11.09.2013 Views

8 - Verbouw van het gemeentekantoor - Raad Achtkarspelen

8 - Verbouw van het gemeentekantoor - Raad Achtkarspelen

8 - Verbouw van het gemeentekantoor - Raad Achtkarspelen

SHOW MORE
SHOW LESS

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

Aan de Gemeenteraad<br />

<strong>Raad</strong><br />

Status<br />

Punt no.<br />

:<br />

:<br />

:<br />

11 juni 2009<br />

Besluitvormend<br />

8<br />

V:\raadsvergaderingen\<strong>Raad</strong> 2009\11 juni\word\8 - <strong>Verbouw</strong> <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong>.doc<br />

Onderwerp<br />

:<br />

<strong>Verbouw</strong> <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong><br />

Korte toelichting<br />

De gemeenteraad heeft op 27 maart 2008 besloten voor de verbouw <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong><br />

scenario 2C geheel uit te laten werken door <strong>het</strong> college <strong>van</strong> burgemeester en wethouders,<br />

inclusief bestektekeningen en bouwbegroting. In haar vergadering <strong>van</strong> 14 mei 2009 heeft de<br />

gemeenteraad opiniërend gesproken over <strong>het</strong> uitgewerkte voorstel. De vragen die tijdens deze<br />

opiniërende behandeling naar voren zijn gebracht worden zoveel mogelijk in dit document<br />

beantwoord.<br />

Het college nodigt de raad uit de toelichting op <strong>het</strong> benodigde krediet, de duurzaamheidvarianten<br />

en de bijdrage die de verbouw levert aan een goede en efficiënte bedrijfsvoering<br />

nadrukkelijk bij haar overwegingen te betrekken. Het doel is om <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong> om te<br />

vormen tot een open en extern gericht ‘huis der gemeente’, dat een ontmoetingsplaats vormt<br />

voor alle inwoners <strong>van</strong> de gemeente, de band tussen politiek, bestuur en burger versterkt en<br />

voldoet aan huidige en toekomstige eisen. Het college is <strong>van</strong> opvatting dat <strong>het</strong> ontwerp een<br />

duurzame oplossing biedt voor <strong>het</strong> politiek-bestuurlijke en publieke functioneren <strong>van</strong> de<br />

gemeente <strong>Achtkarspelen</strong>.<br />

Nadere toelichting<br />

De gemeenteraad heeft op 27 maart 2008 besloten voor de verbouw <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong><br />

scenario 2C geheel uit te laten werken door <strong>het</strong> college <strong>van</strong> burgemeester en wethouders,<br />

inclusief bestektekeningen en bouwbegroting. In zijn vergadering <strong>van</strong> 14 mei 2009 heeft de<br />

gemeenteraad opiniërend gesproken over <strong>het</strong> uitgewerkte voorstel. De vragen die tijdens deze<br />

opiniërende behandeling naar voren zijn gebracht worden zoveel mogelijk in dit document<br />

beantwoord.<br />

Twee varianten scenario 2C<br />

Kan er naast de gepresenteerde uitwerking <strong>van</strong> <strong>het</strong> scenario 2C in <strong>het</strong> voorstel ook een variant<br />

uitgewerkt worden die sluit op de eerder gepresenteerde globale kostenraming <strong>van</strong><br />

€ 2.705.000,- welke verhoogd mag worden met een index?<br />

In model 2c is destijds uitgegaan <strong>van</strong> een investering <strong>van</strong> € 2.705.000,-. De raming ging<br />

destijds uit <strong>van</strong> een start <strong>van</strong> de bouw eind 2008. Dit rechtvaardigt op dit moment een<br />

indexering <strong>van</strong> € 50.000,-. Hierbij moet in ogenschouw worden gehouden, dat de bouwkosten<br />

worden geraamd op basis <strong>van</strong> reële eenheidsprijzen, waarbij de invloed <strong>van</strong><br />

marktomstandigheden wordt uitgevlakt.<br />

De huidige raming sluit op € 3.020.000,-. Het verschil tussen de vorige en deze raming valt voor<br />

een deel te verklaren doordat de eerste raming gebaseerd is op een globale sc<strong>het</strong>s met<br />

eenheidsprijzen per m2 of m3 en de huidige raming gebaseerd is op een uitgewerkt ontwerp<br />

waarbij de bedragen aan onderdelen zijn gekoppeld.


