Korporatiewe Bestuursverslag - Shoprite

More documents

Recommendations

Info

herbevestig die onafhanklikheid van direkteure op ’n jaarlikse grondslag deur middel van die Nominasiekomitee. Faktore soos die onafhanklike aard en oordeelsvermoë van dié direkteure, en die bestaan van enige verhoudings of omstandighede wat sou neig om hul onafhanklikheid te beïnvloed, word oorweeg. Ten einde hul onafhanklikheid en integriteit te handhaaf, maak direkteure alle wesenlike belange openbaar soos en wanneer hulle ontstaan. Nie-uitvoerende direkteure het onbeperkte toegang tot die bestuur en alle inligting, rekords en dokumente van die Maatskappy, en mag afsonderlik met die bestuur vergader sonder dat die uitvoerende direkteure teenwoordig is. Die Maatskappy bied ’n formele oriënteringsprogram aan vir nuwe direksielede wat deur die Maatskappysekretaris bestuur word. Direkteure word van alle nodige dokumente voorsien om hulself te vergewis van dié aspekte wat die Direksie beïnvloed. Die direkteure mag, op die Maatskappy se onkoste, professionele advies inwin oor enige aangeleenthede wat die Groep se sake raak. Die Direksie, in oorleg met die Nominasiekomitee, is van mening dat die vaardighede, kennis en ervaring van die direkteure in die geheel toepaslik is vir die nakoming van hul verantwoordelikhede teenoor die belanghebbendes in die Maatskappy. Aanstelling van direkteure Die Direksie in die geheel is verantwoordelik vir die aanstelling van direkteure. Hulle word hierin bygestaan deur die Nominasiekomitee, wat aanbevelings doen oor die aanstelling van nuwe uitvoerende en nie-uitvoerende direkteure, insluitend aanbevelings oor die samestelling van die Direksie in die algemeen, en die balans tussen uitvoerende en nie-uitvoerende direkteure. Daar is geen vaste aanstellingstermyn vir direkteure nie. Ingevolge die Maatskappy se Memorandum van Inkorporasie moet direkteure minstens eenkeer elke drie (3) jaar op ’n rotasiegrondslag uittree, maar kan hulself beskikbaar stel vir herverkiesing deur aandeelhouers. ’n Direkteur mag nie dié amp vir langer as drie (3) opeenvolgende jare beklee sonder om hom-/haarself vir herverkiesing beskikbaar te stel nie. Dr CH Wiese en Mnre JF Malherbe, JA Louw en BR Weyers sal by die algemene jaarvergadering uittree, maar stel hulself vir herverkiesing beskikbaar. MAATSKAPPYSEKRETARIS Die Maatskappysekretaris is ’n sentrale bron van inligting en advies, beide vir die Direksie en binne die Maatskappy in die algemeen, rakende etiese gedrag en goeie bestuurspraktyke. Tesame met beleggersverhoudinge bewerkstellig die Maatskappysekretaris ’n kommunikasieskakel met beleggers, en skakel met die Maatskappy se oordragsekretarisse oor alle sake wat aandeelhouers raak. Die Maatskappysekretaris is daarvoor verantwoordelik om te verseker dat die Direksie voldoen aan alle toepaslike statute, regulasies en prosedures. Al die direkteure het onbeperkte toegang tot die raad en dienste van die Maatskappysekretaris, en ten einde te verseker dat die Direksie doeltreffend funksioneer, het al die direkteure ook volle en tydige toegang tot tersaaklike inligting wat hulle help om hul verpligtinge doeltreffend na te kom. Nà oorlegpleging met die Voorsitter van die Direksie, is direkteure daarop geregtig om, op die Maatskappy se onkoste, onafhanklike professionele advies in te win. Geen direkteur het hierdie reg gedurende die afgelope jaar uitgeoefen nie. Die Maatskappysekretaris kommunikeer en moniteer ook voldoening aan, onder andere, die Groep se verhandelingsverbod om te verseker dat geen werknemer, of uitvoerende of nie-uitvoerende direkteur toegelaat word om die Maatskappy se effekte te verhandel gedurende geslote tydperke nie. Die Maatskappysekretaris is ook die voldoeningsbeampte en verseker dat ooreenkomstig spesifieke wetgewing, die verrigtinge en sake van die Direksie en sy lede, die Groep self, en, waar toepaslik, die eienaars van effekte in die Maatskappy, na behore geadministreer word. Daarbenewens verseker die Maatskappysekretaris ook voldoening aan die reëls en Noteringsvereistes van die JSE Beperk, en die s tatutêre vereistes wat verband hou met die Maatskappy en sy filiale. Die Maatskappysekretaris dien as sekretaris vir die direksiekomitees, soos vereis deur King