8 - Verbouw van het gemeentekantoor - Raad Achtkarspelen
8 - Verbouw van het gemeentekantoor - Raad Achtkarspelen
8 - Verbouw van het gemeentekantoor - Raad Achtkarspelen
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Aan de Gemeenteraad<br />
<strong>Raad</strong><br />
Status<br />
Punt no.<br />
:<br />
:<br />
:<br />
11 juni 2009<br />
Besluitvormend<br />
8<br />
V:\raadsvergaderingen\<strong>Raad</strong> 2009\11 juni\word\8 - <strong>Verbouw</strong> <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong>.doc<br />
Onderwerp<br />
:<br />
<strong>Verbouw</strong> <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong><br />
Korte toelichting<br />
De gemeenteraad heeft op 27 maart 2008 besloten voor de verbouw <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong><br />
scenario 2C geheel uit te laten werken door <strong>het</strong> college <strong>van</strong> burgemeester en wethouders,<br />
inclusief bestektekeningen en bouwbegroting. In haar vergadering <strong>van</strong> 14 mei 2009 heeft de<br />
gemeenteraad opiniërend gesproken over <strong>het</strong> uitgewerkte voorstel. De vragen die tijdens deze<br />
opiniërende behandeling naar voren zijn gebracht worden zoveel mogelijk in dit document<br />
beantwoord.<br />
Het college nodigt de raad uit de toelichting op <strong>het</strong> benodigde krediet, de duurzaamheidvarianten<br />
en de bijdrage die de verbouw levert aan een goede en efficiënte bedrijfsvoering<br />
nadrukkelijk bij haar overwegingen te betrekken. Het doel is om <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong> om te<br />
vormen tot een open en extern gericht ‘huis der gemeente’, dat een ontmoetingsplaats vormt<br />
voor alle inwoners <strong>van</strong> de gemeente, de band tussen politiek, bestuur en burger versterkt en<br />
voldoet aan huidige en toekomstige eisen. Het college is <strong>van</strong> opvatting dat <strong>het</strong> ontwerp een<br />
duurzame oplossing biedt voor <strong>het</strong> politiek-bestuurlijke en publieke functioneren <strong>van</strong> de<br />
gemeente <strong>Achtkarspelen</strong>.<br />
Nadere toelichting<br />
De gemeenteraad heeft op 27 maart 2008 besloten voor de verbouw <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong><br />
scenario 2C geheel uit te laten werken door <strong>het</strong> college <strong>van</strong> burgemeester en wethouders,<br />
inclusief bestektekeningen en bouwbegroting. In zijn vergadering <strong>van</strong> 14 mei 2009 heeft de<br />
gemeenteraad opiniërend gesproken over <strong>het</strong> uitgewerkte voorstel. De vragen die tijdens deze<br />
opiniërende behandeling naar voren zijn gebracht worden zoveel mogelijk in dit document<br />
beantwoord.<br />
Twee varianten scenario 2C<br />
Kan er naast de gepresenteerde uitwerking <strong>van</strong> <strong>het</strong> scenario 2C in <strong>het</strong> voorstel ook een variant<br />
uitgewerkt worden die sluit op de eerder gepresenteerde globale kostenraming <strong>van</strong><br />
€ 2.705.000,- welke verhoogd mag worden met een index?<br />
In model 2c is destijds uitgegaan <strong>van</strong> een investering <strong>van</strong> € 2.705.000,-. De raming ging<br />
destijds uit <strong>van</strong> een start <strong>van</strong> de bouw eind 2008. Dit rechtvaardigt op dit moment een<br />
indexering <strong>van</strong> € 50.000,-. Hierbij moet in ogenschouw worden gehouden, dat de bouwkosten<br />
worden geraamd op basis <strong>van</strong> reële eenheidsprijzen, waarbij de invloed <strong>van</strong><br />
marktomstandigheden wordt uitgevlakt.<br />
De huidige raming sluit op € 3.020.000,-. Het verschil tussen de vorige en deze raming valt voor<br />
een deel te verklaren doordat de eerste raming gebaseerd is op een globale sc<strong>het</strong>s met<br />
eenheidsprijzen per m2 of m3 en de huidige raming gebaseerd is op een uitgewerkt ontwerp<br />
waarbij de bedragen aan onderdelen zijn gekoppeld.
