Vergadermodellen. - Scholen met Succes
Vergadermodellen. - Scholen met Succes
Vergadermodellen. - Scholen met Succes
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Vergadermodellen</strong>.<br />
Elk van de volgende vergadermodellen kan toegepast worden op een hele vergadering. In de praktijk tracht men echter in<br />
een vergadering meerdere doelen na elkaar te bereiken. Het model wordt dan toegepast op een deel van de bijeenkomst.<br />
Informatie geven<br />
Personeel informeren, pers informeren, voorlichting geven, informatieavond houden, presentatie geven<br />
Voorbereiding<br />
De informatieverstrekkers moeten zich terdege hebben voorbereid. Soms wordt verwacht dat ook de andere aanwezigen<br />
zich in het onderwerp hebben verdiept.<br />
Opstelling<br />
Theateropstelling: degenen die de informatie geven (of ervoor verantwoordelijk zijn) zitten achter een tafel. Zij vormen een<br />
forum. De aanwezigen zitten in de zaal.<br />
Werkwijze<br />
Wat? Door wie? Opmerkingen<br />
Welkom en uitleg Voorzitter Voorzitter is meestal de gastheer of gastvrouw (directeur, hoofd afdeling enz.). Hij<br />
informeert over doel van de bijeenkomst, onderwerp, werkwijze en afspraken en doet<br />
huishoudelijke mededelingen.<br />
De kern:<br />
informatieverstrekking<br />
Informatieverheldering Aanwezigen en<br />
inleider(s)<br />
Samenvatting, dankwoord<br />
en afsluiting<br />
Inleider(s) Inleider is de deskundige, de verantwoordelijke voor het onderwerp waarover<br />
informatie wordt verstrekt of diens woordvoerder<br />
De vragen van de deelnemers zijn erop gericht de informatie helder te krijgen.<br />
Discussie wordt vermeden. De voorzitter (of soms de inleider) geeft aan wie het woord<br />
voert.<br />
Voorzitter Een samenvatting is niet altijd nodig. De voorzitter dankt de aanwezigen en sluit de<br />
bijeenkomst.<br />
Informatie uitwisselen<br />
Ervaringen uitwisselen, standpunten uitwisselen, werkoverleg, voortgang van het werk bespreken, knelpunten<br />
inventariseren, hoorzitting houden, trainen<br />
Voorbereiding<br />
Van de deelnemers wordt verwacht dat ze informatie geven. Je voorbereidingsvragen zijn dan ook:<br />
Waarover verwacht men informatie?<br />
Welke informatie ga ik verstrekken?<br />
Opstelling<br />
De aanwezigen zitten in een kring of vierkant, bijvoorbeeld rondom een tafel.<br />
Werkwijze:<br />
Wat? Door wie? Opmerkingen<br />
Welkom en uitleg Voorzitter Voorzitter is meestal de aanwezige <strong>met</strong> de hoogste functie. Deze informeert de<br />
deelnemers over doel van de bijeenkomst, onderwerp, werkwijze / afspraken en<br />
doet huishoudelijke mededelingen<br />
De kern: informatieuitwisseling<br />
informatieverheldering Andere<br />
deelnemers<br />
Deelnemers Elke aanwezige krijgt de gelegenheid informatie over het onderwerp te geven<br />
vanuit zijn/haar expertise.<br />
De vragen zijn erop gericht de informatie helder te krijgen. Discussie wordt<br />
vermeden. De voorzitter geeft aan wie het woord voert.<br />
Samenvatting Voorzitter De voorzitter vat de verstrekte informatie samen en trekt er conclusies uit.<br />
Afspraken Soms wordt hierna overlegd over de consequenties. Zie: activiteiten plannen.<br />
Dankwoord en<br />
afsluiting<br />
Voorzitter De voorzitter dankt de aanwezigen en sluit de bijeenkomst.<br />
Postbus 3386, 2001 DJ Haarlem | www.scholen<strong>met</strong>succes.nl | info@scholen<strong>met</strong>succes.nl | 023- 534 11 58
Mening vormen<br />
Discussiëren, argumenteren,evalueren, aanbod vergelijken, analyseren<br />
Voorbereiding<br />
