Procedure 039 Toegangsbeheer, versie 01-02-2013678KB - Essent

PRÖGEDURE-P039 

Toegangsbeheer 

Wijzigingen bij deze versie: 

Aanpassing Hoofdstuk excursies 

Toevoegen van formulieren (hyperlinks) 

Toevoegen RWE medewerkers 

Aanpassing 3 dagenregelihg contractors 

Aanpassing naar RWE Generation NL 

versiedatum 01-07-2011 01-06-2012 01-02-2013^ 

opsteller 

B. Cramér B.Cramer 

check 

- HSS Officer 

R. Henskens 

S.Potter 

S. Potter 

- R&Q officer 

R. Kruit 

autorisatie R. Kamst R. Kamst R. Kamst 

Alle papieren versies zijn niet beheeretf

Titel Procedure Toegangsbeheer 

Nummer 3 

Datum 01-12-2012 

Inhoud 

Pagina 

1 Doel 3 

2 Reikwijdte / Doelgroep 3 

3 Indicatoren / Controls 3 

4 Definities/afkortingen 3 

5 Referenties 3 

6 Werkwijze 4 

7 Registraties 5 

8 Bijlagen 5 

8.1 Regels toegang tot RWE Generation NL locaties 6 

8.2 Instructie: Toegang medewerker Essent 11 

8.3 Instructie: Toegang contractor 12 

8.4 Instructie: toegang bezoeker 13 

8.5 Instructie: Toegang excursies 14 

8.6 Instructie: Toegang opsporingsambtenaren 15 

8.7 Instructie: Toekennen autorisatie bijzondere ruimte 16 

8.8 Afloopschema documenten 17 

Alle papieren versies zijn niet beheerst!

Procedure 

Bladnummer 3 


1 Doel 

Bereiken dat alle personen die een locatie van RWE Generation NL willen betreden dit 

gecontroleerd doen. 

2 Reikwijdte / Doelgroep 

De Procedure is van toepassing op alle mensen die een terrein van RWE Generation NL willen 

betreden. 

3 Indicatoren / Controls 

Alle personen die een locatie betreden zijn geregistreerd. 

Voldoen aan wet- en regelgeving. 

4 Definities/afkortingen 

TRS = toegangsregistratiesysteem 

Bezoek = het aanwezig zijn van een persoon op een locatie in kantoorgebouwen 

voor het bijwonen van vergaderingen, seminars, onderhandelingsgesprekken, 

volgen van theorieonderricht of het afgeven c.q. ophalen van goederen in niet risico 

gebieden. 

Arbeid = het verrichten van arbeid in of nabij de installaties, gebouwen of 

werkplaatsen waarbij elke vorm van risico’s bestaan waardoor een werknemer 

letsel kan overkomen, dan wel arbeid wordt verricht waarbij een contract aan ten 

grondslag ligt. 

Identiteitsbewijs = paspoort of ID kaart, geen rijbewijs 

5 Referenties 

Deze procedure is gekoppeld aan het proces: beheersen toegang terreinen 

Referentiedocumenten in het management systeem: 

- Beleidsdocument Beveiliging 

- PROCEDURE 020 VCA voor contractors 

- PROCEDURE 026 Begeleiding ambtenaren Arbeidsinspectie / 

opsporingsambtenaren/handhavers 

- PROCEDURE 028 Visitatie 

- PROCEDURE 036 Uitvoeringsregels Alcoholcontroles 

- PROCEDURE 101 Sanctiebeleid 

- WI Algemeen Productie: Werken door derden aan niet Essent-installaties 



Bladnummer 4 


6 Werkwijze 

Essent- 

Medewerker, 

contractor 

Bezoeker 

(contractor, 

Essentmed., 

etc.) 

Beveiliging 

Stap 1 en 2 

Door Essent-medewerkers maar ook door contractors moeten mensen die Essent bezoeken of 

werkzaamheden gaan verrichten vooraf aangemeld zijn. 

Stap 3 

De betrokkene meldt zich voor toegang tot de betreffende locatie. 

Stap 4 

De beveiliging van de locatie bepaalt in welke categorie de betrokkene hoort. Hiervoor kan 

gebruik worden gemaakt van de Afloopschema’s. 

Stap 5 en 6 

Afhankelijk van de categorie zijn er eisen gesteld aan de documenten die de betrokkene dient te 

overleggen om toegang tot de locatie te verkrijgen. 

Indien de vereiste documenten niet getoond kunnen worden of niet geldig zijn, kan de toegang 

worden ontzegd tot de betreffende locatie. 