III. KORPORATIEWE BESTUURSPRAKTYKE Die Groep se korporatiewe bestuurspraktyke is geanker in: Etiese en morele gedrag Die Groep is verbind daartoe om die hoogste vlakke van etiese gedrag onder sy direkteure, bestuur en werknemers te bevorder. Ooreenkomstig hierdie oogmerk, en in belang van gesonde korporatiewe bestuur, is die gedragskode onderhewig aan gereelde hersiening. Hierdie gedragskode stel die standaard daar wat verwag word in alle omgang met klante, werknemers, mededingers, verskaffers, die gemeenskap, en aandeelhouers. Daar word van alle werknemers verwag om te alle tye aan hierdie kode te voldoen. Ten tyde van hul oriëntering ontvang alle nuwe werknemers opleiding in die gedragskode. Die Groep se menslike hulpbronneafdeling moniteer die nakoming van die kode oor die hele Groep, verseker dat klagtes opgevolg word, en sien toe dat dissiplinêre optrede volg, waar nodig. Werknemers en ander belanghebbendes mag voorvalle van onwettige of onetiese gedrag naamloos by die blitslyn vir naamlose wenke (“Tip-offs Anonymous”) aanmeld. Dié lyn word deur ’n derdepartydiensverskaffer bestuur en alle bewe rings word deur toegewyde spesialiste ondersoek. Die Groep pas dieselfde gedragskode toe by al sy filiale, insluitende dié buite die Republiek van Suid-Afrika. Enige oortredings van die Groep se gedragskode gedurende die 2010/11-finansiële jaar is op toepaslike wyse kragtens die gedragskode aangespreek . Kommunikasie met belanghebbende partye Die Groep strewe daarna om deursigtige, oop en duidelike kommunikasie met alle wesenlike belanghebbendes te handhaaf. Kommunikasie met sodanige belanghebbendes het nog altyd ’n belangrike deel van die Groep se korporatiewe bestuurspraktyk gevorm. Finansiële en nie-finansiële inligting word op ’n tydige en akkurate wyse aan die betrokke belanghebbendes deurgegee, en die uitvoerende direkteure en senior bestuur hou gereelde aanbiedings vir institusionele beleggers, analiste en die media. Die korporatiewe webwerf, (http://www.shopriteholdings.co.za), kommunikeer die mees onlangse finansiële en bedryfsdata van die Groep, sowel as tersaaklike historiese inligting. Belanghebbendes word aangemoedig om die algemene jaarvergadering, wat aan aandeelhouers die geleentheid bied om tersaaklike vrae te opper en met direkteure oorleg te pleeg, by te woon. ’n Opsomming van die verrigtinge van die algemene jaarvergadering en die uitkoms van stemming oor besprekingspunte word onmiddellik na afloop van die algemene jaarvergadering op SENS gepubliseer. 33
34 Korporatiewe Bestuursverslag (vervolg) Die Direksie is nie bewus van enige wesenlike versoeke ingevolge die Wet op die Bevordering van Toegang tot Inligting waaraan hetsy voldoen is of wat afgekeur is nie. Binnekringhandel en pryssensitiewe inligting Die Shoprite Groep het ’n geslote-tydperkbeleid daargestel om aandeelverhandelinge deur die Groep se direkteure en werknemers te bestuur. Direkteure en werknemers wat toegang tot pryssensitiewe inligting mag hê, word verbied om Shoprite-aandele te verhandel gedurende ’n tydperk van een (1) week vóór die einde van die tussentydse en jaareind-finansiële tydperke, tot en met die uitreiking van die Groep se tussentydse en finale resultate. Ingevolge dié beleid, sluit “aandele” opsies, finansiële instrumente en effekte, soos omskryf in die JSE-Noteringsvereistes, in. Die direksie mag, waar toepaslik, bykomende geslote tydperke oplê. Kragtens die beleid stuur die Maatskappysekretaris gereeld skriftelike kennisgewings, wat die bepalings van die JSE-Noteringsvereistes en die Wet op die Verhandeling van Sekuriteite, 36 van 2004, beklemtoon en daaraan herinner dat verhandeling in Shoprite-aandele gedurende bepaalde geslote tydperke verbode is, aan alle direkteure en die senior bestuur oor die hele Groep. Waar die direkteure, en die direkteure van die hoofbedryfsfiliaal, aandele van die Maatskappy verhandel, word hierdie transaksies openbaar gemaak, soos vereis deur die JSE-Noteringsvereistes. Die direksie het ook ’n formele goedkeuringsraamwerk daargestel, ingevolge waarvan direkteure en plaasvervangende direkteure geskrewe goedkeuring van die Voorsitter of ’n senior direkteur moet kry om die Maatskappy se aandele te verhandel. Die Voorsitter moet op sy beurt sodanige