Manuale procedure - fascicolo aziendale - Portale dell'innovazione

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE1 PRINCIPI GENERALIL’introduzione del fascicolo aziendale segna il passaggio da un sistema di aiuti per ambitidi intervento ad una visione globale dell’azienda quale insieme delle unità di produzionegestite dall‘agricoltore. Inoltre, consente di organizzare le informazioni disponibili nellebanche dati AGEA, con particolare riferimento al Sistema Integrato di Gestione eControllo, e rese disponibili da altre banche dati passando da un ambito di interventosettoriale a un contesto aziendale, di validare le informazioni disponibili nelle banche datiAGEA da parte dell’imprenditore agricolo, di certificare il patrimonio produttivo globaledell’azienda.Il fascicolo aziendale è costituito da:un fascicolo cartaceoun fascicolo elettronicoIl fascicolo cartaceo è organizzato dal CAA e si compone di:• documenti cartacei presentati al CAA dall’imprenditore agricolo, protocollati,custoditi ed archiviati secondo le relative specifiche.Il fascicolo elettronico si realizza tramite:• la definizione delle informazioni che devono essere memorizzate;• la memorizzazione delle informazioni desunte dal fascicolo del produttore;• l’organizzazione delle basi grafiche (poligoni delle particelle catastali conl’evidenziazione dell’uso del suolo sulla base delle ortofoto);• l’accoppiamento delle basi alfanumeriche con i poligoni grafici mediante le chiavicatastali.Ogni azienda ha l’obbligo di costituire ed aggiornare il proprio fascicolo aziendale.Tale obbligo è disciplinato in modo specifico in funzione dei procedimenti amministrativiattivati.Se l’azienda, nei tempi e nei modi stabiliti non provvede alle variazioni/integrazioni alproprio fascicolo aziendale, non adempie ai requisiti richiesti per l’attivazione di unprocedimento amministrativo che si conclude con la definizione di un provvedimento dierogazione dell’aiuto.In prima istanza, vengono rese disponibili le informazioni relative all’OCM Seminativi. Labase dati sarà progressivamente ampliata ed integrata, in funzione dell’ingresso di altriOCM nel fascicolo aziendale.Pag. 3/29

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE2 QUADRO NORMATIVORegolamento (CEE) n. 3508/92 del Consiglio del 27 novembre 1992 che istituisce unsistema integrato di gestione e di controllo di taluni regimi di aiuti comunitariRegolamento (CE) n. 2419/2001 della Commissione, dell'11 dicembre 2001, che fissale modalità di applicazione del sistema integrato di gestione e di controllo relativo a taluniregimi di aiuti comunitari istituito dal regolamento (CEE) n. 3508/92 del Consiglio.D.P.R. 1 Dicembre 1999, n. 503 – Regolamento recante norme per l’istituzione dellaCarta dell’agricoltore e del pescatore e dell’anagrafe delle aziende agricole, in attuazionedell’art. 14, comma 3, del decreto legislativo 30 aprile 1998, n.173.DECRETO del Ministero delle Politiche Agricole e Forestali 27 Marzo 2001 – Requisitiminimi di garanzia e di funzionamento per le attività dei centri autorizzati di assistenzaagricola.DELIBERAZIONE A.I.MA. n. 606/99 del 30 aprile 1999 - Aiuti comunitari ai settoriseminativi e della zootecnia per l'anno 1999 - Adempimenti.CIRCOLARE AGEA 24 aprile 2001, n. 35 - Istruzioni concernenti adempimenti specificiderivanti dalla vigente normativa comunitaria in ordine ai settori: seminativi, zootecnia,sviluppo rurale e settore vitivinicolo.Pag. 4/29

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE3 DEFINIZIONIIl Regolamento (CEE) N. 3508/92 fissa, all’art. 1 comma 4, le seguenti definizioni:- imprenditore: il singolo produttore agricolo, persona fisica o giuridica oassociazione di persone fisiche o giuridiche, indipendentemente dallo stato giuridicoconferito secondo il diritto nazionale all'associazione e ai suoi membri, la cuiazienda si trova nel territorio della Comunità;- azienda: l'insieme delle unità di produzione gestite dall'imprenditore che si trovanonel territorio di uno Stato membro;- parcella agricola: una porzione continua di terreno sulla quale un'unica coltura èeffettuata da un unico imprenditore.Il medesimo regolamento, inoltre, all’art. 4 recita: “Il sistema alfanumerico diidentificazione delle parcelle agricole viene elaborato in base a mappe e documenticatastali e altri riferimenti cartografici o su base di fotografie aeree o immagini spaziali o inbase ad altri appropriati riferimenti giustificativi equivalenti o in base a parecchi di talielementi”.Il Regolamento (CE) n. 2419/2001 recita, nel punto 2 dei “considerando”:“Ai fini di un efficace controllo e per evitare la presentazione di molteplici richieste di aiutia diversi organismi pagatori dello stesso Stato membro, gli Stati membri devonopredisporre un sistema unico per l'identificazione degli imprenditori agricoli chepresentano domande di aiuto comprese nel sistema integrato.”L’art. 3 del citato regolamento dispone che:“gli stati membri introducono un sistema unico per registrare l’identità degli imprenditoriche presentino una domanda di aiuto nell’ambito del sistema integrato”.L’art. 4 del citato regolamento, “Identificazione e dimensione minima delle parcelleagricole”, recita:”1. Il sistema d'identificazione di cui all'articolo 4 del regolamento (CEE) n. 3508/92 èstabilito a livello delle parcelle agricole. Gli Stati membri possono prevedere l'utilizzazionedi un'unità diversa dalla parcella agricola, come la parcella catastale o l'appezzamento. Intal caso, gli Stati membri garantiscono che le parcelle agricole siano identificate in modoattendibile, esigendo, in particolare, che le domande di aiuto per superficie sianocorredate dagli elementi o dai documenti definiti dalle competenti autorità, al fine dilocalizzare e misurare ciascuna parcella agricola.2. Ciascuno Stato membro determina la dimensione minima delle parcelle agricole chepossono formare oggetto di una domanda di aiuto. Tale dimensione minima non puòtuttavia superare 0,3 ha.”L’anagrafe delle aziende agricole è istituita dal D.P.R. 1 Dicembre 1999, n. 503.L’art. 1, comma 2 del D.P.R. 1 Dicembre 1999, n. 503, individua nel codice fiscale ilCodice Unico di identificazione delle Aziende Agricole (CUAA), mentre l’art. 8 ne stabiliscele modalità di utilizzo: “In ogni comunicazione o domanda dell'azienda trasmessa agli ufficiPag. 5/29