Stap 7 

De beveiliging verleent de betrokkene toegang tot het terrein door het uitgeven van een 

toegangspas. Er zijn drie soorten toegangspassen: bezoeker / contractor / medewerker Essent. De 

beveiliging kan uitsluitend in opdracht van manager Operations toegang verlenen tot bepaalde 

installaties en/of specifieke ruimtes op de locatie. 

Stap 8 

Met de toegangspas kan de betrokkene zich via de paslezer aanmelden in het 

toegangsregistratiesysteem. Bij Middelgrote Eenheden dient de betrokkene zich in te schrijven 

in het logboek. 



Bladnummer 5 


Stap 9 

De betrokkene meldt zich af via de paslezer van het toegangsregistratiesysteem of door zich uit 

te schrijven in het logboek (MGE) of door het inleveren van de toegangspas. 

Stap 10 

De beveiliging neemt de toegangspas in ontvangst (indien van toepassing) en boekt de 

betrokkene uit het systeem. 

7 Registraties 

- Registratie in het toegangsregistratiesysteem. 

- Registratie van documenten in de aanmelden documentenservice. 

8 Bijlagen 

8.1 Regels toegang tot RWE Generation NL locaties 

8.2 Instructie: Toegang medewerker Essent 

8.3 Instructie: Toegang contractor 

8.4 Instructie: Toegang bezoeker 

8.5 Instructie: Toegang excursies 

8.6 Instructie: Toegang opsporingsambtenaren 

8.7 Instructie: Toekennen autorisatie bijzondere ruimte 

8.8 Afloopschema’s Documenten 

Formulieren: 

Verklaring weigering ID 

http://dctm-adc-jboss-prod.essent.local/doc2energy?objectIdIB=090004f98044e843 

Aanmeldformulier Nederlanders 

http://dctm-adc-jboss-prod.essent.local/doc2energy?objectIdIB=090004f98044e84f 

Aanmeldformulier EER lidstaten 


Aanmeldformulier niet-EER lidstaten 

http://dctm-adc-jboss-prod.essent.local/doc2energy?objectIdIB=090004f98044e84d 

Formulier Vrijstelling VCA art .7.1 

http://dctm-adc-jboss-prod.essent.local/doc2energy?objectIdIB=090004f98044e84b 

Formulier Vrijstelling VCA art. 7.2 


Ingangsdatum: 1 februari 2013 



Bladnummer 6 


8.1 Regels toegang tot RWE Generation NL locaties 

1. Toegangspas 

Elke persoon op een locatie van RWE Generation NL (m.u.v. MGE) dient te beschikken over een 

geldige toegangspas. Deze toegangspas is op naam gesteld en strikt persoonlijk. Voor het 

verkrijgen van een toegangspas is legitimatie verplicht. (identificatie voor vaste pas / legitimatie 

voor bezoekerspas). 

Indien een toegangspas is vergeten kan voor hooguit één dag een vervangende pas worden 

uitgereikt. Uitzonderingen worden individueel bekeken. 

Bij verlies van een toegangspas moet dit terstond worden gemeld bij een beveiligingsdienst van 

RWE Generation NL en wordt de verloren toegangspas direct geblokkeerd. 

Op verzoek van een beveiligingsmedewerker dient men zich op locatie te kunnen legitimeren 

met een geldig identiteitsbewijs en de toegangspas te tonen. Bij weigering wordt de persoon de 

toegang ontzegd. 

De toegangspas dient zichtbaar te worden gedragen. Indien de uitvoering van het werk dit niet 

toelaat c.q. gevaar oplevert dient de pas veilig te worden opgeborgen in de werkkleding of onder 

de bovenkleding gedragen te worden; bij beëindiging van het risicovolle werk dient de pas dan 

weer zichtbaar gedragen te worden. 

Alle medewerkers van RWE Generation NL en eenieder die installatie(s) betreedt, moeten de 

Deltalinqs poortinstructiefilm gezien hebben en de bijbehorende toets met voldoende resultaat 

maken. Indien men meer dan 3 keer faalt bij het afleggen van de toets, kan geen toegang tot de 

installaties worden verleend. 

Geldigheid van de Deltalinqs poortinstructie is twee jaar. 

De toegang tot de locaties kan worden geweigerd als men niet aan de gestelde voorwaarden 

voldoet. 

Eveneens kan de toegang worden geweigerd als het sanctiebeleid (PROCEDURE 101) van kracht 

is. 

