METIS handleiding voor het secretariaat

Metis is in de Griekse mythologie de godin van de wijsheid.
METIS
handleiding
voor het secretariaat
januari 2012
(t/m patch 49)
Voor vragen en opmerkingen svp mailen naar IEC.Metis@tue.nl

Inhoudsopgave :
Belangrijke opmerkingen vooraf 2
Inloggen 4
Stappenplan 4
Alfabetisch overzicht van onderwerpen
Afstudeerverslag / Thesis 5
Auteursveld en editorsveld 5
Boek/boekredactie 7
Classificatieveld 7
Code onderzoek 8
Congresbijdrage 8
Dissertatie / Proefschrift 9
DOI en URL DOI en URL repository 11
Hoofdstuk in boek 11
Jaar van uitgave / verslagjaar 12
Octrooi 12
Overzichtslijsten 12
Resultaten – raadplegen/wijzigen/overzichten 15
Tijdschriftartikel 17
Titelveld 17
Uploaden 18
1

BELANGRIJKE OPMERKINGEN VOORAF
METIS is menugestuurd, de terugtoets van Internet werkt niet, gebruik altijd de
metisknoppen. Copy (Ctrl C) en Paste (Ctrl V) werken wel.
Maak gebruik van de hulplijsten deze zijn bij veel invulvelden beschikbaar, ze worden
aangeduid door de volgende icoontjes
en geven lijsten waaruit je kunt selecteren of geven meer informatie over een veld/record.
Elke publicatie in METIS krijgt een uniek nummer, toegekend na vastlegging.
Wanneer je een selectie gemaakt hebt wordt het aantal publicaties aangegeven, als dit er
veel zijn kun je je zoekvraag beperken
Je kunt het zoekscherm instellen naar je voorkeur
Metis geeft zelf ook handleidingen
Bij het invoeren krijgen alleen het eerste woord en eigennamen een hoofdletter. Titel en
ondertitel worden gescheiden door een spatie een dubbele punt en dan weer een spatie.
B.v. Titel : ondertitel
2

Een wildcard (het % teken) kan alle waarden aannemen, en kan worden gebruikt als
zoekargument in de hulplijsten,
b.v. zoek je op auteur m%ller, dan zie je o.a. Mueller en Müller, Muller maar ook Miller
Relatie Metis en Employee pages
Diverse malen per dag worden vanuit Metis, de publicatiegegevens naar de employee pages
geschreven. Een verandering in Metis is dus niet meteen zichtbaar.
O.a. via de optie onderzoek van de algemene TU/e site en dan Experts & expertises kun je bij
de employeepages komen. Ook via de algemene faculteitspagina.
Je komt dan op dit scherm, vul de naam in
Op de employee pages klik je op publicaties
Na synchronisatie met het repository van de TU/e (ongeveer 2x per maand) wordt dat een
link het repository zoals in dit voorbeeld http://repository.tue.nl/693795
3

LOGIN
Login via http://oametuep.uci.ru.nl/metistue
STAPPENPLAN
Stap 1 Check of de publicatie al geregistreerd is
via de optie resultaten/ raadplegen/overzichten
Ja : kijk of de gegevens volledig zijn, zo niet vul ze dan aan, kijk ook goed naar de onderzoekscode
van de capaciteitsgroep. Kun je de gegevens niet aanpassen (b.v. omdat je geen rechten hebt) mail
dan de gewenste aanvulling dan naar IEC.Metis@tue.nl
Nee : ga naar stap 2 invoeren
Stap 2 Voer de publicatie in
via de optie : Resultaten - Registreren
Kies de publicatiesoort en vul vervolgens in ieder geval de verplichte velden in, deze worden
aangeduid met een rood sterretje.
4

OVERZICHT VAN ONDERWERPEN (ALFABETISCHE VOLGORDE)
Afstudeerverslag / Thesis
Afstudeerverslagen worden niet bij alle faculteiten geregistreerd in Metis, wanneer ze wel
geregistreerd worden dan is het soort resultaat Rapport (08) en voor soort rapport zie de
mogelijkheden hieronder. Classificatie is Overig prod. v. Wetensch.act (12)
Er zijn de volgende soorten thesis
De begeleider wordt nu nog opgenomen als mede-auteur, in de toekomst komt daar waarschijnlijk
een apart veld voor vergelijkbaar met de promotor bij een promotie.
Auteursveld en editorsveld
Type de achternaam in en je krijgt dan een overzicht van de auteurs met die achternaam, selecteer
de juiste persoon, maak bij twijfel gebruik van de voor meer informatie.
5

