De belangrijke taken van een sleutelhouder - Interhome

Vakantiewoningen
De belangrijke taken
van een sleutelhouder

Uw Functie:
Uw professionele instelling is de garantie voor
tevreden gasten en een zorgeloze eigenaar.
Geachte sleutelhouder, geachte
sleutelhoudster,
Met uw persoonlijke inzet levert u een belangrijke
dienst aan de klant en de eigenaar. Enerzijds neemt
u de verantwoordelijkheid voor het verzorgen van
de gasten en anderzijds beheert u het vakantieeigendom
van de eigenaar. Taken die een grote
verantwoordelijkheid met zich meebrengen. Zonder
uw inzet ter plaatse zou een probleemloze verhuur
onmogelijk zijn.
Met deze brochure willen wij u bij dit werk behulpzaam
zijn. Deze richtlijn dient ertoe om u alle
wetenswaardigheden mee te delen, te helpen bij
de organisatorische planning en aandachtspunten
voor een optimale voorbereiding van de vakantiewoning
aan te duiden. De checklisten op de laatste
pagina zijn daarbij een ideale hulp.
De ervaring heeft ons geleerd dat klanten geen onderkomen
tolereren dat gebreken vertoont. De gast
heeft recht op een vakantiewoning die voldoet aan
de Interhome kwaliteitsnormen.
Wij willen en moeten deze kwaliteit bieden, want
alleen op die manier kunnen we de gasten tevreden
stellen, hen een fi jne vakantie aanbieden en vaste
klanten werven. Voor een vlekkeloze afhandeling
hebben wij echter uw hulp nodig.
2
Zonder u gaat het niet!
Onze hartelijke dank dat u deze grote verantwoordelijkheid
op u heeft genomen en dat u aan de
verwachtingen wilt voldoen.
Uw Interhome Team

Goed om te weten:
Met nuttige informatie willen wij u helpen om
uw gasten en uw huis optimaal te beheren.
In deze brochure vindt u informatie die u kan helpen
om uw planning, de voorbereidende werkzaamheden,
de ontvangst van de gasten, het vertrek en de
voortdurende kwaliteitscontrole van de vakantiewoning
gemakkelijker te maken. Neem alstublieft
even de tijd om deze brochure te bestuderen, u zult
beslist enkele suggesties vinden die uw werk in de
toekomst zullen vergemakkelijken.
Voorbereidingen voor een optimale
gastenverzorging.
Aankomstlijsten. Voor uw organisatie sturen wij
u wekelijks per e-mail, fax of per post een reserveringenlijst
waarop de vakantiedata en de namen
van de gasten zijn aangegeven. U krijgt alleen een
nieuwe lijst wanneer de boekingen zich ten opzichte
van de voorgaande week gewijzigd hebben.
Bij korte termijn boekingen (minder dan 14 dagen
voor aankomst) krijgt u van ons een telefonische
mededeling.
Aanvullende informatie. Op de aankomstlijst zijn
tevens de benodigde bijkomende bedden, kinderbedjes,
huisdieren en het aantal gasten vermeld; dit
laatste dient als richtcijfer te worden beschouwd.
Bij de reservering wordt het aantal gasten door de
klant zelf aangegeven. Tot aan het begin van het
verblijf kunnen er nog wijzigingen optreden die volgens
onze ervaring niet altijd door de klant aan ons
worden meegedeeld.
Voor aankomst. De vakantiewoning dient te worden
voorbereid en gecontroleerd, waarbij schoon zijn en
een onberispelijke algemene indruk de belangrijkste
criteria zijn.
Als hulp bij de controle dient de aan de achterkant
opgenomen checklist. Daarbij zijn alleen de belangrijkste
aandachtspunten opgenomen die u kunnen
helpen bij een optimale voorbereiding.
Klantenservice. Vóór de ontvangst van de klanten
dienen met name de stroom, de verzorging van
warm en koud water en de verwarming te worden
ingeschakeld en dient eventueel de koelkast te worden
aangezet. Klanten zijn vooral dankbaar indien
er toiletpapier en vuilniszakken aanwezig zijn.
Kwaliteitscontrole. Gasten hechten grote waarde
aan een goed onderhouden onderkomen. Het
kwaliteitscontrolevignet wordt in het onderkomen
aangebracht en is een teken van de laatste controle
van de woning door u of door een schoonmaakhulp.
Bevestig deze aan de
binnenkant van de
toegangsdeur.
Dit vignet is een
uitdrukking van
vertrouwen! Het
kwaliteitscontrolevignet
kunt u krijgen
bij uw Interhome
kantoor.
This apartment was checked by ...
Diese Wohnung wurde kontrolliert durch ...
Cet appartement a été contrôlé par ...
Este alojamiento ha sido controlado por ...
Questo appartamento è stato controllato da ...
DATE
SIGNATURE
3

