islam Negeri telah mengambiltindakan untuk menangani perkara ini. Satu Jawatankuasa denganpelan tindakan telah dibentuk untuk mengadakan Amalan Terbaik204

(Best Practice) bagi pengurusan kewangan Majlis Agama Islam untukditerima pakai oleh Majlis.61.1.7 Penyerahan Penyata KewanganPerundangan menetapkan Penyata Kewangan tahunan Majlishendaklah dikemukakan sebelum atau pada 31 Julai setiap tahunberikutnya atau dengan tempoh lanjutan masa yang diluluskan. BagiPenyata Kewangan tahun 1997 dan 1998, Majlis telah memperolehilanjutan masa sehingga 31 Julai 2000 dan hanya dikemukakan pada31 Disember 2002. Sementara itu, Majlis belum mengemukakanPenyata Kewangan bagi tahun 1999, 2000 dan 2001 dan kelulusanlanjutan masa belum dipohon. Pemeriksaan Audit mendapatikelewatan tersebut disebabkan rekod kewangan yang tidak teratur dankemas kini. Selain itu kekurangan kakitangan terlatih juga menjadipunca kelewatan penyediaan Penyata Kewangan. Majlis sedangberusaha mengatasi kelewatan tersebut dan memaklumkan drafPenyata Kewangan bagi tahun 1999 hingga 2001 telah dapatdisediakan untuk semakan kali terakhir sebelum dikemukakan kepadapihak Audit.Pada keseluruhannya, kawalan pengurusan Majlis perlu diberi perhatiansewajarnya terutama mengenai penyediaan Manual Prosedur Kerja, FailMeja dan Senarai Tugas. Perkara ini adalah penting untuk meningkatkanprestasi Majlis kerana dokumen rasmi tersebut dapat membantu anggotalebih memahami tanggungjawab mereka.61.2 KAWALAN HASILMajlis mempunyai 19 sumber hasil melalui Tabung Kumpulan Wang, TabungBaitul Mal dan Tabung Zakat Fitrah Dan Harta. Hasil yang diterima oleh ketigaTabung pada tahun 2001 dan 2002 masing-masing berjumlah RM17 juta danRM20.57 juta. Penerimaan hasil Tabung Baitul Mal dan Tabung Zakat FitrahDan Harta diperolehi melalui Bahagian Baitul Mal Dan Zakat Majlis, 28 Pejabat205

JHEAINS Daerah dan 4 Mahkamah Syariah. Majlis sedang berusahameningkatkan pengurusan kewangan berkaitan terimaan hasilnya, namunkelemahan berikut perlu diberi perhatian:61.2.1 Kawalan Terhadap Buku ResitPemerhatian Audit mendapati kawalan terhadap buku resit tidakmemuaskan kerana 20 buku resit tahun 2001 dan 2002 bagi TabungKumpulan Wang tidak direkodkan dalam Daftar Borang Hasil.Penyemakan dan pengesahan kandungan buku resit sebelumdigunakan juga tidak dilakukan. Selain itu, peraturan terhadap kawalanstok buku resit iaitu berkenaan pengeluaran dan terimaan adalah tidaksempurna kerana tidak direkod, disemak dan diakui terima antarapemohon yang menerima dan pengeluar buku itu. Bagi Tabung BaitulMal, Majlis menggunakan 3 jenis resit untuk terimaan hasil yang terdiridaripada Resit Nikah Cerai Rujuk, Resit Denda dan Resit Rasmi BaitulMal. Manakala bagi Tabung Zakat Fitrah Dan Harta, Majlismenyelenggara daftar untuk merekod masing-masing 50 dan 1,518buku resit Zakat Harta dan Zakat Fitrah pada tahun 2002.Pemeriksaan Audit mendapati kawalan terhadap buku resit inimemuaskan kecuali tidak disemak sebelum digunakan sepertikehendak Arahan Perbendaharaan 66(a).61.2.2 Kawalan Terhadap Rekod PenerimaanMengikut kehendak Arahan Perbendaharaan 60, 72 dan 79, rekodhasil hendaklah diselenggara dengan betul, kemas kini dan disemakdari semasa ke semasa oleh Pegawai Penyelia. Selain itu, arahantersebut menghendaki terimaan hasil dibankkan dalam tempoh yangditetapkan. Hasil pemeriksaan Audit mendapati 2 terimaan hasildividen pelaburan berjumlah RM632,281 tidak dikeluarkan resit, duaresit terimaan hasil sewa gudang berjumlah RM8,000 tidak direkodkandalam Buku Tunai dan 11 terimaan hasil sewa Wisma MUIS berjumlahRM243,901 telah lewat dibankkan antara 1 hingga 2 bulan daripadatarikh ia diterima. Sementara itu, didapati 5 urus niaga terimaan telah206

salah diakaunkan yang terdiri daripada 3 terimaan deposit sewaberjumlah RM16,738 telah diakaunkan sebagai hasil Tabung,keuntungan mudharabah diakaunkan sebagai hasil sewa dan dividenpelaburan berjumlah RM98,186 diakaunkan sebagai keuntungan bank.61.2.3 Penyata Penyesuaian BankSelaras dengan Arahan Perbendaharaan 146, Majlis telahmenyediakan Penyata Penyesuaian Bank pada akhir setiap bulan.Bagaimanapun, adalah didapati Penyata tersebut tidak disemak dandisahkan oleh pegawai yang diberi kuasa. Semakan dan pengesahanitu penting untuk menentukan penyata yang disediakan itu adalah betuldan bagi meningkatkan kawalan dalaman.61.2.4 Penyata Tunggakan HasilMengikut Arahan Perbendaharaan 89, Penyata Tunggakan Hasilhendaklah disediakan pada setiap akhir tahun kewangan.Bagaimanapun, Majlis tidak menyediakan Penyata tersebut bagi ketigaTabung ini sebagaimana yang ditetapkan. Pemeriksaan Auditmendapati kegagalan Majlis itu disebabkan ketiadaan Senarai Tugasberhubung dengan penyediaan Penyata Tunggakan Hasil.61.2.5 Kawalan Hasil Peringkat DaerahKawalan hasil di peringkat daerah melibatkan Tabung Baitul Mal danTabung Zakat Fitrah Dan Harta. Adalah didapati tahap kawalan hasilbagi kedua terimaan ini adalah memuaskan. Daftar kawalan adadiselenggara untuk mengawal terimaan hasil peringkat daerah diPejabat JHEAINS Daerah dan Mahkamah Syariah. Pemeriksaan Auditmendapati Penyata Bulanan Hasil Tabung Baitul Mal pada tahun 2002telah diterima oleh Majlis kecuali bagi bulan Oktober, November danDisember 2002 daripada Pejabat JHEAINS Daerah Tuaran. BagiTabung Zakat Fitrah Dan Harta pula, pada tahun 2002 hanya PejabatJHEAINS Daerah Penampang belum mengemukakan Penyata Kutipan207

agi bulan Januari hingga Disember 2002. Selain itu penyemakan danpenyesuaian serta Penyata Hasil Disatukan ada disediakan.61.2.6 Zakat FitrahKutipan Zakat Fitrah pada tahun 2002 bersamaan dengan 1423Hadalah berjumlah RM2.90 juta setelah ditolak Hak Amil sejumlahRM93,308. Adalah didapati kawalan terhadap kutipan Zakat Fitrah adadilaksanakan. Bagi melaksanakan kutipan, Majlis telah melantik 32Amil dan Pembantu Amil meliputi 28 daerah di Sabah. Bagaimanapun,adalah didapati tiada rekod disimpan mengenai Pembantu Amil yangdilantik. Kelemahan ini akan menyukarkan tindakan susulan berkaitanpengurusan kutipan Zakat Fitrah.61.2.7 Zakat HartaBagi maksud perkiraan, zakat ini meliputi Zakat Harta, Zakat Ternakandan Zakat Tanaman. Walaupun aktiviti ternakan dan tanaman tertaklukkepada Perintah Zakat di Sabah, namun tiada kutipan zakat dilakukan.Kutipan hanya diperolehi pada tahun 2002 dengan jumlah RM2,375sahaja. Zakat Penggajian mulai dikutip pada tahun 2001 selarasdengan ketetapan Majlis Fatwa Kebangsaan, namun ia hanya dipungutdaripada kakitangan Majlis dan JHEAINS sahaja. Majlis berusahameningkatkan kutipan Zakat Harta dan kesedaran kewajipan Zakatantaranya melalui ceramah dakwah dan media massa tempatan.61.2.8 Agihan ZakatMajlis mengagihkan zakat kepada 5 Asnaf (golongan) terdiri daripadaFakir, Miskin, Muallaf, Amil dan Fisabilillah. Agihan zakat pada tahun2001 dan 2002 masing-masing berjumlah RM1.49 juta dan RM1.50juta. Pemeriksaan Audit terhadap kawalan agihan zakat menunjukkankelemahan seperti perkara berikut:208

i) Daftar Kawalan AgihanMajlis tidak menyelenggara daftar untuk mengawal agihan zakatmenerusi 33 Amil bagi 28 daerah di Sabah. Oleh itu sukar untukmemastikan jumlah dan baki agihan sebenar di setiap daerahserta sama ada Penyata Agihan telah dikembalikan dalamtempoh yang ditetapkan.ii)Semak Semula Hak AsnafPada tahun 2002, Majlis telah mengagihkan zakat berjumlahRM1.50 juta kepada 683 Fakir, 12,536 Miskin dan 248 Muallaf.Pemeriksaan Audit mendapati Majlis tidak menjalankan semakansemula terhadap kelayakan dan taraf hak Asnaf tersebut untukmenerima agihan zakat dari semasa ke semasa.iii)Agihan Zakat HartaPemeriksaan Audit mendapati agihan zakat hanya dilaksanakansemasa bulan Ramadhan dan berasaskan kutipan Zakat Fitrah.Mengikut rekod kewangan, Majlis tidak mengagihkan kutipanZakat Harta masing-masing berjumlah RM2.10 juta dan RM3.12juta bagi tahun 2001 dan 2002. Menyedari kelemahan tersebut,Majlis telah merangka Skim Bantuan Makanan Asas untukdiagihkan kepada Asnaf yang layak dari kutipan Zakat Harta mulaitahun 2003 nanti.iv)Fungsi Bahagian Baitul Mal Dan ZakatFungsi dan tanggungjawab Majlis menerusi Bahagian Baitul MalDan Zakat dinyatakan dalam Seksyen 9, Enakmen Zakat DanFitrah Tahun 1993. Antara fungsinya adalah mengeluarkanPenyata Zakat kepada golongan sasaran serta membuat taksirandan menjalankan bancian penduduk Islam di Sabah.Bagaimanapun Majlis tidak dapat melaksanakan fungsi tersebutkerana kekurangan kakitangan. Tindakan sewajarnya perludiambil bagi memenuhi kehendak Enakmen tersebut.209

Pada keseluruhannya, kawalan hasil Majlis masih lemah kerana beberapaperaturan kewangan tidak dipatuhi seperti buku resit tidak direkod dalamDaftar Borang Hasil, terimaan hasil tidak dikeluarkan resit dan PenyataTunggakan Hasil tidak disediakan.61.3 KAWALAN PERBELANJAANPada tahun 2001, Majlis telah membelanjakan sejumlah RM13.09 juta dansejumlah RM14.20 juta dibelanjakan pada tahun 2002 menerusi TabungKumpulan Wang. Manakala melalui Tabung Baitul Mal pula bagi tempoh yangsama Majlis telah membelanjakan masing-masing RM1.46 juta dan RM1.44juta. Pemeriksaan Audit terhadap kawalan perbelanjaan Tabung ini mendapatikelemahan seperti berikut:61.3.1 Kelulusan BajetMengikut Seksyen 53, Enakmen Pentadbiran Undang-undang Islam1992, bajet hendaklah diperakui oleh Majlis dan seterusnyadikemukakan kepada Yang Dipertua Negeri untuk kelulusan.Bagaimanapun, adalah didapati Majlis tidak pernah mengemukakanbajet tersebut kepada Yang Dipertua Negeri seperti yang ditetapkan.61.3.2 Kawalan PeruntukanPemeriksaan Audit mendapati Majlis kurang menggunakan peruntukanpada tahun 2002 berjumlah RM51.93 juta yang melibatkan 28 butirantermasuk 9 butiran perbelanjaan berjumlah RM897,464 yang tidakdibelanjakan langsung. Sementara itu, adalah didapati 10 butiranperbelanjaan pula terlebih dibelanjakan berjumlah RM657,001 dankelulusan mengenainya belum diperolehi.210

61.3.3 Rekod PerbelanjaanMajlis menyelenggara Daftar Pembayaran untuk merekod urus niagaperbelanjaan yang dilakukan. Namun daftar tersebut tidak lengkapseperti kehendak Arahan Perbendaharaan 98(a) iaitu tidakmengandungi butiran seperti tarikh cek diterima, tarikh diendos dantandatangan ringkas pegawai serta tarikh pembayaran disempurnakan.Manakala pemeriksaan oleh Pegawai Pengawal atau wakilnya terhadapDaftar tersebut sebagaimana Arahan Perbendaharaan 98(b) tidakdilaksanakan. Juga didapati, Majlis tidak menyelenggara rekodpemiutang untuk mengawal perbelanjaan dan tanggungannya.61.3.4 Daftar BantuanMajlis telah mengeluarkan bantuan seperti Dermasiswa, Bencana Alam,Perubatan dan Bantuan Am pada tahun 2002 berjumlah RM380,573daripada Tabung Baitul Mal. Pemeriksaan Audit mendapati tiada daftardiselenggara untuk merekodkan jumlah permohonan diterima dandiluluskan terhadap bantuan tersebut.61.3.5 Buku VotMajlis menyelenggara Buku Vot bagi mengawal peruntukan danperbelanjaan. Bagaimanapun, Buku Vot yang diselenggara tidaklengkap dan kemas kini seperti kehendak Arahan Perbendaharaan 95(a)iaitu Majlis tidak merekod maklumat mengenai jumlah tanggungan danperbelanjaan yang telah dijelaskan.61.3.6 Daftar BilMajlis ada menyelenggara Daftar Bil. Bagaimanapun Daftar yangdiselenggara itu tidak menepati kehendak Surat PekelilingPerbendaharaan Bilangan 10 Tahun 1995 kerana ruangan seperti tarikhbaucar disediakan, tarikh bil diterima dan nombor PesananPembelian/Perintah Kerja Am tidak dilengkapkan. Kelemahan inimenyebabkan sukar untuk memastikan sama ada bil yang diterima telah211

dijelaskan dalam tempoh 30 hari seperti kehendak ArahanPerbendaharaan 103(a).61.3.7 Pesanan Pembelian Dan Perintah Kerja AmPada tahun 2002, Majlis menggunakan 2 buku Pesanan Pembeliandan 1 buku Perintah Kerja Am. Pemeriksaan Audit mendapati kawalanterhadap buku tersebut tidak memuaskan kerana tidak direkodkandalam Daftar Borang Terkawal dan pengeluarannya tidak mengikutturutan nombor siri. Sementara itu, kesemua Pesanan Pembelian danPerintah Kerja Am yang diguna pakai tidak dicatatkan baki peruntukandan direkodkan dalam Buku Vot sebagai tanggungan Majlis.61.3.8 PerolehanPada tahun 2001, Jawatankuasa Sebut Harga Majlis telahbermesyuarat sebanyak 5 kali bagi mengurus perolehan kerja danperkhidmatan. Bagaimanapun, dua daripada mesyuarat tersebutdiwakili oleh 3 Ahli Jawatankuasa yang tidak dilantik oleh Majlis.Sementara itu, didapati Majlis telah memecah kecil tawaran kerjamelalui 2 sebut harga masing-masing berjumlah RM42,998 danRM39,800 untuk pengubahsuaian Pejabat Majlis pada Januari 2001.Amalan ini bertentangan dengan kehendak Surat PekelilingKementerian Kewangan Negeri Bilangan 2 Tahun 1995 yangmenyatakan bahawa tender perlu dipelawa bagi perolehan kerja yangmelebihi RM50,000. Manakala syarikat yang ditawarkan kerjaberjumlah RM42,998 pula tidak berdaftar dengan Pusat PendaftaranKontraktor Kerja, Bekalan Dan Perkhidmatan Negeri Sabah bagimematuhi kehendak pekeliling berkenaan.Pihak Audit berpendapat kawalan perbelanjaan Majlis adalah lemah danperlu diberi perhatian. Antaranya ialah anggaran bajet dan perbelanjaanmelebihi peruntukan belum mendapat kelulusan serta Buku Vot, Daftar Bildan Daftar Borang Terkawal tidak diselenggara dengan kemas kini.212

61.4 PENGURUSAN AKAUN AMANAH DAN DEPOSITBagi Tabung Kumpulan Wang, Majlis mengurus 5 Akaun Amanah terdiridaripada Pendahuluan Kenderaan, Pendahuluan Komputer, Pendahuluan Diri,Pinjaman Peribadi dan Kira-kira Wang Amanah serta satu akaun Deposit.Menerusi Tabung Baitul Mal pula, Majlis mengurus satu Akaun Amanah iaituSkim Pinjaman Pendidikan Baitul Mal yang diwujudkan sejak tahun 1989.Kemudahan skim tanpa faedah ini diberi kepada penuntut pengajian tinggiterutama bidang pengajian Islam dan Bahasa Arab. Sehingga akhir tahun 2002,seramai 213 penuntut dengan pinjaman berjumlah RM2.76 juta telah menikmatiskim ini.61.4.1 Penyelenggaraan DaftarPemeriksaan Audit mendapati Majlis tidak menyelenggara Daftar bagimerekod Pinjaman Peribadi, Kira-kira Wang Amanah dan Deposit.Manakala bagi Pendahuluan Kenderaan, Pendahuluan Komputer danPendahuluan Diri, adalah didapati daftarnya tidak lengkap dan kemaskini. Oleh itu, adalah sukar untuk menentukan jumlah pinjaman,bayaran balik dan baki Akaun Amanah dan Deposit pada akhir tahun2001 dan 2002. Pemeriksaan dan pengesahan oleh pegawaibertanggungjawab terhadap daftar juga tidak dijalankan.Bagaimanapun, bagi Skim Pinjaman Pendidikan Baitul Mal, Majlismenyelenggara rekod dengan kemas kini dan disemak oleh pegawaibertanggungjawab. Setakat 31 Disember 2002, sejumlah RM2.76 jutapinjaman dikeluarkan dan sejumlah RM203,756 bayaran balikpinjaman diterima. Bagaimanapun, daftar untuk menentukan jumlahpermohonan diterima, diluluskan dan ditolak tidak diselenggara.61.4.2 Bayaran Balik PinjamanMengikut perjanjian, bayaran balik Pinjaman Pendidikan Baitul Malperlu dibuat setelah peminjam mendapat kerja atau selepas 6 bulantamat pengajian, mana yang terdahulu. Pemeriksaan Audit secararambang mendapati 11 peminjam dengan pinjaman berjumlah213

RM156,541 telah tamat pengajian antara 8 hingga 10 tahun yang lalutetapi tidak pernah membuat bayaran balik pinjaman. Manakala 10peminjam dengan baki berjumlah RM29,175 pula telah menghentikanbayaran balik. Sementara itu, syarat perjanjian pinjaman tidakmenetapkan kadar dan jadual bayaran balik untuk kemudahanpengurusan dan pinjaman.61.4.3 Pengurusan Akaun Dan TatacaraPemeriksaan Audit mendapati peruntukan khas tidak disediakansebagai modal pusingan untuk operasi skim Pinjaman PendidikanBaitul Mal sungguhpun peruntukan disediakan melalui Bajet TahunanTabung Baitul Mal. Oleh itu tidak dapat ditentukan had Tabung danpencapaian pelaksanaan skim berkenaan. Majlis juga tidakmenyediakan tatacara sebagai panduan dan peraturan untukkemudahan pengurusan Skim Pinjaman ini.61.4.4 Akaun Amanah Tidak AktifSemakan Audit mendapati 2 Akaun Amanah iaitu Pinjaman Peribadidan Kira-kira Wang Amanah tidak aktif masing-masing sejak tahun1984 dan 1985. Pengurusan Pinjaman Peribadi telah dihentikan namunmengikut Penyata Kewangan Majlis tahun 1996 yang terakhir diauditmendapati baki berjumlah RM60,554 melibatkan 33 peminjam tidakbergerak sehingga tarikh pengauditan. Manakala Kira-kira WangAmanah pula merupakan peruntukan kewangan daripada KerajaanArab Saudi berjumlah RM10.91 juta (USD 5 juta) diterima pada tahun1979. Peruntukan tersebut untuk membina penempatan pelarian politikdaripada Filipina Selatan namun telah digunakan untuk pembinaanmasjid dengan izin Kerajaan Arab Saudi. Mengikut Penyata KewanganMajlis yang terakhir diaudit, akaun amanah ini masih mempunyai bakiberjumlah RM5.73 juta. Oleh kerana ketiadaan daftar dan rekoddiselenggara terhadap 2 akaun tersebut, pemeriksaan danpengesahan tidak dapat dilakukan. Hingga kini, Majlis tidak mengambilsebarang tindakan untuk menyelesaikan kedudukan akaun tersebut.214

61.4.5 Deposit Sewa Wisma MUISMajlis tidak menyelenggara daftar bagi merekod deposit sewabangunan kepunyaan Majlis yang diterima. Mengikut PenyataKewangan Majlis yang terakhir diaudit, baki deposit sewa berjumlahRM36,400. Semakan Audit mendapati deposit sewa Wisma MUISberjumlah RM112,766 pada 31 Disember 2002 tidak diterima olehMajlis. Sebaliknya deposit tersebut disimpan oleh syarikat subsidiariMajlis sejak tahun 1987. Amalan ini bertentangan dengan peraturankewangan dan perundangan yang berkuat kuasa.Pada pandangan Audit, pengurusan Akaun Amanah dan Deposit adalahlemah kerana daftar yang berkaitan tidak diselenggara dengan kemas kini,tiada peruntukan khas disediakan bagi Pinjaman Pendidikan Baitul Maldan kawalan terhadap bayaran balik tidak memuaskan.61.5 PENGURUSAN PELABURANMengikut Seksyen 7(2)(d), Enakmen Pentadbiran Undang-undang Islam 1992,Majlis diberi kuasa untuk membeli saham syarikat awam atau persendirian.Setakat 31 Disember 2002, pelaburan saham Majlis adalah berjumlahRM109.13 juta. Majlis telah melabur dalam bentuk saham di institusi kewangan(RM103.06 juta), sektor perladangan (RM6.05 juta) dan syarikat subsidiariMajlis (RM24,998). Objektif pelaburan Majlis adalah untuk mempelbagaikanpunca hasil bagi menampung pelaksanaan fungsi dan peranan Majlis.61.5.1 Prosedur Dan Tatacara Pelaburani) Jawatankuasa PelaburanMajlis telah menubuhkan Jawatankuasa Pelaburan sepertikehendak Seksyen 83(c), Enakmen Pentadbiran Undang-undangIslam 1992. Jawatankuasa dikehendaki bermesyuarat sekurangkurangnyasekali pada setiap 3 bulan. Peranan Jawatankuasaadalah untuk mengkaji dan menilai laporan pelaburan yang215

dikemukakan oleh Bahagian Pelaburan Majlis sebelumdikemukakan kepada Majlis Tertinggi untuk kelulusan.ii)Garis Panduan PelaburanSemakan Audit mendapati Majlis belum menyediakan garispanduan mengenai pelaburan untuk dijadikan panduan dantatacara dalam melaksanakan aktiviti pelaburan Majlis.iii)Kelulusan PelaburanSemakan Audit mendapati semua aktiviti pelaburan Majlismendapat kelulusan sewajarnya seperti kehendak EnakmenMajlis. Bahagian Pelaburan Majlis bertanggungjawabmenyediakan kertas kerja cadangan pelaburan kepadaJawatankuasa Pelaburan untuk dikaji semak sebelumdikemukakan kepada Majlis Tertinggi untuk kelulusan.iv)Daftar PelaburanPemeriksaan Audit mendapati sijil saham bagi pelaburan Majlistelah disimpan dalam peti besi di bawah kawalan PegawaiPelaburan Majlis. Adalah didapati sijil saham bagi TamanHighland Sdn. Bhd. bernilai RM180,000 tiada dalam simpananMajlis. Pihak Majlis memaklumkan sijil saham tersebut masihdisimpan oleh pemegang saham utama syarikat tersebut danusaha mendapatkannya sedang diambil. Selain itu, adalahdidapati Majlis juga tidak menyelenggara Daftar Pelaburan bagimerekod sijil saham di dalam pegangan Majlis.61.5.2 Pelaburan Tabung Zakat Fitrah Dan HartaMelalui Tabung Zakat Fitrah Dan Harta, Majlis telah melabur sejumlahRM111,066 untuk memiliki 976,500 unit saham Amanah Saham Marapada tahun 1973. Dividen diperolehi pada tahun 2000 dan 2001berjumlah RM5,580. Pemeriksaan Audit selanjutnya mendapati tiadaperuntukan dalam Enakmen Zakat Dan Fitrah Tahun 1993 yang216

membenarkan aktiviti pelaburan dijalankan. Majlis memaklumkantindakan memindahkan kos pelaburan tersebut kepada Tabung BaitulMal akan diambil.Pada pandangan Audit, pengurusan pelaburan Majlis adalah teraturmelainkan rekod pelaburan yang tidak diselenggara dengan kemas kini.61.6 PENGURUSAN PINJAMANPengurusan pinjaman Majlis dikendali oleh Bahagian Pelaburan Majlis dengandiketuai oleh Ketua Penolong Setiausaha dan 2 kakitangan. Bahagian inibertanggungjawab menyimpan dan merekod semua urus niaga berkaitanpelaburan termasuk pinjaman Majlis dan mengemukakan laporannya kepadapengurusan Majlis. Majlis telah memperolehi kemudahan pinjaman daripadaKerajaan Negeri pada tahun 1985 dan Institusi Kewangan pada tahun 1997masing-masing berjumlah RM150.69 juta dan RM91.82 juta. Tujuan pinjamanadalah untuk membiayai pembinaan Bangunan Wisma MUIS dan pembelian22.18 juta unit saham Bank Islam Malaysia Berhad.61.6.1 Kelulusan PinjamanMengikut peruntukan Enakmen Majlis, kelulusan Menteri adalahdiperlukan sebelum Majlis membuat pinjaman. Semakan Auditmendapati pinjaman daripada Kerajaan Negeri berjumlah RM150.69juta telah mendapat kelulusan sewajarnya. Bagaimanapun, pinjamandaripada institusi kewangan berjumlah RM91.82 juta masih belummendapat kelulusan Menteri sehingga kini.61.6.2 Syarat PinjamanSyarat pinjaman bagi 2 pinjaman berkenaan telah dikaji semak olehPanel Peguam Majlis bagi memastikan kepentingan Majlis adalahterpelihara. Melalui pinjaman daripada Kerajaan Negeri, Majlis telahmemperolehi kemudahan pinjaman tanpa faedah. Manakala bagipinjaman daripada institusi kewangan dengan konsep pinjaman ‘Al-Bai217

