» MANAGEMENT Gewinner des ISM-Awards „Business Network“: Altana Dezentrale Daten, zentrale Intelligenz: Altana vernetzt Einkaufswelten Das Spezialchemieunternehmen Altana setzt auf moderne Einkaufsentscheidungen mit Datenpower. Mit Hilfe der Plattform Empower erreicht das Unternehmen Transparenz über Ausgaben und ermöglicht Einblicke durch smarte Datenanalysen . So hebt Altana seine Einkaufsstrategien auf ein neues Level von Effizienz und Optimierung . Wir sprachen vor Ort mit den Machern des Projekts im Einkauf. Beschaffungaktuell: Herzlichen Glückwunsch zum ISM-Award „Business Network“. Sie haben mit Empower eine hochmoderne Datenplattform entwickelt, heißt es in der Laudatio. Wie sind Sie darauf gekommen? Stefan Franke: Vielen Dank. Empower ist nicht nur ein Tool, es ist das Herzstück unserer Vision für einen digital transformierten Einkauf. Diese ruht im Wesentlichen auf drei Säulen: Kultur, Technologie und Agilität. Wir wollen eine Einkaufskultur fördern, die datenbasierte Einsichten als entscheidenden Wegweiser für unser Handeln sieht. Uns geht es darum, digitale Lösungen zu nutzen, die unsere Entscheidungen schärfen, fundierter und zukunftsorientierter machen. Technologie ist der Schlüssel zu dieser Transformation. Ganz wichtig ist dabei: Die Technologie muss klug eingesetzt werden. Deshalb streben wir an, unsere Datenprozesse so weit wie möglich zu automatisieren. Das minimiert Fehler und schafft neue Freiräume für unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, um die Wertschöpfung im Einkauf zu erhöhen. Im Gespräch mit Jörg Mahn, Chief Sourcing Officer, Altana Stefan Franke, Head of Procurement Excellence, Altana Timo Scheller, Senior Project Manager Procurement Excellence, Altana Die dritte Säule, Agilität, ist in unserer schnelllebigen Welt unverzichtbar. Wir haben gelernt, dass die Nutzung vielfältiger Tools hilfreich sein kann, aber teilweise zu einem Netz aus manuellen Prozessen und Systembrüchen führen kann. Mit Empower als zentralen Data-Hub wollen wir das ändern und alle unsere Datenströme vereinen. Das dahinter liegende Datenmodell ist agil und ermöglicht uns, schnell auf neue Datenanforderungen zu reagieren und eine harmonische Datenlandschaft zu schaffen. Was war die Ausgangslage für Ihr Projekt? Franke: Die Entwicklung von Empower entsprang einer Reihe spezifischer, unternehmensinterner Herausforderungen. Als dezentrales Unternehmen, das seine Daten über eine Vielzahl verschiedener ERP- Systeme verteilt hatte, standen wir vor der Herausforderung, dass es keine zentralen Stammdaten gab. Die benötigen wir aber im Einkauf, um Synergien zu erkennen und zu nutzen. Genau hier setzt Empower an: „Empower soll Altana zeigen, was Altana eigentlich weiß“. Empower ermöglicht es uns, nicht nur unsere Daten aufzurufen, sondern unser kollektives Wissen zu bündeln und zu nutzen. Zudem wurde das Projekt maßgeblich von Nachhaltigkeitsaspekten geprägt. Empower unterstützt uns durch ein effektives Datenmanagement und erweiterte Analysefähigkeiten, die Anforderungen des deutschen Lieferkettengesetzes zu erfüllen. Welche Daten können Sie für die Plattform nutzen? Franke: Zunächst einmal bilden die klassischen ERP-Einkaufsdaten wie Rohstoffe, Lieferanten, Kategorien sowie Preise und Mengen unser „Data-Backbone“. Auf diesem Fundament haben wir zentrale Stammdaten geschaffen. Sie ermöglichen uns eine solide Datenbasis für analytische und strategische Einkaufsentscheidungen. Doch wir gehen noch einen Schritt weiter. Wir können zusätzliche Daten mit unserem „Data-Backbone“ verlinken. Dazu zählen beispielsweise Länder- und Industrierisiken unserer Lieferanten, die für die Einhaltung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes erforderlich sind. Die Möglichkeiten zur Integration und Analyse von Daten sind bei Empower nahezu unbegrenzt. Wir können praktisch jede Art von Daten einbeziehen, die für unsere Einkaufsaktivitäten und Geschäftsstrategien relevant sind. Die Plattform ist so konzipiert, dass sie flexibel und erweiterbar ist, um mit den sich ständig ändernden Anforderungen unseres Unternehmens Schritt zu halten. Timo Scheller: Von besonderer Bedeu- 14 Beschaffungaktuell » 1-2 | 2024
