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WEG - Web Electronic Gateway - Fornitori - Enel

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WEG - Web Electronic Gateway

Manuale utente

Versione 05


INDICE

INDICE DELLE FIGURE ..................................................................................................3

INTRODUZIONE................................................................................................................5

INTRODUZIONE................................................................................................................5

1 ACCESSO AL SERVIZIO WEG.................................................................................6

2 MENU PRINCIPALE ...................................................................................................8

2.1 Inbox – documenti ricevuti ................................................................................................................. 9

2.2 Outbox – predisposizione invio documenti................................................................................ 15

2.2.1 Upload documento.................................................................................................................................... 16

2.2.2 Compilazione on-line fattura ................................................................................................................. 18

2.2.3 Sent .............................................................................................................................................................. 30

2.2.4 Gestione dei documenti........................................................................................................................... 33

2.3 Bozze – documenti in stato bozza.................................................................................................. 34

2.4 Admin – funzioni di amministratore ........................................................................................... 36

2.4.1 Tabella Anagrafica................................................................................................................................... 37

2.4.2 Tabella Articoli........................................................................................................................................... 39

2.4.2.1 Inserimento nuovo articolo/prestazione ................................................................................... 40

2.4.2.2 Modifica articolo/prestazione ...................................................................................................... 41

2.4.2.3 Cancellazione articolo/prestazione............................................................................................ 41

2.4.3 Tabella Sconti/Maggiorazioni ............................................................................................................... 42

2.4.4 Banche di appoggio.................................................................................................................................. 43

2.4.5 Contattare amministratore..................................................................................................................... 44

2.5 Logoff.......................................................................................................................................................... 44

2.6 Manuale Weg........................................................................................................................................... 44

2


INDICE DELLE FIGURE

Fig. 1A - Accesso al portale Acquisti............................................................................................................................... 6

Fig. 1B – Accesso a WEG................................................................................................................................................. 6

Fig. 1C – Accesso a WEG................................................................................................................................................. 7

Fig. 2 – Menu principale .................................................................................................................................................. 8

Fig. 3 – Finestra Menu principale ................................................................................................................................... 9

Fig. 4 – Esempio di SAL/DCL (Benestare al pagamento) ........................................................................................... 10

Fig. 5 – Esempio di Ricevuta di ritorno corretta.......................................................................................................... 11

Fig. 6 – Esempio di Ricevuta di ritorno errata............................................................................................................. 11

Fig. 7 – Esempio di Avviso di pagamento ..................................................................................................................... 12

Fig. 8 – Selezione fatture risultate errate (per correzione).......................................................................................... 12

Fig. 9 – Correzione fatture risultate errate................................................................................................................... 13

Fig. 10 – Invio fattura dopo correzione......................................................................................................................... 14

Fig. 11 – Invio documenti - Outbox............................................................................................................................... 15

Fig. 12 – Upload documenti ........................................................................................................................................... 16

Fig. 13 – Conferma invio fattura (Upload documenti) ................................................................................................ 16

Fig. 14 – Testata fattura (Outbox)................................................................................................................................. 18

Fig. 15 – Scelta del Benestare da fatturare (Auto-compilazione fattura)................................................................... 21

Fig. 16 – Inserimento righe di dettaglio in fattura ....................................................................................................... 22

Fig. 17 – Riga di dettaglio della fattura......................................................................................................................... 23

Fig. 18 – Sommario......................................................................................................................................................... 26

Fig. 19 – Allegati ............................................................................................................................................................. 27

Fig. 20 – Maschera di riepilogo...................................................................................................................................... 28

Fig. 21 – Maschera di conferma .................................................................................................................................... 29

Fig. 22 – Selezione partner per consultazione documenti ........................................................................................... 30

Fig. 23 – Impostazione criteri di ricerca ....................................................................................................................... 31

Fig. 24 – Elenco documenti ricercati............................................................................................................................. 32

Fig. 25 – Albero dei documenti...................................................................................................................................... 32

Fig. 26 – Elenco documenti trovati nel database.......................................................................................................... 33

Fig. 27 – elenco fatture salvate in stato bozza............................................................................................................... 34

3


Fig. 28 – Funzione Admin .............................................................................................................................................. 36

Fig. 29 – Modifica anagrafica ........................................................................................................................................ 37

Fig. 30 – Elenco degli articoli......................................................................................................................................... 39

Fig. 31 – Inserimento nuovo articolo (Tabella Articoli) .............................................................................................. 40

Fig. 32 – Modifica Articolo (Tabella Articoli) .............................................................................................................. 41

Fig. 33 – Tabella Sconti/Maggiorazioni ........................................................................................................................ 42

Fig. 34 – Codici riferimenti bancari .............................................................................................................................. 43

Fig. 35 – Invio e-mail dal Fornitore ad Enel................................................................................................................. 44

4


Introduzione

Il presente documento descrive le funzionalità dell’applicazione Web Electronic

Gateway (WEG) utilizzata per la trasmissione, la ricezione, la visualizzazione e la

compilazione dei documenti, oggetto di scambio fra Enel ed i propri

Fornitori/Imprese.