<strong>Raad</strong> : 11 juni 2009 Punt no.: 8 Blad: 2<br />

Daarnaast zijn er een aantal aspecten te benoemen die afwijken <strong>van</strong> <strong>het</strong> eerder gepresenteerde<br />

scenario 2C en bijbehorende Programma <strong>van</strong> Eisen (PVE). Deze zijn benoemd in <strong>het</strong><br />

raadsvoorstel voor de opiniërende behandeling op 14 mei 2009.<br />

Eén <strong>van</strong> deze aspecten betreft de stijging <strong>van</strong> <strong>het</strong> functioneel programma met 40 m2. Dit heeft<br />

mede te maken met <strong>het</strong> aansluiten <strong>van</strong> de nieuwbouw op de bestaande bouw. Het huidige<br />

ontwerp sluit beter aan op de bestaande bouw en maakt een beter gebruik <strong>van</strong> de bestaande<br />

inefficiënt gebruikte m2 zoals de centrale hal. Daarnaast maakt een stuk gevel <strong>van</strong> de<br />

bestaande bestuursvleugel nu deel uit <strong>van</strong> <strong>het</strong> ontwerp wat in scenario 2C niet <strong>het</strong> geval was.<br />

Ook is de invulling en de inrichting <strong>van</strong> <strong>het</strong> werkpunt toegevoegd aan <strong>het</strong> ontwerp. Dit maakte<br />

geen onderdeel uit <strong>van</strong> scenario 2C maar kan niet zondermeer geschrapt worden. De verhoging<br />

<strong>van</strong> <strong>het</strong> budget door de stijging <strong>van</strong> <strong>het</strong> functioneel programma komt dus niet zo snel in beeld<br />

om te schrappen.<br />

Er zijn mogelijkheden om (met handhaving <strong>van</strong> de uitgangspunten zoals destijds in scenario 2C<br />

aangenomen) terug te gaan naar <strong>het</strong> investeringsniveau <strong>van</strong> €2.705.000,- zonder grote ontwerp<br />

aanpassingen. Er worden in dat geval keuzes gemaakt die op onderdelen de functionaliteit<br />

beperken. De bezuinigingen worden in eerste instantie gezocht bij zaken die geen onderdeel<br />

uitmaakten <strong>van</strong> scenario 2C.<br />

Raming scenario 2C € 3.020.000<br />

Aanpassing Consequentie<br />

Vervallen multimedia en € 70.000<br />

bestaande installatie meenemen (zoals in<br />

geluidsinstallatie <strong>Raad</strong>zaal<br />

2c)<br />

Vervallen beveiligingsvoorzien. € 65.000<br />

bestaande pasjessysteem in tact laten en<br />

(excl. Burgerzaken)<br />

papieren registratie bezoekers<br />

Vervallen aanpassing keuken € 50.000<br />

niet voldoen aan hygiëne eisen; tijdelijke<br />

voorzieningen treffen<br />

Vervallen multifunctionele € 80.000<br />

Inleveren <strong>van</strong> functionaliteit; verder weg<br />

raadszaalruimten (´skyboxen´)<br />

gelegen ruimten zoeken voor gebruik<br />

(waaronder fractiekamers)<br />

-/- € 265.000<br />

stichtingskosten na correctie € 2.755.000<br />

Scenario 2C € 2.705.000<br />

index € 50.000<br />

V:\raadsvergaderingen\<strong>Raad</strong> 2009\11 juni\word\8 - <strong>Verbouw</strong> <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong>.doc<br />

