Shell Card Online Gebruikers handleiding

Shell Card Online -
Gebruikershandleiding
In deze handleiding beschrijven we de belangrijkste functies van Shell
Card Online.
1

Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1: Inloggen op Shell Card Online ....................................................................................... 3
Hoofdstuk 2: Structuur van Shell Card Online ...................................................................................... 5
Hoofdstuk 3: e-Invoicing ........................................................................................................................ 7
Hoofdstuk 4: Kaartbeheer ...................................................................................................................... 8
Hoofdstuk 5: Rapporten ....................................................................................................................... 10
Hoofdstuk 6: Alerts ............................................................................................................................... 13
Hoofdstuk 7: Gebruikersbeheer ........................................................................................................... 14
Appendix: Veelgestelde vragen ........................................................................................................... 16
2

Hoofdstuk 1: Inloggen op Shell Card Online
De link naar Shell Card Online kan worden gevonden op de website van Shell (u kunt uw
locatie aan de linkerkant al naar gelang wijzigen): http://www.shell.nl/nld/products-
services/on-the-road/card-services/shell-fuel-card-for-businesses-tpkg/fleet-
management/shell-card-online.html
U gaat dan direct naar de inlog-portal waar u kunt inloggen en zich kunt aanmelden
(registreren) als u nog geen toegang hebt.
3

Nadat u zich hebt aangemeld voor Shell Card Online, ontvangt u uw gebruikers-id en
wachtwoord via e-mail; voer deze in de velden User ID en Wachtwoord in om in te
loggen op Shell Card Online. Vergeet niet om uw wachtwoord te wijzigen nadat u voor
de eerste keer hebt ingelogd. Voor uw eigen veiligheid dient u een wachtwoord te kiezen
dat uit ten minste 8 tekens bestaat. U kunt in plaats van uw gebruikers-id ook uw e-
mailadres en wachtwoord gebruiken om in te loggen.
U wordt na het inloggen na de Home-pagina doorgestuurd.
4

Hoofdstuk 2: Structuur van Shell Card Online
De Home-pagina van Shell Card Online is verdeeld in meerdere onderdelen.
De meest populaire functies van Shell Card Online zijn direct vanaf de Home-
pagina toegankelijk.
Als u gebruik maakt van e-invoicing, kunt u naar uw laatste factuur gaan door links
onderaan op “e-invoicing” te klikken. Zie voor meer informatie hoofdstuk 3.
U kunt vanaf de Home-pagina ook direct kaarten blokkeren of annuleren, een overzicht
van uw kaarten bekijken, een kopie van uw PIN aanvragen of een nieuwe kaart bestellen.
Aan de rechterkant kunt u het laatste nieuws over Shell lezen – vergeet niet om daar af en
toe eens een kijkje te nemen.
Klik voor meer vragen op “Contact opnemen met Shell” waarna er een apart venster zal
worden geopend. Geef aan waarom u contact met Shell opneemt en voer uw vraag in
het betreffende veld in. Voer daarna de veiligheidscode in en klik op Verzenden. Maak
ook gebruik van de Help-knop als u Shell Card Online gebruikt. Deze verschijnt naast
“Contact opnemen met Shell” op pagina's die meer uitleg behoeven. U kunt ook gebruik
5

maken van de contextuele helpfunctie. Daartoe hoeft u op de betreffende pagina’s alleen
maar op het ‘?’ te klikken.
Onder “Mijn Profiel” kunt u uw e-mailinstellingen, nummer- en datumnotering, CSV-
scheidingsteken, contactinformatie, bedrijfslogo en wachtwoord wijzigen en uw
notificatievoorkeuren instellen.
In “Mijn Links” kunt u gekozen ‘Shell Card Online’-pagina’s als favorieten instellen of
velden op uw Home-pagina naar eigen wens configureren.
Als u op “Afmelden” klikt, logt u uit.
Alle onderdelen van Shell Card Online zijn toegankelijk vanaf de menubalk (zie boven).
Beweeg uw muis over de verschillende menu-opties om de beschikbare subsecties te
bekijken.
Onder “Home” staan twee links, een naar de Home-pagina en een naar de Site Locator.
Ga naar “Kaarten” voor een overzicht van uw kaarten; in de subsecties kunt u een nieuwe
kaart bestellen, kaarten blokkeren of bekijken welke kaarten vernieuwd moeten worden.
Onder “Alerts” kunt u uw alerts voor een aantal verschillende scenario’s beheren en
bewerken.
In “Rapporten” kunt u al naar gelang uw behoeften/voorkeuren rapporten aanmaken.
Deze kunnen vervolgens in de door u gewenste opmaak worden afgedrukt. In hoofdstuk 4
leest u meer hierover.
Onder “Administratie” kunt u nieuwe gebruikers instellen, nieuwe accounts aanmaken en
de toegang tot bepaalde functies beheren.
6

