WEG - Web Electronic Gateway - Fornitori - Enel

WEG - Web Electronic Gateway
Manuale utente
Versione 05

INDICE
INDICE DELLE FIGURE ..................................................................................................3
INTRODUZIONE................................................................................................................5
INTRODUZIONE................................................................................................................5
1 ACCESSO AL SERVIZIO WEG.................................................................................6
2 MENU PRINCIPALE ...................................................................................................8
2.1 Inbox – documenti ricevuti ................................................................................................................. 9
2.2 Outbox – predisposizione invio documenti................................................................................ 15
2.2.1 Upload documento.................................................................................................................................... 16
2.2.2 Compilazione on-line fattura ................................................................................................................. 18
2.2.3 Sent .............................................................................................................................................................. 30
2.2.4 Gestione dei documenti........................................................................................................................... 33
2.3 Bozze – documenti in stato bozza.................................................................................................. 34
2.4 Admin – funzioni di amministratore ........................................................................................... 36
2.4.1 Tabella Anagrafica................................................................................................................................... 37
2.4.2 Tabella Articoli........................................................................................................................................... 39
2.4.2.1 Inserimento nuovo articolo/prestazione ................................................................................... 40
2.4.2.2 Modifica articolo/prestazione ...................................................................................................... 41
2.4.2.3 Cancellazione articolo/prestazione............................................................................................ 41
2.4.3 Tabella Sconti/Maggiorazioni ............................................................................................................... 42
2.4.4 Banche di appoggio.................................................................................................................................. 43
2.4.5 Contattare amministratore..................................................................................................................... 44
2.5 Logoff.......................................................................................................................................................... 44
2.6 Manuale Weg........................................................................................................................................... 44
2

INDICE DELLE FIGURE
Fig. 1A - Accesso al portale Acquisti............................................................................................................................... 6
Fig. 1B – Accesso a WEG................................................................................................................................................. 6
Fig. 1C – Accesso a WEG................................................................................................................................................. 7
Fig. 2 – Menu principale .................................................................................................................................................. 8
Fig. 3 – Finestra Menu principale ................................................................................................................................... 9
Fig. 4 – Esempio di SAL/DCL (Benestare al pagamento) ........................................................................................... 10
Fig. 5 – Esempio di Ricevuta di ritorno corretta.......................................................................................................... 11
Fig. 6 – Esempio di Ricevuta di ritorno errata............................................................................................................. 11
Fig. 7 – Esempio di Avviso di pagamento ..................................................................................................................... 12
Fig. 8 – Selezione fatture risultate errate (per correzione).......................................................................................... 12
Fig. 9 – Correzione fatture risultate errate................................................................................................................... 13
Fig. 10 – Invio fattura dopo correzione......................................................................................................................... 14
Fig. 11 – Invio documenti - Outbox............................................................................................................................... 15
Fig. 12 – Upload documenti ........................................................................................................................................... 16
Fig. 13 – Conferma invio fattura (Upload documenti) ................................................................................................ 16
Fig. 14 – Testata fattura (Outbox)................................................................................................................................. 18
Fig. 15 – Scelta del Benestare da fatturare (Auto-compilazione fattura)................................................................... 21
Fig. 16 – Inserimento righe di dettaglio in fattura ....................................................................................................... 22
Fig. 17 – Riga di dettaglio della fattura......................................................................................................................... 23
Fig. 18 – Sommario......................................................................................................................................................... 26
Fig. 19 – Allegati ............................................................................................................................................................. 27
Fig. 20 – Maschera di riepilogo...................................................................................................................................... 28
Fig. 21 – Maschera di conferma .................................................................................................................................... 29
Fig. 22 – Selezione partner per consultazione documenti ........................................................................................... 30
Fig. 23 – Impostazione criteri di ricerca ....................................................................................................................... 31
Fig. 24 – Elenco documenti ricercati............................................................................................................................. 32
Fig. 25 – Albero dei documenti...................................................................................................................................... 32
Fig. 26 – Elenco documenti trovati nel database.......................................................................................................... 33
Fig. 27 – elenco fatture salvate in stato bozza............................................................................................................... 34
3

Fig. 28 – Funzione Admin .............................................................................................................................................. 36
Fig. 29 – Modifica anagrafica ........................................................................................................................................ 37
Fig. 30 – Elenco degli articoli......................................................................................................................................... 39
Fig. 31 – Inserimento nuovo articolo (Tabella Articoli) .............................................................................................. 40
Fig. 32 – Modifica Articolo (Tabella Articoli) .............................................................................................................. 41
Fig. 33 – Tabella Sconti/Maggiorazioni ........................................................................................................................ 42
Fig. 34 – Codici riferimenti bancari .............................................................................................................................. 43
Fig. 35 – Invio e-mail dal Fornitore ad Enel................................................................................................................. 44
4