€<br />

2.755.000<br />

Zoals eerder is aangegeven is in de raming gerekend met reële bouwkosten en is er geen<br />

rekening gehouden met een eventuele marktwerking. Feit is echter dat de prijzen in met name<br />

de bouwsector op dit moment erg onder druk staan en er grote kans bestaat op een<br />

aanbestedingsvoordeel. Indien gekozen wordt om scenario 2C uit te voeren met een<br />

taakstellend budget <strong>van</strong> € 2.755.000, wil <strong>het</strong> college <strong>van</strong> burgemeester en wethouders<br />

voorstellen een eventueel aanbestedingsvoordeel aan te wenden om alsnog de<br />

bovengenoemde geschrapte maatregelen uit te voeren indien deze binnen <strong>het</strong> taakstellend<br />

budget zijn op te <strong>van</strong>gen. Bij de verdere planuitwerking zullen dan in eerste instantie alle<br />

maatregelen besteksmatig wel worden meegenomen. Na aanbesteding zullen deze punten<br />

worden uitgevoerd, afhankelijk <strong>van</strong> de vraag of deze binnen <strong>het</strong> taakstellend budget vallen.<br />

Indien <strong>het</strong> aanbestedingsvoordeel niet toereikend is om alle geschrapte maatregelen alsnog uit<br />

te voeren, zal <strong>het</strong> college een afweging maken welke maatregelen dan wel gehonoreerd<br />

worden.


<strong>Raad</strong> : 11 juni 2009 Punt no.: 8 Blad: 3<br />

Toekomst in de Wâlden<br />

Hoe past de verbouwing binnen de conclusies in <strong>het</strong> rapport Toekomst in de Wâlden. Met<br />

andere woorden: is <strong>het</strong> verantwoord om nu geld uit geven aan een uitbreiding <strong>van</strong> <strong>het</strong><br />

gemeentehuis?<br />

Binnen de raad lijkt zich een meerderheid af te tekenen voor een intensievere gemeentelijke<br />

samenwerking met Tytsjerksteradiel en Kollumerland c.a. Die samenwerking is geen opmaat<br />

naar een fusie <strong>van</strong> twee of meer gemeenten. De bestuurskracht <strong>van</strong> <strong>Achtkarspelen</strong> wordt sterk<br />

genoeg geacht om de ambities en gemeentelijke taken alleen of samen met andere gemeenten<br />

uit te voeren. Mochten externe factoren, die buiten de invloedssfeer <strong>van</strong> de gemeenteraad<br />

liggen, een fusie onontkoombaar maken, dan is die pas op zijn vroegst over 7 tot 10 jaar te<br />

verwachten. In 2011 zijn de volgende verkiezingen <strong>van</strong> de Provinciale Staten. Mocht dit leiden<br />

tot een andere visie op gemeentelijke herindelingen binnen de Provincie, dan is de verwachting<br />

dat dit op zijn vroegst in de loop <strong>van</strong> de nieuwe ambtstermijn <strong>van</strong> de provinciale staten zal<br />

gebeuren. Bij een gemeentelijke herindeling zal hiervoor de Wet algemene regels gemeentelijke<br />

herindeling (Wet Arhi) gevolgd moeten worden. Deze wet regelt <strong>het</strong> proces en de gevolgen <strong>van</strong><br />

een gemeentelijke herindeling en schrijft voor welke procedureregels hierbij in acht genomen<br />

moeten worden. Een dergelijke procedure heeft een doorlooptijd <strong>van</strong> minimaal twee jaar.<br />

Uitstel <strong>van</strong> een besluit tot verbouw <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong>, tot er absoluut helderheid is wat<br />

er op <strong>het</strong> punt <strong>van</strong> herindeling of fusie gebeurt, is niet redelijk. Proberen hierop te anticiperen<br />

door een hele beperkte verbouwing uit te voeren, leidt niet tot de beoogde doelstellingen op <strong>het</strong><br />

gebied <strong>van</strong> dienstverlening, veiligheid, en arbo. Bovendien leidt een dergelijke beslissing tot<br />

kapitaalvernietiging aangezien <strong>het</strong> ontwerpproces dan opnieuw gestart kan worden.<br />

