Workshop 7 De evaluatie van een project - Wilde Ganzen

Workshop 7 De evaluatie van een project
Workshopleider: Johanne van Dijk
Workshopbegeleider Merit Fierstra
Samenvatting van de workshop:
Wilde Ganzen gebruikt de afkortingen PI en PE. Pi staat voor Particulier(e)
Initiatief(nemer) en PE staat voor projecteigenaar. Voor Wilde Ganzen is de PE de
verantwoordelijke voor het schrijven van het projectvoorstel, de uitvoering van het
project en de rapportage.
Een rapportage is een verslag van de projectactiviteiten, geschreven door en voor de
organisatie die het project heeft uitgevoerd en voor de donor.
Een evaluatie is een systematische objectieve studie van een afgerond project.
De belangrijkste redenen voor de evaluatie van een project zijn:
- Op een objectieve wijze verantwoording afleggen naar donoren (achterban van PI
of fondsen);
- Leren van de ervaringen die werden opgedaan tijdens de uivoering van het
project.

Criteria voor evaluatie:
Relevantie
Efficiëntie
Effectiviteit
Kwaliteit
Impact
Dit is de mate waarin het projectdoel beantwoordt aan de
behoeften van de doelgroep.
De mate waarin de beschikbare middelen (fysiek, mensen,
geld en tijd) efficiënt gebruikt om het projectdoel te
bereiken
Het kloppend hebben van de projectlogica; de relatie tussen
de activiteiten, resultaten en het projectdoel.
Kwaliteit wordt geleverd als de succesvolle uitkomsten van
het project voort zullen blijven bestaan, nadat de externe
assistentie is stopgezet.
De bredere effecten van het projectdoel op de
maatschappelijke omgeving.
Het organiseren van een evaluatie gaat als volgt:
- Het selecteren en contracteren van het evaluatieteam
- Het opstellen van de Taakomschrijving of Terms of Reference (ToR);
- De planning en voorbereidend werk van de evaluatie;
- De uitvoering van de evaluatie;
- Het schrijven van het evaluatierapport
Punten die in Terms of Reference (TOR) aan de orde moeten komen:
1. achtergrond van het project
2. doel van de evaluatie, incl. wat wil de initiatiefnemer van de evaluatie doen met de
uitkomst van de evaluatie
3. gewenste resultaten, waar moeten de evaluatoren in ieder geval naar kijken
4. aanpak of methode, hoe moet er geëvalueerd worden?
5. planning, hoe ziet het tijdspad van de evaluatie eruit?
6. budget beschikbaar voor het doen van de evaluatie

Verdere voorbereidingen van de evaluatie:
Bespreek met de evaluator(en) de evaluatie door en plan bijeenkomsten met de doelgroep
en de leden van de organisatie. Als het initiatief voor de evaluatie niet bij de PE ligt, kan
de aankondiging van de evaluatie als bedreigend worden ervaren. Probeer daarom samen
de evaluatie te zien als een kans om te leren.
Vragen die men aan de evaluator mee zou kunnen geven met betrekking tot de
evaluatiecriteria:
Met betrekking tot Relevantie
- wat waren de problemen of behoeften van de doelgroep voordat het project was
uitgevoerd?
- wat zijn ze nadat het project is uitgevoerd?
- in hoeverre is het projectdoel bereikt?
- welke onderdelen van het projectdoel vond de doelgroep goed? Welke niet?
Met betrekking tot Efficiëntie
- wat heeft het project uiteindelijk gekost t.o.v. wat gepland was?
- is er afgeweken van het originele budget of tijdschema, zo ja, waarom?
- hoeveel mensen (mannen, vrouwen, kinderen) zijn door het project bereikt (direct
en indirect)?
Met betrekking tot Effectiviteit
- welke activiteiten zijn achteraf gezien niet nodig geweest?
- wat is er gedaan om ervoor te zorgen dat de resultaten geleverd werden d.m.v. de
activiteiten?
- welke aanpassingen zijn gemaakt m.b.t. de activiteiten/resultaten wanneer het
ontwerp vergeleken wordt met het uiteindelijk geleverde project?
Met betrekking tot Kwaliteit
- wat is de bijdrage geweest van de doelgroep bij de uitvoering van het project
(eigenaarschap)?
- wat is de bijdrage geweest van de lokale overheid bij de uitvoering van het project
(politieke steun)?
- is de gebruikte techniek lokaal goed te repareren (onderhoud)?

Tijdens de workshop bleek dat voor het criterium ‘kwaliteit’ ook ‘duurzaamheid’ kan
worden gebruikt, alhoewel sommige deelnemers van mening waren dat men daarmee
meer de kant op ging van ecologische duurzaamheid.
In ieder geval konden de vragen die de deelnemers zelf tijdens de workshop verzamelden,
worden gelinked aan verschillende criteria. De criteria zijn dus niet statisch.
Voor het stellen van de vragen kunnen de volgende methodes worden gebruikt:
- vragenlijsten
- groepsgesprekken
- interviews
Een evaluatierapport kan er als volgt uitzien:
Hoofdstuk
Wat staat erin?
1. Inleiding - wat is de reden van de evaluatie?
- hoe is de evaluatiestudie verlopen?
- vooruitblik op het rapport
2. Aanpak en methode Geef een beschrijving hoe de evaluatie is uitgevoerd.
Welke onderzoeksmethoden zijn gebruikt? Bv.
vragenlijsten, observatie, interviews.
3. Uitkomsten Hierin geef je zowel cijfers als kwalitatieve
bevindingen van het onderzoek.
4. Conclusies & Aanbevelingen Op basis van hoofdstuk 3 brengt hier de evaluator
zijn eigen kennis en ervaring in.
Allereerst trekt hij zijn conclusies en vervolgens
geeft hij aanbevelingen aan de opdrachtgever van de
evaluatiestudie. Dit kunnen aanbevelingen zijn m.b.t.
het leren van opgedane ervaringen en/of
verantwoording afleggen.
Conclusie van de workshopleider:
De deelnemers hebben met betrokkenheid deelgenomen, waarvoor mijn hartelijke dank! .
Het thema was een beetje lastig omdat het een fase betreft die plaats kan vinden (HOEFT
NIET!) aan het einde van de projectcyclus. Aangezien de fases die daaraan voorafgaan
niet voor iedereen duidelijk waren moest af en toe worden toegelicht dat vragen die men
tijdens de evaluatie wilde laten stellen al beantwoord behoorden te zijn in de fase van de
aanvraag, dus bij de indiening van het project (begin van de projectcyclus). Graag wijs ik
ook hier nog een keer op het verschil tussen projectverslag en evaluatie (zie boven).
Een verslag moet altijd worden opgesteld (door PE) een evaluatie is alleen aan de orde
als daarvoor een aanleiding bestaat (uitbreiding van het project, fraude, behoefte om te
leren)! Die aanleiding kan zowel door de PE, het PI of een donor worden gevoeld.