Introduzione
Il presente documento descrive le funzionalità dell’applicazione Web Electronic
Gateway (WEG) utilizzata per la trasmissione, la ricezione, la visualizzazione e la
compilazione dei documenti, oggetto di scambio fra Enel ed i propri
Fornitori/Imprese.
Per accedere al servizio WEG è necessario essere registrati al portale Enel
Acquisti e disporre di un Contatto abilitato al servizio Web EDI. L'abilitazione,
come previsto per tutti i servizi, dovrà essere richiesta dal Contatto Master
attraverso le apposite funzionalità disponibili sul Portale degli Acquisti (Funzioni
Master)
Il Contatto Master deve associare per ogni Contatto, il “Profilo” di accesso
richiesto e la Società (o più Società) del gruppo Enel per la quale s'intende
attivare il servizio.
I profili disponibili sono i seguenti:
1. Amministrativo
Un contatto associato a questo profilo potrà visualizzare e gestire
esclusivamente:
• Benestare
• Avviso di pagamento
• Ricevuta di ritorno
• Fattura
2. Tecnico (attualmente utilizzato solo per Enel Distribuzione)
Un contatto associato a questo profilo potrà visualizzare e gestire
esclusivamente:
• Lettere consegna lavori e relativi allegati
• Libretto di misura
• Movimenti Impresa
3. Completo (Amministrativo e Tecnico)
Un contatto associato a questo profilo potrà visualizzare e gestire tutti i tipi
di documenti
Le Società Enel indicate in fase di abilitazione sono quelle con le quali si intende
adottare WebEDI quale canale primario di scambio della documentazione.
A seguito della richiesta di attivazione del servizio è prevista l’effettuazione di un
semplice percorso di addestramento, descritto nel documento disponibile nella
sezione Documentazione, e che può essere effettuato da qualunque contatto
abilitato al servizio con un profilo di tipo Amministrativo oppure Completo
(Amministrativo +Tecnico).
Attualmente il profilo tecnico può essere utilizzato solo nel caso di rapporti con la
società Enel Distribuzione.
Al momento del primo accesso al sistema, il Partner dovrà provvedere alla
personalizzazione delle tabelle di anagrafica, indicate nel paragrafo 2.4 e
successivi.
5

1 Accesso al servizio WEG
Per l'accesso al servizio WEG occorre rispettare i seguenti requisiti minimi:
• Browser Microsoft Internet Explorer 5.5 o versioni superiori
• Processore Pentium 200Mhz;
• Ram 32Mbyte.
Una volta avviato il browser occorre collegarsi all'indirizzo
http://www.acquisti.enel.it ed effettuare il login inserendo la propria UserID
e Password (Fig.1A)
Fig. 1A - Accesso al portale Acquisti
Successivamente sarà sufficiente cliccare sul link evidenziato in figura 1B
Fig. 1B – Accesso a WEG
6

In questo modo si attiva il servizio Web Edi come indicato nella figura sotto.
Fig. 1C – Accesso a WEG
Cliccando Accesso al servizio nell’area Servizio WEG (come indicato dalla figura
sopra) saranno visualizzati il nome utente (contatto) e il suo profilo, la ragione
sociale e la partita iva dell’azienda con utilizzati per accedere al servizio.
Fig. 1D – Accesso a WEG
7

Ciccare il link Accesso al servizio indicato dalla freccia nella figura 1D per
accedere al menù principale.
2 Menu principale
Questa maschera presenta, sul lato sinistro dello schermo, le funzionalità
previste per l’applicazione.
Fig. 2 – Menu principale
Tali funzionalità sono:
♦ Inbox (documenti ricevuti)
♦ Outbox (documenti trasmessi)
♦ Sent (archivio documenti trasmessi/ricevuti)
♦ Bozze (documenti temporanei)
♦ Admin (tabelle di anagrafica e funzionalità invio email)
♦ Logoff (uscita dal sistema)
♦ Manuale Weg
8

2.1 Inbox – documenti ricevuti
La casella Inbox contiene i documenti inviati da Enel, quali Benestare,
Ricevuta di ritorno, Avviso di pagamento. Tali documenti rimarranno nella
Inbox fino a che non provvediate alla loro cancellazione, che vi invitiamo a
fare periodicamente in modo da eliminare ciò che è obsoleto.
Gli stessi documenti saranno archiviati on-line, per un massimo di sei mesi,
nella casella “Sent”.
Cliccando sull’icona corrispondente (Fig. 3) vengono elencati i documenti
come nell’esempio sotto riportato:
Fig. 3 – Finestra Menu principale
Per ogni documento viene riportato il mittente (società del Gruppo Enel),
l’identificativo (ID o numero progressivo di sistema), la tipologia (Benestare,
Ricevuta di ritorno, Avviso di pagamento), il numero identificativo (numero
Fattura, numero Avviso di pagamento, ecc.), la data di ricezione.
L'identificativo è un codice che ha valenza informatica e non fiscale.
9

Da tale maschera è possibile:
• Selezionare il documento (attraverso la spunta del quadratino sulla
sinistra) per la successiva cancellazione premendo il tasto [CANCELLA];
• Visualizzare il documento cliccando sull’icona ;
• Correggere eventuali fatture le cui ricevute di ritorno sono errate,
ciccando sul numero della fattura stessa.
Nel caso di visualizzazione, viene presentata una maschera con il documento
selezionato; si ha la possibilità di:
• Stampare il documento nella forma mostrata a video o sotto forma di file
“.pdf” (solo se disponete della componente Writer di Adobe Acrobat)
• Scaricare (eseguire il download) il file in formato compresso (.zip) sul
proprio hard-disk per poi visionare lo stesso in formato .xml
• Annullare l’operazione per ritornare alla maschera di selezione dei
documenti
I documenti connessi all'invio delle fatture, che si possono ricevere da Enel
sono essenzialmente tre:
a) SAL/DCL (Benestare al pagamento);
b) Ricevute di ritorno relative alle fatture inviate (per fatture correttamente
ricevute o errate e non ricevute da Enel);
c) Avvisi di pagamento delle fatture.
Fig. 4 – Esempio di SAL/DCL (Benestare al pagamento)
10

