Plan van aanpak Project Eten & Drinken - Annevillegroep

Project: Eten & Drinken versie nummer 7 Status: vastgesteld d.d. 10 oktober 2006 

Auteur: M. van Merrienboer / E. Spoor Datum: 10102006 

Plan van aanpak 

Project 

Eten & Drinken 

Pagina 1 van 30



Documentbeheer 

Datum 10 oktober 2006 

Opdrachtgever Annevillegroep Versie 6 

Projecteigenaar H. Weggen 

Projectmanager EM. Spoor 

Projectnummer A5 Distributie 

lijst 

Bestandsnaam 

Plan van aanpak 

project Eten en 

drinken 

Projecteigenaar 

Projectmanager 

Projectstuurgroep 

coördinatiegroep 

Nuttige adressen: 

Eline Spoor Projectmanager 06-1650 6477 

Espoor@annevillegroep.nl 

Ilse van Vliet Projectborging 076-5233733 toestel 624 

ivanvliet@annevillegroep.nl 

Petra van Berkom Projectondersteuning… 076-5233733 toestel 620 

pvanberkom@annevillegroep.nl 





H. Weggen, coördinatiegroep Annevillegroep, projecteigenaar 

I. Keusters, hoofd diëtetiek Amphia Ziekenhuis 

J.Geurts, verpleeghuisarts Oranjehaeve 

B. Rubbens, manager thuiszorgservices Mark en Maas 

Projectborging 

Mw I van Vliet, Ketenmanager Anneville groep 

Naam Functie Sector Rol 

Dhr H. Weggen Lid Coördinatiegroep Annevillegroep Projecteigenaar 

Annevillegroep 

Mw I. Keusters Hoofd Diëtetiek Amphia 

Ziekenhuis 

Ziekenhuis Vertegenwoordiger 

gebruikers 

Mw B. Rubbens Manager Thuiszorgservices Thuiszorg idem 

Mark en Maas 

Vacature Huisarts Huisartsen Idem 

Mw J. Geurts Verpleeghuisarts 

Verpleeghuizen idem 

Oranjehaeve 

Mw I. van Vliet Ketenmanager 

Annevillegroep 

Lid ondersteuningsgroep 

Anneville 





1. Doel plan van aanpak 

2. Projectachtergrond 

2.1. Achtergrond Ketenzorg 

2.2. Achtergrond Project Eten&Drinken 

3. Business case 

3.1. Samenvatting business case 

4 Projectdefinitie 

4.1 Projectdoelstellingen 

4.2 Bereik 

4.3 Producten 

4.4 Uitsluitingen 

4.5 Beperkingen m.b.t. tijd en geld 

4.6 Relaties met andere projecten/activiteiten 

5. Projectorganisatie 

5.1 Projectorganisatie 

5.2 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden 

5.3 Opdrachten werkgroepen 

6. Communicatieplan 

7. Kwaliteitsplan 

7.1 Kwaliteitsverwachtingen 

7.2 Acceptatiecriteria 

7.3 Te gebruiken standaarden 

7.4 Achterbanbesprekingen 

7.5 Wijzigingsbeheer 

7.6 Taakopdrachten werkgroepen 

8. Projectbeheersingsinstrumenten 

9. Projectplanning 




1. Doel plan van aanpak 

Met het plan van aanpak wordt formeel gestart zodra de projectstuurgroep haar akkoord heeft 

gegeven aan het projectvoorstel. De aanloopfase is daarmee afgerond en de initiatiefase gaat 

van start. In de onderhavige situatie wordt het conceptplan van aanpak tegelijk met de 

definitieve versie van het projectvoorstel aan de projectstuurgroep gepresenteerd. 

In het plan van aanpak wordt de basis gelegd voor een succesvol project. Hierin komt alle 

basisinformatie over het project. Een aantal hoofdstukken uit het projectvoorstel worden 

hierin gekopieerd zodat ook deze informatie beschikbaar blijft. Dit zijn de hoofdstukken 

• Projectachtergrond 

• Projectdefinitie 

• Projectorganisatiestructuur 

Het hoofdstuk Business case wordt in deze initiatiefase verder uitgewerkt. 

Het risicologboek wordt in elke fase bijgewerkt en wordt als apart document beschikbaar 

gesteld. 

Verder is er een aantal nieuwe hoofdstukken zoals: 

• Projectbeheersing 

• Kwaliteitsplan 

• Communicatieplan 

• Projectplanning 

Zodra de projectstuurgroep haar akkoord aan dit plan van aanpak heeft gegeven, zal het als 

“basis contract” voor het project dienen en wordt het dan ook “bevroren”, in die zin dat hier 

de belangrijkste uitgangspunten, doelstellingen, randvoorwaarden en op te leveren producten 

zijn opgesomd. Een plan van aanpak blijft in zoverre dynamisch dat met name qua planning 

op basis van voortschrijdend inzicht aanpassingen mogelijk zijn. 

Het plan van aanpak zal bij elke belangrijke beslissing als toetssteen dienen en zal aan het 

einde van het project gebruikt worden om te meten in hoeverre het project succesvol 

gemanaged is en in hoeverre het project een acceptabele uitkomst voor de 

opdrachtgever/projecteigenaar heeft opgeleverd. 




2 Projectachtergrond 

2.1. Achtergrond Ketenzorg 

De zorgaanbieders in het verzorgingsgebied van het Amphia ziekenhuis hebben in januari 

2003 besloten samen te gaan werken om de ketenzorg te bevorderen. Als een soort dagelijks 

bestuur is de coördinatiegroep Anneville ingesteld, die de afspraken van de conferentie 

bewaakt en ervoor zorgdraagt dat daaraan uitvoering wordt gegeven. De coördinatiegroep is 

samengesteld uit een aantal directeuren/leden van raden van bestuur van de participerende 

zorgaanbieders. Vrijwel alle sectoren (ziekenhuis, thuiszorg, huisartsen, verpleeg- en 

verzorgingshuizen, revalidatiecentrum) zijn hierin vertegenwoordigd. Deze coördinatiegroep 

kan worden aangemerkt als programmamanagement van de regionale ketenzorg. 

