(sk2/2009)( 9 ) - Treasury

KK/BP/WA1/22/4/1/(sk2/2009)( 9 )KEMENTERIAN KEWANGANPEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 8 TAHUN 2009Semua Ketua Setiausaha KementerianSemua Ketua Jabatan PersekutuanSemua Setiausaha Kerajaan NegeriPENGURUSAN PEMBAYARAN DI BAWAHARAHAN PERBENDAHARAAN 59TUJUAN1. Pekeliling ini bertujuan untuk memberi garis panduan dan menjelaskantatacara pengurusan pembayaran di bawah Arahan Perbendaharaan 59 (AP 59)bagi sesuatu perolehan yang telah dilakukan tanpa mematuhi peraturankewangan yang berkuat kuasa.LATAR BELAKANG2. Pada amnya, AP 59 merupakan satu tatacara pembayaran bagiperolehan sesuatu bekalan, perkhidmatan atau kerja yang dipesan, dibekalkanatau dilaksanakan dengan suci hati tetapi telah menyalahi peraturan kewanganyang berkuat kuasa. Di samping itu, AP 59 juga bertujuan untuk menentukanpunca berlakunya perolehan yang telah menyalahi peraturan kewangan yangberkuat kuasa serta mengesyorkan tindakan surcaj atau/dan tatatertib ke ataspegawai bertanggungjawab.3. Namun, pada masa ini tiada garis panduan khusus untuk menguruskanpembayaran di bawah AP 59 bagi sesuatu perolehan yang telah dilakukan tanpamematuhi peraturan kewangan yang berkuat kuasa. Ini menyebabkanberlakunya kekeliruan dan kesukaran kepada pihak Kementerian/Jabatan untukmemohon dan mengambil tindakan susulan ke atas pendahuluan diri yangdiluluskan bagi tujuan pembayaran AP 59 tersebut.1

4. Sehubungan dengan itu, Pekeliling ini dikeluarkan bagi memberi panduandan penjelasan berkaitan AP 59 supaya pengurusan pembayaran dikendalikandengan teratur, cepat dan berkesan.TATACARA PENGURUSAN DI BAWAH AP 595 . Permohonan Pendahuluan Diri AP 595.1 Membuat Permohonan Pendahuluan DiriPermohonan pendahuluan diri hendaklah dibuat melalui PegawaiPengawal kepada Perbendaharaan dalam tempoh 30 hari setelahmendapat perakuan pembayaran di bawah AP 59 oleh PegawaiPengawal/Ketua Jabatan atau Perbendaharaan.5.2 Dokumen Yang Diperlukani. Surat permohonan lengkap hendaklah mengandungi maklumatberikut:a. huraian secara ringkas sebab-sebab pembayaran tidak bolehdibuat secara biasa atau peraturan kewangan tertentu yangtidak dipatuhi; danb. maklumat ringkas mengenai perolehan berkenaan seperti nilai,jenis perolehan, kontraktor/pembekal, tarikh perolehan dansebagainya. Sekiranya ada keraguan dari segi amaun yangdituntut, maka satu jawatankuasa boleh ditubuhkan olehPegawai Pengawal/Ketua Jabatan untuk menilai danmengesahkan perkhidmatan, bekalan atau kerja telah diterimaatau dilaksanakan dengan sempurna berbanding denganamaun yang dituntut.ii. Borang permohonan pendahuluan Kew. 106 yang lengkap diisidan ditandatangani oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan (dalam5 salinan) dan memenuhi keperluan berikut :a. Sekiranya pegawai bertanggungjawab dapat dikenal pastidengan serta merta, maka pendahuluan diri hendaklah dipohonatas nama pegawai berkenaan seperti contoh di Lampiran Adan Lampiran A1. Kementerian/Jabatan tidak dibenarkanmenamakan pegawai yang tidak berkaitan;2