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALEdella pubblica amministrazione il legale rappresentante è obbligato a indicare il CUAAdell'azienda. Gli uffici della pubblica amministrazione indicano in ogni comunicazione ilCUAA. Qualora nella comunicazione il CUAA fosse errato, l'interessato è tenuto acomunicare alla pubblica amministrazione scrivente il corretto CUAA”.L’art 1, comma 3 del D.P.R. 1 Dicembre 1999, n. 503, recita:“A ciascuna azienda fa capo una o più unità tecnico-economiche (UTE), di seguitodenominata unità; per unità si intende l'insieme dei mezzi di produzione, degli stabilimentie delle unità zootecniche e acquicole condotte a qualsiasi titolo dal medesimo soggettoper una specifica attività economica, ubicato in una porzione di territorio, identificatanell'ambito dell'anagrafe tramite il codice ISTAT del comune ove ricade in misuraprevalente, e avente una propria autonomia produttiva”.Pag. 6/29

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE4 LA BASE DATIIn prima istanza, vengono rese disponibili le informazioni di carattere alfanumerico (datianagrafici e territoriali) e le informazioni di carattere grafico (superfici non seminabili,catasto dei terreni, ortofoto) relative all’OCM Seminativi. La base dati saràprogressivamente ampliata ed integrata, in funzione dell’ingresso di altri OCM nelfascicolo aziendale.La costituzione della base dati resa disponibile in questa prima fase (campagna 2003), perla definizione del fascicolo aziendale, si basa sulle dichiarazioni rese nelle domande diaiuto alle superfici della campagna 2002:Componente anagraficaAi sensi di quanto disposto dal DPR 503/99 e dell’articolo 3 del Reg. CE 2419/2001,sono rese fruibili le seguenti informazioni attraverso funzioni di visualizzazione,aggiornamento, inserimento:‣ anagrafica aziendale validata (CUAA)‣ dati relativi alla sede legale dell’azienda‣ ubicazione fisica dell’azienda, dettagliata per singola UTE;‣ estremi del rappresentante legale (ove esistente),‣ codice aziendale attribuito dalla ASL.Componente territorialeA livello particellare sono rese disponibili le seguenti informazioni:‣ superficie catastale;‣ superficie aziendale (totale della superficie condotta delle particelledall’azienda; in fase di costituzione del fascicolo, tale superficie è quelladerivata dalla domanda seminativi per il raccolto 2002);‣ superficie seminabile, sulla base dei controlli AGEA;‣ superficie non seminabile, sulla base dei controlli AGEA, ad esclusione delleparticelle non ancora oggetto di un’indagine specifica;‣ superficie con vincoli amministrativi (art. 7 reg. (CE) n. 1251/99);‣ superficie seminabile con restrizioni (pascolo e prato-pascolo);‣ titolo di possesso (proprietà, affitto, ecc.) ed elementi ritenuti rilevanti, desuntidall’esame della documentazione di supporto;‣ Percentuale di possesso.Per la validazione del fascicolo aziendale, la componente territoriale è aggregata perconsentire al dichiarante di visualizzare immediatamente le seguenti informazioni:‣ superficie catastale su cui insiste l’azienda, quale somma delle superficicatastali da cui è costituita l’azienda stessa;‣ superficie aziendale, quale somma delle superfici dichiarate a prescinderedalla loro utilizzazione (seminativi, fabbricati, foraggiere ed altre utilizzazioni);‣ superficie non seminabile, quale somma delle superfici aziendali noncompatibili con i seminativi, accertate dall’AGEA;Pag. 7/29

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALEPag. 8/29‣ superficie seminabile, quale somma delle superfici aziendali decurtate lesuperfici “non seminabili”;‣ superficie con vincolo amministrativo per taluni premi seminativi;‣ superficie in contestazione (sovrapposizione di superfici, particelle nonidentificate, frazionamenti, accorpamenti) per le quali è necessaria una attivitàdi verifica e definizione da parte dell’AGEAComponente graficaSulla base dell’elenco delle particelle catastali indicate nel fascicolo alfanumerico, vienecostituito il limite dell’azienda, espresso come “aggregazione” dei poligoni catastali delleparticelle che compongono l’azienda stessa, visualizzati sullo sfondo dell’ortofoto piùrecente disponibile per il territorio oggetto della rappresentazione.E’ evidente che per le particelle con “superficie in contestazione” il limite proposto èsuscettibile di variazioni sulla base degli elementi documentali forniti dall’interessato esulla base delle attività di verifica e validazione svolte da AGEA.DefinizioniA chiarimento dei concetti sopra esposti vengono assunte le seguenti definizioni.Si definisce come superficie seminabile quella porzione di territorio destinata a:Seminativo:superfici che dalla consultazione a video evidenziano la seminabilità del terreno, cherappresenta una coltivazione in atto o l'esecuzione di lavorazioni meccaniche; questesuperfici devono risultare libere da vegetazione arbustiva naturale.Possono essere considerate seminabili anche quelle aree nelle quali siano presenti dellepiante sparse con una distribuzione inferiore alle 50 piante per ettaro (o frazioni di 50piante per porzioni inferiori, ad es. 5 piante/1000 mq).Coltivazioni arboree non specializzate (consociabili):oliveti, vigneti e frutteti, ecc., consociabili con seminativi. In termini generali una colturaviene classificata "consociabile" quando siano verificate le seguenti condizioni:- nei terreni con sesto di impianto regolare la distanza tra i filari (interfila) è superiore a 5metri e la distanza tra le chiome delle piante tra i filari è superiore a 3 metri al fine diconsentire la semina;- negli impianti a sesto irregolare quando la densità di piante per ettaro o frazioni ècompresa tra 100 e 400 piante per ettaro e la distanza media delle chiome siamaggiore di 3 metri.Si definisce come superficie seminabile con restrizioni quella porzione di territoriodestinata a:- pascoli permanenti (terreni esclusi dall'avvicendamento colturale e destinati in modopermanente a produzioni erbacee naturali).Si definisce come superficie non seminabile quella porzione di territorio destinata a:- usi non agricoli (ad esempio: calanchi, rocce affioranti, laghi, fiumi, fabbricati, strade,manufatti, ecc.);- colture forestali;

