Het gouden elftal - Bond Beter Leefmilieu

Bestuursfuncties in een extern gerichte
vereniging: Het gouden elftal
De kern van elke vrijwilligersorganisatie is het bestuur. De bestuursleden vormen een hechte
ploeg die instaat voor het dagelijks functioneren van de vereniging. Traditioneel bestaat het
bestuur uit een drietal personen: voorzitter, secretaris en penningmeester. Maar deze klassieke
bestuursfuncties volstaan al lang niet meer om de werking optimaal te doen draaien.
Verenigingen worden geconfronteerd met nieuwe wettelijke opdrachten en taken. En ook de
nieuwe vrijwilliger stelt hogere kwaliteitseisen aan de verenigingswerking. Daarom is het
belangrijk om tot goede taakomschrijvingen en afbakeningen te komen binnen je vereniging.
Zoals een voetbalploeg uit elf spelers bestaat, kunnen milieu- en natuurverenigingen maar
‘scoren’ bij het grote publiek en het beleid als elf essentiële taken binnen de vereniging zijn
ingevuld. Dat hoeft niet te gebeuren door elf verschillende bestuursleden. Deze taken kunnen
door een beperkter aantal bestuursleden of vrijwilligers ingevuld worden. In een vereniging met
een open organisatiestructuur ligt immers de nadruk niet op het beheersen en controleren van
taken door een kleine bestuurskern. Maar is er ook ruimte voor de inbreng van meer uitvoerende
vrijwilligers waarbij de bestuurskern taken delegeert en coördineert. Zij blijven wel in de meeste
gevallen de eindverantwoordelijkheid dragen.
Met de checklist ‘het gouden elftal’ geven we eerst een omschrijving van elf functies en taken
voor een open en extern gerichte verenigingswerking. Dat is een vereniging die investeert in open
en laagdrempelige activiteiten en hierover communiceert naar het ruime publiek. Ze bouwt
contacten en netwerken uit met milieu- en andere verenigingen. Ook naar het gemeentebestuur
werkt ze assertief: samen projecten opzetten als het kan, actievoeren als het moet. En
vrijwilligers, die worden warm onthaald en krijgen hun plaats binnen de vereniging.
Na de checklist schotelen we enkele richtvragen voor om na te gaan welke functies/taken nu
reeds ingevuld zijn? Of er nieuwe taakomschrijvingen moeten opgesteld worden? En wie we voor
deze taken kunnen aanspreken?
Deze checklist is geen model die we aan al onze lidorganisaties zomaar willen of kunnen
opleggen. Naargelang het aantal bestuursleden, creativiteit en enthousiasme kan de vereniging
deze taken en functies zelf aanvullen.
1. Voorzitter:
De voorzitter is de hoofdverantwoordelijke van de vereniging. De belangrijkste opdracht van een
voorzitter in een open en extern gerichte vereniging zit hem in de coördinatie van taken. Het
cumuleren van andere taken of functies moet zoveel mogelijk vermeden worden.
eindverantwoordelijk voor de bestuursvergaderingen: De voorzitter stelt in samenspraak met
de secretaris de agenda en de kalender op voor de bestuur- en algemene vergaderingen. Hij
zit deze vergaderingen voor en zorgt voor een goede besluitvorming.
Bewegingswerk – Infofiches – Bestuur
1

2
eindverantwoordelijke voor beleidsactiviteiten: De voorzitter volgt nauwgezet (met andere
bestuursleden) de (politieke) actualiteit rond milieu- en natuurdossiers goed op.
eindverantwoordelijke voor de planning – jaarprogramma’s.
eindverantwoordelijke communicatie : Naar de buitenwereld en de pers is de voorzitter het
gezicht van de vereniging. De voorzitter staat daarom de pers te woord en is
eindverantwoordelijke voor de inhoud van de publicaties en/of website van de vereniging.
Specifieke communicatietaken, zoals redactie van nieuwsbrieven of onderhouden van de
website, worden bij voorkeur aan andere bestuursleden of uitvoerende vrijwilligers uitbesteed
(zie later).
onderhouden van externe contacten : contacten met andere milieu- of natuurverenigingen in
de minaraad of andere adviesorganen in de gemeente, maar ook daarbuiten.
2. Secretaris
De secretaris houdt zich bezig met de coördinatie van administratieve taken en ledenbeleid.
Omdat de secretaris doorgaans zijn handen vol heeft aan administratieve taken en dossiers
worden ook hier best enkele taken gedelegeerd aan andere bestuurders of uitvoerende
vrijwilligers.
eindverantwoordelijke bestuursvergadering: De secretaris stelt samen met de voorzitter de
agenda van de bestuursvergadering op en zorgt voor de verzending en andere praktische
zaken (bijv. huren vergaderzaal). Tijdens de bestuursvergadering staat hij in voor de notulen.
eindverantwoordelijke voor de uitnodiging van leden voor activiteiten.
eindverantwoordelijke klassement/archief: De secretaris houdt de bestuursnotulen en andere
relevante documenten (bijv. werkingsverslagen, persartikels, enz…) in een archief bij. In de
praktijk zien we dat het klassement en zeker het oud archief vaak door een aparte
archiefverantwoordelijke (soms ex-secretaris) wordt opgevolgd (zie later).
eindverantwoordelijke subsidiedossiers en wetgeving: De secretaris is doorgaans ook
verantwoordelijk voor het invullen van de subsidiedocumenten.
eindverantwoordelijke ledenadministratiebestand: De secretaris is eindverantwoordelijk voor
het organiseren, opvolgen en bijhouden van de ledenadministratie. Maar ook hier wordt best
het praktische inputwerk uitbesteed aan een vrijwilliger of ander bestuurslid.
eindverantwoordelijke leden- en vrijwilligersbeleid: Omdat het takenpakket van de secretaris
en de uitdaging van een modern leden- en vrijwilligersbeleid dermate zwaar is, wordt deze
taak het best uitbesteed aan een aparte verantwoordelijke voor het leden- en
vrijwilligersbeleid (zie later).
3. Penningmeester
Laatste klassieke bestuursfunctie in de rij is de penningmeester. De penningmeester is de
eindverantwoordelijke voor de financiering van de vereniging en zorgt ervoor dat de inkomsten
effectief worden geïnd en de uitgaven correct worden geregistreerd.
eindverantwoordelijke boekhouding in functie van subsidiedossiers en vzw-wetgeving.
zoeken naar nieuwe inkomstenbronnen (sponsoring, projectfinanciering, enz…).
Het gouden elftal