Voorbereidingsvragen zijn:<br />
Wat is het onderwerp van de bespreking?<br />
Wat is mijn mening nu?<br />
Welke argumenten heb ik daarvoor?<br />
Hoe denken anderen er wellicht over?<br />
Welke argumenten zullen ze daarvoor aanvoeren?<br />
Welke tegenargumenten heb ik?<br />
Hoe kan ik mijn argumenten en tegenargumenten het beste presenteren?<br />
Opstelling<br />
De aanwezigen zitten in een kring of vierkant, bijvoorbeeld rondom een tafel.<br />
Werkwijze<br />
Wat? Door wie? Opmerkingen<br />
Welkom en uitleg Voorzitter De voorzitter informeert de vergadering over het doel van de bijeenkomst, het<br />
onderwerp, het belang ervan, de werkwijze en afspraken. Ook doet hij/zij<br />
huishoudelijke mededelingen.<br />
Informatieverstrekking Inleider Vaak verzorgt de voorzitter zelf de inleiding: een schets van de situatie <strong>met</strong> een<br />
analyse en eventueel een standpuntinname.<br />
Informatieverheldering Deelnemers De vragen zijn erop gericht de informatie helder te krijgen. Discussie wordt<br />
vermeden. De voorzitter geeft aan wie het woord voert.<br />
Informatie-uitwisseling Deelnemers Vervolgens geven de deelnemers hun visie op de kwestie. Na elke spreker kan<br />
aanvullende informatie of informatieverheldering gevraagd worden.<br />
Samenvatting Voorzitter De voorzitter geeft een overzicht van de verschillende standpunten.<br />
De kern:<br />
meningsvorming,<br />
argumentatie<br />
Deelnemers De voorzitter geeft de deelnemers de gelegenheid de verschillende standpunten<br />
te bestrijden of te verdedigen.<br />
Samenvatting Voorzitter De voorzitter geeft een samenvatting: een globaal overzicht van standpunten en<br />
argumenten.<br />
Afspraken Deelnemers<br />
en<br />
deelnemers<br />
Dankwoord en<br />
afsluiting<br />
Soms wordt nog overlegd over de consequenties. Zie: activiteiten plannen.<br />
Samenvatting door de voorzitter<br />
Voorzitter De voorzitter benadrukt in zijn dankwoord het nut van de bijeenkomst en geeft<br />
aan wat de volgende stappen m.b.t. dit onderwerp zullen zijn.<br />
Postbus 3386, 2001 DJ Haarlem | www.scholen<strong>met</strong>succes.nl | info@scholen<strong>met</strong>succes.nl | 023- 534 11 58
Ideeën ontwikkelen<br />
Brainstormen, problemen oplossen, producten bedenken, middelen bedenken, iets nieuws creëren<br />
In plaats van een gestructureerde vergadering kun je hiervoor ook denken aan een informelere werkconferentie.<br />
Voorbereiding<br />
Vaak is al voor het begin van de bijeenkomst duidelijk waarvoor de ideeën nodig zijn. Dan is een voorbereiding gewenst.<br />
Meestal betreft het een probleem waarvoor men oplossingen zoekt.<br />
Je voorbereidingsvragen zijn:<br />
Wat is het probleem precies? (verschijnselen)<br />
Waarom is het een probleem? (Wat is de ernst ervan? Voor wie? Waarom?)<br />
Waardoor wordt het probleem veroorzaakt?<br />
Welke oplossingen heb ik voor dit probleem?<br />
Opstelling<br />
Breek, als dat mogelijk is, even uit de zakelijke omgeving. Zorg voor een ontspannen sfeer: makkelijke stoelen, "benen op<br />
tafel". Iemand noteert de ideeën, bij voorkeur voor iedereen zichtbaar (flip-over).<br />
Werkwijze<br />
Wat? Door wie? Opmerkingen<br />
Welkom en<br />
uitleg<br />
Inleiding Inleider<br />
(voorzitter)<br />
De kern:ideeën<br />
genereren<br />
Korte<br />
samenvatting<br />
Dankwoord,<br />
afspraken en<br />
afsluiting<br />
Voorzitter Voorzitter is meestal de aanwezige <strong>met</strong> de hoogste functie. Deze informeert de<br />
deelnemers over doel van de bijeenkomst, onderwerp, werkwijze/ afspraken en doet<br />