Er zijn drie vormen van ketenzorg te onderscheiden: 

• Ketenkennis 

• Ketenlogistiek 

• Ketenzorg 

Ketenkennis is gericht op het bundelen, verdiepen, vernieuwen en verspreiden van kennis. De 

kennis betreft practices, standaarden, patiëntenbehoefte, marktgegevens en het zorgaanbod. 

Ketenlogistiek betreft samenwerkingsvormen en faciliteiten die erop gericht zijn dat de 

patiënt zo snel mogelijk in de meest passende zorgsetting terechtkomt, uitgaande van het 

principe dat hij/zij zo lang mogelijk thuis blijft en daar zo snel mogelijk naar terugkeert. 

Ketenzorg is vraaggestuurde zorg met een optimaal gebruik van beschikbare kennis en een 

optimale logistiek, waarbij het tot de mogelijkheden behoort dat de hulpverlener de patiënt 

volgt door de echelons van de zorg heen. 




2.2. Achtergrond Project Eten&Drinken 

Ondervoeding van mensen met gezondheidsproblemen is inmiddels een landelijk erkend 

probleem. Uit onderzoek is gebleken dat 25-30% van patiënten/cliënten in ziekenhuis, 

verpleeghuis en thuiszorg een slechte (vocht- en)voedingstoestand heeft 1 . Dit leidt tot een 

verhoogde morbiditeit en mortaliteit. Meer specifiek leidt ondervoeding tot 

- verminderde lichamelijke functies 

- verzwakt maag-darm kanaal 

- verzwakte immuunfuncties 

- vertraagde wondgenezing 

- verhoogd risico op decubitus 

- verminderde groei en ontwikkeling bij kinderen 

- verminderd geestelijk functioneren en verminderde kwaliteit van leven 

- hogere kosten 

Uit onderzoek binnen het Amphia Ziekenhuis is gebleken dat veel patiënten die zich voor een 

poliklinische behandeling tot het ziekenhuis wendt, ondervoed zijn. Dat betekent dat bij een 

aanzienlijk aantal patiënten/cliënten het probleem van ondervoeding al bestaat wanneer zij in 

het ziekenhuis worden opgenomen. Risicopatiënten nemen het probleem vervolgens mee naar 

de volgende schakel in de keten (verpleeghuis, verzorgingshuis, revalidatiecentrum, 

thuiszorg) wanneer zij het ziekenhuis verlaten. 

Bedacht moet worden dat de consequenties van een slechte voedingstoestand per setting 

kunnen verschillen. Ondervoeding kan leiden tot complicaties na een operatie; de gevolgen in 

de thuissituatie of in een verpleeghuis liggen meer in de sfeer van risico’s. 

Behalve de strikt medische kant heeft eten en drinken ook een psychosociale kant. Voor een 

behoorlijke groep mensen maakt eten en drinken een belangrijk deel uit van de kwaliteit van 

leven. Beslissingsbevoegdheid patiënt/cliënt, keuzemogelijkheden en ambiance zijn aspecten 

die daarbij een essentiële rol spelen. In een aantal situaties zal een niet optimale 

voedingstoestand geaccepteerd worden als dat past binnen het welzijn van de desbetreffende 

patiënt/cliënt. 

Het project Eten en Drinken omvat alle vormen van voeding en daarin vallen ook de medische 

drinkvoedingen en sondevoedingen. Het zou goed zijn om ketenbreed tot afspraken te komen 

zodat deze medische voedingen goed begeleid ingezet kunnen worden. 

Een ketenaanpak zet het probleem ketenbreed op de agenda. Een ketenaanpak heeft voorts de 

volgende voordelen 

- uitwisselen van kennis, deskundigheid en ervaring 

- eenvormig en eenduidig beleid in de keten 

- kennis van ondervoedingproblematiek op een hoger niveau brengen 

- eenduidigheid in terminologie te krijgen 

- eenduidige probleemdefinitie 

1 Volgens de definitie van het LPZ-onderzoek 




Problemen bij het aanpakken van de problematiek van een slechte voedingstoestand zijn de 

volgende: 

- inzicht in de gevolgen van een slechte voedingstoestand en het belang van optimale 

voeding ontbreekt bij o.a. vele artsen, verpleegkundigen/verzorgenden, 

patiënten/cliënten, mantelzorgers 

- de beslissingsbevoegdheid van patiënten/cliënten is van wezenlijke invloed op de 

mogelijkheden de voedingstoestand te verbeteren 

- in de thuissituatie kunnen financiële beperkingen een rol spelen bij de keuze voor 

(gezonde) voeding 

- er is onvoldoende bekend welke kennis diëtisten hebben waardoor er niet overal 

draagvlak is voor de betrokkenheid van diëtisten 

- Er zijn vele disciplines betrokken bij de problematiek zoals: huisartsen, medisch 

specialisten, (wijk)verpleegkundigen, verzorgenden, medewerkers voedingsproductie, 

voedingsassistenten, diëtisten, logopedisten, ergotherapeuten 




3 Business case 

3.1 Samenvatting Business Case 

De business case (zakelijke rechtvaardiging) van dit project is 

a. het waar mogelijk verbeteren van de voedingstoestand bij patiënten/cliënten van de 

deelnemende zorgaanbieders en het verbeteren van de kwaliteit van de zorg. Met 

andere woorden: het aantal gevallen dat er sprake is van ondervoeding neemt af en 

wanneer er al sprake is van ondervoeding is deze minder ernstig en verbetert de 

voedingstoestand sneller. 

b. het verbeteren van de kwaliteit van leven vooral bij patiënten/cliënten in de 

thuissituatie die zorg behoeven dan wel langdurig in een intramurale setting 

verblijven. 

Hiermee wordt niet alleen ingespeeld op landelijke ontwikkelingen op dit terrein, maar 

wordt ook beoogd een voorbeeldfunctie te vervullen. 

De baten van project (verhoging van de kwaliteit van leven en geestelijk functioneren 

alsmede een betere kwaliteit van zorg door vermindering van o.a. complicaties, decubitus, 

gebruik van voedingssupplementen) zijn groter dan de projectkosten. 