Fig. 5 – Esempio di Ricevuta di ritorno corretta
Fig. 6 – Esempio di Ricevuta di ritorno errata
Se il codice di errore, presente nella ricevuta di ritorno, è del tipo 0XX si
tratta di un errore nella compilazione della fattura imputabile all'emittente.
Se, invece, l'errore è del tipo 3XX la fattura, anche se formalmente corretta ai
fini EDI, risulta non acquisita per effetto, generalmente, di una mancata o
scorretta codifica dei documenti contrattuali (codice ordine, codice benestare
ecc.)
11

Fig. 7 – Esempio di Avviso di pagamento
Nel caso di Ricevuta di ritorno errata non è necessario compilare nuovamente la
fattura errata, ma è possibile riprendere il documento a suo tempo inviato,
apportando le relative correzioni, e rinviarlo direttamente dalla funzionalità Inbox.
La ricevuta di ritorno errata è contraddistinta dal colore rosso.
Per richiamare la fattura non acquisita da Enel è sufficiente cliccare in
corrispondenza del numero documento (numero Fattura) sulla stessa riga della
ricevuta di ritorno errata (Fig. 8).
Fig. 8 – Selezione fatture risultate errate (per correzione)
12

Una volta richiamata la fattura errata, con la modalità sopra descritta, la
stessa verrà aperta in modifica (tutti i campi dell’interfaccia verranno
precaricati dai dati XML della fattura inseriti al momento del 1^ invio). Sulla
base delle segnalazioni di errore evidenziate nella ricevuta di ritorno si
potranno modificare i dati che hanno provocato lo scarto ed inviare
nuovamente il documento (Fig. 9).
Fig. 9 – Correzione fatture risultate errate
In questa fase è possibile (Fig. 10):
♦ confermare l'invio della fattura (tasto [CONFERMA])
♦ annullare l'invio (tasto [ANNULLA])
♦ stampare la fattura (tasto [STAMPA])
♦ scaricare il file in formato XML compresso - estensione .zip (tasto
[SCARICA]). Il file deve essere successivamente decompresso con il
software freeware Winzip.
♦ salvare in stato bozza la fattura (tasto [BOZZA])
13

Fig. 10 – Invio fattura dopo correzione
Le stampe prodotte delle fatture hanno validità fiscale ed è possibile
personalizzare l’intestazione ed i piè di pagina delle pagine dal menu
“File/Imposta pagina…” del browser Internet Explorer.
Per tutti i particolari relativi alla compilazione della fattura e alla sua
trasmissione si rimanda al paragrafo 2.2.
14

2.2 Outbox – predisposizione invio documenti
La funzione Outbox consente di inviare i documenti verso Enel. In
particolare, è possibile inviare i documenti effettuando l’upload dei file XML,
precedentemente creati, oppure compilare on-line i documenti attraverso
l’utilizzo di form predisposte (attualmente è possibile compilare on-line solo
la fattura).
Cliccando sull’icona corrispondente (Fig. 11) viene presentata una maschera
nella quale occorre selezionare il destinatario (Partner), la tipologia di
documento da trasmettere e la modalità di trasmissione (upload o
compilazione on-line).
Fig. 11 – Invio documenti - Outbox
15

2.2.1 Upload documento
L’upload consente di trasferire un file XML ad Enel senza digitarlo, avendolo
precedentemente estratto dal proprio sistema informativo.
Per effettuare l’upload del documento è necessario premere il tasto
[SFOGLIA] e selezionare, sulla propria stazione di lavoro, il file in formato
XML relativo al documento da inviare.
Fig. 12 – Upload documenti
Una volta selezionato il documento, è sufficiente premere il tasto [INVIA]
(Fig.12) e se l’invio si risolve positivamente compare la seguente maschera di
conferma (Fig. 13).
Fig. 13 – Conferma invio fattura (Upload documenti)
16

In tal caso è sufficiente premere [OK] per tornare alla maschera precedente.
In caso di errore compare una maschera dove viene evidenziato il motivo
dello scarto e, per inviare il documento, è necessario rimuovere sul file XML
la causa dell’errore. Attualmente sono gestite le seguenti tipologie di errore:
- Partita IVA non coincidente;
- Struttura del documento XML non conforme allo standard Enel.
17

2.2.2 Compilazione on-line fattura
Prima di procedere all'invio della fattura è indispensabile personalizzare il
proprio profilo, compilando ttabelle di anagrafica, attraverso la funzione Admin
(vedi paragrafo 2.4.).
Senza questa attività propedeutica non è possibile compilare correttamente
una fattura.
La compilazione on-line di una fattura prevede la compilazione delle sezioni
appositamente predisposte che guidano l’operatore nell’immissione dei campi
necessari. Una volta selezionato il Partner e la tipologia di documento
‘Fattura’ occorre premere il tasto [COMPILA] (Fig. 11). Compare la seguente
maschera:
Fig. 14 – Testata fattura (Outbox)
Per le Imprese appaltatrici è possibile pre-compilare la fattura attraverso
l’apposita funzione, che si attiva cliccando sulla voce “Benestare” (Fig. 14),
nella testata del documento stesso. Attraverso tale funzionalità tutte le
informazioni presenti nel Benestare elettronico vengono riportate
automaticamente in fattura: l’unico dato mancante è il numero del
documento, che deve essere digitato a cura dell’operatore.
18

