Fattura elettronica Manuale Utente

Maggioli S.p.A. Fattura Elettronica 16.03.2015 ver. 1.0 - pag 1 di 27
FATTURA ELETTRONICA
(LEGGE FINANZIARIA 2008)
Indice generale
IL QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO...........................................................................2
GLI ATTORI COINVOLTI NELLA FATTURA ELETTRONICA......................................................4
I TEMPI DI ATTUAZIONE............................................................................................................6
COMPONENTI DOCUMENTALE E FISCALE DELLA FATTURA ELETTRONICA......................7
Componente fiscale..........................................................................................................7
Componente documentale.............................................................................................7
LA SOLUZIONE SU SICR@WEB - JSerfin..................................................................................8
CONFIGURAZIONE DEL SISTEMA............................................................................................9
Verifica del corretto aggiornamento del software......................................................9
Verifica della chiave di attivazione...............................................................................10
Verifica della gestione documentale...........................................................................11
Configurazione della PEC...............................................................................................12
Configurazione dell'Organigramma.............................................................................13
Configurazione del modulo di fatturazione elettronica............................................14
RICEZIONE E PROTOCOLLAZIONE DELLE FATTURE DI ACQUISTO...................................16
Ricezione ed esame delle PEC......................................................................................16
Protocollazione delle Pec e invio all'ufficio competente..........................................18
Ricezione per competenza di un lotto di fatture........................................................20
FASI DELLA GESTIONE DI UNA FATTURA ELETTRONICA (WORKFLOW)...........................21
Prime operazioni sull'azione di workflow.......................................................................21
Rifiuto dell'azione di workflow.........................................................................................22
Smistamento dell'azione di workflow............................................................................23
Presa in carico dell'azione di workflow.........................................................................24
Operazioni sulle fatture....................................................................................................25
Azioni documentali......................................................................................................25
Contabilizzazione.........................................................................................................26
Accettazione e Rifiuto.................................................................................................27

Maggioli S.p.A. Fattura Elettronica 16.03.2015 ver. 1.0 - pag 2 di 27
IL QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO
La Finanziaria 2008 ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche destinate
all’amministrazione dello stato deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio
(SDI).
Queste le principali norme di riferimento in tema di fatturazione elettronica:
• Legge numero 244 del 24 dicembre 2007, disposizioni per la formazione del bilancio
annuale e pluriennale dello Stato (Legge finanziaria 2008) (Gazzetta Ufficiale
numero 300 del 28 dicembre 2007) come modificata dal Decreto Legislativo 201
del 2011.
È la norma che istituisce (articolo 1, commi 209-214) l’obbligo di fatturazione
elettronica verso la Pubblica Amministrazione. Le fatture in forma cartacea non
possono essere accettate da parte della Pubblica Amministrazione, né è possibile
procedere al relativo pagamento. La trasmissione delle fatture avviene attraverso il
Sistema di Interscambio (SDI).
• Decreto 7 marzo 2008, individuazione del gestore del Sistema di Interscambio della
fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze, ai sensi
dell’articolo 1, comma 212 della legge numero 244 del 2007 (Gazzetta Ufficiale
numero 103 del 3 maggio 2008).
Primo decreto attuativo della Legge numero 244 del 2007, individua nell’Agenzia
delle Entrate il gestore del Sistema di interscambio (SDI), ne definisce i compiti, le
responsabilità e individua nella Sogei SpA la struttura dedicata ai servizi strumentali e
alla conduzione tecnica del SDI.
• Decreto 3 aprile 2013, regolamento in materia di emissione, trasmissione e
ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai
sensi dell'articolo 1, comma 213, della legge 24 dicembre 2007, numero 244
(Gazzetta Ufficiale numero 118 del 22 maggio 2013).
Secondo decreto attuativo della Legge numero 244 del 2007, rappresenta il
regolamento che definisce il processo di emissione, trasmissione e ricevimento della
fattura elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (SDI).
• Decreto Legge 24 aprile 2014, n. 66. Misure urgenti per la competitività e la giustizia
sociale (art 25).
Il decreto anticipa al 31 marzo 2015 il termine di decorrenza degli obblighi di
fatturazione elettronica per le amministrazioni centrali di cui all'articolo 6, comma 3,
del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze del 3 aprile 2013, n. 55 e per le
amministrazioni locali di cui al comma 209 della legge n. 244 del 2007.

