Die Suid-Afrikaanse Vereniging van Musiekonderwysers Pligte van ...

Die Suid-Afrikaanse Vereniging van Musiekonderwysers
Pligte van ampsdraers
President
a. Die President beklee die posisie vanaf die Post-konferensievergadering nadat
hy/sy by die vorige AJV as Verkose-President verkies is.
b. Die posisie van President van SAVMO is die hoogste posisie in die Vereniging en
die Raad en is verantwoordelik vir die algehele funksionering van die Vereniging.
c. Die President tree as voorsitter by alle vergaderings van die Uitvoerende
Komitee asook by die jaarlikse Konferensie van SAVMO op.
d. Die Uitvoerende Komitee word by die Post-Konferensievergadering of so gou
as moontlik daarna benoem om die President in sy/haar pligte by te staan.
Die Oud-President
Die Oud-President bly aan as lid van die Raad en kan as adviseur vir die President
geraadpleeg word.
Die Verkose-President
a. Die Verkose President word verkies uit nominasies van al die lede van die
Vereniging gedurende die jaar voordat hy/sy die posisie van President aanvaar.
b. Die Verkose President aanvaar sy/haar pligte by die Post-Konferensie
Vergadering.
Die Streeks Vise-Presidente
e. Vise-Presidente word jaarliks by die Algemene Jaarvergadering vir verskillende
streke in Suid-Afrika verkies. Die Streeks Vise-Presidente is dus volle lede van
die Raad van SAVMO.
f. Vise-Presidente moet 'n verslag van al die Sentrums en Institusionele Sentrums
in die Streek saamstel en ten minste 21 dae voor die Nasionale Algemene
Jaarvergadering aan die Uitvoerende Beampte stuur om by die Nasionale
Algemene Jaarvergadering ter tafel gelê en uitgedeel te word.
g. Vise-Presidente moet in 'n raadgewende hoedanigheid kontak (elektronies of
andersins) met al die Sentra en Institusionele Sentra in die streek behou.
h. Die Vise-Presidente behoort die Algemene Jaarvergaderings van Sentra in die
Streek by te woon.
i. 'n Vise-President moet gereeld met onafhanklike lede in die streek
kommunikeer.
j. Vise-Presidente moet hul samewerking aan Institusionele Sentra in die streek
gee.
k. Vise-Presidente moet die Raadsvergadering voor die Algemene Jaarvergadering
bywoon en indien herverkies, ook die raadsvergadering na afloop van die
Konferensie.
l. Vise-Presidente mag mosies vir die agendas van Raadsvergaderings sowel as die
Algemene Jaarvergaderings aan die Uitvoerende Beampte voorlê. Indien 'n
Onafhanklike of Ondersteunende lid 'n mosie vir die AJV wil voorlê, is dit die
prerogatief van die Vise-President om die mosie in sy oorspronklike of
gewysigde vorm aan te bied.
Bladsy 1 van 4
SASMT/SAVMO Reg. No. 1905/004247/08

m. Vise-Presidente moet moontlikhede vir die stigting van nuwe Sentra of die
werwing van Onafhanklike lede in afgeleë areas van Suid-Afrika ondersoek en
ontgin.
n. Vise-Presidente moet Sentrums wat hulp nodig het, bystaan.
o. Vise-Presidente moet jaarliks Streekskonvensies in hulle streke as belangrikste
funksie van die Streek organiseer. Sentrums of Institusionele Sentra mag genader
word om as gashere vir sodanige funksies op te tree.
Die Uitvoerende Beampte
a. 'n Uitvoerende Beampte word op 'n Algemene Jaarvergadering van die
Vereniging aangestel om finansiële en administratiewe sake te hanteer. Dit sluit
publisiteit en skakeldienste in.
b. Die Uitvoerende Beampte is ex officio 'n lid van die Raad en behoort alle
Raadsvergaderings by te woon. Hy/sy moet die instruksies van die Raad na die
beste van sy/haar vermoë uitvoer, maar mag geen beleidsaksies wat nie deur die
Raad goedgekeur is nie, invoer nie. Die Uitvoerende Beampte moet die
prerogatiewe van die President ondersteun en bevorder.
