Opstellen van een persbericht - Scholen met Succes

Opstellen van een persbericht
Waar moet je aan voldoen?
Scholen met Succes

PERSBERICHT
Door middel van een persbericht kunt u bepaalde interessante gebeurtenissen
uitdragen naar bijvoorbeeld lokale media. Bijvoorbeeld groep 8 die een bepaald
project houdt en daarvoor een politicus uit de Tweede Kamer uitnodigt of een
leerling uit groep zeven die deel mag nemen aan een schaaktoernooi in Moskou.
Beide onderwerpen lenen zich uitstekend voor een persbericht.
Voordelen persbericht
- De omvang van het bereikte publiek via het massamedium waarin het
bericht wordt opgenomen;
- Het waarheidsgehalte, mensen vinden boodschappen die verspreid worden
door massamedia nu eenmaal snel betrouwbaar;
- De snelheid waarmee en bericht door de massamedia wordt uitgedragen;
- De kosten, voor het plaatsen van het (bewerkte of uitgebreide) bericht hoeft
u niets te betalen, het is als het ware 'free publicity'.
Het is verstandig om bij het schrijven van een persbericht een aantal vaste
elementen vermeld. Een goed geschreven persbericht laat de nieuwswaarde van
een bepaalde gebeurtenis goed naar voren komen.
Onderdelen persbericht
1. Aanduiding afzender: staat bovenaan het persbericht, waardoor de journalist
direct kan zien van wie het bericht afkomstig is. Als er een logo is, dan gebruikt
u dat hier. Belangrijke gegevens als adres, telefoonnummer, faxnummer en
afdeling mogen hier niet ontbreken.
2. Aanduiding persbericht: in opvallende letters (bij voorkeur groter dan de rest
van de tekst) staat de aanduiding PERSBERICHT boven de tekst.
3. Datum van verzending: geeft aan wanneer het bericht is verzonden. De
journalist kan zo snel vaststellen of het bericht nog steeds actueel of inmiddels
achterhaald is.
4. Kop: geeft neutraal en zo exact mogelijk aan waar het bericht over gaat. Is
erg kort, zonder overbodige lidwoorden en wordt vaak aangepast door de
journalist.
Scholen met Succes

5. Eerste alinea of lead: geef tenminste antwoord op vier van de vijf W's (wie,
wat, waar, wanneer, waarom) en geef zodoende in het kort de belangrijkste
feiten uit het persbericht. De journalist moet de lead zonder problemen over
kunnen nemen.
6. Regelafstand: bij voorkeur instellen op anderhalf, zodat de journalist er
informatie bij kan schrijven of veranderen.
7. Witmarge: aan beide zijden van het papier ongeveer vier centimeter
witruimte aanhouden. Hierin kan de journalist eventueel aantekeningen
maken.
8. Tweede alinea en volgende: de opbouw van de tekst gaat van algemeen
naar gedetailleerd. Belangrijk hierbij is dat de journalist de laatste delen van
de tekst moet kunnen weglaten (de tekst moet als het ware van onder naar
boven oprolbaar zijn), zonder dat de essentie wegvalt.
9. Tussenkoppen: in één woord wordt het hoofdthema weergeven van de
volgende alinea en moet uitnodigen tot lezen.
10. Pagina-aanduiding: bij meerdere pagina's attendeert dit de journalist erop
dat hij verder moet lezen.
11. Afsluitteken: geef aan dat de tekst daar eindigt. Tekst die dan nog volgt, hoort
niet meer bij het eigenlijke persbericht.
12. Aanduiding bijlagen: vermeld welke bijlagen zijn ingesloten. Indien van
toepassing duidelijk na het afsluitteken, met een ruime witmarge ertussen.
Voorbeelden zijn foto's, tekeningen en grafieken. Voorzie iedere bijlage van
een kort toelichtend bijschrift met de vermelding van de titel van het
persbericht.
13. Nadere informatie: onder deze noemer kunt u de naam en functie van
personen weergeven die de journalist kan benaderen voor extra informatie.
Het telefoonnummer van het werk staat hier vermeld en eventueel het
privénummer. Een journalist werkt nu eenmaal niet precies volgens de
kantooruren. Uiteraard is het van belang dat de aangewezen personen ook
daadwerkelijk bereikbaar zijn.
In het Word document staat een voorbeeld van een persbericht waarin wordt
gerefereerd naar de bovenstaande punten.
Scholen met Succes

Timing
Wanneer u iets naar buiten wilt brengen, maar wanneer dit bijvoorbeeld niet voor
maandagmiddag twaalf uur bekend mag zijn, kunt u ervoor kiezen toch alvast op
de voorafgaande donderdag een persbericht te verzenden en hieraan een
embargo te verbinden. Hiermee geeft u de journalist de kans zich alvast voor te
bereiden en eventueel nader te laten informeren, maar stelt u zeker dat het nieuws
niet te vroeg bekend is. Belangrijk is het te beseffen dat een embargo journalisten tot
niets verplicht. Het risico dat men toch al eerder tot plaatsing overgaat is altijd
aanwezig.
Hieraan zijn echter wel een aantal regels verbonden:
- Een embargo gebruikt u slechts in uitzonderingsgevallen
- De reden voor het embargo moet altijd overduidelijk zijn
- Het embargo is zo kort mogelijk, één a twee dagen
Distributie
Verstuur het persbericht op naam van de journalist, redacteur of programmamaker.
Dit vergroot de kans dat het persbericht goed aankomt. Vergeet niet een bericht op
het mededelingenbord te hangen of neer te leggen in de koffiekamer, zodat ook
eigen medewerkers weten wat de school naar buiten heeft gebracht. Tot slot is een
aandachtspunt de snelheid bij het versturen van een persbericht. Deze kunt u
vergroten door moderne communicatiemethoden als fax maar zeker ook email in te
zetten.
Perslijst
Het is verstanding om een bestand aan te leggen met perscontacten. In het Word
document perslijst volgt een lijst met adressen, telefoonnummers en faxnummers van
dagbladen en vaktijdschriften. Deze lijst kunt u gebruiken wanneer u de pers wilt
benaderen. Houd u er wel rekening mee dat adressen, telefoonnummers en
faxnummers kunnen veranderen.
Scholen met Succes