WEGWIJZER ZENDING EN WERELDDIACONAAT - Kerk in Actie

16
2.5 Vergaderen en samenwerken
als groep
De commissie vergadert om zich te bezinnen op haar
opdracht, een werkplan te formuleren, om te evalueren en
om activiteiten te plannen en uit te voeren.
Enkele aandachtspunten:
a. Bereid u goed voor op een vergadering. Het moderamen
(voorzitter, secretaris en penningmeester) stelt de
agenda op, neemt de ingekomen stukken door en evalueert
de uitvoering van de besluiten die op de vorige
vergadering genomen zijn.
b. Werk met een jaarplanning. Uit het werkplan rollen
vanzelf de agendapunten.
c. Nodig de leden op tijd uit voor de vergadering en stuur
ze een uitnodiging met agenda en de benodigde bijlagen,
zodat ze zich op de vergadering kunnen voorbereiden.
d. De voorzitter kan een goed verloop van de vergadering
bevorderen door:
- Elk agendapunt kort in te leiden.
- Ervoor te zorgen dat de leden in de discussie bij het
onderwerp blijven.
- Ervoor te zorgen dat iedereen zijn of haar mening
durft te geven.
- Zichzelf zo laat mogelijk in de discussie te mengen.
- De discussie samen te vatten en genomen besluiten
helder te formuleren voor de notulen.
- De tijd te bewaken. Vaak is het prettig om aan het
begin van de vergadering met elkaar een eindtijd af
te spreken.
e. Maak een besluitenlijst, verspreid deze snel na de
vergadering onder de leden.
Samenwerking in de commissie
Een commissie moet een team zijn. Probeert u dan ook het
werk over alle leden van de commissie te verdelen, gebruik
makend van ieders capaciteiten, mogelijkheden en contacten.
Dat bevordert het teamverband en stimuleert de
betrokkenheid bij de groep.
Mochten zich bij de uitvoering conflicten voordoen die niet
door een goed gesprek in de groep kunnen worden opgelost,
dan is het zaak tijdig de zaak voor te leggen aan de
kerkenraad, die zonodig deskundige hulp kan inschakelen,
bijvoorbeeld een gemeenteadviseur van de Protestantse
Kerk in Nederland.
Meer weten over conflicthantering?
Kijk op www.churchmediation.nl.
Meer weten? Kijk op www.vergaderwijzer.nl.