Bild: Altana (v. l.) Jörg Mahn, Chief Sourcing Officer, Stefan Franke, Head of Procurement Excellence, und Timo Scheller, Senior Project Manager Procurement Excellence, setzen bei Altana auf moderne Einkaufsentscheidungen mit Datenpower. tung sind die Daten und Informationen, die aus externen Quellen integriert werden. Unsere Herausforderung besteht darin, diese externen Daten mit unseren internen Daten zu verlinken und dem Einkäufer oder der Einkäuferin in einem Tool eine übersichtliche Darstellung zu bieten. Empower – wie funktioniert das System? Franke: Empower dient als zentraler Data-Hub, der alle Datenströme bündelt. Dafür verbindet das System eine Graphdatenbank mit einer Data Factory. Die Graphdatenbank speichert Daten sowie deren Verbindungen, was die Analyse komplexer Beziehungen vereinfacht und uns die Möglichkeit bietet, unser Datenmodel schnell an unsere Anforderungen anzupassen. Die Data Factory hingegen kümmert sich um Datenimporte, -exporte und Transformationen, von Dashboards bis zu Predictive Analytics. Ein Beispiel ist unser neuronales Netz zur Preisvorhersage, das vielversprechende Ergebnisse liefert. Wir sind jedoch umsichtig und berücksichtigen die Grenzen maschineller Vorhersagen, da diese auf historischen Daten basieren und aktuelle Ereignisse nicht immer abbilden können. Momentan testen wir den Algorithmus intensiv. Können Sie uns etwas zur Graphdatenbank sagen? Wie sind Sie darauf gekommen? Franke: Die Entscheidung für eine Graphdatenbank war eine strategische, um den dynamischen und komplexen Anforderungen unserer Datenarchitektur gerecht zu werden. Sie eignen sich für Szenarien, in denen Daten und deren Beziehungen sich kontinuierlich ändern oder erweitern, ähnlich wie in sozialen Netzwerken. In solchen Umgebungen sind traditionelle tabellenbasierte Datenbanken oft nicht effizient. Vereinfacht kann man sich eine Graphdatenbank wie eine Mindmap vorstellen, in welcher verschiedene Datenpunkte, wie Lieferanten und ihre Rohstoffe, Bestellungen usw., miteinander verbunden sind. Das Arbeiten mit einer Graphdatenbank erlaubt uns, Abfragen von jedem Punkt im Netzwerk aus zu starten. Ein Klick auf den Knoten „Rohstoff“ kann beispielsweise sofort eine Baumstruktur mit allen zugehörigen Lieferanten und verknüpften Informationen aufzeigen. So können wir schnell und effizient Daten abrufen und analysieren, was für ein agiles und reaktionsfähiges Einkaufsmanagement unerlässlich ist. Verliert man bei so vielen Informationen nicht den Überblick? Franke: Die komplexe Graphstruktur unserer Datenbank bleibt für den Endnutzer im Frontend unsichtbar. Stattdessen haben wir eine benutzerfreundliche, explorative Web-Frontend-Oberfläche entwickelt, die an die intuitive Navigation von Plattformen wie Amazon erinnert. Diese ermöglicht es den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, mit Leichtigkeit durch relevante Informationen zu surfen. Zur Aggregation dieser vielen Daten, setzen wir in einem nächsten Schritt ein Reportingsystem auf Empower auf, um unseren Usern maßgeschneiderte Dashboards für aggregierte Analysen anzubieten. Hier benutzen wir die SAP Analytics Cloud Technologie, die problemlos mit Empower zusammenarbeitet und Teil unserer Gesamtunternehmensstrategie ist. Wie hoch ist der Schulungsaufwand, um das Tool effektiv zu nutzen? Scheller: Die Benutzeroberfläche ist so intuitiv gestaltet, dass sie von jedem schnell verstanden wird. Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass eine einstündige Schulung ausreicht, um die grundlegenden Funktionen des Tools zu verstehen Beschaffungaktuell » 1-2 | 2024 15