. Sekiranya pegawai bertanggungjawab tidak dapat dikenal pastidengan serta-merta atau pegawai telah meninggalkanperkhidmatan, maka pendahuluan diri hendaklah dibuat atasnama jawatan Pegawai Pengawal dan ditandatangani olehPegawai Pengawal juga seperti contoh di Lampiran B denganberpandukan kepada maklumat di Lampiran C; danc. Borang Kew 106 tidak boleh ditandatangani oleh pegawai yangdinamakan sebagai pegawai bertanggungjawab tetapihendaklah ditandatangani oleh Pegawai Pengawal/KetuaJabatan kecuali bagi kes seperti mana di para 5.2.ii.b;d. Pegawai yang dinamakan di dalam borang Kew 106 hendaklahdimaklumkan terlebih dahulu sebelum permohonandikemukakan kepada Perbendaharaan;iii. Salinan kontrak/Pesanan Kerajaan/dokumen berkaitan pesananyang dibuat; daniv. Salinan bil/invois/nota penghantaran (delivery order) daripadapembekal atau kontraktor yang telah diakui sah olehKementerian/Jabatan bahawa bekalan, perkhidmatan atau kerjatelah diterima atau dilaksana dengan sempurnanya dan tuntutankadar harga serta amaun adalah munasabah.6. Pembayaran Kepada Kontraktor/PembekalPembayaran hendaklah dibuat kepada kontraktor/pembekal serta mertatetapi tidak lewat dari 14 hari daripada tarikh kelulusan Pendahuluan Diriditerima. Salinan baucar bayaran hendaklah dikemukakan kepadaPerbendaharaan.7. Penubuhan Jawatankuasa Siasatan7.1 Jika Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan berpendapat bahawa satu kesperolehan yang tidak mematuhi peraturan telah berlaku atau setelahdiperakukan pembayaran di bawah AP 59 oleh Perbendaharaan, makaPegawai Pengawal/Ketua Jabatan hendaklah memulakan penubuhansatu Jawatankuasa Siasatan serta-merta tanpa perlu menunggukelulusan Pendahuluan Diri terlebih dahulu.3

7.2 Keanggotaan Jawatankuasa Siasatan hendaklah terdiri daripada :i. Sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai dan diketuai olehpegawai dari kumpulan Pengurusan dan Profesional di gred yangbersesuaian; danii. Pegawai yang tidak terlibat dengan kes tersebut dan sebolehbolehnyabukan dari bahagian/unit yang sama.7.3 Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Siasatan :i. Mengenal pasti pegawai sebenar yang bertanggungjawab ke atasperolehan tersebut;ii.iii.Mengenal pasti peraturan-peraturan kewangan yang tidak dipatuhi;Mendapatkan maklumat untuk menentukan sebab-sebab berlakuperolehan tidak mematuhi peraturan kewangan sama adaberpunca daripada kecuaian pegawai atau kegagalan mematuhiperaturan atau wujud penyelewengan; daniv. Menyediakan dan memperakukan Laporan Siasatan kepadaPegawai Pengawal/Ketua Jabatan berserta dengan syor tindakantatatertib/surcaj ke atas pegawai yang bertanggungjawab sekiranyaterbukti berlaku kecuaian atau pelanggaran peraturan kewangan.Garis panduan penyediaan laporan siasatan sepertidi Lampiran D.7.4 Tugas, tanggungjawab dan kuasa Pegawai Pengawal:i. Meneliti laporan siasatan yang dikemukakan oleh JawatankuasaSiasatan;ii.iii.iv.Memberi ulasan dan syor terhadap laporan siasatan sertamenandatanganinya;Mengemukakan laporan siasatan kepada Perbendaharaan dalamtempoh 60 hari daripada tarikh Pendahuluan Diri diluluskan; danMerujuk terus kepada Lembaga Tatatertib sekiranya tindakantatatertib disyorkan terhadap pegawai berkenaan olehJawatankuasa Siasatan tanpa menunggu keputusan daripadaPerbendaharaan dan perkara ini hendaklah dimaklumkan kepadaPerbendaharaan.4

