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Progetto Protocollo Informatico

L’EVOLUZIONE DEI SISTEMI DI
PROTOCOLLAZIONE
• SISTEMA DI PROTOCOLLO TRADIZIONALE: Documenti cartacei,
che cioè utilizzano come unico supporto fisico la carta; in tale caso la
gestione dei documenti avviene in modo esclusivamente manuale.
• SISTEMA DI PROTOCOLLO DI TRANSIZIONE: Documenti cartacei
con catalogazione elettronica, che utilizzano come unico supporto fisico
la carta e per i quali esiste nel sistema informatico di gestione dei flussi
documentali un modello o una descrizione in formato elettronico.
• SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO: Documenti elettronici
che fanno completo utilizzo della tecnologia della informazione. In
questo sistema il documento, sia esso cartaceo che elettronico, viene
esclusivamente processato in via informatica.
• Nella diapositiva seguente si evidenziano le differenze grafiche tra le tre
tipologie.
• Il nostro Comune dal 1994 opera come protocollo di
transizione; oggi siamo in grado di passare al protocollo
informatico.

Sistema di protocollo tradizionale
24/04/2003
$
Documento
Ingresso
Protocollo e classificazione
Archivio cartaceo
Distribuzione agli uffici
Sistema di protocollo di transizione
24/04/2003
Documento
$
Scansione
Archivio elettronico
Ingresso
Protocollo e classificazione
Archivio cartaceo
Distribuzione agli uffici
Sistema di protocollo informatico
24/04/2003
Documento
$
Archivio elettronico
Distribuzione agli uffici
Ingresso Protocollo e classificazione Scansione
Flusso primario: in rosso
Flusso secondario: in nero
Archivio cartaceo

Il Comune di Argenta si avvale di un software di
rotocollo Informatico unico integrato con un sistema d
archiviazione ottica dei documenti, un modulo di Firma
Digitale ed un Modulo Fascicoli AIPA
Tale software prende il nome di ARCHIDOC

Ad ogni operatore è assegnata una “login”
ed una “password” d’accesso al sistema

Questa è la maschera di inserimento
dei dati del protocollo

Il software permette anche di protocollare i documenti
ervenuti tramite posta elettronica vale a dire le “mail” anche
con firma digitale selezionando il documento direttamente
all’interno del programma di posta elettronica

Questa è la maschera dove è stata
archiviata la mail firmata digitalmente

siste poi una maschera dove è inserito tutto l’organigramma
del Comune con i vari uffici ed i relativi componenti
Da questa maschera viene attribuita ad un ufficio o ad un

Questa è la maschera attraverso la quale ogni utente può
visualizzare tutti i documenti assegnati all’ufficio cui
appartiene, effettuare ricerche e stampe dei documenti in
base alle diverse abilitazioni concesse dal Responsabile
del Protocollo Informatico

L’utente al quale viene attribuita la pratica, andando ad aprire dalla
propria postazione ARCHIDOC, riceverà un messaggio di presenza di
documenti all’interno della propria casella di posta
ARCHIDOC possiede infatti un proprio sistema di posta interna che
ermette di non caricare la rete e fa si che gli utenti ricevano i document

’utente vede quindi i documenti che gli sono stati scaricati e può a sua
volta decidere cosa fare di questi documenti in base alle abilitazioni, ad
sempio cancellarli, stamparli, attribuirli ad altri, inserirli all’interno di un
fascicolo, restituirli all’ufficio protocollo se non di competenza, ecc.
Ovviamente queste operazioni possono essere fatte in base alle
abilitazioni concesse all’utente o gruppo di utenti

Decentramento totale
Tutte le pratiche vengono distribuite direttamente dal
protocollo, dopo la segnatura e registrazione, al dipendente
finale del processo collegato ad Archidoc
Opportunità
Riduzione dei tempi di ricezione
el documento
Rischi
• I documenti non sono visti dal
Dirigente ma solo dal dipendente
Minor carico per Dirigenti e Capi
ervizio
• Necessita una fase preliminare
faticosa e poco sicura di
identificazione dei destinatari finali
• Comunque sono possibili errori
di smistamento
• Maggior carico di lavoro per
Ufficio Protocollo

utte le pratiche vengono smistate ai soggetti (Dirigenti, P.O
Capi Servizio) che poi dispongono l’invio ai singoli collegh
competenti
Opportunità
Decentramento parziale
Rischi
Tutti i documenti vengono visti da
irigenti e Capi Servizio che hanno
uindi una visione completa della
ocumentazione relativa al proprio
ettore
Riduzione della possibilità di
rrore nella fase di smistamento
Minor carico di lavoro per Ufficio
rotocollo
• Tempi più lunghi di arrivo della
posta ai dipendenti interessati
• Riduzione dei margini temporali
per la gestione del procedimento
• Maggior carico lavorativo per
Dirigenti e Capi Servizio
Corretto smistamento ai fini della
egge 241/90

