WEGWIJZER ZENDING EN WERELDDIACONAAT - Kerk in Actie

Wegwijzer | 13
Wat kan er in een taakomschrijving staan?
a. Naam van de commissie en in opdracht van welke
kerkelijke gemeente(n) zij werkt
b. Doel
Hierin omschrijft de commissie wat ze met haar werk
beoogt. Bijvoorbeeld: “De gemeente betrekken bij haar
missionaire en diaconale roeping wereldwijd door mee
te leven met, financiële steun te geven aan en solidair
te zijn met de partners van Kerk in Actie.”
c. Taak
Een opsomming van de taken van de groep in hoofdlijnen.
Voorbeelden zijn: meewerken aan kerkdiensten en
gemeenteactiviteiten, geldwerving, voorlichting. Verder
kunt u volstaan met een verwijzing naar het werkplan.
d. Samenstelling
Hierin kunt u vermelden:
- Het (minimum) aantal leden.
- Hoeveel en welke ambtsdragers zitting hebben in
de commissie, bijvoorbeeld één ouderling (met missionaire
taken) en één (wereld)diaken.
- De functie van voorzitter, secretaris en penningmeester.
Zonder namen te noemen want die kunnen
wisselen.
- De manier waarop voorzitter, secretaris en penningmeester
worden gekozen.
d. Zittingstijd en benoeming
- De ambtsdragers kunnen zitting hebben gedurende
hun ambtstermijn. Daarna kunnen zij lid blijven van
de commissie, met als voordeel dat zij al ervaring
hebben met het werk.
- Het is goed een zittingstermijn te noemen en het
aantal keren dat een herbenoeming plaats kan
vinden (bv. een zittingstermijn van vier jaar met één
maal de mogelijkheid tot een aansluitende herbenoeming).
Mensen zijn vaak eerder bereid voor een
beperkte tijd iets te doen dan voor een onbeperkte
tijd. Doorstroming is ook van belang voor een
blijvend creatieve commissie.
- Formeel hoort de kerkenraad alle leden te benoemen.
U kunt in de taakomschrijving opnemen dat de
commissie in de gelegenheid wordt gesteld nieuwe
leden ter benoeming voor te dragen.
- Voor de continuïteit is het handig als niet alle leden
tegelijkertijd aftreden. Daartoe kunt u een rooster
van aftreden opstellen.
e. Vergaderingen
- Hoe vaak wordt er minimaal vergaderd per seizoen?
- Hoe vaak vergadert het dagelijks bestuur?
- In welke gevallen wordt een extra vergadering
belegd?
f. Financiën
- Het opstellen van een begroting en een financieel
jaarverslag
- Hoe vindt de geldwerving plaats?
- Wie beheert de gelden en draagt deze af aan Kerk in
Actie?
- Wie betaalt de werkkosten van de commissie? Het
verdient aanbeveling dat de kerkenraad de werkkosten
vergoedt, om tot uiting te brengen dat de
commissie werkt in opdracht van de gemeente.
g. Verantwoording
- Verantwoording door de kascommissie (vaak heeft
de kerkenraad dit al geregeld voor alle commissies
in de gemeente)
- Verantwoording door de commissie d.m.v. een
schriftelijk jaarverslag. Een jaarlijkse mondelinge
toelichting van werkplan en jaarverslag op de kerkenraadsvergadering
is goed voor het onderlinge
contact. Een jaarverslag hoeft niet lang te zijn.
Geschikte delen kunt u overnemen in het kerkblad.
h. Centrale commissie en wijkcommissies
Sommige grotere gemeenten kennen centrale commissies
en wijkcommissies. Men kan in dat geval beschrijven
hoe de verhouding is tussen beide. Bv. hoeveel
leden uit de wijken worden afgevaardigd naar de
vergaderingen van de centrale commissie.