8. Urusan Pelarasan Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri(Pegawai Awam) Dan Tindakan Ke Atas Syor Perbendaharaan8.1 Setelah mendapat kelulusan pelarasan daripada Perbendaharaan,Kementerian/Jabatan hendaklah :i. Membuat pelarasan dan mengemukakan sesalinan baucar jurnalkepada Perbendaharaan dalam tempoh 60 hari selepas tarikhkelulusan dikeluarkan;ii. Mengambil tindakan susulan terhadap syor surcaj dan/atautatatertib yang dipersetujui/dikeluarkan oleh Perbendaharaan; daniii. Memaklumkan Perbendaharaan mengenai keputusan dan tindakansurcaj dan/atau tatatertib ke atas pegawai yang bertanggungjawabdalam tempoh 90 hari dari tarikh kelulusan pelarasan dikeluarkan.9. PENYELENGGARAAN BUKU DAFTAR AP 599.1 Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan hendaklah menyelenggarakan sebuahbuku daftar AP 59 yang mengandungi maklumat berikut :i. Rujukan Fail Kementerian/Jabatanii. Jumlah Pendahuluan Diri dan tarikh diluluskaniii. Nombor Rujukan Kelulusan Perbendaharaaniv. Nama Pegawai yang diluluskan Pendahuluan Diriv. Tarikh pembayaran kepada pembekal/kontraktorvi. Tarikh Penubuhan Jawatankuasa Siasatanvii. Tarikh Laporan Siasatan dikemukakan kepada Perbendaharaanviii. Tarikh Kelulusan Pelarasanix. Tarikh dan nombor baucar pelarasanx. Status tindakan surcaj/tatatertib9.2 Buku daftar AP 59 tersebut hendaklah diperiksa setiap bulan danditandatangani oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan atau pegawaiyang diberi kuasa.10. CARTA ALIRAN KERJA DAN SENARAI SEMAKCarta aliran kerja dan senarai semak bagi tatacara pengurusan di bawahAP 59 adalah seperti di Lampiran E dan Lampiran F.5

11. TARIKH KUAT KUASAPekeliling Perbendaharaan ini berkuat kuasa pada tarikh ianyaditandatangani."BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"Saya yanRmenurut perintah,n(Tan Sri Dr. Wan Abdul ~ zirdan Abdullah)Ketua Setiausaha Perbendaharaan3 8 Ogos 2009s. k. Ketua Setiausaha NegaraKetua Audit NegaraAkauntan Negara Malaysia

CONTOHPENGISIAN BORANG KEW. 106BAGI PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWABTIDAK DIKENALPASTI/ TELAH MENINGGALKANPERKHIDMATANLAMPIRAN B(Kew. 106 – Pin. 2/87)MALAYSIARuj. Jabatan:Ruj. PerbendaharaanNo. PermohonanPERMOHONAN UNTUK PENDAHULUANNama JabatanJABATANBahagian KewanganKementerian Pertahanan MalaysiaPENDAHULUAN Wang Pendahuluan Diri AP 59Jenis PendahuluanSudah diluluskanTiadaDikehendaki sekarang RM500,000.00JumlahRM500,000.00MAKSUD PENDAHULUAN DIKEHENDAKI:Amaun Pendahuluan yangdipohonButir ringkas perolehanNama jawatanPegawai Pengawalyang berkenaanseperti di LampiranCBayaran perolehan kerja-kerja penyelenggaraan di Depot Kenderaan PusatJawatan Pegawai PengawalKod Agensi: Ketua Setiausaha Kementerian Pertahanan: MODJangkamasapendahuluanTEMPOH PENDAHULUAN:Sehingga Kelulusan Pelarasan Oleh PerbendaharaanCARA MEMBAYAR BALIK:Pembayaran balik pendahuluandiri yang telah di ambilTandatangan dan copPegawai Pengawal sahajaAkaun diselaraskan ke Akaun Semasa/Vot KementerianKewangan setelah mendapat Kebenaran Pelarasan dariPerbendaharaan(Datuk Siti Khairani binti Khairul)Ketua Setiausaha Kementerian Pertahanan.Ketua JabatanDiluluskan/Tidak diluluskans.k. Akauntan Negara.Juru Audit Negara.Tarikh.....................................20.............................................................b.p. Setiausaha Perbendaharaan________________JD102155-PNMB.,K.L.(Borang ini adalah dalam ukuran metric ISO A4 – 210mm x 297mm)

