Handreiking beveiligingsafstemming Vitaal en Overheid (BAVO)

Het NAVI beveelt aan het plan BAVO formeel te bekrachtigen in een convenant.
Borging van de vertrouwelijkheid van gedeelde gegevens
Om de vertrouwelijkheid van de beveiligingsplannen te beschermen, moet van tevoren worden vastgelegd hoe
alle partijen met de gedeelde informatie omgaan. Een van de voorwaarden is dat de kring van mensen waarbinnen
de vertrouwelijke informatie wordt gedeeld beperkt blijft. Voor een bredere verspreiding van informatie kan alleen
gebruik worden gemaakt van gegeneraliseerde gegevens. Neem in het plan BAVO op hoe de vertrouwelijkheid
geborgd is en welke functionarissen toegang hebben tot welke informatie.
Beschrijving van de relatie van een plan BAVO met andere plannen
Stem interne en externe plannen die een relatie met een plan BAVO hebben zo veel mogelijk op elkaar af. Let daarbij
ook op het gebruik van dezelfde terminologie. Het gaat daarbij overigens niet alleen om beveiligingsplannen maar
ook om andere plannen waarin afspraken gemaakt zijn over samenwerking en afstemming bij incidenten en calamiteiten.
Wordt dit niet gedaan, dan is tijdens een (dreigende) crisissituatie de kans op verwarring en vergissing zeker
aanwezig.
Enkele voorbeelden van andere plannen zijn:
- Het binnen de gemeente/veiligheidsregio geldende Rampen- of Crisisplan;
- Een voor de locatie opgesteld rampenbestrijdingsplan;
- Een safetyplan;
- Bedrijfshulpverleningsplannen.
Geef in het plan BAVO aan hoe alle plannen op elkaar zijn afgestemd.
Afstemming van de externe communicatie
Neem in het plan BAVO afspraken op over de manier waarop de betrokken partijen omgaan met berichtgeving naar
buiten. Ook als er afgesproken wordt niets naar buiten te communiceren, moet dit worden vastgelegd.
Aanleidingen om te communiceren kunnen zijn: het moment van vaststellen van het plan BAVO, als er oefeningen
en testen plaatsvinden en bij beveiligingsincidenten en de respons daarop. Van invloed kan zijn of de activiteiten
voor ‘externen’ waarneembaar zijn. Als dat zo is, kunnen de partijen beter vooraf zelf naar buiten treden, zodat de
regie over de communicatie zo veel mogelijk in eigen hand blijft.
Houd bij de inrichting van de communicatie rekening met communicatie van andere partijen. Bijvoorbeeld de communicatie
van het college van Burgemeester en Wethouders met de gemeenteraad of de voorlichting van het bedrijf
aan klanten in de reguliere situatie. Of in de opschalings- en responsfase bijvoorbeeld in het kader van de alertering
of crisisbeheersing. Zo zal bij alertering voor een terroristische dreiging ook de minister van Justitie via de media
gaan communiceren.
Afspraken over de implementatie en het oefenen
Als een plan BAVO op papier staat, moeten de personen die een rol hebben in de uitvoering bekend zijn met een
plan. Zij moeten weten wat hun taken en verantwoordelijkheden zijn. De instructie van medewerkers en leidinggevenden
is daarom een onderdeel van het implementatietraject. Zet daarnaast de afspraken zo veel mogelijk om in
procedures en protocollen die op meldkamers, regiecentra en dergelijk voorhanden zijn. Zorg ook dat deze partijen
de procedures in hun systemen verwerken.
Besteed tijdens opleidingen, trainingen, oefeningen en testen aandacht aan beveiligingsactiviteiten en aan de activiteiten
die bij hogere dreigingen aan de orde komen. In de meerjaren Opleidingenkalenders en de jaarkalenders
van het bedrijf en de politie wordt dit opgenomen. Geef in een plan BAVO aan op welke wijze de partijen dit gaan
inrichten.
11