Organisatie Management (OM)

Organisatie Management (OM)
Overzichten en Rapporten
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 1 van 25

1
2
Inhoudsopgave
Rapporten __________________________________________________________ 3
1.1 Algemene informatie OM overzichten ______________________________________ 3
1. 2 Selectie van de structuur ________________________________________________ 4
Voorbeelden van rapporten____________________________________________ 6
2. 1 Financiële lasten Formatie Plaatsen _______________________________________ 6
2.1.1 Algemene beschrijving________________________________________________________ 6
2.1.2 Selectiescherm _____________________________________________________________ 6
2.1.3 Output ____________________________________________________________________ 7
2. 2 Staffuncties voor de organisatie structuur __________________________________ 8
2.2.1 Algemene beschrijving________________________________________________________ 8
2.2.2 Selectiescherm _____________________________________________________________ 8
2.2.3 Output ___________________________________________________________________ 10
2. 3 Organisatiestructuur ___________________________________________________ 11
2.3.1 Algemene beschrijving_______________________________________________________ 11
2.3.2 Selectiescherm ____________________________________________________________ 11
2.3.3 Output ___________________________________________________________________ 12
2. 4 Organisatiestructuur met formatieplaatsen __________________________________ 14
2.4.1 Algemene beschrijving. _________________________________________________________ 14
2.4.2 Selectiescherm _______________________________________________________________ 14
2.4.3 Output ______________________________________________________________________ 15
2. 5 Bestaande functies ______________________________________________________ 17
2.3.4 Algemene beschrijving_______________________________________________________ 17
2.3.5 Selectiescherm ____________________________________________________________ 17
2.3.6 Output ___________________________________________________________________ 17
2. 6 Vacante formatieplaats _________________________________________________ 19
2.6.1 Algemene beschrijving_______________________________________________________ 19
2.6.2 Selectiescherm ____________________________________________________________ 19
2.6.3 Output ___________________________________________________________________ 20
2. 7 Bezettingsplan ________________________________________________________ 21
2.7.1 Algemene beschrijving_______________________________________________________ 21
2.7.2 Selectiescherm ____________________________________________________________ 21
2.7.3 Output ___________________________________________________________________ 22
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 2 van 25

1 Rapporten
In deze werkinstructie worden een aantal standaard SAP rapportage beschreven die
gebruik maken van de functionaliteit van Organisatie management.
Per rapport worden de getoonde gegevens en hoe het selectiescherm kan worden ingevuld
beschreven.
Via onderstaand menupad kom je in de OM Rapportage boom:
1.1 Algemene informatie OM overzichten
Extra functionaliteit en informatie kunnen op verschillende manieren worden benaderd. Door
op een van de overzichten te gaan staan en een rechter muisklik te geven krijg je de
volgende mogelijkheden:
De optie ‘Documentatie weergeven’ zorgt ervoor dat je naar de help functie gaat van SAP
op internet.
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 3 van 25

Na het selecteren van een rapport heb je vaak nog een optie op het selectiescherm van het
rapport om documentatie te bekijken, via de button . Afhankelijk van het rapport staan
er een paar regels of is er wat meer uitgebreide documentatie.
De button geeft aan dat er varianten zijn van het rapport, deze kan je zelf aanleggen
en hergebruiken. Deze button verschijnt pas als iemand varianten heeft aangelegd voor het
betreffende rapport.
In het overzicht is het ook vaak nog mogelijk de lay-out aan te passen. Bij een lay-out die
lijkt op Excel, kan je door op de kolomkop te gaan staan en rechter muisklik te geven het
volgende lijstje met opties naar voren brengen:
Hiermee maak je het mogelijk te sorteren, maar ook om de kolom bijvoorbeeld te verbergen.
Deze lay-out kan je dan ook weer opslaan.
Advies:
Probeer zaken uit en zoek voor jezelf de beste methode om overzichten te bekijken en te
manipuleren.
1.2 Selectie van de structuur
Binnen OM rapporten wordt op 2 manieren de structuur geselecteerd.
1. Je moet alle objecten selecteren waar van je wat wilt zien.
2. Je selecteert alleen het bovenste object en daarmee worden alle onderliggende
objecten meegenomen. Dit wordt gedaan via een evaluatiepad. Een voorbeeld van
een evaluatiepad is: Alle formatieplaatsen binnen de organisatiestructuur.
Het is lastig te zien op het hoofdscherm van een rapport welke selectiemethode van de
objecten wordt gebruikt. Het is wel te achterhalen bij het standaard selectiescherm dat
onder het eerste selectiescherm zit.
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 4 van 25