c. Die Uitvoerende Beampte moet, in samewerking met die betrokke Vise-
President, voorstelle rakende die stigting van moontlike nuwe sentra opvolg of
leiding aan sentra wat dit nodig het gee.
d. Indien onderhandelinge met die media, verteenwoordigers van Instansies of
ander persone gehou moet word en die President nie beskikbaar is nie, mag 'n
Uitvoerende Beampte versoek word om namens hom/haar op te tree.
e. Die Uitvoerende Beampte moet vertroud wees met alle sake wat met die
Vereniging verband hou.
f. 'n Gereelde maandelikse honorarium is aan die Uitvoerende Beampte betaalbaar.
Die bedrag word deur die Raad by die Algemene Jaarvergadering bepaal. Ander
ad hoc uitgawes mag deur die Uitvoerende Beampte teruggeëis word.
Noukeurige rekords moet van alle uitgawes gehou word.
g. Die Raad mag die aanstelling van die Uitvoerende Beampte te eniger tyd
beëindig, of deur 'n ander lid vervang.
Die Sentrum Voorsitter
Die Voorsitter van 'n Sentrum word jaarliks by die Algemene Jaarvergadering van die
Sentrum verkies.
Die Voorsitter moet:
a. Op 'n geskikte datum vir vergaderings besluit. L.W. Belê ten minste een
vergadering per kwartaal en stuur die notule per e-pos na die Streeks
Vise-President en na die Uitvoerende Beampte.
b. Gereeld met die Sentrumsekretaris/esse kommunikeer om agendas vir
Sentrumvergaderings saam te stel en betyds aan lede te stuur.
c. Die voorsitterstoel inneem en besprekings beheer.
d. Die persoonlike en professionele belange en behoeftes van alle lede op die hart
dra en gereeld met Instansies in die area in verbinding tree.
e. Bekend wees met die korrekte bestuur van alle sake wat met die Vereniging
verband hou soos hieronder uiteengesit:
1) Die komitee wat uit ten minste 5 lede moet bestaan moet minstens 4
keer per jaar vergader.
Bladsy 2 van 4
SASMT/SAVMO Reg. No. 1905/004247/08

2) Die voorsitter mag vir nie meer as twee opeenvolgende jare verkies
word nie, behalwe wanneer buitengewone omstandighede die teendeel
vereis.
3) Die Sekretaris/esse en Tesourier mag jaarliks herkies word.
4) Die vereistes vir 'n kworum vir 'n algemene vergadering word hieronder
tussen hakies aangedui:
8-12 lede (4)
13-29 lede (5)
30- 49 lede (7)
50 of meer lede (9)
Indien daar nie 'n kworum teenwoordig is nie, mag die vergadering
verdaag en na 30 minute sonder die vereiste kworum voortgaan.
5) Die Algemene Jaarvergadering van 'n Sentrum moet nie later nie as die
einde van Januarie na die einde van die finansiële jaar op 30 November,
gehou word. Sake van belang is die volgende:
i. Finansiële verslag
ii. Voorsittersverslag
iii. Verkiesing van ampsdraers
iv. Aanstelling van 'n ouditeur of gekwalifiseerde rekenkundige
amptenaar.
v. Verkiesing van afgevaardigdes om die daaropvolgende Algemene
Jaarvergadering en Konferensie van die Vereniging by te woon.
vi. Om mosies goed te keur vir insluiting op die agenda wat aan die
Uitvoerende Beampte gestuur moet word.
vii. Om enige ander besigheid te hanteer.
Sekretaris/esse van Sentrums
Die Sentrum Sekretaris/esse moet:
a. Ledelyste gereeld byhou en opdateer soos vereis deur die Webmeester, die
Uitvoerende Beampte en die Redakteur van die Tydskrif. Die ledelys word uit
die databasis van die SAVMO webtuiste, www.sasmt-savmo.org.za saamgestel.