Deze wordt dan na selectie zo getoond.
Als in bovenstaand geval een werkverband wel afgesloten had moeten zijn, geef dat dan door aan de
Metis-beheerder van de faculteit of aan IEC.Metis@tue.nl
Bij de registratie dient dezelfde volgorde van de auteurs aangehouden te worden, zoals ze in het
artikel zijn vermeld. Vermeld alle genoemde auteurs, in het beginscherm zijn er 5 auteursvelden
zichtbaar, maar er is plaats voor veel meer (gebruik tab of enter).
Editor(en) hebben de zelfde indeling als auteurs, dus niet deze :
Maar deze
Bij de optie raadplegen/wijzigen In Metis worden ook aliassen van een naam getoond, Dit zal het
geval zijn bij veel Chinese auteurs en bij auteurs die onder meerdere namen publiceren.
Een v voor de naam staat voor voorkeur, een a voor alias.
6

Boek / Boekredactie
Een medewerker kan (mede)auteur of redacteur zijn van een boek .
Is de medewerker auteur, dan wordt de soort publicatie Boek-Monografie (02); classificatie wordt
dan of Wetenschappelijk publicaties (05) of Vakpublicaties (08) of Populaire publicaties (10).
Zit de medewerker in de redactie van een boek, dan wordt de soort publicatie Boekredactie (04) en
de classificatie wordt dan Overig.prod.v.wetensch.act. (12)
Classificatieveld
De volgende combinaties van soort resultaat en classificatie zijn mogelijk :
Soort resultaat Classificatie Classificatie Classificatie
Tijdschriftartikel (01) Wetensch.publ.refereed
(06)
Boek- Monografie (02) Wetenschappelijke
publicaties (05)
Boekredactie (04) Overig prod. v.
wetensch.act. (12)
Hoofdstuk in boek (03) Wetenschappelijke
publicaties (05)
Congresbijdrage (11) Wetensch.publ.refereed
(06)
Boekbespreking (05) Overig prod. v.
wetensch.act. (12)
Tijdschriftredactie (06) Overig prod. v.
wetensch.act. (12)
Rapport (08) Vakpublicaties (08)
(extern rapport)
Dissertatie (20) Dissertatie extern voorb.
(dev) (02)
Bijdrage week-of dagblad Populaire publicaties (10)
7
Wetensch.publ.nonrefereed
(07)
Vakpublicaties (08)
Vakpublicaties (08) Populaire publicaties
(10)
Vakpublicaties (08) Populaire publicaties
(10)
Wetensch.publ.nonrefereed
(07)
Overig prod. v.
wetensch.act. (12)
(intern rapport)
Dissertatie intern
voorb. (div) (03)
Vakpublicaties (08)
Dissertatie volledig
intern (di) (01)
Overige soorten resultaten :
audiovisueel materiaal; computerprogramma/software; dataset; inaugurele rede; lezing;
octrooi; overige resultaten; prijs; relevante posities; website/portal; abstract; poster; ontwerp
e.d.
vallen onder Overig prod. v. wetensch.act. (12)

Code onderzoek
Hier wordt aangegeven onder welke vakgroep het onderzoek valt, de afkorting van je vakgroep
(research ID), ook op te zoeken via de hulplijst.
Publicaties van medewerkers uit de tijd van voor hun TU/e dienstverband, die ze op hun employee
page willen hebben moeten niet die code van de vakgroep krijgen, maar bijvoorbeeld TM-personal.
Informeer bij de Metis-beheerder van de faculteit welke dat is voor jouw faculteit.
Een publicatie kan meerdere onderzoekscodes hebben.
Voorbeeld
Congresbijdrage
Controleer eerst of het congresbijdrage al in Metis zit, zo ja vul eventueel gegevens aan.
Is het artikel niet aanwezig dan registreren.
Een medewerker kan verschillende soorten bijdragen leveren aan een congres : artikel, abstract,
lezing en poster. Dit kun je aangeven bij type
De registratie kan per faculteit verschillen dus informeer bij de Metis-beheerder van je faculteit of
van een congres meerdere type congresbijdragen geregistreerd dienen te worden
Artikel of Proceeding wordt volledig opgenomen in proceedings en kan
Wetensch.publ.refereed (06) of Wetensch.publ.non-refereed (07) of Vakpublicatie (08)
zijn; type artikel
Abstract wordt volledig opgenomen in proceedings en kan Wetensch.publ.refereed (06)
of Wetensch.publ.non-refereed (07) of Vakpublicatie (08) type abstract
Lezing : voordrachten en lezingen van medewerkers op congressen, symposia worden
geregistreerd als lezing (40) en classificatie Overig prod. v. wetensch. act. (12) type
voordracht
Poster : een poster gepresenteerd op een congres of symposium wordt geregistreerd als
soort resultaat Overige resultaten (50) en classificatie Overig prod. v. wetensch. act.
(12) type poster
8