Bithaman Ajil’ pula menetapkan kesemua 22.18 juta unit sahamberkenaan dijadikan cagaran pinjaman.61.6.3 Bayaran Balik PinjamanMengikut perjanjian pinjaman dengan Kerajaan Negeri, Majlisdikehendaki membayar balik sejumlah RM3.50 juta satu tahun dalamtempoh masa 44 tahun. Sehingga kini, Majlis telah berjaya membayarbalik mengikut jadual dengan baki pinjaman setakat 31 Disember 2002berjumlah RM109.70 juta. Manakala perjanjian pinjaman denganinstitusi kewangan pula menetapkan tempoh bayaran balik selama 10tahun dengan kadar tahunan berjumlah RM3 juta bagi 3 tahunpertama, RM6 juta bagi 6 tahun berikutnya dan RM15 juta pada tahunterakhir berserta faedah sejumlah RM360,000 satu bulan. SemakanAudit mendapati Majlis hanya membayar faedah bulanan berjumlahRM2.17 juta setakat Disember 2002 dan tidak mampu membayar balikpinjaman pokok pertama berjumlah RM3 juta.61.6.4 Daftar Dan Rekod PinjamanSemakan Audit mendapati Majlis tidak menyelenggara Daftar Pinjamanuntuk merekod dan mengawal urus niaga pinjaman yang dibuat.Penyediaan Daftar ini adalah penting bagi tujuan pemeriksaan secaraberkala oleh pegawai yang bertanggungjawab. Akibat ketiadaan daftartersebut, Majlis telah gagal mengesahkan baki pinjaman daripadaKerajaan Negeri pada 31 Disember 2001 berjumlah RM116.70 juta,walaupun 11 surat peringatan telah diterima oleh Majlis.Majlis perlulah berhati-hati ketika membuat pinjaman bagi melaksanakanaktiviti yang berisiko tinggi dan Majlis tiada kepakaran mengenainya. Disamping itu, Majlis hendaklah menyelenggara daftar pinjaman dengankemas kini agar penyemakan dan pengesahan dapat dilaksanakan dengansewajarnya.218

61.7 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORIMajlis mempunyai aset dan inventori seperti bangunan, tanah, kenderaan,komputer dan peralatan pejabat termasuk juga aset yang diperolehi untuktujuan pelaburan dan wakaf.61.7.1 HartanahDasar Majlis menetapkan bahawa tapak/tanah yang diserahkankepada Majlis untuk dimajukan perlu dipindah milik kepada Majlis.Adalah dianggarkan terdapat lebih kurang 1,500 bangunan meliputimasjid, surau, sekolah, tadika dan rumah anak yatim milik Majlis diseluruh Sabah. Pemeriksaan Audit terhadap pengurusan hartanah(kecuali tanah untuk pelaburan dan wakaf) menunjukkan kelemahanseperti berikut:i) Daftar HartanahMajlis tidak menyelenggara Daftar Hartanah yang lengkap dankemas kini. Tanpa maklumat seperti nombor geran, keluasan danlokasi adalah sukar untuk menentukan kedudukan dan jumlahsebenar hartanah milik Majlis. Kelemahan ini menunjukkan Majlistidak dapat mengurus hartanah miliknya dengan sempurna danterancang.ii)Penyenggaraan HartanahPada tahun 2001 dan 2002, Majlis memperuntukkan sejumlahRM2.95 juta dan RM908,220 untuk mengurus dan menyenggarahartanah miliknya. Namun perbelanjaan yang digunakan hanyaberjumlah RM21,550 dan RM766,779 masing-masing untukbayaran cukai tanah. Ini menunjukkan kerja pengurusan danpenyenggaraan hartanah yang lain tidak dilaksanakansepenuhnya. Selain itu, tiada rekod diselenggara untuk aktivitipenyenggaraan hartanah Majlis.219

iii)Pencerobohan Tanah MajlisSemakan Audit mendapati tanah Majlis diceroboh terutama diBeaufort, Likas dan Menggatal. Pencerobohan ini berlaku keranakelemahan kawalan dan penguatkuasaan terhadap tanahmiliknya. Lawatan Audit pada April 2002 ke Kampung Likasmendapati banyak penempatan haram didirikan atas tanah milikMajlis yang juga merupakan tanah perkuburan Islam. Majlis telahmengambil tindakan sewajarnya dengan kerjasama PihakBerkuasa berkaitan untuk menangani masalah pencerobohantersebut. Namun hingga kini masih berlaku pencerobohan olehorang awam termasuk pendatang tanpa izin ke atas tanah Majlis.Oleh itu tindakan lebih tegas dan terancang perlu dilaksanakansegera.61.7.2 Daftar Harta Modal Dan InventoriPemeriksaan Audit mendapati Majlis tidak menyelenggara Daftar HartaModal Dan Inventori untuk merekod dan mengawal harta modal daninventori seperti komputer, peralatan dan kelengkapan pejabat. Olehitu tidak dapat dipastikan jumlah serta kedudukan sebenar harta modaldan inventori Majlis. Keadaan ini bertentangan dengan kehendakPekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bilangan 3 Tahun 1993.61.7.3 Verifikasi StokMengikut Tatacara Pengurusan Stor 187, Pegawai Pengawal perlumerancang verifikasi stok untuk dilaksanakan setiap tahun.Bagaimanapun, arahan tersebut tidak dipatuhi kerana PemverifikasiStok belum dilantik untuk menjalankan pemeriksaan sebagaimanakehendak Tatacara tersebut. Pemeriksaan Audit terhadap stor Majlis diBahagian Pengurusan Dan Pentadbiran serta Bahagian Baitul Mal DanZakat pada April 2002 mendapati keadaan stor terbabit tidak teraturdan kemas iaitu barang berselerak dan rekod tidak kemas kini. Olehitu, jumlah sebenar stok dalam stor tidak dapat ditentukan. Majlis220

memaklumkan tindakan sewajarnya akan diambil bagi mengatasikelemahan tersebut.61.7.4 Kenderaan MajlisMajlis mempunyai 15 kenderaan termasuk kenderaan khas yang terdiridaripada 9 kenderaan pacuan empat roda, tiga kereta, dua van dansebuah lori. Pemeriksaan Audit mendapati kelemahan terhadappengurusan kenderaan seperti berikut:i) Penyelenggaraan Fail Kenderaan Dan Buku LogPekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menghendakiFail Sejarah Kenderaan dan Buku Log diselenggarakan bagisetiap kenderaan. Majlis ada menyelenggara rekod tersebutnamun didapati maklumat Fail Sejarah dan catatan Buku Logtidak kemas kini. Pemeriksaan terhadap Buku Log oleh pegawaikanan juga tidak dijalankan.ii)Penggunaan Minyak KenderaanSetiap kenderaan Majlis dibekalkan Kad Elektronik Inden (SmartCard) untuk pembelian minyak kenderaan. Pemeriksaan Auditmendapati kawalan terhadap penggunaan kad inden tersebuttidak memuaskan kerana tiada rekod yang berkaitandiselenggara. Selain itu, kad inden tersebut disimpan olehpegawai/pemandu yang menggunakan kenderaan Majlis danbukannya Penyelia Kenderaan. Adalah juga didapati LaporanBulanan Ringkasan Penggunaan Minyak tidak disediakan.iii)Pemakaian Logo MajlisSurat Pekeliling Perkhidmatan Negeri Bilangan 2 Tahun 1989mengarahkan setiap kenderaan Kerajaan dilekatkan logoJabatan/Agensi masing-masing (kecuali kenderaan khas).Pemeriksaan Audit terhadap kenderaan mendapati hanya sebuah221

kenderaan sahaja yang dilekatkan dengan logo Majlis. Selebihnyatidak berbuat demikian.iv)Penggunaan KenderaanKerajaan Negeri telah menetapkan pada Januari 1996, KetuaJabatan dan pegawai Gred N54 ke atas sahaja layak dibekalkankenderaan khas Jabatan. Pemeriksaan Audit bagaimanapunmendapati pegawai Majlis yang tidak berkelayakan iaitu jawatanKetua Penolong Setiausaha dan setaraf dengannya dari GredN48 dan W48 telah menjadikan kenderaan Majlis sebagaikenderaan dikhaskan. Sementara itu, pemeriksaan berkalatermasuk pemeriksaan fizikal oleh Ketua Jabatan atau pegawaidiberi kuasa terhadap rekod dan kenderaan tidak dijalankan.v) PelupusanAdalah didapati 2 kenderaan lama Majlis jenis Isuzu Trooperpacuan empat roda tersimpan dan tidak digunakan sejak tahun1998. Kenderaan tersebut yang dibeli pada tahun 1991/1992masih berkeadaan baik dan mempunyai nilai pasaran. Majlis patutmemastikan sama ada kenderaan itu masih diperlukan lagi ataumengambil tindakan pelupusan sewajarnya.61.7.5 Senarai Baki Stok Dan AsetMengikut peraturan kewangan, Majlis perlu menyediakan senarai bakistok dan aset pada setiap akhir tahun kewangan. Bagaimanapun,Majlis tidak menyediakan senarai tersebut kerana rekod yangdiselenggara tidak teratur dan kemas kini.Pihak Audit berpendapat pengurusan aset dan inventori Majlis tidakmemuaskan dan perlu diperbaiki dari segi penyelenggaraan daftar yangtidak kemas kini dan pengurusan kenderaan Majlis yang tidak mematuhiperaturan.222

61.8 PENGURUSAN HARTA WAKAFMengikut Seksyen 45 Enakmen Pentadbiran Undang-undang Islam 1992,Majlis merupakan pemegang amanah tunggal bagi pengurusan harta wakaf diSabah. Ada 2 jenis harta wakaf iaitu wakaf khas dan wakaf am. Bagaimanapunsetakat ini, Majlis hanya mengurus wakaf khas sahaja yang terdiri daripada 110hartanah. Pengurusan harta wakaf Majlis dikendali oleh BahagianPembangunan Aset Dan Hartanah. Bahagian ini bertanggungjawab memprosespermohonan wakaf, merekod dan menyenggara harta wakaf. PemeriksaanAudit terhadap pengurusan harta wakaf menunjukkan kelemahan berikut:61.8.1 Garis Panduan Pengurusan Harta WakafMajlis belum menyediakan satu garis panduan mengenai tatacarapengurusan harta wakaf. Garis panduan tersebut hendaklahmerangkumi tatacara pewakafan termasuk pemakaian borang tertentudan dokumen yang diperlukan serta kaedah pengurusan danpenyenggaraan harta wakaf yang diamanahkan. Penyediaan itupenting untuk membantu kelancaran pengurusan harta wakaf sertadapat memastikan semua rekod dan dokumen penting berada dalamsimpanan Majlis untuk kemudahan rujukan dan semakan.61.8.2 Daftar Dan Rekod Harta WakafSelaras dengan peruntukan perundangan, Majlis sebagai badan yangbertanggungjawab terhadap pengurusan harta wakaf perlu menyediadan menyimpan daftar/rekod harta wakaf yang diamanahkankepadanya. Bagaimanapun, hasil semakan Audit mendapati daftaryang diselenggara tidak lengkap dan kemas kini. Maklumat mengenainombor geran, keluasan tanah, rujukan Pejabat Tanah Dan Ukur danbutiran pewakaf tidak dicatatkan sepenuhnya. Sementara itu, daripada110 harta wakaf yang didaftarkan hanya 65 fail individu sahaja yangdiselenggara. Pengurusan Majlis juga memaklumkan ada beberapaharta wakaf yang belum dikenal pasti kerana ketiadaan maklumat danada geran yang masih tersimpan di Jabatan Hal Ehwal Agama Islam223

Negeri Sabah peringkat Daerah. Kelemahan ini telah menyukarkanpihak Majlis untuk mengenal pasti jumlah sebenar dan lokasi hartawakaf untuk tujuan rujukan dan semakan.61.8.3 Pengurusan Dan Penyenggaraan Harta WakafPemeriksaan Audit mendapati daripada 110 harta wakaf yangdidaftarkan, hanya sejumlah 32 harta wakaf yang telah selesaidipindah milik. Manakala bakinya masih dalam tindakan pemprosesanwalaupun sudah lama diterima oleh Majlis. Penentuan tarikh terimaanharta wakaf tidak dapat dipastikan kerana tiada rekod mengenainya.Antara punca kelewatan pindah milik harta wakaf ialah masalahkekurangan kakitangan. Hanya seorang pegawai sahaja ditugaskanuntuk tujuan ini dan dokumentasi berkaitan harta wakaf juga tidaklengkap. Kegagalan Majlis mengurus harta wakaf dengan cekap dansempurna akan menjejaskan keyakinan orang awam menjalankanibadat wakaf.61.8.4 Pewartaan Harta WakafMengikut Seksyen 52, Enakmen Pentadbiran Undang-undang Islam1992, Majlis bertanggungjawab mewartakan semua harta wakaf dibawah pengurusannya pada setiap hujung tahun. Bagaimanapunkehendak tersebut belum dapat diikuti kerana daftar dan rekod hartawakaf tidak lengkap dan kemas kini.Secara keseluruhannya, pengurusan harta wakaf Majlis masih lemah.Majlis perlu mengambil tindakan menyelenggara Daftar Harta Wakaf,menyediakan garis panduan tatacara pengurusan harta wakaf danmewartakan harta wakaf di bawah pengurusan Majlis pada akhir tahun.224

62. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada amnya pengurusan kewangan Majlis masih mempunyai kelemahan danboleh diperbaiki lagi terutamanya berkenaan dengan pengurusan hasil, perbelanjaan,aset dan inventori, akaun amanah dan pelaburan. Tindakan sewajarnya perlu diambiluntuk mengatasi kelemahan tersebut seperti meningkatkan kawalan dalaman,penyeliaan, menyedia dan mengemas kini rekod kewangan serta pengurusan selainmematuhi sepenuhnya perundangan dan peraturan yang berkuat kuasa.225

KORPORASI KEMAJUAN PERIKANAN DAN NELAYAN SABAHPENGURUSAN KEWANGAN63. LATAR BELAKANGKorporasi Kemajuan Perikanan Dan Nelayan Sabah (Ko-Nelayan) merupakansebuah Agensi Kerajaan yang ditubuhkan pada 16 September 1978 di bawah OrdinanSyarikat Kerjasama Negeri Sabah. Pada tahun 1981, Ko-Nelayan telah diletakkan dibawah tanggungjawab Kementerian Pertanian Dan Industri Makanan. Fungsi Ko-Nelayan adalah bertanggungjawab meningkatkan dan memajukan projek perikanan,memperkenalkan teknik perikanan, membantu nelayan melalui usaha sama,meningkatkan kemahiran dari segi perkhidmatan, meningkatkan produktiviti danpembangunan dalam industri akuakultur melalui galakan penggunaan kaedah danperalatan moden. Operasi Ko-Nelayan adalah tertakluk kepada Enakmen Ko-Nelayan,Pekeliling Kerajaan Negeri serta Persekutuan dan peraturan lain yang berkuat kuasadari semasa ke semasa. Jumlah hasil Ko-Nelayan bagi tahun 2002 berjumlahRM664,411, manakala perbelanjaan berjumlah RM9.01 juta.64. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN64.1 OBJEKTIF PENGAUDITANObjektif Audit adalah untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan Ko-Nelayan dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi peraturan kewangan danwujud sistem kawalan dalaman yang sempurna.64.2 SKOP PENGAUDITANPengauditan dibuat dengan menyemak dan memeriksa rekod bagi tahun 2001dan 2002 yang berkaitan pengurusan, hasil, perbelanjaan, pelaburan, akaunamanah, pinjaman dan aset serta inventori. Pemeriksaan Audit telah dijalankan226

di Ibu Pejabat Ko-Nelayan, 2 Pejabat Wilayah iaitu Beaufort dan Kudat dan 6Kompleks Ko-Nelayan iaitu Kompleks Ko-Nelayan Lahad Datu, Sipitang, KualaPenyu, Weston, Kota Marudu dan Kota Belud.65. PENEMUAN AUDIT65.1 KAWALAN PENGURUSANKawalan pengurusan meliputi aspek mengenai struktur organisasi, penubuhanjawatankuasa, pematuhan kepada pekeliling berkaitan pentadbiran danpengurusan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa bagi mempertingkatkankecekapan, keberkesanan dan kualiti hasil kerja.65.1.1 Struktur OrganisasiBagi melaksana dan melicinkan urusan, Ko-Nelayan menyediakanCarta Organisasi yang kemas kini menunjukkan struktur dan bahagianyang wujud di Ko-Nelayan. Ko-Nelayan mempunyai 318 jawatan yangdiluluskan dan 237 telah diisi untuk 40 kategori jawatan. Daripada 40kategori tersebut, enam kategori telah terlebih diisi dengan 24 jawatan.Ko-Nelayan diketuai oleh Pengurus Besar Gred Jusa ‘C’ dan TimbalanPengurus Besar Gred N48.65.1.2 Manual Prosedur KerjaPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991menghendaki Jabatan dan Agensi Kerajaan menyediakan ManualProsedur Kerja yang berperanan sebagai alat pengurusan penting dandapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti pejabatkeseluruhannya. Adalah didapati Ko-Nelayan tidak menyediakanManual Prosedur Kerja. Kegagalan menyediakan Manual ProsedurKerja akan menyukarkan anggota untuk merujuk kepada perkarapenting dalam organisasi seperti dasar, objektif, peraturan dan undangundang,proses dan aliran kerja, borang yang digunakan dan normakerja yang diamalkan.227

65.1.3 Fail Meja Dan Senarai TugasPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991menetapkan Jabatan atau Agensi Kerajaan supaya menyediakan FailMeja bagi setiap pegawai dan kakitangan. Semakan Audit mendapatiFail Meja untuk anggota bagi setiap jawatan yang wujud tidakdisediakan. Bagaimanapun, Senarai Tugas anggota disediakan tetapitidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan.65.1.4 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan AkaunSurat Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bilangan 1 Tahun1998 menghendaki setiap Kementerian, Jabatan dan Badan Berkanunmenubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun danlaporan suku tahunan Jawatankuasa perlu dihantar kepadaKementerian Kewangan Negeri. Semakan Audit mendapatiKo-Nelayan belum menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan KewanganDan Akaun. Bagaimanapun, mesyuarat Ahli Lembaga membincangkanurusan kewangan sebagai satu agenda tetap pihak Lembaga.65.1.5 Kursus Dan Latihan Kepada KakitanganArahan Perkhidmatan Bab 1 Perkara 8 menetapkan semua KetuaJabatan menugaskan seorang atau beberapa orang pegawainya untukmengelolakan latihan untuk kakitangan supaya semua peringkatpegawai dapat meningkatkan kemahiran mereka. Semakan Auditmendapati 25 anggota telah menghadiri kursus yang dianjurkan olehJabatan Pembangunan Sumber Manusia iaitu masing-masing 9 bagitahun 2001 dan 16 pada tahun 2002 berbanding 237 pegawai dananggota keseluruhan. Bagaimanapun, kursus yang dihadiri tidakberkaitan dengan pengurusan kewangan.228

65.1.6 Jawatankuasa AuditKo-Nelayan ada menubuhkan Jawatankuasa Audit yang dianggotaioleh 4 Ahli Lembaga Pengarah dan Ketua Audit Dalam sebagaiSetiausahanya. Jawatankuasa ini sepatutnya bermesyuarat sekalisetiap 3 bulan. Pada tahun 2001, Jawatankuasa telah bermesyuarat 4kali dan 2 kali pada tahun 2002.Pada keseluruhannya, kawalan pengurusan Ko-Nelayan adalah tidakmemuaskan. Pihak pengurusan Ko-Nelayan hendaklah mengambiltindakan segera untuk memantapkan lagi kawalan pengurusan dari segiprosedur kerja dan latihan kakitangan.65.2 KAWALAN HASILHasil Ko-Nelayan terdiri daripada aktiviti penjualan air batu, keropok, udang,ikan, sewaan rumah kedai dan bangunan. Kutipan hasil Ko-Nelayan bagi tahun2002 berjumlah RM664,411 berbanding RM762,436 pada tahun 2001. LawatanAudit ke 2 Pejabat Wilayah iaitu Beaufort dan Kudat dan 6 Kompleks Ko-Nelayan iaitu di Sipitang, Kuala Penyu, Weston, Kota Marudu, Kota Belud danLahad Datu bagi menentukan sama ada kutipan hasil telah diurus dandiakaunkan dengan betul dan mematuhi peraturan mendapati perkara sepertiberikut:65.2.1 Kebenaran Memungut WangSurat kebenaran untuk menerima atau mengutip wang tidakdikeluarkan kepada mereka yang terlibat secara langsung bagimengutip hasil. Ini adalah bercanggah dengan kehendak ArahanPerbendaharaan 69 yang menetapkan supaya pegawai yangmenerima wang hendaklah diberi kebenaran khusus secara bertulis.229

65.2.2 Pengasingan TugasArahan Perbendaharaan 70(a) menetapkan resit mestilahditandatangani oleh pegawai yang menerima wang tetapi mestilahditulis oleh seorang pegawai lain. Adalah didapati tugas menerima danmengutip hasil serta merekodkan pungutan ke Buku Tunai di IbuPejabat, dua Pejabat Wilayah dan 6 Kompleks Ko-Nelayan dilakukanoleh kakitangan yang berasingan.65.2.3 Kawalan Borang HasilArahan Perbendaharaan 67 menetapkan supaya Daftar Borang Hasildiselenggara oleh setiap pemungut bagi merekodkan semua buku resitdan lesen yang diterima dan dikeluarkan. Semakan Audit mendapatisemua borang hasil terkawal telah direkod dengan lengkap dan teraturdalam Daftar tersebut. Pemeriksaan Audit juga mendapati perkaraberikut:i) Buku ResitArahan Perbendaharaan 60 menetapkan resit rasmi hendaklahdikeluarkan bagi mengaku terima wang yang dibayar kepadapegawai Kerajaan. Semakan Audit terhadap buku resit diKompleks Ko-Nelayan Sipitang dan Kota Marudu serta PejabatWilayah Beaufort dan Kudat mendapati resit asal masih beradadalam buku resit. Manakala di Kompleks Ko-Nelayan Lahad Datupula, resit am tidak dikeluarkan bagi tempoh Januari hinggaFebruari 2002 kerana kehabisan stok. Jumlah pungutan yangterlibat adalah RM14,273.ii)Notis Pemberitahuan AwamArahan Perbendaharaan 61 menghendaki supaya orang awamdiberitahu dengan sepenuhnya bahawa mereka hendaklahmeminta resit bagi semua wang yang dibayar. Pemberitahuanbagi maksud ini dalam bahasa yang berkenaan hendaklahdipamerkan di tempat yang mudah dilihat oleh orang awam.230

Pemeriksaan Audit mendapati Notis Pemberitahuan Awam tidakdipaparkan di tempat yang senang dilihat.65.2.4 Buku Tunaii) Arahan Perbendaharaan 144 menetapkan setiap urus niagahendaklah direkod ke dalam Buku Tunai mengikut susunan dandisemak oleh Ketua Pejabat setiap hari untuk menentukan bakibank tidak terlebih dikeluarkan dan wang dalam tangan adalahsama dengan baki dalam Buku Tunai. Semakan Audit mendapatiKo-Nelayan ada menyelenggara Buku Tunai di Ibu Pejabat,Pejabat Wilayah dan Kompleks Ko-Nelayan yang mana kawalandan penyeliaan terhadap Buku Tunai adalah memuaskan.ii)Arahan Perbendaharaan 146 menetapkan pada hujung tiap-tiapbulan, catatan dalam Buku Tunai hendaklah disemak denganpenyata bank dan satu penyata penyesuaian hendaklahdisediakan mengenainya. Semakan Audit mendapati PenyataPenyesuaian Bank ada disediakan dengan kemas kini. Semuaurus niaga diselaraskan dengan Buku Tunai dan buku cek yangtelah digunakan dan faedah bank yang diperolehi juga diambilkira.65.2.5 Serahan Wang Ke BankSemakan Audit mendapati wang tunai dan cek yang diterima telahdicatatkan ke Buku Tunai dengan teratur dan dimasukkan ke dalambank pada setiap hari. Serahan wang ke bank oleh 2 Pejabat Wilayahdan 6 Kompleks Ko-Nelayan dibuat oleh seorang pegawai lain yangtidak terlibat dengan pungutan wang.65.2.6 Pemeriksaan Oleh Ketua JabatanArahan Perbendaharaan 309 menetapkan setiap pegawai yangbertanggungjawab terhadap sesebuah pejabat hendaklah menjalankanpemeriksaan mengejut terhadap peti besi, peti wang tunai, laci atau231

ekas lain yang digunakan untuk menyimpan wang awam, setem ataubarang lain yang berharga. Manakala Arahan Perbendaharaan 309(b)menetapkan supaya satu daftar diselenggarakan bagi maksud ini.Pemeriksaan Audit mendapati Ko-Nelayan tidak pernah membuatpemeriksaan mengejut dan buku daftar pemeriksaan mengejut jugatidak disediakan.65.2.7 Pengurusan Hasili) Terimaan Komisen Dan BonusKo-Nelayan telah mendapat pengecualian cukai bagi menjualminyak petrol dan diesel daripada Jabatan Kastam. Melaluikelulusan yang diberi ini, Ko-Nelayan telah melantik syarikatsubsidiarinya untuk menjual bahan api tersebut kepada botnelayan di Wilayah Persekutuan Labuan. Syarikat subsidiari telahmembuat perjanjian dengan syarikat swasta sebagai agen untukmenjual bahan api tersebut bagi pihak Ko-Nelayan. Mengikutperjanjian, Ko-Nelayan akan dibayar komisen 1.5 sen bagi setiapliter bahan api dijual dan 1% bonus daripada keuntungan bersih.Semakan Audit mendapati Ko-Nelayan telah menerima komisensejumlah RM24,210 bagi tempoh Mac hingga Disember 2001 danRM36,837 pada tahun 2002. Manakala bonus masih belumditerima kerana Ko-Nelayan belum menerima penyata kewangansyarikat yang menjadi agen tersebut.ii)Tunggakan HasilArahan Perbendaharaan 89A menetapkan semua PegawaiPengawal hendaklah menyelenggara dan melaporkan akaunbelum terima. Semakan Audit mendapati Ko-Nelayan tidakmenyediakan penyata tunggakan hasil, namun hasil yangtertunggak ada direkod dalam lejar. Tunggakan hasil pada akhirtahun 2002 berjumlah RM182,700.232

Pada pendapat Audit, sungguhpun beberapa peraturan mengenaipengurusan hasil telah dipatuhi, kawalan hasil masih perludipertingkatkan lagi.65.3 KAWALAN PERBELANJAANPada tahun 2002, Ko-Nelayan telah membelanjakan sejumlah RM8.45 jutaperbelanjaan mengurus dan RM563,259 bagi perbelanjaan pembangunan.65.3.1 Kuasa Meluluskan BayaranKuasa meluluskan bayaran adalah di bawah Pengurus Besar Ko-Nelayan dan beberapa pegawai kanan iaitu Timbalan Pengurus Besar,Penolong Pengurus Besar Bahagian Kewangan dan PenolongPengurus Besar Bahagian Pentadbiran. Bagaimanapun, pegawai yangmenandatangani baucar bayaran tidak diberi kuasa secara bertulisseperti kehendak Arahan Perbendaharaan 101.65.3.2 Buku VotArahan Perbendaharaan 95(a) menghendaki agar setiap peruntukanyang diterima direkod ke Buku Vot. Bagi perbelanjaan pembangunan,Buku Vot ada diselenggarakan dengan kemas kini. Bagaimanapunbagi perbelanjaan mengurus, Buku Vot tidak diselenggarakan bagimerekod perbelanjaan yang dibuat. Kelemahan kawalan perbelanjaanmengurus mengakibatkan sejumlah 33 pecahan kepala kecil di bawahperbelanjaan mengurus telah lebih dibelanjakan sejumlah RM4.47 jutapada tahun 2002.65.3.3 Penyesuaian PerbelanjaanKo-Nelayan ada membuat penyesuaian perbelanjaan denganmenyemak Imbangan Duga, Buku Vot dan Penyata Bank.Bagaimanapun ketepatan penyata penyesuaian adalah terjejas olehkerana perbelanjaan mengurus tidak dicatatkan ke Buku Vot.233

