Jaarverslag 2009 - AZ Damiaan

pMM (pROJECT MANAgEMENT METHODOlgIE)
Wegens de nood aan een eenduidige aanpak van projecten
binnen AZ Damiaan, werd een project methodologie
ingevoerd. Hiermee legt het management een stramien vast
om projecten te initiëren, te begeleiden, op te volgen en te
implementeren. Daardoor verbetert het projectwerk qua efficiëntie,
kwaliteit en kosten. Uit de verschillende bestaande
methodieken werd uiteindelijk een aangepaste Stage Gate®methodiek
gekozen.
Deze is afgetoetst aan de noden van AZ Damiaan en zal de
organisatie projectmatig leren werken zonder dat de methodiek
op zich een hindernis is, maar wel degelijk de nodige
ondersteuning biedt. Voor het ziekenhuis was het belangrijk
dat de methodiek toepasbaar was binnen alle afdelingen.
Er was ook nood aan een duidelijke periodieke rapportering
aan het management zodat projecten van kortbij kunnen
opgevolgd worden en de nodige bijsturingen tijdig kunnen
worden doorgegeven.
Naast de methodiek zelf, is het minstens even belangrijk
om een projectorganisatie op te zetten. Bij AZ Damiaan zal
de stuurgroep kwaliteit fungeren als Project Board en alle
projecten beoordelen op hun vorm. De respectievelijke stuurgroepen
van de projecten zullen de projecten beoordelen op
hun inhoud. Deze strikte scheiding zal ertoe bijdragen om
de kwaliteit van een project, zowel op basis van vorm als op
inhoud, hoog te houden. Daarnaast maken we gebruik van
werkgroepen om bepaalde deeltaken van een project op te
leveren. Elk project krijgt een projectbeheerder toegewezen.
Zij werken duidelijke stappen en taken af vooraleer verder te
kunnen gaan met het project. In 2009 werden de eerste 10
projectbeheerders opgeleid, begin 2010 volgen er vormingen
voor de volgende 20.
OpTIMAlISEREN VAN pROCESSEN
De interne structuur van het IT-departement werd aangepast
naar duidelijke werkdomeinen. Een domein operationeel beheer
staat in voor het beheer van het PC- en printerpark en
de helpdesk. Zo wordt een vlotte dagelijkse werking verzekerd.
Het domein systeembeheer staat in voor de verzekerde
werking van onze systemen en de beveiliging. Projectbeheer
werkt dan projectmatig aan systemen die kwaliteitsverhogend
en /of efficiënter zijn.
Enkele mooie voorbeelden zijn:
• Standaardisatie software-applicaties op het PC-park
• Alle 600 PC’s draaien dezelfde versie van software
• Backup omgeving vernieuwd: backup sneller en met meer
zekerheid
• Invoering van een camerabewakingsysteem gebaseerd op
IP-camera’s en ook bruikbaar in de nieuwbouw
• Implementatie van C2M2006 met (ver)nieuw(d)e functionaliteiten
• Persoonlijke log-in; elke gebruiker logt in met de eigen
gebruikersnaam en paswoord.Privacy en tracability worden
verzekerd.
• Invoeren van de Project management methodiek
Vele projecten die gedefinieerd werden in het beleidsplan ICT
werden voorbereid in 2009. Onder andere werd de behoefteanalyse
voor een nieuw Ziekenhuis Informatie Systeem
uitgevoerd. Dit was des te complexer daar met twee situaties
moet rekening worden gehouden.
Op basis van de behoefteanalyse werd een lastenboek
opgemaakt en de keuze van leverancier bepaald. Het nieuwe
ZIS zal geleverd worden door Xtenso, en zal operationeel zijn
vanaf 1 januari 2011. De implementatie ervan zal een gans
jaar in beslag nemen.
Ook om het uitgebreide printerbestand op te volgen werd
een printerbeheersysteem uitgewerkt. Dit moet leiden naar
rationeler gebruik en standaardisatie. Deze beweging zal
een positieve invloed hebben op de inktverbruik, papierverbruik,
tonervoorraden,…Rond de verdere uitwerking van het
toekomst applicatielandschap werd hard gewerkt. Voor het
administratieve luik werd gekozen voor twee platformen,
nl. Xtenso (voor Patientadminstratie, Tarificatie & Facturatie,
MZG, Bedplanning) en SAP voor de ondersteuning van de
logistieke processen.
eai (enterprise application integration)
In het ziekenhuis draait een veelvoud aan software applicaties.
Deze moeten met elkaar informatie uitwisselen (bvb. opname
van een patiënt zodat elke patiënt in die verschillende toepassingen
gekend is) en dus kunnen communiceren. Hoe meer
applicaties hoe meer verbindingen, wat op den duur leidt tot
een kluwen van informatiestromen waar een kat zijn jongen
niet meer in vindt. Om deze beheersbaar te houden bestaat
zoiets als een EAI platform. Een Enterprise application integration
(EAI) platform is een verzamelwoord voor de integratietechnologie
waarmee softwaresystemen aan elkaar kunnen
worden geknoopt. Een EAI bestaat grofweg uit deelgebieden.
Een onderdeel ‘messaging’ voor het versturen van berichten,
een onderdeel voor het afstemmen van de formaten en de
connectoren.
Adapters vertalen de berichten uit een applicatie in een standaardformaat
dat door alle andere aangesloten applicaties kan
worden gelezen.
In 2009 is er dergelijk platform geïmplementeerd waardoor
wij nu eerder dan de gebruiker zien dat bepaalde informatiestromen
niet meer functioneren als verwacht en waar we via
een centrale tool gemakkelijk de oorzaken kunnen detecteren.
Ook werden hiermee een aantal manuele interventies inzake
informatieuitwisseling opgevangen door het EAI-platform. En
met dit platform is het ziekenhuis ook klaar om communicatie
met e-health op een gestructureerde manier op te zetten.
17