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE- colture permanenti (ad esempio: colture arboree);In particolare la classificazione delle utilizzazioni del suolo riferita alla porzione nonseminabile è:Fabbricati:- insediamenti urbani residenziali e commerciali;- fabbricati agricoli e loro pertinenze (stalle, fienili, aie, giardini, orti, ecc.);- manufatti, capannoni, fabbriche, opifici;- parchi, impianti sportivi, parcheggi;- aree estrattive, cave, miniere e discariche;- strade, ferrovie e loro pertinenze solo se di larghezza superiore a 5 metri.Acquecorsi d'acqua (fiumi, torrenti, canali, ecc.) laghi, bacini artificiali, baie, lagune, ecc..Boschi:superfici con copertura vegetale arborea naturale e non (superfici forestali, ecc.).Incolti sterili:superfici con evidenti segni di non coltivabilità, come rocce affioranti, calanchi, frane,dirupi, aree denudate per erosione, spiagge, greti fluviali, ecc.Coltivazioni arboree specializzate (non consociabili):oliveti, vigneti, frutteti, ecc. specializzati, non consociabili con seminativi.Una coltura sarà classificata “specializzata” quando:• negli impianti a sesto regolare la distanza tra i filari (interfila) è inferiore a 5 m. oppurequando la distanza tra le chiome delle piante tra i filari è inferiore a 3 metri;• negli impianti a sesto irregolare la densità di piante per ettaro è superiore a 400 piante ocomunque la distanza media delle chiome sia inferiore a 3 metri.Nell’individuazione delle zone arborate le aree vengono delimitate sulla ipotetica linearappresentata dal piede dei tronchi e non dai limiti delle chiome, inoltre in prossimità deilimiti di boschi occorre tenere conto dell'eventuale ombra causata dalla proiezione dellechiome; la presenza di alberi disposti in fila, proprio sui confini degliappezzamenti/particelle non devono essere presi in considerazione.Le strade interpoderali, le case, le siepi, i fossi ed i canali all'interno delle particelle devonoessere delimitate solo se la loro superficie è superiore ai 100 metri quadrati.In particolare le strade vengono prese in considerazione solo se con larghezza maggioredi 5 metri.Pag. 9/29

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE5 GESTIONE DEI FASCICOLI5.1 FRONT OFFICELa base dati, grafica ed alfanumerica, predisposta come al punto precedente è messa adisposizione dei produttori attraverso i CAA, per via telematica.5.2 IL MANDATO DI RAPPRESENTANZA5.2.1 Esercizio del mandatoL’art. 15 del D.M. 27 marzo 2001 recita:‘Il CAA è tenuto ad acquisire, dall’utente, apposito mandato scritto ad operare nel suointeresse, da cui deve risultare l’impegno, da parte dell’utente stesso, di:a) fornire al CAA dati completi e veritieri;b) collaborare con il CAA ai fini del regolare svolgimento delle attività affidate;c) consentire l’attività di controllo del CAA nei casi di cui all’art. 2, comma 2 delpresente decreto.”L’art. 2, comma 2 del citato D.M. , recita:…”Il CAA ha, in particolare, la responsabilità della identificazione del produttore edell’accertamento del titolo di conduzione dell’azienda, della corretta immissione dei dati,del rispetto di quanto di competenza delle disposizioni comunitarie, nonché la facoltà diaccedere alle banche dati del SIAN esclusivamente per il tramite di procedure diinterscambio dati”.Il mandato esclusivo, conferito dal produttore al CAA, obbliga questo a costituire emantenere aggiornato per conto del produttore il fascicolo aziendale, nonché adadempiere agli obblighi inerenti qualsiasi procedimento amministrativo sottoscritto dalmandatario.Ai fini della predisposizione del fascicolo il produttore può recarsi e dare mandato dirappresentanza presso qualsiasi CAA riconosciuto e abilitato alla gestione del fascicolostesso in base ad apposita convenzione e relativo atto esecutivo stipulato con AGEA.Propedeuticamente alla visualizzazione e verifica della consistenza territorialedell’azienda, il CAA deve raccogliere i mandati ed acquisirne a sistema gli estremi perpoter fruire delle informazioni del fascicolo aziendale, messe a disposizione dall’AGEA.Il CAA, a cui è delegato il servizio di costituzione ed aggiornamento del fascicoloaziendale, è vincolato da un rapporto convenzionale con l’AGEA ed è tenuto a censire iprofili ed i ruoli che i propri singoli operatori devono avere all’interno del sistemainformativo.La registrazione degli estremi del mandato in particolare consiste in1. indicazione del CUAA del produttore delegante;Pag. 10/29

