Geautomatiseerde factuurverwerking - De markt en ... - IBNN
Geautomatiseerde factuurverwerking - De markt en ... - IBNN
Geautomatiseerde factuurverwerking - De markt en ... - IBNN
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Scanning<br />
Enhancem<strong>en</strong>t<br />
Extractie<br />
Validatie<br />
Routing<br />
Registratie<br />
Goedkeuring<br />
Boeking <strong>en</strong><br />
integratie<br />
Betaling<br />
Archivering<br />
Het verwerk<strong>en</strong> van factur<strong>en</strong> stelt hoge eis<strong>en</strong> aan de scanner. Hierdoor werkt ISProjects met ger<strong>en</strong>ommeerde<br />
merk<strong>en</strong>. Voor scansoftware word<strong>en</strong> o.a. Kofax of Readsoft ingezet.<br />
<strong>De</strong> verbetering van de docum<strong>en</strong>tkwaliteit wordt aangebod<strong>en</strong> middels Virtual Rescan (VRS), van<br />
Kofax (zie ook elders in deze uitgave). Dit zorgt ervoor dat de gescande factur<strong>en</strong> voor extractie<br />
<strong>en</strong> opslag er elektronisch zo leesbaar mogelijk uitzi<strong>en</strong>.<br />
Voor extractie van veld<strong>en</strong> van de factuur wordt sam<strong>en</strong>gewerkt met diverse partij<strong>en</strong> zoals Kofax<br />
<strong>en</strong> Readsoft. Beide leveranciers bied<strong>en</strong> kwalitatief hoogstaande software <strong>en</strong> zijn in staat om factuurregels<br />
te herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>. ISProjects kan de Kofax-software reeds vooringericht aanbied<strong>en</strong>.<br />
Na de validatie word<strong>en</strong> de gelez<strong>en</strong> veldwaard<strong>en</strong> <strong>en</strong> het gescande docum<strong>en</strong>t automatisch doorgezet<br />
naar de kernsoftware van ISProject via standaardkoppeling<strong>en</strong>.<br />
Registratie gebeurt in de eig<strong>en</strong> software. In dit scherm kan de volledige factuur word<strong>en</strong> gecodeerd,<br />
inclusief alle detailregels. Indi<strong>en</strong> mogelijk zijn de herk<strong>en</strong>de waard<strong>en</strong> tijd<strong>en</strong>s de extractie al<br />
vooringevuld. Het is echter nog wel mogelijk ze in ISP-Invoice aan te pass<strong>en</strong>. In het scherm zijn<br />
diverse geautomatiseerde controles aanwezig, zoals correcte BTW -berek<strong>en</strong>ing<strong>en</strong>, optelling<strong>en</strong><br />
etc. Per factuurregel is het mogelijk om grootboekrek<strong>en</strong>ingnummers, kost<strong>en</strong>plaats<strong>en</strong> of projectnummers<br />
te selecter<strong>en</strong>.<br />
Nadat de factuur is geregistreerd in ISP-Invoice wordt deze via e<strong>en</strong> interface automatisch geregistreerd<br />
of geboekt met e<strong>en</strong> betalingsblokkade in de financiële software. Dit kan per klant word<strong>en</strong><br />
ingesteld.<br />
Op basis van ingevoerde codering <strong>en</strong> het procuratieschema kan het systeem automatisch de<br />
juiste budgethouder bepal<strong>en</strong> <strong>en</strong> wordt de goedkeuring-workflow gestart. <strong>De</strong> desbetreff<strong>en</strong>de<br />
goedkeurders word<strong>en</strong> via e<strong>en</strong> e-mailbericht geïnformeerd dat er factur<strong>en</strong> op<strong>en</strong>staan die moet<strong>en</strong><br />
word<strong>en</strong> goedgekeurd. Nadat alle goedkeurders hun akkoord hebb<strong>en</strong> gegev<strong>en</strong>, wordt de factuur<br />
in de financiële software vrijgegev<strong>en</strong> voor betaling. Alle acties word<strong>en</strong> gelogd in de vorm van<br />
e<strong>en</strong> digitale audit trail op factuurregelniveau.<br />
Tev<strong>en</strong>s is ISP-Invoice in staat inkoopordergerelateerde factur<strong>en</strong> automatisch te match<strong>en</strong> <strong>en</strong> nietgematchte<br />
factur<strong>en</strong> ter goedkeuring aan te bied<strong>en</strong>.<br />
Na e<strong>en</strong> succesvolle goedkeuring-workflow wordt de factuur betaald. ISProjects biedt ge<strong>en</strong> betalingssoftware,<br />
maar kan er wel mee sam<strong>en</strong>werk<strong>en</strong>. <strong>De</strong> datum waarop de factuur is betaald wordt<br />
weggeschrev<strong>en</strong> in de digitale audit trail van het digitaal factuurarchief om e<strong>en</strong> compleet beeld te<br />
schets<strong>en</strong> van de historie van de factuur.<br />
Uiteindelijk word<strong>en</strong> de factur<strong>en</strong> digitaal opgeslag<strong>en</strong> in het elektronisch archief dat integraal deel<br />
uitmaakt van ISP-Invoice. Vanwege het op<strong>en</strong> karakter van haar software kan ISP-Invoice tev<strong>en</strong>s<br />
integrer<strong>en</strong> met andere ECM/DMS-system<strong>en</strong> zoals bijvoorbeeld IBM Cont<strong>en</strong>tmanager.<br />
der andere actief in de automotive, finance, zakelijke<br />
di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing <strong>en</strong> productie & logistiek.<br />
Toonaangev<strong>en</strong>de refer<strong>en</strong>ties zijn:<br />
• Amsterdam RAI: gebruiker sinds 2005, verwerkt 30.000<br />
factur<strong>en</strong> via ISPInvoice. Er wordt hierbij geïntegreerd<br />
met SAP <strong>en</strong> in het bijzonder de SAP-PS module.<br />
• PON Automotive: gebruiker sinds 2005, verwerkt circa<br />
85.000 factur<strong>en</strong> via ISP-Invoice, waarbij wordt geïntegreerd<br />
met FIS2000.<br />
PricewaterhouseCoopers <strong>Geautomatiseerde</strong> <strong>factuurverwerking</strong> - <strong>De</strong> <strong>markt</strong> <strong>en</strong> de mogelijkhed<strong>en</strong> nader bekek<strong>en</strong> 17
Change language