4. Projectdefinitie 

4.1 Projectdoelstellingen 

Aan het einde van dit project 

1. schenkt elke zorgverlener van de deelnemende zorgaanbieders structureel aandacht 

aan de voedingstoestand van de patiënt/cliënt, hetgeen meetbaar is via diverse te 

ontwikkelen meetinstrumenten 

2. is de prevalentie van ondervoeding in de regio in de diverse sectoren minimaal 5% 

gedaald. 

3. wordt in de regio conform de landelijke best practice qua ambiance gehandeld 

4. wordt in de regio conform de landelijke best practice qua medische voedingen en 

sondevoeding gehandeld 

Om dit te bereiken wordt een regionaal multidisciplinair voedingsbeleid ontwikkeld en 

een pakket met maatregelen ingevoerd, waarmee de deelnemers aan dit project in staat 

zijn de voedingsproblematiek aan te pakken en te verminderen, waardoor met name de 

transfer naar een volgende schakel beter verloopt. 

4.2 Bereik 

Dit project heeft betrekking op de patiënten/cliënten van de volgende zorgaanbieders: 

- Amphia Ziekenhuis 

- Revalidatiecentrum Breda 

- Verpleeghuizen: 

- Avoord zorg en wonen 

- Oranjehaeve 

- Aeneas 

- De Volckaert op afstand 

- Thuiszorg: 

- Huispitaal 

- Thuiszorg Mark en Maasmond 

- Thuiszorg Breda 

- Stichting Bejaardenzorg Oosterhout 




4.3 Producten en Opdrachten 

De resultaten van dit project moeten zichtbaar zijn via de volgende opdrachten en producten: 

4.3.0 door de participerende instellingen draagvlak krijgen voor een gedragen eenduidige 

definitie van ondervoeding 

4.3.1a een inventarisatie van de bestaande regelingen en processen t.a.v. (onder)voeding, 

medische voedingsmiddelen, ambiance bij de deelnemende instellingen 

4.3.1. een inventarisatie van voorbeelden in andere regio’s (ondervoeding, medische 

voedingsmiddelen, ambiance) 

4.3.2. een inventarisatie van de huidige knelpunten bij de preventie en behandeling van 

ondervoeding, evenals een inventarisatie van de knelpunten in de overgang in de keten 

m.b.t. ondervoeding 

4.3.3. een netwerk van contactpersonen van alle deelnemers 

4.3.4. een door de participerende instellingen gedragen regionaal protocol voor het in beeld 

brengen van de voedingstoestand, de preventie en behandeling van ondervoeding, 

waarin afspraken staan over onder andere 

- screening 

- verwijzing naar de diëtist 

- beleid en implementatie omtrent gezonde voeding, drink-, sonde- en parenterale 

voeding 

4.3.5. een stroomschema per sector over hoe om te gaan met de problematiek van een slechte 

voedingstoestand 

4.3.6. een door de participerende instellingen gedragen voorstel voor implementatie van dit 

regionale protocol met een ondersteuningsaanbod, onder meer in de vorm van een 

modelprocedure en modelwerkinstructies ten behoeve van individuele instellingen 

4.3.7. een voorstel voor het verbeteren van de overgangsmomenten in de zorgketen m.b.t. 

ondervoeding (waaronder de overdracht zelf), medische voedingsmiddelen en 

ambiance 

4.3.8. een voorstel voor het verbeteren van de ambiance rond eten en drinken 

4.3.9. inventarisatie van diverse meetinstrumenten waaruit het aandacht schenken aan de 

voedingstoestand blijkt ketenbreed 

4.3.10. nulmeting prevalentie ondervoeding in de regio, gespecificeerd per sector, alsmede 

een regionaal programma voor metingen van de prevalentie van ondervoeding, 

aansluitend bij het Landelijk Prevalentie onderzoek Zorgproblemen 

4.3.11. regionale afspraken over de te hanteren meetinstrumenten en -methodes 

4.3.12. een voorstel over het al dan niet uitvoeren van incidentiemetingen, en voor zover van 

toepassing: een voorstel m.b.t. het uitvoeren van incidentiemetingen 




4.3.13. interpretatie van de meetresultaten, rapportage aan Anneville participanten. 

4.3.14. een voorstel tot adviserende maatregelen en of aanpassingen aan het programma naar 

aanleiding van de meetresultaten 

4.3.15. een voorstel voor een regionaal programma voor scholing van zorgverleners en 

voorlichting aan patiënten/cliënten en mantelzorgers over preventie, behandeling en 

afstemming in de zorgketen, inclusief een globale inhoud van dit programma 

4.3.16. communicatiemiddelen gericht op de Anneville participanten (directies) en werkvloer, 

alsmede specifiek gericht op huisartsen en verpleeghuisartsen 

4.3.17. communicatiemiddelen, gericht op patiënten/cliënten en mantelzorgers 

4.3.18. een voorstel voor borging van de ontwikkelde producten 

4.4 Uitsluitingen 

Tot dit project behoren niet: 

• De implementatie van de diverse resultaten van dit project bij de deelnemers is de 

verantwoordelijkheid van desbetreffende zorgaanbieder zelf. 

• De keuze van de voedingsproducten binnen de instelling is aan de zorgaanbieder zelf. 

• Dit project respecteert het standpunt van de cliënt/patiënt wanneer deze niet wensen 

mee te werken aan de verbetering van de voedingstoestand. 

4.5 Beperkingen m.b.t. tijd en geld 

• Projecttermijn: 

Alle producten zijn gereed op 1 mei 2008 

• Beschikbare personele middelen: 

Projectmanager: 

0,3 fte gedurende 2 jaar 

Secretariële ondersteuning: 0,2 fte gedurende 2 jaar 

Leden projectstuurgroep: 

Leden werkgroepen: 

4 uur per kwartaal voor de duur van het project 

2 à 3 uur gemiddeld per maand, waarin de tijdsverdeling 

variabel is. Afhankelijk van de werkgroepopdracht en het 

tijdspad waarin het project zich bevindt. 

• Projectbudget voor 2006: 

€ 1000,-- (voor startbijeenkomst). 

Eventuele kosten voor de training Prince 2 projectmanagement voor de 

projectmanager komen voor rekening van het Amphia Ziekenhuis. 