Per accedere al servizio WEG è necessario essere registrati al portale Enel

Acquisti e disporre di un Contatto abilitato al servizio Web EDI. L'abilitazione,

come previsto per tutti i servizi, dovrà essere richiesta dal Contatto Master

attraverso le apposite funzionalità disponibili sul Portale degli Acquisti (Funzioni

Master)

Il Contatto Master deve associare per ogni Contatto, il “Profilo” di accesso

richiesto e la Società (o più Società) del gruppo Enel per la quale s'intende

attivare il servizio.

I profili disponibili sono i seguenti:

1. Amministrativo

Un contatto associato a questo profilo potrà visualizzare e gestire

esclusivamente:

• Benestare

• Avviso di pagamento

• Ricevuta di ritorno

• Fattura

2. Tecnico (attualmente utilizzato solo per Enel Distribuzione)

Un contatto associato a questo profilo potrà visualizzare e gestire

esclusivamente:

• Lettere consegna lavori e relativi allegati

• Libretto di misura

• Movimenti Impresa

3. Completo (Amministrativo e Tecnico)

Un contatto associato a questo profilo potrà visualizzare e gestire tutti i tipi

di documenti

Le Società Enel indicate in fase di abilitazione sono quelle con le quali si intende

adottare WebEDI quale canale primario di scambio della documentazione.

A seguito della richiesta di attivazione del servizio è prevista l’effettuazione di un

semplice percorso di addestramento, descritto nel documento disponibile nella

sezione Documentazione, e che può essere effettuato da qualunque contatto

abilitato al servizio con un profilo di tipo Amministrativo oppure Completo

(Amministrativo +Tecnico).

Attualmente il profilo tecnico può essere utilizzato solo nel caso di rapporti con la

società Enel Distribuzione.

Al momento del primo accesso al sistema, il Partner dovrà provvedere alla

personalizzazione delle tabelle di anagrafica, indicate nel paragrafo 2.4 e

successivi.

5


1 Accesso al servizio WEG

Per l'accesso al servizio WEG occorre rispettare i seguenti requisiti minimi:

• Browser Microsoft Internet Explorer 5.5 o versioni superiori

• Processore Pentium 200Mhz;

• Ram 32Mbyte.

Una volta avviato il browser occorre collegarsi all'indirizzo

http://www.acquisti.enel.it ed effettuare il login inserendo la propria UserID

e Password (Fig.1A)

Fig. 1A - Accesso al portale Acquisti

Successivamente sarà sufficiente cliccare sul link evidenziato in figura 1B

Fig. 1B – Accesso a WEG

6


In questo modo si attiva il servizio Web Edi come indicato nella figura sotto.

Fig. 1C – Accesso a WEG

Cliccando Accesso al servizio nell’area Servizio WEG (come indicato dalla figura

sopra) saranno visualizzati il nome utente (contatto) e il suo profilo, la ragione

sociale e la partita iva dell’azienda con utilizzati per accedere al servizio.

Fig. 1D – Accesso a WEG

7


Ciccare il link Accesso al servizio indicato dalla freccia nella figura 1D per

accedere al menù principale.

2 Menu principale

Questa maschera presenta, sul lato sinistro dello schermo, le funzionalità

previste per l’applicazione.

Fig. 2 – Menu principale

Tali funzionalità sono:

♦ Inbox (documenti ricevuti)

♦ Outbox (documenti trasmessi)

♦ Sent (archivio documenti trasmessi/ricevuti)

♦ Bozze (documenti temporanei)

♦ Admin (tabelle di anagrafica e funzionalità invio email)

♦ Logoff (uscita dal sistema)

♦ Manuale Weg

8


2.1 Inbox – documenti ricevuti

La casella Inbox contiene i documenti inviati da Enel, quali Benestare,

Ricevuta di ritorno, Avviso di pagamento. Tali documenti rimarranno nella

Inbox fino a che non provvediate alla loro cancellazione, che vi invitiamo a

fare periodicamente in modo da eliminare ciò che è obsoleto.

Gli stessi documenti saranno archiviati on-line, per un massimo di sei mesi,

nella casella “Sent”.

Cliccando sull’icona corrispondente (Fig. 3) vengono elencati i documenti

come nell’esempio sotto riportato:

Fig. 3 – Finestra Menu principale

Per ogni documento viene riportato il mittente (società del Gruppo Enel),

l’identificativo (ID o numero progressivo di sistema), la tipologia (Benestare,

Ricevuta di ritorno, Avviso di pagamento), il numero identificativo (numero

Fattura, numero Avviso di pagamento, ecc.), la data di ricezione.

L'identificativo è un codice che ha valenza informatica e non fiscale.

9


Da tale maschera è possibile:

• Selezionare il documento (attraverso la spunta del quadratino sulla

sinistra) per la successiva cancellazione premendo il tasto [CANCELLA];

• Visualizzare il documento cliccando sull’icona ;

• Correggere eventuali fatture le cui ricevute di ritorno sono errate,

ciccando sul numero della fattura stessa.

Nel caso di visualizzazione, viene presentata una maschera con il documento

selezionato; si ha la possibilità di:

• Stampare il documento nella forma mostrata a video o sotto forma di file

“.pdf” (solo se disponete della componente Writer di Adobe Acrobat)

• Scaricare (eseguire il download) il file in formato compresso (.zip) sul

proprio hard-disk per poi visionare lo stesso in formato .xml

• Annullare l’operazione per ritornare alla maschera di selezione dei

documenti

I documenti connessi all'invio delle fatture, che si possono ricevere da Enel

sono essenzialmente tre:

a) SAL/DCL (Benestare al pagamento);

b) Ricevute di ritorno relative alle fatture inviate (per fatture correttamente

ricevute o errate e non ricevute da Enel);

c) Avvisi di pagamento delle fatture.