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE2. attesa della segnalazione di disponibilità all’affiliazione da parte del S.I. (nessunaltro CAA ha ricevuto analogo mandato);3. segnalazione del mandato multiplo ai CAA interessati dall’evento, con blocco adoperare per l’azienda interessata finché non viene effettuata la revoca da parte deiCAA coinvolti;4. inserimento della data di inizio del mandato, desumibile dal documento protocollatoe inserito all’interno del fascicolo cartaceo.Ai CAA saranno resi disponibili unicamente i fascicoli elettronici dei produttori dai qualihanno ricevuto mandato esclusivo.5.2.2 Revoca del mandatoIl mandato esclusivo a tempo indeterminato può essere revocato previo congruopreavviso.Tale operazione è necessaria per consentire al produttore (al quale verrà anchericonsegnato il proprio fascicolo cartaceo) di gestire autonomamente le proprie posizioninei confronti dell’Amministrazione.Copia dei documenti costituenti il fascicolo riconsegnato dovrà essere mantenuta a caricodel CAA revocato fino a chiusura dei procedimenti amministrativi aperti durante il periododi validità del mandato.I procedimenti amministrativi aperti durante la validità del mandato devono essere portati acompimento ai sensi e per gli effetti del I comma dell’art. 1708 c.c..Gli atti, pertanto, compiuti per definizione dei predetti procedimenti non prorogano lavalidità del mandato revocato ma ne costituiscono il naturale adempimento.Il produttore può, comunque, espressamente derogare al predetto disposto dichiarandoper iscritto di voler gestire autonomamente anche la fase di chiusura del procedimentoamministrativo aperto in vigenza del mandato revocato.5.2.3 Rinuncia del mandatoLa rinuncia del mandato può essere effettuata anche dal CAA nei confronti del produttore,laddove per comprovati motivi, il CAA stesso rescinde il contratto con il mandante.Anche in questo caso il CAA è tenuto a registrare sul SIAN l’evento, percorrendo gli stessipassi sopra descritti, aggiungendo la notifica del recesso al produttore.Il produttore che incorra in questo caso viene dall’AGEA considerato non affiliato a nessunCAA, quindi sarà cura dello stesso produttore adempiere agli obblighi e doveri impostidalla normativa vigente per l’aggiornamento del fascicolo cartaceo e del seguente inviodello stesso ad AGEA.5.2.4 Costituzione del fascicoloI CAA devono raccogliere e conservare, sotto la loro responsabilità, tutti i documentigiustificativi per la costituzione del fascicolo cartaceo del produttore, così come espressonell’allegato A del presente manuale.Pag. 11/29

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALEIn particolare, nel citato allegato, sono elencati i documenti che devono essere raccolti dalCAA per tipologia evidenziando i casi in cui è obbligatorio o opzionale acquisirli.I CAA devono acquisire le informazioni desunte dai documenti giustificativi raccolti nelfascicolo cartaceo per costituire/aggiornare il fascicolo aziendale elettronico, attraversoapplicazioni software fornite in via telematica, così come espresso nell’allegato A delpresente manuale.5.2.5 Regole per il trattamento delle informazioni5.2.5.1 ParticelleL’inserimento di una particella in un fascicolo elettronico può essere effettuata dal CAAattraverso l’acquisizione delle informazioni desunte dai documenti giustificativi.Al termine delle operazioni di acquisizione è possibile visualizzare il perimetrodell’azienda.La determinazione del perimetro territoriale dell’azienda avviene (in automatico)limitatamente alle particelle per le quali esiste un poligono nel sistema.Per le particelle per le quali risulta impossibile visualizzare i limiti (mancanza del poligonocatastale), il CAA deve:‣ indicare e/o confermare il centroide associato non rilevato dall’AGEA;‣ nei casi in cui non sia possibile rintracciare il centroide relativo, il CAA deverichiederne la lavorazione attraverso la trasmissione di una “proposta grafica” deilimiti dell’appezzamento, che ha una valenza propositiva per il lavoro di validazionea carico dell’AGEA.In particolare è possibile suddividere e ricondurre le attività relative al trattamento dellaconsistenza territoriale a:a. Particelle vettorializzate: sono le particelle che hanno centroide e poligonocatastale non corrispondente alle informazioni catastali in possesso delproduttoreb. Particelle non vettorializzate con centroide: sono le particelle per le quali nonrisulta un poligono catastale, ma per le quali esiste il centroide ed il grafocatastale sottostante è coerente con le informazioni catastali in possesso delproduttore.c. Particelle non individuate con grafo catastale: sono particelle per le quali nonesiste il centroide ma esiste il grafo catastale coerente con le informazionicatastali in possesso del produttore.d. Particelle non individuate senza grafo catastale: sono particelle per le quali nonesiste il centroide e non esiste il grafo catastale coerente con le informazionicatastali in possesso del produttore, ovvero esiste un centroide ma il tematismocatastale e/o il grafo catastale relativo non sono coerenti con le informazioni inpossesso del produttore.Pag. 12/29

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALEE’ evidente che le superfici così determinate sono superfici sub judice (superfici incontestazione) fintanto che non si completa il lavoro di back office di validazionedell’AGEA; a tale proposito i documenti giustificativi delle proposte grafiche inserite daiCAA devono pervenire ad AGEA propedeuticamente alla fase di validazione delle stesse.I documenti utilizzati dall’AGEA per la risoluzione delle superfici in contestazione sono glistessi elencati nell’allegato A del presente manuale.Nella tabella che segue sono schematizzate le attività da effettuare da parte dellecomponenti del sistema (CAA e Back Office):CASO ATTIVITA’ CAA BACKOFFICEa. Attivazione funzione di frazionamento e trasmissione Propone ValidadocumentazioneOvveroAttivazione funzione di accorpamento e trasmissionedocumentazioneb. Attivazione funzione di vettorializzazione dellaparticellaAttiva evalidac. Attivazione funzione di inserimento centroide; Propone ValidaAttivazione funzione di vettorializzazione dellaparticella;Trasmissione documentazioned. Attivazione funzione di inserimento centroide;Attivazione funzione di vettorializzazione dellaparticella;Trasmissione documentazionePropone ValidaLe particelle oggetto del presente capoverso devono essere acquisite esclusivamente pergli utilizzi e secondo la tempistica prevista al capoverso 5.2.5.2.Resta inteso che il completamento dei limiti aziendali comporta anche la lavorazione delleparticelle non oggetto di premio che dovranno essere introdotte successivamenteall’inserimento dei poligoni oggetto di lavorazione nell’ambito di altre OCM (gis oleicolo evitivinicolo) resi disponibili da AGEA.5.2.5.2 Titoli di conduzioneLe informazioni relative ai titoli di conduzione dei terreni devono essere acquisite in ognicaso entro il 31 ottobre di ciascun anno, soltanto per gli appezzamenti oggetto di richiestadi premio e rientranti tra le particelle con superfici in contestazione limitatamente ai casi disovrapposizione di superfici.Per il 2003, in funzione degli utilizzi dichiarati nelle domande di premio, la tempistica diinserimento dei dati dovrà rispettare le seguenti scadenze:• Seminativi entro il 31/10/2003;• Leguminose entro il 31/10/2003;• Risone entro il 31/10/2003;• Foraggere entro il 30/11/2003;Pag. 13/29

