digitaal - Voka

1819Informeren5. Teams worden geïnformeerdHet is aan de zaakvoerder (en/of projectverantwoordelijke)en stuurgroep om ALLE medewerkerste informeren over de invoering van zelfsturendeteams.Enkele tips bij je aanpak om de medewerkers te informeren:- Geef duidelijk aan waarom de verandering er komt.Vertel hun over jullie mensvisie, vertel hun over julliebedoelingen. Geef hun een levendig beeld van hoede organisatie er zal uitzien na de reorganisatie. Laatde medewerkers aanvoelen dat dit vanuit een diepeovertuiging komt.- Geef duidelijk aan welke meerwaarde de zelfsturendeteams hebben voor de medewerkers.De teamleden realiseren toegevoegde waarde voorzichzelf en voor de organisatie. Het is belangrijk datde medewerkers heel duidelijk het gevoel hebbendat zij door de samenwerking opdrachten kunnenrealiseren die zij sneller/beter kunnen doen dan alszij er alleen voor staan. Het concreet in kaart zettenvan de toegevoegde waarde voor de medewerkersgeeft de directie een verkoopsargument bij hetverkopen van de zelfsturende teams.- Wees concreet in de communicatie: geef naastde verwachtingen, doelstellingen en motivatie ookduidelijk het tijdspad aan en indien mogelijk de wie,waar, wanneer, hoe, ... Hoe vager de communicatie,hoe groter de kans op speculaties en misverstanden!- De communicatie dient te gebeuren naar allemedewerkers toe. Ook medewerkers die deeluitmaken van een team dat nog niet zelfsturendwerkt. Het is immers van groot belang dat de volledigeorganisatie op de hoogte is van de veranderingendie zullen plaats hebben. Teams die zelfsturendwerken gaan immers op een andere manier te werk.Vaak heeft dit gevolgen voor de volledige organisatieen voor collega’s die (nog) niet zelfsturendwerken.Bereid de communicatie zeer goed voor. Zet voorjezelf op papier waar je naar toe wil, wat je wilbereiken, hoe je dit wil bereiken, ...- Het informeren van de medewerkers kan op verschillendemanieren gebeuren:- Leidinggevende organiseert een infosessie voor allemedewerkers waarbij iedereen geïnformeerd wordtover zelfsturende teams binnen de organisatie.- Leidinggevende maakt een soort infobrochurewaarin medewerkers geïnformeerd worden.- Het is aangewezen om naast de algemene communicatie(via een infosessie of brochure) ook alleteams apart te informeren. Geef aan de teams meewat hun bestaansreden is, hoe ver hun autonomiekan gaan, ... Uit de praktijk blijkt dat medewerkers bijde start van het werken in zelfsturende teams noodhebben aan een duidelijk kader. Geef hen mee watde ‘spelregels’ zijn. Laat echter wel ruimte vrij voordiscussie, wees bereid te luisteren naar de opmerkingenen suggesties van de medewerkers.- Weet dat er bij de start van het werken in zelfsturendeteams nooit 100% bereidheid is van allemedewerkers. Elke verandering binnen een bedrijfof organisatie kent vóór en tegenstanders.20% van de medewerkers zijn tegen het invoerenvan zelfsturende teams.20% van de medewerkers zijn voor het invoerenvan zelfsturende teams.60% van de medewerkers kiest partij voor deminderheid die de meeste aandacht krijgt.- Indien er vakbonden vertegenwoordigd zijn inde organisatie is het aangewezen deze ook te informerenover de geplande veranderingen. Wees ookhier goed voorbereid. Geef aan wat de meerwaardeis voor de medewerkers: de betrokkenheid van demedewerkers vergroot, de medewerkers krijgenmeer inspraak ...Uit de praktijk blijkt dat heel wat topics (veiligheid,arbeidsvoorwaarden, ...) die voorheen behandeldwerden door de vakbond nu door de teams zelfbehandeld worden. Het is belangrijk hieromtrentduidelijke afspraken te maken met de vakbond.- Communicatie is geen éénmalig gegeven.Communiceer op regelmatige tijdstippen eninformeer de medewerkers over de stand van zakenvan het project. Beter te veel communicatie dangeen communicatie. Zorg ervoor dat medewerkerssteeds bij de leidinggevende of projectverantwoordelijketerecht kunnen met hun vragen, opmerkingenen suggesties.