IPG KPM-PPK-MK-01 - Laman Web Rasmi IPGM Kampus ...

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 1/58IPG KPM-PPK-MK-01INSTITUT PENDIDIKAN GURUKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIAAlamat:Telefon:Faks:Institut Pendidikan Guru MalaysiaKementerian Pelajaran MalaysiaAras 1, Blok 2200, Enterprise Building 3Jalan Persiaran Apec, Cyber 663000 CYBERJAYA03-8312666603-83126655IPG KPM-PPK-MK-01MANUAL KUALITIPERKHIDMATAN PENGURUSAN PENDIDIKAN KEGURUANKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIADisediakan oleh:Diluluskan oleh:…………………..………….……………………………Nama: Dr. LEE BOON HUA Nama: DATUK Dr. HAILI BIN DOLHANJawatan: TIMBALAN REKTORINSTITUT PENDIDIKAN GURUMALAYSIA(WAKIL PENGURUSAN)Jawatan:REKTORINSTITUT PENDIDIKAN GURUMALAYSIA(PENGURUSAN TERTINGGI)Tarikh: 25 MAC 2011 Tarikh: 01 JUN 2011SALINAN TERKAWALDokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan- Jawatankuasa Dokumentasi IndukJun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 2/58IPG KPM-PPK-MK-01KANDUNGANTAJUKMUKA SURATPengesahan Manual Kualiti 1Kandungan 2Senarai Induk Edaran Terkawal 4Senarai Edaran Terkawal Institut Perguruan 5SEKSYEN 1 - PENGENALAN 6SEKSYEN 2 - MAKLUMAT ORGANISASI 82.1 Pengenalan 82.2 Fungsi 92.3 Falsafah, Visi, dan Misi IPGM 112.4 Piagam Pelanggan 112.5 Pelanggan 122.6 Struktur Organisasi 13SEKSYEN 3 - SKOP DAN OBJEKTIF SISTEM PENGURUSAN KUALITI16KEGURUAN3.1 Skop Pelaksanaan 163.2 Dasar Kualiti 163.3 Objektif Kualiti 163.4 Objektif Operasi IPGK 213.5 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 223.6 Struktur Sistem Pengurusan Kualiti 223.7 Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru Malaysia (MKIPGM) 233.8 Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru Kampus (MKIPGK) 24SEKSYEN 4 - SISTEM PENGURUSAN KUALITI 254.1 Dasar Sistem Pengurusan Kualiti IPG KPM 254.2 Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti 264.2.1 Struktur Dokumentasi 264.2.2 Manual Kualiti 274.2.3 Kawalan ke Atas Dokumen 274.2.4 Kawalan Rekod 30SEKSYEN 5 - TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 315.1 Komitmen Pengurusan 315.2 Fokus kepada Pelanggan 315.3 Dasar Kualiti 315.4 Perancangan 325.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 325.6 Kajian Semula Pengurusan 33Jun 2011

NO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00MANUAL KUALITITARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 3/58IPG KPM-PPK-MK-01TAJUKMUKA SURATSEKSYEN 6 - PENGURUSAN SUMBER 356.1 Bekalan Sumber 356.2 Sumber Manusia 356.3 Infrastruktur 366.4 Persekitaran Kerja 37SEKSYEN 7 - PROSES PENYAMPAIAN PENGURUSAN PENDIDIKAN38KEGURUAN7.1 Perancangan Penyampaian Pengurusan Pendidikan Keguruan 387.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan 387.3 Reka Bentuk dan Pembangunan Kurikulum 407.4 Perolehan 437.5 Proses Penyampaian Perkhidmatan Pengurusan Pendidikan Keguruan 447.6 Kawalan ke atas Pemantauan dan Pengukuran Peralatan - Dikecualikan 46SEKSYEN 8 - PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN 488.1 Pengenalan 488.2 Pemantauan dan Pengukuran 488.3 Kawalan ke Atas Pengurusan Pendidikan Keguruan (PPK) yang Tidak 52Memenuhi Keperluan yang Ditetapkan8.4 Analisis Data 548.5 Penambahbaikan 54LAMPIRAN-LAMPIRANLampiran 1 Senarai PK Proses Teras & Senarai PK Proses Umum Pengurusan 57Lampiran 2 Senarai PK Proses Umum Sokongan 58Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 4/58IPG KPM-PPK-MK-01No. SalinanTerkawalSENARAI INDUK EDARAN TERKAWAL01 Rektor, Institut Pendidikan Guru Malaysia(Pengurusan Tertinggi)Pemegang Dokumen02 Timbalan Rektor, Institut Pendidikan Guru Malaysia(Wakil Pengurusan)03 Pengarah Pusat Pembangunan Akademik Institut Pendidikan Guru Malaysia(Timbalan Wakil Pengurusan)04 Pengarah Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar (Timbalan Wakil Pengurusan)05 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Perlis (Timbalan Wakil Pengurusan)06 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Darulaman (Timbalan Wakil Pengurusan)07 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Abdul Halim (Timbalan WakilPengurusan)08 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Pulau Pinang (Timbalan WakilPengurusan)09 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tuanku Bainun (Timbalan WakilPengurusan)10 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Ipoh (Timbalan Wakil Pengurusan)11 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Teknik (Timbalan WakilPengurusan)12 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Ilmu Khas (Timbalan Wakil Pengurusan)13 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Melayu (Timbalan WakilPengurusan)14 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Antarabangsa (Timbalan WakilPengurusan)15 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Islam (Timbalan WakilPengurusan)16 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar (Timbalan WakilPengurusan)17 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Perempuan Melayu (Timbalan WakilPengurusan)18 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Hussein Onn (Timbalan WakilPengurusan)19 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Temenggong Ibrahim (Timbalan WakilPengurusan)20 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tengku Ampuan Afzan (Timbalan WakilPengurusan)21 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Mizan (Timbalan WakilPengurusan)22 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Dato’ Razali Ismail (Timbalan WakilJun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 5/58IPG KPM-PPK-MK-01No. SalinanTerkawalPengurusan)Pemegang Dokumen23 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Kota Bharu (Timbalan Wakil Pengurusan)24 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Batu Lintang (Timbalan WakilPengurusan)25 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak (Timbalan Wakil Pengurusan)26 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Abdul Razak (Timbalan WakilPengurusan)27 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Rajang (Timbalan Wakil Pengurusan)28 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Gaya (Timbalan Wakil Pengurusan)29 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Kent (Timbalan Wakil Pengurusan)30 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Keningau (Timbalan Wakil Pengurusan)31 Pengarah Institut Pendidikan Guru Kampus Tawau (Timbalan Wakil Pengurusan)32 Pengarah Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi (Timbalan WakilPengurusan)33 Pengarah Sektor Khidmat Pengurusan (Timbalan Wakil Pengurusan)34 Ketua Penolong Pengarah (KPP) Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan, IPGM35 KPP Jabatan Kepimpinan dan Pembangunan Profesionalisme, IPGM36 KPP Jabatan Hal Ehwal Pelajar, Sektor HEP dan Hubungan Luar, IPGM37 KPP Jabatan Penyelidikan dan Inovasi, IPGM38 KPP Unit Perkhidmatan dan Perjawatan , IPGM39 KPP Unit Pentadbiran, IPGM40 KPP Kewangan Pembangunan dan Aset IPGM41 KPP Jabatan ICT, IPGM42 KPP Jabatan Peperiksaan dan Penganugerahan, IPGMSENARAI EDARAN TERKAWAL INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUSNo. SalinanTerkawalPemegang DokumenDitetapkanmengikutkeperluanInstitut1. Timbalan Pengarah (Pengerusi JK Pelaksana )TWP IPGK hendaklah melantik pemegang dokumen mengikut keperluan untukmelaksanakan MS ISO 9001:2008Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 6/58IPG KPM-PPK-MK-01SEKSYEN 1PENGENALAN1.1. Dokumen ini merupakan Manual Kualiti (MK) Institut Pendidikan Guru, KementerianPelajaran Malaysia (IPG KPM). Manual ini disediakan untuk memenuhi pencapaianmatlamat dan objektif IPG KPM selaras dengan keperluan MS ISO 9001:2008.Manual ini menghuraikan Dasar Kualiti, Objektif Kualiti serta dasar dan prinsip bagipelaksanaan Sistem Kualiti Pengurusan Pendidikan Keguruan (PPK) IPG KPM. MKini disokong dengan Prosedur Kualiti (PK), Arahan Kerja (AK) dan Dokumen Rujukanyang meliputi akta, pekeliling, peraturan dan garis panduan yang berkaitan.1.2. Tujuan manual ini adalah untuk:1.2.1. menerangkan maklumat asas organisasi IPG KPM;1.2.2. menjelaskan Sistem Kualiti MS ISO 9001:2008 IPG KPM yang dilaksanakan,dan;1.2.3. menggarisi dasar dan prinsip bagi pelaksanaan setiap aktiviti bagiperkhidmatan PPK.1.3. MK ini mengandungi lapan seksyen seperti yang berikut:Seksyen 1 - PengenalanSeksyen 2 - Maklumat OrganisasiSeksyen 3 - Skop dan Objektif Sistem Pengurusan KualitiSeksyen 4 - Sistem Pengurusan KualitiSeksyen 5 - Tanggungjawab PengurusanSeksyen 6 - Pengurusan SumberSeksyen 7 - Proses Pengurusan Pendidikan KeguruanSeksyen 8 - Pengukuran, Analisis, dan Penambahbaikan1.4. MK ini hanya terpakai dan berkuat kuasa setelah diluluskan oleh Rektor IPG KPMsebagai Pengurusan Tertinggi (PT). MK ialah dokumen terkawal yang diedarkankepada pegawai-pegawai yang ditentukan oleh PT. Timbalan Rektor sebagai WakilPengurusan (WP) dan Pengarah sebagai Timbalan Wakil Pengurusan (TWP)bertanggungjawab menyimpan dan mengemas kini salinan MK ini mengikut arahanyang dikeluarkan dari semasa ke semasa.Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 7/58IPG KPM-PPK-MK-011.5. Mana-mana kandungan dalam dokumen ini tidak boleh dipinda tanpa kebenaran PTatau WP. Setiap pindaan dalam dokumen ini perlu diluluskan oleh PT dandirekodkan dalam rekod pindaan MK.1.6. Pengedaran dokumen ini kepada organisasi luar dari IPG KPM mestilah mendapatkebenaran PT atau WP.1.7. Terminologi dan Definisi1.7.1. Senat ialah jawatankuasa tertinggi peringkat IPG KPM bagi membuatkeputusan mengenai akademik. Mesyuarat Pengurusan Pendidikan Guruialah jawatankuasa tertinggi peringkat IPGM bagi membuat keputusanmengenai dasar, pengurusan kewangan, pengurusan pentadbiran dan halehwal pelajar.1.7.2. Mesyuarat Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (MPPP) peringkat IPGKmembuat keputusan mengenai dasar, pengurusan akademik, pengurusankewangan, pengurusan pentadbiran dan hal ehwal pelajar.1.7.3. Pelajar Kursus Praperkhidmatan merujuk kepada pelajar sepenuh masaKursus Perguruan Lepas Ijazah (KPLI), dan Program Ijazah Sarjana MudaPerguruan (PISMP) termasuk kursus persediaan (PPISMP).1.7.4. Pentaksiran merujuk kepada peperiksaan dan penilaian kerja kursus.1.7.5. Perkataan “Contoh” yang ditunjukkan dalam lampiran Prosedur Kualitibermaksud lampiran berkenaan digunakan sebagai panduan asas.Pengubahsuaian boleh dilakukan dengan mengekalkan butiran-butiran asasdalam lampiran berkenaan.1.7.6. Institut Pendidikan Guru Kementerian Pelajaran Malaysia (IPG KPM)merujuk kepada Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM), dan kesemuaInstitut Pendidikan Guru Kampus (IPGK).Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 8/58IPG KPM-PPK-MK-01SEKSYEN 2MAKLUMAT ORGANISASI2.1 PengenalanPada 2 Februari 2010, YAB Menteri Pelajaran telah bersetuju bahawa IPG KPMmelaksanakan program pendidikan keguruan praperkhidmatan dan IPGMmewujudkan Senat bagi membuat keputusan mengenai akademik.Di samping melaksana program pendidikan keguruan praperkhidmatan, IPGM jugabertanggungjawab merancang dan memantau Pengurusan Pendidikan Keguruan(PPK) yang dilaksanakan oleh IPGK.Pejabat IPGM beralamat di Aras1(W),Persiaran Apec, Cyber 6, 63000 CYBERJAYA.Nama dan alamat IPGK seperti yang berikut:Enterprise Building 3, Blok 2200, JalanBil Nama Institut Alamat Institut1 Institut Pendidikan Guru Kampus Behor Pulai, 01000 Kangar, Perlis.Perlis2 Institut Pendidikan Guru Kampus Bandar Darulaman, 06000 Jitra, Kedah.Darulaman3 Institut Pendidikan Guru Kampus Jln. Kuala Ketil, 08000 Sungai Petani, Kedah.Sultan Abdul Halim4 Institut Pendidikan Guru Kampus Bukit Coombe, 11700 Pulau Pinang.Pulau Pinang5 Institut Pendidikan Guru KampusTuanku BainunMengkuang, Kubang Semang, 14000 BukitMertajam, Pulau Pinang.6 Institut Pendidikan Guru Kampus 31150 Hulu Kinta, Perak.Ipoh7 Institut Pendidikan Guru Kampus Jalan Yaakob Latif, 56000 Kuala Lumpur.Pendidikan Teknik8 Institut Pendidikan Guru Kampus Jalan Yaakob Latif, 56000 Kuala Lumpur.Ilmu Khas9 Institut Pendidikan Guru Kampus Lembah Pantai, 59200 K. Lumpur.Bahasa Melayu10 Institut Pendidikan Guru Kampus Lembah Pantai, 59200 K. Lumpur.Bahasa Antarabangsa11 Institut Pendidikan Guru KampusPendidikan IslamJln. Sg. Merab, Seksyen 12, 43650 Bandar BaruBangi, Selangor.12 Institut Pendidikan Guru Kampus Beg Berkunci No. 43, Jln. Sikamat, 70990Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 9/58IPG KPM-PPK-MK-01Bil Nama Institut Alamat InstitutRaja MelewarSeremban, N. Sembilan.13 Institut Pendidikan Guru KampusPerempuan Melayu14 Institut Pendidikan Guru KampusTun Hussein Onn15 Institut Pendidikan Guru KampusTemenggong Ibrahim16 Institut Pendidikan Guru KampusTengku Ampuan Afzan17 Institut Pendidikan Guru KampusDato’ Razali Ismail18 Institut Pendidikan Guru KampusSultan Mizan19 Institut Pendidikan Guru KampusKota Bharu20 Institut Pendidikan Guru KampusGaya21 Institut Pendidikan Guru KampusKent22 Institut Pendidikan Guru KampusKeningau23 Institut Pendidikan Guru KampusTawau24 Institut Pendidikan Guru KampusBatu Lintang25 Institut Pendidikan Guru KampusSarawak26 Institut Pendidikan Guru KampusTun Abdul Razak27 Institut Pendidikan Guru KampusRajangJalan Maktab, Durian Daun, 75400 Melaka.KM 7 ¾, Jln. Kluang, Karung Berkunci 524, 83009Batu Pahat, Johor.Jln. Datin Halimah, 80350 Johor Bahru, Johor.KM 10, Jln. Padang Tengku, 27200 Kuala Lipis,Pahang.Batu Rakit, 21030 Kuala Terengganu, Terengganu.Jalan Bukit Kluang, 22200 Besut, Terengganu.Pengkalan Chepa, 16109 Kota Bharu, Kelantan.Peti Surat 10491, 88805 Kota Kinabalu, Sabah.Peti Surat 2, 89207 Tuaran, Sabah.Beg Berkunci 11, 89009 Keningau, Sabah.KM 36, Jalan Apas, Balung, Tawau, SabahJln. Kolej, 93200 Kuching, Sarawak.Jln. Bakam, 98009 Miri, Sarawak.Jln. Dato Mohamad Musa, 94300 Kota Samarahan,Sarawak.96509 Bintangor, Sarawak.2.2 FungsiIPGM bertanggungjawab menguruskan PPK praperkhidmatan meliputi aspek:2.2.1 menyediakan dasar latihan dan perancangan pendidikan keguruan;2.2.2 mengurus penempatan calon guru;2.2.3 mengurus pendaftaran, kebajikan, disiplin, dan perkhidmatan bimbingan dankaunseling pelajar;2.2.4 merancang, mereka bentuk, melaksana, dan memantau pelaksanaankurikulum;2.2.5 merancang, melaksana, dan memantau pelaksanaan praktikum;Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 10/58IPG KPM-PPK-MK-012.2.6 merancang, melaksana, dan memantau pelaksanaan kokurikulum;2.2.7 mengurus perancangan, penggubalan soalan, pentadbiran, danpemantauan pelaksanaan pentaksiran dan penilaian;2.2.8 merancang, melaksana dan memantau latihan pembangunan staf;2.2.9 merancang dan melaksana program peningkatan akademik danprofesionalisme guru;2.2.10 merancang pembangunan, penyelenggaraan infrastruktur daninfostruktur;2.2.11 merancang dan menyokong pelaksanaan program teknologi maklumat dankomunikasi;2.2.12 merancang, mengurus, dan mengawal selia agihan peruntukan sertamemantau peruntukan perbelanjaan mengurus, dan perbelanjaanpembangunan;2.2.13 merancang, mengurus, dan melaksana pemantauan keseluruhan programpendidikan keguruan secara berterusan;2.2.14 merancang dan melaksana aktiviti penyelidikan dan inovasi;2.2.15 mengurus perkhidmatan kaunseling pentadbiran;2.2.16 merancang, melaksana dan memantau program keutuhan;2.2.17 mengurus perkhidmatan perjawatan pegawai ikhtisas dan staf;Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 11/58IPG KPM-PPK-MK-012.3 Falsafah, Visi, dan Misi IPG KPM2.3.1 Falsafah Pendidikan Kebangsaan“Pendidikan di Malaysia adalah suatu usaha yang berterusan untukmengembangkan lagi potensi individu secara menyeluruh dan bersepaduuntuk mewujudkan insan yang seimbang dan harmonis dari segi intelek,rohani, emosi dan jasmani berdasarkan kepercayaan dan kepatuhan kepadaTuhan. Usaha ini adalah untuk melahirkan rakyat Malaysia yang berilmupengetahuan, berketerampilan, dan berakhlak mulia, bertanggungjawab danberkeupayaan mencapai kesejahteraan diri serta dapat menyumbangterhadap keharmonian dan kemakmuran keluarga, masyarakat dan negara.”2.3.2 Falsafah Pendidikan Guru“Guru yang berpekerti mulia, berpandangan progresif dan saintifik, bersediamenjunjung aspirasi negara serta menyanjung warisan kebudayaan negara,menjamin pembangunan individu dan memelihara suatu masyarakat yangbersatu padu, demokratik, progresif dan berdisiplin.”2.3.3 VisiIPG Peneraju Kecemerlangan Pendidikan Guru.2.3.4 MisiInstitut Pendidikan Guru melahirkan guru yang kompeten dan berjiwapendidik melalui program pembangunan guru yang dinamik ke arahpendidikan sekolah bertaraf dunia.2.4 Piagam PelangganKami warga Institut Pendidikan Guru Kementerian Pelajaran Malaysia (IPG KPM)dengan tekad dan iltizam berikrar dan berjanji menumpukan tenaga dan usaha kamiuntuk:2.4.1 memaklumkan penempatan pemohon yang berjaya mengikuti pengajian diIPGK dalam tempoh 10 hari bekerja selepas senarai pemohon tersebutditerima.Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 12/58IPG KPM-PPK-MK-012.4.2 memastikan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran mematuhi proformakursus.2.4.3 memaklumkan keputusan peperiksaan akhir program / kursus dalam tempohtujuh (7) hari bekerja selepas mesyuarat Senat.2.4.4 menganugerahkan Ijazah atau Diploma kepada lulusan dalam tempoh enambulan selepas keputusan peperiksaan akhir diumumkan.2.4.5 memastikan guru permulaan lulusan IPG KPM memenuhi 90% kehendaksekolah dari aspek kualiti diri, kemahiran dalam pengajaran-pembelajaran,kebolehan mengurus kokurikulum, dan kemampuan mengurus tugas-tugas disekolah.2.4.6 mengambil tindakan setiap aduan pelanggan dalam tempoh tiga (3) haribekerja.2.5 Pelanggan2.5.1 Pelanggan organisasi ialah sekolah dan institusi pendidikan di bawahKementerian Pelajaran Malaysia;2.5.2 Pelanggan operasi ialah pelajar sepenuh masa KPLI, PISMP termasukkursus persediaan (PPISMP); dan2.5.3 Stake holder terdiri daripada Menteri Pelajaran dan Jemaah Menteri.Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARANNO.PINDAANTARIKH KUAT KUASAMUKA SURATIPG KPM-PPK-MK-01: 08: 00: 01.06.2011: 13/582.6 Struktur Organisasi2.6.1 Struktur Organisasi Operasi Pengurusan IPGMCARTA ORGANISASIINSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIAKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIARajah 1: Struktur Organisasi Operasi Pengurusan IPGM2.6.1.1 Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar IPGMbertanggungjawab menyelaras dan memantau:i.ii.iii.iv.Jabatan Hal Ehwal PelajarJabatan Hubungan AntarabangsaJabatan Kompetensi Pelajar dan Hubungan KomunitiJabatan Pengurusan Penempatan Pelajar.2.6.1.2 Pusat Pembangunan Akademik IPGM bertanggungjawabmenyelaras dan memantau:i.ii.Sektor Sains KognitifSektor Sains, Sosial dan KemanusiaanJun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 14/58IPG KPM-PPK-MK-012.6.1.3 Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi IPGM pulabertanggungjawab menyelaras dan memantau:i. Jabatan Penyelidikan dan Inovasiii. Jabatan Dasar Operasi IPG KPMiii. Unit Perpustakaaniv. Jabatan Penataran / Penarafan2.6.1.4 Sektor Khidmat Pengurusan IPGM pula bertanggungjawabmenyelaras dan memantau:i. Unit Perkhidmatanii. Unit Pentadbiran2.6.1.5 Sektor Kewangan, Pembangunan dan Aset IPGM pulabertanggungjawab menyelaras dan memantau:i.. Jabatan Akaunii. Jabatan Bekalan dan Kewanganiii. Pembangunan;iv. Aset2.6.1.6 Pusat Pembangunan Profesionalisme yang diketuai oleh seorangKetua Penolong Pengarah diletakkan terus di bawahtanggungjawab Timbalan Rektor IPG KPM.2.6.1.7 Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan yang diketuai olehseorang Ketua Penolong Pengarah diletakkan terus di bawahtanggungjawab Rektor IPG KPM.2.6.1.8 Setiap Jabatan diketuai oleh seorang Ketua Penolong Pengarah(KPP). Setiap unit mempunyai beberapa orang PenolongPengarah dan Ahli Kakitangan Sokongan (AKS).2.6.1.9 Struktur Organisasi Operasi Pengurusan IPGM adalah sepertidalam Rajah 1.2.6.1.10 Semua IPGK diselia dan dipantau oleh IPG KPM melalui seorangTimbalan Rektor, empat orang Pengarah Pusat/Sektor dan 15orang Ketua Penolong Pengarah Jabatan/Unit berkenaan. SetiapIPGK diketuai oleh seorang Pengarah yang dibantu oleh seorangatau dua orang Timbalan Pengarah. Struktur khusus organisasiJun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 15/58IPG KPM-PPK-MK-01IPGK terdapat dalam buku perancangan tahunan Institut masingmasing.2.6.1.11 Keputusan MPPP dibentangkan, dibahaskan dan diluluskandalam Mesyuarat Pengurusan Pendidikan Guru Malaysia untukdilaksanakan oleh semua IPGK.Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 16/58IPG KPM-PPK-MK-01SEKSYEN 3SKOP DAN OBJEKTIF SISTEM PENGURUSAN KUALITI3.1 Skop PelaksanaanSistem pengurusan kualiti yang dilaksanakan oleh IPG KPM ialah PengurusanPendidikan Keguruan Praperkhidmatan Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan(PISMP) termasuk Kursus Persediaan (PPISMP) dan Kursus Perguruan Lepas Ijazah(KPLI).3.2 Dasar KualitiDasar kualiti IPG KPM ialah:"menyediakan Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) secara profesional, cekapdan berkesan untuk melahirkan guru yang kompeten dan berjiwa pendidik selarasdengan kehendak Falsafah Pendidikan Guru dan Falsafah PendidikanKebangsaan.”Dasar ini akan dikemas kini dari semasa ke semasa menerusi penyemakan objektifkualiti bagi memberikan ruang kepada usaha penambahbaikan yang berterusan danmenyeluruh bersesuaian dengan keperluan organisasi untuk memenuhi danmeningkatkan tahap kepuasan pelanggan. Dasar ini akan disebarkan melaluisaluran komunikasi yang sedia ada kepada setiap warga organisasi untuk difahamidan dihayati.3.3 Objektif KualitiObjektif Kualiti IPG KPM terbahagi kepada dua iaitu:3.3.1 Objektif Organisasi:a) Memastikan 100% calon yang ditawarkan mengikuti kursus perguruanmemenuhi syarat-syarat dan kelayakan asas seperti yang diiklankanb) Memastikan calon ditempatkan di IPGK yang ditetapkan.c) Menyediakan program latihan perguruan yang memenuhi 100%keperluan unjuran.Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 17/58IPG KPM-PPK-MK-01d) Memastikan tahap kepuasan pelanggan terhadap latihan keguruan danprestasi produk dalam tempoh yang ditetapkan mencapai 90%.3.3.2 Objektif Operasi bagi Pusat/Jabatan/Sektor di IPGM:a. Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi memastikan:i. perancangan takwim operasi IPGM disediakan tiga (3) bulansebelum sesi pengajian tahun akademik bermula.ii. pemantapan program pendidikan guru dapat dilakukanberdasarkan hasil penyelidikan dan pembangunan inovasi yangdijalankan.iii. 10% kajian berbentuk inovatif dan kreatif yang boleh menyumbangkepada kecemerlangan IPG. 100% penyelidikan dan kajian yangdijalankan berkaitan dengan keperluan/ penilaian program IPGKPM dapat disempurnakan.iv. penyelidikan dan penilaian program memberi impak kepadapenambahbaikan latihan keguruan yang berterusan.iv merancang, menyedia, mengedar (sekurang-kurangnya tiga bulansebelum semester bermula) dan menilai (sekurang-kurangnya dua(2) kali setahun) Perancangan Tahunan Pendidikan Guru MalaysiaIPG KPM.v menyediakan Maklum Balas Mesyuarat Pengurusan TertinggiKementerian Pelajaran Malaysia (Pengurusan, Profesional danJemaah Menteri), Hal Ehwal Parlimen, Kesatuan, Agensi Swastadan agensi-agensi lain dalam tempoh yang telah ditetapkan.vi. pengurusan dan perkhidmatan pusat sumber memenuhi 90%kepuasan pelanggan.b. Pusat Pembangunan Akademik memastikan:i. pemantauan keberkesanan kurikulum dijalankan sekurangkurangnyasekali dalam tempoh satu pusingan pertamapelaksanaan berdasarkan program yang berikut:• KPLI - setahun• Kursus Persediaan - satu setengah tahunJun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 19/58IPG KPM-PPK-MK-01ii. 100% jawatan Pensyarah, Pentadbir dan Anggota KumpulanSokongan (AKS) IPG KPM diisi mengikut keperluan yangberkuatkuasa;iii. proses kenaikan pangkat bagi pegawai yang telah memenuhisyarat dilaksanakan mengikut tempoh yang ditetapkan;iv. urusan perkhidmatan rasmi direkodkan dalam BRP dalam tempohtiga (3) hari bekerja selepas maklumat/ dokumen lengkap diterima;v. pemantauan berkala ke atas keselamatan bangunan dan fizikalpejabat dilaksanakan sekurang-kurangnya tiga (3) kali setahun;vi. prestasi perbelanjaan pada akhir tahun mencapai tahap varianyang ditetapkan iaitu 5% sebagaimana yang dipersetujui diperingkat KPM;vii. analisis prestasi pembekal dibuat dua (2) kali setahun;viii. projek yang diluluskan di bawah peruntukan pembangunandilaksanakan mengikut jadual;ix. setiap aset yang diterima menepati spesifikasi, kualiti dan kuantitimengikut pesanan;x. wujudnya pangkalan data pengurusan aset yang lengkap, tepatdan kemas kini;xi. keputusan akhir pentaksiran pelajar untuk penganugerahandiploma dan Ijazah dimaklumkan dalam tempoh tujuh (7) haribekerja selepas mesyuarat Senat;xii. kemudahan makmal pembelajaran dan pengajaran memenuhi100% keperluan latihan di IPGK; danxiii. penyediaan data memenuhi 95% keperluan pelanggan.e. Jabatan Kepimpinan dan Pembangunan Profesionalismememastikan:i. semua program yang dirancang dan dijalankan dapatmeningkatkan kompetensi pentadbir, staf akademik dan stafsokongan;ii. 90% daripada perancangan pembangunan profesionalisme didalam Pelan Operasi Latihan untuk pegawai ikthisas, pensyarahJun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 20/58IPG KPM-PPK-MK-01iii.dan staf sokongan IPG KPM adalah berdasarkan kepada AnalisisKeperluan Latihan; dan90% daripada latihan pembangunan profesionalisme akandilaksanakan mengikut Pelan Operasi Latihanf. Jabatan Kewangan, Pembangunan dan Aset memastikan:i. urusan kewangan, pembangunan infrastruktur dan perolehan aset27 IPG (termasuk RMK10, emolumen dan elaun pelajar),mematuhi arahan perbendaharaan dan peraturan kewangan yangditetapkan.g. Jabatan Teknologi dan Pengurusan Maklumat memastikan:i. 90% aduan mengenai masalah ICT diambil tindakan dalamtempoh lapan (8) hari bekerja selepas aduan diterima;ii. 90% pemohonan yang diterima untuk membina satu sistemaplikasi/sistem dikaji dalam tempoh tiga (3) hingga enam (6)bulan;iii. 90% bahan yang dibeli pada tahun semasa sedia untuk dirujukbagi menyokong pengajaran, pembelajaran, penyelidikan danpenerbitan;iv. 10% koleksi perpustakaan meningkat setiap tahun untuk rujukanpelanggan;v. 90% pelanggan berpuashati dengan perkhidmatan perpustakaanyang disediakan; danvi. Maklumat dan data berkaitan dengan pendidikan gurupraperkhidmatan (sekolah rendah) dikemaskini setiap bulan.h. Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan memastikan:i. merancang, mengurus, menyelaras dan memantau pelaksanaandasar kualiti program pendidikan guru 27 IPG Kampus (termasukISO, MQA) sekurang-kurangnya sekali setahun;ii. menyelaras program pembudayaan amalan pengurusan berkualiti,inovasi dan kreatif sekurang-kurangnya sekali setahun;Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 21/58IPG KPM-PPK-MK-01iii. merancang, mengurus, menyelaras dan menjalankan standardkualiti pendidikan guru sekurang-kurangnya 90% tercapai;iv. semua aduan diambil tindakan dalam masa tiga (3) hari bekerjaselepas aduan diterima;v. pengurusetiaan, penyediaan laporan dan maklum balas mesyuaratJawatankuasa Keutuhan Pengurusan Peringkat IPG KPMdilaksanakan empat (4) kali setahun;vi. aktiviti jaminan kualiti dijalankan seperti yang ditentukan dalamManual Kualiti mengikut jadual; danvii. tahap keberkesanan MKSP yang dijalankan mencapai sekurangkurangnyaskor min 3.5.3.4 Objektif Operasi IPGK ialah memastikan3.4.1 semua pelajar baharu memenuhi syarat yang ditetapkan semasa prosespendaftaran;3.4.2 pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 3.5 terhadap ProsesPendaftaran yang dijalankan;3.4.3 pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 3.5 terhadapprogram pengurusan pelajar baharu yang dilaksanakan;3.4.4 pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 3.5 terhadap aktivitipengajaran dan pembelajaran;3.4.5 pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 3.5 terhadap aktivitikokurikulum;3.4.6 pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 3.5 terhadappraktikum;3.4.7 pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 3.5 terhadapbimbingan dalam tutorial peribadi;3.4.8 sekurang-kurangnya 99.5% pelajar yang menduduki peperiksaan lulus;3.4.9 semua aduan pelanggan diambil tindakan dalam tempoh tiga (3) hari bekerjaselepas aduan diterima, dan3.4.10 elaun pelajar dibayar dalam tempoh 10 hari bekerja pertama bulan berkenaandengan syarat peruntukan diterima daripada IPGM.Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 22/58IPG KPM-PPK-MK-013.5 Perancangan Sistem Pengurusan KualitiPelaksanaan sistem pengurusan kualiti meliputi proses teras SPK yang bermuladaripada penetapan program latihan pelajar praperkhidmatan hingga setelah enam (6)bulan pelajar ditempatkan di sekolah.3.6 Struktur Sistem Pengurusan Kualiti3.6.1 SPK diuruskan oleh Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru KementerianPelajaran Malaysia (MKIPGKPM). Majlis ini diketuai oleh Pengurusan Tertinggi(PT) iaitu Rektor. Beliau dibantu oleh Wakil Pengurusan (WP) iaitu TimbalanRektor. WP (IPGM) iaitu Timbalan Rektor dibantu oleh Pengarah Pusat/ Sektorsebagai Timbalan Wakil Pengurusan (TWP). Struktur MKIPGKPM adalahseperti dalam Rajah 2.3.6.2 Majlis ini bertanggungjawab merancang, menentukan skop, dan hala tuju,memberikan bimbingan dan galakan, menyediakan pemudah cara sertamenilai pelaksanaan sistem kualiti IPG KPM secara berterusan. Majlis ini jugabertanggungjawab memastikan semua proses dalam SPK IPG KPMdilaksanakan sepenuhnya. WP bertanggungjawab memastikan dasar kualitiIPG KPM dilaksanakan selaras dengan Falsafah, Visi, Misi dan piagampelanggan bagi mencapai objektif dan dasar kualiti IPG KPM.3.6.3 Semua ahli dalam MKIPGKPM diberi pendedahan dan latihan dari semasa kesemasa untuk meningkatkan kesedaran, komitmen dan seterusnyapembudayaan kualiti berasaskan keperluan MS ISO 9001:2008.3.6.4 Majlis ini mengelolakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)sekurang-kurangnya sekali setahun dan semua keputusan mesyuarat inididokumenkan.3.6.5 Penyemakan semula dokumen kualiti diadakan dari semasa ke semasamengikut keperluan.3.6.6 Di peringkat IPGK, Majlis Kualiti IPGK (MKIPGK) dibentuk untuk melicinkanpelaksanaan SPK IPG KPM. Majlis ini diketuai oleh TWP (IPGK) iaituPengarah yang dibantu oleh Pengerusi Pasukan Pelaksana (PPP) iaituTimbalan Pengarah. Struktur MKIPGK ini adalah seperti dalam Rajah 3.Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 23/58IPG KPM-PPK-MK-013.7 Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru Malaysia (MKIPGKPM)PENGURUSAN TERTINGGIREKTORWAKIL PENGURUSANTIMBALAN REKTORTIMBALAN WAKILPENGURUSANPENGARAHPUSATPEMBANGUNANAKADEMIKTIMBALAN WAKILPENGURUSANPENGARAHPUSAT PENYELIDIKAN,PEMBANGUNAN DANINOVASITIMBALAN WAKILPENGURUSANPENGARAHSEKTOR HEP DANHUBUNGAN LUARTIMBALAN WAKILPENGURUSANPENGARAHSEKTOR KHIDMATPENGURUSANTIMBALAN WAKILPENGURUSAN INSTITUTPENDIDIKAN GURU(PENGARAH 27INSTITUTPASUKAN PELAKSANA (PP)PENGERUSIPengarah Sektor Khidmat PengurusanSEKRETARIAT(KPP Jabatan Pengurusan Kualiti danKeutuhan )JK AUDIT DALAMAN(KPP Sektor Khidmat Pengurusan)JK PENAMBAHBAIKAN(KPP Pusat Pembangunan Akademik)JK BIMBINGAN & PEMANTAUAN(KPP Pusat Pembangunan Akademik)JK DOKUMENTASI(KPP Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan)JK MAKLUM BALAS PELANGGAN(KPP Pusat Penyelidikan, Pembangunandan Inovasi )JK PENILAIAN PRESTASI SISTEM(KPP Sektor HEP dan Hubungan Luar)JK SUMBER MANUSIA(KPP Sektor Khidmat Pengurusan)JK LATIHAN PEMBANGUNAN STAF(KPP Jabatan Kempimpinan dan PembangunanProfesionalisme)PEMEGANG PKRajah 2: Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru Kementerian Pelajaran Malaysia(MKIPGM)Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 24/58IPG KPM-PPK-MK-013.8 Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru Kampus (MKIPGK)TIMBALAN WAKIL PENGURUSANPENGARAHPENGERUSI PASUKAN PELAKSANATIMBALAN PENGARAHPENGERUSI SEKRETARIATPENGERUSI JK AUDIT DALAMANPENGERUSIJK BIMBINGAN DAN PEMANTAUANPENGERUSI JK DOKUMENTASIPENGERUSIJK MAKLUM BALAS PELANGGANPENGERUSI JK PENAMBAHBAIKANPENGERUSI JK PENILAIANPRESTASI SISTEMKETUA JABATANKETUA UNITPEMEGANG PKRajah 3: Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru Kampus (MKIPGK)Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 25/58IPG KPM-PPK-MK-01SEKSYEN 4SISTEM PENGURUSAN KUALITI4.1 Dasar Sistem Pengurusan Kualiti IPG KPMIPG KPM menyenggarakan SPK yang didokumenkan. SPK ini perlu dipatuhi dalampelaksanaan proses perkhidmatan PPK untuk pelajar praperkhidmatan Program IjazahSarjana Muda Perguruan (PISMP) termasuk Program Persediaan dan KursusPerguruan Lepas Ijazah (KPLI).Bagi memenuhi komitmen di atas, IPG KPM perlu :a. menentukan semua proses terangkum dalam SPK dan organisasi;b. menentukan turutan dan interaksi antara proses melalui pemetaan carta alir;c. menentukan kriteria dan kaedah bagi memastikan operasi dan kawalan ke atasproses adalah berkesan;d. memastikan sumber dan maklumat disediakan untuk menyokong operasi dankawalan ke atas proses;e. memantau, mengukur dan menganalisis proses tersebut;f. melaksanakan tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian matlamat yangdirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke atas proses.Bagi proses yang menggunakan khidmat luar, IPG KPM mewujudkan kaedah kawalanyang sewajarnya selaras dengan keperluan standard.Bagi memastikan SPK terlaksana sebagaimana yang dirancang, Pengurusan Tertinggibertanggungjawab :a. menentukan dan mendokumenkan semua proses dan objektif di pelbagaiperingkat dan fungsi. Prosedur bagi setiap proses dikenal pasti, diwujudkan dandilaksanakan dengan mematuhi keperluan standard MS ISO 9001:2008; danb. menyesuaikan SPK dengan perubahan dalam organisasi apabila diperlukanmelalui pemindaan dokumen kualiti yang terlibat dalam sistem dengan mematuhiProsedur Kawalan Dokumen Kualiti (IPG KPM-PPK-PUS-02).Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 26/58IPG KPM-PPK-MK-014.2 Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti4.2.1 Struktur DokumentasiSPK dilaksana berteraskan dokumen kualiti yang terdiri daripada ManualKualiti (MK), Prosedur Kualiti (PK), Arahan Kerja (AK), Dokumen Rujukandan Rekod Kualiti untuk menyediakan perkhidmatan PPK. StrukturDokumentasi SPK IPG KPM adalah seperti dalam Rajah 4.Manual Kualiti (MK)Manual Kualiti merupakan dokumen utama yang menjelaskan strukturorganisasi, huraian sistem kualiti, dasar dan prinsip pelaksanaan sistemkualiti.Prosedur Kualiti (PK)PK ialah dokumen yang menjelaskan turutan proses kerja bagi setiap aktivitiuntuk melaksanakan sistem kualiti dan staf yang bertanggungjawabmenyediakan dan melaksanakan tindakan tersebut.PK terbahagi kepada dua kategori, iaitu:1. PK Proses Teras; dan ( Rujuk Lampiran 1)2. PK Proses Umum iaitu PK Proses Umum Pengurusan dan PK ProsesUmum Sokongan. (Rujuk Lampiran 1 & 2)Arahan Kerja (AK)Dokumen ini menjelaskan secara terperinci tindakan/proses kerja dalam PK.Dokumen RujukanDokumen Rujukan ialah dokumen yang dirujuk atau diguna pakai dalamsistem kualiti yang berkaitan seperti Falsafah Pendidikan Kebangsaan,Pekeliling, Arahan, Garis Panduan, Borang dan semua rujukan luaran yangsedang berkuat kuasa.Rekod Kualiti yang berkaitan adalah seperti yang tercatat dalam prosedurkualiti.Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 27/58IPG KPM-PPK-MK-01TANGGUNGJAWABPENERANGANMeluluskan - PTMenyediakan - TRManual KualitiMKDokumen DasarMeluluskan - PTMenyedia dan melaksanakan - PPPK dan AKDokumen Pengurusandan OperasiSemua staf yang berkaitanSemua staf yang berkaitanDokumen RujukanRekod KualitiDokumen yangMenyokong SistemKualitiRekod yangMenyokong SistemKualitiRajah 4: Struktur Dokumentasi SPK IPG KPM4.2.2 Manual Kualiti (MK)a. MK dijadikan panduan pelaksanaan sistem kualiti selaras dengankeperluan MS ISO 9001:2008. Dokumen ini disediakan oleh WP dandigunakan setelah diluluskan oleh PT.b. MK mengandungi prosedur yang didokumenkan, rujukan prosedur danpenerangan mengenai hubungan dan kaitan antara proses-proses dalamSPK IPG KPM.4.2.3 Kawalan ke Atas DokumenTWP Institut Pendidikan Guru Malaysia bertanggungjawab menentukanpemegang dokumen kualiti dalam Senarai Induk Edaran Terkawal diperingkat IPG KPM.Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 28/58IPG KPM-PPK-MK-01Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah MK, PK, AK dan dokumen yangdiwujudkan dalam SPK (seperti Sukatan Pelajaran / Proforma dan GarisPanduan Peperiksaan). Rekod yang berkaitan dengan dokumen dikawalmengikut keperluan Standard 4.2.4 MS ISO 9001:2008.Kawalan dokumen kualiti dilaksanakan mengikut butiran berikut:a. Kelulusan dokumen sebelum diedarkanPindaan dalam MK, PK, dan AK perlu mendapat kelulusan PengurusanTertinggi. Pengurusan Tertinggi dibantu oleh Pegawai Dokumen (PD)bagi menyelaraskan tugas yang berkaitan dengan kawalan dokumen.i. PK, AK dan dokumen SPK lain yang perlu diedarkan oleh pemegangdokumen kepada staf dalam jabatan/ unit dicap “SALINANTERKAWAL”. Satu salinan senarai edaran salinan PK/ AK perludisediakan. Senarai ini dikemas kini apabila berlaku perubahan keatas status berkenaan.ii. Memastikan dokumen luaran yang ditentukan oleh organisasi bagiperancangan dan operasi sistem pengurusan kualiti telah dikenalpasti dan pengedarannya dikawal.iii. Satu senarai induk yang mengandungi semua dokumen kualiti yangdigunakan dalam Sistem Kualiti serta status terkininya disediakan.Senarai ini dikemas kini apabila berlaku perubahan ke atas statusberkenaan.iv. PD IPGM mengedarkan satu salinan CD dokumen kualiti kepadasemua IPG KPM. PD IPGK menyediakan satu salinan CD bagisetiap Pemegang Dokumen mengikut klausa 4.2.3.v. Semua PD menyimpan satu salinan dokumen kualiti dalam bentukCD dan bercetak.vi. Dokumen kualiti yang perlu diedarkan kepada pihak luar selaindaripada pemegang yang disenaraikan adalah Dokumen TidakTerkawal dan dicap di kulit luar sebagai "UNTUK RUJUKANSAHAJA". Dokumen tersebut tidak terlibat dalam sebarang pindaanuntuk dikemas kini.Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 29/58IPG KPM-PPK-MK-01b. Mengkaji semula dan mengemas kini di mana perlu serta meluluskannya.i. Setiap staf boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumenkualiti. Cadangan ini mesti dikemukakan kepada WP atau TWPdengan menggunakan borang yang disediakan.ii.PD IPG KPM bertanggungjawab menyediakan salinan dokumenyang cukup dan mengedarkannya kepada penama dalam SenaraiInduk Edaran Terkawal dan Senarai Edaran Terkawal IPG KPM.c. Mengenal pasti perubahan dan status dokumen terkini yang digunapakaii. Setiap keluaran dokumen kualiti baharu, diberikan rujukanidentifikasi dan dicatat nombor keluaran, nombor pindaan dan tarikhberkuat kuasa. Pemegang dokumen dan nombor salinan pemegangdikenal pasti melalui Senarai Induk Edaran Terkawal dan SenaraiEdaran Terkawal IPG KPM. Senarai Induk Edaran Terkawal akandiselenggarakan oleh PD. Dokumen kualiti (MK, PK, AK dandokumen SPK lain) akan diedarkan dalam bentuk CD atau salinanbercetak hardcopy yang terkawal.ii. Jika dokumen kualiti (MK, PK dan AK) dipinda, nombor pindaan dantarikh kuat kuasa baharu hendaklah dicatat. Bagi dokumen baharu,nombor keluaran baharu dan tarikh kuat kuasa juga perlu dicatat.Apabila berlaku pindaan atau keluaran baru, semua dokumen lamadilupuskan.iii. Pemegang Proses atau pegawai yang diarahkan, bertanggungjawabmengemas kini pindaan ke atas dokumen. Semua pindaan yangdibuat dicatat dalam Rekod Pindaan.iv. Memastikan versi dokumen terkini yang berkaitan sedia ada biladiperlukan;v. Memastikan dokumen mudah dibaca dan dikenal pasti pada bila-bilamasa.Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 30/58IPG KPM-PPK-MK-01vi. Memastikan dokumen kualiti yang dikenal pasti itu direkodkan dalamsenarai induk dokumen kualiti dan satu salinan dokumenditempatkan di lokasi yang mudah dirujuk.vii. Memastikan dokumen luaran yang berkaitan SPK dikenal pasti danpengedarannya dikawal.viii. Menghalang penggunaan dokumen usang dan dokumen ini perluditandakan, sekiranya disimpan untuk sebarang tujuan.ix. PD bertanggungjawab memasukkan semua pindaan danmengeluarkan dokumen yang tidak terpakai serta melupuskannya.Dokumen yang BerkaitanIPG KPM-PPK-PUS-02Kawalan Dokumen Kualiti4.2.4 Kawalan Rekoda. Rekod dan tempoh penyimpanannya dikenal pasti dalam setiap prosedurkualiti;b. Tatacara bagi mengawal, mengenal pasti, menyimpan, mendapatkansemula dan melupuskan rekod didokumenkan dalam Prosedur KawalanRekod; danc. Jika rekod disimpan secara elektronik, satu sistem sokongan bagi rekodberkenaan diwujudkan.Dokumen yang BerkaitanIPG KPM-PPK-PUS-01Kawalan RekodJun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 31/58IPG KPM-PPK-MK-01SEKSYEN 5TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN5.1 Komitmen PengurusanRektor terlibat secara langsung dalam pelaksanaan SPK IPG KPM berdasarkan visidan misi IPG KPM. Bagi memantapkan pengurusan, komitmen Rektor adalah sepertiberikut:5.1.1 Menyampaikan kepada semua warga kerja mengenai pentingnya bagiorganisasi memenuhi kehendak pelanggan serta mematuhi keperluanperaturan serta perundangan5.1.2 Mewujudkan dasar kualiti;5.1.3 Mewujudkan objektif-objektif kualiti;5.1.4 Menjalankan Kajian Semula Pengurusan; dan5.1.5 Memastikan sumber yang perlu disediakan.5.2 Fokus kepada PelangganRektor memastikan kehendak semasa dan jangkaan pelanggan dikenal pasti danditerjemahkan kepada standard dan objektif kualiti.5.2.1 Memastikan keperluan pelanggan dikenal pasti dan dipenuhi bagimeningkatkan kepuasan hati pelanggan;5.2.2 Menyediakan piagam pelanggan; dan5.2.3 Menilai tahap kepuasan hati pelanggan melalui maklum balas pelanggandan kajian tahap kepuasan pelanggan.5.3 Dasar KualitiRektor menggubal dasar kualiti bagi IPG KPM seperti yang dinyatakan di para 3.2manual ini.Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 32/58IPG KPM-PPK-MK-015.4 Perancangan5.4.1 Objektif KualitiRektor menggubal objektif kualiti bagi IPG KPM seperti yang dinyatakan dipara 3.3 manual ini.5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan KualitiRektor memastikan:a. Perancangan SPK diwujudkan dan dilaksanakan untuk memenuhikeperluan pelanggan seperti mana mengikut objektif kualiti yang telahditetapkan; danb. Keutuhan SPK tidak akan berubah walaupun berlakunya perubahandalam pengurusan sama ada yang dirancang atau tidak.5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi5.5.1 Tanggungjawab dan KuasaRektor menentukan setiap staf mempunyai tanggungjawab dan kuasasebagaimana yang ditetapkan dalam senarai tugas dan pekeliling yangberkaitan. Rektor juga menentukan setiap anggota mengetahuitanggungjawab dan kuasa mereka dan hubung kaitnya dengan bidang dantanggungjawab anggota lain dalam organisasi IPG KPM.5.5.2 Wakil PengurusanRektor melantik Timbalan Rektor sebagai WP. Tanggungjawab WP adalahuntuk:a. mewujudkan, melaksanakan, dan menyelenggara SPK;b. melaporkan kepada Rektor tentang prestasi SPK dan sebarangkeperluan penambahbaikan sistem tersebut;c. memastikan tahap kesedaran dan komitmen staf IPG KPM terhadapkepentingan memenuhi keperluan pelanggan secara berterusan; dand. berurusan dengan semua pihak luar mengenai perkara-perkara yangberkaitan dengan SPK IPG KPM.Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 33/58IPG KPM-PPK-MK-01Rektor juga melantik semua Pengarah IPG KPM sebagai TWP untukmembantu WP melaksanakan tugas dan tanggungjawab yang dinyatakan diatas.5.6.1 Komunikasi DalamanWP dan TWP menyampaikan maklumat mengenai keberkesananpelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti kepada semua staf organisasi, yangmelalui mesyuarat, perhimpunan, buletin, e-mel, laman web dan kaedah lainyang ditetapkan.5.6 Kajian Semula Pengurusan5.6.1 AmRektor bertanggungjawab untuk:a. mengadakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan setiap tahun bagimemastikan Sistem Pengurusan Kualiti IPG KPM terus sesuai danberkesan. Kajian semula ini hendaklah juga meliputi penilaian ke ataspeluang-peluang penambahbaikan dan keperluan membuat perubahanke atas Sistem Pengurusan Kualiti berkenaan termasuk perubahan keatas dasar serta objektif kualiti;b. menentukan keanggotaan MKSP seperti dalam Rajah 2;c. merekodkan keputusan yang dibuat dalam mesyuarat dan WakilPengurusan adalah bertanggungjawab untuk memastikan tindakansusulan ke atas keputusan mesyuarat diambil; dand. menyelenggara semua rekod yang berkaitan.5.6.2 Input dan Agenda Kajian Semula PengurusanInput dan agenda MKSP hendaklah meliputi maklumat yang berikut:a. laporan penemuan audit dalaman;b. laporan maklum balas kepuasan dan aduan pelanggan;c. laporan prestasi proses penyampaian perkhidmatanJun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 34/58IPG KPM-PPK-MK-01d. tindakan pembetulan dan pencegahan yang telah dilaksanakan sertatindakan susulan daripada kajian semula pengurusan yang lepase. perubahan atau cadangan perubahan yang memberi kesan kepada SPK-IPG KPM;f. cadangan penambahbaikan;g. laporan keperluan latihan;h. laporan pencapaian dasar dan objektif kualiti;i. laporan prestasi pembekal.j. laporan status penyelenggaraan infrastruktur.5.6.3 Output Kajian Semula PengurusanOutput MKSP sepatutnya meliputi keputusan-keputusan dan tindakantindakanyang berkaitan dengan:a. peningkatan keberkesanan SPK dan prosesnya;b. peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan;c. sumber yang diperlukan; danWP dan TWP bertanggungjawab memastikan output MKSP diminitkan dantindakan susulan diambil ke atas semua keputusan tersebut.Dokumen yang berkaitan ialah:IPG KPM-PPK-MK-01Manual KualitiIPG KPM-PPK-PUP-02 Tindakan Pembetulan, Pencegahan danPenambahbaikanIPG KPM-PPK-PUP-03Audit DalamanIPG KPM-PPK-PUP-04Maklum Balas PelangganJun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 35/58IPG KPM-PPK-MK-01SEKSYEN 6PENGURUSAN SUMBER6.1 Bekalan SumberIPG KPM menentukan dan menyediakan sumber yang diperlukan termasuk sumberkewangan dan manusia iaitu perjawatan, latihan, maklumat, peralatan, sumberpengajaran dan pembelajaran, persekitaran kerja, dan infrastruktur untuk;6.1.1 Melaksana dan menyelenggara SPK dan sentiasa meningkatkannya secaraberterusan6.1.2 Meningkatkan kepuasan pelanggan mengikut keperluannya. Pertimbanganharus diberikan kepada pembekalan yang berkesan, cekap dan menepatimasa.Dokumen yang berkaitan ialah:IPG KPM-PPK-PT-02 Perancangan Tahunan Institut Pendidikan GuruIPG KPM-PPK-PUP-06 Penyelenggaraan Infrastruktur6.2 Sumber Manusia6.2.1 AmIPG KPM sentiasa memastikan semua staf terdiri daripada anggota yangberkelayakan, cekap, mahir, berpengalaman dan terlatih untuk memberikesan keakuran kepada keperluan produk. Pengurusan IPG KPM akanmenentukan keperluan latihan adalah selaras dengan matlamat dan objektifkualiti serta semua keperluan sumber manusia akan dirancang mengikutkaedah yang ditetapkan.6.2.2 Kompetensi, Latihan dan KesedaranIPG KPM akan:a. memastikan semua staf mempunyai kelayakan dan kompetensi yangdiperlukan.b. mengenalpasti kakitangan yang terlibat diberi latihan dalam bidangbidangyang diperlukan dan akan mengambil langkah-langkah perluJun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 36/58IPG KPM-PPK-MK-01seperti memberi pendedahan kerja kepada kakitangan untukmeningkatkan kemahiran dan kesedaran bagi kepuasan pelanggan;c. menilai keberkesanan latihan yang diberikan di (a) dan (b) di atas.d. memastikan staf IPG KPM mempunyai kesedaran yang tinggi danmemberi keutamaan dalam pencapaian Objektif Kualiti IPG KPM.e. mengemaskini dan menyimpan rekod latihan, kompetensi danpengalaman staf yang terlibat.Dokumen yang berkaitan:IPG KPM-PPK-PUS-01IPG KPM-PPK-PUS-03Kawalan RekodLatihan Pembangunan Staf6.3 InfrastrukturIPG KPM bertangggungjawab untuk menentukan, menyedia, dan menyelenggarainfrastruktur yang diperlukan bagi memastikan kualiti perkhidmatan yangditetapkan dalam Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) tidak terjejas.Infrastruktur meliputi:6.3.1 bangunan, tempat dan ruang kerja dan kemudahan-kemudahan yangberkaitan seperti dewan, bilik kuliah, makmal, bengkel pengajaran danpembelajaran, asrama, pusat sumber, gelanggang sukan dan sebagainya;6.3.2 peralatan, perkakasan dan perisian yang diperlukan untuk menjalankantugas;6.3.3 perkhidmatan sokongan seperti pengangkutan dan komunikasi atau sistemmaklumat.Dokumen yang berkaitan :IPG KPM-PPK-PT-06IPG KPM-PPK-PT-07IPG KPM-PPK-PT-08IPG KPM-PPK-PT-09Pentaksiran dan Penilaian KurikulumPengurusan PentaksiranPengurusan PerpustakaanPengurusan Makmal Pengajaran PembelajaranJun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 37/58IPG KPM-PPK-MK-01IPG KPM-PPK-PUP-06IPG KPM-PPK-PUP-07Penyelenggaraan InfrastrukturKawalan Ke Atas Produk atau Perkhidmatan YangTidak Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan6.4 