infobundel - co 7

6 Lokale steun
Te leveren door de gemeente
geactualiseerd plan
administratieve gegevens grafvergunningen (datum aankoop, wie er begraven,…)
centraal punt
logistieke ondersteuning
De basis van het onderzoek wordt gevormd door de identificatie van het grafteken. Vandaar het
groot belang om te starten met een goed en geactualiseerd plan en met accurate administratieve
informatie over de grafvergunningen. Op systematische wijze worden dan de basisgegevens
genoteerd, zoals naam, ligging, relatieve datering. Dat is nodig om foto’s en opschriften op te nemen,
alsook de diverse aspecten die het grafteken karakteriseren. Dit is dan de basis om biografische en
historische gegevens in te zamelen, om de achterliggende verhalen boven te halen.
Belangrijk is dat er een centrale plaats wordt opgegeven waar de vrijwilligers terecht kunnen om te
kopiëren, te vergaderen, de laatste versie van de databank te consulteren enz. , bij voorkeur is deze
ook in het weekend (vb zaterdag) beschikbaar.
Vrijwilligers worden gemotiveerd door de steun die ze voelen vanuit de gemeente. Dat kan gaan van
kleine praktische zaken tot beslissingen op het niveau van het beleid; kopies die vlot worden
verstrekt, vrij vlotte toegang tot zalen waar mogelijk informatie berust, klimop die wordt verwijderd
door de stedelijke diensten na de melding dat het de graven schade toebrengt (vb. uit Poperinge),
enz. Ook het vooruitzicht van een beheersfase, waarvoor de studie de basis zal vormen, werkt
stimulerend.
Vooral de samenwerking met het lokale stadsarchief en met heemkringen kan positief zijn.
De vrijwilligers kregen een onkostenvergoeding aangeboden van de stad Poperinge. De
onderzoekers startten met veel enthousiasme en gedrevenheid, voor hen werd die bijdrage ervaren
als een werkelijke steun.
Zicht op toekomst
Al doende verwerven deze vrijwilligers een zekere expertise op hun onderdeel, en geraken ze op
elkaar ingespeeld. Het is belangrijk dat hiermee rekening gehouden wordt en dat men vb. niet enkele
jaren wacht alvorens dergelijk project voort te zetten op andere begraafplaatsen van de gemeente,
want dan moet het hele proces opnieuw worden in gang gezet.
Een project kan over een aantal jaren lopen, op achtereenvolgens meerdere begraafplaatsen. Daar
kan best een rustpauze tussen, met het vooruitzicht dat de opgebouwde ervaring verder zal van pas
komen.
13