Audit INDiGO - Rijksoverheid.nl

Ministerie van Binnenlandse Zaken enKoninkrijksrelatiesAudit INDiGOKPMG IT Advisorybasis gelegd voor samenwerkingsmodel met IVENT (destijds DTO), resulterend in deondertekening door de SG van Justitie en Defensie per tien juli 2008 van een Intentieverklaringtot samenwerking tussen de IND en DTO (verder intentieverklaring), waarin onder andere isvastgelegd dat DTO resultaatverantwoordelijk wordt voor de tussen DTO en IND in eencontract neer te leggen IT dienstverlening. Tevens is vastgelegd dat IND en DTO zoveelmogelijk elkaars producten en diensten in de vreemdelingenketen hergebruiken teneindemaximale synergievoordelen te behalen. Op tweeëntwintig januari 2010 is vervolgens deNadere Convenant gesloten tussen IND en IVENT inzake beheer en exploitatie van INDiGOmet verwijzing naar de onderliggende service level agreement en het dossier afspraken enprocedures.Zoals hierboven weergegeven blijkt uit de Intentieverklaring dat zowel de IND als IVENT metde samenwerking een strategisch partnerschap beoogde. Dit strategisch partnerschap enbijbehorende doelstelling hebben zich echter niet vertaald in het onderliggende NadereConvenant, waarin de strategische doelstellingen zijn vertaald naar operationele voordelen voorzowel de IND en IVENT. Dit kan een negatief effect hebben op de modus operandus en de matewaarin een ‘win-win’-situatie voor zowel beide partijen wordt onderschreven.Met de introductie van INDiGO beoogt de IND, blijkens bijvoorbeeld de Programma StartArchitectuur (PSA), snel en adequaat te kunnen reageren veranderingen in bijvoorbeeld deregelgeving en (proces)ketens. Dit heeft zich vertaald in leidende principes in het Service LevelAgreement tussen IND en IVENT inzake het beheer en exploitatie INDiGO Omgeving: ‘de INDbeoogd met haar IV-systemen zo doeltreffend als mogelijk uitvoering te geven aanbeleid(saanpassingen) op haar werkterrein. Flexibiliteit en snelheid zijn leidende beginselen,met inachtneming van de noodzakelijke zorgvuldigheid’. Een document waaruit blijkt wat deconsequenties zijn van dit beginsel voor bijvoorbeeld het verandertempo van INDIGO, inclusiefonderliggende infrastructuur, ontbreekt waardoor de kans aanwezig is dat de perceptie van hetverandertempo door enerzijds de ontwikkelaar en anderzijds de beheerder uit elkaar loopt. Ditspanningsveld heeft zich in de praktijk geopenbaard. Ook de operationele consequenties voorbijvoorbeeld de aansturing van personeel, de aanschaf van goederen, gebruik van regulierebedrijfsmiddelen, cultuur et cetera.Wij constateren dat op SG-niveau afspraken zijn gemaakt over een strategisch partnerschaptussen de IND en IVENT. Uit de door ons ter beschikking gestelde documenten blijkt echterniet dat op alle bestuurlijke niveaus (zie figuur hierna) de consequenties van deze afspraken involdoende mate zijn doorvertaald in de gemaakte afspraken. Dit heeft tot gevolg datonduidelijkheden ontstaan over de wederzijdse verwachtingen, geboden en verboden diesamenhangen met het strategische partnerschap. Ook is inmiddels de invulling van de CIO-roleen andere dan op het moment waarop het strategische partnerschap is aangegaan.2011.IRA.0012.RA21