Maggioli S.p.A. Fattura Elettronica 16.03.2015 ver. 1.0 - pag 3 di 27
• Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, numero 633, come
modificato dalla Legge numero 228 del 24 dicembre 2012 (Legge di Stabilità).
La legge di Stabilità recepisce nell’articolo 1, commi 324-335 la Direttiva 2010/45/UE
modificando il DPR 633/72. Gli articoli 21 e 39 modificati contengono la definizione di
fattura elettronica, le caratteristiche e i requisiti tecnici della stessa, esempi di
modalità tecniche per garantire autenticità dell'origine e integrità del contenuto
della fattura elettronica e modalità di conservazione.
• Direttiva comunitaria 45 del 2010 relativa al sistema comune d'imposta sul valore
aggiunto per quanto riguarda le norme in materia di fatturazione elettronica
La direttiva modifica, per quanto concerne le norme in materia di fatturazione, la
direttiva 2006/112/CE, dettando una serie di indicazioni e misure di semplificazione
circa le modalità di emissione, gestione e conservazione della fattura elettronica.
• Direttiva 2006/112/CE del Consiglio Europeo del 28 novembre 2006, relativa al
sistema comune d’imposta sul valore aggiunto.
È la Direttiva che fissa le condizioni e le norme riguardanti l’imposta sul valore
aggiunto per assicurare il corretto funzionamento del mercato interno UE.
• Decreto MEF del 17 giugno 2014 (Gazzetta Ufficiale del 26 giugno 2014, numero
146).
Il decreto disciplina gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, ai sensi
dell’art. 21, comma 5 del D.lgs. numero 82 del 7 marzo 2005 (Codice
amministrazione digitale). Tra gli obblighi, la conservazione e l’assoluzione
dell’imposta di bollo.
Per altre circolari e risoluzioni si rimanda alla pagina istituzionale www.fatturapa.gov.it

Maggioli S.p.A. Fattura Elettronica 16.03.2015 ver. 1.0 - pag 4 di 27
GLI ATTORI COINVOLTI NELLA FATTURA ELETTRONICA
Osservazioni sul modello imposto dall'Agenzia per l'Italia Digitale:
• Il ruolo centrale del sistema è occupato dal Sistema di Interscambio (in seguito
denominato SDI). Si tratta di un sistema informatico gestito dall'Agenzia delle
Entrate con il quale si può comunicare solo via Pec o, usando appositi software,
atraverso altri canali informatici.
• Sono vietate le trasmissioni dirette dal fornitore all'Ente e viceversa: qualsiasi
documento scambiato tra fornitore ed Ente deve passare dal SDI.
• Il fornitore invia le fatture all'SDI. Il SDI ne invia una copia all'Ente e un'altra alla
Ragioneria Generale dello Stato per alimentare il monitoraggio della finanza
pubblica.
• Sono previsti gli intermediari: si tratta di sistemi informatici gestiti da Enti Pubblici o
da aziende private che svolgono per conto dei fornitori e/o degli Enti Pubblici le
attività di gestione delle fatture elettroniche: consegna, conservazione, ecc...
• Sono previste le "notifiche": si tratta di comunicazioni contenenti l'esito delle
comunicazioni precedenti. Si tratta di notifiche di operazioni andate a buon fine o
notifiche di operazioni non completate nel qual caso la notifica riporta anche la
causa dell'esito negativo.
• Le fatture inviate sono files XML con una struttura ben precisa e non modificabile.
Questi files non possono essere generati con un normale programma di
videoscrittura ma devono essere prodotti con Sicr@web.
• Il fornitore può trasmettere le fatture raggruppandole in "lotti". Ogni lotto deve
contenere fatture destinate alla medesima P.A.

Maggioli S.p.A. Fattura Elettronica 16.03.2015 ver. 1.0 - pag 5 di 27
• Non si possono inviare lotti di fatture genericamente ad una P.A.: il fornitore deve
identificare, all'interno della P.A. destinataria, l'esatto ufficio al quale sono destinate
le sue fatture.
Ogni ufficio è identificato dal "Codice Univoco Ufficio" come risulta nell'Indice delle
Pubbliche Amministrazioni (iPA) dove ogni Ente ha censito i propri uffici di
fatturazione elettronica.
L'iPA ha attribuito, in modo automatico, un "Ufficio di fatturazione elettronica
predefinito" per ciascuna Pubblica Amministrazione.
• I lotti di fatture sono firmati dal fornitore e, per ciascun lotto, il SDI aggiunge un
secondo file contenente un'informazione molto importante: l'Identificativo del
Sistema di Interscambio. Si tratta di un numero che deve essere citato in ogni
comunicazione nella quale si voglia riferire una qualsiasi fattura di un lotto.
• Il primo passaggio obbligatorio di una fattura elettronica appena entra nell'Ente
Pubblico è il Protocollo. Si tratta di un'operazione inderogabile e che deve
riguardare l'intero lotto: è il lotto di fatture che viene protocollato (con il protocollo
esterno) e non le singole fatture. Quest'ultime possono eventualmente essere
protocollate successivamente con un numero di protocollo interno.