Fig. 4 – Esempio di SAL/DCL (Benestare al pagamento)

10


Fig. 5 – Esempio di Ricevuta di ritorno corretta

Fig. 6 – Esempio di Ricevuta di ritorno errata

Se il codice di errore, presente nella ricevuta di ritorno, è del tipo 0XX si

tratta di un errore nella compilazione della fattura imputabile all'emittente.

Se, invece, l'errore è del tipo 3XX la fattura, anche se formalmente corretta ai

fini EDI, risulta non acquisita per effetto, generalmente, di una mancata o

scorretta codifica dei documenti contrattuali (codice ordine, codice benestare

ecc.)

11


Fig. 7 – Esempio di Avviso di pagamento

Nel caso di Ricevuta di ritorno errata non è necessario compilare nuovamente la

fattura errata, ma è possibile riprendere il documento a suo tempo inviato,

apportando le relative correzioni, e rinviarlo direttamente dalla funzionalità Inbox.

La ricevuta di ritorno errata è contraddistinta dal colore rosso.

Per richiamare la fattura non acquisita da Enel è sufficiente cliccare in

corrispondenza del numero documento (numero Fattura) sulla stessa riga della

ricevuta di ritorno errata (Fig. 8).

Fig. 8 – Selezione fatture risultate errate (per correzione)

12


Una volta richiamata la fattura errata, con la modalità sopra descritta, la

stessa verrà aperta in modifica (tutti i campi dell’interfaccia verranno

precaricati dai dati XML della fattura inseriti al momento del 1^ invio). Sulla

base delle segnalazioni di errore evidenziate nella ricevuta di ritorno si

potranno modificare i dati che hanno provocato lo scarto ed inviare

nuovamente il documento (Fig. 9).

Fig. 9 – Correzione fatture risultate errate

In questa fase è possibile (Fig. 10):

♦ confermare l'invio della fattura (tasto [CONFERMA])

♦ annullare l'invio (tasto [ANNULLA])

♦ stampare la fattura (tasto [STAMPA])

♦ scaricare il file in formato XML compresso - estensione .zip (tasto

[SCARICA]). Il file deve essere successivamente decompresso con il

software freeware Winzip.

♦ salvare in stato bozza la fattura (tasto [BOZZA])

13


Fig. 10 – Invio fattura dopo correzione

Le stampe prodotte delle fatture hanno validità fiscale ed è possibile

personalizzare l’intestazione ed i piè di pagina delle pagine dal menu

“File/Imposta pagina…” del browser Internet Explorer.

Per tutti i particolari relativi alla compilazione della fattura e alla sua

trasmissione si rimanda al paragrafo 2.2.

14


2.2 Outbox – predisposizione invio documenti

La funzione Outbox consente di inviare i documenti verso Enel. In

particolare, è possibile inviare i documenti effettuando l’upload dei file XML,

precedentemente creati, oppure compilare on-line i documenti attraverso

l’utilizzo di form predisposte (attualmente è possibile compilare on-line solo

la fattura).

Cliccando sull’icona corrispondente (Fig. 11) viene presentata una maschera

nella quale occorre selezionare il destinatario (Partner), la tipologia di

documento da trasmettere e la modalità di trasmissione (upload o

compilazione on-line).

Fig. 11 – Invio documenti - Outbox

15


2.2.1 Upload documento

L’upload consente di trasferire un file XML ad Enel senza digitarlo, avendolo

precedentemente estratto dal proprio sistema informativo.

Per effettuare l’upload del documento è necessario premere il tasto

[SFOGLIA] e selezionare, sulla propria stazione di lavoro, il file in formato

XML relativo al documento da inviare.

Fig. 12 – Upload documenti

Una volta selezionato il documento, è sufficiente premere il tasto [INVIA]

(Fig.12) e se l’invio si risolve positivamente compare la seguente maschera di

conferma (Fig. 13).

Fig. 13 – Conferma invio fattura (Upload documenti)

16


In tal caso è sufficiente premere [OK] per tornare alla maschera precedente.

In caso di errore compare una maschera dove viene evidenziato il motivo

dello scarto e, per inviare il documento, è necessario rimuovere sul file XML

la causa dell’errore. Attualmente sono gestite le seguenti tipologie di errore:

- Partita IVA non coincidente;

- Struttura del documento XML non conforme allo standard Enel.

17


2.2.2 Compilazione on-line fattura

Prima di procedere all'invio della fattura è indispensabile personalizzare il

proprio profilo, compilando ttabelle di anagrafica, attraverso la funzione Admin

(vedi paragrafo 2.4.).

Senza questa attività propedeutica non è possibile compilare correttamente

una fattura.