<strong>Raad</strong> : 11 juni 2009 Punt no.: 8 Blad: 2<br />
Daarnaast zijn er een aantal aspecten te benoemen die afwijken <strong>van</strong> <strong>het</strong> eerder gepresenteerde<br />
scenario 2C en bijbehorende Programma <strong>van</strong> Eisen (PVE). Deze zijn benoemd in <strong>het</strong><br />
raadsvoorstel voor de opiniërende behandeling op 14 mei 2009.<br />
Eén <strong>van</strong> deze aspecten betreft de stijging <strong>van</strong> <strong>het</strong> functioneel programma met 40 m2. Dit heeft<br />
mede te maken met <strong>het</strong> aansluiten <strong>van</strong> de nieuwbouw op de bestaande bouw. Het huidige<br />
ontwerp sluit beter aan op de bestaande bouw en maakt een beter gebruik <strong>van</strong> de bestaande<br />
inefficiënt gebruikte m2 zoals de centrale hal. Daarnaast maakt een stuk gevel <strong>van</strong> de<br />
bestaande bestuursvleugel nu deel uit <strong>van</strong> <strong>het</strong> ontwerp wat in scenario 2C niet <strong>het</strong> geval was.<br />
Ook is de invulling en de inrichting <strong>van</strong> <strong>het</strong> werkpunt toegevoegd aan <strong>het</strong> ontwerp. Dit maakte<br />
geen onderdeel uit <strong>van</strong> scenario 2C maar kan niet zondermeer geschrapt worden. De verhoging<br />
<strong>van</strong> <strong>het</strong> budget door de stijging <strong>van</strong> <strong>het</strong> functioneel programma komt dus niet zo snel in beeld<br />
om te schrappen.<br />
Er zijn mogelijkheden om (met handhaving <strong>van</strong> de uitgangspunten zoals destijds in scenario 2C<br />
aangenomen) terug te gaan naar <strong>het</strong> investeringsniveau <strong>van</strong> €2.705.000,- zonder grote ontwerp<br />
aanpassingen. Er worden in dat geval keuzes gemaakt die op onderdelen de functionaliteit<br />
beperken. De bezuinigingen worden in eerste instantie gezocht bij zaken die geen onderdeel<br />
uitmaakten <strong>van</strong> scenario 2C.<br />
Raming scenario 2C € 3.020.000<br />
Aanpassing Consequentie<br />
Vervallen multimedia en € 70.000<br />
bestaande installatie meenemen (zoals in<br />
geluidsinstallatie <strong>Raad</strong>zaal<br />
2c)<br />
Vervallen beveiligingsvoorzien. € 65.000<br />
bestaande pasjessysteem in tact laten en<br />
(excl. Burgerzaken)<br />
papieren registratie bezoekers<br />
Vervallen aanpassing keuken € 50.000<br />
niet voldoen aan hygiëne eisen; tijdelijke<br />
voorzieningen treffen<br />
Vervallen multifunctionele € 80.000<br />
Inleveren <strong>van</strong> functionaliteit; verder weg<br />
raadszaalruimten (´skyboxen´)<br />
gelegen ruimten zoeken voor gebruik<br />
(waaronder fractiekamers)<br />
-/- € 265.000<br />
stichtingskosten na correctie € 2.755.000<br />
Scenario 2C € 2.705.000<br />
index € 50.000<br />
V:\raadsvergaderingen\<strong>Raad</strong> 2009\11 juni\word\8 - <strong>Verbouw</strong> <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong>.doc<br />
€<br />
2.755.000<br />
Zoals eerder is aangegeven is in de raming gerekend met reële bouwkosten en is er geen<br />
rekening gehouden met een eventuele marktwerking. Feit is echter dat de prijzen in met name<br />
de bouwsector op dit moment erg onder druk staan en er grote kans bestaat op een<br />
aanbestedingsvoordeel. Indien gekozen wordt om scenario 2C uit te voeren met een<br />
taakstellend budget <strong>van</strong> € 2.755.000, wil <strong>het</strong> college <strong>van</strong> burgemeester en wethouders<br />
voorstellen een eventueel aanbestedingsvoordeel aan te wenden om alsnog de<br />
bovengenoemde geschrapte maatregelen uit te voeren indien deze binnen <strong>het</strong> taakstellend<br />
budget zijn op te <strong>van</strong>gen. Bij de verdere planuitwerking zullen dan in eerste instantie alle<br />
maatregelen besteksmatig wel worden meegenomen. Na aanbesteding zullen deze punten<br />
worden uitgevoerd, afhankelijk <strong>van</strong> de vraag of deze binnen <strong>het</strong> taakstellend budget vallen.<br />
Indien <strong>het</strong> aanbestedingsvoordeel niet toereikend is om alle geschrapte maatregelen alsnog uit<br />
te voeren, zal <strong>het</strong> college een afweging maken welke maatregelen dan wel gehonoreerd<br />
worden.