De Golden Tulip keten zal worden benaderd voor sponsoring. 

Onderzocht zal worden in hoeverre Zorg voor Beter en de provincie Noord-Brabant 

voor een financiële bijdrage kunnen zorgen. 

De inzet van de leden van de projectstuurgroep en de werkgroepen (tijd, reiskosten, 




administratiekosten) komt voor rekening van de zorgaanbieder die deze leden 

afvaardigt. 

4.6 Relaties met andere projecten/activiteiten 

- Project Preventie- en behandelingsbeleid ondervoeding Amphia Ziekenhuis 

- Landelijke LPZ-meting 

- Prestatie indicatoren Inspectie voor de Gezondheidszorg 

- overige projecten Annevillegroep, met name decubitus 

- Wie goed eet wordt sneller beter 




4.7 Aannames 

Aangenomen kan worden dat 

• Alle participerende instellingen gemotiveerd zijn om mee te werken aan de 

verbetering van de kwaliteit van eten & drinken binnen hun instelling en de 

regio 

• De situatie in het verzorgingsgebied binnen de regio van de Anneville 

groep in het gebied van Eten en Drinken niet wezenlijk afwijkt van het 

landelijke beeld c.q. het beeld in vergelijkbare regio’s 

• De kosten, verbonden aan Eten&Drinken, binnen het verzorgingsgebied 

van de regio van de Anneville groep zowel personeel als materieel 

overeenkomen met het landelijk beeld op dit terrein. 




5. Projectorganisatie 

5.1. De projectorganisatie ziet er als volgt uit 



Projectmanager 

Projectondersteuning 

Werkgroepen Werkgroepen Werkgroepen 




Werkgroepen: 

De werkgroepen worden aangestuurd door de projectmanager. Deze kan die rol laten 

vervullen door een teamleider uit het werkgroepen. Het werkgroepen draagt zorg voor de 

projectuitvoering en het opleveren van de producten. Per cluster van producten wordt één 

werkgroepen in het leven geroepen: 

Alle werkgroepen gezamenlijk zijn verantwoordelijk voor de oplevering van de resultaten. 

Adviesorgaan 

Het is raadzaam om cliëntenraden te benaderen voor het geven van adviezen bij dit 

project. Zij zijn betrokken bij de patiënten /cliënten en kunnen een goede mening hebben 

over alle bijkomende zaken wat betreft eten en drinken. 

5.2. taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden 

5.2.1. projecteigenaar 

De projecteigenaar treedt namens de coördinatiegroep Anneville op als de opdrachtgever 

van dit project en is derhalve eindverantwoordelijke voor dit project. De coördinatiegroep 

is weer een gemandateerd door de Annevillegroep, die als programmamanagement wordt 

aangemerkt. De projecteigenaar bewaakt continu de business case, zorgt voor de 

communicatie met de coördinatiegroep, met de Anneville groep en andere externe 

doelgroepen. Deels delegeert hij dit aan de projectmanager. Hij draagt zorg voor de 

betaling van die kosten waarvoor de projectmanager geen mandaat heeft gekregen. 

5.2.2. projectstuurgroep 

De projectstuurgroep wordt samengesteld door de projectmanager en projecteigenaar. De 

projectstuurgroep geeft de algemene sturing en management aan het project en met name 

aan de projectmanager. De projectstuurgroep is verantwoordelijk voor het succesvol 

afsluiten van het project en heeft de verantwoording en het mandaat binnen de kaders van 

het projectplan die vastgesteld worden door de coördinatiegroep Annevillegroep. De 

projectstuurgroep is de contactpersoon naar buiten en verantwoordelijk voor elke 

publicatie of andere verspreiding van informatie over het project. Deze taak wordt deels 

gedelegeerd aan de projectmanager. 

De projectstuurgroep keurt alle belangrijke plannen goed en autoriseert alle belangrijke 

afwijkingen van de afgesproken fasen van het project. De projectstuurgroep autoriseert 

alle afsluitingen van een fase, alsook alle benodigde middelen worden toegewezen en 

bemiddelt eventueel in conflicten binnen het project of onderhandelt over problemen 

tussen het project en derden. 




De projectstuurgroep heeft de volgende verantwoordelijkheden. 

In het begin van het project: 

* het goedkeuren van het projectvoorstel 

* de garantie dat het plan van aanpak overeenkomt met eisen van de klant 

* Overeenstemming met de projectmanager over de verantwoordelijkheden en 

doelstellingen 

* Goedkeuring over de projecttoleranties met het hogere lijnmanagement of 

programmamanagement (coördinatie Anneville) 

* Afspraken over beperkingen van het project, zoals tijd en geld 

* Het goedkeuren van het plan van aanpak 

* Bij grote projecten het delegeren van projectborgingstaken 

* Het toewijzen van projectmiddelen die nodig zijn in de volgende fase 

Als het project in gang is: 

* Algemene leiding en sturing van het project, ervoor zorgen dat het project binnen 

zijn afgesproken kaders blijft 

* Beoordelen van de afgeronde fasen en de goedkeuring geven voor de volgende fase 

* Beoordelen van en goedkeuring geven aan voor de volgende fase 

* Beoordelen van en goedkeuring geven aan de faseplannen en alle afwijkingsplannen 

* Als eigenaar van een of meer geïdentificeerde risico’s is het aan de 

projectstuurgroep om deze risico’s te monitoren en de projectmanager te 

adviseren over eventuele veranderingen om hierop actie te ondernemen, zodat 

risico’s geminimaliseerd worden. 

* Het goedkeuren van wijzigingen 

* Tot afstemming komen met het hogere lijnmanagement of programmamanagement 

Aan het einde van het project: 

* Verzekert dat alle opgeleverde producten voldoen aan de wensen 

* verzekert dat aan alle acceptatiecriteria is voldaan 

* Goedkeuring van het project afsluitdocument 

* Beslissen over de aanbevelingen voor vervolgacties en het overdragen hiervan aan 




de lijnorganisatie 

* Aankondiging projectafsluiting richting het hogere lijnmanagement of 

programmamanagement 

* Ontbinden van het project 

Met uitzondering van de projecteigenaar en de projectborging bestaat de onderhavige 

projectstuurgroep uit hoofdgebruikers. 

