Cultureel_erfgoed_200+ - Publicaties - Vlaanderen.be

Houd bij het opmaken van een planning, vooral wanneer een project over meerdere jaren
loopt, rekening met uiterste indiendata voor het aanvragen van projectsubsidies.
Vaak ontbreekt een duidelijk doel in de aanvragen. Het wordt dan ook moeilijk om in
te schatten of een project realistisch is en wat het project precies beoogt. Het project
moet ingeschat kunnen worden binnen de eigen werking van de aanvrager. De projectaanvraag
wordt getoetst aan de doelstellingen en de criteria van de Vlaamse Gemeenschap.
Een win-win situatie
Een projectsubsidie moet zowel voor de aanvrager als voor de Vlaamse Gemeenschap (en
ook voor andere subsidiënten) iets opleveren. Concreet wil dit zeggen dat een project
binnen de doelstellingen moet passen van zowel de aanvrager als van de financierder. De
decreten hebben een duidelijk doel voor ogen. De projectsubsidies moeten meehelpen
dit doel te verwezenlijken. De criteria waaraan projecten worden getoetst, vertalen deze
doelstelling naar het projectniveau. In de Handleiding bij het Erfgoeddecreet en het
Archiefdecreet staat ook duidelijk aangegeven waarvoor de subsidie wordt toegekend. Deze
aspecten moeten voldoende uitgewerkt worden in de aanvraag.
Geef voldoende informatie…maar niet teveel
De dossierbehandelaars, noch de leden van de beoordelingscommissies, noch de minister
en zijn adviseurs kennen elke aanvrager. Een project situeert zich binnen een ruimere
werking. Geef aan hoe het project aansluit bij de werking van de organisatie en welke
rol het speelt in de ontwikkeling van de volledige organisatie. U geeft dus best aan hoe
het project, en haar te bereiken doelstellingen, zich verhouden tot de doelstellingen van
de organisatie, instelling of vereniging. Elk zinvol argument dat uw aanvraag ten goede
komt, wordt best in de aanvraag opgenomen. Verval echter niet in overdaad of in het
toevoegen van overbodige bijlagen die de essentie eerder verdoezelen dan verduidelijken.
Schrijf een aanvraag voor een subsidie vanuit de lezer. Zorg dat de lezer, ook diegene
die de organisatie niet kent, kan volgen en formuleer kernachtig.
Het aanvraagformulier
Voor het aanvragen van projectsubsidies op basis van het Erfgoeddecreet en het
Archiefdecreet heeft de Vlaamse Gemeenschap verschillende formulieren ontwikkeld. Een
subsidieaanvraag bestaat uit een ingevuld projectformulier. Het is enkel dit ingevuld formulier
dat aan de commissieleden en de minister wordt voorgelegd. Neem dan ook alle
nuttige informatie over het project op in dit formulier.
Nog te vaak wordt essentiële informatie in talrijke bijlagen weggeschreven. De informatie
in het formulier geeft dan een onvolledig beeld van het project. Het potentieel van
het project wordt al te vaak gaat verloren door onvolledige en minder goede aanvraagdossiers.
Lees de opgemaakte aanvraag ook grondig na en vermijd taalfouten, onbegrijpbare
afkortingen, onjuistheden en gedachtensprongen die iemand die de organisatie minder
goed of helemaal niet kent, niet kan volgen. De commissie zou dan een negatief advies
kunnen formuleren, waardoor het project niet wordt goedgekeurd.
Informatiebrochure Cultureel Erfgoed – april 2006 19