Uitgave februari 2007 - Thema: Kwaliteit - Sportfondsen

More documents

Recommendations

Info

Vastleggen processen is fundament van organisatie Als de administratie een factuur opstelt, dan heeft men bepaalde gegevens van een afdeling nodig. Toch gebeurt het in veel organisaties maar al te vaak, dat die bewuste gegevens niet op tijd of onvolledig zijn. Of de ene afdeling denkt dat de andere afdeling het ‘al gedaan heeft’. Het lijkt misschien overdreven, maar om dit soort ‘misverstanden’ te voorkomen, is het eigenlijk noodzakelijk om alle processen duidelijk te omschrijven. Opdat iedereen binnen de organisatie exact weet wat-ie wel of juist niet hoeft te doen. Ook Sportfondsen Nederland heeft zichzelf enige tijd terug een spiegel voorgehouden, met als resultaat dat momenteel diverse processen in kaart worden gebracht en procedures worden omschreven. Ferdi van den Berg, Managing Consultant van het onafhankelijk adviesbureau Berenschot, biedt daarbij de helpende hand.
Het lijkt allemaal zo simpel... “Sportfondsen Nederland maakt, zoals bekend, gebruik van het INK-model, dat als het ware een foto van je organisatie maakt. Het legt bloot waar je staat en wat je nodig hebt om je verder te ontwikkelen. Bij Sportfondsen bleek dat met name het proces‐ management aangepakt moest worden”, aldus Van den Berg, die via een collega van hem in contact kwam met Sandra Linders (verantwoordelijk voor kwaliteitsmanagement bij Sportfondsen Nederland). Zij praatte de inwoner van Acqoy, al tien jaar als consultant werkzaam bij Berenschot waar hij tevens kwaliteits‐ manager is, bij over de problematiek bij Sportfondsen. “Vaak zijn het hele basale zaken, waarvan je je afvraagt: ‘Waarom zijn zaken niet beschreven’ Maar wij hebben inmiddels genoeg bedrijven doorgelicht om te weten dat iets makkelijker gezegd is dan gedaan. Eigenlijk kijken we nergens meer van op.” Werkgroepen Over de processen bij Sportfondsen Nederland zegt Van den Berg: “Er gaat nog wel eens iets mis en dat wekt irritaties op. Sommige zaken blijven te lang liggen of het is niet duidelijk wie wat precies doet op welk moment. Of er bemoeien zich juist weer teveel mensen met iets waar ze zich eigenlijk helemaal niet mee bezig zouden moeten houden. Kortom: ook Sportfondsen heeft behoefte om haar processen in kaart te brengen, te standaardiseren en uniformeren, zeker omdat er een redelijk informele sfeer binnen de organisatie heerst. Juist dán moet je ervoor zorgen dat je structuur aanbrengt.” Met ondersteuning van Sandra Linders (“Zij kan bij Sportfondsen heel goed de vinger op de zere plek leggen!”) ging Ferdi van den Berg begin 2006 voortvarend aan de slag. Hij zegt: “Sandra is bij alle afdelingshoofden en managers langs geweest om te inventariseren welke processen het belangrijkst zijn. Van de inkoop tot de klachtenafhandeling en van de totstandkoming van beleidsplannen en het opstellen van begrotingen tot voorraadbeheer en facturering. De prioriteiten zijn per afdeling verschillend, maar het principe is hetzelfde: aan elk product hangt een proces en daar zijn weer verschillende mensen bij betrokken. Vervolgens hebben we per proces een werkgroep geformeerd. Een mooi voorbeeld is, dat in een werkgroep duidelijk werd, dat sommige buitendienstmedewerkers maar liefst 80 procent van hun tijd ‘binnen’ doorbrachten met administratieve bezigheden. Dat kan natuurlijk niet!” Sturingsinformatie “In de werkgroepen zijn we alle producten stap voor stap