Maggioli S.p.A. Fattura Elettronica 16.03.2015 ver. 1.0 - pag 6 di 27
I TEMPI DI ATTUAZIONE
Tutte le fatture emesse dal 31 marzo 2015 devono essere inviate in formato elettronico.
Eventuali fatture emesse in formato cartaceo prima del 31 marzo 2015 e ricevute dopo
tale data possono ancora essere registrate e pagate ma solo entro un massimo di tre mesi
da tale data, oltre i quali la fattura deve essere riemessa in formato elettronico.

Maggioli S.p.A. Fattura Elettronica 16.03.2015 ver. 1.0 - pag 7 di 27
COMPONENTI DOCUMENTALE E FISCALE DELLA FATTURA ELETTRONICA
A prima vista potrebbe sembrare che la fattura elettronica sia esclusivamente una
questione di contabilità. Non è affatto così: la fattura elettronica è formata d una grossa
componente documentale e la componente fiscale non solo è ridotta, ma non è per
nulla cambiata rispetto alla gestione tradizionale cartacea delle fatture.
Componente fiscale
Da un punto di vista fiscale rimane in vigore il DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
26 ottobre 1972, n. 633 con le sue successive modifiche ed integrazioni.
La fattura elettronica impone il trattamento delle fatture ricevute in modo elettronico
esattamente come se queste fossero state ricevute in modo cartaceo: le fatture
elettroniche devono essere ricevute, accettate o rifiutate, contabilizzate e pagate
esattamente con gli stessi criteri con i quali si operava per le fatture cartacee. Cambia
solo il mezzo scelto per operare (elettronico e non più cartaceo) ma non cambiano
affatto i criteri adottati per agire in un modo piuttosto che in un altro.
Componente documentale
La fattura viene trasmessa, in formato elettronico, in un file. Questo file è firmato
elettronicamente e quindi ogni rappresentazione cartacea della fattura elettronica, cioè
la sua stampa, è possibile ma priva di ogni valore legale.
Abbiamo detto che la normativa fiscale non è cambiata e quindi la conservazione del
documento di acquisto deve avere per oggetto l'unico elemento fiscalmente valido e
cioè il file ricevuto dal SDI firmato elettronicamente.
Venendo a mancare il supporto cartaceo la componente documentale del sistema
informativo dell'Ente assume un ruolo fordamentale: tutte le figure dell'Ente coinvolte nella
gestione di una fattura di acquisto devono avere a disposizione, ed essere in grado di
usare, strumenti adatti per trattare una fattura di acquisto contenuta su un file.
Le operazioni possibili su una fattura sono sempre state, e rimangono, le seguenti:
• protocollazione
• smistamento ad altro ufficio
• accettazione del documento
• rifiuto del documento (con comunicazione ed accordo con il fornitore)
• conservazione a norma

Maggioli S.p.A. Fattura Elettronica 16.03.2015 ver. 1.0 - pag 20 di 27
Ricezione per competenza di un lotto di fatture
Entriamo ora nel modo del workflow: il lotto di fatture ricevuto inizia la sua fase
documentale passando da un ufficio all'altro per effetto degli smistamenti, siano essi
atomatici o manuali.
Il workflow è un componente fondamentale della suite Sicr@web: il suo compito è quello
di orchestrare le attività necessarie per portare a compimento un iter (in questo caso l'iter
di liquidazione di una fattura di acquisto). Orchestrare significa assegnare a ciascun
utente coinvolto le azioni a lui assegnate nel momento esatto in cui quelle azioni devono
essere compiute secondo uno schema definito e coerente con le procedure operative
dell'Ente.
La fattura elettronica di Sicr@web cointiene già molti iter predefiniti, uno per ogni possibile
tipologia di documento. Se non avete esigenze particolari quegli iter sono sufficienti.
All'ufficio destinatario del lotto di fatture, viene recapitata una notifica che compare
automaticamente sul video di tutti gli utenti appartenenti a quell'ufficio:
N.B. se l'utente ha modificato le preferenze di visualizzazione per le notifiche del workflow,
queste potrebbero apparire in modo diverso.
Cliccando sull'attività comparsa in basso a destra, o altrove in funzione delle
personalizzazioni, compare la maschera specifica dell'azione richiesta:

Maggioli S.p.A. Fattura Elettronica 16.03.2015 ver. 1.0 - pag 21 di 27
FASI DELLA GESTIONE DI UNA FATTURA ELETTRONICA (WORKFLOW)
Prime operazioni sull'azione di workflow
Il lotto di fatture assegnato per competenza è, prima di tutto, un'azione che il workflow ha
assegnato all'utente e, come tale, l'utente ha la facoltà di procedere in tre modi:
• rifiutare l'azione
• smistare l'azione ad altro ufficio o utente
• prendere in carico l'azione
N.B. la presa in carico o il rifiuto dell'azione non vanno assolutamente confuse con
l'accettazione o rifiuto della fattura dei quali parleremo più avanti.
Per decidere se prendere in carico o meno l'azione, l'utente può esaminare il lotto di
fatture premendo il bottone "Apri il documento":
La finestra che si apre è la maschera principale per la gestione di un lotto di fatture. Nei
paragrafi successivi analizzeremo più nel dettaglio questa maschera ma, per il momento,
limitiamoci a capire come visualizzare le fatture premendo il bottone evidenziato:
dalla visualizzazione del protocollo è possibile, con il consueto bottone "Vedi originale"
aprire le fatture contenute nel lotto.

Maggioli S.p.A. Fattura Elettronica 16.03.2015 ver. 1.0 - pag 22 di 27
Rifiuto dell'azione di workflow
Se premo il bottone "Rifiuta":
l'azione torna al mittente e cioè all'ufficio che è stato impostato come "Mittente interno"
nella protocollazione della PEC:

Maggioli S.p.A. Fattura Elettronica 16.03.2015 ver. 1.0 - pag 23 di 27
Smistamento dell'azione di workflow
Qualora l'utente decida, per vari motivi, di passare per competenza e/o per conoscenza
il lotto di fatture ad un altro ufficio, può usare il "bottone delle azioni documentali".
N.B. questo bottone è presente in molti punti di Sicr@web e racchiude tutta la gestione
documentale: da questo bottone è possibile fascicolare, iscrivere a registro, consultare la
storia di un documento, aggiungere allegati, protocollare, firmare, inviare per posta, e
molto altro ancora...
usiamo la voce "Assegnazione" per riassegnare a qualcun altro l'azione di workflow:

Maggioli S.p.A. Fattura Elettronica 16.03.2015 ver. 1.0 - pag 24 di 27
Presa in carico dell'azione di workflow
Si noti che nelle figure precedenti i bottoni per operare sul lotto di fatture ricevute sono
tutti disabilitati:
e rimarranno disabilitati finché l'utente non prende in carico l'azione.
N.B. se un'azione di workflow viene assegnata ad un ufficio, tutti gli utenti di quell'ufficio la
possono vedere e tutti la possono portare a termine. Tuttavia, non appena uno di essi la
prende in carico, l'azione scompare dalla lista delle azioni da completare di tutti gli altri
utenti dello stesso ufficio.
La presa in carico si ottiene
premendo l'apposito
bottone:
ed abilita i bottoni
per agire sul lotto:

Maggioli S.p.A. Fattura Elettronica 16.03.2015 ver. 1.0 - pag 25 di 27
Operazioni sulle fatture
Esaminiamo la maschera di gestione del lotto:
Si noti che i bottoni riportati nella parte superiore della maschera sono identici a quelli
riportati in ciascuna riga della griglia delle fatture contenute nel lotto. Questo perché è
possibile operare sia su una particolare fattura sia sull'intero lotto. Nel secondo caso le
operazioni compiute si intendono eseguite per tutte le fatture contenute nel lotto.
Le operazioni eseguibili sul lotto e/o sulle singole fatture sono:
• per le azioni documentali
• per contabilizzare
• per accettare
• per rifiutare
Azioni documentali
le abbiamo già incontrate nei paragrafi precedenti e abbiamo visto che tra le molte
funzionalità contiene lo smistamento, un'azione che permette di riassegnare l'iter, per
competenza e/o per conoscenza, ad un altro ufficio. Altra azione documentale molto
importante è quella che permette di fascicolare ed aggiungere, come allegato, ogni
documento utile al ciclo di una fattura passiva.
N.B. il bottone per le azioni documentali agisce sulla componente "documentale" del lotto
o della singola fattura (e non sulla sua parte contabile). A differenza del lotto, per il quale
la parte documentale è rappresentata dalla protocollazione della Pec, per le singole
fattura la componente documentale viene creata la prima volta che l'utente preme sul
bottone . In quest'ultimo caso viene infatti aperta una finestra che permette di
impostare i destinatari per competenza/conoscenza della singola fattura avviando, se
necessario, un dedicato iter di workflow in funzione dalla tipologia del documento
(fattura, parcella, nota di credito, ecc...).