La compilazione on-line di una fattura prevede la compilazione delle sezioni

appositamente predisposte che guidano l’operatore nell’immissione dei campi

necessari. Una volta selezionato il Partner e la tipologia di documento

‘Fattura’ occorre premere il tasto [COMPILA] (Fig. 11). Compare la seguente

maschera:

Fig. 14 – Testata fattura (Outbox)

Per le Imprese appaltatrici è possibile pre-compilare la fattura attraverso

l’apposita funzione, che si attiva cliccando sulla voce “Benestare” (Fig. 14),

nella testata del documento stesso. Attraverso tale funzionalità tutte le

informazioni presenti nel Benestare elettronico vengono riportate

automaticamente in fattura: l’unico dato mancante è il numero del

documento, che deve essere digitato a cura dell’operatore.

18


Di seguito vengono descritti i campi da valorizzare in Testata:

Nome

campo

Tipo

documento

Formato (*)

Preimpostato

Descrizione

Può trattarsi di una nuova Fattura, di una

Nota di credito o di una Nota di debito a

decremento o ad incremento di una

precedente fattura già emessa.

Numero OA11 Numero identificativo del documento

(protocollo Fornitore). Si precisa che l'art.21

del D.P.R. 633/72 sancisce la numerazione

progressiva e cronologica dei documenti

fiscali. Per le Note credito e le Note debito è

consentita una numerazione separata.

Data

emissione

Fattura

associata

OD8

Data di emissione del documento. Viene

impostata per default la data di sistema (data

corrente).

OA11 Eventuale identificativo di una Fattura

associata nel caso di emissione di Nota credito

o Nota debito. Nel caso di emissione di una

fattura detto campo non va riempito.

Del OD8 Data emissione della fattura associata. Nel

caso di emissione di una fattura detto

campo non va riempito.

Ordine

data

Specifica

data

e

e

OA11

OD8

FA11

FD8

Codice Ordine e data di emissione. Per gli

appaltatori inserire il codice dell'Appalto. Sia

per gli ordini che per appalti bisogna inserire i

primi 9 caratteri del codice ordine senza alcun

segno di separazione come punti, barre, ecc.

Codice della specifica di destinazione e data di

emissione. Per gli appaltatori inserire il codice

del verbale di consegna. In particolare, sia per

gli ordini di acquisto che per gli appalti,

bisogna inserire gli ultimi due caratteri (che

contraddistinguono la specifica/verbale di

consegna) del Codice Ordine/Appalto. Anche

se si tratta di un campo facoltativo, la sua

mancata digitazione, di solito, comporta che

la fattura non venga ricevuta correttamente e

quindi scartata (con codici errori del tipo XX).

19


Nome

campo

Rif. Bolla e

data

Modalità di

pagamento

Formato (*)

FA15 e FD8

Preimpostato

Divisa Preimpostato Euro

Banca

Preimpostato

Sportello

Preimpostato

ABI / CAB/

C/C

Preimpostato

DTZZ

Partita IVA

Ragione

Sociale

Indirizzo

Comune CAP

Provincia

Preimpostato

Preimpostato

Preimpostato

Preimpostato

Descrizione

Numero del documento di trasporto e data di

emissione (è possibile inserire sino a 5 bolle

cliccando sul tasto (+). Tale campo non deve

essere indicato dagli appaltatori e dai

prestatori di servizi. Al contrario i fornitori

devono sempre indicare i documenti di

trasporto che hanno emesso per

l'espletamento della fornitura fatturata.

Modalità di pagamento (30, 60, 90 giorni dalla

data fattura per gli Acquisti e 90 giorni data

autocertificazione per gli Appalti). Il campo

viene valorizzato selezionando i valori presenti

nel menù a tendina.

Dati relativi alle coordinate bancarie. I campi

vengono valorizzati in base ai valori caricati

dal fornitore nella tabella Banche di appoggio

(vedi paragrafo 2.4.4). Per far ciò è necessario

cliccare sul campo ‘Banca’ e selezionare dalla

tabella uno dei codici precedentemente

inseriti.

Dati relativi all’unità Enel destinataria della

fattura, per il pagamento. Questi campi

vengono valorizzati dai dati caricati in una

tabella di sistema. Per far ciò è necessario

cliccare sul campo DTZZ e selezionare il

codice corrispondente all’Unità Enel

amministrativa cui la fattura deve essere

spedita.

Note FA350 Campo Note. Questo campo può essere

utilizzato dal fornitore per tutte le

informazioni che usualmente venivano

inserite nelle fatture cartacee e che non

trovano collocazione nei campi sopra descritti.

E’ possibile inserire sino a 5 campi note

cliccando sul tasto (+).

(*) Legenda "Formato" :

1° carattere O= obbligatorio F= facoltativo

2° carattere A=alfanumerico N=numerico D=formato data

caratteri successivi=lunghezza campo

20


Esempio di finestra di dialogo per la selezione del benestare (dopo aver

cliccato sulla voce "Benestare" nella sezione Testata della fattura):

Fig. 15 – Scelta del Benestare da fatturare (Auto-compilazione fattura)

Una volta selezionato il codice del Benestare da fatturare, ciccando sul

codice corrispondente nell’elenco sulla destra, questo viene visualizzato sulla

form di sinistra e per importare le informazioni in fattura basta cliccare sul

tasto [Conferma]. Il Benestare, se la fattura viene spedita e ricevuta

correttamente, viene eliminato automaticamente dall’elenco di quelli ancora

da fatturare; si evita, così, di inviare fatture a fronte di uno stesso Benestare

già fatturato e vedersi tornare indietro la ricevuta di ritorno errata.