De hoofdgebruiker vertegenwoordigt de groep gebruikers en is er verantwoordelijk voor 

dat gebruikerseisen worden gedefinieerd. Bijvoorbeeld hoofd diëtetiek van het Amphia 

geeft informatie door aan de werkzame diëtisten over het project Eten en drinken. 

Tevens zorgt de hoofdgebruiker ervoor dat er een structuur is voor afstemming tussen de 

gebruikers en het werkgroepen en dat de projectresultaten voldoen aan de behoefte van de 

gebruikers binnen de beperkingen van de Bussines Case in termen van kwaliteit, 

functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid. 

De gebruiker draagt ervoor zorg dat de producten worden getoetst aan de gebruikerseisen 

binnen zijn/haar sector voordat de producten worden opgeleverd. De gebruiker ziet erop 

toe en onderneemt zonodig activiteiten om te bewerkstelligen dat er een adequate (niveau, 

regionale spreiding) afvaardiging vanuit zijn/haar sector plaats vindt in de werkgroepen. 

5.2.3. Werkgroepen 

Verantwoordelijkheden 

Er worden werkgroepen ingesteld, zijn: 

- verantwoordelijk voor de realisering van de genoemde deelaspecten (taakopdrachten) 

- zelf verantwoordelijk voor planning, voortgangsbewaking, procesmatige, inhoudelijke 

en secretariële ondersteuning, alsmede afstemming met overige werkgroepen. Het fiat 

van de projectmanager is vereist voor zover e.e.a budgettaire consequenties heeft. 

Van de werkgroepenmedewerkers worden de volgende vaardigheden verwacht: 

- Tenminste enige deskundigheid op het gebied van eten & drinken in de eigen 

instelling en de eigen sector 

- Innovatief, actief en creatief 

- Gericht op samenwerking 

- Resultaatgericht 

- Toegang tot beleidsmaker binnen de eigen instelling 

Belasting per werkgroepdeelnemer: 

Ongeveer 2 à 3 uur gemiddeld per maand, waarin de tijdsverdeling variabel is. 

Afhankelijk van de werkgroepopdracht en het tijdspad waarin het project zich bevindt. 




Werkwijze 

Procedureel: 

1. zorg dat alle teamleden elkaars adres, telefoonnummer en e-mailadres hebben 

2. wijs een teamleider aan 

3. zorg dat iemand het secretariaat verzorgt 

4. wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor het beheer van wijzigingen in versies 

van producten 

5. werk onderstaande opdracht uit in een teamplan. Dat heeft de volgende inhoud: 

a) wat gaan jullie maken (welke producten) 

b) hoe gaan jullie dat doen (welke activiteiten; in welke volgorde; maak afspraken 

hoe je ervoor zorgt dat de producten die je team maakt draagvlak hebben in de 

regio 

c) welke hulpmiddelen heb je nodig en wat kosten deze 

d) wanneer vinden jullie activiteiten plaats (einddatum oplevering product; tijdlijn 

activiteiten) 

e) wat zijn de eventuele risico’s/kansen 

Stuur dit teamplan naar Eline Spoor ter goedkeuring 

6. Leg de afspraken in teambijeenkomsten minimaal vast in een besluiten/afsprakenlijst. 

Stuur deze naar Eline Spoor. 

7. Zorg voor maandelijkse schriftelijke rapportages naar Eline Spoor., minimaal via de 

besluiten/afsprakenlijst van je teambijeenkomst 

8. licht Eline Spoor in bij onvoorziene ontwikkelingen 

9. houd de uren bij die je aan dit project besteedt en licht Eline Spoor in als je sterk 

afwijkt van het begrote aantal 

5.2.4 Projectmanager 

De projectmanager is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken in het 

project binnen de afgesproken grenzen. De belangrijkste verantwoordelijkheid van de 

projectmanager is het verzekeren dat het project de afgesproken producten oplevert 

volgens de vereiste kwaliteit en binnen de afgesproken beperkingen over tijd en geld. 

De projectmanager is ook verantwoordelijk ervoor dat het project in staat is de baten 

te behalen die gedefinieerd zijn in de Business Case. De projectmanager legt 

verantwoording af aan de projectstuurgroep en onderhoudt contact met de 

projecteigenaar (voorzitter stuurgroep). Hij signaleert wanneer projectstuurgroep 

vergaderingen nodig zijn en bereidt deze samen met de projecteigenaar voor. 

5.2.5 Projectborging 

De project borger draagt zorg voor de procesmatige kwaliteitsbewaking 

- van de business case 

- van de scope van het project 

- voor wat betreft het bereik 

- voor wat betreft de relaties met de andere projecten 

- van de beperkingen en de acceptatiecriteria 

- van het contact van de leden van de project stuurgroep en de werkgroepen met hun 

achterban (andere instellingen in de sector) 




De project borger heeft geen actieve rol in het opzetten van het project (alleen de 

auteur van projectvoorstel), maar bewaakt de voortgang van het project en heeft een 

adviserende rol naar projectmanager projectstuurgroep en het programma 

management (coördinatiegroep Anneville). Verder treedt de project borger op als 

klankbord voor de projectmanager en geeft toestemming voor het doen van 

betalingen in verband met gemaakte kosten. 

5.2.6 projectondersteuning 

- Administratieve en secretariële ondersteuning: planning, voorbereiding en 

verslaglegging projectstuurgroep vergaderingen en overleg projectmanagers met 

werkgroepleiders, versiebeheer van documenten. 