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE• Foraggi da destinare alla trasformazione entro il 30/11/2003;• Sementi certificate entro il 30/11/2003.Successivamente alla costituzione del fascicolo elettronico, dovrà essere acquisita asistema la documentazione a supporto di qualunque modifica relativa alla consistenzaaziendale e/o alla titolarità di conduzione di una particella.5.3 GESTIONE E ARCHIVIAZIONE DEL FASCICOLO5.3.1 Gestione fascicolo aziendaleIl CAA deve dotarsi di una struttura operativa con apparecchiature atte a garantirel’operabilità in ambiente WEB.Il CAA deve garantire la protocollazione dei documenti raccolti sul territorio in modalitàAIPA compatibile e comunicare ad AGEA dove questa attività viene svolta.Il CAA deve garantire l’archiviazione e la custodia dei fascicoli raccolti e comunicare adAGEA dove tali documenti sono archiviati e custoditi.Entro il 30 giugno i CAA devono dotarsi degli strumenti che gli consentano di lavorare inmodalità WEB.I CAA, per l’anno 2003, designeranno alcune sedi che opereranno in modalitàsperimentale per la costituzione del fascicolo aziendale e la presentazione della domandaseminativi su WEB.Si descrivono di seguito le modalità di gestione dei documenti cartacei connessi con lacostituzione del “Fascicolo Aziendale”, nonché le modalità di trattamento previste.5.3.2 Attività presso gli “Uffici CAA sperimentali”5.3.2.1 Costituzione del fascicoloLa Costituzione del “Fascicolo Aziendale” è propedeutica alla presentazione di unqualsiasi procedimento amministrativo e si sostanzia sulla base dei documenti presentatidai soggetti interessati.A tale fine un operatore dovrà connettersi al SIAN per l’attivazione delle procedure diCostituzione del Fascicolo Aziendale.Ciascun operatore sarà attribuito ad un “Ufficio CAA”, individuato dai seguenti parametri:1. Codice CAA;2. Codice Provincia;3. Codice Ufficio.Tale codifica rappresenta un AOO (Area Operativa Omogenea) che sarà riportata nellestampigliature di protocollo, nonché nella numerazione dei singoli “Fascicoli Aziendali”.Superati i controlli di accesso ed attivata la procedura, l’operatore sarà obbligato adindividuare l’Azienda, sulla base del CUAA.Espletati i controlli di validità formale e gestita la comunicazione con la procedura divalidazione, con le modalità indicate in altra sezione del documento, l’operatore potràgestire la casistica seguente:Pag. 14/29

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE5.3.2.2 Apertura FascicoloAl fascicolo aziendale è attribuito dal sistema un “numero univoco” nell’ambito della sededel CAA connessa.Tale numerazione sarà riprodotta su apposita etichetta adesiva, con il formato seguente:1. CAA: codice CAA;2. Provincia: sigla automobilistica;3. Ufficio: num. Progressivo Ufficio;4. Fascicolo: num. Progressivo Fascicolo.L’ etichetta è apposta sul contenitore dei documenti che costituiranno il fascicolo in mododa garantire l’immediata reperibilità degli stessi anche ad archiviazione avvenuta ai sensidel reg. (CE) 1663/95.La numerazione evidenziata sulla stampa è finalizzata a consentire di gestire in manieraunivoca l’archiviazione dei fascicoli cartacei.5.3.2.3 Inserimento documenti nel fascicoloL’inserimento dei documenti nel fascicolo, per un soggetto di competenza dell’Ufficio CAA,deve essere completata, al più tardi, entro il 31 ottobre 2003 e prevede:1. classificazione del documentola classificazione è operata sulla base delle codifiche di cui all’allegato A.Tali codifiche saranno successivamente integrate sulla base delle indicazioninormative riguardanti i regimi di premio connessi con la gestione del“Fascicolo Aziendale”.2. assegnazione del numero di protocolloil numero di protocollo, automaticamente assegnato dal SIAN, risulteràprogressivo nell’ambito dell’“ufficio CAA” operante.La stampigliatura sarà riportata su una etichetta adesiva da apporre suldocumento interessato, nell’angolo superiore destro del fronte della primapagina o del retro dell’ultima pagina.La stampigliatura riporterà i dati seguenti:- numero progressivo del documento;- codice CAA;- sigla Provincia;- codice ufficio;- data di protocollazione (GG/MM/AAAA)Il numero progressivo sarà opportunamente evidenziato.3. rilevazione “numero traccia”Qualora sia necessario acquisire nel “Fascicolo Aziendale” documentazionestandardizzata, emessa dall’AGEA, si dovrà imputare il “numero traccia”esistente sul documento.Tale numero individuabile sul frontespizio del documento, in posizione “Alto-Destra”, risulta rappresentato con codifica “a barre”.4. Acquisizione immagineQualora sia determinata l’esigenza di acquisire l’immagine informatica deldocumento, tale operazione potrà essere richiesta in questa fase.In tal caso, la nomenclatura degli archivi costituiti, uno per ciascuna paginaprodotta, dovrà attenersi agli elementi seguenti:Pag. 15/29