LAMPIRAN CBil. Nama Kementerian ISIKAN MAKLUMAT BUTIR PERIBADI DI BORANG PERMOHONAN (KEW 324) BAGI RUANG BERKENAANNAMAKOD AGENSI( diminta untuk singkatkan nama kementerian terhad kepada 35 character )1 JABATAN PERDANA MENTERI KETUA SETIAUSAHA NEGARA JPM2 KEMENTERIAN KEWANGAN KETUA SETIAUSAHA PERBENDAHARAAN MOF3 KEMENTERIAN LUAR NEGERI KSU KEMENTERIAN LUAR NEGERI KLN4 KEMENTERIAN PERUSAHAAN, PERLADANGAN DAN KOMODITI KSU KEMENTERIAN PERUSAHAAN, PERLADANGAN DAN KOMODITI KPPK5 KEMENTERIAN PERTANIAN DAN INDUSTRI ASAS TANI KSU KEMENTERIAN PERTANIAN DAN INDUSTRI ASAS TANI MOA6 KEMENTERIAN KEMAJUAN LUAR BANDAR DAN WILAYAH KSU KEMENTERIAN KEMAJUAN LUAR BANDAR DAN WILAYAH KKLW7 KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR KSU KEMENTERIAN I SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR NRE8 KEMENTERIAN PERDAGANGAN ANTARABANGSA DAN INDUSTRI KSU KEMENTERIAN PERDAGANGAN ANTARABANGSA DAN INDUSTRI MITI9 KEMENTERIAN PERDAGANGAN DALAM NEGERI DAN HAL EHWAL PENGGUNA KSU KEMENTERIAN PERDAGANGAN DALAM NEGERI DAN HAL EHWAL PENGGUNA KPDN10 KEMENTERIAN KERJA RAYA KSU KEMENTERIAN KERJA RAYA KKR11 KEMENTERIAN PENGANGKUTAN KSU KEMENTERIAN PENGANGKUTAN MOT12 KEMENTERIAN TENAGA, TEKNOLOGI HIJAU DAN AIR KSU KEMENTERIAN TENAGA, TEKNOLOGI HIJAU DAN AIR KTTHA13 KEMENTERIAN SAINS, TEKNOLOGI DAN INNOVASI: KSU KEMENTERIAN SAINS, TEKNOLOGI DAN INNOVASI: MOSTI14 KEMENTERIAN PELANCONGAN KSU KEMENTERIAN PELANCONGAN MOTOUR15 KEMENTERIAN WILAYAH PERSEKUTUAN KSU KEMENTERIAN WILAYAH PERSEKUTUAN KWP16 KEMENTERIAN PELAJARAN KSU KEMENTERIAN PELAJARAN MOE17 KEMENTERIAN KESIHATAN KSU KEMENTERIAN KESIHATAN MOH18 KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN KSU KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN KPKT19 KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN KSU KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN KBS20 KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA KSU KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA MOHR21 KEMENTERIAN PENERANGAN, KOMUNIKASI, KESENIAN DAN KEBUDAYAAN KSU KEMENTERIAN PENERANGAN, KOMUNIKASI, KESENIAN DAN KEBUDAYAAN MOI22 KEMENTERIAN PEMBANGUNAN WANITA, KELUARGA DAN MASYARAKAT KSU KEMENTERIAN PEMBANGUNAN WANITA, KELUARGA DAN MASYARAKAT KPWKM23 KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI KSU KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI KPT24 KEMENTERIAN PERTAHANAN KSU KEMENTERIAN PERTAHANAN MOD25 KEMENTERIAN DALAM NEGERI KSU KEMENTERIAN DALAM NEGERI KDNCatatan : Sebarang keperluan maklumat lanjut boleh merujuk kepada Jabatan Akauntan NegaraMAKLUMAT PENGAWAI PENGAWAL