Di seguito vengono descritti i campi da valorizzare in Testata:
Nome
campo
Tipo
documento
Formato (*)
Preimpostato
Descrizione
Può trattarsi di una nuova Fattura, di una
Nota di credito o di una Nota di debito a
decremento o ad incremento di una
precedente fattura già emessa.
Numero OA11 Numero identificativo del documento
(protocollo Fornitore). Si precisa che l'art.21
del D.P.R. 633/72 sancisce la numerazione
progressiva e cronologica dei documenti
fiscali. Per le Note credito e le Note debito è
consentita una numerazione separata.
Data
emissione
Fattura
associata
OD8
Data di emissione del documento. Viene
impostata per default la data di sistema (data
corrente).
OA11 Eventuale identificativo di una Fattura
associata nel caso di emissione di Nota credito
o Nota debito. Nel caso di emissione di una
fattura detto campo non va riempito.
Del OD8 Data emissione della fattura associata. Nel
caso di emissione di una fattura detto
campo non va riempito.
Ordine
data
Specifica
data
e
e
OA11
OD8
FA11
FD8
Codice Ordine e data di emissione. Per gli
appaltatori inserire il codice dell'Appalto. Sia
per gli ordini che per appalti bisogna inserire i
primi 9 caratteri del codice ordine senza alcun
segno di separazione come punti, barre, ecc.
Codice della specifica di destinazione e data di
emissione. Per gli appaltatori inserire il codice
del verbale di consegna. In particolare, sia per
gli ordini di acquisto che per gli appalti,
bisogna inserire gli ultimi due caratteri (che
contraddistinguono la specifica/verbale di
consegna) del Codice Ordine/Appalto. Anche
se si tratta di un campo facoltativo, la sua
mancata digitazione, di solito, comporta che
la fattura non venga ricevuta correttamente e
quindi scartata (con codici errori del tipo XX).
19

Nome
campo
Rif. Bolla e
data
Modalità di
pagamento
Formato (*)
FA15 e FD8
Preimpostato
Divisa Preimpostato Euro
Banca
Preimpostato
Sportello
Preimpostato
ABI / CAB/
C/C
Preimpostato
DTZZ
Partita IVA
Ragione
Sociale
Indirizzo
Comune CAP
Provincia
Preimpostato
Preimpostato
Preimpostato
Preimpostato
Descrizione
Numero del documento di trasporto e data di
emissione (è possibile inserire sino a 5 bolle
cliccando sul tasto (+). Tale campo non deve
essere indicato dagli appaltatori e dai
prestatori di servizi. Al contrario i fornitori
devono sempre indicare i documenti di
trasporto che hanno emesso per
l'espletamento della fornitura fatturata.
Modalità di pagamento (30, 60, 90 giorni dalla
data fattura per gli Acquisti e 90 giorni data
autocertificazione per gli Appalti). Il campo
viene valorizzato selezionando i valori presenti
nel menù a tendina.
Dati relativi alle coordinate bancarie. I campi
vengono valorizzati in base ai valori caricati
dal fornitore nella tabella Banche di appoggio
(vedi paragrafo 2.4.4). Per far ciò è necessario
cliccare sul campo ‘Banca’ e selezionare dalla
tabella uno dei codici precedentemente
inseriti.
Dati relativi all’unità Enel destinataria della
fattura, per il pagamento. Questi campi
vengono valorizzati dai dati caricati in una
tabella di sistema. Per far ciò è necessario
cliccare sul campo DTZZ e selezionare il
codice corrispondente all’Unità Enel
amministrativa cui la fattura deve essere
spedita.
Note FA350 Campo Note. Questo campo può essere
utilizzato dal fornitore per tutte le
informazioni che usualmente venivano
inserite nelle fatture cartacee e che non
trovano collocazione nei campi sopra descritti.
E’ possibile inserire sino a 5 campi note
cliccando sul tasto (+).
(*) Legenda "Formato" :
1° carattere O= obbligatorio F= facoltativo
2° carattere A=alfanumerico N=numerico D=formato data
caratteri successivi=lunghezza campo
20

Esempio di finestra di dialogo per la selezione del benestare (dopo aver
cliccato sulla voce "Benestare" nella sezione Testata della fattura):
Fig. 15 – Scelta del Benestare da fatturare (Auto-compilazione fattura)
Una volta selezionato il codice del Benestare da fatturare, ciccando sul
codice corrispondente nell’elenco sulla destra, questo viene visualizzato sulla
form di sinistra e per importare le informazioni in fattura basta cliccare sul
tasto [Conferma]. Il Benestare, se la fattura viene spedita e ricevuta
correttamente, viene eliminato automaticamente dall’elenco di quelli ancora
da fatturare; si evita, così, di inviare fatture a fronte di uno stesso Benestare
già fatturato e vedersi tornare indietro la ricevuta di ritorno errata.
N.B. E’ possibile cancellare manualmente uno o più Benestare già fatturati,
ma non eliminati, spuntando il quadratino bianco sulla destra di ciascun
Benestare (nell’elenco sulla destra) e premendo poi il tasto [Cancella].
21