Wanneer de proceedings zijn verschenen in een boek met een aparte titel, deze titel opnemen.
De gegevens van het congres staan dan meestal vermeld in de ondertitel.
Zijn de proceedings niet in een boek met aparte titel verschenen, dan de volgende notering
gebruiken :
Proceedings of the … naam van het congres (…tussen haakjes de afkorting van het congres),
…datum, …plaats
b.v. : Proceedings of the 43rd International Universities Power Engineering Conference 2008 (UPEC),
1-4 September 2008, Padova
Betreft het een lezing dan registreert men het als volgt
Presentation at the … naam van het congres (…tussen haakjes de afkorting van het congres),
…datum, …plaats
Betreft het een poster dan kan men dit registreren als volgt :
Poster presented at the .......naam van het congres (...tussen haakjes de afkorting van het congres),
... datum, .... plaats
Betreft het een abstract dan kan men dit registreren als volgt :
Abstract presented at the .......naam van het congres (...tussen haakjes de afkorting van het congres),
... datum, .... plaats
Ook bij proceedings kan men de hulplijst gebruiken. (Congressen uit het verleden staan hier echter
op nogal wat verschillende manieren in).
Proceedings zijn vaak lastig verkrijgbaar. Ze verschijnen vaak pas lange tijd na het congres.
Aangezien dit soort publicaties meestal niet door commerciële uitgevers is uitgegeven, is hun
verspreiding vaak beperkt.
Het is daarom wenselijk wanneer het secretariaat over een pdf-file van de congresbijdrage beschikt
om deze pdf te uploaden op de manier beschreven onder het kopje uploaden
Dissertatie / Proefschrift
Proefschriften worden geregistreerd als Dissertatie (20).
Wat de classificatie betreft zijn er 4 mogelijkheden :
Dissertaties volledig intern (di) (01) : promovendus werkzaam bij de TU/e en
promoveert hier
Dissertaties extern voorb. (dev) (02) : promovendus van buiten die bij de TU/e
promoveert
Dissertaties intern voorb. (div) (03) : (co)promotor/commissielid van TU/e; promotie
aan andere universtiteit
Dissertaties volledig extern (de) (04) : promotie volledig buiten de TU/e tot stand
gekomen, maar persoon werkt nu bij TU/e en wil publicatie op zijn/haar employee page.
9

Medewerker kan auteur zijn van het proefschrift dan komt zijn naam bij auteur. Is de medewerker
(co)promotor of commisielid dan kan men dat registreren via de button promotoren.
Voorbeeld
Voorbeeld :
Wanneer een promovendus een isbn-nummer aanvraagt zet de bibliotheek de publicatie tevens in
METIS, dus de kans is groot dat het proefschrift er al in staat, let dan nog op of de juiste code
onderzoek erbij staat, de bibliotheek heeft vaak niet de juiste gegevens om deze toe te voegen en
zet dan de algemene faculteitscode erbij.
10

DOI en URL DOI en URL Repository
Een DOI (Digital Object Identifier) is een uniek nummer voor een publicatie, meestal een
tijdschriftartikel, maar hoofdstukken kunnen ook een DOI hebben. Indien bekend vul dit dan in bij
DOI.
Wanneer men voor dit DOI nummer http://dx.doi.org/ zet heeft men een permanente link naar de
uitgever van de publicatie, deze kan men bij URL DOI zetten.
Bij URL Repository moet je de URL zetten die men toegewezen krijgt na het uploaden (meer
informatie onder het kopje Uploaden) van een document
URL (Uniform Resource Locator) is het adres van een webpagina.
Hoofdstuk in boek
Wordt geregistreerd als soort Hoofdstuk in Boek (03) met classificatie Wetenschappelijke
publicaties (05) of Vakpublicaties (08) of Populaire publicaties (10)
Voorbeeld :
11