huishoudelijke mededelingen.<br />
Indien nodig wordt informatie gegeven over het probleem waarvoor oplossingen<br />
worden gezocht: omschrijving, ernst, oorzaken.<br />
Deelnemers Elke aanwezige krijgt de gelegenheid ideeën te spuien. Geen idee is te gek. Hoe<br />
wilder hoe beter! Hoe meer hoe liever. Men kan daarbij voortborduren op ideeën<br />
van anderen: combinaties, verbeteringen, aanvullingen. Alles wordt zonder discussie<br />
geaccepteerd en genoteerd. Alternatief: eerst ideeën in stilte noteren, daarna pas<br />
aan elkaar vertellen.<br />
Voorzitter Als de ideeënstroom is opgedroogd, geeft de voorzitter een globale samenvatting<br />
(eventueel <strong>met</strong> een rubricering).<br />
Voorzitter De voorzitter dankt de aanwezigen, schetst het vervolgtraject en sluit de<br />
bijeenkomst.<br />
Na de brainstorm<br />
In het vervolgtraject werkt men aan de realisatie van andere vergaderdoelen. Als de ideeën bekend zijn, vindt informatieuitwisseling<br />
plaats. De groepsleden krijgen dan de mogelijkheid elkaar verheldering en toelichting te vragen. Vervolgens<br />
worden de oplossingen besproken: meningsvorming. Wat zijn de voor- en nadelen? Wat zijn de sterke en zwakke punten<br />
ervan? Hoe staat het <strong>met</strong> de bruikbaarheid, de uitvoerbaarheid, het kostenaspect, de maatschappelijke aanvaardbaarheid,<br />
de effectiviteit enz.? Pas als alle alternatieven zijn bekeken en geëvalueerd, vindt besluitvorming plaats. En die kan weer<br />
gevolgd worden door planning van activiteiten. Men hanteert dus de verschillende vergadermodellen na elkaar.<br />
Postbus 3386, 2001 DJ Haarlem | www.scholen<strong>met</strong>succes.nl | info@scholen<strong>met</strong>succes.nl | 023- 534 11 58
Besluit nemen<br />
Gezamenlijk standpunt innemen, keus maken, voorstel aannemen of verwerpen, adviseren, onderhandelingsresultaat<br />
bereiken<br />
Voorbereiding<br />
Besluitvorming is het logische vervolg op probleemoplossing. De vergadering bespreekt een voorstel en neemt daarover<br />
een besluit. Zo'n voorstel moet duidelijk zijn. Je kunt je voorbereiden <strong>met</strong> behulp van de volgende vragen:<br />
Wat houdt dit voorstel in?<br />
Waarom ligt dit voorstel er?<br />
Hoe is het tot stand gekomen?<br />
Welke consequenties heeft dit voorstel?<br />
Wat is je standpunt en waarom?<br />
Opstelling<br />
De aanwezigen zitten in een kring of vierkant, bijvoorbeeld rondom een tafel.<br />
Werkwijze<br />
Wat? Door wie? Opmerkingen<br />
Welkom en uitleg Voorzitter De voorzitter opent de vergadering en geeft aan over welke zaak een besluit<br />
dient te worden genomen. Hij (zij) schetst het belang van de beslissing en brengt<br />
de belangrijkste vergaderafspraken in herinnering. Zonodig wordt de<br />
vergaderprocedure aangegeven. Ook is van belang dat iedereen weet wat de<br />
bevoegdheid van de vergadering in deze kwestie is.<br />
Inleiding Voorzitter/de<br />
skundige<br />
informatieverhelder<br />
ing<br />
Indien nodig wordt het voorstel toegelicht door de voorzitter of een deskundige<br />
Deelnemers Elke aanwezige krijgt de gelegenheid vragen te stellen om het voorstel te<br />
verhelderen.<br />
Meningsvorming Deelnemers De voorzitter vraagt de mening van de deelnemers. Deze vertellen wat ze van het<br />
voorstel vinden en ze beargumenteren dit.<br />
Voorstellen Deelnemers Zo nodig worden wijzigings- of tegenvoorstellen gedaan en ook die worden<br />
besproken.<br />
Meningsvorming Deelnemers Ook deze wijzigingsvoorstellen worden beargumenteerd.<br />