geskrewe goedkeuring van die leidende onafhanklike direkteur bekom, en die Hoof-Uitvoerende Beampte van die Voorsitter. Direkteure word verplig om die Maatskappysekretaris van enige verhandeling van Maatskappy-aandele in kennis te stel. Hierdie inligting word dan binne 48 uur ná sodanige verhandeling op SENS bekend gemaak. INTERNE REKENPLIGTIGHEID Die bates van die Groep is verseker teen verlies met dekking wat voorafbepaalde vlakke van self-versekering oortref. In die geval van ramphersteltoestande sal gedetailleerde besigheidskontinuïteitsplanne verseker dat die Groep se sakebedrywighede kan voortgaan met die minste moontlike ontwrigting. Wetlike en regulatoriese voldoening Weens die gereelde wysigings aan die regulatoriese raamwerk in Suid-Afrika is voldoening van groot belang. Die voldoeningsfunksie ressorteer onder die Maatskappysekretaris. Dié funksie is verantwoordelik vir die algemene monitering van regulatoriese vereistes en is ook betrokke by die implementering van nuutuitgevaardigde wetgewing. Die volgende kodes en wetgewing het die grootste uitwerking op die Groep gehad gedurende die verslagtydperk: – King III ; – die Maatskappywet 71 van 2008 (soos gewysig); – die Wet op Verbruikersbeskerming; SHOPRITE HOLDINGS BPK GEÏNTEGREERDE VERSLAG 2011 – die Wet op Voedingsmiddels, Skoonheidsmiddels en Ontsmettingsmiddels; – die Wet op Standaarde; en – die Wet op die Regulering van Onderskepping van Kommunikasie (“RICA”). ’n Omvattende oorsig van die Wet op Verbruikersbeskerming is onderneem en die werknemers van die Groep is opgelei om te verseker dat hulle die nuwe vereistes verstaan en kan implementeer. Die Groep het ook ’n oorsig van die Maatskappywet gedoen en het verskeie maatreëls ingestel om voldoening aan dié wet te verseker. Die Direksie moniteer voldoening deur middel van komiteeverslae, wat inligting oor enige beduidende omgang met sleutelbelanghebbendes, insluitende reguleerders, insluit, en die werksaamhede van die Oudit-en-Risikokomitee. Anti-mededingende gedrag Die Groep doen nie mee aan praktyke wat ander mag verhinder om met ons mee te ding of wat klante nadelig mag beïnvloed nie. Eksterne regsadviseurs is aangestel om die direkteure en bestuur van raad te bedien oor kwessies wat uit die Wet op Mededinging voortspruit. Hierdie adviseurs is tans besig om ’n mededingingsvoldoeningsraamwerk en -program vir die Groep te ontwikkel. Gedurende die verslagtydperk het die Kompetisiekommissie (“die Kommissie”) ’n klag van beweerde anti-mededingende gedrag teen Computicket (Edms) Bpk vir verhoor na die Kompetisietribunaal verwys. Die Kommissie se ondersoek na die beweerde anti-mededingende gedrag van verskeie voedselkleinhandelaars duur steeds voort. Politieke donasies en verbande Die Groep ondersteun demokrasie in Suid-Afrika, maar maak nie donasies aan individuele politieke partye nie. TOEPASSING EN VERDUIDELIKING VAN KING III- BEGINSELS Maatskappye wat op die JSE genoteer is, moet die toepassing van die King III-beginsels rapporteer en bekend maak. Die beginsels wat nie toegepas is nie word daarom hieronder verduidelik: – Beginsel 2.16 beveel aan dat die voorsitter van die direksie onafhanklik behoort te wees. Die Direksie het hierdie kwessie in oorweging geneem en is van mening dat die vaardighede, kennis en ervaring van Dr CH Wiese hom in staat stel om ’n belangrike bydrae te lewer tot die funksionering en doeltreffendheid van die Direksie. ’n Leidende onafhanklike direkteur is egter aangestel. – Beginsel 2.18 vereis dat die Direksie ’n magsewewig moet vorm, met ’n meerderheid van nie-uitvoerende direkteure, en dat die meerderheid van nie-uitvoerende direkteure onafhanklik behoort te wees. ’n Proses van herstrukturering van die Direksie in tans onderweg en daar word beoog om teen 30 Junie 2012 aan hierdie beginsel te voldoen. – Beginsel 2.22: Die beoordeling van die Direksie, sy komitees en individuele direkteure behoort elke jaar uitgevoer te word. Die Groep voldoen nie aan hierdie beginsel nie, maar sal die nodige maatreëls in werking stel om voldoening te verseker.
Page 1: 32 Korporatiewe Bestuursverslag INL
Page 5 and 6: 36 Verslag van die Oudit-en-Risikok

Korporatiewe Bestuursverslag - Shoprite

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?