Duurzaamheid<br />

Kunnen de investeringen <strong>van</strong> de genoemde maatregelen in <strong>het</strong> kader <strong>van</strong> duurzaamheid binnen<br />

de gestelde termijnen terugverdiend worden?<br />

De genoemde maatregelen hebben zowel betrekking op de nieuwbouw als <strong>het</strong> bestaande<br />

gemeentehuis. De maatregelen hebben <strong>het</strong> meeste effect bij toepassing op <strong>het</strong> bestaande<br />

gemeentehuis omdat daar relatief gezien de meeste ‘winst’ is te behalen. In vergelijking met de<br />

toe te passen installaties in de nieuwbouw worden in <strong>het</strong> bestaande gemeentehuis nog vaak<br />

relatief verouderde installaties en toepassingen gebruikt. In <strong>het</strong> bestaande gemeentehuis<br />

worden nu al (exploitatie)kosten gemaakt die een stuk lager zullen uitvallen bij toepassing <strong>van</strong><br />

de genoemde maatregelen. Door deze lagere exploitatiekosten kunnen de investeringen in 8<br />

jaar terugverdiend worden.<br />

Omdat <strong>het</strong> moeilijk is om op korte termijn dit inzichtelijk te maken stellen we voor om <strong>het</strong><br />

concept duurzaam gedetailleerder uit te werken binnen de gestelde kaders <strong>van</strong> een budget <strong>van</strong><br />

€ 350.000 en een terugverdientijd <strong>van</strong> 8 jaar. De uitwerking zal bestaan uit een vertaling naar<br />

concrete maatregelen met bijbehorende investeringen en onderbouwde terugverdientijden die<br />

passen binnen de gestelde kaders. Voorgesteld wordt om de gemeenteraad deze uitwerking te<br />

verstrekken alvorens tot uitvoering wordt overgegaan.<br />

Fractiekamers<br />

Waar komen de fractiekamers en over welke voorzieningen kunnen de fracties beschikken?<br />

In <strong>het</strong> Programma <strong>van</strong> Eisen is aangegeven dat er geen specifieke fractiekamers gerealiseerd<br />

zullen worden puur en alleen als fractiekamer. Er is beschreven dat dit gecombineerd zou<br />

moeten worden met andere functionaliteiten, waarbij vooral valt te denken aan de nieuwe<br />

vergaderruimten. De vergaderruimten kunnen overdag worden gebruikt voor diverse vormen<br />

<strong>van</strong> overleg, zowel met burgers, derden als collega’s. En in de avonduren kunnen deze<br />

faciliteiten eveneens worden gebruikt voor fractieoverleg e.d.<br />

V:\raadsvergaderingen\<strong>Raad</strong> 2009\11 juni\word\8 - <strong>Verbouw</strong> <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong>.doc


<strong>Raad</strong> : 11 juni 2009 Punt no.: 8 Blad: 4<br />

Uitgangspunt bij de planuitwerking is een efficiënt ruimtegebruik, waarbij zoveel mogelijk<br />

dubbelfuncties aan ruimten worden toegekend. Een goed voorbeeld hier<strong>van</strong> zijn de<br />

multifunctionele raadszaalruimten (´skyboxen´). Deze zijn geschikt als (1) tribune voor publiek<br />

tijdens (raads)vergaderingen, (2) vergaderruimten, (3) fractiekamers en (4) als<br />

stiltewerkplekken. Bij <strong>het</strong> ontwerp is rekening gehouden met <strong>het</strong> beschikbaar zijn <strong>van</strong><br />

vergaderruimten in de avondsituaties. Om kosten technische redenen is afgezien <strong>van</strong> <strong>het</strong><br />

toevoegen <strong>van</strong> specifieke fractiekamers. De ruimten die ook als fractiekamers kunnen dienen<br />

zullen hiervoor uitgerust worden met de gewenste voorzieningen. Hierbij valt, naast de<br />

aanwezigheid <strong>van</strong> een afsluitbare kast, ook te denken aan bijvoorbeeld digitale<br />

netwerkfaciliteiten. Op bijlage 1 is in <strong>het</strong> ontwerp aangegeven welke ruimten gebruikt kunnen<br />

worden als fractiekamer.<br />

Indien wordt afgezien <strong>van</strong> de multifunctionele raadszaalruimten, dan zal mogelijk elders in <strong>het</strong><br />

gebouw ruimte voor fractie overleg gevonden moeten worden.<br />

Werkgroep Ruimte voor de <strong>Raad</strong><br />

Wat is er gedaan met de input <strong>van</strong>uit de werkgroep Ruimte voor de raad?<br />

De werkgroep ‘Ruimte voor de raad’ wordt ondersteund door de griffier en voorziet de<br />