Jaar van uitgave / verslagjaar
Verslagjaar is het jaar dat meetelt voor de verdeling van de onderzoeksbudgetten, het jaar van
uitgave is het jaar dat de publicatie daadwerkelijk verschijnt.
Daar kan dus verschil in zitten. Bij sommige faculteiten is het jaar van uitgave leidend, dat jaar wordt
ook verslagjaar. Informeer bij de beheerder van je faculteit wat het beleid hier over is.
Vergeet het jaar niet aan te passen als je publicaties van een medewerker invoert uit zijn/haar
verleden, die zijn dan ook zichtbaar op zijn/haar employeepage.
Octrooi
Een octrooi of patent is een door de overheid of bevoegd gezag verleend exclusief recht tot het
maken of verkopen van een industrieel product.
Een octrooi wordt geregistreerd als publicatiesoort Octrooi (30) met de classificatie Overig prod. v.
wetensch. act. (12) Classificatie Octrooi (13) is vervallen
voorbeeld
Er is een aparte handleiding voor octrooien, die kan worden aangevraagd bij IEC.Metis@tue.nl
Overzichtslijsten
Via de optie resultaten – Raadplegen/wijzigen/overzichten kan men overzichtslijsten maken.
Maak de gewenste selectie en klik op uitvoeren dan komt men op dit scherm
Na uitvoeren komt men op dit scherm waarop men de selectie op bepaalde velden kan sorteren, een
voorblad kan geven en in diverse formaten kan uitvoeren.
12

Voorbeeld van een vaak gebruikte overzichtslijst
Voorbeelden van de uitvoer zijn :
APA en Vancouver zijn beide bibliografische style-formats waarin o.a. vastgelegd is op welke manier
de namen van de auteurs weergegeven dienen te worden, waar en hoe het jaartal, het
volumenummer, het afleveringsnummer en de paginering weergegeven dienen te worden, etc.
De lijst beknopt en gedetailleerd zijn gebaseerd op het APA format, maar bevatten daarnaast nog
extra gegevens, zoals de het resultaattype en de projectcode.
RIS en bibtex zijn zogenaamde export formats; hiermee kan men met Metis gegevens exporteren
om in te lezen in andere software programma’s, zoals RefManager en EndNote.
13

Mocht het uitdraaien niet lukken dan kan het zijn dat de popup-blocker aan staat, svp uitzetten.
Het kan ook zijn dat men niet mag downloaden, dit kan men herstellen door in Internet Explorer :
Tools – Internet Options – Security – Local Intranet - custom level – downloads op enable te zetten.
Hulp nodig mail me dan IEC.Metis@tue.nl dan kom ik langs om het goed te zetten.
14

Resultaten – raadplegen/wijzigen/overzichten
Bij deze optie kun je zoeken binnen de reeds geregistreerde records. Je komt dan bij dit zoekscherm
(volgorde zoekvelden kun je instellen naar voorkeur – zie opmerkingen vooraf).
15

Wanneer je een selectie gemaakt hebt, klik je op uitvoeren
vb. Je wilt alle geregistreerde publicaties zien van de capaciteitsgroep “Dynamics & Control” uit 2011
Je komt dan uit bij dit scherm
Voorbeeld van een record
16

Tijdschriftartikel
Controleer eerst of het artikel al in Metis zit, zo ja vul eventueel gegevens aan.
Is het artikel niet aanwezig dan registreren als Tijdschriftartikel (01).
De classificatie is Wetensch.publ.refereed (06) of Wetensch.publ.non-refereed (07) of
Vakpublicatie (08)
Voorbeeld :
Onder in het scherm is ruimte voor de samenvatting
Titelveld
Hier komt de titel van de publicatie te staan.
Alleen de eerste letter van de titel en eigennamen krijgen een hoofdletter, de rest wordt genoteerd
in kleine letters.
Titel en ondertitel worden gescheiden door spatie - dubbele punt - spatie.
17

Uploaden van publicaties
Is er een pdf-versie van de publicatie dan kun je deze op de volgende manier uploaden.
Klik op de button “upload full text”
Je komt dan in het volgende scherm :
Is het artikel een open access artikel, dus voor iedereen toegankelijk, dan kies je voor open access.
Wanneer de licentievoorwaarden dat niet toestaan of onduidelijk zijn, kies dan voor Campus Only.
Klik op en dan zie je
Deze link kopieer je en zet je achter URL Repository, dit kun je ook doen door met de muis rechts op
de link te klikken - copy shortcut te kiezen - en met ctrl V achter het URL Repository plakken
In het repository (digitale archief) vind je door de TU/e uitgegeven publicaties, én publicaties
waarvan de auteur verbonden is (of was) aan de TU/e. http://repository.tue.nl/
18