digitaal - Voka

1617De teams trachten hun operationele problemen zoveel mogelijk zelf op te lossen.De teams zijn verantwoordelijk voor hun eigen fysische ruimte.Ze maken ieder jaar een inventaris op van de investeringsgoederenen staan in voor het goede onderhoudvan de apparatuur. Ze staan in voor de netheid van deruimte en waarborgen de veiligheid.De teams zijn verantwoordelijk voor het multifunctioneel inzetbaar maken van hunleden.Iedereen van het team kan worden ingezet voor meerderetaken binnen het team. Door de multifunctioneleTom Van AckerIn het functioneel team meubel moet iedereen kunnenpolitouren zodanig dat het team niet afhankelijk is vanToon die tot nu toe als enige de techniek van politourenbeheerste.Tom Van AckerNaast de verantwoordelijkheid over hun eigen fysischeruimte heeft elk functioneel team zijn eigen ‘intranet’-stek waar ze eveneens zelf hun documenten beheren.inzetbaarheid van de teamleden is het team nietafhankelijk van individuen in het team.Tevens kunnen de teamleden ook inzetbaar zijn inandere gelijkaardige teams. Wij spreken van het koekoeksprincipe.Zo kan een leerkracht die behoort tot hetteam ‘hulpkok’ ingezet worden voor het geven van lesactiviteitendie behoren tot het team ‘kok’. Hij is dan een‘koekoek’. Hij maakt gebruik van de ‘eieren’ (syllabus, dekeukens, de grondstoffen, de lesvoorbereidingen) van decollega’s van het team ‘kok’ maar blijft zijn verantwoordelijkheidopnemen in zijn eigen team ‘hulpkok’.Om het team de kans te geven bovenstaande verantwoordelijkhedenop te nemen is er nood aan overleg.Informeel overleg is niet voldoende. Om de goedewerking van het team te garanderen is het noodzakelijkdat het team op vooraf bepaalde tijdstippenoverleg pleegt en zijn afspraken notuleert en opvolgt.Het is belangrijk om als zaakvoerder of projectverantwoordelijkevooraf de overlegmomenten vast teleggen. Geef aan de teams formeel en ‘officieel’ detijd om te overleggen en dit bij voorkeur op een vasttijdstip. Bijvoorbeeld elke eerste vrijdag van de maand,tweewekelijks op dinsdag tussen 16u en 17u, ... Het isbelangrijk dat deze overlegmomenten door alle teamledenbijgewoond worden. Zorg ervoor dat medewerkerszich niet steeds na of voor hun diensturenmoeten vrijmaken. (Voor medewerkers die in ploegwerken is het niet altijd evident om zich vrij te maken).Overlegmomenten worden bij voorkeur tijdens dewerkuren gepland. Zo geef je aan de medewerkers ookhet signaal dat teamwerk belangrijk is én dat het deeluitmaakt van de dagdagelijkse werking. Het feit datmedewerkers tijd mogen én moeten vrijmaken vooroverlegmomenten toont het belang aan vanteamwerk binnen de organisatie.Organisaties kiezen zelf hoeveel autonomie ze aan de teams overdragenOrganisaties maken zelf een keuze in welke mate zeautonomie aan de teams overdragen.De graad van autonomie waarover een team beschikt,is afhankelijk van heel wat factoren: de aard van hetwerk, de organisatiecultuur, de competentie van deteamleden, ...Elke organisatie beslist voor zichzelf welke(management)taken ze al dan niet overdraagt aan hetteam. In principe is het mogelijk om voor elke regelgevendeof management-taak te beslissen hoeveelzelfsturing het team krijgt.We maken een onderscheid tussen vier gradaties: 91. Het team beslist zelfstandig2. Het team beslist in overleg met het management ofleidinggevenden3. Het team geeft advies4. Het team heeft geen invloed op de beslissing.Deze graad van autonomie kunnen we toepassen opalle ‘regeltaken’ die betrekking hebben op het team.Bijvoorbeeld:- Budgetten opmaken: het team geeft advies- Plannen van vakantie van teamleden:het team beslist in overleg met het management- Contact met externe klanten en leveranciers: hetteam beslist zelfstandig- Plannen van productie of dienstverleningsproces:het team beslist zelfstandig- Kwaliteitsbewaking, ...l Bepaal op voorhand met de stuurgroep hoe ver jullie willen gaan in de toekenningvan autonomie aan de teams.Team-autonomie is een dynamisch gegevenTeams groeien in hun mate van zelfstandigheid inde tijd, met andere woorden: team-autonomie is eendynamisch gegeven. Teams nemen geleidelijk aanmeer verantwoordelijkheid op. Naarmate de tijdvordert, kunnen teams meer regeltaken en eengrotere mate van zelfstandigheid op zich nemen.