LAMPIRAN DGARIS PANDUAN PENYEDIAAN LAPORAN SIASATAN AP 591. PENDAHULUANi. Tujuan laporan disediakan; danii. Maklumat perolehan yang telah dilakukan tanpa mematuhiperaturan kewangan yang berkuat kuasa.2. PENUBUHAN JAWATANKUASA SIASATANi. Tarikh penubuhan;ii. Nama dan jawatan Ahli Jawatankuasa Siasatan;iii. Tarikh mula siasatan; daniv. Kaedah siasatan dijalankan (temu bual, kenyataan daripadaPegawai Perolehan, dsb).3. MAKLUMAT PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWABi. Nama dan jawatan hakiki pegawai sewaktu perolehan dibuat;ii. Taraf jawatan:Tetap/ Berpencen/ Tidak Berpencen/ DalamPercubaan/ Sementara;iii. Tarikh bersara atau tarikh tamat perkhidmatan; daniv. Senarai Tugas.4. LATAR BELAKANG KESi. Nyatakan peraturan kewangan yang tidak dipatuhi;ii. Nyatakan kontraktor/pembekal yang terlibat;iii. Tarikh, tempat dan masa bekalan/perkhidmatan/kerja yangdiberikan;iv. Cara sebenar perolehan itu berlaku dan bagaimana ia melanggarperaturan kewangan; danv. Wang pendahuluan diri yang diambil sama ada telah dibayarkepada pihak kontraktor/pembekal sebaik sahaja diluluskan.Tarikh dan amaun yang telah dibuat bayaran.5. PENEMUAN SIASATANi. Kronologi perolehan;ii. Nyatakan pekeliling, peraturan kewangan dan sebagainya yangtidak dipatuhi dalam membuat perolehan ini;iii. Punca dan bagaimana tatacara perolehan tidak dipatuhi; daniv. Sama ada pegawai yang bertanggungjawab didapati cuai,salahlaku atau sebaliknya.1

6. SYORi. Nyatakan langkah-langkah yang telah dan akan diambil untukmencegah berulangnya kejadian ini;ii.Nyatakan sama ada syor surcaj/tindakan tatatertib bersertaulasan; daniii. Pastikan nama jawatan dan tandatangan Ahli JawatankuasaPenyiasat diturunkan sebagai pengesahan kepada laporan dansyor siasatan.7. ULASAN DAN SYOR PEGAWAI PENGAWALPegawai Pengawal hendaklah memberi ulasan dan syor sertamenurunkan tandatangan ke atas ulasan dan syor tersebut.2

