Gemeentebestuur van Zoetermeer, 1976-1990, 130m, inventaris 75

en daarmee openbaar zijn. Uitzondering op de regel dat de datering van stukken leidend is voor
opname in de inventaris vormen de gemeentebegrotingen (met wijzigingen) en de
gemeenterekeningen. Bij deze archiefstukken is het begrotings- of rekeningjaar leidend en niet de
datering van de stukken. Het archief is in de periode 2009-2012 geïnventariseerd.
De inventarisatie heeft geautomatiseerd plaatsgevonden. Er is gebruik gemaakt van het programma
Document Manager. De oorspronkelijke dossiers zijn – buiten vernietiging van daarvoor in
aanmerking komende stukken ,waarover later meer - alle in tact gelaten en opnieuw beschreven. Dit
was nodig omdat de bij de archiefvorming gemaakte beschrijvingen de inhoud veelal niet dekkend
beschreven. De nieuwe dossierbeschrijvingen omvatten steeds het totale dossier. De indeling van
de dossiers is om praktische redenen ongewijzigd gelaten. Dat wil zeggen dat ervoor gekozen is om
de inhoud van de dossiers als geheel opnieuw dekkend te beschrijven en de bij de vorming van de
dossiers toegepaste indeling met tabs in stand te laten.
Bij de beschrijvingen zijn de principes van de klassieke inventarisatie gehanteerd. Er is consequent
gekozen om waar mogelijk de beschrijvingen aan te vangen met ‘stukken betreffende’. Voor deze
aanhef is gekozen omdat in de mappen steeds stukken van verschillende redactionele vorm te
vinden zijn: brieven, nota’s, rapporten, besluiten en dergelijke.
Bij een aantal beschrijvingen is sprake van vaststelling en goedkeuring. Dit is bijvoorbeeld het geval
bij verordeningen, gemeentebegrotingen en gemeenterekeningen. De vaststelling geschiedde door
het gemeentebestuur, de goedkeuring door het college van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland.
De archiefstukken van de afzonderlijke raadscommissies zijn in de inventaris onder de algemene
categorie ‘commissie’ geplaatst en zijn niet vakinhoudelijk ingedeeld. Dit betekent dat een
onderzoeker die onderzoek doet naar enig taakveld (bijzonder onderwerp) naast de stukken die het
betreffende bijzondere onderwerp betreffen ook bij de commissiestukken zal dienen te kijken om
geen omissie te krijgen in de voorhanden informatie. Ditzelfde geldt ook voor de rubrieken ‘stukken
van de gemeenteraad’ en ‘stukken van burgemeester en wethouders’, waarin allerhande
onderwerpen aan de orde komen.
Bij de afzonderlijke beschrijvingen is niet aangegeven dat zich tekeningen in de mappen bevinden.
De vernietiging van stukken heeft op tabniveau plaatsgevonden. Daarnaast is een aantal dossiers
volledig voor vernietiging in aanmerking gebracht op basis van de Vernietigingslijst 1983. In andere
gevallen zijn losse stukken vernietigd. Enkele voor vernietiging in aanmerking komende dossiers zijn
vanwege hun cultuurhistorisch belang van vernietiging uitgezonderd.
De datering van de archiefstukken is steeds op hele jaren. Om systeemtechnische redenen is het
beginjaar steeds gedateerd op 1 januari en het eindjaar steeds op 31 december. Dit zijn fictieve
data, die niet met de werkelijke stukkendatering overeen hoeven te stemmen. Ze vallen echter
steeds wel onder de aangegeven jaren.
Er is een aantal beperkingen aan de openbaarheid van het archief gesteld, omdat het hier
pricacygevoelige informatie betreft. Het gaat onder meer om personeelsdossiers, waarvan een
aantal a-select voor bewaring in aanmerking is gebracht. Deze selectie is destijds reeds door de
archiefvormers gemaakt en bij de inventarisatie gehandhaafd.
De in de dossiers door de archiefvormers aangebrachte verwijzingen zijn gehandhaafd, hoewel zij
door de inventarisatie en de hernummering van de dossiers hun betekenis goeddeels hebben
verloren. Aanpassing van de verwijzingen is achterwege gelaten, omdat toch op elk woord in de
tekst van een dossieromschrijving gezocht kan worden en omdat de dossiers nu toch dekkend
omschreven zijn.
10