65.3.4 Daftar BilArahan Perbendaharaan 103(a) menetapkan bil mestilah dijelaskandalam tempoh satu bulan dari tarikh penerimaan bil. Manakala ArahanPerbendaharaan 103(b) pula menyatakan Ketua Jabatan atau KetuaPejabat hendaklah menyelenggara Daftar Bil. Semakan Auditmendapati Ko-Nelayan ada menyelenggara Daftar Bil. Bagaimanapun,Daftar Bil ini tidak dilengkapkan dengan butiran seperti tarikh bilditerima, tarikh tuntutan disahkan, rujukan dan tarikh bil, nomborpesanan tempatan/sebut harga/inden, tarikh baucar disediakan dannombor baucar. Daftar Bil yang lengkap perlu diselenggarakan bagitujuan memantau bayaran bil. Akibat daripada kelemahan kawalandalaman ini, sebanyak 116 bil berjumlah RM57,617 belum dibayarantara 1 bulan hingga 5 tahun.65.3.5 Daftar PembayaranArahan Perbendaharaan 98(a) menetapkan suatu Daftar Pembayaranhendaklah diselenggara di semua pejabat. Semakan Audit mendapatiKo-Nelayan ada menyelenggara Daftar Pembayaran yang kemas kinidan telah mematuhi Arahan ini. Selain itu, semua baucar yangdigunakan telah direkodkan ke Daftar tersebut. Penggunaan baucarjuga adalah teratur, mengikut urutan nombor, disimpan dalam fail sertadisusun dengan kemas dan teratur di rak yang disediakan.Bagaimanapun, Daftar ini tidak pernah diperiksa oleh Ketua Jabatanseperti kehendak Arahan Perbendaharaan 98(b).Pada pandangan Audit, kelemahan kawalan perbelanjaan Ko-Nelayanadalah kerana kegagalan menyelenggara rekod kewangan mengikutperaturan yang ditetapkan.234

65.4 PENGURUSAN PELABURANPada akhir tahun 2002, baki pelaburan Ko-Nelayan adalah berjumlah RM72juta. Pelaburan tersebut terdiri daripada pelaburan dalam 6 syarikat subsidiarisejumlah RM70 juta, saham amanah sejumlah RM900,000 dan simpanan tetapsejumlah RM1.16 juta.65.4.1 Prosedur Dan Tatacara PelaburanSeksyen 28 Enakmen Ko-Nelayan 1981 telah memberi kuasa kepadaMenteri Kewangan untuk menentukan pelaburan dalam bidangperusahaan. Selain itu, Enakmen yang sama juga memberi kuasakepada Lembaga Pengarah untuk membuat pelaburan dalam sekuritidan simpanan tetap. Semakan Audit mendapati garis panduanpelaburan tidak disediakan untuk menggariskan tatacara pengurusanportfolio secara yang paling menguntungkan. Semakan Audit jugamendapati pelaburan di 6 syarikat subsidiari melibatkan sejumlahRM70 juta tidak dapat dipastikan sama ada telah mendapat kelulusandaripada Menteri Kewangan atau sebaliknya oleh kerana minitmesyuarat dan surat menyurat berkaitan gagal dikesan. Pada tahun2002, adalah didapati sebuah syarikat masih beroperasi, sebuahsyarikat belum beroperasi dan 4 syarikat lagi telah memberhentikanoperasinya.Ko-Nelayan belum mendapat pulangan daripada pelaburan yang telahdibuat dalam 6 syarikat tersebut. Manakala pelaburan dalam amanahsaham dan simpanan tetap adalah teratur selaras dengan kehendakEnakmen Ko-Nelayan 1981.65.4.2 Rekod PelaburanSemakan Audit mendapati sijil pelaburan ada disimpan dalam peti besidan sesalinan disimpan dalam fail pelaburan. Bagaimanapun, Ko-Nelayan tidak menyelenggara satu Daftar Pelaburan untuk235

memudahkan rujukan dibuat terhadap kedudukan semasa pelaburanKo-Nelayan.Pada pendapat Audit, pengurusan pelaburan dalam simpanan tetap dansaham adalah teratur dan memuaskan. Bagaimanapun, pengurusanpelaburan dalam 6 buah syarikat adalah kurang memuaskan keranadokumen sokongan gagal dikemukakan kepada Audit dan 4 daripada 6syarikat tersebut telah memberhentikan operasinya.65.5 PENGURUSAN PINJAMANSetakat tahun 2002, pinjaman Ko-Nelayan daripada Kerajaan Negeri adalahberjumlah RM67.96 juta. Daripada jumlah tersebut, RM63.48 juta adalah untukdisalurkan kepada syarikat subsidiari Ko-Nelayan manakala selebihnyasejumlah RM4.48 juta adalah untuk menampung operasi dan perkhidmatanKo-Nelayan. Selain itu, Ko-Nelayan juga memberikan pinjaman kepada nelayandi seluruh Sabah, pinjaman peribadi untuk kakitangan dan pinjaman kenderaan.65.5.1 Bayaran Balik PinjamanSehingga akhir tahun 2002, Ko-Nelayan tidak pernah membuatpembayaran balik pinjaman kepada Kerajaan Negeri dan jumlahtunggakan bayaran balik telah meningkat menjadi RM96.42 jutatermasuk faedah.65.5.2 Pinjaman Peribadi Dan Pinjaman KenderaanKo-Nelayan mempunyai 2 skim pinjaman iaitu Pinjaman Peribadi danPinjaman Kenderaan. Pinjaman Peribadi melibatkan 230 peminjamdengan baki pinjaman berjumlah RM359,760 pada tahun 2002.Manakala Pinjaman Kenderaan pula berbaki RM7,549 bagi 5 anggotapada akhir tahun 2002. Pada amnya, skim pinjaman ini telah diurusdengan teratur kecuali fail peribadi tidak disediakan dan maklumatpeminjam disimpan dalam satu fail sahaja.236

Pada pandangan Audit, pengurusan pinjaman Ko-Nelayan dari segipenyelenggaraan rekod adalah memuaskan. Bagaimanapun, prestasipembayaran balik pinjaman berjumlah RM96.42 juta kepada KerajaanNegeri adalah kurang memuaskan kerana sehingga akhir tahun 2002, Ko-Nelayan tidak pernah membuat sebarang bayaran.65.6 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORIPada tahun 2002, Ko-Nelayan telah membeli aset dan inventori berjumlahRM64,289. Pembelian ini adalah melibatkan aset seperti mesin pencetak,mesin pengimbas, komputer dan perkakas makmal dan inventori seperti kerusi,perabot, kabinet dan lain-lain.65.6.1 Daftar Harta Modal Dan InventoriKo-Nelayan mempunyai 38 kenderaan, harta modal lain dan inventori.Semua aset dan inventori ini direkod dalam satu daftar aset daninventori. Ko-Nelayan tidak menggunakan Daftar Harta Modal bagimerekod kenderaannya seperti kehendak Pekeliling KementerianKewangan Negeri Bilangan 3 Tahun 1993. Selain itu, adalah didapatisemua kos penyenggaraan dan pembaikan kenderaan juga tidakdirekodkan dalam Daftar Penyenggaraan Harta Modal.65.6.2 Pemeriksaan AsetPemeriksaan aset secara berkala ada dilakukan oleh Audit Dalam Ko-Nelayan. Hasil pemeriksaan ini telah dilaporkan kepada pihakpengurusan untuk diambil tindakan. Bagaimanapun, pemeriksaan iniadalah berbentuk verifikasi aset kerana tujuannya adalah untukmengesan kedudukan aset Ko-Nelayan.237

65.6.3 Pengurusan KenderaanKo-Nelayan mempunyai 38 buah kenderaan pelbagai jenis sepertimotokar, pacuan empat roda, lori, van dan bas. Kenderaan ini diurusdan diselia oleh Penolong Pegawai Tadbir di Bahagian Pentadbiran.Semakan Audit terhadap pengurusan kenderaan Ko-Nelayanmendapati perkara berikut:i) Kos PenyenggaraanKos penyenggaraan kenderaan bagi tahun 2001 dan 2002masing-masing berjumlah RM265,938 dan RM261,640. SemakanAudit telah dibuat terhadap 16 kenderaan yang melibatkan kospenyenggaraan berjumlah RM145,161. Adalah didapati kospenyenggaraan 5 daripada 16 kenderaan itu pada tahun 2001yang berjumlah RM93,954 meningkat secara mendadakberbanding tahun sebelumnya. Peningkatan ketara ini disebabkankenderaan Ko-Nelayan adalah kenderaan guna sama dan kerapdigunakan bagi tujuan kerja di luar daerah pada tahun 2001 sertasering melalui jalan raya atau laluan yang belum berturap. Butirankos penyenggaraan seperti di Jadual 25.Jadual 25Kos Penyenggaraan Kenderaan Pada Tahun 2000 Dan 2001Bil.Kos PenyenggaraanNo.Jenis Tahun2000 2001Kenderaan Kenderaan Dibeli(RM) (RM)1 SA5530V Isuzu Trooper 1997 3,491 13,4412 SA8816V Toyota L/Cruiser 1994 8,609 12,2553 SA5589P Toyota L/Cruiser 1992 1,547 35,5104 SA9502M Isuzu Trooper 1992 3,272 17,9325 SA7766K Isuzu Trooper 1990 9,751 14,816Jumlah 26,670 93,954Sumber: Rekod Ko-Nelayan238

ii)Buku LogKo-Nelayan mempunyai Buku Log kenderaannya sendiri.Bagaimanapun, Buku Log ini tidak digunakan kecuali bagikenderaan di Pejabat Wilayah Beaufort. Oleh itu, tidak dapatdipastikan sama ada penggunaan kenderaan adalah teratur bagipejabat yang tidak menyelenggara Buku Log.iii)Fail SejarahPekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menghendakiFail Sejarah bagi setiap kenderaan diselenggarakan bagimerekod maklumat kenderaan seperti salinan kad pendaftarankenderaan, kos penyenggaraan dan pembaikan, pembelian alatganti, pembaharuan cukai jalan dan penggantian tayar.Bagaimanapun, Ko-Nelayan tidak menyelenggara Fail Sejarahbagi maksud di atas.65.6.4 PelupusanPada tahun 2002, didapati 3 kenderaan Ko-Nelayan yang rosak terdiridaripada Tata Freezer Truck, Toyota Saloon dan Toyota Land Cruiser.Ko-Nelayan telah membuat permohonan kepada Jabatan Kerja Rayauntuk membuat pemeriksaan tetapi Jabatan Kerja Raya belummengambil tindakan. Oleh yang demikian permohonan kepadaKementerian Kewangan Negeri untuk melantik Lembaga Pemeriksabelum dapat dibuat.Pada pendapat Audit, pengurusan aset dan inventori adalah kurangmemuaskan kerana rekod aset dan inventori tidak diselenggara mengikutperaturan. Di samping itu, perbelanjaan kenderaan adalah tidak konsistenkerana terdapat kos penyenggaraan meningkat secara mendadakberbanding tahun sebelumnya tanpa alasan yang munasabah.239

66. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPengurusan kewangan Ko-Nelayan masih lemah dan perlu dipertingkatkanlagi. Kawalan pengurusan, kawalan perbelanjaan, pengurusan pinjaman danpelaburan serta pengurusan aset adalah lemah kerana peraturan yang berkuat kuasatidak dipatuhi. Adalah disyorkan tindakan yang lebih positif dan berkesan diambilsecara berterusan bagi meningkatkan kecekapan pengurusan kewangan dari semasake semasa. Pematuhan terhadap peraturan yang berkuat kuasa seperti Enakmen,pekeliling Kerajaan Negeri dan Persekutuan serta Arahan Perbendaharaan perludiberi perhatian supaya pengurusan kewangan Ko-Nelayan menjadi teratur danterkawal.240

PERBADANAN KEMAJUAN PELANCONGAN SABAHPENGURUSAN KEWANGAN67. LATAR BELAKANG67.1 Perbadanan Kemajuan Pelancongan Sabah (Perbadanan) adalah sebuahAgensi Kerajaan Negeri di bawah Kementerian Pelancongan, Alam Sekitar,Sains Dan Teknologi yang ditubuhkan pada bulan Ogos 1981 melalui EnakmenNo. 16 Tahun 1981. Agensi ini bertanggungjawab ke atas pemasaran danpromosi pelancongan di Sabah. Antara lain fungsi Perbadanan adalah sepertiberikut:i) Memperkenal, menyelia dan mengawal aktiviti dalam industripelancongan yang dikelola oleh Jabatan Kerajaan dan Bukan Kerajaan;ii)Memberikan pandangan kepada Kerajaan berkenaan kaedah, cara danpolisi yang diterima pakai untuk kemudahan pembangunan industripelancongan dan melaksanakannya; daniii)Mempromosi pelancongan dalam dan luar negeri serta terlibat secaralangsung dalam membangunkan industri pelancongan di Sabah.67.2 Pada tahun 2002, Perbadanan telah menerima geran sejumlah RM14 jutadaripada Kerajaan Negeri. Perbelanjaan Perbadanan pada tahun 2002 adalahberjumlah RM11.23 juta. Manakala, hasil yang dikutip pada tahun yang samaadalah berjumlah RM17.82 juta. Perbadanan telah menerima Sijil AnugerahKualiti Pengurusan Kewangan Tahun 2001 anjuran Jawatankuasa PeningkatanKualiti Dan Produktiviti Perkhidmatan Awam Negeri Sabah Dan PersekutuanSabah. Selain itu, Perbadanan telah dianugerahkan MS ISO 9001:2000 olehSIRIM QAS Sdn. Bhd. dan menerima Sijil Pendaftaran Sistem Kualiti.241

68. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN68.1 OBJEKTIF PENGAUDITANObjektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusankewangan Perbadanan dilaksanakan mengikut peraturan kewangan yangditerima pakai dan rekod kewangan diselenggara dengan teratur dansempurna.68.2 SKOP PENGAUDITANSkop pengauditan meliputi tempoh 1 Januari 2001 hingga 31 Disember 2002.Semakan dijalankan ke atas rekod pengurusan dan rekod kewangan berkaitandengan hasil, perbelanjaan, wang amanah/deposit serta aset dan inventori.Bagi menilai sistem kawalan dalaman Perbadanan, borang soal selidikdigunakan untuk menilai keberkesanan sistem tersebut.69. PENEMUAN AUDIT69.1 KAWALAN PENGURUSANKawalan pengurusan adalah merangkumi struktur organisasi, perjawatan,pematuhan berkaitan keutuhan pentadbiran dan organisasi yang diterima pakaibertujuan meningkatkan tahap kecekapan, keberkesanan dan kualiti kerja.69.1.1 Struktur OrganisasiPerbadanan ada menyediakan Carta Organisasi yang menunjukkankedudukan, peranan dan tanggungjawab pegawai/anggota. Strukturorganisasi Perbadanan dibahagikan kepada 3 bahagian iaitu BahagianPemasaran, Bahagian Penyelidikan dan Bahagian PerkhidmatanKorporat. Sejumlah 53 jawatan telah diisi. Jawatan ini terdiri daripada27 jawatan sementara, sebelas jawatan kontrak dan 15 jawatan bergajihari. Perbadanan diketuai oleh Pengurus Besar. Selain itu,242

Perbadanan juga mempunyai sebuah syarikat subsidiari iaitu SriPelancongan Sabah Sdn. Bhd.69.1.2 Manual Prosedur KerjaPerbadanan ada menyediakan Manual Prosedur Kerja yang lengkapdan merangkumi perkara penting seperti dasar, objektif, peraturan,borang yang digunakan dan norma kerja untuk rujukan pegawai dankakitangan.69.1.3 Fail Meja Dan Senarai TugasPerbadanan didapati tidak menyediakan Fail Meja seperti yangdikehendaki oleh Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8Tahun 1991. Mengenai Senarai Tugas pula, mengikut pihakPerbadanan ia disediakan dalam bentuk job description yangdikeluarkan bersama dengan surat tawaran kerja. Adalah disyorkansupaya Senarai Tugas diberi kepada kakitangan sebaik sahaja dilantiksecara rasmi selaras dengan peraturan.69.1.4 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan AkaunPerbadanan belum menubuhkan Jawatankuasa PengurusanKewangan Dan Akaun seperti kehendak Surat Pekeliling KementerianKewangan Negeri Bilangan 1 Tahun 1998. Bagaimanapun, pihakPerbadanan ada menubuhkan Jawatankuasa Kewangan Dan Tenderbagi membincangkan hal kewangan. Pada tahun 2002, JawatankuasaKewangan Dan Tender telah mengadakan 2 kali mesyuarat.Bagaimanapun, Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaunperlu ditubuhkan selaras dengan kehendak Surat PekelilingKementerian Kewangan Negeri.243

69.1.5 Kursus Dan Latihan Kepada KakitanganPada tahun 2002, pihak Perbadanan telah menghantar 54 anggotanyauntuk menghadiri 8 jenis kursus/seminar. Bagaimanapun, tiada kursusberkaitan pengurusan kewangan diberikan kepada anggotanya. Antarapenganjur yang terlibat ialah Hyatt Kinabalu, Stamford College, ZumaEngineering, Pertubuhan Kebajikan Dan Sukan, Kementerian SumberManusia Cawangan Sabah dan pihak Perbadanan sendiri.Pada pendapat Audit, kawalan pengurusan perlu dipertingkatkan lagikhususnya dengan menyediakan Fail Meja dan Senarai Tugas,menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun danmemberi latihan kepada kakitangan dalam bidang pengurusan kewangan.69.2 KAWALAN HASILPerbadanan memungut 6 hasil utama yang terdiri daripada bantuan KerajaanNegeri dan Persekutuan, faedah diterima daripada simpanan tetap dansemasa, pendapatan pelbagai, hasil sewa, yuran pendaftaran dan tajaan. Hasilyang dipungut pada tahun 2002 berjumlah RM17.82 juta.69.2.1 Pengasingan TugasPegawai yang menulis resit terimaan juga didapati menandatanganiresit tersebut. Amalan ini berpandukan kepada Manual Perbadananyang bercanggah dengan kehendak Arahan Perbendaharaan 70(a)yang menghendaki resit ditandatangani dengan berkarbon olehpegawai yang menerima wang itu tetapi mestilah ditulis oleh seorangpegawai yang lain.69.2.2 Kawalan Borang Hasili) Buku Daftar Borang HasilSelaras dengan kehendak Arahan Perbendaharaan 67,Perbadanan ada menyelenggarakan buku Daftar Borang Hasil244

mengikut bentuk yang ditetapkan dengan teratur dan kemas kini.Selain itu, semakan ke atas baki stok mendapati jumlah dalamdaftar bersamaan dengan baki stok sebenar dalam tangan.ii)Menyimpan Dan Mengeluarkan Resit Belum GunaPerbadanan telah mematuhi arahan mengenai keselamatan bukuresit belum guna di mana ia disimpan dalam peti besi yangberkunci oleh Pegawai Akaun dan pengeluarannya juga adalahteratur. Bagaimanapun, buku resit tersebut tidak disemak dandiperakukan sebelum digunakan sebagaimana kehendak ArahanPerbendaharaan 66.69.2.3 Buku/Lejar TunaiPerbadanan mengamalkan sistem perakaunan berkomputer danseorang kerani akaun telah diberi tanggungjawab untuk memasukkansemua urus niaga harian. Semakan Audit mendapati PegawaiPengawal tidak membuat semakan setiap hari ke atas semua catatanyang dibuat dalam buku resit, rekod akaun atau laporan berkomputerseperti kehendak Arahan Perbendaharaan 80(b). Selain itu, rekodpemeriksaan Lejar Tunai tidak diselenggara sebagaimana kehendakArahan Perbendaharaan 144. Bagaimanapun, pemeriksaan Audit keatas Lejar Tunai mendapati catatan dalam lejar tersebut adalahmengikut susunan dan teratur.69.2.4 Daftar MelAdalah didapati Perbadanan tidak menyelenggara Daftar Mel mengikutkehendak Arahan Perbendaharaan 71(a) kerana Perbadanan tidakpernah menerima wang atau barangan berharga melalui pos.69.2.5 Serahan Wang Ke BankSemua kutipan harian hendaklah dimasukkan ke dalam bank padahujung hari mengikut kehendak Arahan Perbendaharaan 78(a)sekiranya jumlah terimaan melebihi RM500 untuk tunai dan RM2,000245

untuk cek, wang pos dan kiriman wang. Pemeriksaan Audit mendapatiarahan ini dipatuhi dengan sewajarnya. Kutipan yang belummencukupi jumlah yang ditetapkan disimpan dalam peti besi yangberkunci oleh pegawai yang bertanggungjawab sebelum dibankkan.Selain itu, Arahan Perbendaharaan 80(e) dipatuhi di mana pegawaiPerbadanan yang bertanggungjawab telah menyemak slip bayarmasuk bank bagi menentukan jumlah sebenar telah dibankkan.69.2.6 Penyata Penyesuaian BankPerbadanan ada menyediakan Penyata Penyesuaian Bank setiapbulan selaras dengan kehendak Arahan Perbendaharaan 146 yangmenghendaki Penyata Penyesuaian Bank Bulanan disediakanberdasarkan semakan ke atas urusan bank yang direkodkan dalamBuku Tunai dengan urusan yang terdapat dalam Penyata Bank.69.2.7 Pemeriksaan MengejutMengikut Arahan Perbendaharaan 309, pemeriksaan mengejut ke ataswang dan barang berharga hendaklah dilakukan sekali dalam tempoh6 bulan. Selain itu, hasil pemeriksaan hendaklah direkodkan dalamDaftar Pemeriksaan Mengejut. Tiada bukti pemeriksaan mengejut adadilakukan kerana Daftar tersebut tidak diselenggara bagi tujuanmerekodkan butiran pemeriksaan.69.2.8 Pengurusan Hasili) Kadar/CajPerbadanan tidak mempunyai caj yang tetap bagi hasil yangdikutipnya kecuali untuk sewaan yang kadarnya ditetapkan dalamperjanjian.246

ii)Tunggakan HasilMengikut Penyata Tunggakan Hasil yang dikemukakan untuksemakan, tunggakan hasil Perbadanan pada akhir tahun 2002berjumlah RM118,580.Secara keseluruhannya, kawalan hasil Perbadanan adalah memuaskankecuali Lejar Tunai tidak disemak oleh pegawai berkuasa.69.3 KAWALAN PERBELANJAANPerbadanan telah menerima peruntukan perbelanjaan sejumlah RM16.10 jutabagi tahun 2002. Manakala perbelanjaan sebenar Perbadanan bagi tahun 2002adalah berjumlah RM11.23 juta.69.3.1 Kuasa Meluluskan PembayaranPerbadanan tidak membuat penurunan kuasa secara bertulis kepadapegawai yang meluluskan pembayaran. Bagaimanapun, kuasa untukmeluluskan pembayaran ada termaktub dalam Manual Prosedur Kerja.69.3.2 Buku VotPemeriksaan Audit ke atas Buku Vot mendapati ia diselenggarakandengan kemas kini dan teratur. Setiap perbelanjaan dan tanggungandicaj mengikut kod perbelanjaan dan disemak oleh pegawai berkuasa.69.3.3 Kawalan PerolehanPerbadanan mengurus perbelanjaan melalui pembelian terus, sebutharga dan tender. Bagi perbelanjaan yang kurang RM5,000,Perbadanan akan membuat pembelian terus kepada pembekal.Pemeriksaan Audit ke atas pengurusan sebut harga dan tendermenemui perkara berikut:247

i) Jawatankuasa Sebut Harga Dan TenderPerbadanan ada mewujudkan Jawatankuasa Sebut Harga DanTender. Bagaimanapun, Jawatankuasa Pembuka Sebut Hargaseperti yang dikehendaki oleh Arahan Perbendaharaan 197 tidakdilantik.ii)Pembelian Tidak Dibuat Secara TenderSemakan Audit telah dijalankan ke atas dokumen pesananpembelian dan baucar bayaran bagi pembelian barangan yangmelebihi RM50,000. Hasil semakan itu mendapati Perbadananmembuat pembelian sejenis item melebihi RM50,000 secarasebut harga melalui 4 pesanan pembelian. Pembelian ituseharusnya dipelawa secara tender.69.3.4 Daftar BilArahan Perbendaharaan 103(b) menghendaki Ketua Jabatanmenyelenggara suatu daftar yang menunjukkan tarikh bil diterima,jumlah, tarikh bil diperakui, tarikh baucar disediakan, tarikh baucardisampaikan kepada pejabat pembayar dan tarikh cek disediakan.Semakan Audit mendapati Perbadanan tidak menyelenggara Daftar Bilsebagaimana kehendak Arahan Perbendaharaan ini.69.3.5 Daftar PembayaranArahan Perbendaharaan 98(a) menghendaki Jabatan menyediakanDaftar Pembayaran bagi merekodkan wang atau cek yang hendakdibahagi-bahagikan. Pemeriksaan Audit mendapati Perbadanan tidakpernah menyediakan Daftar Pembayaran sebagaimana kehendakArahan Perbendaharaan ini.Pada pendapat Audit, Perbadanan perlu mempertingkatkan lagi kawalanperbelanjaan khususnya dengan menyelenggara Daftar Bil dan DaftarPembayaran.248

69.4 PENGURUSAN PELABURANPihak Perbadanan mempunyai simpanan tetap di 2 institusi kewangan masingmasingberjumlah RM2.12 juta dan RM13.09 juta. Selain itu, Perbadananmempunyai kepentingan berjumlah RM1.40 juta dalam syarikat subsidiarinyadan setakat Oktober 2002 telah mendapat keuntungan bersih sejumlahRM233,660 berbanding RM164,527 pada tahun 2001. Ini menunjukkanpeningkatan sejumlah RM69,133 atau 42%.69.4.1 Jawatankuasa Dan Garis Panduan PelaburanSemakan Audit mendapati pihak Perbadanan tidak menubuhkanJawatankuasa bagi pelaburan. Selain itu, Perbadanan juga tidakmenyediakan garis panduan untuk pelaburan.69.4.2 Kelulusan PelaburanKelulusan daripada Ahli Lembaga Pengarah diperlukan sebelumsesuatu pelaburan dilakukan. Kelulusan untuk pembaharuan sijilpelaburan setelah pelaburan matang adalah mengikut budi bicarapihak pengurusan.69.4.3 Rekod PelaburanSemakan Audit mendapati semua sijil pelaburan difailkan sebagaikawalan dan dikemas kini setiap bulan dan disimpan di dalam peti besi.Hasil daripada pemeriksaan yang dijalankan mendapati pengurusanpelaburan Perbadanan adalah teratur dan mengikut peraturan yangditetapkan dalam Enakmen Perbadanan.69.5 PENGURUSAN AKAUN AMANAH/DEPOSITPerbadanan tidak menyelenggara Akaun Amanah. Bagaimanapun,Perbadanan ada menyelenggara Tabung Pembangunan Negeri, Pendahuluan249

Diri, Pendahuluan Kenderaan/Komputer dan Akaun Deposit. Semakan Audit keatas fail dan rekod berkaitan mendapati perkara berikut:69.5.1 Tabung Pembangunan NegeriTabung Pembangunan Negeri adalah terdiri daripada wang yangditerima daripada Kerajaan Negeri dan disimpan sebagai simpanantetap dalam institusi kewangan. Baki semasa Tabung ini ialah RM2.14juta berbanding jumlah asal RM1.96 juta. Bagaimanapun, butiranTabung ini tidak dikemukakan kepada Audit menyebabkan latarbelakang Tabung ini tidak dapat dipastikan.69.5.2 Pendahuluan DiriPada tahun 2002, baki Akaun Pendahuluan Diri berjumlah RM316,994.Pihak Perbadanan tidak mematuhi peraturan kewangan seperti yangditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan 102(c), Perintah Am Bab BPerkara 10.4 dan 10.5 kerana pendahuluan masih diberikan walaupunbaki belum diselesaikan. Gaji pemohon tidak dipotong dan kadarpenalti 10% setahun tidak dikenakan untuk mendapatkan kembaliPendahuluan Diri yang lewat dijelaskan.69.5.3 Pendahuluan Kenderaan/KomputerPendahuluan Kenderaan mempunyai baki sejumlah RM14,838 padaakhir tahun 2002. Manakala Pendahuluan Komputer berbaki sejumlahRM3,684. Semakan Audit mendapati perkara seperti berikut:i) Salinan Sijil Insurans Dan Kad KenderaanSyarat perjanjian pinjaman dan surat kelulusan pinjamanmenetapkan supaya kad pendaftaran kenderaan disimpan olehPerbadanan setelah dicap ‘Hak Milik Dituntut Oleh Perbadanan’bersama salinan sijil polisi insurans. Pemeriksaan Auditmendapati salinan sijil insurans dan kad pendaftaran kenderaantidak disimpan oleh Perbadanan. Ini akan menyukarkan250