Het verlopen van de geldigheid van documenten leidt direct tot het blokkeren van de toegang tot 

alle RWE Generation NLlocaties. Het betreft daarbij de geldigheid van: 

- Poortinstructie Deltalinqs 

- VCA certificaat 

- Identiteitsbewijs 

- Verblijfsvergunning 

- Tewerkstellingsvergunning 

- A1/E101/E111 verklaring 

- VAR 



Bladnummer 7 


Deze documenten dienen gedurende de aanwezigheid op de locatie c.q. gedurende de uitvoering 

van de werkzaamheden, geldig te blijven. Bij het verlopen van sommige documenten kan enige 

tijd duren voordat in een nieuwe is voorzien. Men dient dan tenminste een aanvraag van het 

bewuste document te kunnen overleggen. Hiermee kan tijdelijke toegang worden verleend. 

De uitgifte van toegangspassen en de gegevens van personen aan wie een toegangspas is 

verstrekt, worden door RWE Generation NL voor alle locaties bijgehouden in een 

geautomatiseerd register. Dit register is geregistreerd bij het College Bescherming 

Persoonsgegevens (CBP) onder nummer “1475851”. 

In bijzondere gevallen, bijvoorbeeld bij “Open Dagen” wordt toegang op afwijkende wijze 

geregeld in overleg met de Plantmanager van de betreffende locatie. 

2. Toegang Opsporingsambtenaren 

Toegang tot de terreinen kan op wettelijke grond niet worden geweigerd aan personen die zich 

legitimeren als ambtenaar van Politie, Arbeidsinspectie, Rijkswaterstaat, Provincie, 

Mededingingsautoriteit of anderszins, onder de voorwaarde dat hij/zij zich kenbaar maakt als 

opsporingsambtenaar, toezichthouder/wetshandhaver. 

3. Toegang Hulpverleners 

Hulpverleningsdiensten zoals Brandweer, Politie en Ambulances krijgen vrije toegang bij 

calamiteiten. 

4. Toegang medewerkers Essent (medewerkerspas) 

Alle Essent medewerkers worden in SAP KP3 geregistreerd en ontvangen een “medewerkerspas” 

bij indiensttreding. Deze pas geeft niet automatisch toegang tot productielocaties, maar kan op 

verzoek worden geautoriseerd. 

Alle RWE Generation NLmedewerkers hebben tijdens kantooruren toegang tot de terreinen en 

kantoren van alle productielocaties m.u.v. de Middelgrote Eenheden. Buiten kantooruren is voor 

toegang tot de gebouwen en terreinen een aanvullende autorisatie vereist. 

Externe inleners zijn geregistreerd in SAP KP3. Zij hebben een tevens een personeelsnummer 

van RWE Generation. Zij ontvangen echter een “contractorpas” om zodoende hun noodzakelijke 

documenten te kunnen bewaken via het digitale dossier in de aanmeldservice 

(toegangregistratiesysteem). 

Leerwerkers jonger dan 18 jaar altijd onder begeleiding van zijn/haar mentor. 

Bij uitdiensttreding moet de toegangspas worden ingeleverd bij de beveiligingsdienst. 

Medewerkers van RWE ontvangen een Essent medewerkerspas met een fictief 

personeelsnummer. Zij dienen wel de Deltalinqs poortinstructiefilm te volgen en een toets met 

voldoende resultaat te maken. 



Bladnummer 8 


Indien er een contractsvorm bestaat, is hoofdstuk contractor van toepassing. 

5. Toegang Bezoekers (bezoekerspas) 

Alle bezoekers ontvangen voor de dag van het bezoek een “bezoekerspas”. Bij vertrek moet de pas 

worden ingeleverd. 

Van bezoekers is altijd een contactpersoon op de betreffende locatie bekend en aanwezig. 

De minimum leeftijd voor bezoekers is 12 jaar, mits onder begeleiding van een volwassene. Voor 

zelfstandige toegang geldt een leeftijdsgrens minimaal 18 jaar. 

Personen die frequent en voor een langere tijd een locatie bezoeken kunnen een “jaarpas” 

ontvangen. Deze is voor maximaal één jaar geldig. Deze personen hebben uitsluitend toegang tot 

niet PBM verplichte gebieden en zijn absoluut niet bevoegd om te werken in of aan installaties. 

Deze jaarpas wordt alleen uitgereikt met toestemming van de toegangscoördinator. 

Voor koeriers zijn toegangspassen beschikbaar die door in bewaring geven van het 

legitimatiebewijs/rijbewijs als borg worden uitgegeven. 