N.B. E’ possibile cancellare manualmente uno o più Benestare già fatturati,

ma non eliminati, spuntando il quadratino bianco sulla destra di ciascun

Benestare (nell’elenco sulla destra) e premendo poi il tasto [Cancella].

21


La seconda sezione da compilare della fattura è quella relativa al Dettaglio

degli articoli (materiali e/o prestazioni) oggetto della fattura stessa. In caso di

selezione Benestare da elenco (auto-compilazione) questa sezione viene

compilata automaticamente. Cliccando sul pulsante “Dettaglio” viene

presentata la maschera seguente:

Fig. 16 – Inserimento righe di dettaglio in fattura

Per inserire una nuova riga di dettaglio, occorre premere il tasto [INSERISCI];

viene presentata la maschera (Fig. 16) che consente l'inserimento dei dati di

dettaglio dell'articolo da inserire nella fattura. Prima di poter inserire le

informazioni degli articoli da fatturare è necessario avere inserito gli stessi

nella tabella Articoli, presente nella sezione Admin. L’inserimento degli

articoli nella suddetta tabella è utile per le fatture emesse dai fornitori, lo è

meno per le fatture emesse dalle imprese appaltatrici. E' possibile inserire

sino a 100 righe di dettaglio.

Qualora non fossero stati inseriti articoli nella relativa tabella si può

ugualmente compilare la sezione di dettaglio utilizzando l’articolo fittizio

codificato con un trattino (-).

N.B. Una volta inserite tutte le righe di dettaglio che concorrono a formare il

totale fattura, è possibile selezionare, da un menù a tendina, un codice IVA ed

effettuare il ricalcolo dell’imposta su tutte le posizioni del documento, senza

dover entrare su ogni singola riga per effettuare la variazione ( vedi campo

“Iva” nella Fig. 16).

22


Fig. 17 – Riga di dettaglio della fattura

Nelle Società del Gruppo Enel è stato introdotto un nuovo sistema di gestione

della contabilità, basato sull’utilizzo di SAP. La Società che deve ancora partire

con tale progetto è Enel Distribuzione, partenza prevista per il mese di Aprile

2003.

L’introduzione di SAP ha portato inevitabilmente a delle variazioni, una delle

quali riguarda la modalità di compilazione delle fatture verso Enel. Inserendo

una riga di dettaglio è consentito indicare, a livello di posizione, il numero

dell’ordine di acquisto, la posizione dello stesso e l’identificativo della bolla di

accompagnamento o dell’acquisizione (comunicata da Enel) a seconda che si

debba fatturare una fornitura o una prestazione.

E’ possibile emettere fatture relative a più ordini di acquisto.

Il campo “Numero” dell’ordine di acquisto a livello di posizione (dettaglio

fattura) è facoltativo.

Nome

Formato (*) Descrizione

campo

Magazzino FA16 Codice del Magazzino Enel di destinazione

(solo nel caso di materiali)

Descrizione

/ Indirizzo

FA35 e FA70 Descrizione ed indirizzo del Magazzino (solo

nel caso di materiali).

E’ possibile inserire sino a 5 campi

Comune/Pr

ovincia/CAP

FA25 e FA2 e

FA5

Descrizione cliccando sul tasto (+).

Comune, Provincia e CAP del Magazzino

23


Nome

campo

Numero

Bolla

Formato (*)

FA16

Descrizione

Numero della bolla (DDT) di riferimento.

Solo per i fornitori. Detto campo non deve

essere compilato dagli appaltatori.

Data FD8 Data emissione della Bolla

Numero

FA6

Numero dell'Ordine

ordine

Posizione FA6

Posizione dell’articolo nell’Ordine

ordine

Acquisizione FA16 Numero dell’acquisizione (per le

prestazioni).

Articolo -

Codice

Preimpostato Codice dell'articolo. Il campo viene

valorizzato selezionando i valori fra quelli

inseriti dal fornitore nell'anagrafica Articoli

(vedi paragrafo 2.4.2). Se non è stato

inserito nessun codice articolo nella relativa

tabella si può indicare un trattino “-“.

Art. Cliente Preimpostato Codice Cliente dell'articolo (campo

valorizzato automaticamente a valle della

selezione del codice articolo). Se non viene

specificato alcun codice articolo si può

indicare un trattino “-“.

Articolo -

Descrizione

Preimpostato

Descrizione dell'articolo (campo valorizzato

automaticamente a valle della selezione del

codice articolo ma modificabile

dall'operatore)

UM Preimpostato Unità di misura dell'articolo (campo

valorizzato automaticamente).

Come già evidenziato nella sezione “Testata“

nel caso di selezione del Benestare verrà

impostata una riga di dettaglio che

riporterà UM = NR, quantità = 1, prezzo

unitario = importo complessivo del

SAL/DCL, imponibile = importo

complessivo dei SAL, IVA = IVA al 20%.

Quantità ON15 Quantità da inserire in fattura.