Optimale service:
Een goede voorbereiding en organisatie ter plaatse
garanderen een probleemloze ontvangst van de gasten.
Aankomst. In overeenstemming met onze contractvoorwaarden
komen de gasten aan tussen 16.00
en 19.00 uur. Indien de gasten later aankomen dan
vragen wij u hiervoor begrip op te brengen.
Voucher. Iedere klant is verplicht om u voor de
overhandiging van de sleutel een voucher te
overhandigen. Hierop staan de vakantieduur,
eventuele bijkomende kosten en de hoogte van de
borg vermeld. Deze borg kan worden voldaan door
middel van contant geld, een cheque of eventueel
door middel van een creditcard (afhankelijk van uw
mogelijkheden en voorkeur). Dit dient als onderpand
en kan bij het vertrek worden verrekend met
de bijkomende kosten.
Bijkomende kosten. Op de voucher zijn alle verplichte
bijkomende kosten aangegeven. Deze
worden ten tijde van de contractovereenkomst met
de eigenaar afgesproken. Eindschoonmaak en
energie (stroom, water, verwarming) zijn altijd in de
huurprijs inbegrepen. Voorzover niet in de huurprijs
inbegrepen (volgens de voucher) dienen het te
huren linnengoed voor slaapkamer en keuken en
eventuele toeristenbelasting ter plaatse te worden
voldaan. Door de klant gewenste bijkomende
diensten als telefoon, extra linnengoed, tussentijdse
reiniging enz. dienen eveneens rechtstreeks ter
plaatse te worden afgerekend. Gebruik hiervoor een
ontvangstbewijs. Eventueel ingehouden bedragen
voor beschadiging (die bewezen dient te worden),
verlies van sleutels enz. dient u schriftelijk toe te
lichten.
4
Betaling. De betaling voor uw diensten zoals
eindschoonmaak of het wassen van linnengoed kan
na afl oop van het betreffende verblijf per bankoverschrijving
of per cheque worden voldaan. Of de
betaling door Interhome direct aan u of aan de
eigenaar wordt gedaan, wordt bij de contractovereenkomst
afgesproken. Beide varianten zijn mogelijk
en uw Interhome kantoor zal u hierover graag
adviseren.
Aankomst/vertrekcontrole. Om problemen te vermijden
raden wij u aan om samen met de klant een
aankomst- en vertrekcontrole uit te voeren. Zo kunt
u eventuele eindeloze discussies over eventuele
beschadigingen voorkomen.

Hoogste kwaliteit:
De gast stelt hoge verwachtingen aan zijn gereserveerde
vakantiewoning. U kunt hieraan voldoen door
de hoogst mogelijke kwaliteit.
Routebeschrijving. Begeleid de gast naar de
vakantiewoning. Indien u verhinderd bent vragen wij
u om de gast een routebeschrijving te geven naar de
woning; een plattegrond van de locatie maakt het
gemakkelijker om de weg te vinden.
Service. U kent de woning en uw locatie het beste.
Voor de klant zijn de vakantiewoning evenals de
locatie, de regio en het land onbekend. De gast zal u
dankbaar zijn als u even kort de wetenswaardigheden
meedeelt over de woning (huisregels, werking
van de apparaten) en de belangrijkste plaatsen in
de omgeving (strand, sportmogelijkheden, winkels,
restaurants enz.). Een door u of door de eigenaar
samengesteld informatiepakket over het object,
evenals plaatselijke brochures, zijn hierbij zeer
nuttig.
Een probleemloos vertrek garanderen.
Vertrek. In overeenstemming met de contractvoorwaarden
is de klant verplicht om uiterlijk om 10.00
uur te vertrekken. Spreek alstublieft vooraf met de
klant de precieze vertrektijd af, zodat u de vertrekcontrole
uit kunt voeren en de bijkomende kosten af
kunt rekenen.
Eindschoonmaak. De volgende gast komt al heel
snel. Controleer eerst de algemene toestand en
controleer vooral de inventaris. Gebruik ook hierbij
de checklist. Een grondige eindschoonmaak is de
belangrijkste stap voor een probleemloze aankomst
van de volgende gast.
Problemen. Wanneer zich problemen voordoen tijdens
het verblijf van de gasten of daarbuiten dient
u direct op te treden en eventueel de eigenaar in
kennis te stellen van noodzakelijke reparaties en/
of vervanging. Alle defecten dienen binnen 48 uur te
worden hersteld. De klant heeft een wettelijk recht
op een onbeschadigde woning en bijbehorende
aanwezige voorzieningen.
5