Stuurgroep verbouw <strong>gemeentekantoor</strong>, net als de andere gevormde werkgroepen, <strong>van</strong> wensen<br />

en adviezen die bij <strong>het</strong> ontwerp <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong> betrokken konden worden. Zo heeft<br />

de werkgroep ruimte voor de <strong>Raad</strong> middels haar notitie d.d. 25 september 2008 haar input<br />

geleverd voor <strong>het</strong> programma <strong>van</strong> eisen (zie bijlage 2). De inhoud <strong>van</strong> dit document is verwerkt<br />

in <strong>het</strong> ontwerp en derhalve is er gehoor gegeven aan de geformuleerde uitgangspunten.<br />

Bij de bespreking <strong>van</strong> <strong>het</strong> integrale ontwerp zijn door de werkgroep wensbeelden naar voren<br />

gebracht ten aanzien <strong>van</strong> openheid en uitstraling. Deze opmerkingen zijn in samenhang met<br />

andere bepalende factoren gewogen en hebben niet tot een aanpassing <strong>van</strong> <strong>het</strong> ontwerp<br />

geleid. Zoals in <strong>het</strong> opiniërende raadsvoorstel <strong>van</strong> 14 mei 2009 is aangegeven, heeft de<br />

stuurgroep, in de afweging <strong>van</strong> alle met <strong>het</strong> ontwerp gemoeide belangen, moeten vaststellen<br />

dat de mogelijkheid zich niet voordoet. Naast <strong>het</strong> feit dat <strong>het</strong> onwenselijk is om aan de zuidzijde<br />

veel glas toe te passen in verband met opwarming en lichthinder is <strong>het</strong> nodig om de facilitaire<br />

ruimten (berging, toiletten, techniek en garderobe) een plek te geven in <strong>het</strong> ontwerp. Er is voor<br />

gekozen om de gewenste transparante uitstraling richting <strong>het</strong> stationsgebied te projecteren. Op<br />

16 maart is <strong>het</strong> ontwerp in de centrale commissie <strong>van</strong> Hûs en Hiem als voorontwerp besproken.<br />

Hûs en Hiem onderschrijft de uitgangspunten <strong>van</strong> <strong>het</strong> ontwerp op dit terrein door aan te geven<br />

dat <strong>het</strong> wenselijk is om de gevel langs de entree een rustige uitstraling te geven.<br />

Het College vindt <strong>het</strong> zeer spijtig, dat niet aan alle wensen tegemoet is kunnen komen, maar<br />

spreekt uit, dat <strong>het</strong> huidige ontwerp kwalitatief hoogwaardig is. Bij de verdere uitwerking <strong>van</strong> <strong>het</strong><br />

ontwerp en <strong>het</strong> interieur zal de mening <strong>van</strong> de diverse werkgroepen, waaronder de werkgroep<br />

Ruimte voor de <strong>Raad</strong>, nog steeds een grote rol blijven spelen.<br />

Wethoudersterras<br />

De aanduiding wethoudersterras heeft een negatieve klank, is deze wel echt nodig?<br />

Het terras boven de foyer is ontstaan <strong>van</strong>uit de daglichteisen voor de werkkamers <strong>van</strong> de<br />

Wethouders. De term wethoudersterras is een ongelukkig gekozen werktitel in de nu<br />

voorliggende ontwerpen. Het terras zal voor iedereen bereikbaar zijn <strong>van</strong>af de verdieping/gang,<br />

waardoor deze ook in de avondsituaties als buitenruimte kan worden benut. Het laten vervallen<br />

<strong>van</strong> dit terras is <strong>van</strong>wege de daglichteisen geen mogelijkheid.<br />

BTW-compensatiefonds<br />

De genoemde bedragen zijn allemaal excl. BTW. In hoeverre is rekening gehouden met <strong>het</strong><br />

BTW-compensatiefonds zodat er later geen vervelende claims kunnen komen?<br />

V:\raadsvergaderingen\<strong>Raad</strong> 2009\11 juni\word\8 - <strong>Verbouw</strong> <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong>.doc