Perbadanan membuat tuntutan apabila anggota terlibat berhentikerja secara mengejut.ii)Fail IndividuAdalah didapati fail individu bagi setiap peminjam kenderaan tidakdiselenggara oleh Bahagian Kewangan. Segala dokumenmengenai pinjaman disimpan di dalam satu fail di bawah kelolaanBahagian Pentadbiran.69.5.4 DepositDeposit yang diterima oleh Perbadanan adalah berkaitan denganbangunan yang disewakan. Pada akhir tahun 2002, Akaun Depositmempunyai baki sejumlah RM40,425 bagi 5 pendeposit. PemeriksaanAudit mendapati senarai baki akhir tahun bagi bayaran deposit tidakdisediakan. Selain itu, salinan resit pendeposit tidak dikemukakanuntuk semakan Audit.Pada keseluruhannya, pengurusan kumpulan wang akaun amanah dandeposit Perbadanan belum begitu memuaskan. Tabung PembangunanNegeri tidak dapat disahkan kerana ketiadaan dokumen sokonganmanakala pengendalian akaun Pendahuluan Diri tidak mematuhiperaturan kewangan di mana pendahuluan diri masih diberikan walaupunpendahuluan terdahulu belum diselesaikan.69.6 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORIPerbadanan memiliki dan menyenggara aset, inventori dan stor. Antaranyatermasuklah bangunan, kenderaan, komputer, peralatan muzik dan aset lain.Pada tahun 2002, Perbadanan telah membuat pembelian aset dan inventoriberjumlah RM185,418.251

69.6.1 Daftar Harta Modal, Inventori Dan Bekalan PejabatPihak Perbadanan tidak menyelenggara Daftar Harta Modal, DaftarInventori dan Daftar Bekalan Pejabat seperti kehendak PekelilingKementerian Kewangan Negeri Bilangan 3 Tahun 1993. PemeriksaanAudit mendapati semua aset dan inventori yang dibeli direkodkanmengikut sistem lama dalam fail lejar sahaja.69.6.2 Pemeriksaan TahunanLembaga Pemeriksa tidak dilantik untuk menjalankan pemeriksaan diPerbadanan sebagaimana kehendak Arahan Perbendaharaan 310.Bagaimanapun, pihak Perbadanan ada menubuhkan LembagaPemeriksanya sendiri yang bertanggungjawab menjalankanpemeriksaan fizikal terhadap aset dan inventori.69.6.3 Pengurusan Kenderaan Dan Buku LogPerbadanan mempunyai 8 kenderaan yang terdiri daripada 3kenderaan pacuan empat roda, sebuah Mercedes Benz, sebuahVolvo, sebuah van dan 2 motosikal. Kos penyenggaraan kenderaanbagi tahun 2002 berjumlah RM45,021. Pengauditan yang dijalankanterhadap pengurusan kenderaan Perbadanan mendapati perkaraberikut:i) Fail Sejarah KenderaanPerbadanan ada menyediakan Fail Sejarah bagi setiapkenderaan. Bagaimanapun, fail tersebut tidak lengkapsebagaimana kehendak Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2Tahun 1980 kerana hanya mengandungi rekod pembaikankenderaan manakala kad kenderaan dan sijil pembaharuaninsurans pula disimpan dalam fail yang berasingan.ii)Buku LogPerbadanan tidak menyelenggara Buku Log bagi setiapkenderaan seperti kehendak perenggan 7.3 Pekeliling252

Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980. Selain itu, pihakPerbadanan hanya menyelenggara buku biasa untuk merekodperjalanan harian kenderaan.iii)Laporan Bulanan Penggunaan Bahan ApiHasil semakan Audit terhadap rekod penggunaan bahan apiPerbadanan mendapati perkara berikut:a) Buku Permintaan Minyak (Petrol Chit)Pihak Audit dimaklumkan bahawa 3 pegawai diberi kuasasecara bertulis untuk menandatangani buku permintaanminyak. Semakan Audit mendapati pegawai yangmenandatangani buku permintaan minyak hanyamencatatkan tarikh, nombor pendaftaran kenderaan dantandatangan dalam buku tersebut tanpa mencatatkanjumlah dan jenis minyak yang diisikan. Oleh itu, pihak Audittidak dapat mengesahkan ketepatan jumlah pengambilanminyak dalam invois bulanan yang diterima daripadasyarikat pembekal.b) Penyimpanan Buku Resit Pengambilan MinyakPemeriksaan Audit mendapati stok buku resit yang belumdigunakan hanya disimpan di dalam laci yang tidakberkunci. Penggunaan buku resit juga tidak mematuhikehendak Arahan Perbendaharaan 66.c) Rekod KenderaanPerbadanan tidak menyelenggara Daftar Harta Modal bagisetiap kenderaan. Bagaimanapun, semua rekod yangberkaitan dengan kenderaan seperti tarikh pembelian,susut nilai dan jenis kenderaan dicatatkan dalam lejar.253

69.6.4 PelupusanTatacara Pengurusan Stor 212 menyatakan bahawa LembagaPemeriksa hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk membuatlaporan mengenai barang yang perlu dilupuskan di peringkat Jabatan.Lembaga ini ada ditubuhkan di peringkat Perbadanan. Semakan Auditterhadap fail pelupusan mendapati pihak Perbadanan telah mendapatkelulusan pelupusan aset daripada Ketua Menteri mengikut EnakmenBadan-badan Berkanun pada tahun 2001 dan 2002 masing-masingberjumlah RM11,325 dan RM23,074. Selain itu, pada tahun 2002,pihak Perbadanan juga telah memohon kelulusan untuk melupuskan 2kenderaan yang tidak ekonomik lagi untuk digunakan. Bagaimanapunkelulusan Ketua Menteri masih belum diperolehi.Secara keseluruhannya, kawalan terhadap pengurusan aset dan inventoriPerbadanan adalah memuaskan di mana pihak Perbadanan adamenyimpan rekod aset dan inventori dalam fail lejar dengan teratur sertamelantik Jawatankuasa untuk membuat pemeriksaan tahunan terhadapaset dan inventori. Bagaimanapun, masih terdapat beberapa kelemahanyang perlu diambil tindakan oleh pihak pengurusan terutama yangberkaitan penyelenggaraan daftar aset dan Buku Log mengikut formatterkini.70. RUMUSAN DAN SYOR AUDITHasil daripada penemuan Audit dapatlah dirumuskan bahawa tahappengurusan kewangan Perbadanan Kemajuan Pelancongan Sabah masih belummemuaskan terutamanya berkenaan kawalan pengurusan, hasil, pengurusan depositserta pengurusan aset.254

MAJLIS PERKHIDMATAN MASYARAKAT SABAHPENGURUSAN KEWANGAN71. LATAR BELAKANG71.1 Majlis Perkhidmatan Masyarakat Sabah (Majlis) merupakan sebuah AgensiNegeri yang diletakkan di bawah Kementerian Pembangunan Masyarakat DanHal Ehwal Pengguna Negeri Sabah. Majlis ditubuhkan pada tahun 1954 dankemudiannya bergabung dengan Majlis Kebajikan Kebangsaan Malaysia padatahun 1965. Bagi memenuhi keperluan kebajikan masyarakat denganberkesan, Kerajaan Negeri Sabah telah menggubal Enakmen MajlisPerkhidmatan Masyarakat Sabah Tahun 1997 yang berkuat kuasa pada Mac1998. Fungsi utama Majlis adalah menggalakkan pertumbuhan badan sukareladi Sabah untuk menangani isu pembangunan sosial, mencapai kecemerlangandalam kerja sosial menerusi dasar sosial, perancangan, pendidikan dan latihanyang sistematik serta menyediakan perkhidmatan yang unggul.71.2 Operasi Majlis adalah berlandaskan Enakmen Majlis Perkhidmatan MasyarakatSabah Tahun 1997 dan peraturan yang berkuat kuasa seperti ArahanPerbendaharaan serta pekeliling Kerajaan Negeri dan Persekutuan yang tidakbercanggah dengan Enakmen Majlis. Aktiviti Majlis adalah berkonsepkansosial sepenuhnya dan tertakluk kepada polisi Kerajaan. Hasil Majlis padatahun 2002 adalah berjumlah RM2.18 juta. Manakala perbelanjaan Majlis padatahun yang sama adalah sejumlah RM4.38 juta.255

72. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN72.1 OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan dijalankan untuk menentukan pengurusan kewangan Majlisdilaksanakan dengan teratur dan mematuhi peraturan kewangan serta rekodyang berkaitan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.72.2 SKOP PENGAUDITANPengauditan meliputi semakan terhadap fail dan rekod pengurusan dankewangan bagi tahun 2001 dan 2002 di Pejabat Majlis iaitu di Batu 2, JalanTuaran. Selain itu, temu bual dengan pegawai terlibat juga diadakan.73. PENEMUAN AUDIT73.1 KAWALAN PENGURUSANKawalan pengurusan meliputi kewujudan struktur organisasi, penubuhanjawatankuasa, pematuhan kepada pekeliling berkaitan pentadbiran danpengurusan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa bagi mempertingkatkankecekapan, keberkesanan dan kualiti hasil kerja.73.1.1 Struktur OrganisasiMajlis diketuai oleh seorang Pengerusi, namun pentadbiran adalah dibawah seliaan Setiausaha Eksekutif. Majlis mempunyai 24 jawatanyang diluluskan dan 23 daripadanya telah diisi. Adalah didapati satujawatan juruperunding telah diisi sungguhpun kelulusan SuruhanjayaPerkhidmatan Awam Negeri masih belum diperolehi. Semakan Auditjuga mendapati Majlis menyediakan Carta Organisasi yang lengkapmerangkumi kedudukan jawatan dan bahagian setakat 2002.256

73.1.2 Manual Prosedur KerjaMengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun1991, setiap Jabatan/Agensi Kerajaan perlu menyediakan ManualProsedur Kerja bertujuan membolehkan anggota melaksanakan tugasdengan cekap. Pemeriksaan Audit mendapati Majlis tidak menyediakanManual Prosedur Kerja. Oleh itu, anggotanya tidak mempunyairujukan/panduan rasmi mengenai perkara penting seperti dasar,objektif, peraturan dan undang-undang, proses dan aliran kerja, borangyang digunakan dan norma kerja yang diamalkan.73.1.3 Fail Meja Dan Senarai TugasPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991 jugamenghendaki Fail Meja disediakan untuk setiap kakitangan. Fail Mejaadalah dokumen rujukan rasmi yang mengandungi antaranya cartaorganisasi, objektif pejabat, prosedur kerja dan sebagainya bertujuanuntuk memberi panduan terperinci mengenai tugas seseorangkakitangan. Semakan Audit mendapati Majlis tidak menyediakan FailMeja bagi setiap jawatan yang wujud. Oleh itu, adalah sukar bagisetiap anggotanya untuk merujuk peranan masing-masing dalammeningkatkan kecekapan dan keberkesanan di pejabat. Selain itu,Senarai Tugas setiap anggota tidak disediakan. Senarai Tugasanggota perlu disediakan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan bagitujuan menggariskan tanggungjawab setiap anggota dengan jelas.73.1.4 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan AkaunSurat Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bilangan 1 Tahun1998 menghendaki semua Kementerian, Jabatan dan Agensi Negerimenubuhkan Jawatankuasa berkenaan dengan tujuan meningkatkanpengurusan kewangan dan akaun dalam Agensi. Majlis telahmenubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun padaJanuari 2002. Bagaimanapun, Jawatankuasa tersebut tidak berfungsikerana belum pernah bermesyuarat dan tidak menghantar laporan257

suku tahunannya kepada Kementerian Kewangan Negeri sehinggakini.73.1.5 Jawatankuasa AuditSelaras dengan kehendak Enakmen Badan-badan Berkanun agarsetiap Agensi menubuhkan Jawatankuasa Audit, Majlis telahmengambil langkah dan menubuhkan Jawatankuasa Audit pada Mac1998. Jawatankuasa tersebut dipengerusikan oleh aktivis Badan BukanKerajaan dan bermesyuarat satu kali sahaja pada tahun 2001.73.1.6 Kursus Dan Latihan Kepada KakitanganPemeriksaan Audit mendapati Bahagian Urusetia Majlis tidakmenyelenggara rekod utama berkenaan pegawai yang telahmenghadiri kursus. Pada tahun 2002, adalah didapati tiadapermohonan atau tawaran berkursus kepada anggota Majlis berkenaandengan pengurusan kewangan. Selain itu, hanya seorang pegawaiMajlis yang pernah mengikuti kursus Sistem Buku Vot Berkomputerpada Mei 1999. Majlis boleh menganjurkan kursus dalaman danmenjemput penceramah yang berkelayakan untuk melatih pegawainyamengenai pengurusan kewangan.Pada pendapat Audit, kawalan pengurusan Majlis adalah lemah keranagagal mematuhi kehendak peraturan dan pekeliling yang berkuat kuasa.73.2 KAWALAN HASILMajlis memperolehi hasilnya melalui pemberian Kerajaan Negeri, sewa ruangpejabat, faedah dari simpanan wang di bank, derma dan aktiviti sosial. Padatahun 2002, hasil yang dikutip oleh Majlis adalah berjumlah RM2.18 juta terdiridaripada pemberian Kerajaan (RM1.92 juta), sewa ruang pejabat (RM92,517),faedah bank (RM26,183) dan pendapatan pelbagai (RM144,956).258

73.2.1 Pengasingan TugasPengasingan tugas di kalangan pegawai adalah penting. Ia merupakansalah satu kawalan dalaman bagi sesuatu Jabatan untuk mengelakdaripada berlakunya penyalahgunaan kuasa. Pemeriksaan Auditmendapati pengasingan tugas di Majlis tidak dibuat. Hanya seorangpegawai ditugaskan mengawal resit, menerima hasil di pejabat,mengeluarkan resit am kepada pembayar dan merekod terimaan keBuku Tunai.73.2.2 Kawalan Borang Hasili) Daftar Borang Hasil TerkawalStok buku resit hasil telah direkodkan ke Buku Bekalan Pejabatdan bukan di Daftar Kaunterfoil seperti kehendak ArahanPerbendaharaan 63. Bagaimanapun, ia mengandungi maklumatbaki stok semasa, nama penerima, tandatangan pegawai yangmenerima dan mengeluarkan buku resit.ii)Buku ResitMengikut kehendak Arahan Perbendaharaan 66(a), buku resityang diterima perlu diperakui tentang ketepatan nombor siri disetiap buku resit. Pemeriksaan Audit mendapati buku resitdiperakui dan ditanda di helaian pertama. Selain itu, buku resitberpendua telah disemak dan diperakui oleh pegawaibertanggungjawab. Sejumlah 15 buku resit yang belum gunadisimpan di tempat yang selamat iaitu di dalam peti besi.iii)Notis Pemberitahuan AwamArahan Perbendaharaan 61 menghendaki orang awam diberitahusupaya meminta resit bagi setiap bayaran yang dibuat denganmempamerkan notis di tempat yang mudah dilihat. PemeriksaanAudit mendapati Majlis tidak menyediakan notis pemberitahuanawam.259

73.2.3 Buku TunaiMengikut Arahan Perbendaharaan 144, setiap urus niaga hendaklahdirekod ke dalam Buku Tunai mengikut susunan siri resit dan perludisemak oleh Ketua Pejabat setiap hari untuk menentukan baki banktidak terlebih dikeluarkan dan wang dalam tangan bersamaan denganbaki mengikut Buku Tunai. Semakan Audit mendapati terimaansejumlah RM375,185 bagi Ogos, September dan Oktober 2002 belumdirekodkan ke dalam Buku Tunai. Bagaimanapun, jumlah tersebuttelah dimasukkan ke dalam bank.73.2.4 Keselamatan Wang Pungutani) Serahan Wang Ke BankMengikut Arahan Perbendaharaan 78, semua pemungutyang menerima wang awam sama ada wang itu diperakaunsebagai hasil atau tidak, adalah dikehendaki membayar kepadaPerbendaharaan atau Perbendaharaan Kecil yang berkenaan.Semakan Audit mendapati semua kutipan dimasukkan ke dalambank setiap hari dan dokumen berkaitan difailkan dengan teratur.ii)Peti BesiArahan Perbendaharaan 126 menghendaki semua wang tunai,cek, buku kaunterfoil hasil, dokumen dan barangan berharga yangditerima oleh pejabat awam hendaklah disimpan dalam peti besiatau bilik kebal dengan seberapa segera. Pemeriksaan Auditmendapati pihak Majlis ada menyediakan kemudahan peti besiuntuk menyimpan stok borang hasil, wang tunai yang tidaksempat dibankkan dan sebagainya.73.2.5 Penyata Penyesuaian HasilMajlis menyediakan Penyata Penyesuaian Bank sehingga Jun 2002.Bagaimanapun, Penyata Penyesuaian Bank bagi Julai hinggaSeptember 2002 belum disediakan setakat Oktober 2002.260

73.2.6 Pemeriksaan MengejutMengikut kehendak Arahan Perbendaharaan 309, Ketua Pejabat perlumenjalankan pemeriksaan mengejut ke atas wang tunai, setem, resitdan lain-lain barang berharga di bawah jagaannya. Selain itu,pemeriksaan mengejut perlu dijalankan sekali dalam tempoh 6 bulan.Semakan Audit mendapati pemeriksaan mengejut tidak pernahdilakukan oleh Ketua Pejabat/Wakil dan Daftar Pemeriksaan Mengejuttidak diselenggara seperti kehendak Arahan Perbendaharaan 309(b).73.2.7 Tunggakan HasilSemakan Audit mendapati Majlis tidak menyediakan PenyataTunggakan Hasil. Bagaimanapun, hasil yang tertunggak telah direkoddalam lejar dan dinyatakan dalam Penyata Kewangan. Pada tahun2001 tunggakan hasil adalah berjumlah RM158,531 dan tiadatunggakan hasil pada tahun 2002.Pada keseluruhannya, kawalan hasil Majlis kurang memuaskan keranabeberapa peraturan kewangan tidak dipatuhi seperti buku resit tidakdirekod dalam Daftar Kaunterfoil, penyesuaian bank lewat disediakan danpemeriksaan mengejut tidak dijalankan.73.3 KAWALAN PERBELANJAANPada tahun 2002, Majlis telah membelanjakan sejumlah RM3.28 juta untukmengurus dan RM1.10 juta untuk pembangunan.73.3.1 Kuasa Meluluskan PembayaranPengerusi Majlis tidak mengeluarkan surat kuasa kepada pegawainyauntuk meluluskan pembayaran mengikut Arahan Perbendaharaan 11,69 dan 101. Bagaimanapun, pegawai yang menandatangani cekbayaran telah diberi kuasa secara bertulis melalui mesyuarat AhliMajlis.261

73.3.2 Buku VotArahan Perbendaharaan 95(a) menghendaki setiap Pegawai Pengawalyang mengawal perbelanjaan atau Kumpulan Wang Amanahmenyelenggara sebuah Buku Vot. Adalah didapati Majlis tidakmenyelenggara Buku Vot, tetapi sebaliknya menyelenggara satu MainCash Book selain daripada jurnal. Oleh itu, pemiutang tidak dicatatkandan baki peruntukan yang ada pada sesuatu masa tidak diketahuimenyebabkan perbelanjaan tidak dapat dikawal dengan cekap. Inimengakibatkan perbelanjaan melebihi peruntukan sejumlahRM241,151 pada tahun 2001.73.3.3 Penyesuaian PerbelanjaanPenyesuaian perbelanjaan bulanan antara rekod Majlis dan PenyataBank adalah penting bagi memastikan bahawa semua perbelanjaanadalah teratur. Bagaimanapun, setakat tarikh pemeriksaan Audit, Majlistidak membuat penyesuaian terhadap perbelanjaan bagi Julai hinggaSeptember 2002.73.3.4 Kawalan Perolehani) Pesanan Pembelian Dan Perintah Kerja AmStok buku Pesanan Pembelian dan Perintah Kerja Am telahdirekodkan ke Daftar Bekalan Pejabat dan penggunaan sertapengeluarannya adalah teratur. Pada tahun 2001, tiga bukuPesanan Pembelian dan 1 buku Perintah Kerja Am telahdikeluarkan masing-masing berjumlah RM117,368 danRM118,151. Manakala, pada tahun 2002, dua buku PesananPembelian dan 1 buku Perintah Kerja Am telah digunakanmasing-masing berjumlah RM80,370 dan RM43,332.ii)Jawatankuasa Sebut Harga Dan Tender262

Mengikut kehendak Arahan Perbendaharaan 197.2, pelantikanJawatankuasa Sebut Harga Dan Tender hendaklah dianggotaioleh 2 orang ke atas dan salah seorang daripadanya mestilahkumpulan pengurusan dan profesional. Adalah didapati Majlistelah melantik Jawatankuasa ini dan telah menjalankan tugas dantanggungjawabnya memastikan perolehan barangan danperkhidmatan dibuat selaras dengan peraturan yang ditetapkan.Jawatankuasa tersebut dilantik bagi sebut harga pembelian ataukerja yang berjumlah antara RM10,000 hingga RM50,000.Selain itu, pelantikan untuk menganggotai Jawatankuasa SebutHarga telah diberi secara bertulis oleh KementerianPembangunan Masyarakat Dan Hal Ehwal Pengguna.Bagaimanapun, satu pembelian inventori berjumlah RM201,113telah dibuat secara sebut harga. Pembelian ini sepatutnyadipelawa secara tender terbuka seperti kehendak Surat PekelilingKementerian Kewangan Negeri Bilangan 2 Tahun 1995 danEnakmen Majlis 1997.73.3.5 Daftar BilMengikut Arahan Perbendaharaan 103(b), setiap Jabatan/Agensihendaklah menyelenggara Daftar Bil. Pemeriksaan Audit mendapatiMajlis tidak menyelenggara Daftar Bil untuk merekodkan semua bilyang diterima daripada pembekal. Bagaimanapun, semakan Auditmendapati tiada bil yang lewat dibayar melebihi tempoh sebulan daritarikh penerimaan bil selaras dengan kehendak ArahanPerbendaharaan 103(a).73.3.6 Daftar PembayaranMengikut Arahan Perbendaharaan 98(a), suatu Daftar Pembayaranhendaklah diselenggara di semua pejabat. Majlis telahmenyelenggarakan Daftar Pembayaran dengan kemas kini danmematuhi arahan berkenaan. Bagaimanapun, Daftar Pembayaran263

tersebut tidak pernah diperiksa oleh Ketua Jabatan seperti kehendakArahan Perbendaharaan 98(b) yang memerlukan pemeriksaan dibuatsekurang-kurangnya 2 kali dalam satu tahun.Pada pendapat Audit, kawalan perbelanjaan Majlis kurang memuaskankerana kuasa melulus pembayaran tidak diberi. Selain itu, Buku Vot tidakdiselenggarakan dan pembelian inventori tidak mengikut prosedur yangditetapkan.73.4 PENGURUSAN PELABURANSeksyen 5, Enakmen Majlis Perkhidmatan Masyarakat Sabah Tahun 1997memberi kuasa kepada Majlis untuk melabur wang melalui pembelian saham,debentur atau deposit dalam mana-mana bank. Pelaburan diluluskan olehJawatankuasa Pengurusan yang dipengerusikan oleh Pengarah PerkhidmatanKebajikan Am dan ahlinya adalah seperti yang ditetapkan oleh Seksyen S(1)Enakmen 1997. Pemeriksaan Audit mendapati Majlis membuat satu pelaburanberjumlah RM500,000 dalam bentuk simpanan tetap di bank. Simpanan tetapini dilaburkan selama 15 bulan bermula Jun 2002 dan berakhir pada September2003 dengan kadar faedah 3.8%. Pengurusan pelaburan Majlis didapati teraturdan sijil simpanan tetap disimpan dengan selamat dalam peti besi.Pada pandangan Audit, pengurusan pelaburan Majlis adalah memuaskan.73.5 PENGURUSAN AKAUN AMANAH/DEPOSIT264

Majlis mempunyai 3 jenis Akaun Amanah yang diwujudkan melalui suratKementerian Kewangan Negeri Sabah pada tahun 1975 sebelum Majlisdiperbadankan. Akaun Amanah ini terdiri daripada Akaun Pemulihan DalamKomuniti, Briged Kebajikan Perdana dan Pembangunan Sosial. Baki AkaunAmanah ini pada tahun 2002 adalah masing-masing berjumlah RM49,576,RM5,000 dan RM22,776. Pemeriksaan Audit mendapati laporan bulanan tidakdihantar kepada Bendahari Negeri seperti kehendak Arahan Amanah. Selainitu, urus niaga Akaun Amanah ini tidak direkod dalam Buku Tunai untuk tujuankawalan. Ini adalah bercanggah dengan kehendak Arahan Perbendaharaan144.Secara keseluruhannya, pengurusan Akaun Amanah Majlis kurangmemuaskan kerana beberapa peraturan kewangan yang berkaitan tidakdipatuhi.73.6 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORIPada tahun 2002, Majlis telah membeli aset terdiri daripada harta modal daninventori yang berjumlah RM252,559.73.6.1 Daftar Harta Modal, Inventori Dan Bekalan PejabatMengikut Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bilangan 3 Tahun1993, segala pembelian aset, inventori dan bekalan pejabat hendaklahdirekod dalam Daftar Harta Modal atau Daftar Inventori. SemakanAudit mendapati semua aset baru yang dibeli pada tahun 2001 dan2002 masih belum direkod dalam Daftar Harta Modal atau DaftarInventori. Antaranya ialah pemotong rumput dan kamera bernilaiRM3,195 yang dibeli pada tahun 2001 dan pemotong rumput,penghawa dingin dan mesin hampagas bernilai RM4,240 yang dibelipada tahun 2002. Selain itu, Daftar Harta Modal dan Inventori yangdiselenggarakan adalah kurang lengkap kerana ruangan tandatangan265

pegawai bertanggungjawab, tarikh pembelian dan penempatan tidakdiisi.73.6.2 Pemeriksaan TahunanMengikut Tatacara Pengurusan Stor 238, Ketua Jabatan hendaklahmemeriksa Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori sekurangkurangnyasekali dalam masa 2 tahun. Pemeriksaan Audit mendapatiMajlis tidak membuat pemeriksaan terhadap rekod harta modal daninventori sejak tahun 1997.73.6.3 Pengurusan Kenderaan/Buku LogMajlis mempunyai 2 kenderaan iaitu sebuah pacuan empat roda dansebuah van. Pemeriksaan Audit mendapati penyenggaraan kenderaanMajlis perlu dipertingkatkan dari aspek kawalan pengurusan kenderaanseperti berikut:i) Daftar Harta ModalSurat Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bilangan 3 Tahun1993 menetapkan penggunaan Daftar Harta Modal untukmerekod kenderaan Jabatan. Daftar ini mengandungi segalamaklumat dan butiran kenderaan seperti tarikh perolehan, nomborenjin, penyenggaraan, pembaikan, penggantian tayar sertapelupusan. Daftar ini penting sebagai kawalan pengawasanpenggunaan, penempatan atau lokasi kenderaan danterutamanya semasa proses pelupusan kelak. Pemeriksaan Auditmendapati daftar ini belum diselenggarakan.ii)Fail SejarahMengikut Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980,satu Fail Sejarah hendaklah diwujudkan bagi setiap kenderaan.Fail ini adalah untuk menyimpan segala rekod dan maklumatkenderaan seperti salinan kad pendaftaran kenderaan, kospenyenggaraan dan pembaikan, pembelian alat ganti,266

pembaharuan cukai jalan dan penggantian tayar. PemeriksaanAudit mendapati Majlis tidak menyelenggara Fail Sejarah untuksetiap kenderaannya.iii)Buku LogPemeriksaan Audit mendapati Majlis merekodkan perjalananharian di dalam Buku Log kenderaan bagi tahun 1999 sahaja.Manakala, mulai dari tahun 2000 hingga 2002, setiap perjalanankenderaan tidak dicatatkan pada Buku Log tersebut dan jugasebarang rekod mengenainya tidak diselenggarakan.74. RUMUSAN DAN SYOR AUDITHasil daripada semakan Audit terhadap pengurusan kewangan Majlis, adalahdidapati kelemahan yang ketara berlaku mengenai kawalan pengurusan sepertiSenarai Tugas, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja tidak disediakan. Selain itu,kawalan terhadap hasil adalah lemah oleh kerana tiada pengagihan tugas dalammemungut hasil, merekod dalam Buku Tunai dan memasukkan wang ke dalam bank.Selain itu, terdapat kelewatan untuk membuat penyata penyesuaian. Kawalanperbelanjaan pula menunjukkan kelemahan dari segi mengawal peruntukan danketidakpatuhan terhadap peraturan yang ditetapkan seperti tidak menyelenggara BukuVot dan Daftar Bil. Pengurusan aset juga lemah kerana rekod yang dikehendaki olehpekeliling berkaitan tidak diselenggarakan.Pihak Audit mengesyorkan supaya pihak Majlis mengambil langkah lebih positifuntuk memperbaiki kelemahan yang telah dikenal pasti dan pematuhan terhadapperaturan yang berkuat kuasa amat perlu untuk menangani kelemahan yang wujud.Latihan kepada kakitangan juga perlu diadakan dari semasa ke semasa.267

