Handreiking PV-prive.pdf - Provincie Fryslân

Handreiking PV-privéZonnepanelen voor de medewerkers

Vijfstappenplan PV-privéMeer dan 100 medewerkers van de gemeenteLeeuwarden doen mee aan PV-privé. In april2012 startte de gemeente deze zonnepanelenactievoor eigen medewerkers. Zij kochtensamen ruim 1.000 zonnepanelen.De Leeuwarder aanpak is direct toepasbaar inandere organisaties en bedrijven. De opgedanekennis en ervaring staan in deze handreiking.Met deze handreiking kunt u een zonnepanelenactiein uw organisatie opzetten. PV-privé is éénvan de acties uit de samenwerkingsagenda Slimmet water en energie van de gemeenteLeeuwarden en de provincie Fryslân.Hoe werkt het?De organisatie schiet het aankoopbedrag van dezonnepanelen voor in de vorm van een (renteloze)lening of voorschot. De medewerkerbetaalt het aankoopbedrag via het salaris overeen bepaalde periode terug. Bijvoorbeeld in driejaren. Verder neemt de organisatie het regelwerkuit handen van de medewerker. Zij regelt decontracten en organiseert de collectieve inkoop.Deze inkoop levert ook een financieel voordeelop voor de medewerker.Voor wie?Medewerkers met een vaste aanstelling kunnenmeedoen. Ook moeten ze in het bezit zijn vaneen eigen woning. Medewerkers met een tijdelijkeaanstelling kunnen wel profiteren van dekorting door collectieve inkoop, maar niet vande voorfinanciering.Waarom zonnepanelen?Zonnepanelen zijn de afgelopen jaren flink inprijs gedaald. Tegelijkertijd leveren ze meer rendementop. Bovendien zijn de energieprijzengestegen en stijgen die de komende jarenverder. Zonnepanelen zijn nu ook zonder subsidieeen goede investering. Investeren in zonnepanelenheeft voor particulierewoningeigenaren een rendement van bijnazeven procent. Dat is hoger dan de rente op degemiddelde spaarrekening.Wat kost PV-privé?De precieze kosten voor uw organisatie hangenaf van het aantal medewerkers dat meedoet ende prijs van de leverancier. In de volgende berekeninggaan we uit van de ervaringen vanLeeuwarden. In Leeuwarden is het gemiddeldeinvesteringsbedrag van medewerkers € 3.500.Er maken 100 medewerkers gebruik van deafbetalingsregeling. Het totale investeringsbedragkomt dan uit op € 350.000. De medewerkerskrijgen een renteloze lening. Dat kostde gemeente in drie jaar tijd € 20.000 aanrenteverlies. Naast dit renteverlies is er ook deureninzet van eigen medewerkers.Waarom PV-privé in uw organisatie?Gemeente Leeuwarden en provincie Fryslânwillen onafhankelijk zijn van fossiele brandstoffenzoals olie en aardgas. Daarvoor willen zij 50MWp zonnestroom in Fryslân opwekken, waarvan8 MWp in Leeuwarden. Dat zijn 50 voetbalveldenvol met zonnepanelen. Dit was één vande redenen om te starten met PV-privé. Uworganisatie kan helpen dit doel te realiseren.Maatschappelijke verantwoord ondernemen istegenwoordig de standaard van ondernemerschap.Hiervan is PV-privé een concrete invulling.Het draagt direct bij aan de uitstraling enhet onderscheidend vermogen van de organisatie.Ook heeft zij met PV-privé een gevarieerderaanbod van secundaire arbeidsvoorwaarden.1. Aan de slagPV-privé slaagt alleen als één of meerderemedewerkers zo’n actie omarmen en enthousiastonder de aandacht weten te brengen vanverschillende personen binnen de organisatie.