Voor chauffeurs vliegastransport/wervelbedzand die regelmatig zelfstandig op onze locaties 

komen, kan een “jaarpas” worden uitgegeven voor maximaal één jaar. Vooraf moet de 

Poortinstructie worden gevolgd en een toets met voldoende resultaat worden afgelegd. 

Deze jaarpas wordt alleen uitgereikt met toestemming van de toegangscoördinator. 

6. Toegang Excursies 

Bij excursies worden genummerde bezoekerspassen uitgereikt aan de hand van de 

deelnemerslijst. Het maximaal aantal deelnemers per excursieleider is 15 personen. 

Bij deelnemers onder de 18 jaar moet altijd tenminste 1 volwassene per 5 deelnemers aanwezig 

zijn. 

In geval van groepen van een basisschool wordt als leeftijdsgrens groep 8 gehanteerd mits 

voldoende begeleiding zoals hierboven is gesteld. 

De excursieleider is verantwoordelijk dat alle deelnemers zich aan de geldende 

toegangsvoorschriften houden. 

Toegang wordt geregistreerd middels een overzichtslijst. De beveiliging kan steekproefgewijs 

controle uitoefenen op legitimatiebewijzen 

Gedurende revisies en stops worden in principe geen excursies toegestaan. 

Zie ook voorwaarden excursies: 


De plantmanager is bevoegd incidenteel nadere regels vast te stellen omtrent de toegang bij 

excursies. 

7. Toegang Contractor (contractorpas) 

De minimum leeftijd voor medewerkers van contractors en werkzaam in en in de nabijheid van 

installaties is 18 jaar. 



Bladnummer 9 


Medewerkers van contractors en externe inleners ontvangen voor de duur van hun 

werkzaamheden een “contractorpas”. 

De contractor of eventueel subcontractor (ter beoordeling door afd. HSS) kan van RWE 

Generation NL een certificaat voor het gebruik van de digitale aanmeldservice ontvangen. 

Hij/zij is verantwoordelijk voor de aanmelding van zijn/haar medewerkers en hun 

subcontractors. Dit gebeurt via de “aanmeldservice”. 

Contractormedewerkers dienen tenminste 3 werkdagen voorafgaand aan de werkzaamheden, via 

de aanmeldservice aangemeld te zijn om vertraging bij de toegang te voorkomen. Na aanmelding 

worden de documenten van de aangemelde medewerkers beoordeeld of ze aan alle formaliteiten, 

ook de wettelijke, voldoen en gerechtigd zijn om op RWE Generation NL locaties arbeid te 

verrichten. De certificaathouder/aanvrager krijgt bericht van goed- of afkeuring. Niet 

goedgekeurde medewerkers worden geweigerd. 

In bijzondere situaties zoals van storingen en/of noodsituaties is het volgende van toepassing: 

Als betrokkene nog niet is aangemeld maar wel alle benodigde documenten bij zich heeft, kan na 

een quick scan een (voorlopige) toegangspas worden verstrekt met een geldigheid van maximaal 

3 werkdagen. Hiervoor wordt het aanmeldformulier gebruikt. De certificaathouder dient de 

persoon alsnog direct aan te melden via de aanmeld-service. Heeft de aanmelding en 

goedkeuring niet tijdig of volledig plaatsgevonden dan wordt de toegangspas geblokkeerd. 

Vooraf moet door contractor of opdrachtgever van Essent bij de beveiligingsdienst worden 

gemeld dat bovenstaande situatie van toepassing is. 

Bij de aanmelding van Nederlandse contractors wordt gevraagd een kopie van het 

identiteitsbewijs te uploaden. Hiervan mag alleen de foto zijn afgeplakt. 

BSN nummer dient altijd zichtbaar te zijn. Conform de Algemene Wet Rijksbelastingen art.47 en 

uitvoeringsregeling art.62 lid 4 dienen wij als opdrachtgever hierover te beschikken. 

Bij weigering van het ID document te uploaden kan betrokken medewerker slechts toegang 

worden verleend indien door hem/haar een verklaring is getekend en deze wordt vastgelegd in 

de aanmeldservice. De beveiliging zal extra toezien op juistheid van de gegevens en ID bij het 

melden in de loge. Nadat deze controle is uitgevoerd zal de toegangspas kunnen worden 

vrijgegeven. 