Maggioli S.p.A. Fattura Elettronica 16.03.2015 ver. 1.0 - pag 26 di 27
Contabilizzazione
fino a questo punto l'iter è prettamente documentale. E' servito per assegnare la fattura
agli uffici competenti e per racogliere ogni informazione utile alla sua liquidazione. La
fattura è ancora del tutto sconosciuta alla contabilità ma, premendo il bottone per
contabilizzare, il lotto o la singola fattura vengono inseriti negli archivi della contabilità
finanziaria e IVA ed inizia la loro fase "contabile". Dopo aver premuto il bottone
"contabilizza" è possibile visualizzare la fattura registrata in contabilità premendo il bottone
presente su ogni riga della griglia delle fatture:
si noti che la fattura è già completa in ogni sua parte: l'assegnazione finanziaria è
automatica se il fornitore ha specificato il CIG e quest'ultimo corrisponde ad un unico
impegno di spesa.
La causale di registrazione è quella
impostata nei parametri della Fattura
Elettronica ma è possibile associare
ciascun fornitore ad una particolare
causale. A tal proposito aprire la voce
a menù:
e, dopo aver richiamato il fornitore,
impostare la causale desiderata.

Maggioli S.p.A. Fattura Elettronica 16.03.2015 ver. 1.0 - pag 27 di 27
Accettazione e Rifiuto
la normativa che regolamente la Fattura Elettronica prevede che, a seguito della
ricezione di una fattura elettronica, la Pubblica Amministrazione possa esercitare le
funzioni di "accettazione" e di "rifiuto".
Tecnicamente con l'accettazione e il rifiuto, Sicr@web avvia uno specifico iter di workflow
che termina con l'invio al SDI di un apposito file XML, eventualmente protocollato come
specificato nei parametri di configurazione. L'accettazione e il rifiuto comprendono
anche la "contabilizzazione" con la differenza che con il rifiuto la fattura viene caricata in
contabilità senza assegnazione finanziaria e non esigibile.
N.B. Non sono chiari i contesti nei quali tali azioni possano essere compiute né le loro
implicazioni fiscali. E' certo però che la normativa di riferimento in materia IVA rimane il
Decreto del Presidente della Repubblica del 26/10/1972 n. 633 e successive modifiche e
integrazioni. Pertanto l'accettazione e il rifiuto di una fattura elettronica non esonera in
nessun modo l'Ente dal rispetto di quanto stabilito dal precedente Decreto.
Osservazioni:
• il fornitore può reinviare un documento già inviato solo se il precedente è stato
rifiutato dalla P.A.. Vedi paragrafo "VERIFICHE DI UNICITÀ DELLA FATTURA " in
http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/SDI/Elenco_Controlli_V1.1.pdf
• l'accettazione e il rifiuto possono essere esercitati entro 15 gg dalla ricezione della
fattura. Si evidenzia che l’ente pubblico, in virtù dell’art. 42 del DL. N. 66/2014, ha 10
gg di tempo dalla ricezione per la registrazione in contabilità nel registro unico
delle fatture d’acquisto e quindi, in caso di rifiuto, potrebbero verificarsi due
casistiche:
- il cedente/prestatore non ha ancora registrato la sua fattura: in questo caso,
avendo la PA inviato un rifiuto, il fornitore può spedire una nuova copia della
fattura, corretta e con lo stesso numero e data;
- il cedente/prestatore ha già registrato la sua fattura: in questo caso il
cedente/prestatore deve, ai sensi dell’art. 26 del DPR 633/72, procedere
all’emissione di una nota di accredito da inviare allo SDI e poi emettere una nuova
fattura con nuovo numero e data ma medesima rappresentazione dell’operazione
commerciale corretta.
• scaduti i 15 giorni dalla ricezione della fattura, quest'ultima si considera accettata.
Maggioli S.p.A.
Settore sviluppo software contabilità