7 TIPS_DEF 06 05 2020

7 consigli per il tuo piano
di comunicazioni COVID-19

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• Organizzazione
• Ministero della
1. Sviluppare un team
interno focalizzato
sulle comunicazioni
Covid-19
Per prima cosa, è importante avere un team interfunzionale
all’interno della tua azienda includendo i membri di tutti i
dipartimenti. Il team fungerà da task force e sarà responsabile
dell’individuazione delle esigenze attuali, delle eventuali
minacce per l’azienda e dovrà iniziare a formulare un piano di
comunicazione dedicato. È importante creare un team composto
da membri di tutti i dipartimenti aziendali. Questo assicurerà che:
1) vengano identificate le esigenze di ciascun dipartimento e 2) i
messaggi siano condivisi e coerenti. Al fine di garantire lo stesso
tono di voce in tutte le comunicazioni aziendali, questo team
dovrebbe essere responsabile di tutte le comunicazioni emesse.

nere aggiornato
patti del Covid-19
prio settore
namente sugli impatti economici del COVID-19 nel
rati che le fonti di informazione a cui ti affidi siano
mazione oggi, purtroppo, è all’ordine del giorno.
iferimento solo a fonti accurate e affidabili:
mondiale della sanità
Salute
Le aziende di tutto il mondo sono state costrette
a rispondere rapidamente all’interruzione delle
attività causata dal COVID-19. È essenziale che tutte
le aziende sviluppino un piano di comunicazione
dedicato a supporto di tutte le parti interessate,
sia interne che esterne all’organizzazione stessa.
Consigliamo di seguire questi sette suggerimenti al
fine di aiutarti a comunicare con i tuoi stakeholder.

3. Creare un piano di
contingency
Formare e promuovere le procedure di sicurezza che i dipendenti
devono seguire durante il lavoro utilizzando poster, banner e post
su intranet, etc. Posiziona questi promemoria nelle aree comuni
per ricordare al personale come prevenire la diffusione del virus
a praticare il social distancing. Vi consigliamo di seguire le linee
guida del Ministero della Salute e degli enti locali che si applicano
alle aziende che operano nella tua zona.
La tua azienda può scegliere di attuare una politica di lavoro a
distanza (remote working) per ridurre ulteriormente le occasioni
di contagio. Individua tutti i ruoli operativi fondamentali affinché
la tua attività possa continuare e quindi definisci se tali dipendenti
possono continuare a svolgere il proprio lavoro lavorando in
remoto. Hai l’infrastruttura necessaria per consentire il lavoro
in remoto? I tuoi dipendenti sono dotati di dispositivi di smartworking?
Se sì, redigi delle linee guida affinché i tuoi dipendenti
siano informati in merito ai loro diritti e doveri in caso di lavoro da
remoto.

4. Preparati a
sviluppare il
tuo piano di
comunicazione
Prima di sviluppare il tuo piano di comunicazione, ci sono alcune
considerazioni da prendere in esame:
GLI STAKEHOLDER:
chi sono gli stakeholder (sia interni che esterni) con cui hai
bisogno di comunicare? Chi ha bisogno di informazioni continue
e con che frequenza vuoi comunicare? Conoscere chi sono le parti
interessate è solo il primo passo. Mentre sviluppi il tuo piano per
ciascun gruppo di stakeholder, il team dedicato deve concordare
sulla periodicità delle comunicazioni.
STRUMENTI DI COMUNICAZIONE:
disponi di una piattaforma di comunicazione che ti permetterà
di informare le parti interessate? Sono necessari nuovi strumenti
per poter comunicare in modo efficiente ed efficace? Esistono
molti modi per condividere informazioni: riunioni online,
aggiornamenti intranet, e-mail, video e telefonate sono solo
alcuni dei modi per rimanere in contatto. Assicurati di essere a
conoscenza di tutti i canali a tua disposizione.
VOCE DEL MARCHIO:
Quale tono di voce vuoi utilizzare? Proprio come le persone, i
marchi devono regolare il tono di voce in base alle circostanze.
Ricorda che ora più che mai i tuoi clienti stanno cercando
rassicurazione ed empatia.

5. Sviluppare un
piano HR
A seguito di COVID-19, molte aziende richiedono al loro personale di lavorare da
casa in smart-working. In alcuni casi, le aziende hanno ridotto le ore o il personale
a causa della pandemia. Insieme alle risorse umane, il team di comunicazione
dovrebbe comunicare regolarmente con i dipendenti ed essere trasparente e
onesto su eventuali nuovi sviluppi. HR dovrebbe distribuire risorse per aiutare a
condividere le informazioni chiave che aiuteranno rispondere a domande e dubbi
dei dipendenti. Inoltre, il team di comunicazione dovrebbe collaborare con le
risorse umane per rivedere e approvare tutti i messaggi.

6. Sviluppare un piano
di comunicazione
diretto ai tuoi
dipendenti
Crea un piano e una procedura di comunicazione interna in
modo che i tuoi dipendenti si sentano sempre informati in
merito agli impatti del COVID-19 sulla tua attività. Assicurati
che le comunicazioni siano allineate con le notizie del giorno o
della settimana. Sii onesto e diretto nelle comunicazioni con i
dipendenti per mantenere alta la fiducia nella tua azienda.
È indispensabile che la tua azienda fornisca chiare istruzioni su
cosa fare se un dipendente sospetta di essere stato esposto a
COVID-19 e assicurati che tutto il personale sia stato istruito
in merito al tuo piano di emergenza.
Raccomandiamo di comunicare attraverso un mix di canali,
come ad esempio:
• Volantini
• Poster
• Banner
• Email
• Lettere
• Intranet dei dipendenti
• Community
• FAQ

7. Sviluppare
un processo di
comunicazione
con i clienti
I clienti devono comprendere l’impatto del COVID-19
sulla tua attività. Probabilmente ti faranno le seguenti
domande e ti consigliamo di prepararti le risposte:
• Cosa stai facendo per proteggerli?
• Quali procedure operative hai messo in atto per
garantire standard di sicurezza adeguati?
• Stai operando al fine di tutelare i loro interessi?
• Cosa stai facendo per assicurarti di poter fornire i
tuoi prodotti e servizi?
Informa i tuoi clienti che il tuo piano di azione include
azioni per la loro sicurezza e rassicurali del fatto che stai
salvaguardando anche i loro interessi, nel rispetto delle
linee guida del Ministero della Salute e delle direttive
locali applicabili nella tua zona.
Ti consigliamo di rimanere in contatto con i tuoi clienti
senza inviare comunicazioni eccessive. Alcuni canali da
prendere in considerazione per comunicare con loro sono:
• Blog aziendale
• Sito web
• Social media
• Segnaletica in negozio
• Volantini
• Banner
• Poster
• E-mail

COSA SUCCEDERÀ DOPO?
Questa è la domanda che tutti abbiamo in mente ma che resta senza una risposta in questo
momento. È importante che la task force aziendale si prepari a qualsiasi situazione. Monitora
l’efficacia del tuo piano di comunicazione e adattalo all’evolversi della situazione se necessario.
Progetta un piano di ripresa. Quando la situazione di emergenza inizierà a rientrare, dovrai
essere pronto con una strategia dedicata per ripartire con il tuo business.
Alcune idee utili potrebbero essere le seguenti:
• offerte e promozioni • pubblicità locale • direct mailing cartaceo
Iniziare a definire la tua strategia ora, per essere pronto a ripartire non appena sarà possibile!

Mail Boxes Etc.
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piccole e medie imprese e clienti al dettaglio, attraverso una rete di Centri Servizi in
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