Indien een contractor en /of sub-contractor (nog) geen certificaat voor de aanmeldservice heeft, 

kan dit worden aangevraagd via email: aanmeldservice@essent.nl Daarbij moet worden 

opgeven de volledige bedrijfsnaam, gebruiker(s), telefoonnummer(s), emailadres en eventuele 

subcontractors. 

Een eventuele ontheffing voor het gebruik van de aanmeldservice is ter beoordeling aan de afd. 

HSS. 

Contractorpassen die twee maanden niet gebruikt zijn op een locatie worden automatisch 

geblokkeerd. 



Bladnummer 10 


Na het beëindigen van de werkzaamheden, afhankelijk van de duur van het contract met Essent, 

of bij einde dienstverband bij zijn/haar contractor, moet de toegangspas worden ingeleverd bij de 

beveiligingsdienst. 

Bij het niet inleveren wordt een boete van € 150,00 in rekening gebracht . 

8. Werken door derden aan niet-Essent installaties 

Deze personen ontvangen een “bezoekerspas”. Zij dienen aangemeld te zijn in het 

toegangsregistratiesysteem. Bovendien moeten zij een geldige poortinstructie hebben. 

( wordt aangegeven in veld opmerkingen en geborgd door datum t/m) 

Zie ook de bijbehorende werkinstructie : 

Beleid + Advies\WI Werkzaamheden door derden aan eigen installaties 

http://dctm-adc-jboss-prod.essent.local/doc2energy?objectIdIB=090004f98044facb 

9. Voertuigen 

Voertuigen worden niet toegelaten tot het terrein en dienen op de daarvoor aangegeven 

parkeerplaatsen te worden geparkeerd. 

Voor het leveren en ophalen van goederen en het uitvoeren van diensten wordt indien 

noodzakelijk, dit ter beoordeling van de locatie, een specifieke toegangsautorisatie (slagboom) 

verstrekt. 

Het voertuig met bestuurder wordt bij toegang geregistreerd en krijgt een parkeerkaart. Deze 

moet zichtbaar achter de voorruit worden geplaatst. 

Als men met meerdere personen in een voertuig het terrein betreedt of verlaat, dient ieder 

afzonderlijk, met de eigen toegangspas, de paslezer te gebruiken. De meerijders dienen daarvoor 

de paslezer van voetgangerstoegang te gebruiken. 



Bladnummer 11 


8.2 Instructie: Toegang medewerker Essent 

Aanvraag 

medewerkerspas 

Persoons 

gegevens 

1. 

Aanvraag 

toegangspas 

E-mail 

1. Leidinggevende Essent Productie / Beveiliging 

Stuurt een e-mail met een aanvraag voor een 

medewerkerspas voor de medewerker naar de 

beveiligingsdienst. 

Beveiliging verwerkt dit in TRS. 

Poortinstructie 

Toetsvragen 

2. 

Poortinstructie en 

toets. 

Toetsresultaat 

2. Nieuwe medewerker 

Meldt zich bij de beveiliging. 

Kijkt naar de (verplichte) poortinstructie. 

Maakt een toets poortinstructie. 

3. 

Toets 

voldoende? 

Nee 

3. Beveiliging 

Controleert het resultaat van de afgelegde toets. 

Bij onvoldoende resultaat terug naar punt 2 voor het 

opnieuw zien van de video. (maximaal 3X toets) 

Persoonsgegegevens 

Ja 

4. 

Maken foto en 

aanmaken 

medewerkerspas 

TRS 


Haalt gegevens op. 

Voert het toetsresultaat in TRS 

Maakt een foto van de nieuwe medewerker 

Maakt de pas aan en geeft autorisatie. 

Geeft pas aan medewerker 

Bij het kwijt raken van de pas kan hier in de instructie 

worden ingestapt. 

5. 

Waarschuwen en 

ophalen door 

leidinggevende 


Waarschuwt de (direct) leidinggevende dat de 

medewerker opgehaald kan worden. 

De leidinggevende haalt de medewerker bij de 

beveiliging op. 

7. 

Einde 



Bladnummer 12 


8.3 Instructie: Toegang contractor 

Documenten 

Aanmelden 

toegang 

1. 

“aanmeldservice” 

1. Contractor 

Voert gevraagde gegevens in conform vragen in het 

systeem 

Zorgt er voor dat de vereiste documenten worden 

geupload in het systeem 

Vraagt autorisatie voor de locatie(s) waar gewerkt gaat 

worden 

2. 

Documenten 

in orde? 

ja 

nee 

E-mail 

2. Back-office 

Voert controle uit op volledigheid en geldigheid 

documenten 

Maakt gebruik van afloopschema contractors i.v.m. 

noodzakelijke documenten 

Geeft dossier vrij in het systeem 

Meld onvolkomenheden terug naar contractor/aanvrager 

3. 