Tevreden gasten:
Hoe nauwkeuriger u de voorzieningen controleert,
hoe tevredener uw gast zal zijn.
Belangrijke informatie voor u.
Externe invloeden. Voorzover er buitengewone
omstandigheden optreden (bouwwerkzaamheden,
sluiting van voorzieningen of andere bouwwerkzaamheden
in het complex/omgeving) die de vakantie
direct kunnen beïnvloeden, dan dient u dit direct
door te geven aan de eigenaar en aan Interhome,
zodat wij de klanten op tijd kunnen informeren.
Klanteninformatie. Interhome heeft een algemeen
gasteninformatieblad met de belangrijkste informatie/regels
samengesteld. Dit informatieblad
geeft aanwijzingen over het gebruik van het zwembad,
beschadigingen, afvalscheiding en afvalkosten,
woningoverdracht, enz. U kunt dit informatieblad
krijgen bij uw Interhome kantoor.
Vergoeding. Voor uw functie als sleutelhouder dient
u een vergoeding te ontvangen. De vergoeding voor
uw beheer van de woning (inventaris en seizoenscontroles)
en uw inspanningen bij het ontvangen
van klanten dient door de eigenaar in onderling
overleg met u betaald te worden. Wij zijn u daar
graag bij behulpzaam. De door u geleverde diensten
als eindschoonmaak en de was doen kunnen door
Interhome direct aan u worden betaald.
Afwezigheid. Indien u een keer verhinderd bent,
zorg dan alstublieft voor een vervanger voor een
probleemloze sleuteloverdracht. Indien dat niet
mogelijk is of u bent langdurig afwezig, informeer
dan alstublieft de eigenaar of Interhome, zodat in
deze tijd geen reserveringen worden geboekt.
6
Jaarlijks uit te voeren controles.
Vóór het begin van het seizoen. Grondige reiniging
van het huis evenals het reinigen van de matrassen,
bedden, kussens, dekens, gordijnen, tapijten enz.
Het vervangen van kapotte en versleten inventaris
(voorstellen hiertoe dienen al aan het eind van het
voorgaande seizoen te worden gedaan).
Eind van het seizoen. De vakantiewoning dient
nauwkeurig te worden gecontroleerd. U dient te
letten op het niet functioneren van stroom/water
(eventueel verwarming) en het sluiten van alle
ramen en jaloezieën. De inventaris, evenals de algemene
toestand en de toestand van het linnengoed
dient te worden gecontroleerd. Over eventuele reparaties,
noodzakelijke ver beteringswerkzaamheden
en vervangingsvoorstellen (zoals kapotte meubels/
apparaten, versleten meubel bekleding, nieuw linnengoed
en bestek, nieuwe douchegordijnen, niet
sluitende vensters, schimmelplekken enz.) evenals
vermiste of gestolen inventaris dient de eigenaar te
worden geïnformeerd, zodat de nodige werkzaamheden
(schilderwerk, timmerwerk enz.) voor het
begin van het seizoen kan worden uitgevoerd.
De lijst met de jaarlijkse controle kan u hierbij helpen
en de belangrijkste aandachtspunten aanduiden.
Tip: Onze ervaring is dat veel eigenaars deze jaarlijkse
controle zelf uitvoeren. Bespreek daarom
de controle met de eigenaar om de noodzakelijke
werkzaamheden te coördineren.

Hartelijk dank:
Een probleemloos gastenverblijf is alleen
mogelijke dankzij uw persoonlijke inzet.
Geachte sleutelhouder,
geachte sleutelhoudster,
Hartelijk dank dat u de tijd heeft genomen om deze
brochure te lezen.
Wij hebben in deze brochure veel taken en gedeeltelijk
ook voorwaarden opgesomd voor een optimaal
beheer. Zoals gezegd is dit een taak met veel
verantwoordelijkheid. Zonder uw persoonlijke inzet
kan een probleemloze verzorging van de gasten en
het object niet worden gegarandeerd. Daarom dus
nogmaals hartelijk dank voor uw inzet.
Voor eventuele vragen kunt u altijd bij uw plaatselijke
Interhome kantoor terecht.
Wij wensen u veel succes.
Uw Interhome Team
7

Interhome wereldwijd.
Oostenrijk +43 Tel 512 34 40 91
einkauf@interhome.at Fax 512 34 40 93
Zwitzerland +41 Tel 043 810 91 91
einkauf.schweiz@interhome.ch Fax 043 810 91 92
Tsjechië | Slowakije +42 Tel 02 22 323 323
production@interhome.cz Fax 02 34 322 709
Duitsland +49 Tel 02421 12 20
einkauf@interhome.de Fax 02421 12 21 99
Spanje | Portugal +34 Tel 93 409 05 23
propietari@interhome.es Fax 93 409 04 93
Frankrijk +33 Tel 01 53 36 60 20
proprietaires@interhome.fr Fax 01 53 36 59 94
Italië +39 Tel 02 48 39 14 40
produzione.italia@interhome.it Fax 02 48 39 14 37
8
Uw Interhome-aanspreekpunt:
Groot-Brittannië |
Ierland +44 Tel 020 8780 6633
Fax 020 8780 6631
production.twickenham@interhome.co.uk
Nederland | België |
Luxemburg +31 Tel 070 41 41 000
production@interhome.nl Fax 070 41 41 041
Polen +48 Tel 022 642 23 84
production@interhome.pl Fax 022 651 72 81
Verenigde Staten +1 Tel 954 791 82 82
info@interhome.us Fax 954 791 85 22
Kroatië +385 Tel 51 276 715
interhome@abc.hr Fax 51 274 205
Hongarije +36 Tel 309 746 411
interhome@upcmail.hu Fax 87 482 486