<strong>Raad</strong> : 11 juni 2009 Punt no.: 8 Blad: 5<br />

De BTW is voor 5% kostenverhogend voor <strong>het</strong> project. De overige BTW is compensabel danwel<br />

verrekenbaar. Voor de verbouw betekent dit dat 5% <strong>van</strong> de BTW kostenverhogend is. Dat houdt<br />

in dat er op <strong>het</strong> totale krediet voor een bedrag <strong>van</strong> 26.000 a 28.000 euro aan kostenverhoging<br />

meegenomen moet worden. Dit bedrag is reeds meegenomen in de gepresenteerde<br />

kostenramingen.<br />

Lokale en regionale bedrijven<br />

Is <strong>het</strong> mogelijk om lokale en regionale bedrijven te betrekken bij de uitvoering <strong>van</strong> de<br />

werkzaamheden?<br />

De werkzaamheden <strong>van</strong> de verbouw <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong> zullen conform <strong>het</strong> geldende<br />

gemeentelijke aanbestedingsbeleid worden aanbesteed. Dit houdt in dat <strong>het</strong> bouwkundige en<br />

installatietechnische gedeelte openbaar aanbesteed wordt. Bij een dergelijke procedure hebben<br />

lokale en regionale bedrijven evenveel kans dan andere partijen. Binnen de geldende vereisten<br />

zal <strong>het</strong> college zich inspannen zoveel mogelijk regionale ondernemers in de gelegenheid te<br />

stellen aan de nieuwbouw deel te nemen. Ook zal <strong>het</strong> college bezien welke selectiecriteria en<br />

wegingsfactoren in de bestekken moeten worden opgenomen om in een goede prijskwaliteitverhouding<br />

te voorkomen dat er onnodige belemmeringen worden opgeworpen voor<br />

regionale ondernemers. De geschiktheidseisen en inschrijvingsvereisten kunnen zo vorm<br />

gegeven worden dat de markt voor iedereen, dus ook voor de kleine(re) bedrijven toegankelijk<br />

is/wordt.<br />

Verdere procedure<br />

Indien de raad instemt met de verbouw <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong> zal ook direct hiervoor de<br />

ruimtelijke procedure worden gestart. Deze procedure zal parallel lopen met de<br />

bouwvergunningprocedure. Om eventuele bezwaren in een vroeg stadium te onderkennen en<br />

waar mogelijk hieraan tegemoet te komen zijn de plannen op voorhand besproken met de<br />

omwonenden.<br />

Zoals <strong>het</strong> nu lijkt kan de ruimtelijke procedure dit jaar worden afgerond waardoor er dit jaar nog<br />

kan worden aanbesteed. De geplande uitvoering start dan voorjaar 2010 en met een bouwtijd<br />

<strong>van</strong> ongeveer driekwart jaar zou de verbouw eind 2010 opgeleverd kunnen worden.<br />

Conclusie<br />

Het gemeentebestuur heeft in “Gewogen Ambitie” haar visie en doelstellingen voor de<br />

raadsperiode 2006 – 2010 geformuleerd. Een sterk verbeterde dienstverlening aan burgers en<br />

modernisering <strong>van</strong> de ICT-toepassingen en de publieksbalie zijn belangrijke prioriteiten deze<br />

collegeperiode. Het gemeentebestuur constateert daarnaast dat <strong>het</strong> Rijk steeds meer<br />

uitvoerende en dienstverlenende taken bij gemeentes neerlegt (decentralisering). Scherpere<br />

wettelijke eisen stellen verder nieuwe voorwaarden aan de fysieke werkomgeving in <strong>het</strong><br />

<strong>gemeentekantoor</strong>.<br />

Al met al kan worden geconcludeerd dat er een aantal aspecten zijn die noodzakelijk zijn om<br />

uit te voeren:<br />

• Het verbeteren <strong>van</strong> de dienstverlening: <strong>het</strong> KlantContactCentrum;<br />

• Wettelijke eisen (veiligheid <strong>van</strong> burgers en personeel, ARBO);<br />

• Nijpend tekort aan vergader- en overlegruimten.<br />

Een aantal wenselijke aspecten zijn <strong>het</strong> kunnen ont<strong>van</strong>gen en faciliteren <strong>van</strong> grotere groepen,<br />

