Welke taken heeft de secretaris van de Ondernemingsraad ? - Aclvb

De wet, behalve in een aantal specifieke gevallen(aanstelling bedrijfsrevisor, outplacement,enz) heeft de wijze waarop beslissingen genomenworden in de ondernemingsraad niet uitdrukkelijkgeregeld. We bevelen dan ook sterkaan om deze wijze op te nemen in het huishoudelijkreglement. Indien er geen regels wordenafgesproken in het huishoudelijk reglement dangeldt de unanimiteitsregel.De secretaris moet ervoor zorgen dat eventuelebeslissingen correct worden opgenomen in hetverslag.• Informatie aan het personeelIn het huishoudelijk reglement moet wordenafgesproken op welke wijze het personeel wordtvoorgelicht en in kennis gesteld van de activiteitenvan de ondernemingsraad.Indien de voorkeur gegeven wordt aan eenbeknopt verslag (samenvatting) dan is het aangewezendat de secretaris nagaat of alle afgevaardigden(werknemers en werkgever) akkoordgaan met de inhoud ervan.• De nodige tijd en faciliteitenDe opdrachten van de secretaris vergen extratijd. Het betreft onder andere: het voorbereidenvan de vergaderingen, het opmaken van de verslagen,het bijhouden van het archief, enz.Het is aangewezen om in het huishoudelijkreglement hierover afspraken te maken.Een vaak voorkomend probleem is de uitvoeringvan bepaalde taken buiten de werkuren. Eeneventuele recuperatieregeling wordt best opgenomenin het huishoudelijk reglement.De werkgever moet ook de nodige materiëlemiddelen (bijvoorbeeld papier, briefomslagen,enz.) ter beschikking stellen van de secretaris.Eventueel kan de werkgever ook iemand aanduidenom de secretaris administratief te ondersteunen.Nuttige documentatie• Praktische Gids voor de leden van de ondernemingsraad(uitgave FOD)• De Weetwijzer (uitgave ACLVB)Te bekomen bij je bestendige secretaris.Welke takenheeft de secretaris van deondernemingsraad?V.U.: Jan Vercamst, Koning Albertlaan 95 – 9000 Gent. 2012/09www.aclvb.be

• Wie?• Agendazal de uitnodigingen versturen eventueel samenmet de agenda en alle nodige stukken.De secretaris is een lid van de werknemersafvaardiging.Hij wordt aangeduid door dewerknemersafvaardiging volgens de modaliteitenvastgelegd in het huishoudelijk reglement.Wanneer hierover niets is voorzien dan stelt dewerknemersafvaardiging in onderling akkoordde secretaris aan.Elk lid van de ondernemingsraad heeft het rechtpunten voor de agenda in te dienen.De secretaris zorgt ervoor dat de gevraagdepunten op de agenda worden geplaatst. Determijn voor het indienen van een agendapuntwordt in het huishoudelijk reglement bepaald.• VerslagDe secretaris maakt de verslagen van de ondernemingsraadop. Dit is één van de belangrijkstetaken van de secretaris. Het verslag moetbevatten:Wanneer er geen akkoord mogelijk is, wordt desecretaris aangeduid door de vakbond waarvande lijst het grootst aantal stemmen heeftbehaald voor alle categorieën samen (arbeiders,bedienden, jongeren en kaders).Voor de plaatsvervangende secretaris geldendezelfde voorwaarden.• TakenWe wensen te benadrukken dat de opdrachtvan de secretaris van de ondernemingsraadzeer belangrijk is.Deze rol is vastgesteld door het huishoudelijkreglement. Het is aangewezen om de takenvan de secretaris verder te verduidelijken in hethuishoudelijk reglement. De hele administratievan de ondernemingsraad berust immers bij desecretaris.• ArchiefDe secretaris houdt het archief bij. De werkgevermoet hiervoor de nodige middelen voorzien(afsluitbare kast). In toepassing van hetkoninklijk besluit betreffende de economischeen financiële informatie moet de secretaris eenkopie krijgen van de schriftelijke mededelingendie de werknemersafgevaardigden doen aanhet personeel.• OproepingHet is de voorzitter die de ondernemingsraadbijeen roept. In het huishoudelijk reglement isbepaald welke de termijn voor oproeping is enop welke wijze dit moet gebeuren (schriftelijk, pere-mail, enz.). De secretaris moet nagaan of alledocumenten die op de ondernemingsraad wordenbesproken ter beschikking zijn. De secretaris– de gedane voorstellen;– de genomen beslissingen;– een getrouwe weergave van de beraadslagingen.Het verslag moet bij de opening van de volgendevergadering worden voorgelezen engoed gekeurd. Elk lid van de ondernemingsraadheeft het recht om opmerkingen te maken enwijzigingen te vragen.In het huishoudelijk reglement wordt bepaaldhoe het verslag moet worden opgemaakt, goedgekeurden ter beschikking gesteld van de ledenvan de ondernemingsraad.We wensen te benadrukken dat een goed verslagbelangrijk is zodat er achteraf geen discussieis. Ingeval van betwisting kunnen de verslagenals bewijsmateriaal worden aangewend inprocedures voor de arbeidsrechtbank.www.aclvb.be