Hoofdstuk 3: e-Invoicing
Met e-invoicing bespaart u op de factuurkosten en het is ook nog eens beter voor het
milieu. In het onderdeel e-invoicing (direct toegankelijk vanaf de Home-pagina en de
menubalk) kunt u:
zich aanmelden voor e-invoicing als u daar nog geen gebruik van maakt
uw facturen bekijken en een papieren exemplaar bestellen nadat u zich voor e-
invoicing hebt aangemeld
U kunt direct vanaf de Home-pagina van Shell Card Online uw meest recente factuur
bekijken door op de link “e-invoicing” onderin het scherm te klikken.
Als u in de menubalk op “Facturen” klikt, krijgt u toegang tot het factuuroverzicht (werkt
hetzelfde als alle andere rapporten in Shell Card Online). Raadpleeg voor meer informatie
over rapporten het hoofdstuk “Rapporten”.
7

Hoofdstuk 4: Kaartbeheer
In dit hoofdstuk worden de meest belangrijke kaartbeheerfuncties beschreven. Deze zijn
direct vanaf de Home-pagina en de menu-optie “Kaarten” in de menubalk toegankelijk.
Alle beschikbare functies zijn hieronder weergegeven.
We nemen nu de procedure voor het bestellen van kaarten door.
4.1 Een kaart bestellen
Stap 1: Klik op “Voeg een kaart toe aan uw bestelling”.
Stap 2: Selecteer in het pop-upvenster de gewenste kaartspecificaties. Als u een
voertuigspecifieke kaart nodig hebt, klik dan onderaan op “Specifiek voertuig”. Volg
hetzelfde proces voor een bestuurderspecifieke kaart of een kaart voor een specifiek
voortuig en een specifieke bestuurder. U kunt een kaartgroep toevoegen of een nieuwe
groep voor de bestelde kaart aanmaken. U kunt dat ook direct in het kaartoverzicht doen
door op “Kaartgroep” te klikken en deze aan uw wensen aan te passen.
8

Klik als u klaar bent op “Bestellen” om het adres waar de kaart naartoe kan worden
gestuurd te bevestigen.
9

Hoofdstuk 5: Rapporten
Shell Card Online bevat een groot aantal standaardrapporten die kunnen worden gebruikt
om uw transactiegegevens op snelle en eenvoudige wijze te analyseren. U kunt elk
rapport aan uw eigen wensen aanpassen en indien nodig downloaden of afdrukken. Het
overzichtsscherm voor rapporten (zie onder) is toegankelijk in de menubalk onder de optie
“Rapporten”.
Stap 1: Selecteer het gewenste rapport. De korte omschrijvingen helpen u bepalen welk
rapport u moet kiezen.
OPMERKING! Gebruik “Gegevens downloaden” alleen voor grote gegevensbestanden.
10

Stap 2: In het volgende scherm selecteert u de vereiste instellingen en klikt u op “Maak
rapport” om het resultaat weer te geven.
Het uitvoeren van de online-analyse kan wat tijd in beslag nemen en de resulterende
rapportages zijn bedoeld voor real-time analysedoeleinden. Klik op “Rapportinstellingen”
(bovenaan het scherm) om het rapport aan uw eigen wensen aan te passen.
11

Selecteer de gewenste informatie en de volgorde waarin deze wordt weergegeven. Klik
op “Instellingen toepassen” om de wijzigingen van kracht te laten worden.
Opmerking: Als de paginagrootte te groot of te klein is (staat standaard ingesteld op 50
items per pagina), kunt u dat wijzigen door naar het eind van de lijst te scrollen en de
waarde in het veld ‘Paginagrootte’ aan te passen. Als u vervolgens op “Wijzigen” klikt,
ververst Shell Card Online de pagina op basis van de nieuwe instellingen. De nieuwe
paginagrootte wordt door Shell Card Online opgeslagen en op alle lijsten toegepast. U
kunt de paginagrootte op elk gewenst moment en in elke lijst aanpassen in Shell Card
Online.
U kunt gegevens ook exporteren, bijvoorbeeld naar een Excel-bestand. Klik daartoe op
“Gegevens downloaden” (naast de knop “Rapportinstellingen”). U kunt kiezen uit csv,
Excel en PDF.
12

Hoofdstuk 6: Alerts
U kunt in Shell Card Online ‘alerts’ aanmaken om een notificatie naar uw inbox (of
willekeurig ander e-mailadres) te laten sturen als de Shell-kaart onder ongebruikelijke
omstandigheden wordt gebruikt. De informatie in dit hoofdstuk legt uit hoe u de criteria
kunt instellen en op welke manier de ‘alerts’ verwerkt moeten worden.
Ga naar “Alertprofielen” om een ‘alert’ in te stellen. U kunt een groot aantal profielen
aanmaken en deze eenvoudig aan uw kaarten en/of accounts toekennen.
Alle alertmeldingen kunnen in het alarmrapport worden bekeken. Als het ‘alert’ eenmaal is
verwerkt, kan de status van “In behandeling” naar “Verwerkt” worden veranderd.
De menubalk bevat ook een optie om het rapport te downloaden of af te drukken.
13