La seconda sezione da compilare della fattura è quella relativa al Dettaglio
degli articoli (materiali e/o prestazioni) oggetto della fattura stessa. In caso di
selezione Benestare da elenco (auto-compilazione) questa sezione viene
compilata automaticamente. Cliccando sul pulsante “Dettaglio” viene
presentata la maschera seguente:
Fig. 16 – Inserimento righe di dettaglio in fattura
Per inserire una nuova riga di dettaglio, occorre premere il tasto [INSERISCI];
viene presentata la maschera (Fig. 16) che consente l'inserimento dei dati di
dettaglio dell'articolo da inserire nella fattura. Prima di poter inserire le
informazioni degli articoli da fatturare è necessario avere inserito gli stessi
nella tabella Articoli, presente nella sezione Admin. L’inserimento degli
articoli nella suddetta tabella è utile per le fatture emesse dai fornitori, lo è
meno per le fatture emesse dalle imprese appaltatrici. E' possibile inserire
sino a 100 righe di dettaglio.
Qualora non fossero stati inseriti articoli nella relativa tabella si può
ugualmente compilare la sezione di dettaglio utilizzando l’articolo fittizio
codificato con un trattino (-).
N.B. Una volta inserite tutte le righe di dettaglio che concorrono a formare il
totale fattura, è possibile selezionare, da un menù a tendina, un codice IVA ed
effettuare il ricalcolo dell’imposta su tutte le posizioni del documento, senza
dover entrare su ogni singola riga per effettuare la variazione ( vedi campo
“Iva” nella Fig. 16).
22

Fig. 17 – Riga di dettaglio della fattura
Nelle Società del Gruppo Enel è stato introdotto un nuovo sistema di gestione
della contabilità, basato sull’utilizzo di SAP. La Società che deve ancora partire
con tale progetto è Enel Distribuzione, partenza prevista per il mese di Aprile
2003.
L’introduzione di SAP ha portato inevitabilmente a delle variazioni, una delle
quali riguarda la modalità di compilazione delle fatture verso Enel. Inserendo
una riga di dettaglio è consentito indicare, a livello di posizione, il numero
dell’ordine di acquisto, la posizione dello stesso e l’identificativo della bolla di
accompagnamento o dell’acquisizione (comunicata da Enel) a seconda che si
debba fatturare una fornitura o una prestazione.
E’ possibile emettere fatture relative a più ordini di acquisto.
Il campo “Numero” dell’ordine di acquisto a livello di posizione (dettaglio
fattura) è facoltativo.
Nome
Formato (*) Descrizione
campo
Magazzino FA16 Codice del Magazzino Enel di destinazione
(solo nel caso di materiali)
Descrizione
/ Indirizzo
FA35 e FA70 Descrizione ed indirizzo del Magazzino (solo
nel caso di materiali).
E’ possibile inserire sino a 5 campi
Comune/Pr
ovincia/CAP
FA25 e FA2 e
FA5
Descrizione cliccando sul tasto (+).
Comune, Provincia e CAP del Magazzino
23

Nome
campo
Numero
Bolla
Formato (*)
FA16
Descrizione
Numero della bolla (DDT) di riferimento.
Solo per i fornitori. Detto campo non deve
essere compilato dagli appaltatori.
Data FD8 Data emissione della Bolla
Numero
FA6
Numero dell'Ordine
ordine
Posizione FA6
Posizione dell’articolo nell’Ordine
ordine
Acquisizione FA16 Numero dell’acquisizione (per le
prestazioni).
Articolo -
Codice
Preimpostato Codice dell'articolo. Il campo viene
valorizzato selezionando i valori fra quelli
inseriti dal fornitore nell'anagrafica Articoli
(vedi paragrafo 2.4.2). Se non è stato
inserito nessun codice articolo nella relativa
tabella si può indicare un trattino “-“.
Art. Cliente Preimpostato Codice Cliente dell'articolo (campo
valorizzato automaticamente a valle della
selezione del codice articolo). Se non viene
specificato alcun codice articolo si può
indicare un trattino “-“.
Articolo -
Descrizione
Preimpostato
Descrizione dell'articolo (campo valorizzato
automaticamente a valle della selezione del
codice articolo ma modificabile
dall'operatore)
UM Preimpostato Unità di misura dell'articolo (campo
valorizzato automaticamente).
Come già evidenziato nella sezione “Testata“
nel caso di selezione del Benestare verrà
impostata una riga di dettaglio che
riporterà UM = NR, quantità = 1, prezzo
unitario = importo complessivo del
SAL/DCL, imponibile = importo
complessivo dei SAL, IVA = IVA al 20%.
Quantità ON15 Quantità da inserire in fattura.
Prezzo
Unitario
Preimpostato Prezzo unitario (campo valorizzato
automaticamente a valle della selezione del
codice articolo)
Imponibile Calcolato Imponibile (prezzo * quantità)
Sconto/maggiora
zione - codice
Preimpostato
ma
facoltativo
Codice dello sconto o della maggiorazione
applicata dal Fornitore per l'articolo. Il
campo viene valorizzato selezionando i
valori caricati dal fornitore fra quelli inseriti
nella Tabella Sconti/Maggiorazioni (vedi
paragrafo 2.4.3)
24