De kern: besluit<br />
nemen<br />
Voorzitter en<br />
deelnemers<br />
Als duidelijk is wat de deelnemers willen, formuleert de voorzitter dat als een<br />
besluit. De deelnemers stemmen daarmee meestal in (consensus). Als onenigheid<br />
blijft bestaan, kan men stemmen.<br />
Samenvatting De voorzitter deelt officieel mee welk besluit is genomen.<br />
informatieverstrekki<br />
ng<br />
Voorzitter Vervolgens deelt de voorzitter mee wat er <strong>met</strong> dat besluit wordt gedaan<br />
(vervolgtraject).<br />
Afspraken Zonodig maakt men afspraken over de activiteiten in het vervolgtraject<br />
(taakverdeling, communicatie, uitwerking, uitvoering enz.). Zie: Activiteiten<br />
plannen<br />
Dankwoord en<br />
afsluiting<br />
Voorzitter De voorzitter dankt de aanwezigen en sluit de bijeenkomst.<br />
Postbus 3386, 2001 DJ Haarlem | www.scholen<strong>met</strong>succes.nl | info@scholen<strong>met</strong>succes.nl | 023- 534 11 58
Activiteiten plannen<br />
Ideeën uitwerken, werk structureren, afspraken maken, taken verdelen<br />
Voorbereiding<br />
Als een besluit is genomen, dienen afspraken te worden gemaakt over de uitvoering ervan. Om de voorbereiding voor het<br />
overleg daarover te structureren kan men gebruik maken van project-fasemodellen, kwaliteitscirkels, organisatiestructuren,<br />
productieprocessen enz.<br />
Opstelling<br />
De aanwezigen zitten in een kring of vierkant, bijvoorbeeld rondom een tafel.<br />
Werkwijze<br />
Wat? Door wie? Opmerkingen<br />
Welkom en uitleg Voorzitter Voorzitter is meestal de aanwezige <strong>met</strong> de hoogste functie. Deze informeert de<br />
vergadering over doel van de bijeenkomst en doet huishoudelijke<br />
mededelingen.<br />
informatieverstrekking Inleider De voorzitter geeft aan wat de activiteit is waarvoor de aanwezigen een planning<br />
moeten gaan maken. Hij formuleert dus de opdracht en de randvoorwaarden.<br />
informatieverheldering Deelnemers De opdrachtverheldering vindt plaats aan de hand van vragen als: Wat is de<br />
opdracht precies? Welk resultaat wordt verwacht? Aan welke eisen moet<br />
worden voldaan? Wat zijn de randvoorwaarden? Welke middelen zijn<br />
beschikbaar? Aan wie moet men verantwoording afleggen?<br />
De kern: activiteiten<br />
plannen<br />
Deelnemers Als de opdracht helder is, inventariseert men de fasen van een uitvoeringsplan.<br />
Wat zijn de deelactiviteiten die achtereenvolgens dienen te worden uitgevoerd?<br />
Wat is er nodig om deze deelactiviteiten uit te kunnen voeren? Men maakt een<br />
tijdplanning. Al deze bespreekpunten kunnen overigens reeds vooraf zijn<br />
uitgewerkt in een voorstel. In dat geval volgt men de vergadermodellen van<br />
menings- en besluitvorming.<br />
Taakverdeling Deelnemers Vervolgens wordt vastgesteld wie voor de ontwikkeling c.q. uitvoering van een<br />
fase of een deelactiviteit verantwoordelijk is.<br />
Eventueel.<br />
meningsvorming en<br />
probleemoplossing<br />
Deelnemers Welke knelpunten ziet men nu al? Hoe kan men verwachte problemen<br />
voorkomen of oplossen?<br />
Samenvatting Voorzitter De voorzitter zet de gemaakte afspraken op een rijtje.<br />
Dankwoord, afspraken<br />
en afsluiting<br />
Voorzitter De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun inbreng, schetst de volgende<br />
stappen in het traject (verslaglegging, datum voortgangsbespreking) en sluit de<br />
bijeenkomst.<br />
Postbus 3386, 2001 DJ Haarlem | www.scholen<strong>met</strong>succes.nl | info@scholen<strong>met</strong>succes.nl | 023- 534 11 58
Change language