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE- annualità;- numero protocollo (Ufficio CAA – Progressivo);- num. progressivo del foglio.Il CAA deve garantire che l’immagine acquisita sia conforme al documentooriginale e che tali documenti siano resi disponibili a richiesta.5. Riepilogo documenti del FascicoloAl termine delle operazioni di inserimento, viene prodotta la “distinta” deidocumenti costituenti il “Fascicolo Aziendale”.Tale “distinta” riporterà le informazioni seguenti:- data dell’operazione;- numerazione del “Fascicolo Aziendale” (Ufficio CAA, progressivo);- intestatario del “Fascicolo Aziendale”;- elenco dei documenti presentil’elenco, in ordine “anno - numero protocollo (Ufficio CAA - progressivo)”, perciascun documento riporta le informazioni seguenti:- numero progressivo nell’ambito del fascicolo- numero protocollo (progressivo – Ufficio CAA);- data protocollo- tipologia documento- eventuale numero traccia AGEA5.3.2.4 Archiviazione e custodia del fascicoloLa funzione di archiviazione consente l’immissione dei riferimenti di localizzazione deisingoli “Fascicoli Aziendali”.In particolar modo, è consentita l’indicazione di un “Ufficio CAA” di archiviazione ecustodia, diverso dall’“Ufficio CAA” di competenza.In tal modo è garantita la concentrazione dei fascicoli di più uffici in una unica struttura,afferente ad un “Ufficio CAA”, adeguata al mantenimento della documentazione, secondola normativa vigente in tema di sicurezza, controllo degli accessi e di dotazione antiincendio.In tale contesto le informazioni richieste risultano:• Ufficio CAArappresenta l’ufficio in cui il “Fascicolo Aziendale” risulta reperibile.• SettoreConsente l’indicazione delle aree separate in cui un archivio esteso può essereorganizzato.• ArmadioRappresenta una unità organizzativa dell’archivio che possa essere chiusa dasportelli oppure compattata, unendosi ad un armadio che precede, così da interdirel’accesso ai documenti.• Pianorappresenta il ripiano nell’ambito dell’armadio, contato dal basso verso l’alto, in cui ilfascicolo è ubicato.Nel caso di armadiature composte da “colonne”, la numerazione dei piani prosegueprogressivamente incrementandosi, passando dallo “ultimo alto” di una colonna al“primo basso” della colonna successiva.• Locazionerappresenta la posizione progressiva nell’ambito del piano da sinistra verso destra.Pag. 16/29

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALESe i fascicoli vengono archiviati all’interno dello stesso armadio in modo progressivorispetto al numero univoco del fascicolo, e questi è ben visibile sul dorso del fascicolostesso, tale da essere facilmente rintracciabile, è possibile omettere l’indicazione del pianoe della locazione.5.3.2.5 Trasferimento di UfficioLa dinamica nella gestione degli “Uffici CAA” consente il trasferimento delle competenzeinerenti la gestione di “fascicoli Aziendali” già esistenti, ad un nuovo “Ufficio CAA”.A tale riguardo, il CAA comunica all’AGEA i fascicoli da trasferire, nonché gli Ufficicoinvolti.A trasferimento effettuato, la nuova documentazione apportata sarà connotata con iriferimenti di protocollo del nuovo Ufficio, mentre la documentazione già esistenteconserva i dati già esistenti.5.3.2.6 Chiusura del FascicoloRappresenta l’atto formale con cui un soggetto economico definisce la propria“Cessazione di Attività”.In tal caso, si opererà l’acquisizione agli atti del fascicolo di un documento che nerappresenti l’ufficializzazione a fini istituzionali, con le modalità precedentemente esposte.L’indicazione di tale tipologia di documento, inoltre, impedirà l’ulteriore aggiornamento del“Fascicolo Aziendale”.5.3.2.7 Cambio di CAAIl cambiamento di CAA è una operazione diversa dal “Trasferimento di Ufficio-CAA”.Il CAA che riceve una revoca dal mandato esclusivo deve consegnare al produttore ilproprio fascicolo aziendale, mantenendo nei propri archivi una copia conforme di tutta ladocumentazione consegnata, ove ritenuto necessario.5.3.3 Attività presso l’Ufficio CAA “non sperimentali”Si riferisce alle sedi operative CAA non sperimentali e che abbiano scelto di non operarein modalità WEB fino al 30 giugno 2003.Pertanto, per i produttori con riferimento a tali strutture la composizione del “FascicoloAziendale” sarà operata con modalità asincrona, a partire dalle informazioni riportate nella“Domanda Seminativi - Raccolto 2003”.Tali strutture provvederanno alla compilazione delle “domande di premio” in argomentoutilizzando gli strumenti informatici di ausilio, descritti nell’apposito manuale resodisponibile.Le modalità operative prevedono la predisposizione di un modello cartaceo di domanda,su cui il produttore dovrà apporre la propria firma di convalida.Tale documento sarà conservato presso l’Ufficio, unitamente alla documentazioneallegata, che dovrà confluire nel “Fascicolo Aziendale”, previa convalida con il SIAN.Le informazioni saranno trasmesse al SIAN in via telematica.Pag. 17/29