<strong>Raad</strong> : 11 juni 2009 Punt no.: 8 Blad: 3<br />
Toekomst in de Wâlden<br />
Hoe past de verbouwing binnen de conclusies in <strong>het</strong> rapport Toekomst in de Wâlden. Met<br />
andere woorden: is <strong>het</strong> verantwoord om nu geld uit geven aan een uitbreiding <strong>van</strong> <strong>het</strong><br />
gemeentehuis?<br />
Binnen de raad lijkt zich een meerderheid af te tekenen voor een intensievere gemeentelijke<br />
samenwerking met Tytsjerksteradiel en Kollumerland c.a. Die samenwerking is geen opmaat<br />
naar een fusie <strong>van</strong> twee of meer gemeenten. De bestuurskracht <strong>van</strong> <strong>Achtkarspelen</strong> wordt sterk<br />
genoeg geacht om de ambities en gemeentelijke taken alleen of samen met andere gemeenten<br />
uit te voeren. Mochten externe factoren, die buiten de invloedssfeer <strong>van</strong> de gemeenteraad<br />
liggen, een fusie onontkoombaar maken, dan is die pas op zijn vroegst over 7 tot 10 jaar te<br />
verwachten. In 2011 zijn de volgende verkiezingen <strong>van</strong> de Provinciale Staten. Mocht dit leiden<br />
tot een andere visie op gemeentelijke herindelingen binnen de Provincie, dan is de verwachting<br />
dat dit op zijn vroegst in de loop <strong>van</strong> de nieuwe ambtstermijn <strong>van</strong> de provinciale staten zal<br />
gebeuren. Bij een gemeentelijke herindeling zal hiervoor de Wet algemene regels gemeentelijke<br />
herindeling (Wet Arhi) gevolgd moeten worden. Deze wet regelt <strong>het</strong> proces en de gevolgen <strong>van</strong><br />
een gemeentelijke herindeling en schrijft voor welke procedureregels hierbij in acht genomen<br />
moeten worden. Een dergelijke procedure heeft een doorlooptijd <strong>van</strong> minimaal twee jaar.<br />
Uitstel <strong>van</strong> een besluit tot verbouw <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong>, tot er absoluut helderheid is wat<br />
er op <strong>het</strong> punt <strong>van</strong> herindeling of fusie gebeurt, is niet redelijk. Proberen hierop te anticiperen<br />
door een hele beperkte verbouwing uit te voeren, leidt niet tot de beoogde doelstellingen op <strong>het</strong><br />
gebied <strong>van</strong> dienstverlening, veiligheid, en arbo. Bovendien leidt een dergelijke beslissing tot<br />
kapitaalvernietiging aangezien <strong>het</strong> ontwerpproces dan opnieuw gestart kan worden.<br />
Duurzaamheid<br />
Kunnen de investeringen <strong>van</strong> de genoemde maatregelen in <strong>het</strong> kader <strong>van</strong> duurzaamheid binnen<br />
de gestelde termijnen terugverdiend worden?<br />
De genoemde maatregelen hebben zowel betrekking op de nieuwbouw als <strong>het</strong> bestaande<br />
gemeentehuis. De maatregelen hebben <strong>het</strong> meeste effect bij toepassing op <strong>het</strong> bestaande<br />
gemeentehuis omdat daar relatief gezien de meeste ‘winst’ is te behalen. In vergelijking met de<br />
toe te passen installaties in de nieuwbouw worden in <strong>het</strong> bestaande gemeentehuis nog vaak<br />
relatief verouderde installaties en toepassingen gebruikt. In <strong>het</strong> bestaande gemeentehuis<br />
worden nu al (exploitatie)kosten gemaakt die een stuk lager zullen uitvallen bij toepassing <strong>van</strong><br />
de genoemde maatregelen. Door deze lagere exploitatiekosten kunnen de investeringen in 8<br />
jaar terugverdiend worden.<br />
Omdat <strong>het</strong> moeilijk is om op korte termijn dit inzichtelijk te maken stellen we voor om <strong>het</strong><br />