MAJLIS DAERAH SEMPORNAPENGURUSAN KEWANGAN75. LATAR BELAKANG75.1 Majlis Daerah Semporna (Majlis) telah ditubuhkan pada tahun 1962 di bawahSeksyen 3 Ordinan Kerajaan Tempatan 1961. Objektif Majlis ialah mewujudkanmutu kehidupan yang selesa dan seimbang serta mempertingkatkan taraf hidupmasyarakat. Antara lain fungsi Majlis ialah meningkatkan kecekapanpengurusan dan pentadbiran serta mutu perkhidmatan, memastikanperancangan dan pembangunan yang teratur dan seimbang, menjaga danmengindahkan persekitaran Majlis dan kawasan rekreasi serta meninggikanmutu keindahan awam. Keluasan kawasan Majlis adalah 334 hektar persegi.Majlis dipengerusikan oleh Pegawai Daerah Semporna dan dianggotai oleh 18ahli Majlis.75.2 Sehingga November 2002, Majlis telah mengutip hasil sejumlah RM1.65 juta.Majlis juga telah berbelanja sejumlah RM2.64 juta sehingga November 2002,iaitu RM1.30 juta bagi perbelanjaan pentadbiran dan pengurusan dan RM1.34juta bagi perbelanjaan pembangunan/modal yang dibiayai sepenuhnya melaluipemberian Kerajaan. Antara langkah pembaharuan yang telah diambil olehMajlis adalah cadangan penstrukturan semula jawatan dalam organisasinya.Selain itu, Majlis juga telah memohon kepada Kerajaan untuk menyemaksemula luas kawasan perkadarannya. Luas kawasan perkadaran baru yangdicadangkan adalah 10,360 hektar persegi berbanding dengan 334 hektarpersegi bagi kawasan perkadaran lama.268

76. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN76.1 OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan adalah untuk menentukan pengurusan kewangan Majlisdilaksanakan dengan teratur dan sempurna serta mematuhi prosedurkewangan Kerajaan, selain memastikan rekod diselenggara dengan lengkapdan kemas kini.76.2 SKOP PENGAUDITANPengauditan meliputi tempoh Januari hingga Disember 2002. Pengauditantelah dijalankan dengan menyemak rekod pengurusan dan kewangan bagitahun 2002. Selain itu, pemeriksaan fizikal dilakukan terhadap aset Majlis bagimenentukan aset Majlis yang ada telah diurus dan diselia dengan teratur dansempurna. Temu bual dengan pegawai yang berkenaan juga diadakan.77. PENEMUAN AUDIT77.1 KAWALAN PENGURUSANKetua Jabatan bertanggungjawab untuk mengadakan sistem pengurusan yangteratur serta prosedur yang lengkap dan praktikal supaya dapat meningkatkanproduktiviti dan keberkesanan pejabat. Antaranya dengan mewujudkan strukturorganisasi yang jelas, panduan kerja, latihan kepada kakitangan danpenubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun.77.1.1 Struktur OrganisasiMajlis telah menyediakan Carta Organisasi yang lengkap yang terdiridaripada 3 bahagian utama iaitu Bahagian Operasi, BahagianPentadbiran dan Bahagian Kewangan. Bagaimanapun Majlis sedangmerombak semula carta tersebut mengikut keperluan semasa.269

Sebanyak 58 jawatan telah diluluskan iaitu 23 bagi jawatan tetap danbaki 35 adalah jawatan sementara. Bagaimanapun, Majlis telahmelantik seramai 61 anggota untuk mengisi 58 jawatan tersebut, iaitumelebihi 3 anggota daripada jawatan yang diluluskan oleh Kerajaan.Selain itu, 44 jawatan Pekerja Rendah Awam yang diluluskan padaanggaran tahun 2001 telah diisi oleh 50 orang iaitu lebihan 6 orang. Inibermakna ada buruh yang menjalankan tugas Gred N17 iaitu kerjaPembantu Tadbir dan Penguat Kuasa yang memerlukan kelayakantertentu dan tanggungjawab yang berbeza dengan buruh. Tindakan initidak mendapat kelulusan daripada Pihak Berkuasa Negeri.77.1.2 Manual Prosedur KerjaMengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun1991, Majlis hendaklah menyediakan Manual Prosedur Kerja yangmerupakan dokumen rujukan rasmi bagi peringkat Jabatan/Pejabat.Antara lain kandungannya adalah fungsi dan objektif rasmiJabatan/Pejabat, prosedur yang jelas serta anggota yangbertanggungjawab bagi melaksanakan setiap aktiviti yangdipertanggungjawabkan. Selain itu, Manual Prosedur Kerja berperananmendokumentasikan secara sistematik susunan cara bekerja.Pemeriksaan Audit mendapati Majlis tidak menyediakan ManualProsedur Kerja. Akibatnya Majlis tidak jelas dengan sistem kerja yangdilakukan sama ada selari dengan kehendak dan hala tuju Majlis.77.1.3 Fail Meja Dan Senarai TugasMengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun1991, Jabatan/Pejabat perlu menyediakan Fail Meja bagi setiapjawatan. Fail Meja berperanan untuk meningkatkan kecekapan dankeberkesanan setiap anggota dalam Jabatan/Pejabat. Tujuan Fail Mejadirangka khusus untuk memberikan panduan terperinci mengenaisemua tugas yang dijalankan oleh seseorang anggota. PemeriksaanAudit mendapati Majlis tidak menyediakan Fail Meja bagi setiapanggotanya.270

Mengikut Arahan Perkhidmatan Bab 1 Perkara 5, Ketua Jabatanhendaklah memberi Senarai Tugas kepada setiap kakitangannyasecara bertulis dan Senarai Tugas ini hendaklah dikemas kini darisemasa ke semasa. Pemeriksaan Audit mendapati hanya sebahagiankakitangan Majlis mempunyai Senarai Tugas manakala sebahagianlagi masih belum disediakan.77.1.4 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan AkaunSelaras dengan Surat Pekeliling Kementerian Kewangan NegeriBilangan 1 Tahun 1998, satu Jawatankuasa Pengurusan KewanganDan Akaun hendaklah ditubuhkan di peringkat Jabatan. Sehinggatarikh pemeriksaan Audit adalah didapati Majlis belum menubuhkanJawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun sebagaimanakehendak surat pekeliling tersebut. Bagaimanapun, Majlis telahmenubuhkan satu Jawatankuasa iaitu Jawatankuasa Biaya DanMaksud Am yang membincangkan perkara pengurusan akaun dankewangan Majlis. Laporan mesyuarat Jawatankuasa ini akan dihantarkepada Kementerian Kerajaan Tempatan Dan Perumahan. Setakattahun 2002, lima mesyuarat Jawatankuasa telah dijalankan.77.1.5 Kursus Dan Latihan Kepada KakitanganArahan Perkhidmatan Bab 1 Perkara 8 menetapkan Ketua Jabatanhendaklah menugaskan seorang atau beberapa pegawainya untukmengelolakan latihan bagi kakitangannya supaya semua peringkatpegawai dapat mengetahui tugas dan cara menjalankan kerja masingmasing.Sistem Saraan Malaysia yang diperkenalkan pada tahun 2002turut menyarankan agar setiap anggota diberikan latihan sekurangkurangnya3 kali dalam setahun. Semakan Audit mendapati hanya 5daripada 61 anggota Majlis dihantar untuk mengikuti Kursus AuditDalaman dan Bengkel MS ISO 9000 masing-masing pada tahun 2001dan 2002.271

Adalah disarankan agar anggota lain turut diberi peluang mengikutikursus dan latihan untuk meningkatkan kecekapan dalammelaksanakan tugas yang dipertanggungjawabkan.Pihak Audit berpendapat kawalan pengurusan Majlis masih mempunyaibeberapa kelemahan terutamanya daripada aspek pengurusan terhadapkeperluan kakitangan. Ini menyebabkan perjalanan aktiviti Majlis tidakdapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. Ketua Jabatan adalahbertanggungjawab untuk memastikan aktiviti Majlis dapat dijalankandengan lancar melalui penyediaan Manual Prosedur Kerja, Fail Meja danSenarai Tugas serta memberi latihan dan kursus kepadakakitangannya.77.2 KAWALAN HASILMajlis memperolehi hasilnya daripada kutipan ses tanah, cukai taksiran,lesen, sewaan, bayaran iklan dan pelan bangunan. Selain itu, Majlis turutmenerima caruman dan bantuan daripada Kerajaan Negeri dan Persekutuanseperti caruman pengganti cukai, caruman bagi pemeliharaan halaman dansubsidi untuk sewa saluran najis. Sehingga November 2002, Majlis telahmengutip hasil berjumlah RM1.65 juta. Sejumlah RM995,337 atau 60.3%daripadanya merupakan bantuan/caruman yang diterima daripada KerajaanNegeri dan Persekutuan, manakala bakinya sejumlah RM656,625 merupakanhasil yang dikutip sendiri oleh Majlis. Majlis masih menggunakan kaedahmanual dalam melaksanakan sistem perakaunan dan kutipan hasilnya.77.2.1 Pengasingan TugasMengikut Arahan Perbendaharaan 73, pemungut atau penerima hasilmestilah tidak terlibat dengan penyelenggaraan rekod hasil.Manakala Arahan Perbendaharaan 70(a) menyebut bahawa 2pegawai dikehendaki bagi mengeluarkan resit terimaan. Majlis telahmengarahkan 10 anggotanya untuk mengutip hasil iaitu 3 anggotaberjawatan tetap Gred N17 ditugaskan memungut hasil di kaunter272

dan merekod terimaan dalam Buku Tunai Harian. Selain itu, seramai7 Pembantu Am Rendah berjawatan sementara telah ditugaskanmemungut hasil daripada penjaja sementara di kawasan perkadaran.Daripada 7 anggota tersebut, hanya 3 anggota sahaja yang telahditurunkan kuasa untuk mengutip hasil secara bertulis. Perekodandalam Buku Tunai Utama pula dikendalikan oleh seorang PenolongAkauntan Gred W27.Semakan Audit juga mendapati seorang pemungut hasil berjawatanGred N17 yang ditugaskan memungut ses tanah dan cukai perkara amturut menerima, mengeluar dan merekod borang hasil bagi ses tanahdan cukai perkara am tersebut. Pegawai yang berkenaan juga turutmenyelenggara Daftar Ses Tanah Dan Pemilik Tanah, merekodpungutan, mengeluarkan resit kepada pembayar cukai perkara am danmemasukkan semua pungutan (termasuk pungutan daripada penjajasementara) ke dalam bank. Ini menunjukkan pengasingan tugas diMajlis adalah tidak teratur.77.2.2 Kawalan Borang HasilMajlis menggunakan 11 jenis borang untuk tujuan pungutan hasil iaituResit Am, Township (General) Licence, Land Cess, GeneralAssessment Receipt, Hawkers Licence, Dog Licence, SDC Notice ofDemand, Entertainment Licence, Semporna Township Licence,Petroleum Licence dan kupon yang bernilai RM5, RM3, RM2 dan RM1.Semakan Audit mendapati perkara seperti berikut:i) Borang HasilMengikut Arahan Perbendaharaan 66(a), stok resit atau boranghasil terkawal hendaklah disimpan dengan selamat di tempatberkunci oleh seorang pegawai kanan yang tidak membuatpungutan hasil. Pemeriksaan Audit mendapati Majlis telahmematuhi arahan tersebut.273

Borang hasil yang belum guna dan telah diguna ada disimpanoleh Pegawai Akaun dalam kabinet besi berkunci. Bagaimanapun,dua borang iaitu Land Cess dan General Assessment Receiptdikawal oleh seorang pegawai pemungut hasil yang tidakdiperturunkan kuasa untuk menyimpan borang tersebut. Pegawaitersebut telah mengawal, menerima dan mengeluarkan borangtersebut sejak 20 tahun yang lalu. Ini adalah bercanggah denganarahan yang disebutkan di atas. Pihak Audit menyarankan agar 2borang tersebut disimpan oleh pegawai yangdipertanggungjawabkan menyimpan borang hasil yang lain sepertiresit am, lesen dan kupon.ii)Daftar Borang HasilArahan Perbendaharaan 67 menetapkan suatu Daftar BorangHasil bagi menunjukkan semua buku resit dan lesen yangditerima dan dikeluarkan hendaklah diselenggara oleh pemungut.Majlis ada menyelenggara Daftar Buku Kaunterfoil bagi merekodsemua borang hasil. Bagaimanapun, semakan Audit mendapatipengeluaran kupon telah dibuat tanpa mengikut turutan nombor.77.2.3 Buku TunaiMengikut Financial Instructions For Local Authorities Clause 62, CashBook should be written up and the cash on hand verified daily.Manakala, Arahan Perbendaharaan 144 menghendaki catatan dalamBuku Tunai hendaklah dibuat mengikut susunan urus niaga yangberlaku. Pemeriksaan Audit mendapati Buku Tunai telah diselenggaratetapi tidak kemas kini oleh kerana pungutan pada awal Mei 2002berjumlah RM700 tidak direkodkan. Pungutan ini dibuat melalui kutipanpenjaja harian dengan menggunakan kupon antara RM1 hingga RM5.274

77.2.4 Keselamatan Wang Pungutani) Keselamatan Kaunter/ Bilik PungutanMajlis ada menyediakan kaunter khas untuk memungut hasil bagimemudahkan orang awam membuat urus niaga dan pembayaranseperti memperbaharui lesen, membayar sewa dan cukai.Bagaimanapun, keadaan kaunter tersebut tidak mempunyai cirikeselamatan yang memuaskan untuk melindungi wang awam. Inikerana tiada sekatan khas disediakan untuk menghalang orangawam daripada memasuki kawasan kaunter tersebut. Wang yangditerima hanya disimpan di dalam laci meja pegawai yangmemungut hasil, sebelum diserah kepada pegawai yang akanmemasukkan wang kutipan ke dalam bank pada sebelah petang.Keadaan ini boleh menyebabkan berlaku kehilangan wang awamkerana tiada halangan dibuat terhadap sesiapa yang memasukikawasan kaunter.ii)Serahan Wang Ke BankArahan Perbendaharaan 78(a) menghendaki semua pungutandimasukkan ke dalam bank dengan segera. Pemeriksaan Auditmendapati serahan wang ke bank dibuat setiap hari kecualipungutan daripada penjaja sementara yang akan dimasukkan kedalam bank pada sebelah pagi keesokan harinya. Bagaimanapun,pungutan yang tidak sempat dimasukkan ke dalam bank telahdisimpan oleh pemungut hasil dan tidak diserahkan kepadaPenolong Akauntan untuk disimpan dalam peti besi. Inibercanggah dengan Arahan Perbendaharaan 126 yangmenghendaki semua wang tunai, cek, setem dan buku kaunterfoilhasil di simpan dalam peti besi.77.2.5 Penyata Penyesuaian BankMengikut Financial Instructions For Local Authorities Chapter III Clause79, the balance of the bank accounts as shown in the bank statements275

will be reconciled with the balance shown in the Cash Book at leastmonthly, and a copy of the bank statements and reconciliationstatements will be retained as accounting documents. PemeriksaanAudit mendapati Penyata Bank dan Penyata Penyesuaian Bank yangdikemukakan adalah hanya setakat Mac 2001. Penyata PenyesuaianBank bagi April 2001 hingga Disember 2002 telah tidak disediakan. Inidisebabkan Ahli Majlis telah mengarahkan Penolong Akauntan yangmengendalikan rekod kewangan agar menyerahkan semua rekodkewangan kepada pegawai lain yang tidak berpengalamanmengendalikan rekod kewangan dan akaun. Akibatnya, penyediaanbaucar bayaran menjadi tidak teratur, Penyata Penyesuaian Bank tidakdisediakan dan Buku Vot tidak dikemas kini.77.2.6 Pemeriksaan Oleh Ketua Jabatan/Wakili) Rekod HasilFinancial Instructions For Local Authorities bilangan 60, 62, 63dan 264 menghendaki supaya pemeriksaan harian dilakukan keatas rekod perakaunan Majlis oleh pegawai yangbertanggungjawab. Pemeriksaan Audit mendapati tiada buktimenunjukkan semakan tersebut telah dilaksanakan oleh pegawaiyang bertanggungjawab.ii)Pemeriksaan MengejutArahan Perbendaharaan 309(a) menghendaki Ketua Jabatanmengadakan pemeriksaan mengejut terhadap setiap peti besi,peti wang tunai, laci atau bekas lain untuk wang dalamJabatannya yang diamanahkan dengan penyimpanan wangawam, setem atau barang lain yang berharga. Pihak Auditmendapati pemeriksaan mengejut tidak pernah dijalankan olehKetua Jabatan atau wakilnya. Selain itu, Daftar PemeriksaanMengejut juga tidak diadakan.276

77.2.7 Pengurusan HasilMajlis membuat kutipan hasil melalui pembayaran tunai di kaunterpemungut hasil atau kepada pegawai pemungut hasil yang bertugas diluar pejabat. Setakat November 2002, Majlis telah mengutip sejumlahRM656,625 melalui kutipan ses tanah, cukai perkara am, bayaranlesen dan hasil sewa. Majlis juga menyediakan Penyata TunggakanHasil seperti yang dikehendaki oleh Arahan Perbendaharaan 89(a).Bagaimanapun, Penyata Tunggakan Hasil yang diselenggara tidakkemas kini. Pada akhir tahun 2002, Penyata Tunggakan Hasil Majlismenunjukkan hasil tertunggak berjumlah RM169,445. Tunggakan initidak menggambarkan keadaan tunggakan hasil sebenar oleh keranabaki yang ada pada tahun 2001 dan 2002 telah disatukan dan bakidibawa ke bawah tidak ditunjukkan. Selain itu, tiada sebarang tindakanpenguatkuasaan diambil untuk mengutip tunggakan hasil tersebut,seperti denda/faedah dikenakan dan notis peringatan dikeluarkankepada penghutang cukai. Ini telah menyebabkan hasil Majlis kurangdipungut pada tahun 2002 jika dibandingkan dengan tahun 2001.Secara keseluruhannya, pengurusan hasil Majlis masih mempunyaibanyak kelemahan dari segi keselamatan wang pungutan, perekodandalam Buku Tunai dan kutipan hasil Majlis yang perlu diperbaiki. Selainitu, semakan Ketua Jabatan terhadap rekod kewangan juga tidak pernahdilaksanakan.77.3 KAWALAN PERBELANJAANMajlis mengklasifikasikan perbelanjaannya kepada 2 jenis perbelanjaan utamaiaitu perbelanjaan kapital/modal dan perbelanjaan pentadbiran danpengurusan. Sehingga November 2002, Majlis telah berbelanja sejumlahRM1.34 juta untuk perbelanjaan modal dan sejumlah RM1.30 juta untukperbelanjaan pentadbiran dan pengurusan. Berdasarkan Penyata Kewanganbagi tahun berakhir 31 Disember 1995 yang telah disahkan, Majlis masihmengalami defisit terkumpul berjumlah RM2.17 juta.277

77.3.1 Kuasa Meluluskan PembayaranArahan Perbendaharaan 11 menghendaki supaya penurunan kuasadiberi secara bertulis kepada pegawai yang bertanggungjawab untukmembuat pembayaran. Pemeriksaan Audit mendapati penurunankuasa tersebut tidak diturunkan kepada pegawai yang menandatanganiPerintah Kerja Am dan Pesanan Pembelian serta menandatanganibaucar.77.3.2 Buku VotMengikut Financial Instructions For Local Authorities Clause 96, allpayment vouchers must be recorded in a Vote Book at the time thevoucher is signed for payment. The Vote Book must be shown clearlyat any time, in respect of each sub-head of expenditure. Majlismenyelenggara Buku Vot secara manual. Bagaimanapun, semakanAudit mendapati ia tidak kemas kini kerana sejumlah 76 baucarbayaran berjumlah RM1.31 juta bagi tempoh Januari hingga Mac 2002yang tidak diberi nombor telah tidak direkod dalam Buku Vot. Pegawaiyang ditugaskan mengambil alih tugas Penolong Akauntan untukmenyelenggara rekod kewangan termasuk menyediakan baucardidapati tidak menulis nombor baucar pada ruangan yang disediakan.Hanya pada Disember 2002, baucar bayaran bagi tempoh Januarihingga Mac 2002 telah direkod dalam Buku Vot setelah PenolongAkauntan mengambil alih kembali tugas menyelenggara rekodkewangan Majlis. Kelemahan ini hendaklah diberi perhatian serius olehpihak pengurusan. Kegagalan menyelenggara Buku Vot dengan kemaskini menyebabkan perbelanjaan tidak dapat dikawal dan bayaran tidakdapat ditentukan.278

77.3.3 Kawalan PerolehanPada tahun 2002, Majlis telah membuat perolehan secara sebut hargabagi 5 kerja dan 1 perkhidmatan melibatkan kos perbelanjaanberjumlah RM322,095. Selain itu, Majlis juga telah menubuhkanJawatankuasa Tender Dan Sebut Harga. Jawatankuasa yang telahditubuhkan adalah seperti di Jadual 26.Jadual 26Jawatankuasa PerolehanBil. Jawatankuasa BilanganKeahlian1. Jawatankuasa Membuka Tender/Sebut Harga 32. Jawatankuasa Penilai Tender/Sebut Harga 33. Jawatankuasa Tawaran Sebut Harga 6Sumber: Fail Majlis Daerah SempornaPenubuhan Jawatankuasa ini adalah selaras dengan kehendak ArahanPerbendaharaan 197. Amalan ini adalah baik dan perlu diteruskanpada masa akan datang.Selain itu, semakan Audit turut dibuat terhadap 3 buku PesananPembelian berjumlah RM75,410 pada tahun 2001 dan 2002. Iabertujuan untuk menentukan wujudnya kawalan dalaman yangberkesan bagi pengurusan perbelanjaan Majlis. Bagi tujuan ini,sejumlah 14 Pesanan Pembelian pada tahun 2002 berjumlahRM24,887 telah disemak untuk menentukan sama ada ia telahdipertanggungkan sebagai tanggungan sebelum dibayar kepadapembekal. Pemeriksaan Audit mendapati semua Pesanan Pembelianini tidak dipertanggungkan terlebih dahulu sebagai tanggungan dantidak direkodkan dalam Buku Vot. Walaupun Majlis mengamalkansistem perakaunan asas tunai, tetapi Majlis perlu merekodkan setiapPesanan Pembelian sebagai tanggungan sebelum dibayar untuk tujuan279

kawalan agar anggaran yang disediakan lebih realistik danperbelanjaan tidak melebihi peruntukan.77.3.4 Daftar BilMengikut Arahan Perbendaharaan 103(b), Ketua Jabatan hendaklahmenyelenggara suatu Daftar Bil bagi tujuan merekod semua bil yangditerima dan membuat kawalan terhadap proses bayaran bilberkenaan. Pemeriksaan Audit mendapati Majlis tidak menyelenggaraDaftar Bil sepertimana yang dikehendaki oleh arahan tersebut. Selainitu, Arahan Perbendaharaan 103(a) menyatakan Ketua Jabatanhendaklah memastikan bil dibayar dengan segera tidak lewat daripadasebulan dari tarikh ianya diterima. Semakan Audit mendapati sejumlah25 bil yang diterima antara Mac hingga September 2002 berjumlahRM26,501 tidak dijelaskan dalam tempoh satu bulan dari tarikhpenerimaan bil.77.3.5 Daftar PembayaranMengikut Arahan Perbendaharaan 98(a), suatu Daftar Pembayaranhendaklah diselenggara menunjukkan butiran mengenai semua wangtunai dan cek terbuka yang dikeluarkan atau diterima untukdibahagikan. Majlis ada menyelenggara Daftar Pembayaran tetapidaftar ini tidak pernah diperiksa oleh Ketua Pejabat. Ini bercanggahdengan kehendak Arahan Perbendaharaan 98(b).77.3.6 Baucar BayaranSemakan terhadap baucar bayaran pada tahun 2002 mendapati 296baucar berjumlah RM2.64 juta telah digunakan sehingga November2002. Berikut adalah penemuan Audit hasil daripada semakan yangdilakukan:280

i) Bayaran Tanpa BaucarMengikut Financial Instructions For Local Authorities Clause 111,Chapter V, every payment must be supported by a Voucher whichshould contain full particulars of the goods and service for whichpayment is being made. Semakan yang dibuat terhadap keratancek dan fail baucar mendapati sejumlah 11 cek bernilaiRM144,652 telah diluluskan untuk pembayaran perbelanjaanMajlis bagi Januari dan Februari 2002 tanpa menggunakanbaucar.ii)Bayaran Tanpa Dokumen SokonganMengikut Financial Instructions For Local Authorities Clause 120,the invoices and statements must be attached to the relevantpayment voucher. Pemeriksaan Audit mendapati 9 baucarbayaran yang digunakan untuk pembayaran berjumlah RM57,275antara Januari hingga Oktober 2002 telah diluluskan tanpadokumen sokongan.Mengikut Seksyen 18(b), Akta Acara Kewangan, pegawaibertanggungjawab atau pernah bertanggungjawab bagi sebarangpembayaran wang awam Kerajaan yang tidak teratur atau wangawam yang tidak dijamin dengan sempurna boleh dikenakansurcaj. Oleh itu, bayaran tanpa baucar dan bayaran tanpadokumen sokongan berjumlah RM201,927 adalah merupakankesalahan yang amat serius kerana pegawai yangbertanggungjawab gagal menjalankan arahan yang dikuat kuasaoleh Kerajaan.iii) Bayaran Tanpa Menggunakan Pesanan Pembelian/PerintahKerja AmMengikut Financial Instructions For Local Authorities Clause 135,except where special arrangements are made with contractors forperiodical supplies, all local purchases of stores should be281

ordered on Local Purchases Order Forms. Pemeriksaan Auditmendapati pada tahun 2002, bil berjumlah RM5,035 telah dituntutoleh pembekal dan bayaran dibuat tanpa menggunakan PesananPembelian atau Perintah Kerja Am. Tatacara ini adalahbercanggah dengan arahan yang berkuat kuasa terhadap semuaPihak Berkuasa Tempatan seperti yang dinyatakan di atas.iv)Baucar Bayaran Tanpa NomborSemakan Audit terhadap baucar bayaran mendapati 40 baucarbayaran yang tidak bernombor berjumlah RM485,173 telahdiluluskan. Ini menunjukkan kawalan terhadap penggunaanbaucar bayaran adalah lemah.Secara keseluruhannya, kawalan perbelanjaan Majlis adalah lemah keranapihak pengurusan Majlis gagal mematuhi dan menguatkuasakan undangundang.Kawalan dalaman yang lemah dan pembayaran yang tidakmengikut prosedur boleh menyebabkan penyelewengan terhadap wangawam berlaku dengan mudah di Majlis. Ketua Jabatan dan pihakpengurusan Majlis sepatutnya mengambil tanggungjawab yangsewajarnya untuk memperbaiki kelemahan tersebut.77.4 PENGURUSAN PELABURANSemakan Audit terhadap fail dan minit Mesyuarat Penuh Ahli Majlis mendapatiMajlis telah diarahkan untuk membuat simpanan tetap di bank sejumlahRM200,000 sebagai pelaburan Majlis melalui wang sumbangan Kerajaanterhadap projek pembangunan Majlis. Bagaimanapun, Majlis gagalmelaksanakan arahan ini kerana Majlis tidak mempunyai kewangan yangmencukupi bagi membuat pelaburan seperti yang dipersetujui oleh mesyuarattersebut.282

