Protocol decanaat - Hogeschool Rotterdam

Artikel 8
Geheimhouding
1. De studentendecaan is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem bij de uitoefening van zijn
taak bekend is geworden.
2. Vertrouwelijke informatie over een student, ook in het kader van de taken als omschreven in
artikel 6 en 7, mag alleen dan aan derden worden verstrekt, indien en voor zover de student
hiermee schriftelijk instemt. Dit lid van artikel 8 is niet van toepassing voor personen en
functionarissen die door de hogeschool gemeld zijn in het register ‘onderwijs en begeleiding’
(conform de voorschriften van de Wet Bescherming Persoonsgegevens). Dit zijn collega decanen
en de (direct) leidinggevenden van decanen (zie ook artikel 9.8 van dit protocol). Voor deze
personen en functionarissen is ook de geheimhoudingsplicht van toepassing, zoals genoemd in lid
1.
3. De student kan zijn toestemming tot het verder verstrekken van vertrouwelijke informatie aan
derden, zoals bedoeld in lid 2, te allen tijde intrekken.
4. De studentendecaan heeft het recht om, ook zonder toestemming van de student,
geanonimiseerde informatie met derden te bespreken, in publicaties, lezingen of onderwijs te
verwerken, mits de privacy van de student niet in gevaar komt.
5. De studentendecaan kan een beroep doen op het verschoningsrecht betreffende hetgeen een
student aan hem heeft toevertrouwd bij de behandeling van een beroep of hoger beroep tegen
een besluit (artikel 9.3 WHW).
Artikel 9
Dossierbeheer
1. De studentendecaan houdt van zijn contacten met de student zodanig aantekeningen bij, dat hij
de voortgang en (eventuele) overdracht van het contact op adequate wijze kan waarborgen.
2. De studentendecaan verwerkt de aantekeningen als dossier in het studentvolgsysteem van de
hogeschool. Dit betreffen gegevens en afspraken over de studie(voortgang), het treffen van
bijzondere voorzieningen en begeleidingsafspraken. Het studentvolgsysteem van de hogeschool
is zo ingericht, dat geheimhouding en bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de
student verzekerd zijn.
3. De gegevens in het studentvolgsysteem kunnen worden gebruikt voor het maken van statistische
overzichten t.b.v. de interne bedrijfsvoering, de externe verantwoording van de bedrijfsvoering
door de Hogeschool Rotterdam en voor het uitvoeren van beleidsonderzoek. Dit betreft steeds
geanonimiseerde informatie.
4. De student heeft recht op inzage en zonodig correctie van zijn dossier. Gegevens uit het dossier
met betrekking tot de persoonlijke levenssfeer van derden of vertrouwelijke informatie over derden
mogen door de student niet worden ingezien.
5. De studentendecaan kan een beroep doen op het verschoningsrecht bij de verplichting tot inzage
van gegevens en bescheiden en het verstrekken van inlichtingen (artikel 9.3 WHW).
6. Het dossier wordt tot maximaal 10 jaar na het eerste jaar van inschrijving op de hogeschool
bewaard en daarna vernietigd.
7. Op schriftelijk verzoek van de student vernietigt de studentendecaan het dossier eerder.
8. Tot het dossier hebben geen andere derden toegang dan de door de hogeschool gemelde
personen en functionarissen in het register ‘onderwijs en begeleiding’ (conform de voorschriften
pagina 6 van 7