gaan ontleden. Hoe komen ze tot stand Wat is het proces erachter en wat zijn de kritische factoren En – ook heel belangrijk – welke kwaliteitseisen stel je per stap Zo ben je in feite, samen met de mensen die er dagelijks mee te maken hebben, bezig om alle processen – één voor één – te modelleren. De werkgroep biedt mensen houvast en geeft hen inzicht in welke gegevens ze nodig hebben, maar óók wat anderen van hen nodig hebben. En nogmaals: kijk per stap waar en waarom het eventueel mis kan gaan. Moet je bijvoorbeeld rekening houden met deadlines Als je een jaarverslag maakt dat in maart klaar moet zijn, moet je daar in december al mee beginnen en niet eind februari. Dit soort termijnen moet je ook duidelijk in beeld hebben. Hetzelfde geldt voor gegevens die derden, bijvoorbeeld vestigingsmanagers of gemeenten, moeten aanleveren. Ook dat moet je allemaal in kaart brengen.” “Dat het allemaal zo simpel klinkt! Ja, dat hebben we vaker gehoord. En in principe ís het ook niet zo moeilijk, maar toch gaan de meeste organisaties maar gewoon door waar ze mee bezig zijn, zonder zich af te vragen of ze hun processen kunnen verbeteren en daarmee dus uiteindelijk tijd én geld kunnen besparen”, aldus Van den Berg.“Het is meer een set van processen met bijbehorende kwaliteitseisen en prestatieindicatoren. Het geeft de afdelingshoofden en later het managementteam en de directie sturingsinformatie, waarmee ze sneller en adequater kunnen reageren. Op zo’n manier ontwikkel je je als organisatie ook sneller.” Doeners Binnenkort starten Ferdi van den Berg en Sandra Linders met de ‘tweede ronde’ processen, waaronder de klachtenafhandeling. “Hoe gaat Sportfondsen daar mee om Wat doen we ermee en wat leren we ervan” aldus Van den Berg, die vol lof is over de manier waarop het management met zijn adviezen omgaat. “Ik heb ook wel eens bij bedrijven meegemaakt dat men continu de hakken in het zand zet, maar daar is bij Sportfondsen geen sprake van. Integendeel, men staat er heel erg open voor om aan dit proces mee te werken. Wat ik wel heb gemerkt, is dat deze organisatie vooral uit doeners bestaat. Daar is op zich niks mis mee, maar dan is het wel moeilijker om in processen te denken en structuur aan te brengen. De waan van de dag regeert nog te vaak. Gelukkig zit Sandra Linders er bovenop om mensen weer ‘even wakker te schudden’.” De beschreven processen zullen uiteindelijk worden opgenomen in het kwaliteitshandboek van Sportfondsen Nederland. Van den Berg: “Vaak zie je dat procesmanagement zich langzaam als een olievlek door de hele organisatie verspreidt. Bij Sportfondsen gaat men met de meeste processen direct aan de slag om zaken te verbeteren, zonder te wachten op een formeel moment waarop iets geïmplementeerd moet worden. Dat is prima natuurlijk, maar we moeten met elkaar wel data afspreken waarop bepaalde zaken hoe dan ook geregeld zijn. Want: het vastleggen van je processen is het fundament van je onderneming. Daar bovenop kun je weer verder bouwen.” n
Page 1 and 2: KWARTAALMAGAZINE OVER DE OPTIMALE W
Page 3 and 4: ondsen Kort Sportfondsen Kort Sport
Page 5: Aan het woord is Lucienne van der G
Page 9 and 10: zoutelektrolyse zwemzaken en bedrij
Page 11 and 12: eceptie, enzovoort. Iedere coördin
Page 13 and 14: Veilig & Schoon Voor ieder zwembad
Page 15 and 16: ervaring (aan de rechterkant van he

Uitgave februari 2007 - Thema: Kwaliteit - Sportfondsen

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?