concept duurzaam gedetailleerder uit te werken binnen de gestelde kaders <strong>van</strong> een budget <strong>van</strong><br />
€ 350.000 en een terugverdientijd <strong>van</strong> 8 jaar. De uitwerking zal bestaan uit een vertaling naar<br />
concrete maatregelen met bijbehorende investeringen en onderbouwde terugverdientijden die<br />
passen binnen de gestelde kaders. Voorgesteld wordt om de gemeenteraad deze uitwerking te<br />
verstrekken alvorens tot uitvoering wordt overgegaan.<br />
Fractiekamers<br />
Waar komen de fractiekamers en over welke voorzieningen kunnen de fracties beschikken?<br />
In <strong>het</strong> Programma <strong>van</strong> Eisen is aangegeven dat er geen specifieke fractiekamers gerealiseerd<br />
zullen worden puur en alleen als fractiekamer. Er is beschreven dat dit gecombineerd zou<br />
moeten worden met andere functionaliteiten, waarbij vooral valt te denken aan de nieuwe<br />
vergaderruimten. De vergaderruimten kunnen overdag worden gebruikt voor diverse vormen<br />
<strong>van</strong> overleg, zowel met burgers, derden als collega’s. En in de avonduren kunnen deze<br />
faciliteiten eveneens worden gebruikt voor fractieoverleg e.d.<br />
V:\raadsvergaderingen\<strong>Raad</strong> 2009\11 juni\word\8 - <strong>Verbouw</strong> <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong>.doc
<strong>Raad</strong> : 11 juni 2009 Punt no.: 8 Blad: 4<br />
Uitgangspunt bij de planuitwerking is een efficiënt ruimtegebruik, waarbij zoveel mogelijk<br />
dubbelfuncties aan ruimten worden toegekend. Een goed voorbeeld hier<strong>van</strong> zijn de<br />
multifunctionele raadszaalruimten (´skyboxen´). Deze zijn geschikt als (1) tribune voor publiek<br />
tijdens (raads)vergaderingen, (2) vergaderruimten, (3) fractiekamers en (4) als<br />
stiltewerkplekken. Bij <strong>het</strong> ontwerp is rekening gehouden met <strong>het</strong> beschikbaar zijn <strong>van</strong><br />
vergaderruimten in de avondsituaties. Om kosten technische redenen is afgezien <strong>van</strong> <strong>het</strong><br />
toevoegen <strong>van</strong> specifieke fractiekamers. De ruimten die ook als fractiekamers kunnen dienen<br />
zullen hiervoor uitgerust worden met de gewenste voorzieningen. Hierbij valt, naast de<br />
aanwezigheid <strong>van</strong> een afsluitbare kast, ook te denken aan bijvoorbeeld digitale<br />
netwerkfaciliteiten. Op bijlage 1 is in <strong>het</strong> ontwerp aangegeven welke ruimten gebruikt kunnen<br />
worden als fractiekamer.<br />
Indien wordt afgezien <strong>van</strong> de multifunctionele raadszaalruimten, dan zal mogelijk elders in <strong>het</strong><br />
gebouw ruimte voor fractie overleg gevonden moeten worden.<br />
Werkgroep Ruimte voor de <strong>Raad</strong><br />
Wat is er gedaan met de input <strong>van</strong>uit de werkgroep Ruimte voor de raad?<br />
De werkgroep ‘Ruimte voor de raad’ wordt ondersteund door de griffier en voorziet de<br />
Stuurgroep verbouw <strong>gemeentekantoor</strong>, net als de andere gevormde werkgroepen, <strong>van</strong> wensen<br />
en adviezen die bij <strong>het</strong> ontwerp <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong> betrokken konden worden. Zo heeft<br />
de werkgroep ruimte voor de <strong>Raad</strong> middels haar notitie d.d. 25 september 2008 haar input<br />
geleverd voor <strong>het</strong> programma <strong>van</strong> eisen (zie bijlage 2). De inhoud <strong>van</strong> dit document is verwerkt<br />
in <strong>het</strong> ontwerp en derhalve is er gehoor gegeven aan de geformuleerde uitgangspunten.<br />