Hoofdstuk 7: Gebruikersbeheer
Dit hoofdstuk bevat informatie over de manier waarop de systeembeheerder online-
gebruikers kan toevoegen en (de toegangsrechten van) bestaande gebruikers kan
beheren.
Stap 1: Selecteer in het hoofdmenu “Administratie” en vervolgens “Mijn gebruikers”.
Stap 2: Er wordt een overzicht van alle gebruikers getoond. Selecteer een gebruiker in het
overzicht en klik op “Gebruikersnaam” of “Gebruikers-id” om de gegevens te bewerken.
Klik op “Nieuwe gebruiker aanmaken” om een nieuwe gebruiker toe te voegen.
Hieronder treft u informatie aan over hoe u een nieuwe gebruiker kunt aanmaken.
Stap 3: Voer de gegevens van de nieuwe gebruiker in. Het gebruikers-id kan naar wens
worden gekozen maar dient uit ten minste 8 tekens te bestaan.
Stap 4: Stel de toegangsrechten voor de nieuwe gebruiker in door in “Naam Applicatie”
de ‘Shell Card Online’-module die u aan uw gebruiker wilt toekennen, te selecteren
o Shell Card Online – standaardtoegang en -rapportage
o Card Deck Management – kaarten blokkeren/bestellen
o Advanced Reports – voor premiumtoegang (hier kunnen extra kosten voor
worden berekend)
14

Als u buiten het Toepassingsvenster klikt, worden de tabellen Rol, Klant en Account
automatisch ingevuld op basis van de gekozen applicatie.
Stap 5: De informatie in de tabel Rol kunt u ongewijzigd laten (voor toekomstig gebruik)
Stap 6: Selecteer in de tabel Klant de betaler die u aan de nieuwe gebruiker(s) wilt
toekennen
Stap 7: Selecteer in de tabel Account de accounts onder elke klant (indien het er meerdere
zijn)
Stap 8: Als u in Toepassing “Shell Card Online” hebt geselecteerd, dient u de onderdelen
“Wijziging geautoriseerd” en “Aanvinken om waarschuwings e-mail te ontvangen” te
configureren. U kunt de privileges selecteren die aan de nieuwe gebruiker worden
toegewezen.
Stap 9: Klik als u klaar bent op “Opslaan”. De nieuwe gebruiker ontvangt zijn/haar
persoonlijke inloggegevens via e-mail.
Opmerking: Na het opslaan keert u automatisch terug naar de lijst Mijn Gebruikers.
15

Appendix: Veelgestelde vragen
1) Hoe kan ik de systeembeheerder wijzigen?
- De systeembeheerder kan niet door de gebruiker worden gewijzigd. Stuur een e-
mail naar onze afdeling Klantenservice generalcardrequests-nl@shell.com om de
wijziging aan te vragen.
2) Mijn online-profiel geeft geen toegang tot alle functies. Ik zou graag alle
beschikbare functies willen gebruiken.
- Shell Card Online is onderverdeeld in verschillende modules. Neem contact op met
onze afdeling Klantenservice om toegang tot de verschillende functies aan te
vragen.
3) Waar kan ik aanvullende informatie over Shell Card Online vinden?
- Ga naar www.euroShell.nl/shellcardonline. Hier treft u meer informatie aan. U
kunt ook contact opnemen met onze afdeling Klantenservice op 0900 202 27 30
4) Hoe kan ik de paginagrootte wijzigen als ik een lijst bekijk, bijvoorbeeld een
transactierapport?
- Onderaan elke lijst in Shell Card Online is een veld “paginagrootte”.U kunt de
waarden daar naar wens aanpassen en vervolgens op de knop Wijzigen klikken.
De wijziging wordt dan toegepast op ALLE lijsten in Shell Card Online maar kan
op elk gewenst moment en in elke lijst weer opnieuw worden aangepast.
5) Wat is het verschil tussen “Factuurdatum” en “Alle transacties” in een
transactierapport?
- Als u kiest voor Factuurdatum krijgt u alle transacties in een bepaalde
factuurperiode te zien en als u op Alle transacties klikt, krijgt u alle transacties te
zien in de geselecteerde periode, ongeacht tot welke factuur elke transactie
behoort. De Factuurdatum dient overeen te komen met de datums van uw facturen
en is een vervolgkeuzelijst. Alle transacties kan daarentegen vrij worden gekozen
en staat standaard op ‘7 dagen voorafgaand aan vandaag’.
6) Welke gegevens krijg ik als ik het rapport Bulkgegevens downloaden selecteer?
- Het Bulkrapport is ongeveer hetzelfde als een transactierapport en wordt gebruikt
als u een groot aantal gegevens (bijv. meer dan 2000 items) nodig hebt. Het
Bulkrapport bevat alle standaardinformatie zoals:
o Productcode en -naam
o Kaartgroep-id en -naam
16

o Transactiegegevens – datum & tijd, bedrag, hoeveelheid, enz.
o Kaartgegevens
17