Geautomatiseerde factuurverwerking - De markt en ... - IBNN
Geautomatiseerde factuurverwerking - De markt en ... - IBNN
Geautomatiseerde factuurverwerking - De markt en ... - IBNN
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Hoe werkt geautomatiseerde<br />
<strong>factuurverwerking</strong>?<br />
<strong>De</strong> <strong>factuurverwerking</strong>ssoftware zal in staat moet<strong>en</strong> zijn het<br />
gehele verwerkingsproces te ondersteun<strong>en</strong>. Dit betek<strong>en</strong>t<br />
dat er functies aanwezig moet<strong>en</strong> zijn voor de volg<strong>en</strong>de<br />
stapp<strong>en</strong>:<br />
• scanning <strong>en</strong> <strong>en</strong>hancem<strong>en</strong>t;<br />
• extractie <strong>en</strong> validatie;<br />
• router<strong>en</strong>, registrer<strong>en</strong> <strong>en</strong> goedkeur<strong>en</strong>;<br />
• boeking <strong>en</strong> integratie;<br />
• archivering.<br />
Daarnaast di<strong>en</strong>t de software binn<strong>en</strong> dit proces diverse controles<br />
te bevatt<strong>en</strong> om ervoor te zorg<strong>en</strong> dat factur<strong>en</strong> niet te<br />
e<strong>en</strong>voudig word<strong>en</strong> betaald, dat dubbele factur<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
herk<strong>en</strong>d, dat de juiste procuratieregels word<strong>en</strong> gehanteerd<br />
<strong>en</strong> dat de factuur op de correcte manier wordt ingeboekt in<br />
de financiële applicatie.<br />
Dit alles vraagt nogal wat van de software. Die moet het proces<br />
optimaal ondersteun<strong>en</strong>, al de g<strong>en</strong>oemde controles bevatt<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> ook nog e<strong>en</strong>s gebruiksvri<strong>en</strong>delijk zijn. <strong>De</strong> meeste softwareleveranciers<br />
bested<strong>en</strong> dan ook veel tijd <strong>en</strong> geld aan de<br />
ontwikkeling van het pakket, ook om diverse klant<strong>en</strong> te kunn<strong>en</strong><br />
bedi<strong>en</strong><strong>en</strong>. Want al is het proces op hoofdlijn<strong>en</strong> gelijk voor<br />
elk bedrijf, in detail zijn toch veel verschill<strong>en</strong> aanwezig. Te<br />
d<strong>en</strong>k<strong>en</strong> valt aan de volg<strong>en</strong>de aspect<strong>en</strong>:<br />
• aantal budgethouders;<br />
• integratie met de financiële applicatie;<br />
• registrer<strong>en</strong> van de factuur in de financiële applicatie<br />
voor de goedkeuring of erna?<br />
• omgaan met specifieke zak<strong>en</strong> als betalingskorting<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
grootboekrek<strong>en</strong>ing<strong>en</strong>;<br />
• omgaan met specifieke rek<strong>en</strong>ingstelsels van bedrijv<strong>en</strong>;<br />
• omgaan met diverse bedrijfscodes;<br />
• omgaan met verschill<strong>en</strong>de budgethouders voor verschill<strong>en</strong>de<br />
factuurregels;<br />
• delegatieprocess<strong>en</strong> (budgethouder delegeert goedkeuring<br />
aan e<strong>en</strong> projectleider of manager voor specifieke<br />
factur<strong>en</strong> behor<strong>en</strong>de bij e<strong>en</strong> afdeling of project);<br />
<strong>De</strong>ze lijst is niet uitputt<strong>en</strong>d, maar geeft aan dat het niet<br />
e<strong>en</strong>voudig is goed pass<strong>en</strong>de <strong>en</strong> flexibele software te ont-<br />
Figuur 1. Het proces van geautomatiseerde verwerking van inkoopfactur<strong>en</strong><br />
Papier<strong>en</strong><br />
factur<strong>en</strong><br />
Scanning & <strong>en</strong>hancem<strong>en</strong>t<br />
Extractie:<br />
software leest<br />
automatisch<br />
alle b<strong>en</strong>odigde<br />
veldwaard<strong>en</strong><br />
wikkel<strong>en</strong> die voor alle bedrijv<strong>en</strong> toepasbaar is. Om toch<br />
e<strong>en</strong> model te introducer<strong>en</strong> dat voldoet voor elk bedrijf,<br />
