In Sofar vince il gioco di squadra

Case Study Revorg
In Sofar vince il gioco di squadra cliente-partner ICT
TUTTI IN RETE
CON WEBGREIMS
Cliente
SOFAR ITALIA SpA
Settore
Farmaceutico
Necessità
Riorganizzare l’attività della propria
rete ISF. Il vecchio sistema aveva dei
tempi di trasferimento dati eccessivamente
lunghi.
Soluzione
Webgreims, soluzione integrata con il
gestionale del cliente in grado di
monitorare con una certa agilità le
attività legate alla rete degli
informatori.
“Riorganizzazione della rete
degli informatori medicoscientifici.
Novità per la gestione delle
micro-aree, dei campioni e delle
note spese.”
Nata nel 1968, Sofar è una realtà
emergente nel panorama farmaceutico
italiano che si distingue per una vasta
gamma di prodotti etici, da banco ed
ospedalieri, un fatturato in costante
crescita e un personale altamente
specializzato che conta oggi 280
addetti. La sede centrale della società
è a Trezzano Rosa, in provincia di
Milano, ma sono in corso diversi
progetti di espansione all’estero, in
particolare in Germania, Romania e
Lituania - scelta come testa di ponte
per i mercati dell’Est; paesi in cui si è
partiti con gli integratori, ma si pensa
di commercializzare in breve tempo
l’intera offerta.
Cuore nevralgico dell’organizzazione
Sofar è la rete di informatori scientifici
del farmaco (ISF), una squadra di 110
unità, coordinate da 10 area manager,
per un totale di 120 professionisti
esterni, tutti dipendenti, che operano
sull’ intero territorio italiano. Per
riorganizzare l’attività della propria rete
ISF, a gennaio 2007 Sofar ha deciso di
rivolgersi a Revorg. “Utilizzavamo da
tempo Dat@gon, la soluzione per la
gestione gare d’appalto, afferma
Antonio Barillaro, Area Manager per la
Lombardia di Sofar – volevamo
cambiare un sistema che aveva dei
tempi di trasferimento dei dati
eccessivamente lunghi e un servizio
non adeguato alle nostre necessità”. Il
sistema pre-esistente prevedeva che i
dati provenienti dagli ISF risiedessero
all’interno di un server ubicato presso
la sede della società informatica che
forniva il servizio, il che creava grossi
limiti in termini di operatività e fungeva
di fatto da collo di bottiglia. “Volevamo
una soluzione integrata con il nostro
gestionale che ci consentisse di
seguire con una certa agilità le attività
legate alla rete degli informatori –
continua Barillaro –, semplicità di
utilizzo, reportistica, strumenti di
analisi ed adeguamento alle normative
è quello che abbiamo chiesto a
Revorg”.
Il progetto è partito nel marzo 2007
con il trasferimento di uno storico di tre
anni sul server aziendale e sui nuovi
portatili di cui sono stati dotati gli ISF.
“I dati che abbiamo trasferito nella
prima fase del progetto rappresentano
un patrimonio prezioso per effettuare
analisi, valutazioni e previsioni
sull’attività degli ISF e sull’andamento
delle vendite – continua Antonio
Barillaro –, si tratta di un sistema
complesso che comprende dati storici,
anagrafiche, visite, struttura degli
ospedali, gestione delle interviste”. La
prima fase si è conclusa a maggio
2007 e ha visto il personale Sofar
lavorare a stretto contatto con gli
uomini di Revorg, un rapporto di
fiducia reciproca che continua anche
nelle attività day-by-day.
Nell’operatività di tutti i giorni gli ISF
lavorano in asincrono e si collegano a
WebGreims un paio di volte a
settimana, possono inviare i rapporti,
senza aver bisogno della rete fissa,
essendo dotati di una card di un
operatore di telefonia mobile. In sede,
il sistema è controllato, per la parte di
reportistica e di analisi, da una
persona dedicata e, per la parte
relativa alle note spese, dall’ufficio
amministrativo.
Il risultato è una visione immediata
delle attività, il passaggio dei dati dagli
ISF alla sede è diretto: nel momento in
cui il collaboratore si collega, il dato
trasferito, viene recuperato dal server
aziendale e può essere visto in
automatico. “Dal punto di vista
aziendale i vantaggi sono evidenti,
abbiamo nel nostro server tutti i dati

Case Study Revorg
delle attività degli ISF, mentre prima il
che ci consente di essere sempre
aggiornati e operativi”, conclude
Barillaro.
Un esempio di cosa il nuovo sistema
rappresenti per Sofar, è dato dalla
riorganizzazione territoriale. La Sofar,
come la maggior parte delle aziende
farmaceutiche, è suddivisa in microaree
(sulla base dei dati IMS Health),
se prima occorreva comunicare al
fornitore informatico il passaggio di
una micro-area da un ISF ad un altro
ed attendere 15 giorni per
l’aggiornamento dei dati, oggi il tutto
avviene direttamente, si guadagna
tempo dal punto di vista operativo e,
nel giro di un paio di giorni, l’ISF avrà
la nuova assegnazione dei territori e
servizio ci veniva fornito dall’esterno, il
potrà operare. Un altro vantaggio
attiene alla gestione delle note spese:
gli ISF le inseriscono periodicamente,
a fine mese, l’amministrazione le trova
sul sistema in formato digitale e, non
fa altro che stamparle, controllarle e
trasmetterle in contabilità per il
pagamento. Novità anche per quanto
riguarda la gestione dei campioni
rilasciati ai medici, il sistema avverte,
attraverso una funzione di alerting,
quando si è raggiunto il limite di
campioni consentiti dalla normativa
regionale.
Oltre all’organizzazione degli ISF,
Sofar ha una rete di agenti per la
vendita diretta in farmacia degli
integratori, dispositivi medici e dei
farmaci che non richiedono ricetta
medica; una struttura che è stata
recentemente potenziata e conta
attualmente 56 professionisti. Anche
per questi collaboratori, si sta
mettendo a punto una soluzione per il
caricamento degli ordini via Web. In
futuro si pensa di ottimizzare la parte
relativa alle statistiche e alle analisi,
con una convergenza del sistema in
uso nello SFI, la soluzione di Sales
Force Intelligence di Revorg. Lo scopo
è di avere un’intelligence dell’attività di
vendita a più dimensioni, non solo per
gli aspetti strettamente legati al lavoro
degli ISF, ma anche per le vendite
dirette in farmacia.
Quando conta la
collaborazione
“Abbiamo trovato estrema
collaborazione e disponibilità
nell’analizzare le nostre esigenze e nel
considerare le nostre proposte come
un momento di arricchimento
collettivo. Tra noi e Revorg si è creato
un clima di reciproca collaborazione:
noi ci sentiamo liberi di fare della
proposte e i professionisti di Revorg si
sentono altrettanto liberi di esprimere il
loro parere, dandoci delle risposte
circostanziate. WebGreims è un
sistema tagliato sulle nostre esigenze,
con basi tecniche solide che ci fanno
sentire sicuri e pronti a proseguire su
questa strada, affidandoci a Revorg
anche per altri progetti”, Anna
Labruzzo, Responsabile Information
Technology in Sofar