Prezzo

Unitario

Preimpostato Prezzo unitario (campo valorizzato

automaticamente a valle della selezione del

codice articolo)

Imponibile Calcolato Imponibile (prezzo * quantità)

Sconto/maggiora

zione - codice

Preimpostato

ma

facoltativo

Codice dello sconto o della maggiorazione

applicata dal Fornitore per l'articolo. Il

campo viene valorizzato selezionando i

valori caricati dal fornitore fra quelli inseriti

nella Tabella Sconti/Maggiorazioni (vedi

paragrafo 2.4.3)

24


Nome

campo

Sconto/maggiora

zione - valore %

Sconto/maggiora

zione – importo

Formato (*)

Preimpostato

ma

facoltativo

Calcolato

Descrizione

Valore % dello sconto o della maggiorazione

applicata dal Fornitore per l'articolo (campo

valorizzato automaticamente a valle della

selezione del codice sconto/maggiorazione).

Importo dello sconto o della maggiorazione

applicata dal Fornitore per l'articolo (campo

calcolato automaticamente)

IVA - codice Preimpostato Dati relativi al codice IVA da applicare

all'articolo fatturato. Questo campo viene

valorizzato selezionando i valori tra quelli

inseriti in una tabella già preimpostata.

IVA - valore

%

Preimpostato

Aliquota IVA da applicare per l'articolo

(campo valorizzato automaticamente a valle

della selezione del codice articolo)

IVAimporto

Calcolato Importo dell'IVA da applicare per l'articolo

(campo calcolato automaticamente)

Importo Calcolato Importo dell'articolo (campo calcolato)

Note FA350 Campo note. E’ possibile inserire sino a 5

campi note cliccando sul tasto (+).

(*) Legenda "Tipo campo" : 1° carattere O= obbligatorio F= facoltativo

2° carattere A=alfanumerico N=numerico D=formato data

caratteri successivi=lunghezza campo

È possibile:

♦ Confermare l'inserimento dell'articolo nella fattura (tasto [CONFERMA])

♦ Annullare l'operazione senza salvataggio (tasto [ANNULLA])

♦ Cancellare l'articolo dalla fattura (tasto [CANCELLA])

Successivamente si può procedere all'inserimento degli altri articoli.

25


La terza sezione della fattura è il 'Sommario' nella quale vengono visualizzati i

dati di riepilogo della fattura secondo quanto inserito nelle schede precedenti.

Viene presentata la seguente videata:

Fig. 18 – Sommario

L'unico campo che può essere digitato è quello relativo all'eventuale

'Sconto/Maggiorazione' che viene calcolato sull'importo totale della fattura e

non sul singolo articolo. Gli altri campi sono tutti calcolati.

Il bollo viene automaticamente calcolato in presenza di importi non soggetti

ad IVA superiori a Euro 77,47.

26


La successiva ed ultima sezione della fattura è quella degli 'Allegati'. In

questa sezione vengono sostanzialmente inserite delle note alla fattura in

formato libero. La maschera di inserimento è la seguente :

Fig. 19 – Allegati

Premendo il tasto [+] è possibile inserire successive righe di nota.

Una volta effettuata la compilazione dei dati relativi alla fattura, per

procedere all'invio, è necessario premere il tasto [INVIA]. In primo luogo

vengono effettuati i controlli formali relativi alla presenza o meno dei campi

obbligatori (vengono segnalate eventuali assenze di dati in tale tipologia di

campi).

Dopo aver superato tali controlli, il sistema procede al caricamento della

fattura nel sistema WEG per la successiva trasmissione ai sistemi di Enel.

27


Viene presentata una maschera di riepilogo che mostra il contenuto della

fattura, come nell'esempio sotto riportato:

Fig. 20 – Maschera di riepilogo

In questa fase è possibile:

♦ confermare l'invio della fattura (tasto [CONFERMA])

♦ annullare l'invio (tasto [ANNULLA])

♦ stampare la fattura (tasto [STAMPA])

♦ scaricare il file in formato XML compresso (estensione ZIP) (tasto

[SCARICA]). Il file deve essere successivamente decompresso con il

software freeware Winzip.

♦ salvare in stato bozza la fattura (tasto [BOZZA])

Le stampe prodotte delle fatture hanno validità fiscale.

28


Se si procede all'invio della fattura, viene richiesta un'ulteriore conferma e,

successivamente, compare la seguente maschera :

Fig. 21 – Maschera di conferma

Premere il tasto [OK] per tornare alla maschera iniziale di WEG.

Nel caso in cui si clicca sul tasto [BOZZA] la fattura viene salvata e resa

disponibile per le modifiche e per l’eventuale invio, nell’ambito della

funzionalità “Bozze“. Ovviamente le fatture che si trovano in stato di Bozza

non verranno estratte per essere inviate ad Enel.

29


2.2.3 Sent

La funzione Sent consente di visualizzare i documenti inviati dal Fornitore

raggruppati per tipologia. I documenti sono disponibili su WEG per 6 mesi

dalla data di emissione.

Cliccando sull’icona viene presentata una maschera (Fig. 22) nella

quale occorre selezionare il destinatario (Partner), la tipologia di documento

da trasmettere e la modalità di trasmissione (upload o compilazione).

La prima operazione da effettuare è quella di selezionare il Partner (Società

del Gruppo ENEL) verso il quale sono stati trasmessi i documenti.