Bij de bespreking <strong>van</strong> <strong>het</strong> integrale ontwerp zijn door de werkgroep wensbeelden naar voren<br />
gebracht ten aanzien <strong>van</strong> openheid en uitstraling. Deze opmerkingen zijn in samenhang met<br />
andere bepalende factoren gewogen en hebben niet tot een aanpassing <strong>van</strong> <strong>het</strong> ontwerp<br />
geleid. Zoals in <strong>het</strong> opiniërende raadsvoorstel <strong>van</strong> 14 mei 2009 is aangegeven, heeft de<br />
stuurgroep, in de afweging <strong>van</strong> alle met <strong>het</strong> ontwerp gemoeide belangen, moeten vaststellen<br />
dat de mogelijkheid zich niet voordoet. Naast <strong>het</strong> feit dat <strong>het</strong> onwenselijk is om aan de zuidzijde<br />
veel glas toe te passen in verband met opwarming en lichthinder is <strong>het</strong> nodig om de facilitaire<br />
ruimten (berging, toiletten, techniek en garderobe) een plek te geven in <strong>het</strong> ontwerp. Er is voor<br />
gekozen om de gewenste transparante uitstraling richting <strong>het</strong> stationsgebied te projecteren. Op<br />
16 maart is <strong>het</strong> ontwerp in de centrale commissie <strong>van</strong> Hûs en Hiem als voorontwerp besproken.<br />
Hûs en Hiem onderschrijft de uitgangspunten <strong>van</strong> <strong>het</strong> ontwerp op dit terrein door aan te geven<br />
dat <strong>het</strong> wenselijk is om de gevel langs de entree een rustige uitstraling te geven.<br />
Het College vindt <strong>het</strong> zeer spijtig, dat niet aan alle wensen tegemoet is kunnen komen, maar<br />
spreekt uit, dat <strong>het</strong> huidige ontwerp kwalitatief hoogwaardig is. Bij de verdere uitwerking <strong>van</strong> <strong>het</strong><br />
ontwerp en <strong>het</strong> interieur zal de mening <strong>van</strong> de diverse werkgroepen, waaronder de werkgroep<br />
Ruimte voor de <strong>Raad</strong>, nog steeds een grote rol blijven spelen.<br />
Wethoudersterras<br />
De aanduiding wethoudersterras heeft een negatieve klank, is deze wel echt nodig?<br />
Het terras boven de foyer is ontstaan <strong>van</strong>uit de daglichteisen voor de werkkamers <strong>van</strong> de<br />
Wethouders. De term wethoudersterras is een ongelukkig gekozen werktitel in de nu<br />
voorliggende ontwerpen. Het terras zal voor iedereen bereikbaar zijn <strong>van</strong>af de verdieping/gang,<br />
waardoor deze ook in de avondsituaties als buitenruimte kan worden benut. Het laten vervallen<br />
<strong>van</strong> dit terras is <strong>van</strong>wege de daglichteisen geen mogelijkheid.<br />
BTW-compensatiefonds<br />
De genoemde bedragen zijn allemaal excl. BTW. In hoeverre is rekening gehouden met <strong>het</strong><br />
BTW-compensatiefonds zodat er later geen vervelende claims kunnen komen?<br />
V:\raadsvergaderingen\<strong>Raad</strong> 2009\11 juni\word\8 - <strong>Verbouw</strong> <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong>.doc
<strong>Raad</strong> : 11 juni 2009 Punt no.: 8 Blad: 5<br />
De BTW is voor 5% kostenverhogend voor <strong>het</strong> project. De overige BTW is compensabel danwel<br />
verrekenbaar. Voor de verbouw betekent dit dat 5% <strong>van</strong> de BTW kostenverhogend is. Dat houdt<br />
in dat er op <strong>het</strong> totale krediet voor een bedrag <strong>van</strong> 26.000 a 28.000 euro aan kostenverhoging<br />
meegenomen moet worden. Dit bedrag is reeds meegenomen in de gepresenteerde<br />
kostenramingen.<br />
Lokale en regionale bedrijven<br />
Is <strong>het</strong> mogelijk om lokale en regionale bedrijven te betrekken bij de uitvoering <strong>van</strong> de<br />
