Modello 231 - Parti speciali - Alitalia

A11. Gestione di omaggi, sponsorizzazioni e facilitazioni di viaggio
A11.(a) Gestione degli omaggi
PARTE SPECIALE A
Gli standard di controllo specifici, definiti per le Attività Sensibili individuate, sono di
seguito descritti:
Ruoli e Responsabilità: la definizione di ruoli e responsabilità per la gestione degli
omaggi;
Procedura: la formalizzazione delle modalità di gestione degli omaggi con la
previsione di: i) modalità di individuazione e approvazione dei budget di spesa; ii)
definizione delle macro-tipologie di omaggi/regalie acquistabili; iii) definizione
dell’importo di modico valore per singolo bene rientrante tra le macrotipologie; iv)
autorizzazione scritta per l’acquisto di beni non compresi nelle macro-tipologie
acquistabili e/o superiore al valore massimo consentito e/o superiore al budget
dedicato degli omaggi/regalie; v) tracciabilità degli omaggi/regalie consegnate con
l’indicazione del nominativo del soggetto aziendale che ha provveduto al ritiro e del
nominativo del destinatario/beneficiario; vi) modalità di rendicontazione delle spese e
di archiviazione dei documenti prodotti;
Segregazione: la segregazione delle responsabilità tra i soggetti che svolgono
l’attività di autorizzazione alla concessione di omaggi, la concessione e il controllo
delle azioni di regalistica;
Tracciabilità: la predisposizione, registrazione e archiviazione della lista dei
destinatari con particolare riferimento alla P.A. e degli oggetti di importi elevati, al
fine di consentire la ricostruzione delle diverse fasi del processo.
A11.(b) Gestione delle sponsorizzazioni
Gli standard di controllo specifici, definiti per le Attività Sensibili individuate, sono di
seguito descritti:
Ruoli e Responsabilità: la definizione di ruoli e responsabilità per la gestione delle
sponsorizzazioni commerciali e istituzionali;
Procedura: la formalizzazione delle modalità di gestione delle sponsorizzazioni
commerciali e istituzionali con la previsione: i) della definizione e dell’approvazione
di un budget delle previsioni di spesa per le sponsorizzazioni; ii) delle tipologie di
eventi sponsorizzabili; iii) delle modalità operative per la gestione dell’attività di
analisi/valutazione delle richieste, di controllo delle richieste, di autorizzazione
formale alla sponsorizzazione;
Segregazione: la segregazione delle responsabilità tra i soggetti che autorizzano,
eseguono e controllano le sponsorizzazioni sia commerciali sia istituzionali;
Tracciabilità: la predisposizione, registrazione e archiviazione della documentazione
relativa alle sponsorizzazioni, in particolare: piano delle sponsorizzazioni, contratto di
sponsorizzazione, documentazione relativa all’esecuzione del contratto, al fine di
consentire la ricostruzione delle diverse fasi del processo.
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