CARTA ALIRAN KERJA BAGI TATACARA PENGURUSAN ARAHAN PERBENDAHARAAN 59(Permohonan Pendahuluan Diri Dan Siasatan Dijalankan Serentak)LAMPIRAN E1Terima arahan pembayaran di bawahAP59 oleh Pegawai Pengawal/KetuaJabatan/Perbendaharaan(URUSAN PENYIASATAN)(URUSAN PEMBAYARAN)Tubuhkan JawatankuasaSiasatan2bKemukakan surat permohonanPendahuluan Diri yang lengkapkepada Perbendaharaan dalamtempoh 30 hari daripada tarikhterima arahan pembayaran dibawah AP592aKemukakan semulaKemukakan LaporanSiasatan lengkap kepadaPerbendaharaan dalamtempoh 60 hari daripadatarikh kelulusanPendahuluan Diri3c3aLengkapTidak Lengkap3bMelengkapkan semulapermohonan4bTidak Lengkap4c4aTerima surat kelulusanPendahuluan Diri di bawah AP59LengkapTerima kelulusanpelarasan dan syortindakan surcaj/tatatertibdari PerbendaharaanKemaskini laporansupaya lengkap5b5aBuat bayaran kepadapembekal/kontraktor tidak lewatdari 14 hari daripada tarikhkelulusan Pendahuluan Diriditerima dan kemukakan salinanbaucar bayaran kepadaPerbendaharaan(URUSAN PELARASAN DAN PENDAHULUAN DIRI)Selaraskan Akaun Pendahuluan Diri dankemukakan salinan baucar pelarasan kepadaPerbendaharaan dalam tempoh 60 haridaripada tarikh kelulusan pelarasan danselesaikan syor tindakan surcaj/ tatatertibPerbendaharaan76Syor tindakan surcaj/tatatertibTiada syor tindakansurcaj/tatatertib8Ambil tindakan ke atas pegawai yangbertanggungjawab/kes dirujuk kepadaurusetia Lembaga Tatatertibberkenaan9Maklumkan status dan hasil tindakan ke atassyor kepada Perbendaharaan dalam tempoh90 hari daripada tarikh kelulusan pelarasanKes Selesai10* Nota : Urusan Pembayaran dan penyiasatan hendaklah dijalankan serent

LAMPIRAN FSENARAI SEMAK BAGI PEMBAYARAN DAN PELARASANDI BAWAH AP 591. Permohonan Kelulusan PembayaranTandakan ( √ )i. Surat permohonan melalui Pegawai Pengawal;ii.Lima (5) Borang Kew 106 yang lengkap diisi danditandatangani oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan;iii. Salinan kontrak/Pesanan Kerajaan (Local Order)/surat-menyurat berhubung pesanan yang dibuat (jika ada);iv. Salinan bil /invois/nota penghantaran (delivery order)diakui terima barang/perkhidmatan/bekalan yang dipesan;v. Penama di Borang Kew 106 dimaklumkan;vi. Huraikan secara ringkas sebab-sebab kenapa pembayarantidak boleh dibuat atau tidak mengikut peraturan;vii. Kenal pasti nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab.Jika tidak dapat dikenal pasti, maka pendahuluan diri hendaklah dipohonatas nama jawatan Pegawai Pengawal;viii. Pengesahan bahawa barang dan perkhidmatan telah diterimaatau dilaksanakan dengan sempurnanya; danix. Kadar, harga dan nilai bil yang dituntut adalah betul dan munasabah.2. Permohonan Kelulusan Pelarasani. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan hendaklah menubuhkan satu jawatankuasauntuk menjalankan siasatan terhadap kes;ii.Kemukakan laporan hasil siasatan berserta ulasan/syor PegawaiPengawal untuk tindakan surcaj/tatatertib terhadap pegawai yangbertanggungjawab dalam tempoh 60 hari daripada tarikh kebenaran pelarasanuntuk tujuan rekod;iii. Tandatangan ahli Jawatankuasa Siasatan dan Pengawai Pengawaldi laporan siasatan;iv. Kemukakan salinan baucar pelarasan dalam tempoh 60 hari daripadatarikh kebenaran pelarasan untuk tujuan rekod dan audit; danv. Keputusan Lembaga Tatatertib mengenai tindakan yang diambil terhadappegawai yang bertanggungjawab.Catatan :Senarai semak ini merupakan garis panduan umum sahaja kepada Kementerian/Jabatan untukmemudahkan pembayaran dan pelarasan Pendahuluan Diri di bawah AP 59.