Indien er gebruik wordt gemaakt van een evaluatiepad, dan is dit zichtbaar op het scherm:
Als stelregel kan je wel zeggen:
Geeft het rapport een structuur dan wordt er meestal gebruik gemaakt van een
evaluatiepad, worden er gegevens van objecten getoond of alleen objecten dan wordt er
meestal geen gebruik gemaakt van een evaluatiepad.
Hoe alle objecten te selecteren?
Bij het selecteren via de structuur heb je de volgende button onder aan het scherm van de
te selecteren organisatiestructuur.
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 5 van 25

2 Voorbeelden van rapporten
2.1 Financiële lasten Formatie Plaatsen
2.1.1 Algemene beschrijving
Dit overzicht geeft voor de geselecteerde structuur de financiele lasten voor de komende 5
jaar. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de salarisschalen van de formatieplaatsen en de
daarbij behorende salarissen. Ook wordt het aantal uur meegenomen.
2.1.2 Selectiescherm
Het rapport is te benaderen via 2 paden, pad 1 in de rol van OM leesrol.:
Het andere pad is via de rapportage boom die te benaderen is via Infosysteem
Personeelsadministratie in o.a. de
Dan kom je in de rapportage boom, waar je het rapport kan vinden onder OM-rapporten:
(technische naam: ZRHOLO00)
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 6 van 25

Bij het opstarten van het overzicht kom je in het
Hier kan je het betreffende bedrijfsonderdeel selecteren, de peildatum.
Het evaluatiepad (O-S-P) kan je opvoeren, als je deze gebruikt, moet je alleen het bovenste
object-ID selecteren in dat veld, anders krijg je alle gegevens dubbel.
Verder kan je kiezen voor een vast opslagpercentage, dat is in te vullen of de tabel opslag
percentage. Dit percentage wordt gebruikt voor het bepalen van de loonkosten over de
komende jaren.
2.1.3 Output
Het rapport geeft een overzicht van alle organisatorische eenheden met de kosten.
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 7 van 25

2.2 Staffuncties voor de organisatie structuur
2.2.1 Algemene beschrijving
Dit overzicht geeft voor de organisatie structuur alle staffuncties weer. Hiermee wordt het mogelijk
om de staffuncties en de afdelingen weer te geven. Het rapport is te bereiken via:
HR -> Organisatiebeheer -> Infosysteem -> Organisatorische eenheid
2.2.2 Selectiescherm
Bij het starten van het rapport kom je in het volgende selectiescherm:
Hier kan je het evaluatietijdvak opgeven en aanvinken of je gebruik wilt maken van het
standaard selectiescherm
Standaard selectiescherm geeft de mogelijkheid om een gedeelte van de structuur te
selecteren.
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 8 van 25

Bij het veld Object-ID kan je nu het betreffend structuurdeel selecteren.
Belangrijk hierbij het gebruik van de button
‘Deelstructuur selecteren’ . Hiermee selecteer je alle
onderliggende organisatorische eenheden.
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 9 van 25

2.2.3 Output
Het overzicht geeft aan hoeveel staffuncties aanwezig zijn voor de geselecteerde
organisatorische eenheden.
Door nu details te selecteren krijg je een lijst met alle organisatorische eenheden die een
staffunctie vervullen.
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 10 van 25

2.3 Organisatiestructuur
2.3.1 Algemene beschrijving
Dit rapport genereert een organisatieplanning. Hierbij is het ook mogelijk om een grafische
weergave van deze structuur te selecteren. Het rapport is te bereiken via:
HR -> Organisatiebeheer -> Infosysteem -> Organisatorische eenheid -> Organisatiestructuur ->
Organisatiestructuur.
2.3.2 Selectiescherm
Bij het starten van het overzicht krijg je het volgende selectiescherm.
Bij het selecteren van de organisatie eenheid moet hier juist NIET worden gekozen voor
‘Deelstructuur selecteren’. Op het standaard selectiescherm is namelijk een evaluatiepad
ingevuld, deze zorgt voor het selecteren van alle onderliggende organisatorische eenheden.
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 11 van 25

2.3.3 Output
Het rapport geeft een overzicht van de organisatie structuur. Wanneer de objecten geldig
zijn en wanneer de relaties geldig zijn.
Door het gebruik van de button boven aan het overzicht kan de layout van het overzicht wat
worden gewijzigd.
De button versmalt de kolommen en verbreed ze weer met respectievelijk de korten
en de lange kolomomschrijving van de velden.
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 12 van 25

De button kan je gebruiken om extra informatie van een object te bekijken, je komt met
deze optie in detailscherm van objecten weergeven.
De button zorgt ervoor dat de organisatie in een grafische weergave wordt getoond.
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 13 van 25