Voordat een voorstel naar de directie gaat, is hetnodig intern draagvlak voor PV-privé te krijgen.De directie geeft uiteindelijk groen licht vooreen zonnepanelenactie.Wie en wat?- Aanstellen interne projectleider. De projectleidercoördineert het project. Hij coördineerten stemt af met interne adviseurs. Ook is hijde contactpersoon van de directie en beantwoordhij de vragen van medewerkers.- De projectleider zorgt voor draagvlak bij afdelingenP&O/HRM, Financiën, Communicatie,ICT en de directie.- De projectleider maakt een beslisdocumentmet planning, organisatie en begroting voorde directie. De invulling van de afbetalingsregelingkan op verschillende manieren.Afbetalen in drie of minder/meer jaren?Lening of voorschot? Rente? Inzetten 13emaand? De projectleider maakt een berekeningvan het benodigde budget en decashflow. Dit zijn de verwachte uitgaven enontvangsten.- De directie neemt besluit over PV-privé.Ook reserveert zij budget om PV-privé tefinancieren.- HRM/P&O-adviseur, financieel adviseur,ICT-medewerker en communicatieadviseurnemen deel in projectteam en voeren iedereen deel van de werkzaamheden uit.- Communiceren met doelgroepen. De projectleiderzorgt ervoor dat de deelnemersgoed geïnformeerd zijn over de inhoud vande actie, behaalde resultaten en vervolgstappen.Ook informeert de projectleider dedirectie over behaalde resultaten per stap.PlanningDe doorlooptijd van deze stap is vier weken.Beschikbare documenten- Geen documenten beschikbaar.WeetjeBinnen de gemeente Leeuwarden dacht eenpaar medewerkers dat het een actie van de personeelsverenigingwas. In de wandelgang heetdie PV. Maar waar staat PV-privé voor? De naampv komt van de Engelse benaming van zonnestroom:photo voltaic.

2. Werven deelnemersProduceer je eigen energie met zonnepanelen.En profiteer van de zon op je dak. Zonne-energieis een betaalbaar en groen alternatief.Zonnepanelen zijn een goede investering. Dat isde kernboodschap van PV-privé. Communicatiespeelt een belangrijk rol in de aanpak.Wie en wat?- Aankondigen PV-privé. De projectleider ende communicatieadviseur stellen een uitnodigingsbriefop. Die wordt verstuurd naar hetpostadres van de medewerker. De communicatieadviseurplaatst informatie over de actieop intranet. U kunt er ook aandacht aanbesteden in het personeelsblad.- De projectleider en de ICT-medewerkerzetten een eenvoudig administratiesysteemop. Straks moeten de aanmeldingen eenvoudigworden verwerkt. Maak eerst een e-mailadres/boxaan voor alle vragen. Bijvoorbeeldpvprive@organisatie.nl. Kijk of het mogelijk isdat medewerkers zich via een invulformulierop intranet of website kunnen aanmelden.Dit scheelt veel tijd bij de verwerking.Aanmelden via de e-mail is veel bewerkelijker.En reserveer tot slot opslagruimte voorde aanmeldingen. Bij de aanmeldingen zittenfoto’s van het dak en de meterkast. Ga uitvan 4 Mb aan opslagruimte per deelnemer.- De projectleider en de communicatieadviseurorganiseren de informatiebijeenkomst.Het doel van de bijeenkomst is om medewerkerste informeren en enthousiasmerenover zonnepanelen en PV-privé. Kies ervoorom een vertegenwoordiger van de directiede bijeenkomst te laten leiden. Tijdens deinformatiebijeenkomst kunnen de projectcoördinatoren de zonnestroomspecialistvragen van de medewerkers direct beantwoorden.Laat medewerkers zich aanmeldenvoor de informatiebijeenkomst. Dat geeftinzicht in het aantal deelnemers.- In de bijeenkomst legt de projectleider uithoe PV-privé werkt (afbetalingsregeling)enwat de planning is. Verder geeft de projectleiderantwoord op vragen over de geschiktheidvan het dak en hoe zonnestroom werkt.Zorg ervoor dat een zonnepaneel, omvormeren informatiebord aanwezig zijn. Laat ookeen medewerker vertellen waarom hij of zijmee gaat doen. Tot slot duidelijk aangevendat een aanmelding geen verplichting is. Opbasis van het aantal geïnteresseerden startde projectleider namelijk de aanbesteding.Verzamel aan het eind ook de namen en e-mailadressen van medewerkers die zich niethebben aangemeld.- Besteed voldoende aandacht aan de afbetalingsregeling.Naast de maandelijkse aflossinghoudt de organisatie aan het einde vanhet jaar ook een bedrag in voor het rentevoordeel.In het document ‘Veel gesteldevragen’ staat bij vraag 24 een uitleg voor demedewerker.- Stuur na afloop alle aanwezigen en geïnteresseerdenhet informatiepakket met veelgestelde vragen, aanmeldingsformulier enpresentatie van de informatiebijeenkomst.Besteed ook aandacht aan de actie PV-privéen de planning in de begeleidende e-mail.De communicatieadviseur plaatst dit berichten het informatiepakket ook op intranet.- Stuur een aantal dagen voor de sluitingstermijnom interesse kenbaar te maken nogeen herinnering naar de aanwezigen enbekende geïnteresseerden. Voeg ook nu hetinformatiepakket toe.PlanningDe doorlooptijd vanaf het versturen van de uitnodigingsbrieftot aan sluitingsdatum voor aanmeldenis vijf weken.

