1 Digitaal inventariseren, een onderzoek naar geschikte ...

Het laatste relevante veld dat we nog nodig hebben voor een accurate archiefbeschrijving is deuiterlijke vorm. Dit geeft de ‘verpakkingseenheid’ aan, bv. 1 pak. Alle programma’s, behalve Isis,hebben dit veld. Bij prog. ASG kan je het veld medium hiervoor gebruiken.Indien je bepaalde informatie niet kwijt kunt, is een veld waar je commentaar kunt toevoegenaltijd handig. Alle programma’s behalve Isis hebben deze functie.Bij elk programma kan je invoeren via knippen en plakken. Enkel Midosa, Toolkit en Isisvoorzien de mogelijkheid om gegevensformaten in te voegen. De gestelde eisen zijn echter debasis van veel courante gebruikte programma’s en dat is een spijtige zaak. Hetzelfde geldt voorhet exporteren van gegevens. Eventueel kan je MS Access-bestanden in prog. Erpe-Mere enprog. ASG importeren, omdat deze programma’s gebaseerd zijn op dit databaseprogramma. Maarhet importeren vergt veel kennis van Access en is zeker niet gebruiksvriendelijk.De programma’s hebben een thesaurusfuntie ingebouwd. Bij Toolkit moet je die wel zelf nogaanmaken. Het invoeren via een thesaurus is enkel voorzien voor een aantal specifieke veldenzoals ‘trefwoord’.Belangrijk bij een archiefbeschrijving is het weergeven van een context. Het is daarom datarchivarissen bij voorkeur werken met hiërarchische beschrijvingen, omdat de beschrijvingen zoaltijd gelinkt zijn aan een bepaald archiefbestand. Slechts twee programma’s voorzien dezemogelijkheid. Bij Toolkit moet je dit verplicht doen bij elke beschrijving. Ook Midosa voorzietdeze mogelijkheid via de indeling die je kunt maken. Maar we zijn van mening dat het programmadeze bestanden niet hiërarchisch groepeert.Het zelf toevoegen van velden is niet bij elk programma voorzien, tenzij men gaat sleutelen metde broncode. Dit is echter niet aan te raden.2.4.4. ZoekmogelijkhedenDe programma’s scoren goed qua zoekmogelijkheden. Bijna elk programma voorziet eenmogelijkheid om te zoeken op ieder veld en in series, enkel prog. ASG kan dit niet.Het gebruik van Booleaanse operatoren (zoals EN, OF, NIET) is enkel voorzien in Toolkit enIsis. De presentatie van de zoekresultaten is in elk programma gebruiksvriendelijk.2.4.5. Nummering6