Nome
campo
Sconto/maggiora
zione - valore %
Sconto/maggiora
zione – importo
Formato (*)
Preimpostato
ma
facoltativo
Calcolato
Descrizione
Valore % dello sconto o della maggiorazione
applicata dal Fornitore per l'articolo (campo
valorizzato automaticamente a valle della
selezione del codice sconto/maggiorazione).
Importo dello sconto o della maggiorazione
applicata dal Fornitore per l'articolo (campo
calcolato automaticamente)
IVA - codice Preimpostato Dati relativi al codice IVA da applicare
all'articolo fatturato. Questo campo viene
valorizzato selezionando i valori tra quelli
inseriti in una tabella già preimpostata.
IVA - valore
%
Preimpostato
Aliquota IVA da applicare per l'articolo
(campo valorizzato automaticamente a valle
della selezione del codice articolo)
IVAimporto
Calcolato Importo dell'IVA da applicare per l'articolo
(campo calcolato automaticamente)
Importo Calcolato Importo dell'articolo (campo calcolato)
Note FA350 Campo note. E’ possibile inserire sino a 5
campi note cliccando sul tasto (+).
(*) Legenda "Tipo campo" : 1° carattere O= obbligatorio F= facoltativo
2° carattere A=alfanumerico N=numerico D=formato data
caratteri successivi=lunghezza campo
È possibile:
♦ Confermare l'inserimento dell'articolo nella fattura (tasto [CONFERMA])
♦ Annullare l'operazione senza salvataggio (tasto [ANNULLA])
♦ Cancellare l'articolo dalla fattura (tasto [CANCELLA])
Successivamente si può procedere all'inserimento degli altri articoli.
25

La terza sezione della fattura è il 'Sommario' nella quale vengono visualizzati i
dati di riepilogo della fattura secondo quanto inserito nelle schede precedenti.
Viene presentata la seguente videata:
Fig. 18 – Sommario
L'unico campo che può essere digitato è quello relativo all'eventuale
'Sconto/Maggiorazione' che viene calcolato sull'importo totale della fattura e
non sul singolo articolo. Gli altri campi sono tutti calcolati.
Il bollo viene automaticamente calcolato in presenza di importi non soggetti
ad IVA superiori a Euro 77,47.
26

La successiva ed ultima sezione della fattura è quella degli 'Allegati'. In
questa sezione vengono sostanzialmente inserite delle note alla fattura in
formato libero. La maschera di inserimento è la seguente :
Fig. 19 – Allegati
Premendo il tasto [+] è possibile inserire successive righe di nota.
Una volta effettuata la compilazione dei dati relativi alla fattura, per
procedere all'invio, è necessario premere il tasto [INVIA]. In primo luogo
vengono effettuati i controlli formali relativi alla presenza o meno dei campi
obbligatori (vengono segnalate eventuali assenze di dati in tale tipologia di
campi).
Dopo aver superato tali controlli, il sistema procede al caricamento della
fattura nel sistema WEG per la successiva trasmissione ai sistemi di Enel.
27

Viene presentata una maschera di riepilogo che mostra il contenuto della
fattura, come nell'esempio sotto riportato:
Fig. 20 – Maschera di riepilogo
In questa fase è possibile:
♦ confermare l'invio della fattura (tasto [CONFERMA])
♦ annullare l'invio (tasto [ANNULLA])
♦ stampare la fattura (tasto [STAMPA])
♦ scaricare il file in formato XML compresso (estensione ZIP) (tasto
[SCARICA]). Il file deve essere successivamente decompresso con il
software freeware Winzip.
♦ salvare in stato bozza la fattura (tasto [BOZZA])
Le stampe prodotte delle fatture hanno validità fiscale.
28

Se si procede all'invio della fattura, viene richiesta un'ulteriore conferma e,
successivamente, compare la seguente maschera :
Fig. 21 – Maschera di conferma
Premere il tasto [OK] per tornare alla maschera iniziale di WEG.
Nel caso in cui si clicca sul tasto [BOZZA] la fattura viene salvata e resa
disponibile per le modifiche e per l’eventuale invio, nell’ambito della
funzionalità “Bozze“. Ovviamente le fatture che si trovano in stato di Bozza
non verranno estratte per essere inviate ad Enel.
29

2.2.3 Sent
La funzione Sent consente di visualizzare i documenti inviati dal Fornitore
raggruppati per tipologia. I documenti sono disponibili su WEG per 6 mesi
dalla data di emissione.
Cliccando sull’icona viene presentata una maschera (Fig. 22) nella
quale occorre selezionare il destinatario (Partner), la tipologia di documento
da trasmettere e la modalità di trasmissione (upload o compilazione).
La prima operazione da effettuare è quella di selezionare il Partner (Società
del Gruppo ENEL) verso il quale sono stati trasmessi i documenti.
Fig. 22 – Selezione partner per consultazione documenti
30