- verzorgt correspondentie vanuit de projectmanager naar de projectstuurgroep en de 

werkgroepen 

- verzorgt communicatiemiddelen naar diverse doelgroepen 

- aansturing via de projectmanager 

5.3 opdrachten werkgroepen 

Kleine werkgroepen met afgebakende opdrachten: zie projectplanning voor opdrachten 

en producten 

Werkgroep 1, Ondervoeding 

door de participerende instellingen draagvlak krijgen voor een gedragen eenduidige 

definitie van ondervoeding (4.3.0) 

een inventarisatie van de bestaande regelingen en processen t.a.v. (onder)voeding, 

bij de deelnemende instellingen (4.3.1a) 

een inventarisatie van voorbeelden in andere regio’s (ondervoeding,) (4.3.1) 

Voorstel: Tineke Gros ziekenhuisdiëtist, Vincent Borst verpleeghuisarts, Mientje Bakker 

verpleegkundige thuiszorg, praktijkondersteuner huisarts 

Werkgroep 2, Protocol en stroomschema 

een door de participerende instellingen gedragen regionaal protocol voor het in beeld 



- screening 

- verwijzing naar de diëtist 

(4.3.4 ) 

een door de participerende instellingen gedragen voorstel voor implementatie van dit 

regionale protocol met een ondersteuningsaanbod, onder meer in de vorm van een 

modelprocedure en modelwerkinstructies ten behoeve van individuele instellingen 




(4.3.6) 

Voorstel:Loet Birker Huisarts, Vincent Borst verpleeghuisarts, Lenie van Moorsel diëtist 

thuiszorg 

Werkgroep 3, Ambiance 

een voorstel voor het verbeteren van de overgangsmomenten in de zorgketen m.b.t. 

ambiance (4.3.7) 

een inventarisatie van de bestaande regelingen en processen t.a.v. ambiance bij de 

deelnemende instellingen (4.3.1a) 

een voorstel voor het verbeteren van de ambiance rond eten en drinken (4.3.8) 

Voorstel: Anita RipmeesterDiëtist verpleeghuis, Mientje Bakker verpleegkundige thuiszorg, 

Marijke Nagtzaam, verpleegkundige geriatrie, benaderen manager SBO 

Werkgroep 4, meetinstrumenten ondervoeding 

inventarisatie van diverse meetinstrumenten waaruit het aandacht schenken aan de 

voedingstoestand blijkt ketenbreed (4.3.9) 

regionale afspraken over de te hanteren meetinstrumenten en -methodes 

(4.3.11)Voorstel voor 1 meetinstrument ketenbreed 

Voorstel:, Tineke Gros diëtist ziekenhuis, praktijkondersteuner, thuiszorg Mm dietist 

Werkgroep 5, Meten 

nulmeting prevalentie ondervoeding in de regio, gespecificeerd per sector, alsmede een 

regionaal programma voor metingen van de prevalentie van ondervoeding, aansluitend 

bij het Landelijk Prevalentie onderzoek Zorgproblemen (4.3.10) 

een voorstel over het al dan niet uitvoeren van incidentiemetingen, en voor zover van 

toepassing: een voorstel m.b.t. het uitvoeren van incidentiemetingen (4.3.12) 

interpretatie van de meetresultaten, rapportage aan Anneville participanten (4.3.13) 

een voorstel tot adviserende maatregelen en of aanpassingen aan het programma naar 

aanleiding van de meetresultaten (4.3.14) 

Voorstel: Loet Birker huisarts, Martin van Leen verpleeghuisarts, thuiszorg MM dietist 

Werkgroep 6, ketenbrede aanpak 

een voorstel voor het verbeteren van de overgangsmomenten in de zorgketen m.b.t. 

ondervoeding (waaronder de overdracht zelf), medische voedingsmiddelen en ambiance 

(4.3.7) 

een stroomschema per sector over hoe om te gaan met de problematiek van een slechte 

voedingstoestand (4.3.5) 

Voorstel: Praktijkondersteuner, Lenie van Moorsel thuiszorg Breda , Annemiek van Baalen 

dietist vrije vestiging 




Werkgroep 7, kennis en voorlichting 

een voorstel voor een regionaal programma voor scholing van zorgverleners en 

voorlichting aan patiënten/cliënten en mantelzorgers over preventie, behandeling en 

afstemming in de zorgketen, inclusief een globale inhoud van dit (4.3.15) 

communicatiemiddelen gericht op de Anneville-participanten (directies) en werkvloer, 

alsmede specifiek gericht op huisartsen en verpleeghuisartsen (4.3.16) 

communicatiemiddelen, gericht op patiënten/cliënten en mantelzorgers (4.3.17) 

Voorstel: Annemiek van Baalen, dietist vrije vestiging, communicatiedeskundige Amphia of 

revalidatiecentrum of Avoord, praktijkondersteuner 

Wergroep 8, medische drinkvoeding en sondevoeding 

een inventarisatie voor inzet van sondevoeding en medische drinkvoeding in andere 

regio’s (4.3.1) 

een inventarisatie van de huidige knelpunten bij het inzetten van drinkvoedingen en 

sondevoeding, evenals een inventarisatie van de knelpunten in de overgang in de keten 

m.b.t. ondervoeding (4.3.2) 

een inventarisatie van de bestaande regelingen en processen t.a.v. medische 

drinkvoedingen en sondevoedingen bij de deelnemende instellingen (4.3.1a) 

een door de participerende instellingen gedragen regionaal protocol voor het in beeld 



- beleid en implementatie omtrent gezonde voeding, drink-, sonde- en parenterale 

voeding 

(4.3.4 ) 

Voorstel: Lenie van Moorsel diëtist thuiszorg, Anita Ripmeester diëtist verpleeghuiszorg, 

diëtist ziekenhuis, Annemiek van Baalen diëtist zelfstandige praktijk 

Werkgroep 9: Implementatie, deze wordt pas opgestart in zomer 2007 




6. Communicatieplan 

Dit communicatieplan behelst de communicatie binnen de projectorganisatie, dus de 

communicatie tussen werkgroepen en projectstuurgroep resp. projectmanager, alsmede 

de communicatie richting de deelnemende instellingen over het project. Voor de 

externe communicatie (publiek, pers) wordt aangesloten bij het communicatieplan van 

de Annevillegroep. Deels kan dit ook van toepassing zijn op de interne communicatie 

binnen de projectorganisatie. 

Bij dit communicatieplan worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: 

1. De verantwoordelijkheid voor de externe communicatie ligt bij de 

projectstuurgroep, voor zover deze niet is overgedragen aan de projectmanager 

2. De communicatie binnen de projectorganisatie is de verantwoordelijkheid van de 

projectmanager, hierin hebben de werkgroepen zelf ook een rol. 