<strong>het</strong> verbeteren <strong>van</strong> de functionaliteit <strong>van</strong> de raadszaal, <strong>het</strong> creëren <strong>van</strong> een multifunctionele<br />

vergaderruimte die o.a. is te gebruiken als raadszaal. Aan al deze aspecten wordt aandacht<br />

besteed in <strong>het</strong> onderliggende ontwerp.<br />

Het gemeentebestuur heeft duidelijk de koers uitgezet naar een meer vraaggestuurd<br />

opererende gemeentelijke organisatie en de daarbij passende (digitale) dienstverlening.<br />

Verdere vertraging kan voor <strong>het</strong> gemeentelijk functioneren vitale en met elkaar samenhangende<br />

processen in een negatieve spiraal brengen.<br />

V:\raadsvergaderingen\<strong>Raad</strong> 2009\11 juni\word\8 - <strong>Verbouw</strong> <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong>.doc


<strong>Raad</strong> : 11 juni 2009 Punt no.: 8 Blad: 6<br />

Het doel is om <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong> om te vormen tot een transparant en meer naar buiten<br />

gericht ‘huis der gemeente’, dat een ontmoetingsplaats vormt voor alle inwoners <strong>van</strong> de<br />

gemeente, de band tussen politiek, bestuur en burger versterkt en voldoet aan huidige en<br />

toekomstige eisen.<br />

Voorstel<br />

Het college stelt de raad voor <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong> te verbouwen volgens <strong>het</strong> onderliggende<br />

ontwerp en <strong>het</strong> daarvoor benodigde krediet (afhankelijk <strong>van</strong> de gekozen variant) beschikbaar te<br />

stellen. Hierdoor wordt de functionaliteit <strong>van</strong> <strong>het</strong> gemeentehuis en de kwaliteit <strong>van</strong> de publieke<br />

dienstverlening aan burgers aanzienlijk verbeterd, conform de ambitie die <strong>het</strong> gemeentebestuur<br />

in Gewogen Ambitie heeft uitgesproken. Het college beveelt de raad aan de kosten, de<br />

duurzaamheid en de bijdrage aan een goede en efficiënte bedrijfsvoering nadrukkelijk bij haar<br />

overwegingen te betrekken. Het doel is om <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong> om te vormen tot een open en<br />

extern gericht ‘huis der gemeente’, dat een ontmoetingsplaats vormt voor alle inwoners <strong>van</strong> de<br />

gemeente, de band tussen politiek, bestuur en burger versterkt en voldoet aan huidige en<br />

toekomstige eisen.<br />

Indien gekozen wordt om scenario 2C uit te voeren met een taakstellend budget <strong>van</strong> €<br />

2.755.000, wil <strong>het</strong> college <strong>van</strong> burgemeester en wethouders voorstellen een eventueel<br />

aanbestedingsvoordeel aan te wenden om alsnog de bovengenoemde geschrapte maatregelen<br />

uit te voeren indien deze binnen <strong>het</strong> taakstellend budget zijn op te <strong>van</strong>gen. Bij de verdere<br />

planuitwerking zullen dan in eerste instantie alle maatregelen besteksmatig wel worden<br />

meegenomen. Na aanbesteding zullen deze punten worden uitgevoerd, afhankelijk <strong>van</strong> de<br />

vraag of deze binnen <strong>het</strong> taakstellend budget vallen. Indien <strong>het</strong> aanbestedingsvoordeel niet<br />

toereikend is om alle geschrapte maatregelen alsnog uit te voeren, zal <strong>het</strong> college een afweging<br />

maken welke maatregelen dan wel gehonoreerd worden.<br />

Daarnaast stelt <strong>het</strong> college de raad voor <strong>het</strong> concept duurzaam gedetailleerder uit te werken<br />

binnen de gestelde kaders <strong>van</strong> een budget <strong>van</strong> € 350.000 en een terugverdientijd <strong>van</strong> 8 jaar. De<br />

uitwerking zal bestaan uit een vertaling naar concrete maatregelen met bijbehorende<br />

investeringen en onderbouwde terugverdientijden die passen binnen de gestelde kaders.<br />

Voorgesteld wordt om de gemeenteraad deze uitwerking te verstrekken alvorens tot uitvoering<br />

wordt overgegaan.<br />

1. De gemeenteraad geeft <strong>het</strong> college opdracht <strong>het</strong> uitgewerkte voorstel <strong>van</strong> scenario 2C<br />

inzake de verbouw <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong> uit te voeren voor een bedrag <strong>van</strong> € 2.755.000<br />