Fig. 22 – Selezione partner per consultazione documenti

30


E’ possibile selezionare la tipologia di documento ed eventualmente

impostare i criteri per la ricerca. Per questi ultimi è possibile impostare i

criteri per :

Fig. 23 – Impostazione criteri di ricerca

Numero

giorni

Data

Numero

documento

Indicando un numero di giorni vengono ricercati

i documenti trasmessi dalla data odierna per il

numero di giorni a ritroso indicati

Vengono ricercati i documenti trasmessi dalla

data indicata

Viene ricercato il documento avente come

identificativo il numero/codice indicato

Ovviamente, nel caso in cui i criteri di ricerca non vengano attivati,

l'applicazione ricerca tutti i documenti della tipologia selezionata.

Per avviare la ricerca occorre premere il tasto [CONFERMA]

E’ stata implementata una nuova funzionalità che consente di navigare

all’interno dei documenti partendo dal figlio (fattura) fino ad arrivare fino al

padre (benestare), verificando anche gli altri documenti ad essi relazionati

(Fig. 25 – Albero dei documenti).

Una volta impostati i filtri di ricerca delle fatture da visualizzare è possibile

vedere i documenti correlati cliccando sul numero di fattura (Numero).

31


Fig. 24 – Elenco documenti ricercati

Una volta selezionato il documento (es. fattura) da visualizzare viene

mostrata la seguente videata:

Fig. 25 – Albero dei documenti

32


2.2.4 Gestione dei documenti

Una volta avviata la ricerca, il sistema presenta l'elenco dei documenti

trovati nel database. Viene mostrata la seguente maschera:

Fig. 26 – Elenco documenti trovati nel database

Per ogni documento vengono visualizzate le seguenti informazioni:

♦ destinatario

♦ numero (ID) identificativo in WEG

♦ tipologia documento

♦ numero del documento

♦ data di trasmissione del documento

Per ogni riga è possibile procedere alle seguenti operazioni:

♦ Visualizzare il documento cliccando sull'icona ; viene presentato il

documento a video ed è possibile procedere alla Stampa, al Download

(scarico) del file XML compresso sulla propria stazione di lavoro, ad

Annullare la visualizzazione;

♦ Visualizzare eventuali documenti associati a quello evidenziato (per

esempio Ricevute di ritorno legate alla fattura). Cliccando sul campo

'Numero' viene presentato l'elenco dei documenti associati per i quali è

possibile procedere alle stesse funzioni descritte al punto precedente.

♦ Stampare contemporaneamente più fatture, selezionando i documenti, e

cliccando il tasto [Stampa].

33


2.3 Bozze – documenti in stato bozza

La funzione “Bozze“ consente di richiamare, modificare ed eventualmente

inviare ad Enel le fatture salvate precedentemente in stato bozza. Tali fatture

non verranno acquisite, sino all’effettivo invio. Questa funzione consente

anche di differire la fase di compilazione del documento dalla fase di

spedizione dello stesso.

Cliccando sull’icona vengono elencate le fatture salvate nello stato

bozza, come nell’esempio sotto riportato:

Fig. 27 – elenco fatture salvate in stato bozza

Da tale maschera è possibile:

• selezionare il documento per la successiva cancellazione premendo il

tasto [CANCELLA] dopo aver effettuato la selezione dei documenti da

cancellare;

• uscire dalla maschera di selezione dei documenti premendo il tasto [

ANNULLA ];

• visualizzare il documento cliccando sull’icona

34


Nel caso di visualizzazione, viene presentata una maschera con la fattura

selezionata e la possibilità di :

♦ Modificare e/o Completare la fattura

♦ Confermare l'invio della fattura (tasto [CONFERMA])

♦ Annullare l'invio (tasto [ANNULLA])

♦ Stampare la fattura (tasto [STAMPA])

♦ Scaricare il file in formato XML compresso (estensione ZIP) (tasto

[SCARICA]). Il file deve essere successivamente decompresso con il

software freeware Winzip.

♦ Salvare nuovamente in stato bozza la fattura (tasto [BOZZA])

35


2.4 Admin – funzioni di amministratore

La funzione Admin consente di gestire le tabelle dei dati di stato necessarie

al funzionamento ed alla personalizzazione del profilo del Fornitore.

Cliccando sull’icona viene presentata la seguente maschera nella

quale sono indicate le funzioni a disposizione del Fornitore per la

configurazione del proprio profilo.

Fig. 28 – Funzione Admin

36


2.4.1 Tabella Anagrafica

Questa funzione consente al Fornitore di definire e di modificare alcune

informazioni relative ai propri dati anagrafici.

Dato che la fattura in via elettronica sostituisce il documento cartaceo a tutti

gli effetti di legge, per rispetto della normativa fiscale è necessario inserire i

dati relativi alla Partita IVA, Numero iscrizione al Tribunale, Numero

iscrizione C.C.I.I.A., Capitale sociale.

L’amministratore del sistema inserisce la partita IVA e la ragione sociale del

Fornitore in WEBEDI; il campo chiave è la partita IVA e non è modificabile.

Viene presentata la seguente maschera:

Fig. 29 – Modifica anagrafica

37


È possibile modificare i seguenti campi:

Nome campo Formato Descrizione

Indirizzo/Comune/Pro

vincia/CAP

FA35

Dati relativi all'indirizzo del

Fornitore

Iscrizione Tribunale FA35

Iscrizione CCIIA

FA35

Capitale sociale

FA35

Telefono/Fax/Telex/email

FA15

Riferimenti

Sede amministrativa -

Indirizzo/Comune/pro

vincia/CAP

Sede Amministrativa -

Riferimenti della sede

Telefono/Fax/Telex/email

amministrativa

Per confermare le modifiche premere [MODIFICA], per annullare premere

[ANNULLA].