werkzaamheden?<br />
De werkzaamheden <strong>van</strong> de verbouw <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong> zullen conform <strong>het</strong> geldende<br />
gemeentelijke aanbestedingsbeleid worden aanbesteed. Dit houdt in dat <strong>het</strong> bouwkundige en<br />
installatietechnische gedeelte openbaar aanbesteed wordt. Bij een dergelijke procedure hebben<br />
lokale en regionale bedrijven evenveel kans dan andere partijen. Binnen de geldende vereisten<br />
zal <strong>het</strong> college zich inspannen zoveel mogelijk regionale ondernemers in de gelegenheid te<br />
stellen aan de nieuwbouw deel te nemen. Ook zal <strong>het</strong> college bezien welke selectiecriteria en<br />
wegingsfactoren in de bestekken moeten worden opgenomen om in een goede prijskwaliteitverhouding<br />
te voorkomen dat er onnodige belemmeringen worden opgeworpen voor<br />
regionale ondernemers. De geschiktheidseisen en inschrijvingsvereisten kunnen zo vorm<br />
gegeven worden dat de markt voor iedereen, dus ook voor de kleine(re) bedrijven toegankelijk<br />
is/wordt.<br />
Verdere procedure<br />
Indien de raad instemt met de verbouw <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong> zal ook direct hiervoor de<br />
ruimtelijke procedure worden gestart. Deze procedure zal parallel lopen met de<br />
bouwvergunningprocedure. Om eventuele bezwaren in een vroeg stadium te onderkennen en<br />
waar mogelijk hieraan tegemoet te komen zijn de plannen op voorhand besproken met de<br />
omwonenden.<br />
Zoals <strong>het</strong> nu lijkt kan de ruimtelijke procedure dit jaar worden afgerond waardoor er dit jaar nog<br />
kan worden aanbesteed. De geplande uitvoering start dan voorjaar 2010 en met een bouwtijd<br />
<strong>van</strong> ongeveer driekwart jaar zou de verbouw eind 2010 opgeleverd kunnen worden.<br />
Conclusie<br />
Het gemeentebestuur heeft in “Gewogen Ambitie” haar visie en doelstellingen voor de<br />
raadsperiode 2006 – 2010 geformuleerd. Een sterk verbeterde dienstverlening aan burgers en<br />
modernisering <strong>van</strong> de ICT-toepassingen en de publieksbalie zijn belangrijke prioriteiten deze<br />
collegeperiode. Het gemeentebestuur constateert daarnaast dat <strong>het</strong> Rijk steeds meer<br />
uitvoerende en dienstverlenende taken bij gemeentes neerlegt (decentralisering). Scherpere<br />
wettelijke eisen stellen verder nieuwe voorwaarden aan de fysieke werkomgeving in <strong>het</strong><br />
<strong>gemeentekantoor</strong>.<br />
Al met al kan worden geconcludeerd dat er een aantal aspecten zijn die noodzakelijk zijn om<br />
uit te voeren:<br />
• Het verbeteren <strong>van</strong> de dienstverlening: <strong>het</strong> KlantContactCentrum;<br />
• Wettelijke eisen (veiligheid <strong>van</strong> burgers en personeel, ARBO);<br />
• Nijpend tekort aan vergader- en overlegruimten.<br />
Een aantal wenselijke aspecten zijn <strong>het</strong> kunnen ont<strong>van</strong>gen en faciliteren <strong>van</strong> grotere groepen,<br />
<strong>het</strong> verbeteren <strong>van</strong> de functionaliteit <strong>van</strong> de raadszaal, <strong>het</strong> creëren <strong>van</strong> een multifunctionele<br />
vergaderruimte die o.a. is te gebruiken als raadszaal. Aan al deze aspecten wordt aandacht<br />
besteed in <strong>het</strong> onderliggende ontwerp.<br />
Het gemeentebestuur heeft duidelijk de koers uitgezet naar een meer vraaggestuurd<br />
opererende gemeentelijke organisatie en de daarbij passende (digitale) dienstverlening.<br />