E’ possibile selezionare la tipologia di documento ed eventualmente
impostare i criteri per la ricerca. Per questi ultimi è possibile impostare i
criteri per :
Fig. 23 – Impostazione criteri di ricerca
Numero
giorni
Data
Numero
documento
Indicando un numero di giorni vengono ricercati
i documenti trasmessi dalla data odierna per il
numero di giorni a ritroso indicati
Vengono ricercati i documenti trasmessi dalla
data indicata
Viene ricercato il documento avente come
identificativo il numero/codice indicato
Ovviamente, nel caso in cui i criteri di ricerca non vengano attivati,
l'applicazione ricerca tutti i documenti della tipologia selezionata.
Per avviare la ricerca occorre premere il tasto [CONFERMA]
E’ stata implementata una nuova funzionalità che consente di navigare
all’interno dei documenti partendo dal figlio (fattura) fino ad arrivare fino al
padre (benestare), verificando anche gli altri documenti ad essi relazionati
(Fig. 25 – Albero dei documenti).
Una volta impostati i filtri di ricerca delle fatture da visualizzare è possibile
vedere i documenti correlati cliccando sul numero di fattura (Numero).
31

Fig. 24 – Elenco documenti ricercati
Una volta selezionato il documento (es. fattura) da visualizzare viene
mostrata la seguente videata:
Fig. 25 – Albero dei documenti
32

2.2.4 Gestione dei documenti
Una volta avviata la ricerca, il sistema presenta l'elenco dei documenti
trovati nel database. Viene mostrata la seguente maschera:
Fig. 26 – Elenco documenti trovati nel database
Per ogni documento vengono visualizzate le seguenti informazioni:
♦ destinatario
♦ numero (ID) identificativo in WEG
♦ tipologia documento
♦ numero del documento
♦ data di trasmissione del documento
Per ogni riga è possibile procedere alle seguenti operazioni:
♦ Visualizzare il documento cliccando sull'icona ; viene presentato il
documento a video ed è possibile procedere alla Stampa, al Download
(scarico) del file XML compresso sulla propria stazione di lavoro, ad
Annullare la visualizzazione;
♦ Visualizzare eventuali documenti associati a quello evidenziato (per
esempio Ricevute di ritorno legate alla fattura). Cliccando sul campo
'Numero' viene presentato l'elenco dei documenti associati per i quali è
possibile procedere alle stesse funzioni descritte al punto precedente.
♦ Stampare contemporaneamente più fatture, selezionando i documenti, e
cliccando il tasto [Stampa].
33

2.3 Bozze – documenti in stato bozza
La funzione “Bozze“ consente di richiamare, modificare ed eventualmente
inviare ad Enel le fatture salvate precedentemente in stato bozza. Tali fatture
non verranno acquisite, sino all’effettivo invio. Questa funzione consente
anche di differire la fase di compilazione del documento dalla fase di
spedizione dello stesso.
Cliccando sull’icona vengono elencate le fatture salvate nello stato
bozza, come nell’esempio sotto riportato:
Fig. 27 – elenco fatture salvate in stato bozza
Da tale maschera è possibile:
• selezionare il documento per la successiva cancellazione premendo il
tasto [CANCELLA] dopo aver effettuato la selezione dei documenti da
cancellare;
• uscire dalla maschera di selezione dei documenti premendo il tasto [
ANNULLA ];
• visualizzare il documento cliccando sull’icona
34

Nel caso di visualizzazione, viene presentata una maschera con la fattura
selezionata e la possibilità di :
♦ Modificare e/o Completare la fattura
♦ Confermare l'invio della fattura (tasto [CONFERMA])
♦ Annullare l'invio (tasto [ANNULLA])
♦ Stampare la fattura (tasto [STAMPA])
♦ Scaricare il file in formato XML compresso (estensione ZIP) (tasto
[SCARICA]). Il file deve essere successivamente decompresso con il
software freeware Winzip.
♦ Salvare nuovamente in stato bozza la fattura (tasto [BOZZA])
35

2.4 Admin – funzioni di amministratore
La funzione Admin consente di gestire le tabelle dei dati di stato necessarie
al funzionamento ed alla personalizzazione del profilo del Fornitore.
Cliccando sull’icona viene presentata la seguente maschera nella
quale sono indicate le funzioni a disposizione del Fornitore per la
configurazione del proprio profilo.
Fig. 28 – Funzione Admin
36

2.4.1 Tabella Anagrafica
Questa funzione consente al Fornitore di definire e di modificare alcune
informazioni relative ai propri dati anagrafici.
Dato che la fattura in via elettronica sostituisce il documento cartaceo a tutti
gli effetti di legge, per rispetto della normativa fiscale è necessario inserire i
dati relativi alla Partita IVA, Numero iscrizione al Tribunale, Numero
iscrizione C.C.I.I.A., Capitale sociale.
L’amministratore del sistema inserisce la partita IVA e la ragione sociale del
Fornitore in WEBEDI; il campo chiave è la partita IVA e non è modificabile.
Viene presentata la seguente maschera:
Fig. 29 – Modifica anagrafica
37

È possibile modificare i seguenti campi:
Nome campo Formato Descrizione
Indirizzo/Comune/Pro
vincia/CAP
FA35
Dati relativi all'indirizzo del
Fornitore
Iscrizione Tribunale FA35
Iscrizione CCIIA
FA35
Capitale sociale
FA35
Telefono/Fax/Telex/email
FA15
Riferimenti
Sede amministrativa -
Indirizzo/Comune/pro
vincia/CAP
Sede Amministrativa -
Riferimenti della sede
Telefono/Fax/Telex/email
amministrativa
Per confermare le modifiche premere [MODIFICA], per annullare premere
[ANNULLA].
38