38


2.4.2 Tabella Articoli

Questa funzione consente al Fornitore di definire e di gestire l'elenco degli

articoli/prestazioni che potranno essere inseriti in fattura. Viene presentata

la seguente maschera:

Fig. 30 – Elenco degli articoli

Nella maschera è possibile:

♦ Inserire un nuovo articolo/prestazione

♦ Modificare i dati di un articolo/prestazione esistente

♦ Cancellare un articolo/prestazione

♦ Annullare l'operazione

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2.4.2.1 Inserimento nuovo articolo/prestazione

Per inserire un nuovo articolo occorre compilare la maschera di Fig. 30 come

nell'esempio seguente

Fig. 31 – Inserimento nuovo articolo (Tabella Articoli)

In particolare devono essere valorizzati i seguenti campi:

Nome Formato Descrizione

campo

Codice OA35 Codice dell'articolo prestazione.

Descrizi FA140 Descrizione dell'articolo

one

Articolo FA6

Eventuale codice Cliente dell'articolo

cliente

Prezzo ON16 Prezzo unitario

(*) Legenda "Tipo campo" : 1° carattere O= obbligatorio F= facoltativo

2° carattere A=alfanumerico N=numerico D=formato data

caratteri successivi=lunghezza campo

Per confermare l'inserimento occorre premere il tasto [INSERISCI]. Una volta

inserito, l'articolo/prestazione potrà essere selezionato per l'inserimento

nella fattura o, dalla lista della Tabella Articoli, per eventuali modifiche.

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2.4.2.2 Modifica articolo/prestazione

Per modificare un articolo precedentemente inserito occorre, dalla maschera

iniziale della Tabella Articoli, selezionare il codice dell'elemento da modificare

(dall’apposita tendina) come nell'esempio seguente:

Fig. 32 – Modifica Articolo (Tabella Articoli)

Per modificare i dati è sufficiente inserire i nuovi valori nei campi della

maschera (è esclusa la modifica del campo codice) e premere il tasto

[MODIFICA].

2.4.2.3 Cancellazione articolo/prestazione

Per cancellare un articolo/prestazione inserito occorre, dalla maschera

iniziale della Tabella Articolo, selezionare il codice dell'elemento e premere il

tasto [CANCELLA]. L'articolo/prestazione viene cancellato anche se,

ovviamente, resta inserito nelle fatture scritte a monte dell'eliminazione.

41


2.4.3 Tabella Sconti/Maggiorazioni

Questa funzione consente di gestire gli sconti e le maggiorazioni che

verranno applicate sia sui singoli articoli/prestazioni sia sull'intera fattura.

La maschera iniziale è la seguente:

Fig. 33 – Tabella Sconti/Maggiorazioni

Anche per la tabella Sconti/maggiorazioni valgono le stesse funzioni descritte per

la tabella Articoli. In particolare per l'inserimento occorre digitare i seguenti dati:

Nome campo Formato Descrizione

Codice OA35 Codice dello sconto o della

maggiorazione

Tipo

Selezione Tipo (se in addebito o

tipo

accredito)

Percentuale ON2 Percentuale da applicare

Per confermare l'inserimento premere il tasto [INSERISCI].

Per le altre funzionalità (Modifica, Cancella) si procede con le stesse modalità

descritte per la tabella Articoli.

42


2.4.4 Banche di appoggio

Questa funzione consente di gestire i codici dei riferimenti bancari presso i

quali verranno gestite le transazioni effettuate dall'Enel. Per il momento,

purtroppo, non c’è integrazione tra quanto scritto nella tabella Banche di

appoggio e quanto comunicato alle funzioni amministrazione delle singole

Società Enel; viene effettuato il pagamento alla banca comunicata a queste

ultime.

Viene presentata la seguente tabella:

Fig. 34 – Codici riferimenti bancari

Anche per la tabella Banche di appoggio valgono le stesse funzioni descritte

per la tabella Articoli. In particolare per l'inserimento occorre digitare i

seguenti dati:

Nome Formato

Descrizione

campo

Banca OA70 Denominazione dell'istituto

Sportello FA70 Descrizione della filiale/agenzia

ABI

ON5

Coordinate bancarie. Il codice è

CAB

ON5

rappresentato dall'insieme delle tre

C/C

OA11

informazioni.

Per confermare l'inserimento premere il tasto [INSERISCI].

Per le altre funzionalità (Modifica, Cancella) si procede con le stesse modalità

descritte per la tabella Articoli.

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2.4.5 Contattare amministratore

Questa funzione consente al Fornitore di inviare ad Enel un e-mail per

eventuali richieste, segnalazioni chiarimenti. Viene presentata la seguente

maschera nella quale l'utente può digitare il messaggio:

Fig. 35 – Invio e-mail dal Fornitore ad Enel

Una volta compilato il messaggio è possibile inviarlo (tasto [INVIA]) oppure

annullare l'operazione (tasto [ANNULLA])

2.5 Logoff

Questa funzione permette di uscire dall’applicazione, evitando brusche

chiusure, e di tornare alla pagina principale (HOME).

2.6 Manuale Weg

Questa funzione permette di consultare l'help in linea dell'applicazione WEG.

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