3. De deelnemende instellingen zijn zelf verantwoordelijk voor de communicatie 

binnen hun organisatie zelf. Een contactpersoon per sector en instelling is ideaal. 

Vanuit de projectorganisatie worden informatiebronnen ter beschikking gesteld over 

de inhoud en voortgang van het project, maar het is aan de instelling zelf om inhoud, 

tijdstip en vorm te bepalen voor de interne doelgroepen en medewerkers. Specifieke 

aandacht dient besteed te worden aan het waarborgen van de communicatie naar de 

huisartsen, medisch specialisten en paramedici binnen de instellingen. De 

projectmanager ziet hierop toe. 

4. Elk werkgroepenlid is bij de ontwikkeling van producten verantwoordelijk voor het 

verkrijgen van draagvlak binnen zijn/haar sector en of de verschillende geledingen 

binnen zijn/haar instelling. 

Communicatiematrix zie bijlage 




7. Kwaliteitsplan 

7.1. Kwaliteitsverwachtingen 

7.1.1. van de klant (patiënt) 

Een optimaal mogelijke voedingstoestand waarbij geen of zo min mogelijk 

ondervoeding optreedt. Mocht dit onverhoopt het geval zijn: een optimale, eenduidige 

behandeling waardoor snelle verbetering van de voedingstoestand optreedt met zoveel 

mogelijk normale voeding en alleen bij uitzondering de inzet van medische voedingen. 

7.1.2.van de projecteigenaar (Annevillegroep) 

- Richt de samenwerking op de patiënt. 

- Gebruik bestaande procedures, protocollen en opgedane ervaring. 

- Zorg voor heldere verantwoordelijkheden in de zorgketen. 

- Gebruik uniforme meetsystemen in de hele keten. 

- Neem deel aan de LPZ metingen 

* LPZ meting 2006 = 0 meting 

* LPZ meting 2007 en 2008 meting 1 e en 2 e resultaat. 

- De prevalentie ondervoeding daalt met 5% in de regio in vergelijking met meting 

2006. 

- Benadruk de overeenkomsten tussen de instellingen bij preventie en behandeling van 

ondervoeding. 

- Ga bij kostenberekeningen uit van aannames en extrapolaties aan landelijke 

gegevens. 

- Geef in implementatieplannen aan wie de verantwoordelijke uitvoerders zouden 

moeten zijn. 

7.1.3. van de gebruikers (zorgverleners) 

- Zorg voor bruikbare methodieken voor preventie en behandeling. 

- Ent deze methodieken op specifieke patiënten categorieën. 

- Zorg voor goed implementeerbare afspraken. 

- Zorg voor gemakkelijk hanteerbare overgangen in de keten. 

7.2. Acceptatiecriteria 

- Schep voorwaarden voor een reductie van ondervoeding. 

- Zorg dat de baten van het project hoger zijn dan de projectkosten. 




7.4 Achterbanbesprekingen 

Belangrijk is dat voor alle producten voldoende draagvlak bestaat bij zoveel mogelijk 

instellingen. Van de werkgroepens wordt gevraagd dit te realiseren. Dat betekent dat 

er actief contact moet zijn tussen werkgroepens en overige instellingen. Een 

contactpersoon per instelling kan daarin een inhoudelijke of intermediaire rol 

vervullen. Van de werkgroepen wordt gevraagd concept versies van producten te 

toetsen bij alle deelnemende instellingen. Pas als voldoende draagvlak is gebleken kan 

een product als afgerond worden beschouwd en aan de projectmanager worden 

aangeboden. De werkgroepen dienen per product te bepalen hoe zij de 

achterbanraadpleging vormgeven en wat de resultaten daarvan zijn. Dit kan effecten 

hebben op het risicologboek. 

7.5 Wijzigingsbeheer 

Elk team beschrijft op welke wijze men denkt de producten te maken die in de 

taakopdracht staan. De projectmanager krijgt deze productbeschrijvingen in 

teamplannen ter goedkeuring. Via de haar toegezonden verslagen van bijeenkomsten 

en versies van producten kan zij volgen of inderdaad wordt toegewerkt naar het 

afgesproken product. Van het werkgroepen wordt verwacht dat zij de projectmanager 

op de hoogte stellen van ingrijpende voorgenomen wijzigingen. 

De werkgroepen sturen elke nieuwe versie van een product naar de 

projectondersteuning en de projectmanager. Ieder werkgroepen wijst 1 persoon aan die 

hiertoe de opdracht krijgt en vanuit de projectgroep verantwoordelijk is voor het 

aanleveren van de juiste versie. De laatste versie van een product wordt door de 

projectondersteuning digitaal gearchiveerd. De digitale versie bij de 

projectondersteuning wordt beschouwd als de meest recente. Deze is ook buiten het 

desbetreffende werkgroepen beschikbaar. 

De producten (documenten) die worden opgeleverd in dit project worden geregistreerd 

volgens het onderstaande systeem: 

Naamgeving 

Jaar, maand, dag, versienummer, productnaam, initialen auteur 

Bijvoorbeeld: 060501 V3 Plan van aanpak Eten & Drinken mvm 

Archivering 

Vastgestelde documenten worden door de projectondersteuner digitaal gearchiveerd. 

op welke schijf met welke naam moet nog worden vastgesteld 

Wijzigingsbeheer en distributie 

Op documenten zit op de titelpagina een systeem waarmee inzichtelijk wordt over 

welke versie en welke status het gaat en naar welke medewerkers in de organisatie dit 

wordt verspreid. 




8. Projectbeheersinstrumenten 

Om het project te bewaken en te beheersten zijn de volgende beheersingsmechanismen 

ingebouwd: 

De projectmanager rapporteert schriftelijk 1 keer per maand over de voortgang van 

het project. Dit gebeurt met behulp van een hoofdpuntenrapportage en een 

risicologboek. Uiterlijk op de laatste dag van de maand is deze rapportage 

aangeleverd. 

Reguliere projectstuurgroep vergaderingen vinden plaats 1 week voor de fase 

overgangen. 