77.5 PENGURUSAN PINJAMANSehingga November 2002, Majlis telah menanggung hutang berjumlah RM1.30juta kepada Kerajaan Negeri, Agensi Kerajaan dan syarikat swasta. Inimenunjukkan Majlis mengalami masalah kewangan yang serius kerana bakiwang tunai di bank yang dilaporkan pada Penyata Kewangan sehinggaNovember 2002 adalah berjumlah RM77,118. Berikut adalah laporantanggungan Majlis sehingga November 2002.77.5.1 Tanggungan Kepada KerajaanMengikut rekod dan dokumen yang dikemukakan, Majlis mempunyaihutang sejumlah RM455,245 kepada Kerajaan Negeri dalam bentukpinjaman RM410,023 dan perkhidmatan pembetungan RM45,222.Memandangkan pinjaman ini bertujuan untuk pembangunan yang tidakmendatangkan hasil kepada Majlis dan telah berusia lebih dari 25tahun, adalah dicadangkan agar pihak Majlis membuat permohonankepada Kementerian Kewangan melalui Kementerian KerajaanTempatan Dan Perumahan agar pinjaman tersebut dihapus kira.77.5.2 Tanggungan Kepada Agensi Kerajaan Dan SwastaSemakan Audit mendapati Majlis mempunyai tanggungan kepadaAgensi Kerajaan seperti Kumpulan Wang Simpanan Pekerja(RM190,559), Perbadanan Pinjaman Sabah (RM10,712), TelekomMalaysia Berhad (RM52,564) dan Sabah Electricity Sdn. Bhd.(RM316,997). Majlis juga mempunyai tanggungan kepada beberapasyarikat swasta yang lain berjumlah RM277,456. Bagi tanggungankepada Kumpulan Wang Simpanan Pekerja dan Biro Angkasa, jumlahini sepatutnya dibayar oleh Majlis kepada Agensi berkenaan dengansegera kerana pembayaran telah dibuat melalui potongan gaji anggota.Tanggungan yang dimaksudkan adalah seperti di Jadual 27.283

Jadual 27Tanggungan Majlis Yang Belum Diselesaikan Pada Tahun 2002Nama Pemiutang Tempoh Jumlah(RM)1. Kumpulan Wang SimpananPekerjaApril 1990 - Jan. 1992 93,896Denda Dividen Lewat Bayar April 1997 - Nov. 1998 70,278Caruman Semasa Sept. 2002 - Nov. 2002 26,385190,5592. Syarikat Swasta Lain 1997- Ogos 2002 277,455Jumlah 468,014Sumber: Rekod Majlis Daerah SempornaKegagalan pihak Majlis membuat bayaran kepada Agensi tersebutakan menimbulkan kesan yang buruk kepada kakitangan Majlis yangsedang dan akan bersara. Manakala, kesan terhadap kelewatanmenjelaskan tunggakan kepada Biro Angkasa boleh mengakibatkankakitangan Majlis yang berhutang akan menanggung beban faedahyang tinggi. Begitu juga dengan kakitangan Majlis yang mempunyaihutang kepada Perbadanan Pinjaman Sabah. Selain daripada bayaranfaedah, pindah hak milik bagi pinjaman perumahan juga tidak dapatdilakukan selagi hutang itu tidak dijelaskan.Pengurusan pinjaman/hutang Majlis pada keseluruhannya tidakmemuaskan. Hal ini disebabkan oleh aliran tunai Majlis yang lemah dantidak dapat menampung jumlah hutang tersebut. Kegagalan Majlis untukmenyelesaikan hutang kepada Agensi/syarikat swasta akan merugikanMajlis kerana terpaksa menanggung beban faedah yang tinggi.284

77.6 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORIMajlis mempunyai beberapa jenis harta seperti 9 kenderaan, sebuah bot, empatkomputer, enam penghawa dingin, tiga mesin taip dan beberapa inventoriseperti meja, kerusi, kabinet besi, kerusi plastik dan sebagainya. Pada tahun2002, tiada pembelian aset dilakukan oleh Majlis.77.6.1 Daftar Harta Modal Dan InventoriMengikut Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bilangan 3 Tahun1993, setiap pembelian aset dan inventori oleh Pejabat/Jabatan danAgensi Kerajaan hendaklah direkodkan dalam suatu daftar sebagaikawalan. Selain itu, setiap aset dan inventori hendaklah diberi nomborpendaftaran kekal. Pemeriksaan Audit mendapati kesemua aset daninventori pejabat tidak direkodkan dalam Daftar Harta Modal dan DaftarInventori serta tiada Rekod Pergerakan Harta Modal diselenggarakan.Ini adalah bertentangan dengan pekeliling yang disebutkan di atas.77.6.2 Pemeriksaan TahunanMengikut Tatacara Pengurusan Stor 238, Ketua Jabatan hendaklahmengaturkan supaya semua inventori dan loji diperiksa dengan daftaryang diselenggarakan dan pemeriksaan hendaklah dilakukansekurang-kurangnya sekali dalam masa 2 tahun. Temu bual Auditdengan pegawai yang bertanggungjawab mengawal aset Majlismendapati pemeriksaan tahunan oleh Ketua Jabatan atau wakilnyaatau pemverifikasi daripada Kementerian Kewangan Negeri Sabahterhadap aset Majlis tidak pernah dilakukan.77.6.3 Pengurusan KenderaanMajlis mempunyai 9 kenderaan dan 4 daripadanya masih digunakanmanakala 5 lagi telah mengalami kerosakan sejak 5 tahun yang lepas.Dua daripada 4 kenderaan yang masih digunakan adalah disewa darisyarikat swasta. Majlis juga mempunyai sebuah bot yang kelihatanmasih elok terletak berhampiran dengan pejabat Majlis.285

Bagaimanapun, hanya terdapat sebuah lori sampah yang telah berusiamelebihi 20 tahun yang masih beroperasi untuk memungut sampahsarap di sekitar kawasan perkadaran Majlis. Memandangkan Majlismempunyai cadangan untuk meluaskan kawasan perkadarannya,adalah dicadangkan agar pihak Majlis menambahkan bilangan loripengangkut sampah bagi mengelakkan kesulitan dalam pemungutansampah sarap di kawasan perkadaran, kerana lori yang sedia adatelah usang. Semakan dan pemerhatian Audit terhadap kenderaanMajlis mendapati perkara seperti berikut:i) Semua kenderaan Majlis tidak direkod dalam Daftar Harta Modalseperti yang dikehendaki oleh Surat Pekeliling KementerianKewangan Negeri Bilangan 3 Tahun 1993;ii)Majlis tidak menyediakan Buku Log untuk semua kenderaannya.Oleh itu, rekod perjalanan, penggunaan minyak sertapenyenggaraan kenderaan Majlis tidak diketahui; daniii)Majlis juga tidak menyediakan Fail Sejarah untuk semuakenderaannya. Oleh itu, rekod mengenai pembaikan danpenyenggaraan kereta, kad pendaftaran, salinan cukai jalan danpenggantian tayar tidak dapat diketahui.77.6.4 PelupusanSurat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1997 menghendakiaset dan barangan Kerajaan yang tidak ekonomik dan hendakdilupuskan perlu mendapat kelulusan daripada SetiausahaPerbendaharaan atau Kementerian Kewangan yang berkenaan.Adalah didapati 5 kenderaan Majlis yang terbiar di belakang DewanMasyarakat Semporna telah usang, berkarat dan tidak ekonomik untukdibaiki. Oleh itu, adalah disarankan agar Majlis membuat permohonankepada Kementerian Kewangan Negeri untuk tujuan pelupusan.286

77.6.5 Kehilangan AsetSalah satu hasil yang dipungut oleh Majlis adalah melalui penyewaankerusi kepada orang awam dengan kadar sewaan 20 sen dan 50 senbagi setiap kerusi. Pada tahun 2002, Majlis telah mengutip sewaankerusi berjumlah RM90. Selain kelulusan daripada Pegawai KerjaKanan, penyewa juga dikehendaki membayar deposit sebagai cagaranterhadap sebarang kerosakan pada kerusi berkenaan. Pada tahun1990an, Majlis telah membeli 800 kerusi plastik. Hasil pemeriksaanAudit mendapati perkara berikut:i) Pembelian kerusi ini tidak direkodkan ke Daftar Inventori danDaftar Pergerakan Harta Modal tidak diselenggarakan bagimengawal pergerakannya;ii)Sejumlah 655 daripada 800 kerusi telah hilang dan tidakdilaporkan kepada pihak berkuasa; daniii)Rekod bagi penyewaan kerusi tidak pernah diselenggara dandeposit tidak pernah dipungut daripada penyewa.Pengurusan aset Majlis secara keseluruhannya adalah lemah kerana tiadasebarang pemantauan dan kawalan dibuat terhadap kedudukannya. Inikerana tiada daftar disediakan untuk merekod aset tetap dan inventoriMajlis. Pergerakan aset Majlis juga tidak dapat dikenal pasti kerana rekodmengenai pergerakannya tidak pernah diselenggarakan.287

78. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPengurusan kewangan Majlis pada keseluruhannya mempunyai banyakkelemahan yang perlu diperbaiki. Beberapa aspek penting seperti kawalanpengurusan, kawalan hasil, kawalan perbelanjaan dan kawalan aset kurang diberiperhatian oleh pihak pengurusan. Ini dapat dilihat melalui kegagalan Majlis untukmematuhi pekeliling, arahan, prosedur dan peraturan kewangan Kerajaan yangberkuat kuasa. Majlis perlu mengambil tindakan segera bagi memperbaiki kelemahanyang dibangkitkan dan berusaha mendapatkan Pekeliling, Surat Pekeliling sertaprosedur yang diguna pakai dan berkuat kuasa sebagai rujukan. Selain itu, aspekkawalan pengurusan dan organisasi hendaklah diperkemaskan dengan menyemaikansikap bekerjasama dan bertanggungjawab di kalangan kakitangan Majlis sertamengagihkan tugas dengan lebih teratur mengikut tanggungjawab pegawai.Kecekapan kakitangan menjalankan tugas juga boleh dipertingkatkan melaluikursus/latihan yang diberikan dari semasa ke semasa. Penyeliaan dan pemantauanyang berkesan juga perlu dilaksanakan oleh pihak pengurusan bagi memastikankakitangan lebih bertanggungjawab terhadap tugas mereka.288

MAJLIS DAERAH KINABATANGANPENGURUSAN KEWANGAN79. LATAR BELAKANGMajlis Daerah Kinabatangan (Majlis) ditubuhkan pada 1 Julai 1968 di bawahOrdinan Kerajaan Tempatan, 1961(No. 11 Tahun 1961). Fungsi utama Majlis adalahuntuk mengurus dan merancang pembangunan serta perkhidmatan di sampingmenguatkuasakan undang-undang kecil dan peraturan Majlis. Antara aktiviti Majlisialah memberi perkhidmatan kemudahan awam, memastikan perancangan danpembangunan yang teratur dan seimbang, menjaga dan mengindahkan persekitaranMajlis dan kawasan rekreasi serta meninggikan mutu keindahan awam. Keluasankawasan pentadbiran Majlis adalah 1.76 juta hektar. Majlis telah membelanjakansejumlah RM1.44 juta dan mengutip hasil sejumlah RM2.24 juta pada tahun 2002.Pada tahun 1997, Majlis telah menerima Anugerah Kualiti Pengurusan Kewanganyang dianugerahkan oleh Jawatankuasa Pengawasan Kualiti Dan ProduktivitiPerkhidmatan Awam Negeri Sabah dan Jawatankuasa Peningkatan Kualiti JabatanPersekutuan Sabah.80. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITAN80.1 OBJEKTIF PENGAUDITANTujuan pengauditan pengurusan kewangan Majlis adalah untuk memastikansama ada segala peraturan kewangan terhadap pengurusan hasil,perbelanjaan, akaun amanah dan harta modal dipatuhi serta penyelenggaraanrekod kewangan dilaksanakan dengan cekap dan teratur.80.2 SKOP PENGAUDITANPengauditan meliputi semakan terhadap fail dan rekod pengurusan dankewangan bagi tahun 2001 hingga Ogos 2002 di pejabat Majlis Daerah289

Kinabatangan. Lawatan ke tapak projek turut diadakan untuk maksudpengesahan. Selain itu, temu bual dan perbincangan dengan pegawaibertanggungjawab juga diadakan.81. PENEMUAN AUDIT81.1 KAWALAN PENGURUSANKawalan pengurusan yang cekap dan berkesan dapat menyumbang kepadapencapaian objektif organisasi. Struktur organisasi yang jelas, panduan kerjayang sistematik, latihan kepada kakitangan dan penubuhan JawatankuasaPengurusan Kewangan Dan Akaun merupakan asas kawalan pengurusan yangbaik.81.1.1 Struktur OrganisasiPengerusi Majlis adalah Pegawai Daerah Kinabatangan dan dibantuoleh 11 ahli Majlis. Bagi melaksana dan melicinkan urusan, Majlismenyediakan Carta Organisasi yang menunjukkan kedudukanpegawai, tanggungjawab dan peranan masing-masing dalam Jabatan.Semakan Audit mendapati 12 daripada 14 jawatan yang diluluskantelah diisi. Bagaimanapun, sebagai tambahan kepada jumlah sediaada, Majlis telah mengisi 21 lagi jawatan Pekerja Rendah Am bergajihari walaupun jawatan tersebut belum diluluskan.81.1.2 Manual Prosedur KerjaManual Prosedur Kerja perlu disediakan sebagai rujukan dan panduanuntuk menjalankan tugas bagi meningkatkan kecekapan dankeberkesanan bekerja. Semakan Audit mendapati Majlis tidakmenyediakan Manual Prosedur Kerja seperti kehendak PekelilingKemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991. Bagaimanapun,Majlis menyediakan Tatacara/Prosedur Kerja Pengeluaran Lesensebagai panduan untuk aktiviti lesen berniaga.290

81.1.3 Fail Meja Dan Senarai TugasFail Meja perlu disediakan bagi setiap kakitangan seperti kehendakPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991.Semakan Audit mendapati Majlis tidak menyediakan Fail Meja kepadasemua kakitangannya. Bagaimanapun, semakan Audit selanjutnyamendapati Senarai Tugas telah disediakan bagi semua kakitanganMajlis.81.1.4 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan AkaunJawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun perlu ditubuhkanuntuk mengesan dan mengawasi operasi kewangan dan perakaunandengan lebih berkesan. Semakan Audit mendapati Majlis tidakmenubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaunseperti kehendak Surat Pekeliling Kementerian Kewangan NegeriBilangan 1 Tahun 1998. Bagaimanapun, Majlis telah menubuhkanJawatankuasa Kewangan Dan Perkara-perkara Am. Jawatankuasa inibermesyuarat 3 kali pada tahun 2001 dan 2 kali (sehingga tarikhpengauditan) pada tahun 2002.81.1.5 Kursus Dan Latihan Kepada KakitanganLatihan kepada kakitangan adalah penting untuk meningkatkankemahiran dalam bidang tugas mereka. Pada tahun 2000, Majlis telahmenghantar 2 kakitangannya untuk mengikuti Seminar PengurusanSumber Kewangan anjuran Universiti Utara Malaysia. Bagi tahun 2001dan 2002, seorang pegawai telah menghadiri kursus yang berkaitandengan Tatacara Perolehan Kerja Projek Pembangunan dan seoranglagi menghadiri Kursus Pelaksanaan Program Kitar Semula anjuranbersama Kementerian Perumahan Dan Kerajaan Tempatan (Malaysia)dan Kementerian Kerajaan Tempatan Dan Perumahan (Sabah).Pada pandangan Audit, kawalan pengurusan Majlis perlu diperbaiki. Majlisseharusnya memantapkan pengurusan dengan mematuhi arahanpentadbiran dan pekeliling berkaitan yang telah dikeluarkan. Aktiviti Majlis291

dapat dilaksanakan dengan lancar apabila kawalan pengurusandititikberatkan.81.2 KAWALAN HASILSistem perakaunan dan pungutan hasil Majlis masih dibuat secara manual.Hasil utama Majlis terdiri daripada ses tanah, bayaran iklan dan pelanbangunan, sijil kesihatan, lesen perniagaan, hasil pelbagai seperti faedahsimpanan tetap dan faedah simpanan semasa, penyewaan tanah Majlis, yuranperkhidmatan pemungutan sampah, sewaan kenderaan Majlis dan bangunanMajlis serta caruman daripada Kerajaan. Semakan Audit bagi PenyataKewangan Majlis yang belum diaudit mendapati hasil yang telah dipungut padatahun 2001 dan 2002 adalah masing-masing berjumlah RM1.14 juta danRM2.24 juta.81.2.1 Pengasingan TugasSemakan Audit mendapati Majlis tidak mengamalkan pengasingantugas di mana tugas pengeluaran resit, menandatangani resit danmenerima wang dibuat oleh seorang pegawai sahaja. Untukmeningkatkan kawalan, pengasingan tugas perlu dibuat selarasdengan kehendak Arahan Perbendaharaan 70(a) iaitu semua resitmestilah ditandatangani dengan berkarbon oleh pegawai yangmenerima wang tetapi mestilah ditulis oleh seorang pegawai lain.81.2.2 Kawalan Borang HasilBorang hasil terkawal telah direkod ke dalam Daftar Kaunterfoil.Bagaimanapun, tiada tandatangan pegawai yang menerima boranghasil tersebut sebagai akuan penerimaan. Selain itu, tandatanganpegawai yang bertanggungjawab untuk mengesahkan pengeluaranborang hasil tersebut juga tidak diturunkan. Tandatangan ini perludilakukan untuk mematuhi Arahan Perbendaharaan 67 yangmenghendaki setiap satu catatan keluaran mestilah ditandatanganioleh pegawai yang menerima dan diakui oleh pegawai yang292

dipertanggungjawabkan. Bagaimanapun, adalah didapati semuaborang hasil telah disimpan dalam almari besi berkunci dan dalamkeadaan yang selamat selaras dengan kehendak ArahanPerbendaharaan 68.81.2.3 Buku TunaiArahan Kewangan 180 menghendaki semua resit yang telah dibataldicatatkan ke dalam Buku Tunai bagi meningkatkan sistem kawalandalaman. Pemeriksaan Audit mendapati resit yang dibatalkan tidakdirekod dalam Buku Tunai. Pemeriksaan harian oleh seorang pegawaiyang bertanggungjawab ke atas Buku Tunai dan rekod penerimaanhasil juga tidak dilakukan. Ini bertentangan dengan Arahan Kewangan63 dan 193 yang menghendaki seorang pegawai yangbertanggungjawab menjalankan pemeriksaan harian ke atas BukuTunai dan rekod penerimaan hasil.81.2.4 Daftar MelSemakan Audit mendapati Majlis tidak menyelenggara Daftar Meluntuk merekod semua terimaan wang dan dokumen atau barangberharga yang diterima melalui pos. Ini adalah kerana Majlis tidakmenerima sebarang bayaran atau wang awam melalui pos.Bagaimanapun, daftar berkenaan perlu diwujudkan untuk merekoddokumen penting yang diterima melalui pos atau surat berdaftar daripenghantar selaras dengan kehendak Arahan Perbendaharaan 71.81.2.5 Keselamatan Wang PungutanPemerhatian Audit mendapati Majlis mempunyai kaunter pemunguthasil dengan ciri keselamatan yang memuaskan. Di samping itu Majlisjuga mempunyai sebuah bilik kebal dan peti besi. Mengikut ArahanKewangan 53, kutipan wang tunai yang melebihi hadsimpanan/keperluan hendaklah dibayar masuk ke dalam bank ataudisimpan di bilik kebal. Majlis memaklumkan bahawa had wangsimpanan harian di pejabat adalah sejumlah RM10,000 dan jumlah293

tersebut telah dilindungi insurans. Bagaimanapun terdapat kelewatanpenyerahan wang tunai ke bank antara 3 hingga 14 hari kerana bankyang terdekat adalah lebih kurang 80 km jaraknya dari pejabat Majlis.81.2.6 Penyesuaian HasilSemakan Audit mendapati Majlis tidak pernah menyediakan PenyataPenyesuaian Hasil. Penyata Penyesuaian Hasil ini adalah perlu untukmenentukan semua kutipan yang diserahkan oleh pemungut hasil dikaunter seperti yang ditunjukkan dalam Buku Tunai telah diambil kiradalam rekod Bendahari Majlis.81.2.7 Penyata Penyesuaian BankTujuan menyediakan Penyata Penyesuaian Bank adalah untukmenentukan tidak berlakunya kesilapan dan ketinggalan urus niagadan memastikan segala perbezaan rekod perakaunan dapatdisesuaikan. Pemeriksaan Audit mendapati Majlis telah menyediakanPenyata Penyesuaian Bank hanya setakat November 2000. Tindakansegera hendaklah diambil oleh Majlis untuk penyediaan PenyataPenyesuaian Bank sebagai tindakan awal menyelesaikan perbezaandan kesilapan serta sebagai tindakan keselamatan untuk mengawalrisiko yang boleh membazirkan wang awam.81.2.8 Pemeriksaan MengejutSelaras dengan Arahan Kewangan 66, pemeriksaan mengejut perludijalankan 4 kali dalam setahun oleh seorang pegawai kanan Majlis keatas wang pejabat. Bagaimanapun, Arahan Kewangan ini tidakdiamalkan oleh Majlis. Pemeriksaan terhadap buku tunai dan rekodperakaunan lain juga tidak dilakukan.294

81.2.9 Tunggakan HasilArahan Kewangan 196 menghendaki setiap Pemungut Hasilmenyediakan satu penyata terperinci yang menunjukkan tunggakanhasil yang sepatutnya diterima oleh Majlis pada 31 Disember setiaptahun. Semakan Audit mendapati Penyata Tunggakan Hasil tidakdisediakan sejak tahun 1993 hingga 2001. Tanpa penyata tersebut,pihak Audit tidak dapat mengesahkan jumlah tunggakan hasil yangpatut dipungut oleh Majlis pada setiap akhir tahun.Pihak Audit berpendapat kawalan hasil Majlis masih mempunyaikelemahan dan perlu diperbaiki. Pemeriksaan oleh pegawaibertanggungjawab harus dilakukan mengikut kehendak peraturan untukmemastikan kawalan dalaman terhadap hasil terjamin. Penyatapenyesuaian patut disediakan mengikut tempoh yang ditetapkan agarperakaunan dan rekod hasil adalah tepat dan betul.81.3 KAWALAN PERBELANJAANPada tahun 2001 dan 2002, Majlis telah membelanjakan masing-masingsejumlah RM1.32 juta dan RM1.44 juta bagi perbelanjaan mengurus.81.3.1 Kuasa Meluluskan PembayaranArahan Perbendaharaan 101 menghendaki pegawai yang memperakuibaucar hendaklah diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan.Semakan Audit mendapati penurunan kuasa secara bertulis telahdibuat bagi pegawai yang mengendalikan baucar bayaran, PesananPembelian dan Perintah Kerja Am.81.3.2 Buku VotPekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 1987 menghendaki BukuVot disedia dan diselenggara dengan lengkap dan kemas kini.Pemeriksaan Audit mendapati Majlis ada menyelenggara Buku Votsecara manual. Semua bayaran yang dibuat telah direkodkan pada295

Buku Vot tersebut. Bagaimanapun, ruangan tandatangan pegawaitidak dicatat. Catatan mengenai tanggungan juga tidak dibuat bagisetiap Pesanan Pembelian dan Perintah Kerja Am yang dikeluarkankepada kontraktor atau pembekal. Maklumat tanggungan yang adapatut dicatat untuk mengetahui baki sebenar peruntukan pada sesuatumasa.81.3.3 Penyesuaian PerbelanjaanSemakan Audit mendapati Penyata Penyesuaian Perbelanjaan tidakpernah dibuat. Ini adalah disebabkan pegawai berkenaan tidak diberipanduan untuk menjalankan penyesuaian rekod Majlis dengan penyatabank.81.3.4 Kawalan Borang PerolehanBagi tempoh Januari 2001 hingga Ogos 2002, Majlis telahmenggunakan 3 buku Pesanan Pembelian dan 5 buku Perintah KerjaAm. Pemeriksaan Audit mendapati Pesanan Pembelian dan PerintahKerja Am telah direkodkan dalam Daftar Kaunterfoil. Bagaimanapun,daftar tersebut tidak direkod dengan kemas kini kerana tarikhmenyediakan serta ruangan tandatangan pegawai yang mengawalPesanan Pembelian dan Perintah Kerja Am dan pegawai yangmeminta buku berkenaan tidak diisi. Selain itu pengeluaran PesananPembelian juga tidak mengikut siri.Pemeriksaan Audit juga mendapati beberapa Pesanan Pembelianyang salinan asalnya telah ditandatangani oleh pegawai yangbertanggungjawab tetapi tidak mempunyai sebarang catatanberhubung pesanan yang dilakukan. Adalah didapati juga beberapaPesanan Pembelian yang telah dicatatkan butiran mengenai pesanantetapi tandatangan oleh pegawai yang meluluskannya dan tandatanganpenerima tidak diperolehi. Dengan demikian, pihak Audit tidak dapatmengesahkan sama ada pembayarannya telah dilaksanakan ataupunsebaliknya.296

Pihak Audit juga mendapati 17 salinan asal Perintah Kerja Am yanglengkap masih berada di dalam buku berkenaan. Semakan lanjutterhadap Daftar Baucar Bayaran serta Baucar Bayaran asal mendapati9 daripada 17 Perintah Kerja Am tersebut telah dibayar.Bagaimanapun Perintah Kerja Am tersebut tidak disertakan sebagaidokumen sokongan pembayaran. Keadaan ini melemahkan kawalandalaman Majlis.81.3.5 Sebut Harga Dan TenderSebanyak 3 sebut harga dan 2 tender telah dikeluarkan melaluiPeruntukan Persekutuan pada tahun 2001 dan 3 sebut harga serta 1tender pada tahun 2002. Di bawah Peruntukan Negeri, enam sebutharga telah dikeluarkan pada tahun 2001. Pemeriksaan Auditmendapati perkara berikut:i) Penyerahan DokumenSemakan ke atas minit mesyuarat sebut harga tidak dapatdilakukan kerana pihak Majlis tidak menyerahkannya untukdiaudit. Bagaimanapun, pihak Audit dimaklumkan bahawa Majlistidak mewujudkan Jawatankuasa Pembuka Sebut Hargamanakala Jawatankuasa Sebut Harga hanya ditubuhkan padatahun 2001.ii)Daftar KontrakSemakan Audit mendapati pihak Majlis belum menyediakansebarang daftar untuk merekod semua projek yang dilaksanakan.Pihak Audit mencadangkan supaya Daftar Kontrakdiselenggarakan bagi tujuan pemantauan projek yang berada dibawah kawalan Majlis.iii)Alat Keperluan Dan PerabotPemeriksaan Audit terhadap dokumen sebut harga, baucarbayaran dan semakan fizikal bagi pembekalan alat keperluan dan297

perabot untuk kegunaan pejabat dan dewan Majlis mendapatipihak pembekal berkenaan tidak membekalkan 8 meja jamuanjenis kayu yang bernilai RM6,080 sungguhpun bayaran telahdibuat.81.3.6 Pengurusan PembayaranPada tahun 2001, sebanyak 656 baucar bayaran telah diluluskan untukpembayaran oleh Bahagian Kewangan, Majlis Daerah Kinabatangan.Daripada bilangan tersebut, pihak Audit telah menyemak 72 baucarbayaran dengan sampel 6 baucar bayaran bagi setiap bulan.Semakan juga telah dibuat ke atas 50 daripada 350 baucar bayaranbagi tahun 2002. Hasil pemeriksaan tersebut adalah seperti berikut:i) Daftar PembayaranSemakan Audit mendapati Majlis ada menyediakan DaftarPembayaran. Bagaimanapun, maklumat tentang nombor PesananPembelian, Perintah Kerja Am atau Nombor Rujukan Kontraktidak dicatat ke daftar ini.ii)Baucar BayaranPemeriksaan Audit mendapati pembayaran bagi 60 baucarbayaran telah dibuat tanpa dokumen sokongan seperti PesananPembelian, Perintah Kerja Am, invois pembekal dan nomborrujukan kontrak. Ini adalah bertentangan dengan ArahanKewangan 120 yang menjelaskan bahawa invois asal hendaklahdikepilkan bersama dengan baucar bayaran bagi tujuanpembayaran.iii)Tunggakan BilSetakat Ogos 2002, Majlis masih mempunyai 62 bil yang belumdibayar melibatkan 10 pembekal dengan nilai RM174,575.Tempoh kelewatan adalah antara 3 bulan hingga 4 tahun.298