Autoriseren voor 

aangegeven locatie? 

Bevestiging 

E-mail 

3. Beveiliging / toegangscoördinator 

Beoordeelt / kent autorisatie toe 

Na goedkeuring ontvangt de contractor/aanvrager een 

bevestiging 

4. 

Melden bij beveiliging 

4. Contractor 

Meld zich bij de beveiliging 

Identificeert zich met geldig ID 

Documenten 

+ Aanmeldformulier 

5. 

Aangemeld in 

in systeem? 

5 a. 

Bijzondere 

situatie? 

ja 

6. 

Quick scan 

documenten 

ja 

7. 

Tijdelijke toegang 

max.3 werkdagen 

ja 

nee 

nee 

Toegang 

weigeren 


Voert controle uit of de persoon is aangemeld in het 

systeem 

5a. Beveiliging 

Informeert naar bijzondere situatie bij opdrachtgever 

Past de 3 werkdagen regeling toe 


Controleert de geldigheid van de vereiste documenten 

(gebruik afloopschema) 

Indien documenten niet (meer) geldig, geen toegang 

verlenen 

Alleen vestigingsmanager kan schriftelijke toestemming 

geven (formulier vrijstelling) 

Geen documenten: Persoon wordt geen toegang 

verleend. 


Verstrekt contractorpas die maximaal voor 3 werkdagen 

geldig is 

Vertelt de persoon alsnog zich te laten aanmelden via de 

aanmeldservice binnen 3 werkdagen 

8. 

ID in orde? 

ja 

9. 


geldig? 

ja 

nee 


Voert een ID controle uit (geldigheid en gegevens ) 

Scant eventueel het ID op echtheid 

Maakt een foto van de persoon voor in systeem 

Maakt een kopie ID. Bij weigering kopie (alleen voor 

Nederlanders) verklaring weigering laten ondertekenen. 

ID-niet in orde: Persoon wordt geen toegang verleend 

Opmerking: weigering ID voor Nederlanders zie aparte 

instructie /afloopschema 


Controleert de geldigheid van poortinstructie van de 

persoon 

nee 


film + toets 

10. 

Poortintructie volgen 

+ toets maken 

10. Contractor 

Volgt de poortinstructie 

Maakt toets poortinstructie (maximaal 3 keer) 

11. 

aanmaken/ 

deblokkeren 

toegangspas 


Maakt een contractorpas aan 

Voegt eventueel slagboomautorisatie toe 

Deblokkeert de pas bij aanleveren juiste documentatie 

Geeft de pas aan de persoon 

Overhandigt de aanvullende poortinstructie 

12. 

Informeren 

contactpersoon 


Informeert de contactpersoon 

Persoon wordt door de contactpersoon opgehaald (indien 

voor het eerst op het terrein) 

13. 

Toegang tot terrein 

13. Contractor 

Gaat locatie binnen waar autorisatie voor is gegeven 



Bladnummer 13 


8.4 Instructie: toegang bezoeker 

Toegang verlenen 

bezoeker 

1. 

Vooraf aanmelden 

1. Medewerker Essent / contractor 

meldt een bezoeker als contactpersoon aan bij de 

beveiligingsloge via e-mail (of aanmeldservice) 

2. 

Melden bezoeker 

2. Bezoeker 

meldt zich bij de beveiligingsloge. 

3. 

Soort 

bezoek? 


Informeert naar de reden van het bezoek 

(vergadering, werkzaamheden, etc.) 

Controleert of de bezoeker is aangemeld. 

Legitimatie 

4. 

Legitimatie 

juist? 

Nee 

Toegang 

weigeren 


Vraagt de bezoeker zich te legitimeren 

Ja 

5. 

Contactpersoon 

Ja 

aanwezig? 

Nee 

Toegang 

weigeren 


Neemt contact op met de contactpersoon. Indien 

niet aanwezig geen toegang 

Ja 

6. 

Controleren en 

registreren 

TRS 


Registreert de bezoeker in het 

Toegangregistratiesysteem (TBS) 

7. 

Aanmaken 

bezoekerspas 

TRS 


Maakt de bezoekerspas aan, geeft deze (met 

toelichting) aan de bezoeker. 

Overhandigt de aanvullende poortinstructie. 

Informeert de contactpersoon dat de bezoeker 

klaar staat om opgehaald te worden. 