Verdere vertraging kan voor <strong>het</strong> gemeentelijk functioneren vitale en met elkaar samenhangende<br />
processen in een negatieve spiraal brengen.<br />
V:\raadsvergaderingen\<strong>Raad</strong> 2009\11 juni\word\8 - <strong>Verbouw</strong> <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong>.doc
<strong>Raad</strong> : 11 juni 2009 Punt no.: 8 Blad: 6<br />
Het doel is om <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong> om te vormen tot een transparant en meer naar buiten<br />
gericht ‘huis der gemeente’, dat een ontmoetingsplaats vormt voor alle inwoners <strong>van</strong> de<br />
gemeente, de band tussen politiek, bestuur en burger versterkt en voldoet aan huidige en<br />
toekomstige eisen.<br />
Voorstel<br />
Het college stelt de raad voor <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong> te verbouwen volgens <strong>het</strong> onderliggende<br />
ontwerp en <strong>het</strong> daarvoor benodigde krediet (afhankelijk <strong>van</strong> de gekozen variant) beschikbaar te<br />
stellen. Hierdoor wordt de functionaliteit <strong>van</strong> <strong>het</strong> gemeentehuis en de kwaliteit <strong>van</strong> de publieke<br />
dienstverlening aan burgers aanzienlijk verbeterd, conform de ambitie die <strong>het</strong> gemeentebestuur<br />
in Gewogen Ambitie heeft uitgesproken. Het college beveelt de raad aan de kosten, de<br />
duurzaamheid en de bijdrage aan een goede en efficiënte bedrijfsvoering nadrukkelijk bij haar<br />
overwegingen te betrekken. Het doel is om <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong> om te vormen tot een open en<br />
extern gericht ‘huis der gemeente’, dat een ontmoetingsplaats vormt voor alle inwoners <strong>van</strong> de<br />
gemeente, de band tussen politiek, bestuur en burger versterkt en voldoet aan huidige en<br />
toekomstige eisen.<br />
Indien gekozen wordt om scenario 2C uit te voeren met een taakstellend budget <strong>van</strong> €<br />
2.755.000, wil <strong>het</strong> college <strong>van</strong> burgemeester en wethouders voorstellen een eventueel<br />
aanbestedingsvoordeel aan te wenden om alsnog de bovengenoemde geschrapte maatregelen<br />
uit te voeren indien deze binnen <strong>het</strong> taakstellend budget zijn op te <strong>van</strong>gen. Bij de verdere<br />
planuitwerking zullen dan in eerste instantie alle maatregelen besteksmatig wel worden<br />
meegenomen. Na aanbesteding zullen deze punten worden uitgevoerd, afhankelijk <strong>van</strong> de<br />
vraag of deze binnen <strong>het</strong> taakstellend budget vallen. Indien <strong>het</strong> aanbestedingsvoordeel niet<br />
toereikend is om alle geschrapte maatregelen alsnog uit te voeren, zal <strong>het</strong> college een afweging<br />
maken welke maatregelen dan wel gehonoreerd worden.<br />
Daarnaast stelt <strong>het</strong> college de raad voor <strong>het</strong> concept duurzaam gedetailleerder uit te werken<br />
binnen de gestelde kaders <strong>van</strong> een budget <strong>van</strong> € 350.000 en een terugverdientijd <strong>van</strong> 8 jaar. De<br />
uitwerking zal bestaan uit een vertaling naar concrete maatregelen met bijbehorende<br />
investeringen en onderbouwde terugverdientijden die passen binnen de gestelde kaders.<br />
Voorgesteld wordt om de gemeenteraad deze uitwerking te verstrekken alvorens tot uitvoering<br />
wordt overgegaan.<br />
1. De gemeenteraad geeft <strong>het</strong> college opdracht <strong>het</strong> uitgewerkte voorstel <strong>van</strong> scenario 2C<br />
