Modello 231 - Parti speciali - Alitalia

PARTE SPECIALE A
Procedura: la formalizzazione delle modalità di gestione delle relazioni con le
Autorità Governative italiane ed estere con la previsione di: i) modalità di
registrazione e archiviazione delle convocazioni ai tavoli negoziali ricevute da Enac;
ii) fasi di preparazione e condivisione delle posizioni negoziali della Società, con
l’evidenza della partecipazione delle diverse Unità Organizzative coinvolte; iii)
archiviazione di tutti i documenti relativi alle risultanze dei negoziati e alle successive
comunicazioni; iv) produzione di un report annuale di sintesi di tutti i processi di
negoziazioni di Air Service Agreement attivati nell’anno, con particolare evidenza
dell’oggetto delle consultazioni aeronautiche, dello stato di avanzamento e delle
principali risultanze; v) ruoli e responsabilità dei diversi soggetti coinvolti;
Segregazione: la segregazione tra i soggetti che autorizzano, eseguono e controllano
la gestione delle attività negoziali aventi ad oggetto Air Service Agreements;
Procure: un sistema di procure che assegni i poteri ad impegnare la società verso
l'esterno in modo coerente con le mansioni ricoperte ed in linea con le attività
effettivamente svolte;
Tracciabilità: la predisposizione, registrazione e archiviazione della documentazione
al fine di consentire la ricostruzione delle diverse fasi del processo, dalla condivisione
della posizione negoziale alle comunicazioni contenenti il dettaglio degli esiti della
negoziazione.
A13.(a) Gestione delle tariffe Pax a Clienti Pubblici
Gli standard di controllo specifici, definiti per l’Attività Sensibile individuata, sono di
seguito descritti:
Ruoli e responsabilità: l’individuazione di ruoli, responsabilità per la gestione del
processo di negoziazione, stipulazione e gestione delle convenzioni stipulate con
soggetti pubblici nell’ambito delle tariffe pax;
Procedura: la formalizzazione delle modalità di gestione delle relazioni con la
previsione di: i) modalità di analisi/valutazione delle richieste, ricevute da soggetti
pubblici, di deroga al piano tariffario; ii) modalità e tempistica della reportistica da
inviare all’Unità Organizzativa competente circa l’attività svolta in merito
all’applicazione delle tariffe agevolate nei confronti di clienti pubblici; (iii) modalità
di monitoraggio dell’effettiva applicazione nel sistema gestionale delle tariffe previste
nell’agevolazione/convenzione stipulata con il cliente pubblico;
Segregazione: la segregazione tra i soggetti che valutano l’opportunità di concedere
una tariffa agevolata/convenzione/sconto, chi predispone una proposta di
agevolazione/convenzione/sconto, chi autorizza il contratto inerente
l’agevolazione/convenzione;
Procure: un sistema di procure che assegni i poteri ad impegnare la società verso
l'esterno in modo coerente con le mansioni ricoperte ed in linea con le attività
effettivamente svolte;
Tracciabilità: la predisposizione, registrazione e archiviazione dei piani tariffari, della
documentazione attestante l’analisi svolta e del contratto firmato, al fine di consentire
la ricostruzione delle diverse fasi del processo.
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