Beschikbare documenten- Uitnodigingsbrief- Herinneringsmail informatiebijeenkomst- Programma informatiebijeenkomst- PowerPoint-presentatie- Aanmeldingsformulier- Infographic voor informatiebord- Veel gestelde vragen- E-mail na afloop informatiebijeenkomstWeetjeDe gemeente Leeuwarden heeft twee bijeenkomstengeorganiseerd om alle geïnteresseerdente kunnen informeren. Er kwamen ruim 200collega’s naar de informatiebijeenkomsten. Datis veel meer dan de verwachte 50 collega’s.3. Kiezen leverancierBij de keuze van de leverancier staan twee uitgangspuntencentraal. Dat zijn kwaliteit en collectiviteitskorting.Het resultaat is een scherpeprijs voor uitstekende zonnepanelen met garantie.En natuurlijk snelle hulp bij een technischmankement. Het is verstandig om een collectieveofferte aan te vragen bij vijf bedrijven uitde regio. Let hierbij goed op de wet- en regelgevingdie geldt voor uw bedrijf of organisatie.Bijvoorbeeld als het gaat om aanbesteden enstaatssteun.Wie en wat?- De projectleider verzamelt alle individueleaanmeldingen en maakt een totaaloverzicht.- De projectleider begeleidt het offertetraject.Eventueel schakelt de projectleider eeninkoopadviseur in. De projectleider vraagteen collectieve offerte aan bij drie tot vijfleveranciers. Dat gebeurt op basis van hetaanbestedingsdocument. Naast de kwaliteitseisenstaan hierin geclusterde data: totaalaantal deelnemers, totale capaciteit en aantallenper capaciteitsklasse. Geef in het aanbestedingsdocumentaan dat er geenzekerheid is over het aantal deelnemers datde installatie gaat bestellen.- De communicatieadviseur informeert demedewerkers over de start van de aanbestedingen het proces.- De projectleider beoordeelt de offertes enselecteert de leverancier. De beoordelingbestaat uit verschillende aspecten. Dit zijncompleetheid, prijs per €/Wp en het voldoenaan de gestelde eisen betreffende technischevoorwaarden, garanties, keuzemogelijkheden,social return, milieu en visuele uitstraling.

Bij de beoordeling maakt de projectleidergebruik van wegingsfactoren. Duidelijkheid,klantvriendelijkheid en eventuele extra’s wordenook meegewogen in de beoordeling. Aan dehand van deze beoordeling kiest de projectleidereen leverancier. Deze verstrekt vervolgensde individuele offertes.- De projectleider vraagt individuele offertesaan bij de geselecteerde leverancier. Dezekrijgt het overzicht met alle individuele dataen de bijbehorende foto’s. Met deze gegevenskan de leveranciers offertes op maatmaken voor elke geïnteresseerde deelnemer.- Samen met de communicatieadviseur informeertde projectleider de medewerkers. Inhet bericht staan keuze leverancier, procesen afbetalingsregeling. De communicatieadviseurplaatst het bericht ook op intranet.- De leverancier stuurt alle potentiële deelnemerseen persoonlijke offerte.- De projectleider en leverancier stellen deperiode vast waarin de zonnepanelenworden geplaatst.PlanningDe doorlooptijd van deze stap is vier weken. Ditis wel afhankelijk van de voor uw bedrijf oforganisatie geldende wet- en regelgeving.Documenten- Aanmeldingen PV-privé- Aanbestedingsdocument- E-mail voortgang- Offertevergelijking met wegingsfactoren- E-mail keuze leverancierWeetjeMeer dan 200 medewerkers kwamen naar deinformatiebijeenkomsten van de gemeenteLeeuwarden. Daarna vulden 130 medewerkershet aanmeldingsformulier in. Uiteindelijk sloten108 medewerkers een contract af met de leverancier.Dat is ongeveer 10% van alle medewerkersvan de gemeente Leeuwarden.4. Sluiten contractenmet medewerkersDe leverancier is gekozen en de medewerkerszijn geïnformeerd. Inmiddels heeft de leverancierde medewerkers een persoonlijke offertegestuurd. Dat roept vragen op. De leverancier enprojectleider kunnen die beantwoorden. In dezefase worden de overeenkomsten geslotentussen de leverancier en medewerker.Wie en wat?- De leverancier is beschikbaar voor vragenover bijvoorbeeld de offerte, de PV-installatieen het plaatsen daarvan.- De projectcoördinator is ook beschikbaarvoor vragen en stemt met leverancier dedeelname af.- Aanpassen van de salarisadministratie om demaandelijkse afbetalingen mogelijk temaken. De projectleider maakt met de salarisadministratieafspraken over de financiëleafhandeling.- De medewerker sluit een overeenkomst afmet de leverancier. Daarvoor hebben ze eenpersoonlijke offerte ontvangen. Het staat demedewerker vrij om een andere leverancierte kiezen.- In overleg met de communicatieadviseurstuurt de projectleider een herinneringsmailover de sluitingstermijn van de offerte.- Na de sluitingstermijn plaatst de communicatieadviseureen bericht over aantal deelnemersop intranet plaatsen. Eventueel eenpersbericht versturen.