Daarom is dit die plig van die Sentrum Sekretaris/esse om seker te maak dat die
data gereeld op datum is.
b. Die aanvaar, betaal en aktief vlaggies in die instandhoudingswebtuiste
(www.sasmt-savmo/maint/) stel en kontroleer.
c. Nuwe aansoeke om lidmaatskap ontvang, aan die Uitvoerende Beampte
aanstuur, verifieer en die nodige dokumentasie vir lidmaatskap aanvra indien dit
nie ontvang is nie.
d. Gedrukte aansoekvorms aan voornemende lede wat nie elektronies op die
Internet aansoek kan doen nie, voorsien
e. Oorplasings van lede van en na ander Sentra hanteer en die Uitvoerende
Beampte daarvan verwittig.
f. Gereelde kontak met Professionele lede, Ondersteunende lede, Onafhanklike
lede en Verteenwoordigers van Institusionele Sentra in die area behou en hulle
by sentrumaktiwiteite betrek.
g. Die Webmeester en/of Uitvoerende Beampte, van enige gebeurtenis wat in die
area plaasvind van belang vir musiekonderwysers, in kennis stel vir plasing op die
webtuiste.
h. Die Algemene Jaarvergadering van die Sentrum in samewerking met die
Voorsitter organiseer en die agenda ten minste 14 dae voor die vergadering aan
alle lede stuur.
Bladsy 3 van 4
SASMT/SAVMO Reg. No. 1905/004247/08

i. Met die Voorsitter saamwerk met betrekking tot agendas vir vergaderings.
j. Notules van alle vergaderings hou en dit vroegtydig voor die volgende
vergadering na alle lede toe uitstuur.
k. Die Uitvoerende Beampte en die Webmeester in kennis stel van nuutgekose
ampsdraers in die Sentrum.
l. Die Uitvoerende Beampte in kennis stel van die Sentrum se afgevaardigdes na
die Nasionale Algemene Jaarvergadering of Buitengewone Vergadering van die
Vereniging.
m. Aan al die vereistes van die Uitvoerende Beampte voor 'n Nasionale AJV
voldoen.
Tesouriere van Sentrums
Die Sentrum Tesourier moet:
a. Maandelikse bestuurstate van inkomste en uitgawes van sentrums byhou.
b. Fakture en kwitansies aan lede uitstuur en dit opvolg totdat betalings ontvang is.
c. Bankrekeninge bestuur.
d. Hoofkantoorgelde betaal soos deur die Raad van SAVMO vereis.
e. Databasis betaalvlaggies op die instandhoudingswebtuiste (www.sasmtsavmo/maint/)
stel of kanselleer soos vereis.
f. Finansiële state vir die Sentrum se AJV voorberei en dit ten minste 6 weke voor
die Nasionale AJV aan die Uitvoerende Beampte besorg.
Verteenwoordigers van Institusionele Sentrums
Institusionele Verteenwoordigers moet:
a. Lidmaatskaprekords van Institusionele Sentrums byhou en gereeld opdateer
soos deur die Webmeester, Uitvoerende Beampte en Redakteur van die
Tydskrif vereis. Die ledelys word uit die databasis van die SAVMO webtuiste,
www.sasmt-savmo.org.za saamgestel. Daarom is dit nodig dat
Verteenwoordigers seker maak dat die data te alle tye korrek is.
b. Fakture ontvang en toesien dat jaarlikse ledegeld soos deur die Uitvoerende
Beampte vereis, betaal word.
c. Kontak met Institusionele lede behou en lede in die aktiwiteite van SAVMO
betrek.
d. Die Webmeester, Uitvoerende Beampte, Sentrumsekretaris/esse en Streeks
Vise-President op hoogte hou van gebeure van belang wat by die Institusionele
Sentrums plaasvind.
e. Die Uitvoerende Beampte en die Webmeester van veranderinge op die
personeel van 'n Instansie in kennis stel.
f. Die Uitvoerende Beampte in kennis stel van afgevaardigdes na die Nasionale AJV
van die Vereniging.
g. Op alle versoeke en uitnodigings van die Uitvoerende Beampte, die Sentrum
Sekretaris/esse en die Streeks Vise-President reageer.
Bladsy 4 van 4
SASMT/SAVMO Reg. No. 1905/004247/08