download (pdf) - UHasselt

DIENST IN DE KIJKER:
KREDIETCEL
Facturen en onkostennota’s afhandelen, een wagen reserveren… De kredietcel CAD brengt het allemaal voor
je in orde. Voor de foto op de vorige pagina’s zetten we deze ‘cel’ écht achter ‘tralies’. Maar waarvoor is de
kredietcel CAD precies verantwoordelijk? Nu weet je het! zocht het voor je uit!
Eerst en vooral: wat doet de kredietcel CAD precies?
An: De kredietcel CAD staat in voor de financiële opvolging van alle
centrale diensten, uiteraard in samenspraak met FIN. Sinds enkele
jaren is er een beweging om de kredietcellen meer te concentreren.
Sinds 1 januari 2013 kwamen voor de kredietcel CAD ook de
kredieten van PER en FIN erbij, waardoor we echt voor alle centrale
diensten werken. De kredietcel CAD is zo georganiseerd dat
iedereen zijn inhoudelijk domein heeft, zijn specialisatie of diensten.
Maar de anderen zijn wel op de hoogte van deze activiteiten, zo
kunnen ze bij afwezigheid het werk van een collega overnemen.
En wie doet wat?
Hilde W(IJNEN): Ik ben de coördinator van de kredietcel. Ik zorg ervoor
dat we onze deadlines halen en dat dringende dossiers ook zo
behandeld worden. Daarnaast regel ik het verlof, voor zover dat nodig
is want meestal raken we er onderling wel uit. Daarnaast behandel ik
alles wat personeelskredieten betreft en volg ik contracten op.
Jeroen: Ik doe vooral de kredieten voor de faculteit Rechten, de
dienst CID, de AUHL, de VLIR-beurzen, alles wat te maken heeft
met de huur van de Nierstraat (waarborgen bijvoorbeeld) en de
grote facturen van XOD, die over verschillende kostenplaatsen van
de centrale administratie verdeeld moeten worden. In de toekomst
komt er ook alles wat met de lustrumactiviteiten te maken heeft bij.
Nele: Ik behandel de financiële kant van studentenadministratie,
studentenvoorzieningen, sportvoorzieningen, de maatschappelijk
assistent en het onthaal. Een voorbeeld hiervan is de terugbetaling
van de collegegelden. Ik kom niet zo veel in contact met studenten,
maar wel met de studentenverenigingen. Hun subsidies zitten
bijvoorbeeld allemaal bij mij. En als zij een fuif organiseren, handel
ik de financiële kant van de zaak af.
Everard: Ik neem alle facturen en financiële toestanden rond materiële
voorzieningen voor mijn rekening. Te denken valt dan aan de
uitgaven voor het onderhoud van gebouwen, alle energiekosten,
de bouwwerken… Ik zie dus, met uitzondering van de lonen, de
grootste bedragen passeren. Dat gaat van het bouwen op zich tot
het onderhoud en alles wat daartussen zit. Alles wat met het gebouw
te maken heeft, dus: van de kleinste schroef tot het muizenvergif
(lacht). Daarnaast behandel ik de financiën van de bibliotheek
en de werkingskredieten van PER en FIN. Ik ben ook, voor wat de
mobiele telefonie betreft, de link tussen Mobistar en de UHasselt.
Daarnaast ben ik – van A tot Z – verantwoordelijk voor het wagenpark:
de reservaties, het aanrekenen van de ritten per kwartaal aan
de diensten en faculteiten, het opvolgen van het technisch onderhoud,
de jaarlijks verplichte keuring...
Hilde V(ANDERHEYDEN): Ik doe alle kredieten voor verschillende
diensten: communicatie, DOC, TTO, onderwijs, internationalisering,
rectoraat, seniorenuniversiteit, open universiteit… Dat gaat
dan van alle inkomende en uitgaande facturen tot bestelbonnen,
offertes enzovoort. Personeelsleden van deze diensten brengen
hun onkosten ook bij mij binnen, zoals kilometervergoeding na een
dienstverplaatsing. Ik jaag dus heel veel op handtekeningen (lacht).
Alles moet ter controle afgetekend worden door de projectleider en
dan nog eens door An.
Hilde W: Binnenkort gaat dat misschien allemaal digitaal. Een
grote verbetering.
An: Ik moet uiteindelijk inderdaad alles aftekenen, ik ben als diensthoofd
namelijk ook de kredietbeheerder. De elektronische flow zal
naar mijn gevoel heel interessant zijn. Nu liggen er – na een dag
vergaderen – een hele stapel tekenmappen voor me klaar (lacht).
Ondertekenen via e-mail – wat gelijk waar kan uitgevoerd worden –
lijkt daarom een aantrekkelijk alternatief.
Kunnen jullie de verhouding van de kredietcel tot FIN eens
verduidelijken? Werken jullie nauw samen?
An: Zoals ik straks al aanhaalde: de kredietcel is de link tussen
de diensten en FIN. Via FIN komen bijvoorbeeld facturen binnen.
Daarna gaan deze naar de kredietcel, die alles voorbereidt en controleert.
Vervolgens doet FIN de effectieve uitbetaling. FIN zorgt ook
voor het algemene kader van alle financiële processen, de kredietcel
is een schakel in het gehele proces en heeft een intense samenwerking
met FIN.
16