Elenco abilitazioni da attribuire ai vari utenti,
uffici o gruppi

ALCUNE TEMATICHE OPERATIVE 1
• 1) Quali documenti arrivano in formato elettronico:
• a) Tutti, tranne quelli che sono composti di vari allegati (eccetto per
il SUA Digitale). Circa il 70% della documentazione arriverà quindi in
formato elettronico.
• 2) Cosa devono fare i Capi Servizio e/o Dirigenti (prima devono
essere verificate le abilitazioni):
• - Aprono Archidoc giornalmente
• - Verificano il contenuto all’interno della propria casella di posta
contenuta all’interno di Archidoc
• - Tengono per se o assegnano ad altri tramite la posta di Archidoc
il documento
• I Capi Servizio possono quindi anche per i documenti trasmessi ai
colleghi:
• - Stamparli e farne un utilizzo cartaceo
• - Salvarli in propri file extra Archidoc
• - Averli in consultazione su Archidoc nell’archivio informatico
generale delle proprie pratiche
• - Tenerli nella propria casella di posta di Archidoc
• - Cancellarli dalla casella di posta di Archidoc una volta letti
• - Spostare il documenti all’interno del relativo fascicolo
elettronico riguardante la pratica in oggetto

ALCUNE TEMATICHE OPERATIVE 2
• 3) Posta in uscita:
• - Nella fase precedente all’utilizzo di documenti con firma
elettronica si procederà ancora alla trasmissione del cartaceo
all’Ufficio Protocollo come adesso.
• - Il mittente riceverà copia del documento protocollato con le
modalità analoghe alle attuali e lo ritroverà anche nell’archivio di
Archidoc in formato elettronico.
• 4) Percorso di formazione:
• - Individuazione dei soggetti interessati
• - Formazione degli utenti di 1° livello (Dirigenti – Capi Servizio)
in rapporto al loro livello di abilitazione alla gestione dei documenti
tramite Archidoc
• - Formazione degli utenti di 2° livello (tutti i dipendenti
interessati) abilitati solamente ad alcune funzioni per la gestione dei
documenti tramite Archidoc.

LE NORMATIVE VIGENTI PER IL
PROTOCOLLO
- Le normative di riferimento sul Protocollo:
- D.P.C.M. 08.02.1999 Regolamento formazione archiviazione e
trasmissione documenti con sistemi informatici ai sensi art. 3 DPR
10.11.1997 n. 513
- D.P.R. 28 Dicembre 2000 nr. 445 Testo unico delle disposizioni
legislative e regolamentari in materia di documentazione
amministrativa
- D.P.C.M. 31 Ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo
informatico di cui al D.P.R. 428/98
- Circolare AIPA 7 Maggio 2001 nr. 28 Standard, modalità di
trasmissione, formato e definizione dei tipi di informazioni minime
ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche
amministrazioni e associate ai documenti protocollati
- Deliberazione AIPA 13 Dicembre 2001 nr. 42 Regole tecniche per la
riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico
idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali

I DOCUMENTI INFORMATICI
• Secondo quanto stabilito dall’art. 10, comma 1, dal testo unico sulla
documentazione amministrativa 445/2000 il documento informatico
soddisfa il requisito legale della forma scritta solo se è sottoscritto
con firma digitale. Pertanto, tutti i documenti provenienti
dall’esterno per essere legalmente validi ed essere protocollati
necessitano della firma digitale.
• I documenti informatici provenienti dal Comune e da trasmettere
all’esterno devono essere anch’essi sottoscritti con firma digitale e
successivamente registrati al protocollo.
• Per quello che riguarda i documenti interni all’Amministrazione,
devono essere provvisti della firma digitale e successivo protocollo
tutti i documenti in transito all’interno dell’Amministrazione in
forma informatica che hanno rilevanza giuridico-amministrativa
presente o futura quali ad esempio:
- richiesta pareri in ambito di procedimenti amministrativi relativi al
rilascio di autorizzazioni, licenze, ecc.
- richiesta di avvio di procedimenti amministrativi d’ufficio da parte
degli uffici comunali verso altri uffici comunali;
- rilascio dei medesimi pareri di cui al punto a) precedente da parte
degli uffici competenti.

IL MANUALE DI GESTIONE
• Il DPR 445 del 28.12.2000 impone alle Pubbliche Amministrazioni di attivare
entro il 1 Gennaio 2004 sistemi informativi automatizzati finalizzati alla
gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi.
L’obiettivo che si vuole conseguire è chiaro ma non è facile raggiungerlo
dovendosi intervenire in ogni comparto dell’Amministrazione dettando regole
per la gestione dei documenti.
Nasce quindi l’esigenza di istituire un servizio per il coordinamento e la
supervisione delle attività connesse alla gestione dei documenti alla cui
direzione va posto un Responsabile in possesso di idonei requisiti professionali.
Ai sensi dell’art. 5 del DPCM 31.10.2000 deve essere adottato un Manuale di
Gestione sempre entro il 1 Gennaio 2004 su proposta del Responsabile di
Servizio che descriva il sistema di gestione, conservazione dei documenti ed
organizzazione interna.
Si tratta di un documento piuttosto articolato nel quale vengono descritti i flussi
di lavorazione dei documenti ricevuti e prodotti sia in formato cartaceo che in
formato digitale, il piano di sicurezza dei documenti informatici, tutte le
procedure adottate per la gestione dei documenti, l’utilizzo della firma digitale,
l’indicazione dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo e quelli
esclusi, i compiti del Responsabile del Protocollo Informatico, le abilitazioni
concesse ai vari utenti per l’utilizzo per software di protocollo, ecc.

DEFINIZIONE MODALITA’ OPERATIVE PER
PROTOCOLLAZIONE DOCUMENTI CON
FIRMA DIGITALE
• Ipotesi n. 1: -
• Gestione firma digitale ed elettronica basata su trasmissione
diretta da parte del firmatario (dopo aver acquisito la
protocollazione del documento)
• Ipotesi n. 2: -
• Gestione firma elettronica e digitale basata su trasmissione
da parte dell’Ufficio Protocollo del documento già firmato e
protocollato.