inzake de verbouw <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong> uit te voeren voor een bedrag <strong>van</strong> € 2.755.000<br />
(A) of € 3.020.000 (B)<br />
2. Indien gekozen wordt voor de variant <strong>van</strong> scenario 2C (A), waarbij een aantal onderdelen in<br />
eerste instantie worden geschrapt, gaat de gemeenteraad akkoord met <strong>het</strong> feit dat deze<br />
alsnog mogen worden uitgevoerd indien er sprake is <strong>van</strong> een aanbestedingsvoordeel met<br />
de restrictie dat <strong>het</strong> binnen <strong>het</strong> beschikbaar gestelde budget blijft.<br />
3. De gemeenteraad kiest voor <strong>het</strong> concept duurzaam waarbij een taakstellend budget <strong>van</strong><br />
€ 350.000 en een terugverdientijd <strong>van</strong> 8 jaar als kaders worden gesteld. Alvorens tot<br />
uitvoering wordt overgegaan zal een nadere uitwerking <strong>van</strong> dit concept verstrekt worden<br />
aan de raad.<br />
Buitenpost, 28 mei 2009<br />
<strong>het</strong> college <strong>van</strong> burgemeester en wethouders <strong>van</strong> <strong>Achtkarspelen</strong>,<br />
secretaris, burgemeester,<br />
mr. E. <strong>van</strong> der Sluis T.J. <strong>van</strong> der Zwan<br />
V:\raadsvergaderingen\<strong>Raad</strong> 2009\11 juni\word\8 - <strong>Verbouw</strong> <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong>.doc
<strong>Raad</strong> : 11 juni 2009 Punt no.: 8 Blad: 7<br />
Bijlagen : Bijlage 1 - Overzicht ruimten die als fractiekamers gebruikt kunnen worden<br />
Bijlage 2 - Notitie werkgroep Ruimte voor de <strong>Raad</strong> d.d. 25 september 2008<br />
Ter inzage : -<br />
Ambtenaar : R. <strong>van</strong> der Kooy<br />
Portefeuillehouder : T. J. <strong>van</strong> der Zwan<br />
V:\raadsvergaderingen\<strong>Raad</strong> 2009\11 juni\word\8 - <strong>Verbouw</strong> <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong>.doc
<strong>Raad</strong>sbesluit<br />
De raad <strong>van</strong> de gemeente <strong>Achtkarspelen</strong>;<br />
gelezen <strong>het</strong> voorstel <strong>van</strong> <strong>het</strong> college <strong>van</strong> burgemeester en wethouders dd. 28 mei 2009, punt<br />
nr.: 8;<br />
b e s l u i t :<br />
1. De gemeenteraad geeft <strong>het</strong> college opdracht <strong>het</strong> uitgewerkte voorstel <strong>van</strong> scenario 2C<br />
inzake de verbouw <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong> uit te voeren voor een bedrag <strong>van</strong> € 2.755.000<br />
2. Dit met dien verstande dat de verbouw <strong>van</strong> <strong>het</strong> gemeentehuis moet voldoen aan alle<br />
wettelijke eisen en noodzakelijkheden voortvloeiend uit <strong>het</strong> oorspronkelijk aan de raad<br />
voorgelegde voorstel (variant 2C).<br />
3. De gemeenteraad kiest voor <strong>het</strong> concept duurzaam waarbij een taakstellend budget <strong>van</strong><br />
€ 350.000 en een terugverdientijd <strong>van</strong> 8 jaar als kaders worden gesteld. Alvorens tot<br />
uitvoering wordt overgegaan zal een nadere uitwerking <strong>van</strong> dit concept verstrekt worden<br />
aan de raad.<br />
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering<br />
<strong>van</strong> de raad <strong>van</strong> de gemeente <strong>Achtkarspelen</strong><br />
<strong>van</strong> 11 juni 2009.<br />
De griffier, De voorzitter,<br />
mr. R. <strong>van</strong> der Heide T.J. <strong>van</strong> der Zwan<br />
V:\raadsvergaderingen\<strong>Raad</strong> 2009\11 juni\word\8 - <strong>Verbouw</strong> <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong>.doc