Persekitaran KerjaIPG KPM hendaklah memastikan, menyediakan dan mengurus persekitaran kerjayang kondusif bagi memenuhi keperluan pengurusan pendidikan keguruan yangdapat memberikan kesan positif terhadap produktiviti, motivasi, prestasi dankepuasan bekerja anggotanya supaya mereka dapat menyumbang kepadapeningkatan prestasi organisasi. Ini dilaksanakan melalui penyelenggaraan peralatanpejabat yang berkenaan, aktiviti-aktiviti pembangunan insan serta pengurusan ruangkerja mengikut peraturan am keselamatan.Dokumen yang berkaitan :IPG KPM-PPK-PT-04IPG KPM-PPK-PUP-06Reka bentuk dan Pembangunan KurikulumPenyelenggaran InfrastukturJun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 38/58IPG KPM-PPK-MK-01SEKSYEN 7PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATANPENGURUSAN PENDIDIKAN KEGURUAN7.1 Perancangan Penyampaian Perkhidmatan PPKIPG KPM merancang dan membangunkan proses yang diperlukan bagiperkhidmatan PPK untuk memenuhi keperluan pelanggan. Perancangan inimemenuhi semua proses utama dan sokongan yang ada dalam SPK IPG KPM.Output perancangan penyampaian perkhidmatan PPK disediakan dalam bentukPerancangan Tahunan IPG KPM.IPG KPM memastikan perancangan dijelaskan dengan memasukkan perkara yangberikut;7.2.1 objektif dan keperluan kualiti bagi perkhidmatan PPK;7.2.2 keperluan untuk mewujudkan proses dan dokumen serta menyediakansumber khusus untuk perkhidmatan PPK saperti latihan personel, penyediaanperuntukan kewangan dan penyelenggaraan infrastruktur;7.2.3 verifikasi, pengesahan, pemantauan, pengukuran, pemeriksaan dan aktivitipenilaian yang diperlukan ke atas perkhidmatan PPK dan menetapkankriteria yang boleh diterima; dan7.2.4 rekod yang diperlukan bagi membuktikan bahawa proses bagi perkhidmatanPPK memenuhi keperluan.Dokumen yang berkaitan:Semua Prosedur Teras ( PT)Semua Prosedur Umum Pengurusan (PUP)Semua Prosedur Umum Sokongan (PUS)7.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan7.2.1 IPG KPM menentukan keperluan yang berkaitan dengan perkhidmatan PPKyang hendak disampaikan seperti yang berikut:a. keperluan pelanggan organisasi iaitu sekolah terhadap guru termasukkeperluan aktiviti perkhidmatan PPK dan pasca PPK yang diterangkan diSeksyen 3;Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 39/58IPG KPM-PPK-MK-01b. keperluan perkhidmatan PPK yang tidak dinyatakan oleh pelanggantetapi perlu bagi kegunaan yang spesifik;c. keperluan undang-undang dan peraturan yang perlu terhadap produkdengan PPK seperti Akta Pendidikan 1996, Perintah Am, Akta 174 danetika keguruan; dand. Peraturan-peraturan Senat7.2.2 Semakan semula terhadap keperluan perkhidmatan berkaitan dengan PPK.Sebelum membekalkan keperluan berkaitan dengan perkhidmatan PPK, IPGKPM perlu memastikan bahawa:i. keperluan perkhidmatan PPK ditentukan dengan tepat;ii. tindakan penyelesaian akan diambil terhadap sebarang percanggahanyang timbul dengan perkhidmatan PPK yang ditentukan terdahulu; daniii. ia mempunyai keupayaan untuk memenuhi keperluan perkhidmatan PPKyang ditentukan.Hasil semakan keperluan serta tindakan susulan hendaklah direkodkan.Semakan kepada keperluan hendaklah menghasilkan pindaan yang relevankepada dokumen serta dihebahkan kepada anggota organisasi.7.2.3 Komunikasi dengan pelangganIPG KPM perlu menentukan dan melaksanakan komunikasi yang berkesandengan pelanggan berhubung dengan:i. menyediakan maklumat produk yang berkaitan dengan perkhidmatanPPK;ii. menjawab pertanyaan termasuk perubahan; daniii. maklum balas pelanggan, termasuk aduan pelanggan.Antara saluran komunikasi dengan pelanggan ialah surat, media elektronik,brosur, buletin, buku panduan, hari bertemu pelanggan dan dialog.Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 40/58IPG KPM-PPK-MK-01Dokumen yang berkaitan:IPG KPM-PPK-PT-02IPG KPM-PPK-PT-03IPG KPM-PPK-PUP-04Perancangan TahunanPengurusan Hal Ehwal PelajarMaklum Balas Pelanggan7.3 Reka Bentuk dan Pembangunan Proses7.3.1 Perancangan Reka Bentuk dan Perancangan PembangunanIPG KPM merancang dan mengawal aktiviti mereka bentuk danmembangunkan pemberian perkhidmatan kepada pelanggan. Untukmenyediakan perancangan ini, IPG KPM menentukan:i. peringkat yang terlibat dalam aktiviti mereka bentuk dan pembangunanproses pemberian perkhidmatan;ii. penyemakan semula, verifikasi dan validasi yang bersesuaian untuksetiap peringkat reka bentuk dan pembangunan pemberianperkhidmatan; daniii. pihak yang bertanggungjawab dan kuasa yang terlibat dalam aktiviti rekabentuk dan pembangunan pemberian perkhidmatan;IPG KPM mengenal pasti dan mengurus semua pihak yang terlibat dalamaktiviti mereka bentuk dan membangunkan proses pemberian perkhidmatanmelalui pembahagian tanggungjawab yang jelas dan komunikasi yangberkesan.Output yang dihasilkan daripada perancangan ini hendaklah dikemas kinimengikut kemajuan aktiviti merekabentuk dan pembangunan pemberianperkhidmatan tersebut.Dokumen yang berkaitan:IPG KPM-PPK-PT-04Reka Bentuk dan Pembangunan KurikulumJun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 41/58IPG KPM-PPK-MK-017.3.2 Input kepada Aktiviti Merekabentuk dan Pembangunan PemberianPerkhidmatanIPG KPM menentukan input yang berkaitan dengan keperluan reka bentukdan pembangunan kurikulum serta program baharu. Semua rekod inihendaklah dikemas kini. Input ini adalah termasuk:i. objektif dan matlamat;ii. Akta Pendidikan, Falsafah Pendidikan Kebangsaan, Falsafah PendidikanGuru dan dasar kerajaan;iii. Peraturan-peraturan Senativ. maklumat reka bentuk kurikulum terdahulu, jika perlu; danv. keperluan penting yang lain digunakan untuk mereka bentuk danpembangunan kurikulum.Input ini perlu disemak dari segi kecukupan dan ketepatannya. Semuakeperluan mestilah lengkap, jelas dan tidak bercanggah antara satu samalain.7.3.3 Output Reka Bentuk dan PembangunanKurikulum yang dihasilkan perlu dalam bentuk yang boleh disahkan dandiluluskan sebelum diterbitkan. Kurikulum perlu :i. memenuhi keperluan input;ii. menyediakan maklumat yang tepat mengenai PPK dan ruang untukpeningkatan profesionalisme guru;iii. mengandungi rujukan kriteria PPK; daniv. menentukan ciri-ciri penggunaan kurikulum dalam PPK.7.3.4 Semakan Reka Bentuk dan PembangunanPada peringkat yang telah ditetapkan dalam perancangan, semakan secarasistematik ke atas reka bentuk dan pembangunan kurikulum akan dijalankan(lihat 7.3.1) untuk:i. menilai kemampuan hasil reka bentuk dan pembangunan kurikulummemenuhi keperluan PPK ; danJun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 42/58IPG KPM-PPK-MK-01ii. mengenal pasti sebarang masalah dan mencadangkan tindakan yangperlu diambil bagi mengatasi masalah berkenaan.Anggota kumpulan semakan kurikulum terdiri daripada wakil yang terlibatdalam setiap peringkat reka bentuk dan pembangunan kurikulum. Keputusansemakan dan sebarang tindakan yang perlu diambil hendaklah direkodkan(lihat 4.2.4).7.3.5 Verifikasi Reka Bentuk dan PembangunanIPG KPM melaksanakan verifikasi reka bentuk dan pembangunan mengikutperancangan untuk memastikan output telah memenuhi keperluan input rekabentuk dan pembangunan. Hasil verifikasi dan tindakan yang perlu diambilhendaklah direkodkan.7.3.6 Validasi Reka Bentuk dan Pembangunan Proses Pemberian Perkhidmatani. IPG KPM menentukan validasi ke atas output reka bentuk danpembangunan kurikulum melalui kelulusan dan pengesahan mesyuaratSenat.ii. Rekod hasil validasi hendaklah diselenggara.7.3.7 Kawalan terhadap Perubahan Reka bentuk dan PembangunanIPG KPM memastikan kawalan dilaksanakan terhadap perubahan kurikulumdan program yang direka bentuk dan dibangunkan. Kawalan ini termasuk;i. merekodkan sebarang pindaan ke atas reka bentuk dan pembangunankurikulum dan program;ii. melaksanakan semakan, verifikasi, validasi yang bersesuaian danmendapatkan kelulusan sebelum pindaan tersebut dilaksanakan;iii. penilaian tentang kesan perubahan ke atas komponen output rekabentuk dan pembangunan kurikulum serta implikasi terhadap kurikulumdan program yang sedang dilaksanakan; daniv. merekodkan aktiviti pindaan tersebut.Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 43/58IPG KPM-PPK-MK-017.4 PerolehanIPG KPM perlu memastikan barangan dan perkhidmatan yang diperoleh untukmelaksanakan PPK menepati keperluan perolehan yang ditetapkan.7.4.1 Proses PerolehanIPG KPM menyediakan khidmat perolehan bekalan dan perkhidmatanmengikut Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling-pekeliling yang terpakai danprosedur kewangan semasa. Perolehan bekalan dan perkhidmatan dilaksanamelalui kaedah-kaedah berikut :i. Tender; atauii. Sebutharga; atauiii. Pembelian / Perolehan TerusIPG KPM sentiasa menilai dan memilih pembekal-pembekal berdasarkankeupayaan mereka dalam membekalkan bahan yang memenuhi spesifikasi.Kriteria pemilihan bagi penilaian dan penilaian semula prestasi pembekalberdasarkan keperluan yang ditetapkan. Keputusan penilaian dan sebarangtindakan pembetulan yang diambil perlu direkod.7.4.2 Maklumat Perolehani. Semua permintaan untuk perolehan perlu dibuat oleh Ketua Jabatan /Unit untuk kelulusan;ii. Perolehan bekalan dan perkhidmatan dilakukan berdasarkan ArahanPerbendaharaan dan Pekeliling Perbendaharaan yang terpakai;iii. Spesifikasi bekalan dan perkhidmatan yang diperolehi dinyatakan denganjelas dalam dokumen Pesanan Kerajaan; daniv. Verifikasi dan pengesahan dilakukan dengan menandatangani padaPesanan Kerajaan.7.4.3 Verifikasi Bekalan dan Perkhidmatani. Produk dan perkhidmatan yang dibekalkan oleh pihak vendor perludisahkan penerimaannya. Hanya produk yang memenuhi spesifikasisahaja yang akan diterima;Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 44/58IPG KPM-PPK-MK-01ii. Verifikasi atau pengesahan penerimaan bekalan dan perkhidmatandilakukan dengan menandatangani borang penerimaan pesanan; daniii. Jika berlaku sebarang kerosakan atau tidak memenuhi spesifikasijabatan, perkara ini perlu dimaklumkan secara bertulis kepada pembekaluntuk penggantian segera.7.4.4 Maklumat Pengurusan Aset dan StorMaklumat pengurusan hendaklah lengkap dan jelas, iaitu mengenal,mengawal, menyimpan, menjaga, menyelenggara, mendapatkan semuladan melupuskan barang termasuk:i. Mewujudkan pangkalan data yang lengkap,tepat dan kemaskini;ii.Memudahkan pengesanan dan pemantauan;iii. Membolehkan keadaan aset diketahui; daniv. Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset7.5 Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan PPK7.5.1 Kawalan ke atas Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan PPKIPG KPM merancang dan mengawal pelaksanaan penyampaianperkhidmatan PPK kepada pelanggan. Kaedah kawalan termasuk:i. menyediakan maklumat yang menjelaskan tentang ciri PerkhidmatanPPK;ii. membina AK mengikut keperluan ;iii. menggunakan peralatan yang sesuai;iv. menyediakan dan menggunakan instrumen pemantauan dan alatpengukuran;v. melaksanakan aktiviti pemantauan dan pengukuran; danvi. menyerahkan senarai pelajar yang tamat latihan ke BahagianPengurusan Sekolah Harian serta Jabatan Pendidikan Khas untukpenempatan. Maklum balas daripada pelanggan tentang prestasi gurupermulaan dalam tempoh enam bulan pertama penempatan dianalisisdan dibentangkan.Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 45/58IPG KPM-PPK-MK-017.5.2 Validasi Proses Pemberian PPKIPG KPM hendaklah membuat validasi ke atas mana-mana prosespenyediaan dan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan yang hanyaboleh diukur sama ada memenuhi kehendak pelanggan atau tidak setelahperkhidmatan tersebut disampaikan kepada pelanggan. Validasi hendaklahmenunjukkan keupayaan proses penyediaan dan pemberian perkhidmatanmenghasilkan perkhidmatan yang memenuhi keperluan-keperluan yangtelah dirancang dan ditetapkan.IPG KPM menentukani. kriteria untuk penyemakan dan kelulusan proses-proses berkenaan;ii. kelulusan peralatan dan personel berkelayakan;iii. penggunaan kaedah di prosedur yang tertentu;iv. menyenggara rekod (lihat 4.2.4); danv. Membuat validasi semula.7.5.3 Identifikasi dan KemudahkesananIPG KPM mengenal pasti perkhidmatan PPK pada setiap peringkat operasiperkhidmatan. IPG KPM mengenal pasti status perkhidmatan PPK yangberkaitan dengan pengukuran dan pemantauan.Untuk membolehkan kemudahkesanan, IPG KPM mengawal dan merekodmengikut prosedur kawalan rekod. Setiap kursus yang ditetapkan diberikanidentifikasi dengan menggunakan kod yang bersiri. Setiap IPGK jugadiberikan nombor kod yang merupakan singkatan kepada IPGK berkenaanuntuk memudahkan urusan pentadbiran. Setiap pelajar juga diberikan kodpada kad matrik yang digunakan sebagai rujukan sepanjang tempohpengajian.Dokumen yang berkaitan:IPG KPM-PPK-PT-03IPG KPM-PPK-PT-05IPG KPM-PPK-PT-06Pengurusan Hal Ehwal PelajarPengurusan KurikulumPentaksiran dan Penilaian KurikulumJun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 46/58IPG KPM-PPK-MK-01IPG KPM-PPK-PT-07IPG KPM-PPK-PUS-03Pengurusan PeperiksaanLatihan Pembangunan Staf7.5.4 Harta Hakmilik PelangganHarta hakmilik pelanggan termasuk harta intelek dan data peribadi. IPGKPM bertanggungjawab untuk menjaga kerahsiaan maklumat peribadipelanggan termasuk yang terdapat dalam sistem pengurusan maklumatyang berkenaan. Kaedah kawalan ke atas capaian maklumat peribadi staf,maklumat pembekal dan maklumat pelajar, telah diwujudkan selaras dengankeperluan ISO 9001:2008.7.5.5 Pemuliharaan Penyampaian Perkhidmatan PPKIPG KPM mengenal pasti kaedah pemuliharaan terhadap penyampaian PPKmengikut keperluan SPK IPG KPM. Pemuliharaan perlu meliputi identifikasi,pengendalian, pembungkusan, penyimpanan, dan perlindungan.Pemuliharaan juga digunakan kepada komponen tertentu dalam PPKseperti menyimpan kertas soalan, skrip jawapan, borang perjanjian danrekod-rekod pelajar.7.6 Kawalan Ke Atas Pemantauan dan Pengukuran PeralatanIPG KPM hendaklah menentukan pengukuran dan pemantauan yang perludilaksanakan; dan peralatan pengukuran dan pemantauan yang diperlukan bagimenyediakan bukti keakuran produk telah memenuhi keperluan yangditetapkan.(lihat 7.2.1)IPG KPM hendaklah mewujudkan proses-proses untuk memastikan pengukuran danpemantauan dapat dilaksanakan; dan dilaksanakan selaras dengan keperluankeperluanpengukuran dan pemantauan.Bagi memastikan keputusan adalah sah, peralatan pengukuran hendaklah di manaperlu:7.6.1 disahkan sebelum digunakan;7.6.2 boleh diubahsuai atau diubahsuai semula apabila perlu;Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 47/58IPG KPM-PPK-MK-017.6.3 mempunyai identifikasi untuk menentukan status kalibrasi; (dikecualikan.Rujuk Laporan Audit Pemantauan SIRIM-QAS International, November 2009);7.6.4 dijamin selamat daripada perubahan yang boleh mengakibatkan penilaiantidak sah untuk diterima; dan7.6.5 dilindung daripada kerosakan dan kemerosotan semasa pengendalian,penyenggaraan dan penyimpanan.Keupayaan perisian komputer hendaklah dipastikan memenuhi keperluanpenggunaannya mengikut spesifikasi yang ditetapkan semasa memantau danmengukur.Dokumen yang berkaitan:IPG KPM-PPK-PT-03IPG KPM-PPK-PT-04IPG KPM-PPK-PT-05IPG KPM-PPK-PT-06IPG KPM-PPK-PT-07IPG KPM-PPK-PT-08IPG KPM-PPK-PT-09IPG KPM-PPK-PUP-04Pengurusan Hal Ehwal PelajarReka Bentuk dan Pengurusan KurikulumPengurusan KurikulumPentaksiran dan Penilaian KurikulumPengurusan PeperiksaanPengurusan PerpustakaanPengurusan Makmal Pengajaran dan PembelajaranMaklum Balas PelangganJun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 48/58IPG KPM-PPK-MK-01SEKSYEN 8PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN8.1 PengenalanIPG KPM merancang dan melaksanakan pemantauan, pengukuran, penganalisisandan proses penambahbaikan yang diperlukan untuk:8.1.1 membuktikan pematuhan terhadap ciri-ciri perkhidmatan PPK;8.1.2 memastikan keperluan-keperluan yang ditetapkan dalam pelaksanaan SPKdipatuhi; dan8.1.3 membuat penambahbaikan yang berterusan secara berkesan ke atas SPK.Kaedah-kaedah yang bersesuaian termasuk teknik-teknik statistik ditentukan dandigunapakai bagi tujuan pemantauan, pengukuran dan penganalisaan ke ataskeberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti8.2 Pemantauan dan Pengukuran8.2.1 Kepuasan PelangganIPG KPM menyediakan kaedah bagi mengukur persepsi pelanggan terhadapperkhidmatan PPK. Pemantauan dan pengukuran kepuasan pelanggandibuat berasaskan Kajiselidik, Aduan, Maklumbalas Pelanggan, Audit Dalam,Kajian Semula Pengurusan.Maklum balas pelanggan dikesan dengan menggunakan instrumen SoalSelidik Kepuasan Pelanggan. Data yang diperoleh daripada Borang AduanPelanggan dan Soal Selidik Kepuasan Pelanggan dianalisis. IPG KPMmemantau tahap persepsi kepuasan pelanggan terhadap PPK dalam tempohenam bulan dari tarikh guru permulaan ditempatkan di sekolah yang dipilihsecara rawak.Dokumen yang berkaitanIPG KPM-PPK-PUP-04Maklum Balas PelangganJun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 49/58IPG KPM-PPK-MK-018.2.2 Audit DalamanAudit Dalaman dijalankan setiap tahun bagi memastikan SPK dilaksanakanmengikut semua keperluan yang ditetapkan.Audit Dalaman hendaklah:i. Mematuhi perkara yang ditetapkan (rujuk seksyen 7.1) kepadakehendak ISO 9001:2008 dan Garis Panduan Bagi Melaksanakan MSISO 9001:2008 dalam Perkhidmatan Awam;ii. Mematuhi prosedur Audit Dalaman yang telah ditetapkan di dalam IPGKPM-PPK-PUP-03 (Audit Dalaman); daniii. Dilaksanakan secara sistematik dan berkesan.IPG KPM hendaklah melantik Jawatankuasa Audit Dalaman untukmerancang dan menjadualkan program pengauditan. Perancangan inimeliputi skop dan semua proses yang perlu diaudit serta menyediakan JadualTahunan Audit Dalaman yang merangkumi tarikh audit, proses yang perludiaudit. Program audit dirancang dengan mengambilkira status dankepentingan sesuatu proses dan bidang yang diaudit selain daripadamengambilkira hasil audit yang lepas. Kriteria audit, skop, kekerapan dankaedah pengauditan juga ditentukan.WP / TWP bertanggungjawab :a. menyemak dan meluluskan Jadual Tahunan Audit Dalaman;b. melantik Pasukan Audit Dalaman (PAD) yang terlatih dan bebas daripadaproses yang diaudit.Dapatan audit direkodkan secara bertulis dan dilaporkan kepada MKSP.Jawatankuasa Audit Dalaman juga bertanggungjawab untuk memastikanaudit susulan dijalankan bagi memastikan tindakan pembetulan ke atasketidakpatuhan yang ditemui dilaksanakan dengan berkesan.Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 50/58IPG KPM-PPK-MK-01WP atau TWP yang bertanggungjawab memastikan tindakan pembetulandiambil.Dokumen yang berkaitan:IPG KPM-PPK-PUP-02 Tindakan Pembetulan, Pencegahan danPenambahbaikanIPG KPM-PPK-PUP-03 Audit Dalaman8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran ProsesIPG KPM mengenal pasti dan menggunakan kaedah yang sesuai untukmelaksanakan pemantauan dan pengukuran proses SPK. Kaedahpemantauan dan pengukuran yang digunakan menunjukkan proses berupayamencapai hasil yang dirancang. Kaedah yang digunakan meliputi soalselidik, pemerhatian dan kajian. Hasil pemantauan dianalisis dan diambiltindakan oleh pihak yang bertanggungjawab. Apabila hasil yangdirancangkan tidak dapat dicapai, pembetulan segera dan tindakanpembetulan yang bersesuaian diambil untuk memastikan proses memenuhikeperluan perkhidmatan PPK yang ditetapkan.8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Perkhidmatan PPKIPG KPM membuat pemantauan dan pengukuran perkhidmatan PPK dibeberapa peringkat penghasilan produk bagi memastikan keperluanperkhidmatan dipenuhi iaitu:a. Peringkat Proses PenerimaanProses penyemakan perkhidmatan PPK yang dijalankan pada peringkatpenerimaan adalah seperti yang berikut:i. Peringkat Pendaftaran PelajarSemakan ke atas dokumen calon untuk memastikan hanya calonyang layak didaftarkan.ii. Peringkat Penerimaan PerolehanJun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 51/58IPG KPM-PPK-MK-01Semakan ke atas perolehan bekalan dan perkhidmatan untukmemastikan bekalan dan perkhidmatan mematuhi spesifikasi yangtelah ditetapkan.b. Peringkat Semasa Proses Perkhidmatan PPKProses penyemakan perkhidmatan PPK yang dijalankan pada peringkatpemerosesan adalah seperti berikut:i. Pengajaran dan Pembelajaran, Praktikum, KokurikulumKomponen dalam proses pengajaran dan pembelajaran diperiksadan dinilai untuk memastikan proses pengajaran dan pembelajaranberkesan mengikut struktur kurikulum, sukatan pelajaran dan garispanduan Kokurikulum dan Praktikum melalui:pemantauan proses pengajaran dan pembelajaran, praktikumdan Kokurikulum; danpenilaian ke atas kemudahan pengajaran dan pembelajaran,praktikum, dan Kokurikulum.ii.Kelayakan menduduki peperiksaanPelajar perlu memenuhi kriteria kelayakan yang ditetapkan sepertiperatus kehadiran, interaksi pengajaran dan pembelajaran,kokurikulum, praktikum, internship, lulus dalam kerja kursus sertarekod tatatertib yang baik seperti yang termaktub dalam peraturanSenat.iii.PentaksiranPentaksiran berterusan di peringkat ini dibuat untuk memastikanpelajar mencapai tahap kelulusan yang ditetapkan dalam PeraturanSenat.c. Peringkat AkhirSemakan peringkat akhir dibuat bagi perkara yang berikut:Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 52/58IPG KPM-PPK-MK-01i. Menyemak Borang Induk Keputusan Peperiksaan (BIKP) untukmemastikan BIKP itu betul dan tepat sebelum Mesyuarat JKPPIPGdan Mesyuarat Senat.ii. Menyemak transkrip keputusan peperiksaan pelajar untukmemastikan transkrip itu tepat sebelum diserahkan kepada pelajar;iii. Menyemak maklumat dalam lembaran Diploma dan Ijazah untukmemastikannya betul sebelum diserahkan kepada pelajar; daniv. Bukti kepatuhan dengan kriteria yang diterima pakai hendaklahdikekalkan. Semua rekod penyemakan dan pentaksiran disimpanserta disenggarakan.8.3 Kawalan ke Atas Pengurusan Pendidikan Keguruan (PPK) yang TidakMemenuhi Keperluan yang Ditetapkan8.3.1 Peringkat Proses Penerimaan PPKKawalan bagi proses atau dokumen yang tidak memenuhi keperluan yangditetapkan dilaksanakan secara yang berikut:a. Peringkat Pendaftaran PelajarPelajar yang tidak layak didaftarkan dirujuk kepada Unit PengurusanPenempatan Pelajar Sektor HEP dan Hubungan Luar, IPG KPMsebelum didaftarkan. Jika tidak layak, pelajar tidak didaftarkan.Pelajar yang tidak membawa dokumen asal atau dokumennya diraguikesahihannya, pendaftarannya hendaklah ditangguhkan. Pelajarhendaklah mengemukakan dokumen yang sah dalam tempoh sebulanseperti yang ditetapkan.b. Peringkat Penerimaan PerolehanPerolehan yang tidak memenuhi spesifikasi dikembalikan kepadapembekal, direkodkan dan pembekal diberikan peringatan.8.3.2 Peringkat Semasa Proses Penyampaian PPKKawalan semasa proses PPK dibuat seperti yang berikut:Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 53/58IPG KPM-PPK-MK-01a. Proses pengajaran dan pembelajarani. Jika melanggar peraturan, pelajar diambil tindakan berdasarkanperaturan tatatertib yang ditetapkan; danii. Kemudahan pengajaran yang tidak mencukupi atau rosak dikenalpasti dan tindakan diambil untuk mendapatkan peruntukan bagipembelian atau pembaikpulihan.b. Proses Pentaksirani. Pelajar yang tidak layak menduduki peperiksaan: dengan sebab-sebab yang dibenarkan, dikehendaki mengulangsemester; tanpa sebab-sebab yang dibenarkan, kesnya akan dirujukkepada pihak berkuasa tatatertib IPG KPM.ii. Pelajar yang gagal dalam mana-mana kaedah pentaksirandikehendaki menjalani pentaksiran ulangan;iii. Pelajar yang gagal dalam Penilaian Berterusan seperti Kerja Kursusatau Kokurikulum : diambil tindakan mengikut garis panduan Peraturan Senativ. Pelajar yang gagal dalam penilaian ulangan diberhentikan kursus Pelajar yang tidak menepati syarat dalam praktikum diambiltindakan mengikut garis panduan praktikumc. Peringkat AkhirKawalan yang dilakukan di peringkat akhir ialah:i. BIKP yang tidak tepat, dibetulkan sebelum Mesyuarat JKPPIPGKdan Mesyuarat Senat ;ii. transkrip keputusan peperiksaan yang tidak tepat, dibetulkansebelum diserahkan kepada pelajar; daniii. lembaran Diploma dan Ijazah yang tersilap maklumat digantikandengan yang baharu sebelum diserahkan kepada pelajar.Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 54/58IPG KPM-PPK-MK-01Dokumen yang berkaitan:IPG KPM-PPK-PT-03IPG KPM-PPK-PT-04IPG KPM-PPK-PT-05IPG KPM-PPK-PT-06IPG KPM-PPK-PT-07IPG KPM-PPK-PUP-07Pengurusan Hal Ehwal PelajarReka Bentuk dan Pengurusan KurikulumPengurusan KurikulumPentaksiran dan Penilaian KurikulumPengurusan PeperiksaanKawalan Ke atas Produk Yang Tidak MemenuhiKeperluan Yang Ditetapkan8.4 Analisis DataIPG KPM telah menetapkan jenis data yang perlu dikumpulkan bagi proses yangberkaitan. Tanggungjawab ini perlu dijalankan oleh pelaksana-pelaksana prosedurkualiti di peringkat IPG KPM. Data yang berkaitan telah ditentukan dan perludianalisis mengikut kadar kekerapan yang telah ditentukan.Hasil analisis hendaklah memberikan maklumat tentang:8.4.1 Tahap kepuasan pelanggan;8.4.2 kepatuhan kepada keperluan perkhidmatan PPK;8.4.3 ciri-ciri dan trenda mengenai proses serta produk termasuk tindakan /langkah pencegahan; dan8.4.4 Prestasi pembekal.8.5 Penambahbaikan8.5.1 Penambahbaikan Secara MenyeluruhIPGM hendaklah secara berkesan membuat penambahbaikan yangmenyeluruh ke atas SPK dengan mendapatkan data melalui MKSP, maklumbalas pelanggan, penandarasan, laporan penemuan audit, tindakanpembetulan, tindakan pencegahan dan penilaian semula proses.Input yang digunakan untuk menyokong proses penambahbaikan bolehdidapati daripada data yang telah disahkan, data proses, data ujian, datapenilaian kendiri, penyataan pelanggan dan pihak berkepentingan,Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 55/58IPG KPM-PPK-MK-01pengalaman-pengalaman anggota organisasi, prestasi produk dan datapenyampaian perkhidmatan PPK.Bagi melaksanakan perancangan penambahbaikan yang menyeluruh, IPGKPM hendaklah merujuk Annex B, MS ISO 9004:2000.8.5.2 Tindakan PembetulanIPG KPM hendaklah mengambil tindakan untuk mengenalpasti puncaketidakpatuhan supaya hal itu tidak berulang. Tindakan pembetulanhendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan yang berlaku.Prosedur tindakan pembetulan hendaklah diwujudkan meliputi keperluanyang berikut:a. Mengenalpasti ketidakpatuhan termasuk aduan pelanggan;b. Memantau punca ketidakpatuhan;c. Menilai keperluan untuk mengambil tindakan bagi memastikanketidakpatuhan tidak berulang;d. Menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan;e. Merekod hasil daripada tindakan yang dilaksanakan; danf. Mengkaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang telahdilaksanakan.Tindakan pembetulan yang diambil hendaklah dimaklumkan dalam MKSP.Keberkesanan tindakan pembetulan hendaklah disahkan oleh WP.8.5.3 Tindakan PencegahanIPG KPM hendaklah menentukan tindakan bagi menghapuskan puncaketidakpatuhan yang dijangkakan bagi menghalangnya daripada berulang.Prosedur tindakan pencegahan hendaklah diwujudkan meliputi perkaraperkarayang berikut:a. Menentukan prestasi ketidakpatuhan dan punca-puncanya;b. Menilai keperluan untuk tindakan bagi memastikan ketidakpatuhan tidakakan berulang;c. Menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan;Jun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 56/58IPG KPM-PPK-MK-01d. Merekod hasil daripada tindakan-tindakan yang dilaksanakan; dane. Mengkaji semula keberkesanan tindakan pencegahan yang telahdilaksanakan.Semua tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan yang telahdiambil hendaklah dilaporkan oleh TWP kepada WP/MKSP.WP/TWP bertanggungjawab untuk memastikan tindakan pembetulan,pencegahan dan usaha penambahbaikan dilaksanakan dan diambil tindakansusulan.Semua maklum balas pelanggan dikendalikan oleh TWP dengan teliti sertadirekodkan dan dilaporkan dalam MKSP.Dokumen yang berkaitan:IPG KPM-PPK-PUP-01IPG KPM-PPK-PUP-02Pengendalian Mesyuarat Kajian Semula PengurusanTindakan Pembetulan dan PencegahanJun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 57/58IPG KPM-PPK-MK-01SENARAI PROSEDUR KUALITI PROSES TERASKekunci bagi No.Kod: IPG KPM-PPK-PT- No. SiriLAMPIRAN 1Bil. No.Kod Nama Prosedur Kualiti Teras1 IPG KPM-PPK-PT-02 Perancangan Tahunan Institut Pendidikan Guru2 IPG KPM-PPK-PT-03 Pengurusan Hal Ehwal Pelajar3 IPG KPM-PPK-PT-04 Reka bentuk dan Pembangunan Kurikulum4 IPG KPM-PPK-PT-05 Pengurusan Kurikulum5 IPG KPM-PPK-PT-06 Pentaksiran dan Penilaian Kurikulum6 IPG KPM-PPK-PT-07 Pengurusan Peperiksaan7 IPG KPM-PPK-PT-08 Pengurusan Perpustakaan8 IPG KPM-PPK-PT-09 Pengurusan Makmal Pengajaran PembelajaranSENARAI PROSEDUR KUALITI PROSES UMUM PENGURUSANKekunci bagi No.Kod: IPG KPM-PPK-PUP- No. SiriBil. No.Kod Nama Prosedur Kualiti Teras1 IPG KPM-PPK-PUP-01 Pengendalian Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan2 IPG KPM-PPK-PUP-02 Tindakan Pembetulan dan Pencegahan3 IPG KPM-PPK-PUP-03 Audit Dalaman4 IPG KPM-PPK-PUP-04 Maklum Balas Pelanggan5 IPG KPM-PPK-PUP-05 Pengurusan Elaun Pelajar6 IPG KPM-PPK-PUP-06 Penyelenggaraan Infrastruktur7 IPG KPM-PPK-PUP-07 Kawalan Ke Atas Produk atau Perkhidmatan YangTidak Memenuhi Keperluan Yang DitetapkanJun 2011

MANUAL KUALITINO.KELUARAN : 08NO.PINDAAN : 00TARIKH KUAT KUASA : 01.06.2011MUKA SURAT : 58/58IPG KPM-PPK-MK-01LAMPIRAN 2SENARAI PROSEDUR KUALITI PROSES UMUM SOKONGANKekunci bagi No.Kod: IPG KPM-PPK-PUS- No. SiriBil. No.Kod Nama Prosedur Kualiti Teras1 IPG KPM-PPK-PUS-01 Kawalan Rekod2 IPG KPM-PPK-PUP-02 Kawalan Dokumen3 IPG KPM-PPK-PUP-03 Latihan Pembangunan StafJun 2011