Indien een medewerker van een andere BU 

frequent de locatie bezoekt kan deze, via zijn 

medewerkerspas, geautoriseerd worden. 

8. 

Begeleiden door 

contactpersoon 

8. Contactpersoon 

Begeleidt de bezoeker zowel bij ontvangst als bij 

terugkeer naar de beveiliging. 

9. 

Vertrek 

bezoeker 


Schrijft de bezoeker uit bij vertrek c.q. past de 

status aan in het TRS. 

Neemt de bezoekerspas in. 



Bladnummer 14 


8.5 Instructie: Toegang excursies 

Toegang Excursies 

Brief, fax, 

E-mail 

1. 

Ontvangen (extern) 

verzoek 

Weekoverzicht 

excursies 

1. Excursiecentrum 

Ontvangt het verzoek voor een excursie. 

Deelt deze in. 

Zet deze in een weekoverzicht. 

Mailt dit weekoverzicht naar de beveiliging van 

betrokken locatie(s). 

Lijst deelnemers 

excursie 

2. 

Aanleveren lijst 

deelnemers en 

ontvangst 

2. Groepsleider excursie 

Levert de definitieve lijst met deelnemers aan de 

beveiliging. 

Zorgt voor de ontvangst van de deelnemers op 

een veilige plaats. 

3. 

Verzamelen 

groep(en) 

3. Deelnemers a/d excursie 

Verzamelen zich bij de beveiligingsloge op een 

veilige plaats. 

Melden zich bij excursieleider. 

Legitimatie 

4 

Controle legitimatie 


Controleert alle legitimatiebewijzen of neemt 

eventueel steekproeven. 

5. 

Registratie 


excursie 


Ziet op toe op juistheid en volledigheid van de 

opgegeven deelnemers; 

Houdt de deelnemerslijst beschikbaar in geval van 

een calamiteit. 

6. 

Toegang terrein 

6. Excursieleider 

Dirigeert de groep in één keer door de poort 

begeleidt de excursie. 

7. 

Terugbrengen groep 

7. Excursieleider 

Brengt bij terugkeer de groep weer in één keer 

door de poort 

Levert de deelnemerslijst bij de beveiliging in. 

8. 

Uitschrijven 

deelnemers 


excursie in 

archiefmap 


Bergt de deelnemerslijst in de betreffende 

archiefmap op. 

9. 

Einde 



Bladnummer 15 


8.6 Instructie: Toegang opsporingsambtenaren 

Toegang verlenen 

opsporingsambtenaar 

1. 

Aanmelden 

Opsporingsambtenaar / 

handhaver 

1. Opsporingsambtenaar / handhaver. 

meldt zich bij de beveiligingsloge. 

Legitimatie 

2. 

Verzoek om identificatie 

Doel van het bezoek 


Verzoekt de ambtenaar zich te identificeren als 

opsporingsambtenaar / handhaver. 

Vraagt voor welk bedrijfsonderdeel de ambtenaar 

komt en het doel van zijn bezoek. 

3. 

Legitimatie 

juist? 

nee 

Toegang 

weigeren 


Controleert of het een juiste legitimatie is. 

Indien het niet juist is wordt de toegang tot het 

terrein geweigerd 

ja 

4. 

Aanmaken pas 

TRS 


Maakt de bezoekerspas aan, geeft deze (met 

toelichting) aan de ambtenaar. 

Registreert de ambtenaar in het 

toegangsregistratiersysteem. 

Vervangingsmatrix 

UPI 026 

5. 

Begeleiding 

informeren 


Neemt contact op met de begeleiders voor de 

opsporingsambtenaar. 

Hiervoor kan de vervangingsmatrix vanuit 

UPI 026 worden geraadpleegd. 

6. 

Verzoeken plaats te 

nemen in 

wachtruimte 


Informeert de ambtenaar dat begeleider hem zal 

komen ophalen. 

Vraagt om plaats te nemen voor het bekijken van 

de poortinstructie. 

7. 

Begeleider haalt 

ambtenaar op 

7. Begeleider 

Begeleidt de ambtenaar zowel bij ontvangst als bij 

terugkeer naar de beveiligingsloge. 

8. 

Inname 

bezoekerspas 

TRS 


Neemt de bezoekerspas in. 



Bladnummer 16 


8.7 Instructie: Toekennen autorisatie bijzondere ruimte 



Bladnummer 17 


8.8 Afloopschema’s documenten 



Bladnummer 18 




Bladnummer 19 


Afloopschema Contractors NL 

Versie9: 01-02-2013 

Start 

Arbeid uitvoeren in 

of nabij installaties? 