2.4.2 Tabella Articoli
Questa funzione consente al Fornitore di definire e di gestire l'elenco degli
articoli/prestazioni che potranno essere inseriti in fattura. Viene presentata
la seguente maschera:
Fig. 30 – Elenco degli articoli
Nella maschera è possibile:
♦ Inserire un nuovo articolo/prestazione
♦ Modificare i dati di un articolo/prestazione esistente
♦ Cancellare un articolo/prestazione
♦ Annullare l'operazione
39

2.4.2.1 Inserimento nuovo articolo/prestazione
Per inserire un nuovo articolo occorre compilare la maschera di Fig. 30 come
nell'esempio seguente
Fig. 31 – Inserimento nuovo articolo (Tabella Articoli)
In particolare devono essere valorizzati i seguenti campi:
Nome Formato Descrizione
campo
Codice OA35 Codice dell'articolo prestazione.
Descrizi FA140 Descrizione dell'articolo
one
Articolo FA6
Eventuale codice Cliente dell'articolo
cliente
Prezzo ON16 Prezzo unitario
(*) Legenda "Tipo campo" : 1° carattere O= obbligatorio F= facoltativo
2° carattere A=alfanumerico N=numerico D=formato data
caratteri successivi=lunghezza campo
Per confermare l'inserimento occorre premere il tasto [INSERISCI]. Una volta
inserito, l'articolo/prestazione potrà essere selezionato per l'inserimento
nella fattura o, dalla lista della Tabella Articoli, per eventuali modifiche.
40

2.4.2.2 Modifica articolo/prestazione
Per modificare un articolo precedentemente inserito occorre, dalla maschera
iniziale della Tabella Articoli, selezionare il codice dell'elemento da modificare
(dall’apposita tendina) come nell'esempio seguente:
Fig. 32 – Modifica Articolo (Tabella Articoli)
Per modificare i dati è sufficiente inserire i nuovi valori nei campi della
maschera (è esclusa la modifica del campo codice) e premere il tasto
[MODIFICA].
2.4.2.3 Cancellazione articolo/prestazione
Per cancellare un articolo/prestazione inserito occorre, dalla maschera
iniziale della Tabella Articolo, selezionare il codice dell'elemento e premere il
tasto [CANCELLA]. L'articolo/prestazione viene cancellato anche se,
ovviamente, resta inserito nelle fatture scritte a monte dell'eliminazione.
41

2.4.3 Tabella Sconti/Maggiorazioni
Questa funzione consente di gestire gli sconti e le maggiorazioni che
verranno applicate sia sui singoli articoli/prestazioni sia sull'intera fattura.
La maschera iniziale è la seguente:
Fig. 33 – Tabella Sconti/Maggiorazioni
Anche per la tabella Sconti/maggiorazioni valgono le stesse funzioni descritte per
la tabella Articoli. In particolare per l'inserimento occorre digitare i seguenti dati:
Nome campo Formato Descrizione
Codice OA35 Codice dello sconto o della
maggiorazione
Tipo
Selezione Tipo (se in addebito o
tipo
accredito)
Percentuale ON2 Percentuale da applicare
Per confermare l'inserimento premere il tasto [INSERISCI].
Per le altre funzionalità (Modifica, Cancella) si procede con le stesse modalità
descritte per la tabella Articoli.
42

2.4.4 Banche di appoggio
Questa funzione consente di gestire i codici dei riferimenti bancari presso i
quali verranno gestite le transazioni effettuate dall'Enel. Per il momento,
purtroppo, non c’è integrazione tra quanto scritto nella tabella Banche di
appoggio e quanto comunicato alle funzioni amministrazione delle singole
Società Enel; viene effettuato il pagamento alla banca comunicata a queste
ultime.
Viene presentata la seguente tabella:
Fig. 34 – Codici riferimenti bancari
Anche per la tabella Banche di appoggio valgono le stesse funzioni descritte
per la tabella Articoli. In particolare per l'inserimento occorre digitare i
seguenti dati:
Nome Formato
Descrizione
campo
Banca OA70 Denominazione dell'istituto
Sportello FA70 Descrizione della filiale/agenzia
ABI
ON5
Coordinate bancarie. Il codice è
CAB
ON5
rappresentato dall'insieme delle tre
C/C
OA11
informazioni.
Per confermare l'inserimento premere il tasto [INSERISCI].
Per le altre funzionalità (Modifica, Cancella) si procede con le stesse modalità
descritte per la tabella Articoli.
43

2.4.5 Contattare amministratore
Questa funzione consente al Fornitore di inviare ad Enel un e-mail per
eventuali richieste, segnalazioni chiarimenti. Viene presentata la seguente
maschera nella quale l'utente può digitare il messaggio:
Fig. 35 – Invio e-mail dal Fornitore ad Enel
Una volta compilato il messaggio è possibile inviarlo (tasto [INVIA]) oppure
annullare l'operazione (tasto [ANNULLA])
2.5 Logoff
Questa funzione permette di uscire dall’applicazione, evitando brusche
chiusure, e di tornare alla pagina principale (HOME).
2.6 Manuale Weg
Questa funzione permette di consultare l'help in linea dell'applicazione WEG.
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