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALEPresso il SIAN saranno selezionate le informazioni del “Fascicolo Aziendale” e sarà,quindi, precostituito un “Fascicolo Aziendale in attesa di Validazione”, attribuendo unanumerazione di “Fascicolo Aziendale”, con le caratteristiche definite nel paragrafo 5.3.2.2.Unitamente saranno attivate le “garanzie” affinché ciascun soggetto interessato da talemodalità possa essere trattato dall’Ufficio CAA di competenza.I titoli indicati nell’allegato A dovranno essere registrati nel SIAN nei tempi e nelle modalitàindicati nel paragrafo 5.2.5.2.L’utente potrà effettuare le operazioni seguenti:1. produrre l’etichetta del Fascicolo Aziendale;introdurre le informazioni di dettaglio di ciascun allegato, per il quale il sistemaassegnerà il numero di protocollo, con il formato già definito.2. produrre l’etichetta di protocollo e effettuare la stampa su etichetta adesiva dei dati diprotocollo;3. attivare l’eventuale scansione del documento - tale operazione sarà effettuata con lemodalità precedentemente descritte;4. produrre la distinta dei documenti del Fascicolo5. archiviare il Fascicolo.5.4 VALIDAZIONE DEL FASCICOLOPer la validazione del fascicolo aziendale da parte del produttore, il CAA provvede allastampa ed alla sottoscrizione dello stesso, secondo il formato riportato nell’Allegato B. Lastampa, sottoscritta dal produttore, deve essere inserita nel fascicolo cartaceo delproduttore da parte del CAA.La validazione del fascicolo è registrata anche nel sistema informativo, annotando la datain cui è stato consolidato lo stesso, tenendo conto che finché non intervengano altri“eventi” (ad es.: modifiche sul territorio successive alla validazione del fascicoloaziendale), le informazioni dichiarate e sottoscritte dal produttore costituiscono la base perla presentazione della domanda di aiuto alle superfici.Secondo quanto disposto dall’art. 10 del DPR 503/99, “Le informazioni relative ai datiaziendali, compresi quelli relativi alle consistenze aziendali ed al titolo di conduzione,risultanti dal fascicolo aziendale, costituiscono la base di riferimento e di calcolo valida aifini dei procedimenti istruttori in tutti i rapporti con la pubblica amministrazione centrale olocale in materia agroalimentare, forestale e della pesca, fatta comunque salva la facoltàdi verifica e controllo dell'amministrazione stessa”.5.5 CONTROLLI SUL FASCICOLOL’AGEA rende disponibili informazioni derivanti da precedenti controlli amministrativi ed inloco, validati al momento del controllo, che riguardano:- Verifica e validazione dei soggetti dichiaranti e dei rappresentanti legaliattraverso gli incroci con l’anagrafe tributaria e l’utilizzazione del CUAA comeelemento univoco di identificazione.- Verifica e validazione delle aziende con Partita IVA, attraverso l’incrocio conl’anagrafe tributaria e l’incrocio tra i dati relativi al CUAA e alla Partita IVA.Pag. 18/29

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE- Verifica e validazione delle coordinate bancarie per il pagamento degli aiutiattraverso l’ABI.- Verifica e validazione delle particelle catastali attraverso l’incrocio con la basedati del catasto terreni e le attività di aggiornamento con i certificati catastaliaggiornati forniti dai produttori in sede di contenzioso.- Verifica e validazione delle superfici dichiarate attraverso le attività dicensimento delle superfici non seminabili e i controlli a campione.- Verifica e validazione degli utilizzi dichiarati attraverso le visite in campo rivolteall’accertamento della coltura inserita in domanda.Sulla base di tali informazioni, il CAA è tenuto a farsi rilasciare una dichiarazione da partedel soggetto interessato che attesti l’attualità e corrispondenza della propria situazioneaziendale e che la superficie seminabile per ogni singola particella era destinata aseminativi al 31 dicembre 1991 (reg. (CE) n. 1251/99)Pag. 19/29

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE6 NUOVI PRODUTTORII CAA che ricevono mandato esclusivo da parte di un produttore che per la prima voltapresenti domanda nell’ambito della PAC Seminativi 2003, devono provvedere a:• Costituire il fascicolo cartaceo del produttore sulla base dei dettami dell’allegato A;• Inserire la componente anagrafica (controlli in linea - interconnessione con l’AnagrafeTributaria - coordinate territoriali, indirizzo, ecc.);• Inserire la componente territoriale (controlli in linea – catasto, vettori disponibili,ortofoto, ecc.);• Determinare le superfici di pertinenza sulla base degli elementi disponibili;• Validare il fascicolo aziendale e conservarne copia agli atti del CAA.Pag. 20/29

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE7 GESTIONE DEGLI ACCESSISecondo il dettato dell’art. 6 del D.P.R. 503/99 :”1. Sono autorizzati ad accedere alle informazioni ed ai servizi dell'anagrafe, nel rispetto diquanto previsto dalle norme per la tutela dei dati personali, di cui alla legge 31 dicembre1996, n. 675, e successive modificazioni, e in particolare nel rispetto di quanto previstodagli articoli 12 e 20 della legge predetta in materia di segreto aziendale e industriale, edall'articolo 22, in materia di dati sensibili: a) tutti i soggetti e le pubbliche amministrazioniindividuati dall'articolo 15, comma 1, del decreto legislativo 30 aprile 1998, n. 173; b) leaziende di cui all'articolo 1, comma 1, ed i soggetti dalle stesse delegati.2. Le modalità ed i limiti di autorizzazione all'accesso per l'accesso alle informazioni ed aiservizi dell'anagrafe sono stabiliti, previo protocollo di intesa con le amministrazioni titolaridei dati, con apposito provvedimento adottato dal Ministro delle politiche agricole eforestali, sentito il Garante per la protezione dei dati personali, ai sensi dell'articolo 31,comma 2, della legge n. 675 del 1996, nel rispetto delle disposizioni di cui alla suddettalegge n. 675, con particolare riferimento alla tutela dei diritti dell'interessato ed altrattamento dei dati sensibili di cui agli articoli 13 e 22 della predetta legge e nel rispettodei criteri per l'esercizIo del diritto d'accesso di cui all'articolo 25 della legge n. 241 del1990 e del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352. 3. Le aziendehanno accesso ai servizi per le stesse abilitati ai sensi del comma 2, anche attraverso la"Carta dell'agricoltore e del pescatore" di cui all'articolo 7. 4. Nel rispetto della legge n. 675del 1996, con riferimento alla riservatezza ed all'integrità dei dati personali, gli accessiall'anagrafe, eseguiti da qualsiasi soggetto abilitato, sono registrati su appositi archivi. 5. Iltitolare degli archivi dell'anagrafe, ai sensi dell'articolo 1, comma 2, lettera d), della leggen. 675 del 1996, e' il Ministero delle politiche agricole e forestali. Il responsabile degliarchivi dell'anagrafe, al quale si applicano le disposizioni di cui all'articolo 8 della legge n.675 del 1996, e' identificato con decreto del Ministero delle politiche agricole e forestali.”I CAA sono tenuti a comunicare l’elenco degli operatori abilitati alla gestione dei fascicoliaziendali, dell’acquisizione dei procedImenti amministrativi in modalità WEB conl’indicazione dell’ufficio di appartenenza.Tali elenchi dovranno essere forniti secondo il tracciato record di cui all’allegato C.Le informazioni costituenti il fascicolo aziendale elettronico saranno rese disponibili al CAAche deve adempiere agli obblighi inerenti il mandato esclusivo.Inoltre, i CAA dovranno dotarsi di infrastrutture informatiche i cui requisiti tecnicoorganizzativi sono esplicitati nell’allegato D.Pag. 21/29