PlanningDe doorlooptijd van deze stap is twee weken.Documenten- Bericht voor intranet- PersberichtWeetjeTijdens zonnepanelenactie van de gemeenteLeeuwarden besloot het Rijk om een subsidievoor zonnepanelen in te stellen. We verwachtengrote animo voor deze subsidie. Daaromhebben we het proces ingekort. Hierdoor moestenalle medewerkers binnen drie dagen eenbesluit nemen over deelname. Achteraf was datniet nodig. De subsidiepot was eind septembernog niet leeg.5. De panelen op het dakDe medewerkers hebben de contracten afgesloten.Het plaatsen van de PV-installaties kanbeginnen. In deze fase is het belangrijk dat demedewerkers worden geïnformeerd over hetplaatsen van de panelen. Deelnemers willengraag weten wanneer ze worden benaderd vooreen afspraak. De projectleider maakt hieroverafspraken met de leverancier.Wie en wat?- De leverancier plant afspraken met de deelnemersvoor het plaatsen van de zonnepanelen.Deze afspraken sluit de leverancier kortmet de projectleider.- Deelnemers krijgen een e-mail over hetplaatsen van de PV-installaties. Daarin staatinformatie over de periode van plaatsing enhet proces.- De leverancier stuurt na het plaatsen van dezonnepanelen een factuur naar de financiëleadministratie van de organisatie. De deelnemerontvangt een kopie van de factuur.- De financiële administratie vraagt de medewerkerper e-mail om de factuur te accorderen.In deze e-mail staat ook eenrekenvoorbeeld. In dit voorbeeld staat hetbedrag dat maandelijks wordt ingehoudenvan het salaris. En het bedrag dat door hetrentevoordeel aan het einde van het jaarwordt verrekend.- Na het akkoord van de medewerker betaaltde organisatie de factuur van de leverancier.- De projectleider heeft een bemiddelende rolbij eventuele problemen tussen leverancieren deelnemer.

PlanningDe doorlooptijd van deze stap is 8 weken. Dit isafhankelijk van het aantal deelnemers.Documenten- E-mail plaatsen zonnepanelen- RekenvoorbeeldWeetjeOok na de deadline voor het afsluiten van eencontract met de leverancier melden zich collega’som deel te nemen aan PV-privé. In overlegmet de leverancier kunnen deze collega’s nogmeedoen aan de actie.De handreiking PV-privé is een initiatief van de gemeente Leeuwarden en de provincie Fryslân.Met de handreiking willen gemeente en provincie bedrijven en organisaties stimuleren en helpenom een zonnepanelenactie voor eigen medewerkers op te zetten.Aan deze handreiking kunnen geen rechten worden ontleend. Ondanks alle zorg die besteed is aande samenstelling van deze handreiking aanvaarden de provincie Fryslân en de gemeenteLeeuwarden geen aansprakelijkheid voor schade die het gevolg is van het ontbreken van gegevens,onvolkomenheden of fouten in de inhoud van deze handreiking. Alle rechten zijn voorbehoudenaan de genoemde partijen. Verspreiding, kopiëren of anderszins gebruikmaken van dezehandreiking is toegestaan. We vragen u wel om ons hierover te informeren.Voor meer informatie of vragen kunt contact opnemen met Fokke Postma: f.postma@fryslan.nl.Leeuwarden heeft Antwoord©: Stadskantoor Leeuwarden, telefoon 14 058www.leeuwarden.nlLeeuwarden, 1 februari 2013