2.4 Organisatiestructuur met formatieplaatsen
2.4.1 Algemene beschrijving.
Dit rapport genereert een organisatieplanning met alle formatieplaatsen. Hierbij is het ook
mogelijk om een grafische weergave van deze structuur te selecteren. Het rapport is te
bereiken via:
HR -> Organisatiebeheer -> Infosysteem -> Organisatorische eenheid -> Organisatiestructuur -
>Organisatiestructuur met formatieplaatsen.
2.4.2 Selectiescherm
Bij het starten van het overzicht krijg je het volgende selectiescherm.
Bij het selecteren van de organisatie eenheid moet hier juist NIET worden gekozen voor
‘Deelstructuur selecteren’. Op het standaard selectiescherm is namelijk een evaluatiepad
ingevuld, deze zorgt voor het selecteren van alle onderliggende organisatorische eenheden.
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 14 van 25

2.4.3 Output
Het rapport geeft een overzicht van de organisatie structuur met alle formatieplaatsen.
Wanneer de objecten geldig zijn en wanneer de relaties geldig zijn.
Door het gebruik van de button boven aan het overzicht kan de layout van het overzicht wat
worden gewijzigd.
De button versmalt de kolommen en verbreed ze weer met respectievelijk de korten
en de lange kolomomschrijving van de velden.
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 15 van 25

De button kan je gebruiken om extra informatie van een object te bekijken, je komt met
deze optie in detailscherm van objecten weergeven.
De button zorgt ervoor dat de organisatie in een grafische weergave wordt getoond.
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 16 van 25

2.5 Bestaande functies
2.3.4 Algemene beschrijving
Dit rapport geeft een overzicht van alle bestaande functie met eventueel additionele informatie. Dit
rapport is het zelfde als ‘Bestaande organisatorische eenheden’ en bestaande formatieplaatsen’. Het
rapport is te bereiken via: HR -> Organisatiebeheer -> Infosysteem -> Functie
2.3.5 Selectiescherm
Bij het starten van het overzicht krijg je het volgende selectiescherm:
2.3.6 Output
Het overzicht geeft een lijst met alle aanwezige functies op het gevraagde tijdstip. Er zijn
verschillende mogelijkheden om de lay-out aan te passen. Er kan worden gesorteerd op de
verschillende kolommen, er kan naar Excel en word worden gedownload.
Met de volgende buttons is het mogelijk om de lay-out te wijzigen t.a.v. de getoonde
kolommen en deze lay-out op te slaan.
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 17 van 25

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 18 van 25

2.6 Vacante formatieplaats
2.6.1 Algemene beschrijving
Dit rapport geeft alle formatieplaatsen die vacant zijn op de opgegeven peildatum. Dit kan
worden bepaald via het infotype ‘Vacature’ of door het feit dat er geen persoon is gekoppeld
aan de formatieplaats. Binnen de UU gebeurt dit nu op basis van gekoppelde personen. Het
rapport is te bereiken via: HR -> Organisatiebeheer -> Infosysteem -> Formatieplaats
2.6.2 Selectiescherm
Bij het opstarten van het rapport kom je in het volgende selectiescherm
Hier kan je de organisatorische eenheid opgeven vanaf waar je wilt gaan evalueren. Met het
evaluatie pad worden alle formatieplaatsen binnen de opgegeven organisatorische eenheid
getoond.
Het veld statusvector wordt niet gebruikt binnen UU, hiermee kan je actieve, geplande
formatieplaatsen tonen. Binnen de UU worden op dit moment alleen actieve
formatieplaatsen gebruikt.
Let op!
Als een formatieplaats gedeeltelijk bezet is komt hij niet voor op dit overzicht. Als je wilt
weten of een formatieplaats volledig of gedeeltelijk bezet is moet je dat doen via het rapport
Bezettingsplan.
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 19 van 25

2.6.3 Output
Ook hier zijn weer verschillende mogelijkheden om het overzicht naar o.a. Excel te krijgen.
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 20 van 25

2.7 Bezettingsplan
2.7.1 Algemene beschrijving
Het bezettingsplan geeft een overzicht van de organisatie met de formatieplaatsen en de
daarbij behorende houders. Hierbij wordt het percentage bezet, normwerktijd, functie of
het een hoofd is of niet weergegeven. Deze
gegevens zijn wel te verkrijgen, nl. via
Instellingen, Layout, huidige…
Het rapport is te bereiken via: HR -> Organisatiebeheer -> Infosysteem -> Formatieplaats
2.7.2 Selectiescherm
Bij het opstarten van het overzicht krijg je het volgende selectiescherm:
Ook hier kan weer voor het standaard selectiescherm worden gekozen om bijvoorbeeld het
evaluatiepad te wijzigen.
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 21 van 25

2.7.3 Output
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 22 van 25

Bestaande org.eenheden.
selectie op leerstoel / subafdeling
Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 23 van 25

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 24 van 25

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 25 van 25