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE8 BACK OFFICE AGEALe attività di back office sono garantite dall’AGEA e sono volte alla risoluzione di tutti iproblemi manifestatisi nella fase di front office.Il dettaglio dei servizi, i tempi e le modalità di risoluzione delle problematiche sonodescritte nell’allegato E.Pag. 22/29

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE9 NAVIGAZIONE WEBPag. 23/29

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE10 ALLEGATI10.1 ALLEGATO A – Documentazione costituente il fascicolo aziendale ed utileper l’attività dell’AGEA di back office, informazioni da acquisire nel fascicoloelettronicoManuale del Fascicolo Aziendale - ALLEGATO A

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE10.2 ALLEGATO B – Modello di validazione del fascicolo aziendaleManuale del Fascicolo Aziendale - ALLEGATO B

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE10.3 ALLEGATO C – Modalità di fornitura dell’elenco informatizzato delle struttureoperative e relativi addetti da abilitare per l’accesso al sistema PAC superfici10.3.1 Codifica CAA NazionaliDESCRIZIONE CAACODICE CAACAA Coldiretti srl 103CAA Confagricoltura srl 105CAA Cia srl 107CAA Copagri srl 109CAA Società Servizi Integrati (SISA) srl 102CAA Liberi Professionisti srl 159CAA Servizi Agricoli Europei srl 161CAALPA srl 139CAA Canapa srl 121CAA World Service srl 13110.3.2 Dati del CAA (Mandatario)DATI DEL CAA (Mandatario)Codice nazionale Char(3) – vedi par. 10.3.1Codice Istat della provincia dove in cui ricade Char(3)l’ufficioIdentificativo Sede perifericaChar(3) – progressivo univoconell’ambito della provinciaINDIRIZZO DELL’UFFICIOViaChar(50)ComuneChar(40)CapChar(5)Codice Istat comune UfficioChar(6)TelefonoChar(16)FaxChar(16)E-mailChar(30)RESPONSABILE DELL’UFFICIOCognomeChar(30)NomeChar(20)Codice fiscaleChar(16)Data di nascitaChar(8) F=GGMMAAAAComune di nascitaChar(40)Provincia di nascitaChar(2)

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE10.4 ALLEGATO D - Requisiti tecnico organizzativiIl CAA dovrà svolgere le seguenti funzioni:- gestione delle utenze per la fruizione delle applicazioni- attrezzaggio della infrastruttura informatica del CAA comprensiva del relativocollegamento con il Sistema Informativo;In questo ambito sono comprese le attività necessarie per richiedere, assegnare,controllare e revocare le autorizzazioni alla fruizione dei servizi del Sistema Informativoche saranno assegnate nominalmente al personale del CAA abilitato ad utilizzare leapplicazioni del Sistema Informativo.L’AGEA definirà formalmente con i CAA i requisiti minimi per l’utilizzo delle funzioni ed ilcollegamento con il Sistema Informativo. In linea di massima ciascun PC dovrà esserecaratterizzato da CPU con caratteristiche almeno di tipo Intel PIII, 256MB RAM, lettore CDROM e Floppy Disk, Sistema Operativo MS Windows 98/2000/XP/NT4, software BrowserInternet tipo MS Internet Explorer ver.5.0 o superiori, software antivirus.I Personal Computer dovranno essere collegati alla rete Internet attraverso una linea disufficiente capacità, prestazioni ed affidabilità (almeno 128Kbps per ciascuna postazionecontemporaneamente connessa alla rete Internet); tale requisito potrà essere soddisfattomettendo a disposizione di ciascuna postazione un singolo collegamento ad Internet (vedischema A) ovvero, ove ritenuto opportuno, mediante la acquisizione di un collegamentoInternet a più alta capacità condiviso tra le postazioni dell’ufficio CAA connesse in retelocale (vedi schema B).

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALESc he m a AInternetSc he m a BDispositivo dicollegamento ad InternetInternet

MANUALE DELLE PROCEDURE – IL FASCICOLO AZIENDALE10.5 ALLEGATO E – Attività di back officeLe attività di back office che svolge l’AGEA dipendono strettamente dalla tipologia dianomalie determinate dalla superficie che risulta in contestazione.In particolare, sono fissati i tempi e le modalità di risoluzione, sulla base delladocumentazione che deve essere prodotta dal CAA:AnomalieParticellanonindividuataParticellacondivisaParticellafrazionataParticellaaccorpataTempi dispedizioneCadenzasettimanaleModalità Risposta DocumentoValidazione suProposta GraficaRisoluzione d’ufficionel caso di rinunciadi una delle parti.Convocazione delleparti, seinformazioniinsufficientiValidazione suProposta GraficaValidazione suProposta GraficaEntro 15 ggdalricevimentomaterialeEntro unasettimanadalla firma delverbale diconvocazioneEntro 15 ggdalricevimentomaterialeEntro 15 ggdalricevimentomaterialeFoglio di mappacatastale anche infotocopia(1)Documentigiustificativi deltitoloFoglio di mappacatastale anche infotocopiaFoglio di mappacatastale anche infotocopia(1): nel caso in cui non sia possibile ottenere documentazione certificatrice del catasto perimpossibilità (riordino fondiario) o indisponibilità del materiale (veto per motivi militari) deveessere prodotta la documentazione giustificativa del titolo (contratto di affitto, mappe delconsorzio di bonifica).