Ini adalah bertentangan dengan Arahan Perbendaharaan 103(a)yang menghendaki semua bil dibayar dalam tempoh satu bulandari tarikh bil tersebut diterima.iv)Daftar BilSemakan Audit mendapati Majlis tidak menyelenggara Daftar Bilbagi mengawal semua bil yang diterima. Daftar Bil ini perludisediakan bagi mematuhi kehendak Arahan Perbendaharaan103(b).Secara keseluruhannya, kawalan perbelanjaan Majlis mempunyaikelemahan. Rekod mengenai perbelanjaan dan bayaran tidak dikemas kinidan menyukarkan pihak Majlis untuk membuat pemantauan. Adalahdisyorkan supaya pihak Majlis mengambil tindakan pembetulan selarasdengan prosedur dan peraturan yang ditetapkan.81.4 PENGURUSAN PELABURANPemeriksaan Audit mendapati Majlis telah membuat pelaburan berjumlahRM640,226 dalam bentuk simpanan tetap di 2 bank. Semakan Audit terhadapDaftar Simpanan Tetap mendapati ia tidak dikemas kini dan hanyadiselenggarakan setakat Mei 1999. Selain itu, butiran seperti nombor sijil, tarikhpelaburan, tarikh matang, jumlah pelaburan dan jumlah faedah diterima bagitempoh Jun 1999 hingga Ogos 2002 tidak dikemas kini.Pihak Audit berpendapat Majlis perlu mengambil tindakan segeramengemas kini daftar Simpanan Tetap supaya memudahkan Majlismembuat pemantauan terhadap pelaburannya.299

81.5 PENGURUSAN AKAUN AMANAH/DEPOSITMajlis tidak mengendalikan Kumpulan Wang/Akaun Amanah. Bagaimanapun,pemeriksaan Audit mendapati Majlis ada menyewakan tapak tanah kepadasyarikat komunikasi tempatan bagi mendirikan sistem pemancar telefon selular.Adalah didapati Majlis telah menerima deposit berjumlah RM10,125 bersamaan3 bayaran sewa bulanan pada akhir November 2001. Jumlah tersebut diambilkira dalam akaun hasil Majlis dan tidak dinyatakan sebagai deposit. BagiAgensi Kerajaan yang menyewa ruang pejabat, surat perjanjian telahmenetapkan 3 bulan sewa hendaklah dibayar sebagai deposit. Bagaimanapundidapati tiada pembayaran dibuat oleh penyewa berkenaan.Pada pandangan Audit, Majlis perlu mengambil tindakan mengutipdeposit daripada penyewa dan mengakaunkannya sebagai depositbukannya hasil.81.6 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORIMajlis mempunyai aset yang terdiri daripada tanah, bangunan Majlis danpremis kemudahan awam, kenderaan, penghawa dingin, peralatan komputer,mesin rumput, perabot pejabat dan aset lain.81.6.1 Daftar Harta Modal Dan InventoriMengikut Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1991, kadharta modal/inventori hendaklah diselenggara dengan lengkap dankemas kini bagi tujuan mengawasi penggunaan, penyenggaraan,penggantian atau pelupusan harta modal/invenrori. Adalah didapatiMajlis telah menyelenggara Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori.Bagaimanapun, Majlis belum mendaftarkan 5 kenderaan ke Daftartersebut. Selain itu, ruangan nombor Pesanan Pembelian, tarikh dibeli,kos satu unit, nombor siri pendaftaran, lokasi dan kategori inventoritidak diisi dalam kad yang disediakan.300

81.6.2 Pemeriksaan TahunanMengikut Tatacara Pengurusan Stor 238, pemeriksaan harta modalhendaklah dilakukan sekurang-kurangnya satu kali dalam tempoh 2tahun dan direkodkan dalam Kad Harta Modal di ruangan berkenaan.Pihak Audit mendapati pemeriksaan harta modal tidak pernahdilakukan terhadap kesemua harta. Majlis perlu mengambil tindakanmelantik pegawai yang sesuai dan yang tidak terlibat dengan operasi distor untuk membuat pemeriksaan.81.6.3 Pengurusan KenderaanPekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menghendakikenderaan Jabatan diuruskan dengan sempurna mengikut peraturan.Jabatan memiliki 5 kenderaan iaitu 4 milik Kerajaan dan 1 disewa darisyarikat konsesi. Semakan Audit mendapati perkara seperti berikut:i) Buku LogMengikut kehendak Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun1980, Buku Log perlu diselenggarakan bertujuan untuk merekodperjalanan rasmi kenderaan serta mendapat kebenaran pegawaiyang bertanggungjawab sebelum sesuatu perjalanan dilakukan.Pemeriksaan Audit mendapati semua 5 kenderaan Jabatan adadisediakan Buku Log. Semua catatan perjalanan dan penggunaanbekalan bahan api telah dicatatkan ke Buku Log. Bagaimanapun,ruangan tandatangan pegawai meluluskan perjalanan tidak diisi.Ruangan ini perlu diisi bagi memastikan kenderaan tersebut telahdigunakan dengan kelulusan daripada pegawai yangbertanggungjawab.ii)Fail SejarahPemeriksaan Audit mendapati semua 5 kenderaan Jabatandisediakan Fail Sejarah kenderaan seperti kehendak PekelilingPerbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980. Kad pendaftaran301

kenderaan, rekod pendaftaran kenderaan dan perkara lain yangberkaitan dengan kenderaan difailkan dengan sempurna.iii)Penyenggaraan KenderaanSemakan Audit mendapati pada tahun 2001 dan 2002, Majlistelah berbelanja masing-masing sejumlah RM70,109 danRM39,221 untuk menyenggara 5 kenderaan Majlis.Bagaimanapun, kesemua penyenggaraan ini tidak direkodkan keDaftar Penyenggaraan Harta Modal. Oleh itu, pihak Audit tidakdapat mengesahkan dengan tepat perkara seperti kenderaanyang disenggara, tarikh penyenggaraan dan kos penyenggaraansetiap kenderaan. Maklumat penyenggaraan ini penting bagimembantu Majlis membuat penilaian sama ada kenderaan masihekonomik atau tidak untuk dibaiki.Kawalan aset Majlis masih perlu diperbaiki dengan mengemas kini rekoddan butiran harta modal yang dimilikinya. Pengendalian danpenyenggaraan harta modal haruslah mematuhi Pekeliling yang berkaitandan Tatacara Pengurusan Stor.82. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPengurusan kewangan Majlis Daerah Kinabatangan masih mempunyaikelemahan terutamanya yang berkaitan dengan penyelenggaraan rekod hasil. Begitujuga dengan kawalan ke atas perbelanjaan perlu dipertingkatkan lagi denganmemastikan semua barangan yang telah dibayar ada diterima. Harta modal sepertikenderaan hendaklah didaftarkan ke dalam Daftar Harta Modal untuk memudahkanpemantauan serta meningkatkan sistem kawalan dalaman.302

BAHAGIAN VKEDUDUKAN MASA KINI PERKARA YANG DIBANGKITKANDALAM LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA TAHUN LALU83. PENDAHULUANBagi memastikan tindakan pembetulan diambil oleh Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri terhadap perkara yang dibangkitkan dalam Laporan KetuaAudit Negara yang lalu, pemeriksaan susulan telah dijalankan diKementerian/Jabatan/Agensi berkenaan. Hasil daripada pemeriksaan itu dilaporkandalam Bahagian ini di bawah tajuk berikut:i) Kedudukan Masa Kini Perkara Yang Dibangkitkan Dalam Laporan KetuaAudit Negara Tahun 2001.ii)Perkara Yang Dibangkitkan Dalam Laporan Ketua Audit NegaraSebelum Tahun 2001 Yang Masih Belum Selesai.84. KEDUDUKAN MASA KINI PERKARA YANG DIBANGKITKAN DALAMLAPORAN KETUA AUDIT NEGARA TAHUN 200184.1 PENGURUSAN KEWANGAN KEMENTERIAN/JABATAN NEGERI84.1.1 Jabatan Perhutanan SabahSejumlah 24 nombor resit bernilai RM82,746 telah dibatalkan dandigunakan semula kerana tiada kawalan terhadap pengeluaran resitberkomputer. Pemeriksaan mengejut terhadap harta dan wang awamtidak dijalankan. Akaun Deposit bagi bayaran pendahuluan royaltidaripada 1,286 pelesen berjumlah RM169 juta tidak diselenggara.Sejumlah 248 daripada 300 kenderaan dan 72 daripada 75 kapal sertabot Jabatan tidak direkod ke Daftar Harta Modal. Kawalan pengurusandan penyenggaraan kapal dan bot tidak teratur dan tidak direkodkan.303

Kedudukan Masa KiniJabatan Perhutanan sedang berhubung dengan Jabatan PerkhidmatanKomputer untuk memperkemaskan sistem kawalan resit. Pemeriksaanmengejut telah dijalankan di kesemua daerah dan hasil pemeriksaan jugatelah direkodkan. Jabatan akan memberi perhatian terhadap pembukaanakaun deposit pelesen balak. Pembelian kenderaan, bot dan kapal barumulai tahun 2000 telah direkod dalam Daftar Harta Modal. Tindakansedang diambil untuk mengesan dan merekod semula aset yangdiperolehi sebelum tahun 2000. Kawalan pengurusan dan penyenggaraanaset telah dipatuhi dengan merekodkan maklumat dan kospenyenggaraan.84.1.2 Jabatan Cetak KerajaanJabatan tidak menyediakan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja bagisetiap kakitangan. Pada akhir tahun 2001, tunggakan hasil Jabatanberjumlah RM676,497 termasuk sejumlah RM39,891 yang merupakantunggakan melebihi 22 tahun tanpa tindakan sewajarnya diambil. Jabatanada membuat perolehan barangan yang melebihi RM50,000 tanpa melaluitender seperti kehendak peraturan kewangan Jabatan tidak mengemaskini rekod penyenggaraan mesin cetak dan Buku Log kenderaan. Selainitu, laporan bulanan penggunaan minyak juga tidak disediakan. Kawalanterhadap stok bekalan pejabat dan borang juga tidak teratur dan kemaskini serta tindakan pelupusan terhadap stok usang tidak dilaksanakan.Kedudukan Masa KiniJabatan sedang menyediakan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja bagisetiap kakitangan. Tindakan juga sedang diambil mengenai tunggakanhasil terutama yang melebihi 10 tahun untuk tindakan hapus kira sertamendapatkan pandangan daripada Jabatan Peguam Besar Negeri.Jabatan telah menyusun semula pengurusan Seksyen Stor Jabatandengan menugaskan Timbalan Pencetak untuk mengawal danmemastikan pengurusan stor mematuhi peraturan yang ditetapkan.Tindakan untuk mengemas kini rekod penyenggaraan mesin cetak dan304

Buku Log kenderaan telah diambil. Usaha juga dilaksanakan untukmenyusun dan mengemas kini keadaan stor serta mengambil tindakanuntuk melupuskan barangan usang.84.1.3 Pejabat Perhubungan Negeri SabahSebanyak 14 buah buku resit didapati tidak direkod ke Daftar BorangHasil. Selain itu, Daftar Bil untuk mengawal dan mengurus penerimaan bildaripada pembekal tidak diselenggara. Jabatan tidak menyediakanlaporan bulanan penggunaan bahan api bagi setiap kenderaan.Kedudukan Masa KiniKelemahan terhadap kawalan buku resit sedang diperbaiki. PenyediaanDaftar Bil akan dilaksanakan secepat mungkin. Jabatan telahmenyediakan laporan bulanan penggunaan bahan api melaluipenggunaan Fleet Card di bawah kawalan seorang pegawaipengangkutan.84.1.4 PEJABAT DAERAH SEMPORNAPegawai Daerah tidak menurunkan kuasa secara bertulis kepada 2anggotanya yang ditugaskan untuk meluluskan dan menandatanganiPesanan Pembelian dan Perintah Kerja Am. Pada tahun 2000 dan 2001,Pegawai Daerah atau wakilnya tidak pernah mengadakan pemeriksaanmengejut terhadap peti besi, peti wang tunai, setem dan barangan yangberharga. Pejabat Daerah juga tidak menyediakan Daftar Bil yangbertujuan untuk merekodkan bil yang diterima selain memastikan bil dapatdibayar dalam tempoh 1 bulan. Kelulusan pelupusan daripadaKementerian Kewangan Negeri terhadap 5 pacuan empat roda, dua bot,tiga enjin sangkut dan 2 treler serta 11 inventori pejabat belum diperolehi.Bagaimanapun, pada tahun 2001, Sijil Tidak Ekonomi Untuk Dibaiki danlaporan Lembaga Pemeriksaan telah dikemukakan oleh Pejabat ini.Kedudukan Masa KiniSurat penurunan kuasa secara bertulis untuk menandatangani PesananPembelian dan Perintah Kerja Am telah dikeluarkan kepada 2 pegawai305

Pejabat ini. Pemeriksaan mengejut akan dikuatkuasakan dandilaksanakan pada tahun 2003. Manakala Daftar Bil juga telah disediakanpada tahun 2003. Kelulusan daripada Kementerian Kewangan Negerimengenai pelupusan kenderaan dan inventori pejabat telah diperolehi.Proses pelupusan yang diputuskan oleh Kementerian Kewangan Negeriadalah melalui pelelongan secara tender dan pemusnahan secara tanam.84.1.5 Pejabat Tanah Daerah KeningauFail Meja bagi setiap anggota Pejabat Tanah tidak disediakan. Kawalandalaman hasil adalah kurang memuaskan kerana Daftar Borang HasilTerkawal tidak disemak oleh Pegawai Kanan, sebaliknya segala tugaspenyelenggaraan dan penyemakan Daftar dijalankan oleh seorangPegawai Kerani Hasil. Pegawai itu juga terlibat dengan kerja pungutanhasil harian dan memasukkan pungutan ke bank. Sebanyak 702 geranderaf masih belum dituntut iaitu melibatkan hasil yang boleh dikutipberjumlah RM1.04 juta. Surat peringatan telah dikeluarkan oleh Pejabat inikepada penama/pemilik geran deraf tersebut. Bagaimanapun, tindakan inimasih kurang berkesan. Oleh itu, pembatalan geran deraf bolehlahdilaksanakan selaras dengan kehendak Ordinan Tanah. Dua pengusahakuari (pengambilan batu dan pasir) telah beroperasi tanpa lesen. Olehyang demikian, Kerajaan gagal mengutip hasil daripada operasipengambilan batu dan pasir sepertimana kehendak oleh Ordinan Tanah.Dua Buku Log kenderaan tidak diselenggarakan dengan lengkap disamping pemeriksaan oleh pegawai yang dipertanggungjawabkanterhadapnya tidak dijalankan.Kedudukan Masa KiniPejabat ini masih dalam proses penyediaan Fail Meja selaras dengankehendak Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun1991. Pengasingan tugas telah dijalankan untuk tugas menyelenggaraDaftar Borang Hasil Terkawal, menyemak daftar tersebut, memungut hasildan memasukkan wang ke dalam bank. Usaha menghantar senaraipenama kepada Ketua Kampung berkenaan untuk dimaklumkan kepadapenama/pemilik geran deraf dan mempamerkan senarai penama di papan306

kenyataan akan diteruskan. Selain itu, langkah pembatalan geran jenisCountry Lease dan Provisional Lease akan dijalankan jika ia masih terustidak dituntut meskipun segala usaha seperti di atas telah diambil.Pegawai Pejabat Tanah bersama dengan Pegawai Jabatan KonservasiAlam Sekitar telah meninjau operasi pengusaha kuari tanpa lesen padaakhir November 2002. Hasil tinjauan tersebut mendapati kebenaranberoperasi telah diperolehi dari Jabatan Pengairan Dan Saliran danPegawai Daerah Keningau menerusi projek Pelurusan Sungai Pegalan.Bagaimanapun, surat tawaran untuk memohon lesen hanya dikeluarkankepada satu daripada pengusaha tersebut. Adalah didapati keduapengusaha tersebut masih belum mengemukakan permohonan lesenmereka. Manakala tindakan penguatkuasaan terhadap operasi haramadalah di bawah bidang kuasa Unit Penguatkuasaan Jabatan Tanah DanUkur. Rekod Buku Log telah dikemas kini dan setiap penggunaankenderaan dikawal oleh Ketua Pejabat sendiri. Pemeriksaan terhadapBuku Log secara harian dan mingguan juga telah dijalankan oleh KetuaPejabat ini.84.2 AKTIVITI KEMENTERIAN/JABATAN DAN KAJIAN KHAS84.2.1 Jabatan Ketua MenteriProjek Pembangunan KhasBagi tempoh 1996 hingga 2000, Jabatan Ketua Menteri (Jabatan) telahmembelanjakan RM201.21 juta untuk Projek Pembangunan Khas.Namun demikian, pihak Jabatan tidak mempunyai garis panduan khususuntuk permohonan dan pelaksanaan projek ini. Selain itu, Jabatan jugatidak mempunyai Jawatankuasa untuk menyemak dan menilai projekyang dipohon serta memberi ulasan untuk keputusan Ketua Menteri.Kedudukan Masa KiniJabatan telah mengeluarkan garis panduan pelaksanaan projek danseterusnya Jawatankuasa khusus ditubuhkan untuk menyemak danmenilai projek yang dipohon.307

84.2.2 Kementerian Pertanian Dan Industri MakananPembinaan Kompleks Kementerian Pertanian Dan Industri MakananKontrak pembinaan projek ini telah ditawarkan kepada syarikat pemajusecara Turnkey dengan kos RM80 juta pada bulan September 1995.Bagaimanapun, disebabkan kos secara Turnkey adalah tinggi danmembebankan Kerajaan, tawaran tersebut dibatalkan dan ditawarkansemula kepada syarikat pemaju yang sama mengikut kaedah Land Swappada bulan Mei 1996. Kos projek selepas beberapa siri rundingan adalahberjumlah RM61.32 juta. Kerajaan sepatutnya menentukan terlebih dahulucara pelaksanaan projek yang paling sesuai dan menjimatkan sebelummenawarkan kontrak. Selain itu, Kerajaan mempunyai peluang mendapattawaran yang lebih baik jika tender dipelawa.Kedudukan Masa KiniKementerian menjelaskan bahawa penawaran kontrak pada mulanyasecara Turnkey dan kemudiannya diubah kepada Land Swap telahmendapat kelulusan Jemaah Kabinet Negeri.84.2.3 Jabatan Kerja RayaPengurusan Bangunan Kerajaan Yang Disewakani) Wisma Tun Fuad StephensSyarikat yang dilantik bagi mengurus kutipan sewa Wisma Tun FuadStephens belum menjelaskan kutipan berjumlah RM0.95 jutakepada Kerajaan Negeri. Tiada daftar diselenggara mengenai jeniskerja, tempoh dan kekerapan penyenggaraan dijalankan.ii)Wisma Sime DarbyPihak syarikat yang memajak Wisma Sime Darby telah mengajukankepada Kerajaan Negeri untuk menjalankan kerja penyenggaraanbangunan ini yang mana kosnya ditanggung oleh syarikat terlebihdahulu dan akan dikontra melalui bayaran sewa. Sehingga laporan308

ditulis belum ada jawapan secara bertulis daripada Kerajaan Negerimengenai perkara ini.iii)Pusat Perdagangan SabahTiada daftar diselenggara untuk merekodkan kerja dan tempohpenyenggaraan yang dijalankan terhadap pusat ini.Kedudukan Masa Kinii) Wisma Tun Fuad StephensJabatan Kerja Raya telah mengemukakan surat peringatan kepadasyarikat yang dilantik supaya menjelaskan kutipan sewa yangtertunggak. Namun tunggakan telah meningkat menjadi RM1.18 jutapada akhir tahun 2002. Satu senarai semak telah dimasukkan kedalam Surat Perjanjian baru. Senarai semak ini dijadikan dokumenutama sebagai daftar rekod penyenggaraan.ii)Wisma Sime DarbyPada April 2002, Kementerian Kewangan telah mengeluarkan suratkepada Jabatan Kerja Raya menyatakan persetujuan terhadapcadangan syarikat yang mengurus Wisma Sime Darby supaya kerjasenggaraan dijalankan oleh syarikat berkenaan dan kosnya akandikontra dengan sewaan bangunan Wisma Sime Darby. Persetujuanini dibuat dengan 3 syarat iaitu:a) Nilai kerja haruslah berdasarkan skop kerja yang telah dikenalpasti oleh Kerajaan dengan kos tidak melebihi RM29.10 juta.b) Perkhidmatan juruperunding yang ada sekarang diteruskanuntuk kerja pemulihan Bangunan Wisma Sime Darby.c) Kos penyenggaraan ditanggung oleh syarikat dan dikontradaripada bayaran sewa bangunan Wisma Sime Darby.Dengan itu, Jabatan Kerja Raya diminta mengambil tindakanseterusnya termasuk memohon peruntukan tambahan untukmemastikan peruntukan mencukupi.309

iii)Pusat Perdagangan SabahMulai tahun 2002, pengurusan, penyenggaraan dan promosi PusatPerdagangan Sabah telah diambil alih oleh sebuah syarikat yangdilantik. Dengan itu Jabatan Pembangunan Perindustrian DanPenyelidikan tidak lagi menyenggara dan mempromosikan pusattersebut.84.2.4 Jabatan Pengairan Dan SaliranProjek Pembangunan Saliran Bandar TawauProjek ini telah diberikan kepada sebuah syarikat tempatan melaluirundingan terus dengan harga kontrak yang dipersetujui berjumlahRM19.11 juta dan tempoh penyiapan selama 24 bulan mulai bulanSeptember 1995. Projek ini hanya dapat disiapkan pada Mei 2001dengan 44 bulan kelewatan dan menelan belanja berjumlah RM28.65juta. Jumlah ini melebihi harga kontrak disebabkan perubahan kerja.Kedudukan Masa KiniProjek ini telah dapat disiapkan dengan kos RM28.65 juta dan akaunpenamat telah dikeluarkan.84.3 BADAN BERKANUN NEGERI, MAJLIS UGAMA ISLAM DAN PIHAKBERKUASA TEMPATAN84.3.1 Perbadanan Kemajuan Pelancongan Negeri SabahAktiviti Pelancongan Di Negeri Sabahi) Ahli Jawatankuasa Pemasaran Pelancongan terdiri daripada 3 AhliLembaga Pengarah Perbadanan dan wakil daripada KementerianPelancongan, Alam Sekitar, Sains Dan Teknologi Negeri Sabah.Pihak Audit mencadangkan supaya Ahli Jawatankuasa hendaklahjuga terdiri daripada wakil Kementerian Kebudayaan, Kesenian DanPelancongan Persekutuan dan wakil wartawan tempatan supayamendapat pandangan dan nasihat yang lebih meluas.310

ii)Sejumlah 84 aktiviti promosi dan pemasaran tempatan dan telahdijalankan bagi tempoh 1999 hingga 2001 dan melibatkanperbelanjaan berjumlah RM3.64 juta. Pihak Audit mencadangkanPerbadanan menjalankan lebih banyak aktiviti secara usaha samadengan Perbadanan Kemajuan Pelancongan Malaysia atau negerilain serta sektor swasta bagi menjimatkan kos.ii)Pada tahun 1999 hingga 2001, sejumlah RM5.37 juta telahdibelanjakan untuk bahan promosi pelancongan. Bagaimanapun,bahan promosi ini tidak diagihkan secara meluas ke lokasipenginapan dan pusat pelancongan.iii)Sebagai usaha untuk menggalakkan pelancong melawat ke NegeriSabah, Perbadanan mengadakan promosi dengan menjemputpengusaha pelancongan, wartawan atau pengusaha perfilemandari luar negeri Sabah. Sejumlah RM1.59 juta telah dibelanjakanuntuk menyediakan penginapan dan meraikan tetamu tersebut.Pihak Audit mendapati tiada kriteria dan garis panduan disediakanuntuk menetapkan tetamu yang boleh menyumbangkan ke arahpembangunan pelancongan di Negeri Sabah sahaja diberikemudahan sedemikian.v) Semakan Audit mendapati pada tahun 2000, pembelian peralatanberjumlah RM392,360 telah dilakukan. Bagaimanapun, semuapembelian itu tidak direkodkan di dalam daftar.Kedudukan Masa Kinii) Seorang wakil daripada Kementerian Kebudayaan, Kesenian DanPelancongan Persekutuan telah dilantik menganggotaiJawatankuasa Product Development pada Jun 2002.ii)Perbadanan telah menjalankan lebih banyak aktiviti bersamaMalaysian Tourism Promotion Board di luar negara bagi311

menjimatkan kos promosi, antaranya International Taiwan Fair2002, Taipei dan 54th Sapporo Snow Festival In Japan.iii)iv)Perbadanan telah bertindak untuk mengemuka dan mengagihkanbahan promosi seperti risalah kepada pusat pelancongan.Perbadanan telah menyediakan garis panduan dan kriteria bagimenetapkan tetamu yang layak mendapat kemudahan danpenginapan dalam promosi pelancongan.v) Perbadanan telah menyediakan Daftar Harta Modal untukmerekodkan setiap harta modal yang dibeli oleh Perbadanan.84.3.2 Taman-Taman SabahProjek Pembinaan Pusat Penyelidikan Marin PulauManukan Serta Bekalan Perabot Dan KelengkapanBilik makmal (Biologi dan Oceanografi) tidak dapat digunakan selepas disiapkankerana tidak dilengkapkan dengan kemudahan makmal seperti demonstrationbench, laboratory fume hood dan hanging and lower cabinet. Selain itu, workbench dan chemical cabinet yang dibina di bawah kontrak pembinaanbangunan tidak sesuai kerana ukuran dan spesifikasinya tidak menepatikeperluan makmal.Kedudukan Masa kiniBilik makmal (Biologi dan Oceanografi) telah mula digunakan apabilademonstration bench, laboratory fume hood dan hanging and lower cabinetdipasang menggantikan work bench dan chemical cabinet.84.3.3 Korporasi Pembangunan DesaPengurusan Kewangani) Penyata Penyesuaian Bank di Ibu Pejabat Korporasi lewat disediakanantara 1 hingga 4 bulan.ii)Daftar Borang Hasil tidak diselenggarakan bagi tempoh 1999 hingga2000 untuk mengawal dokumen terkawal dan buku resit. Selain itu, tidakada bukti pemeriksaan dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab.312