(A) of € 3.020.000 (B)<br />

2. Indien gekozen wordt voor de variant <strong>van</strong> scenario 2C (A), waarbij een aantal onderdelen in<br />

eerste instantie worden geschrapt, gaat de gemeenteraad akkoord met <strong>het</strong> feit dat deze<br />

alsnog mogen worden uitgevoerd indien er sprake is <strong>van</strong> een aanbestedingsvoordeel met<br />

de restrictie dat <strong>het</strong> binnen <strong>het</strong> beschikbaar gestelde budget blijft.<br />

3. De gemeenteraad kiest voor <strong>het</strong> concept duurzaam waarbij een taakstellend budget <strong>van</strong><br />

€ 350.000 en een terugverdientijd <strong>van</strong> 8 jaar als kaders worden gesteld. Alvorens tot<br />

uitvoering wordt overgegaan zal een nadere uitwerking <strong>van</strong> dit concept verstrekt worden<br />

aan de raad.<br />

Buitenpost, 28 mei 2009<br />

<strong>het</strong> college <strong>van</strong> burgemeester en wethouders <strong>van</strong> <strong>Achtkarspelen</strong>,<br />

secretaris, burgemeester,<br />

mr. E. <strong>van</strong> der Sluis T.J. <strong>van</strong> der Zwan<br />

V:\raadsvergaderingen\<strong>Raad</strong> 2009\11 juni\word\8 - <strong>Verbouw</strong> <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong>.doc


<strong>Raad</strong> : 11 juni 2009 Punt no.: 8 Blad: 7<br />

Bijlagen : Bijlage 1 - Overzicht ruimten die als fractiekamers gebruikt kunnen worden<br />

Bijlage 2 - Notitie werkgroep Ruimte voor de <strong>Raad</strong> d.d. 25 september 2008<br />

Ter inzage : -<br />

Ambtenaar : R. <strong>van</strong> der Kooy<br />

Portefeuillehouder : T. J. <strong>van</strong> der Zwan<br />

V:\raadsvergaderingen\<strong>Raad</strong> 2009\11 juni\word\8 - <strong>Verbouw</strong> <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong>.doc


<strong>Raad</strong>sbesluit<br />

De raad <strong>van</strong> de gemeente <strong>Achtkarspelen</strong>;<br />

gelezen <strong>het</strong> voorstel <strong>van</strong> <strong>het</strong> college <strong>van</strong> burgemeester en wethouders dd. 28 mei 2009, punt<br />

nr.: 8;<br />

b e s l u i t :<br />

1. De gemeenteraad geeft <strong>het</strong> college opdracht <strong>het</strong> uitgewerkte voorstel <strong>van</strong> scenario 2C<br />

inzake de verbouw <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong> uit te voeren voor een bedrag <strong>van</strong> € 2.755.000<br />

2. Dit met dien verstande dat de verbouw <strong>van</strong> <strong>het</strong> gemeentehuis moet voldoen aan alle<br />

wettelijke eisen en noodzakelijkheden voortvloeiend uit <strong>het</strong> oorspronkelijk aan de raad<br />

voorgelegde voorstel (variant 2C).<br />

3. De gemeenteraad kiest voor <strong>het</strong> concept duurzaam waarbij een taakstellend budget <strong>van</strong><br />

€ 350.000 en een terugverdientijd <strong>van</strong> 8 jaar als kaders worden gesteld. Alvorens tot<br />

uitvoering wordt overgegaan zal een nadere uitwerking <strong>van</strong> dit concept verstrekt worden<br />

aan de raad.<br />

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering<br />

<strong>van</strong> de raad <strong>van</strong> de gemeente <strong>Achtkarspelen</strong><br />

<strong>van</strong> 11 juni 2009.<br />

De griffier, De voorzitter,<br />

mr. R. <strong>van</strong> der Heide T.J. <strong>van</strong> der Zwan<br />

V:\raadsvergaderingen\<strong>Raad</strong> 2009\11 juni\word\8 - <strong>Verbouw</strong> <strong>van</strong> <strong>het</strong> <strong>gemeentekantoor</strong>.doc

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!