Nee 

Afloopsche 

ma 

bezoekers 

Ja 

Formulier UPI 020 

Verklaring 

Examenbureau 

(max 14 dgn) 

VCA basis 

VCA vol 

VCA Certificaat? 

Nee 

Vrijstelling VCA? 

Nee 

Ja 

Ja 

Contractor 

EER land 

Paspoort NL 

ID kaart NL 

Nederlandse 

nationaliteit? 

Ja 

Nee 

Contractor 

niet-EER 

land 

Ja 

BSN nummer? 

Nee 

Woonachtig in 

Nederland? 

Weigeringsverklaring 

Nee 

Ja 

BSN document 

A1/E101 

verklaring 

Bezwaar opslaan 

copy ID? 

Ja 

Verklaring 

invullen 

Nee 

Nee 

Ja 

VAR aanvraag 

VAR verklaring 

KVK uitreksel 

ZZP? 

Ja 

VAR verklaring? 

Nee 


aangevraagd? 

(max 8 wkn) 

Nee 

Geen Toegang 

Nee 

Ja 

Ja 

Veiligheidspaspoort 

Toetsformulier 

Deltalinqs 

Poortinstructie? 

Nee 

Film + Toets 

voldoende? 

Nee 

Ja 

Ja 

Toegang uitgifte 

Contractorpas 



Bladnummer 20 


Afloopschema Contractors EER 

Versie 8: 01 - 08 - 2012 

Contractor 

algemeen 

Start 



Nee 

Afloopschema 

bezoekers 

Ja 


Verklaring 

Examenbureau 

(max 14 dgn) 

VCA basis 

VCA vol 


Nee 


Nee 

Ja 

Ja 

Paspoort EU/EER 

ID kaart EU/EER 

Paspoort 

EU/EER nationaliteit 

Nee 

Contractor 

niet-EER land 

Tewerkstellingsvergunning 

“Arbeid is vrij 

toegestaan” NL 

Ja 

Bulgaar/Roemeen? 

Ja 


NL? 

Nee 

Nee 

Ja 

VAR aanvraag 


KVK uitreksel 

ZZP? 

Ja 


Nee 


aangevraagd? 

(max 8 wkn) 

Nee 

Nee 

Ja 

Ja 

A1/E101/E111 

verklaring 

(aanvraag max 30 dgn) 

Geen Toegang 

BSN nummer 

(document) 

Afdracht sociale 

premies in NL? 

Nee 


premies EU/EER 

land? 

Nee 

Ja 

Ja 


Deltalinqs 


Nee 

Film + Toets 

voldoende? 

Nee 

Ja 

Ja 


Contractorpas 



Bladnummer 21 


Start 

Afloopschema Contractors niet-EER 

Versie 8: 01 - 08 - 2012 



Nee 

Afloopschema 

bezoekers 

Ja 


Verklaring 

Examenbureau 

(max 14 dgn) 

VCA basis 

VCA vol 


Nee 


Ja 

Aantekening NL 

in paspoort 

Verblijfddocument 

NL 

Notificatiemelding 

UWV 

Verblijfsvergunning 

EU 

Paspoort 

Niet EU/EER 

nationaliteit? 

Ja 

Verblijfsdocument 

NL ? 

Nee 

Notificatie 

aangevraagd? 

Nee 

Nee 

Ja 


Ja 

Contractor 

EER land 

Paspoort 

“Arbeid is vrij 

toegestaan” NL 

Arbeid is vrij 

toegestaan? 

Nee 


NL? 

Nee 

Ja 

Ja 

VAR aanvraag 


KVK uitreksel 

ZZP? 

Ja 


Nee 


aangevraagd? 

(max 8 wkn) 

Nee 

Nee 

Ja 

Ja 

A1/E101/E111 

verklaring 

(aanvraag max 30 dgn) 

Geen Toegang 

BSN nummer 

(document) 


premies in NL? 

Nee 


premies EU/EER 

land? 

Nee 


premies in niet EU/ 

EER land? 

Nee 

Ja 

Ja 

Ja 

Ja 

Vastgelegd in 

Arbeidsverklaring 

van de werkgever? 

Nee 


Arbeidsverklaring 

werkgever 

Deltalinqs 


Nee 

Film + Toets 

voldoende? 

Nee 

Ja 

Ja 


Contractorpas

Procedure 039 Toegangsbeheer, versie 01-02-2013678KB - Essent

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?