iii) Dokumen sokongan untuk 15 baucar bayaran berjumlah RM176,664tidak dilampirkan.iv) Korporasi tidak menyelenggarakan Daftar Bil untuk merekod semua bilyang diterima.v) Pembelian ubat-ubatan oleh Bahagian Kontrak Ternakan Ayam tidakdibuat melalui tender dan pengecualian daripada KementerianKewangan Negeri juga tidak diperolehi bagi pembelian melebihiRM50,000 setahun.vi)Sijil saham bagi pelaburan di syarikat swasta telah hilang dan sijil sahamsyarikat kewangan tidak diserah kepada Audit. Korporasi juga tidakmenyelenggara daftar dan fail bagi merekod dan memantau pelaburan.Jawatankuasa tidak diwujudkan bagi memantau pelaburan danKorporasi juga tidak mendapatkan penyata kewangan syarikat bagimenentukan jumlah dividen yang sepatutnya diterima.vii) Fail individu peminjam kenderaan tidak diselenggara oleh BahagianAkaun Dan Kewangan sebaliknya semua dokumen pinjaman disimpanoleh Kerani Gaji bercampur aduk dalam satu fail mengikut tahun.viii) Daftar pendahuluan diri pelbagai tidak diselenggarakan bagi kemudahanpengesanan dan penyesuaian baki lejar.ix)Syarat kelayakan dan dasar pinjaman Rural Credit Scheme/BumiputeraParticipation Unit tidak diperolehi sebaliknya berpandukan kertas kerjasahaja. Selain itu, syarat dalam perjanjian yang ditandatangani tidakdikuatkuasakan.x) Tindakan menyiarkan nama peminjam yang gagal menjelaskan hutangdalam akhbar tempatan seperti ditetapkan dalam perjanjian telahdihentikan.313

xi) Baki pinjaman daripada Kerajaan Negeri bagi membiayai Rural CreditScheme/Bumiputera Participation Unit berjumlah RM122.77 juta.Korporasi tidak menjelaskan pinjaman ini walaupun berjaya mengutipRM35.83 juta daripada peminjam skim, sebaliknya menggunakankutipan tersebut bagi membiayai projek sendiri.xii) Daftar Deposit untuk merekod wang deposit yang diterima daripadapenender tidak diselenggarakan sebaliknya dicatatkan dalam BukuTunai.xiii) Fail Sejarah yang diselenggarakan di Ibu Pejabat dan Cawangantertentu Korporasi tidak kemas kini dan Daftar Induk Kenderaan tidakdisediakan.Kedudukan Masa Kinii) Masalah komputer telah selesai dan penyediaan Penyata PenyesuaianBank dibuat mengikut jadual.ii)Sejak Januari 2002, pegawai yang memeriksa Daftar Dokumen Terkawaltelah diarah untuk menandatangani Daftar Borang Hasil.iii) Korporasi telah melampirkan dokumen asal kepada 15 baucar bayarantersebut kerana baucar terlibat adalah bayaran kepada KWSP, TelekomMalaysia Berhad dan SESB di mana bil berkaitan dilampirkan bersamabaucar untuk pembayaran.iv)Daftar Bil telah diselenggarakan seperti syor Audit.v) Kelulusan pengecualian daripada mematuhi prosedur tender biasa telahdipohon dan diluluskan oleh Pihak Berkuasa.vi) Daftar dan fail bagi merekod dan memantau pelaburan sedang dalampelaksanaan. Pegawai Pelaburan akan dilantik bagi mengganti pegawaisebelum ini yang telah ditukar ke Kementerian Pertanian Dan IndustriPemakanan. Penyata kewangan syarikat yang dilabur dan baucardividen yang diisytiharkan ada diterima oleh Korporasi.314

vii) Dokumen pinjaman telah disimpan dan difailkan secara berasingan dibawah pengendalian seorang pegawai.viii) Daftar Pendahuluan Diri Pelbagai telah diselenggarakan sejak Januari2002.ix)Korporasi telah menguatkuasakan semua syarat perjanjian termasuktindakan mahkamah di mana kos guaman telah dibayar berjumlah RM2juta. Pendapatan diterima daripada pelelongan cagaran tanah peminjamadalah berjumlah RM1.15 juta.x) Penyiaran nama peminjam dalam akhbar tempatan telah 8 kali dibuattetapi diberhentikan apabila tiada respon daripada peminjam untuktampil menjelaskan hutang.xi)Bahagian Akaun Dan Kewangan Korporasi telah membayar sejumlahRM1 juta kepada Kerajaan Negeri.xii) Daftar Deposit berkaitan telah diselenggarakan.xiii) Daftar Induk Kenderaan telah diselenggarakan dan Fail Sejarah dalamproses pengemaskinian.84.3.4 Dewan Bandaraya Kota KinabaluPengurusan KewanganDewan Bandaraya tidak mempunyai Manual Prosedur Kerja dan Fail Mejasebagai panduan kepada anggotanya. Ada 145 hartanah dengan cukaikadaran tertunggak berjumlah RM276,522 tidak mempunyai alamat yanglengkap di mana bil cukai yang dikeluarkan tidak dapat dihantar kepadapemilik hartanah. Dewan Bandaraya tidak mengambil tindakan tegasterhadap peniaga yang gagal menyelesaikan tunggakan sewa gerai danpasar seperti menahan mereka daripada menjalankan peniagaan. Ada 7Akaun Deposit bernilai RM24,544 didapati tidak aktif sejak 9 tahun yang lalu.315

Kedudukan Masa KiniDewan Bandaraya sedang mengambil tindakan untuk menyediakan ManualProsedur Kerja dan Fail Meja. Dewan Bandaraya sedang berusaha untukmengemas kini maklumat hartanahnya yang mana antara lain tindakannyaadalah merujuk kes berkenaan kepada Jabatan Tanah Dan Ukur untukmendapatkan maklumat yang lengkap. Dewan Bandaraya telah menubuhkansatu Jawatankuasa Penyelarasan Tindakan Pelesen bagi mempertingkatkantindakan penguatkuasaan. Dewan Bandaraya sedang mengambil tindakanmengemas kini Akaun Deposit tersebut.85. PERKARA YANG DIBANGKITKAN DALAM LAPORAN KETUA AUDITNEGARA SEBELUM TAHUN 2001 YANG MASIH BELUM SELESAISemakan juga telah dijalankan terhadap perkara yang dibangkitkan dalamLaporan Ketua Audit Negara sebelum tahun 2001 untuk menentukan sama adakelemahan yang dilaporkan telah dapat diatasi. Daripada semakan yang dijalankandidapati tindakan telah diambil terhadap kelemahan yang dibangkitkan kecuali perkaraberikut:85.1 JABATAN KERJA RAYAPengurusan KewanganPada tahun 2000, tunggakan hasil Jabatan berjumlah RM123.52 juta bagitunggakan sewa saluran najis dan RM7.76 juta bagi pungutan tol. Operasi 3kuari di bawah Kumpulan Wang Amanah Kuari Dan Premix di Kota Kinabalu,Sandakan dan Tawau telah dihentikan pada tahun 1998, manakala kuari diTawau diswastakan. Oleh yang demikian, Jabatan perlu mengambil tindakanuntuk menutup Kumpulan Wang ini.Kedudukan Masa KiniSewa saluran najis telah berkurangan sejumlah RM91.35 juta daripada RM123.52juta pada tahun 2000 menjadi RM32.17 juta pada tahun 2002. Pengurangan inidisebabkan sebahagian besar tunggakan untuk 15 Pihak Berkuasa Tempatantelah dihapus kira oleh Pihak Berkuasa Kerajaan Negeri. Manakala tunggakan tol316

erjumlah RM7.76 juta masih menunggu kelulusan. Jabatan sedang mengambiltindakan untuk menutup Kumpulan Wang tersebut.85.2 JABATAN AIRPengurusan KewanganPada September 1993, syarikat konsesi telah mengambil alih kemudahan bekalanair termasuk kakitangan di Sandakan dan Tawau. Sehingga Mei 1994, Jabatan Airmasih membayar gaji dan elaun kakitangan berjumlah RM842,463. Tuntutanbayaran balik masih belum dikemukakan kerana pihak Jabatan Air gagalmengemukakan perkiraan kepada syarikat. Kerajaan Negeri masih berhutangsejumlah RM471 juta setakat September 2002 kepada 4 syarikat.Kedudukan Masa KiniJabatan masih berusaha mendapatkan balik bayaran gaji dan elaun tersebut.Setakat Mei 2003, sejumlah RM300,000 telah dituntut daripada syarikat dansyarikat bersetuju membayar dengan syarat hutang Kerajaan berjumlah RM471juta dijelaskan terlebih dahulu. Jabatan Air masih berhutang dengan 4 syarikattersebut dan akan membayar hutang Jabatan kepada syarikat terbabit melaluidana Kerajaan Negeri.85.3 PEJABAT PEMUNGUT HASIL TANAH PENAMPANGPengurusan KewanganSejumlah RM123,120 pungutan hasil tanah antara tahun 2000 hingga 2001 tidakdiperakaunkan. Kerani hasil telah memulangkan semula RM5,626 selepas teguranAudit dan laporan polis oleh Penolong Pemungut Hasil Tanah Penampang.Kedudukan Masa KiniBermula pada akhir Februari 2001, kerani hasil berkenaan telah ditukarkan ke IbuPejabat Jabatan Tanah Dan Ukur. Sejak Jun 2001, kerani hasil ini tidak datangbekerja dan Jabatan sedang mengambil tindakan tatatertib. Pejabat PenolongHasil Tanah Penampang telah menulis surat kepada pihak polis bagi mengetahuikeputusan hasil siasatan pihak polis. Bagaimanapun, pihak Pejabat PenolongHasil Tanah masih belum menerima sebarang maklum balas.317

85.4 MAJLIS DAERAH RANAUProjek Usaha Sama Pembinaan 28 KedaiMajlis Daerah Ranau telah menandatangani perjanjian usaha sama dengansebuah syarikat pemaju swasta pada Ogos 1996 untuk mendirikan 28 kedai (2tingkat) di pekan Ranau. Bagaimanapun, pembinaan kedai telah ditambahmenjadi 36 melalui perjanjian tambahan. Setakat tarikh pengauditan, perjanjiantambahan belum ditandatangani. Melalui usaha sama ini, Majlis akanmemperolehi 9 kedai bernilai RM2.40 juta. Lima daripadanya akan dijualkepada pemaju dengan harga berjumlah RM1.33 juta. Hanya RM0.28 juta telahdibayar oleh pemaju. Tiga daripada 4 kedai milik Majlis telah dijual kepadapihak Koperasi Serbaguna Bakti Ranau Sdn. Bhd. (1) dan Persatuan Peladang(2) sementara 1 lagi akan disewakan. Dokumen mengenai penjualan 3 kedaiberkenaan tidak dikemukakan untuk pengauditan dan semakan terhadap rekodterimaan mendapati tidak ada terimaan hasil jualan berkenaan.Kedudukan Masa KiniPerjanjian tambahan telah ditandatangani pada pertengahan Ogos 2002 danduti setem telah dijelaskan oleh pemaju pada akhir Ogos 2002. Pemaju belummenjelaskan baki bayaran pembelian 5 kedai Majlis berjumlah RM1.05 juta.Pihak Koperasi Serbaguna Bakti Ranau Sdn. Bhd. telah menjelaskanRM66,000 daripada harga pembelian satu kedai berjumlah RM330,000 (melaluiperjanjian jual beli yang ditandatangani pada 23 Oktober 2001). Ini disebabkanterdapatnya proses rayuan yang dibuat oleh pihak Koperasi untukmengurangkan harga pembelian menjadi RM290,000. Baki tunggakanberjumlah RM264,000 belum lagi diterima oleh Majlis. Selain itu, PersatuanPeladang juga telah menjelaskan keseluruhan harga pembelian 2 unit kedaibernilai RM610,000 pada Mac dan November 2002.318

85.5 MAJLIS DAERAH BEAUFORTPengurusan KewanganDaftar Utama Pemilik Tanah di Beaufort didapati hilang dan usahamendapatkan salinan daripada Pejabat Penolong Pemungut Hasil TanahBeaufort dan Jabatan Tanah Dan Ukur sedang dilakukan. Mengikut Seksyen 74Ordinan Kerajaan Tempatan 1961, penilaian semula ke atas semua hartakawasan Majlis hendaklah dijalankan sekali dalam tempoh 4 tahun. Kali terakhirMajlis mengadakan penilaian semula adalah pada tahun 1990 dan kawasanbaru pada tahun 1996.Kedudukan Masa KiniMajlis telah mengambil tindakan dengan mengumpul sebahagian maklumatpemilik tanah melalui bayaran ses tanah. Majlis sedang menunggu kelulusandaripada pihak Kementerian Kerajaan Tempatan Dan Perumahan untukmelantik jurupenilai.319

BAHAGIAN VIPERKARA AM86. PEMBENTANGAN LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA MENGENAIPENYATA AKAUN AWAM DAN AKTIVITI KEMENTERIAN/JABATAN DANAGENSI KERAJAAN NEGERI86.1 Mengikut Perkara 112A(1) Perlembagaan Persekutuan, Laporan Ketua AuditNegara mengenai Akaun Kerajaan Negeri hendaklah dibentangkan dalamDewan Undangan Negeri. Selain itu, mengikut Enakmen Badan-badanBerkanun (Peruntukan-peruntukan Tambahan) 1997 dan Ordinan KerajaanTempatan 1961, Laporan atau Sijil Ketua Audit Negara mengenai Akaun BadanBerkanun Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan juga hendaklah dibentangkandalam Dewan Undangan Negeri.86.2 Laporan Ketua Audit Negara mengenai Akaun Awam Kerajaan Negeri bagitahun 2001 telah dibentangkan dalam Dewan Undangan Negeri pada 26 Mei2003. Bagaimanapun, Laporan Ketua Audit Negara mengenai 26 Akaun BadanBerkanun Negeri dan 15 Akaun Pihak Berkuasa Tempatan yang dikeluarkansehingga 31 Mei 2003 belum dibentangkan. Butiran lanjut adalah seperti diLampiran V.87. MESYUARAT JAWATANKUASA KIRA-KIRA WANG NEGERIPada tahun 2002, Jawatankuasa Kira-kira Wang Negeri telah selesaimemeriksa Laporan Ketua Audit Negara bagi Negeri Sabah tahun 2000. Pada tahun2002, Jawatankuasa bermesyuarat sebanyak 2 kali. Butiran mesyuaratJawatankuasa dan perbincangan Laporan Ketua Audit Negara adalah seperti diJadual 28.320

Jadual 28Butiran Mesyuarat JKKWN Dan Perbincangan LaporanKetua Audit Negara Pada Tahun 2002Tarikh Kementerian/Jabatan/Agensi Perkara Yang Dibincang17 Julai 2002 - • Pemilihan perenggan Laporan KetuaAudit Negara Sabah Tahun 2000.• Kementerian/Jabatan/Pejabat/Agensiyang akan dipanggil dan penetapantarikh mesyuarat yang akan datang.5 Ogos 2002 Unit Pengesanan Projek Negeri Jabatanketua MenteriKementerian Pertanian Dan IndustriMakananKementerian Pembangunan InfrastrukturKementerian Kerajaan Tempatan DanPerumahanKementerian Pembangunan Pelancongan,Alam Sekitar, Sains Dan TeknologiKementerian Pembangunan PerindustrianKementerian Kewangan/JabatanBendahari NegeriPolis Diraja MalaysiaJabatan Kastam Negeri SabahJabatan Perkhidmatan Awam NegeriJabatan Perkhidmatan Kebajikan AmJabatan Pendaftaran NegaraKementerian KewanganJabatan AirJabatan Kerja RayaJabatan PerhutananJabatan Tanah Dan UkurKementerian Kewangan NegeriJabatan Perkhidmatan Awam NegeriJabatan Ketua MenteriLembaga Pelabuhan-pelabuhan SabahJabatan Tanah dan UkurPejabat Daerah KunakPejabat Daerah TuaranKementerian Kewangan NegeriPermodalan Bumiputra Sabah Bhd.321• Prestasi Pelaksanaan ProjekPembangunan di bawah RMK7• Kawalan Hasil• Tunggakan Hasil• Tidak mengemukakan Penyata Tunggakan3 tahun berturut-turut (Jadual V)• Tunggakan Hasil Negeri (Jadual V)• Kawalan Perbelanjaan• Perbelanjaan Mengurus• Tambahan Peruntukan TidakDiperlukan• Peruntukan Tidak DibelanjakanLangsung• Perbelanjaan Melebihi Peruntukan• Pengurusan Pinjaman• Pinjaman Kepada Badan-badanBerkanun Dan Badan-badan Lain

Tarikh Kementerian/Jabatan/Agensi Perkara Yang Dibincang6 Ogos 2002Sabah Fish Marketing Sdn. Bhd.Perbadanan Pembangunan EkonomiSabahMajlis Ugama Islam SabahKorporasi Pembangunan DesaKorporasi Kemajuan Perikanan DanNelayan SabahLembaga Kemajuan Perhutanan NegeriSabahMajlis Perbandaran Kota KinabaluMajlis Perbandaran SandakanKorporasi Serbaguna Sanya BerhadKelab Lumba Kuda Diraja SabahKementerian Kewangan/JabatanBendahari NegeriJabatan AirJabatan Kerja RayaKementerian Pembangunan Belia,Kebudayaan Dan Kemajuan SukanKementerian Kerajaan Tempatan DanPerumahanLembaga Pembangunan Perumahan DanBandarJabatan Kerja RayaJabatan AirJabatan Pelabuhan Dan DermagaPejabat Penolong Pemungut Hasil Tanah7 Ogos 2002 Kementerian KewanganKementerian Pertanian Dan IndustriMakananKementerian Kerajaan Tempatan DanPerumahanMajlis Perbandaran SandakanMajlis Perbandaran TawauMajlis Daerah Lahad DatuMajlis Daerah SempornaMajlis Daerah PaparMajlis Daerah PenampangLembaga Pembangunan Perumahan DanBandarKorporasi Kemajuan Perikanan DanNelayan SabahPerbincangan mengenai :• Pengurusan Kumpulan Wang Amanahdan Akaun Amanah• Kumpulan Wang Amanah LebihDikeluarkan (Jadual X)• Kumpulan Wang Amanah Tidak Aktif(Jadual XI)• Pengurusan Kewangan• Pengurusan Kewangan• Pengurusan Kewangan• Pengurusan KewanganPerbincangan mengenai :• Projek Pembangunan Tapak KuartersTanjung Aru Kota Kinabalu• Taman Pertanian Sabah• Penswastaan Kenderaan PihakBerkuasa Tempatan• Pengurusan Projek Perumahan• Skim Bantuan Ko-Nelayan322

Tarikh Kementerian/Jabatan/Agensi Perkara Yang Dibincang8 Ogos 2002 Kementerian KewanganKementerian Kerajaan Tempatan DanPerumahanMajlis Daerah RanauMajlis Daerah BeaufortMajlis Ugama Islam SabahMajlis Daerah SempornaMajlis Daerah PaparKementerian Pembangunan InfrastrukturUnit Perancangan EkonomiTaklimat Kedudukan Kewangan SemasaKerajaan NegeriPerbincangan mengenai :• Projek Usahasama Pembinaan 28 UnitKedai• Pengurusan Kewangan• Penyata Kewangan Tahunan BelumDiserahkan 1997-2001• Penyata Kewangan Tahunan BelumDiserahkan 1996-2001• Penyata Kewangan Tahunan BelumDiserahkan 1998-2001• Keterangan mengenai kes LembagaPelabuhan-pelabuhan Sabah BagiLaporan Ketua Audit Negara Tahun1999• Taklimat Perancangan dan FokusPembangunan Kerajaan NegeriSumber : Rekod Jabatan Audit Negara323

PENUTUPSeperti pada tahun yang lalu, Jabatan Audit Negara berterusan mengeluarkan laporanyang seimbang (balanced report) iaitu selain daripada melaporkan kelemahanberhubung dengan pengurusan kewangan serta pelaksanaan aktiviti Kerajaan NegeriSabah dan agensinya, juga melaporkan pembaharuan yang telah diambil oleh pihakyang berkenaan bagi meningkatkan prestasi pengurusan kewangan dan pelaksanaanaktivitinya.Kelemahan dalam pengurusan kewangan dan pelaksanaan aktiviti Kementerian/Jabatan/Agensi yang dilaporkan dalam Laporan ini perlu diberikan perhatian yangserius oleh semua pihak yang terlibat. Langkah pembetulan yang sewajarnya perludiambil bagi memastikan wujudnya akauntabiliti dan integriti dalam pengurusankewangan dan pelaksanaan aktiviti Kerajaan. Memandangkan pengauditan yangdijalankan oleh Jabatan Audit Negara adalah berdasarkan pensampelan dan skoptertentu, Pegawai Pengawal bagi Kementerian/Jabatan/Agensi yang terlibat perlumengaturkan supaya pemeriksaan secara menyeluruh dijalankan untuk menentukansama ada kelemahan yang sama juga berlaku di bahagian yang lain dan seterusnyamengambil tindakan pembetulan yang sewajarnya. Sehubungan ini, sayaberpendapat pihak pengurusan hendaklah memastikan bahawa prosedur kerja yanglengkap dan jelas diwujudkan dan dipatuhi; setiap kakitangan diberi latihan yangmencukupi dan bersesuaian dengan bidang tugasnya serta penyeliaan yang rapidiberi oleh pegawai yang bertanggungjawab kepada kakitangan bawahan masingmasing.JABATAN AUDIT NEGARAPutrajaya8 September 2003324

Lampiran ISIJIL KETUA AUDIT NEGARAMENGENAI PENYATA AKAUN AWAMKERAJAAN NEGERI SABAHBAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 2002Penyata Akaun Awam Kerajaan Negeri Sabah bagi tahun berakhir 31 Disember2002 telah diperiksa dan diaudit atas arahan saya mengikut peruntukan di bawahSeksyen 9(1) Akta Audit 1957.Pada pendapat saya, Penyata Akaun Awam ini memberikan gambaran yangbenar dan saksama terhadap kedudukan kewangan Kerajaan Negeri Sabah pada31 Disember 2002 dan rekod perakaunannya telah diselenggarakan denganteratur dan kemas kini. Sijil ini hendaklah dibaca bersama-sama laporan sayamengenai Penyata Akaun Awam serta aktiviti Kementerian, Jabatan dan AgensiKerajaan Negeri tahun 2002.(DATUK DR. HADENAN BIN ABDUL JALIL)Ketua Audit NegaraMalaysia.Putrajaya16 Julai 2003325

326

327

328

Lampiran IIIKedudukan Penyerahan Dan Pengauditan Penyata Akaun TahunanBadan Berkanun Negeri Setakat 31 Mei 2003Bil.Nama AgensiPenyataTerakhirDisahkanPenyataSedangPenyata BelumDiserahDiaudit Tahun Bil.1.Korporasi Pembangunan Desa19941995-19981999-200132.Korporasi Kemajuan Perikanan Dan NelayanSabah19981999-2001--3.Kumpulan Wang Perusahaan PenanamanSemula Getah Sabah19981999-2001--4.Kumpulan Wang Amanah Warisan NegeriSabah--*-5.Lembaga Industri Getah Sabah19981999-2001--6.Lembaga Pembangunan Perumahan DanBandar2001---7.Lembaga Kemajuan Tanah Negeri Sabah2001---8.Lembaga Sukan Negeri Sabah2000-200119.Lembaga Kebudayaan Negeri Sabah199920002001110.Lembaga Kemajuan Perhutanan NegeriSabah19951996-20002001111.Lembaga Pelabuhan-Pelabuhan Sabah20012002--12.Majlis Ugama Islam Sabah19961997-19981999-2001313.Majlis Perkhidmatan Masyarakat Sabah2001---14.Perbadanan Pinjaman Sabah20012002--15.Perbadanan Pembangunan Ekonomi NegeriSabah20002001--16.Perbadanan Kemajuan Pelancongan NegeriSabah20002001--17.Taman-Taman Sabah20002001--18.Yayasan Tun Fuad2001---19.Yayasan Sabah2000-20011Jumlah 10Nota : * Belum beroperasiSumber : Rekod Jabatan Audit Negara329

Lampiran IVBil.1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.Kedudukan Penyerahan Dan Pengauditan Penyata Akaun TahunanPihak Berkuasa Tempatan Setakat 31 Mei 2003Nama AgensiDewan Bandaraya Kota KinabaluMajlis Perbandaran SandakanMajlis Perbandaran TawauLembaga Bandaran KudatMajlis Daerah BeaufortMajlis Daerah KeningauMajlis Daerah Kota BeludMajlis Daerah Kota Marudu/PitasMajlis Daerah Kuala PenyuMajlis Daerah Lahad DatuMajlis Daerah PaparMajlis Daerah PenampangMajlis Daerah PensianganMajlis Daerah SempornaMajlis Daerah TenomMajlis Daerah TuaranMajlis Daerah KinabatanganMajlis Daerah KunakMajlis Daerah Labuk SugutMajlis Daerah RanauMajlis Daerah SipitangMajlis Daerah TambunanPenyataTerakhirDisahkan2000199819982000200119982001200120012001200019991999199520011999199920002001200120012001PenyataSedangPenyata BelumDiserahDiaudit Tahun Bil.20011999-20001999-2001-20021999-2000-2002--2001-2000-20011996-19982002----20022002200220022001-200220022001-2002-2001-20022002-2002200220022000-200220021999-2002-2000-20022000-20022001-20022002---1212-21-111314-3321---Jumlah 29Sumber: Rekod Jabatan Audit Negara330

Lampiran VKedudukan Pembentangan Penyata Akaun TahunanBadan Berkanun Negeri Dan Pihak Berkuasa TempatanDi Dewan Undangan Negeri Setakat 31 Mei 2003Bil.Nama AgensiPenyataTerakhirDisahkanPenyataTerakhirPenyata BelumDibentangDibentang Tahun Bil.Badan Berkanun Negeri1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.Korporasi Pembangunan DesaKumpulan Wang Penanaman Semula GetahSabahLembaga Industri Getah SabahLembaga Pembangunan Perumahan DanBandarMajlis Ugama Islam SabahYayasan Tun FuadYayasan SabahLembaga Kemajuan Tanah Negeri SabahKorporasi Kemajuan Perikanan DanNelayan SabahPerbadanan Pinjaman SabahPerbadanan Pembangunan Ekonomi NegeriSabahLembaga Sukan Negeri SabahLembaga Kebudayaan Negeri SabahTaman-Taman SabahMajlis Perkhidmatan Masyarakat SabahLembaga Pelabuhan-pelabuhan SabahLembaga Kemajuan Perhutanan NegeriSabahPerbadanan Kemajuan Pelancongan NegeriSabahKumpulan Wang Amanah Warisan NegeriSabah199419981998200119962001200020011998200120002000199920002001200119952000-199319941997199719941998199420011996200119992000199919992000200119952000-19941995-199819981998-20011995-19961999-20011995-2000-1997-1998-2000--20002001Jumlah 26----1414236-2-1--11----331

Bil.Nama AgensiPenyataTerakhirDisahkanPenyataTerakhirPenyata BelumDibentangDibentang Tahun Bil.Pihak Berkuasa Tempatan1.Mayor Bandaraya Kota Kinabalu20002000--2.Majlis Perbandaran Sandakan19981998--3.Majlis Perbandaran Tawau19981998--4.Lembaga Bandaran Kudat20001999200015.Majlis Daerah Beaufort20012001--6.Majlis Daerah Keningau19981998--7.Majlis Daerah Kota Belud20012001--8.Majlis Daerah Kota Marudu/Pitas20012001--9.Majlis Daerah Kuala Penyu20012001--10.Majlis Daerah Lahad Datu20012001--11.Majlis Daerah Papar200019971998-2000312.Majlis Daerah Penampang19991999--13.Majlis Daerah Pensiangan199919971998-1999214.Majlis Daerah Semporna19951995--15.Majlis Daerah Tenom20012001--16.Majlis Daerah Tuaran19991999--17.Majlis Daerah Kinabatangan19991999--18.Majlis Daerah Kunak20002000--19.Majlis Daerah Labuk/Sugut200119931994-2001820.Majlis Daerah Ranau20012001--21.Majlis Daerah Sipitang20012001--22.Majlis Daerah Tambunan2001200020011Jumlah 15Sumber: Rekod Jabatan Audit Negara332