4. Vertegenwoordigers in overlegorganen (minraad, gecoro, enz…)
Milieu- en natuurverenigingen worden steeds meer betrokken bij de planning en uitvoering van
het milieubeleid en andere beleidsdomeinen (bijv. ruimtelijke ordening). Het is belangrijk om voor
deze of andere adviesraden de voorzitter en andere sterk inhoudelijke vrijwilligers voor te dragen.
5. Publicatieverantwoordelijke
De voorzitter coördineert het communicatiebeleid en de publicatieverantwoordelijke doet het
praktische uitvoerende werk: samenstellen van de nieuwsbrief voor leden en sympathisanten, de
opmaak van pamfletten, redactie van persberichten, enz…
6. Webmaster
Het ontwerpen en beheren van een website is praktisch werk dat best door een uitvoerende
vrijwilliger wordt gedaan. De inhoud voor de website en e-zine wordt bij voorkeur door de
publicatieverantwoordelijke en/of voorzitter geleverd.
7. Adressenverantwoordelijke
De secretaris is de eindverantwoordelijke voor de ledenadministratie en de
adressenverantwoordelijke zorgt voor het praktische inputwerk. Hij speelt de geüpdate adressen
dan door aan publicatieverantwoordelijke of webmaster voor verzending van nieuwsbrieven, ezines,
enz…
8. Archiefverantwoordelijke
De secretaris is doorgaans verantwoordelijk voor het actuele klassement aangezien hij de meeste
correspondentie ontvangt en instaat voor de verslaggeving. Vaak zien we dat een aparte
archiefverantwoordelijke het oude archief beheerd.
9. Werkgroepverantwoordelijk
Werkgroepen kunnen losse of structurele samenwerkingsverbanden zijn tussen leden en nietleden
die geïnteresseerd zijn in een bepaald thema (bijv. natuurstudie, mobiliteit, …) of een
bepaalde activiteit (organisatie infoavond of barbecue). In een werkgroep krijgen vrijwilligers de
kans om inhoudelijk mee te draaien, zonder onmiddellijk lid of bestuurslid te worden. Een
werkgroepverantwoordelijke leidt dit dus best allemaal in goede banen.
De werkgroepen moeten een structurele basis krijgen wanneer de lokale vereniging een
natuurreservaat beheert of nieuwe diensten/projecten al dan niet i.s.m. andere verenigingen
opzet.
10 Actieverantwoordelijke
Veel verenigingen zijn vroeger ontstaan als actiegroep. Door het vele advieswerk zijn de acties
meer op het achterplan geraakt. De functie van actieverantwoordelijke is belangrijk om via acties
met de vereniging naar buiten te treden.
11. Verantwoordelijke leden- en vrijwilligersbeleid:
Het aanstellen van een verantwoordelijke voor leden- en vrijwilligersbeleid is geen overbodige
luxe. Veel verenigingen klagen immers over een achteruitgang in leden en een chronisch tekort
Bewegingswerk – Infofiches – Bestuur
3

aan vrijwilligers. Het is daarom heel belangrijk dat een specifieke persoon binnen de vereniging
werk maakt van een stappenplan vrijwilligersbeleid.
Meer info over dit stappenplan op Bewegingswerk – Infofiches – Leden- en vrijwilligersbeleid:
4
Vrijwilligersmap: stappenplan en goede praktijken vrijwilligersbeleid
Richtvragen
Neem de bovenstaande lijst met functies en taken. En stel je de volgende vragen?
Welke functies zijn er binnen de vereniging? En wie doet ze?
Welke van bovenvermelde taken doen we in de vereniging? En wie doet deze taken?
Wat is de beoordeling van deze taken?
Welke taken zijn prioritair voor het komende werkjaar en –programma?
Welke taken zijn prioritair voor een open en extern gerichte werking?
Voor welke taken zoeken we nieuwe vrijwilligers (wervingsplan)?
Het gouden elftal