De projectstuurgroep wordt bij elkaar geroepen zodra de projectmanager constateert 

dat de daadwerkelijke voortgang significant afwijkt (of gaat afwijken) van de 

projectplanning. De projectmanager rapporteert de afwijking in een 

afwijkingsrapportage en geeft hierop toelichting in de projectstuurgroep. 

Het risicologboek wordt daarnaast elke vergadering van de projectstuurgroep en elke 

bespreking tussen projectmanager en projecteigenaar besproken en aangescherpt. De 

projectmanager draagt ervoor zorg dat risico’s regelmatig in teamvergaderingen 

worden besproken. Zij verwerkt deze in het risicologboek. 




9. Projectplanning 

De planning van de werkgroepen, onderverdeeld naar op te leveren product, ziet er als volgt 

uit: nieuwe projectmanager: graag data aanpassen 

1. Werkgroep 

Ondervoeding Product startdatum einddatum 

1. (4.3.3.) Netwerk contactpersonen 1-5-2006 1-6-2006 

2. Opdracht 4.3.0 Opstellen eenduidige definitie 1-7-2006 1-9-2006 

ondervoeding 

3. Opdracht 4.3.1a Inventarisatie bestaande regelingen 1-7-2006 1-9-2006 

en processen van deelnemende 

organisaties 

4. Opdracht 4.3.1 Inventarisatie van voorbeelden in 1-7-2006 1-9-2006 

andere regio’s 

5. Opdracht 4.3.2. Inventarisatie knelpunten in de 1-7-2006 1-10-2006 

ketenzorg mbt ondervoeding 

6. product Rapportage van opdracht 2-5 1-10-2006 1-11-2006 

7. Product Plan voor borging ontwikkelde 

producten 

1-10-2006 1-11-2006 

2. Werkgroep 

Protocol product startdatum einddatum 


2. Product (4.3.4) Ontwikkelen regionaal protocol 1-9-2006 1-12-2006 

zoals onder 4.3.4 beschreven 

3. Product Implementatieplan protocol 1-12-2006 1-01-2007 

4. Product Plan voor borging ontwikkelde 1-12-2006 1-01-2007 

producten 

Input nodig van projectgroep ondervoeding, daarom latere start. 

3. Werkgroep 

Ambiance Product startdatum einddatum 


2. Opdracht Inventarisatie bestaande regelingen 1-7-2006 1-9-2006 

en processen van deelnemende 

organisaties tav ambiance 

3. Product (4.3.8) Plan voor verbeteren ambiance 1-9-2006 1-11-2006 

ketenbreed 


producten 

1-12-2006 1-01-2007 




4. Werkgroep 

meten Product startdatum einddatum 

1. (4.3.3) Netwerk contactpersonen 1-5-2006 1-7-2006 

2. Opdracht Inventarisatie van meetinstrumenten 1-7-2006 1-9-2006 

voor ondervoeding ketenbreed 

3. Product (4.3.9, Voorstel voor 1 meetinstrument 1-9-2006 1-11-2006 

4.3.11) 

ketenbreed in te zetten 


producten 

1-10-2006 1-11-2006 

5. Werkgroep 

Screenen Product startdatum einddatum 


2. Opdracht 4.3.10 Nulmeting LPZ inventariseren 1-7-2006 1-9-2006 

3. Product (4.3.11) Voorstel incidentiemetingen incl. 1-7-2006 1-9-2006 

implementatieplan 

4. Product (4.3.13) Interpretatie meetresultaten en 1-9-2006 1-11-2006 

rapportage 

5. Product (4.3.12) Voorstel tot aanpassing van 1-11-2006 1-01-2007 

regionale standaard (input nodig van 

werkgroep meten) 

6. Opdracht LPZ metingen 2007 en 2008 1-4-2007 & 1- 

4-2008 

7. Product Interpretatie LPZ metingen 2007 en 

1-5-2007 & 

2008 


producten 

1-5-2008 

1-10-2006 1-11-2006 

6. Werkgroep 

Ketenbrede aanpak Product startdatum einddatum 


2. Opdracht Inventarisatie knelpunten tussen de 1-7-2006 1-9-2006 

ketens, totale eten en drinken 

3. Product Voorstel voor verbeteren 

1-9-2006 1-11-2006 

overgangsmomenten ketenzorg 

4. Product (4.3.5) Stroomschema ketenbrede aanpak 1-9-2006 1-11-2006 


producten 

1-10-2006 1-11-2006 




Werkgroep 

Kennis&voorlichting Product startdatum einddatum 


2. Product (4.3.16) Plan voor ontwikkelen 

1-11-2006 1-02-2007 

communicatiemiddelen participanten 

Anneville 

3. Product (4.3.17) Plan voor ontwikkelen 

1-11-2006 1-02-2007 

communicatiemiddelen pat. & 

mantelzorgers 

4.Product (4.3.15) Voorstel voor scholingprogramma’s 1-11-2006 1-02-2007 

5. Opdracht Organisatie opzetten voor 

1-11-2006 1-03-2007 

symposium* 

6. Product Plan voor borging ontwikkelde 1-03-2007 1-04-2007 

producten 

Let op, binnen deze groep is vaak input nodig van andere groepen…vandaar de latere 

startdatum 

* Misschien een aparte werkgroep voor nodig? 

Werkgroep 

Medische voeding Product startdatum einddatum 

1. (4.3.3) Netwerk 

1-5-2006 1-7-2006 

contactpersonen 

2. Opdracht (4.3.1a) Inventarisatie huidige 1-7-2006 1-9-2006 

knelpunten bij het 

inzetten van medische 

voedingen 

3. Opdracht (4.3.1) Inventarisatie van 1-7-2006 1-9-2006 

voorbeelden in andere 

regio’s m.b.t. 

medische voedingen 

4. Product (4.3.19) Voorstel voor 1-9-2006 1-11-2006 

verbeteringen m.b.t. 

medische voedingen 

5. Product Plan voor borging 

ontwikkelde 

producten 

1-10-2006 1-11-2006 

Planning: 

fase 1: alle werkgroepen werken opdrachten uit 

fase 2: symposium (start van implementatie) 

fase 3: implementatie 

fase 4: borging

Plan van aanpak Project Eten & Drinken - Annevillegroep

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?