wordt hierna e<strong>en</strong> vijfstapp<strong>en</strong>model toegelicht.<br />
Stap 1. Scanning <strong>en</strong> <strong>en</strong>hancem<strong>en</strong>t<br />
<strong>De</strong> eerste stap begint met de ontvangst van de factur<strong>en</strong>.<br />
Dit kunn<strong>en</strong> elektronische factur<strong>en</strong> zijn (EDI, XML) of papier<strong>en</strong><br />
factur<strong>en</strong>. <strong>De</strong>ze laatste word<strong>en</strong> gedigitaliseerd door middel<br />
van scanning. Scann<strong>en</strong> betek<strong>en</strong>t eig<strong>en</strong>lijk ‘digitaal mak<strong>en</strong>’.<br />
Er wordt e<strong>en</strong> computerafbeelding gemaakt van de<br />
papier<strong>en</strong> factuur. Dit is e<strong>en</strong> belangrijke stap in het proces<br />
want de computerafbeelding moet zo goed mogelijk leesbaar<br />
zijn om de automatische herk<strong>en</strong>ning (extractie van<br />
data; stap 2) mogelijk te mak<strong>en</strong>. Vaak is het zo dat factur<strong>en</strong><br />
van diverse format<strong>en</strong> binn<strong>en</strong>kom<strong>en</strong>, die ook nog e<strong>en</strong>s verschill<strong>en</strong>d<br />
van kwaliteit zijn. <strong>De</strong> e<strong>en</strong> is afgedrukt op e<strong>en</strong> laserprinter<br />
<strong>en</strong> goed te lez<strong>en</strong>, maar de ander is nog op e<strong>en</strong><br />
matrixprinter afgedrukt <strong>en</strong> is daardoor soms van slechte<br />
kwaliteit. Ook de papiersoort is e<strong>en</strong> factor die de kwaliteit<br />
kan beïnvloed<strong>en</strong>. Factur<strong>en</strong> die zijn afgedrukt op bijzonder<br />
dun papier kunn<strong>en</strong> bijvoorbeeld gekreukeld zijn.<br />
<strong>De</strong> scantechnologie is teg<strong>en</strong>woordig in staat van al deze<br />
binn<strong>en</strong>gekom<strong>en</strong> factur<strong>en</strong> gemiddeld zo’n zev<strong>en</strong>tig tot tachtig<br />
proc<strong>en</strong>t goed te verwerk<strong>en</strong>. Dat wil zegg<strong>en</strong>: de computerafbeelding<br />
is goed te lez<strong>en</strong>, ongeacht de kwaliteit van<br />
de oorspronkelijke factuur.<br />
E<strong>en</strong> belangrijk uitgangspunt bij het scann<strong>en</strong> is dat er maar<br />
e<strong>en</strong>malig gescand moet word<strong>en</strong>. Dus na één keer scann<strong>en</strong>,<br />
moet<strong>en</strong> de computerafbeelding<strong>en</strong> optimaal zijn. Zou je<br />
namelijk bij e<strong>en</strong> slecht scanresultaat alles nog e<strong>en</strong> keer<br />
moet<strong>en</strong> scann<strong>en</strong>, dan kost dit tijd, wat t<strong>en</strong> koste gaat van<br />
de uiteindelijke besparing. Dit stelt eis<strong>en</strong> aan de scanner<br />
<strong>en</strong> de scansoftware. Verder moet de scanner in staat zijn<br />
alle soort<strong>en</strong> papier (dik, dun, A4, A5, letterformaat etc.) in<br />
één keer goed te verwerk<strong>en</strong>. Teg<strong>en</strong>woordig zijn de meeste<br />
professionele scanners hier goed voor te gebruik<strong>en</strong>. Afgerad<strong>en</strong><br />
wordt bij hoge volumes zog<strong>en</strong>oemde ‘multifunctionals’<br />
toe te pass<strong>en</strong>. Dit zijn apparat<strong>en</strong> die kopiër<strong>en</strong>, scan-<br />
Factuurnummer<br />
BTW-nummer<br />
PO-nummer<br />
Totaalbedrag<br />
Bankrek<strong>en</strong>ing<br />
Archivering: factur<strong>en</strong><br />
word<strong>en</strong> opgeslag<strong>en</strong><br />
zodat ze altijd kunn<strong>en</strong><br />
teruggevond<strong>en</strong><br />
Het boekhoudscherm<br />
is voor ingevuld <strong>en</strong><br />
vanuit het scherm<br />
kan direct de bijbe-<br />
hor<strong>en</strong>de factuur<br />
word<strong>en</strong> getoond<br />
PricewaterhouseCoopers <strong>Geautomatiseerde</strong> <strong>factuurverwerking</strong> - <strong>De</strong> <strong>markt</strong> <strong>en</strong> de mogelijkhed<strong>en</strong> nader bekek<strong>en</strong> 5
Change language