Verslagen 2010 - Swz

Vergaderingen Raad van Commissarissen SWZ, 2010
Verslag vergadering RvC 6 december 2010
Op de laatste bijeenkomst van 2010 (6 december) besprak de raad de focus van de corporatie in
het nieuwe jaar. De hoofdlijnen en de financiële randvoorwaarden voor het volgend jaar staan in
de Begroting, Jaarplanen Treasuryplan 2011 en zijn goedgekeurd door de raad.
Daarnaast zal het jaar gebruikt worden om een nieuwe visie missie en strategie te ontwikkelen.
Dat gaan we doen in nauw overleg met stakeholders.
De raad besluit om in 2011 twee keer extra bij elkaar te komen (themabijeenkomsten): een keer
om het Visitatietraject goed voor te bespreken en een keer over het Jaarverslag 2010.
Verkort verslag vergadering RvC 11 oktober 2010
Op voorstel van de remuneratiecommissie stelt de RvC de beleidsprioriteiten en de ‘beloning' van
de directeur-bestuurder vast.
Met de bestuurder zijn de volgende prioriteiten voor 2011 afgesproken. Het gaat onder meer om
het opstellen van een nieuwe strategie, over moderne en transparante verhoudingen met
belanghouders, visitatie en matching.
Het loon van de directeur-bestuurder zit in categorie E van de code en blijft daarbinnen. Per 1
augustus 2010 komt daar 1% inflatiecorrectie en 1% als reguliere periodiek bij. Daarmee komt het
op ruim € 125.000 euro.
Wat betreft de RvC is de beloning sinds 2003 niet meer verhoogd. De commissie heeft het naast
de governance code gelegd en kiest voor de onderkant van categorie E. Ook ten aanzien van de
voorzitter, die substantieel meer werk doet, kiezen we ervoor de code te volgen. Daarmee worden
de bedragen verhoogd van:
- Lid van € 6.000 naar € 7.000 euro per jaar
- Voorzitter van € 7.200 naar € 10.000 euro per jaar
Volgens het rooster van aftreden zijn eind 2011 twee nieuwe huurdercommissarissen nodig. In de
voorjaarsvergadering bespreekt de RvC hoe deze worden geworven.
Bij de interimcontrole door de accountant wil de RvC de focus leggen bij risicomanagement en
projectadministratie.
Verslag tweede kwartaal 2010: SWZ lijkt er dit jaar in te slagen in haar opdracht tav de verkoop
van woningen.
De nieuwe brochure over de integriteitscode is met instemming begroet; er staan heldere
voorbeelden in.
Verslag vergadering RvC van 31 augustus 2010
Op 31 augustus 2010 keurde de voltallige Raad van Commissarissen het Strategisch
Voorraadbeleid goed. Per 1 september 2010 is het nieuwe voorraadbeleid leidend in hoe de
corporatie omgaat met haar woningen; waar wordt gebouwd, waar gerenoveerd en waar verkocht.
SWZ heeft nu een streefportefeuille gedefinieerd waar de komende 10 tot 15 jaar naartoe gewerkt
wordt. Dit is vertaald naar wijken en complexen.

De herijking van het voorraadbeleid is in de ogen van de RvC zorgvuldig gebeurd. Het beleids-
vormende proces heeft lang geduurd (sinds 2008). Eerst is samen met de andere Zwolse
corporaties gewerkt aan de marktanalyse. Daarna kwam dat proces helaas stil te liggen. SWZ
heeft vervolgens voor haar eigen huurders en haar deel in de Zwolse opgave de eigen herijking
van het SVB opgepakt. Nu dit klaar is, wordt weer contact gelegd met de andere corporaties i.v.m.
de afstemming. De RvC volgt het SVB via de kwartaalrapportages.
Theun Oosterhuis neemt de plaats in van Jan van Dijk in de auditcommissie i.v.m. persoonlijke
omstandigheden.
De RvC stelt zich op de hoogte van de stand van zaken ten aanzien van het ‘matchingsvraagstuk’,
zoals in het beleidsplan gedefinieerd.
SWZ wordt begin 2011 gevisiteerd. De uitkomsten hiervan kunnen mede input vormen voor het
na de zomer van 2011 op te stellen nieuwe beleidsplan. De RvC geeft de directeur opdracht
visitatie voor te bereiden.
Verslag vergadering RvC van 17 mei 2010
Is SWZ toekomstbestendig als de nieuwe Europese regels van kracht worden? Die vraag lag onder
meer op tafel tijdens de vergadering van de raad van commissarissen op 17 mei 2010. Verder
spraken raad en directie over het strategisch voorraadbeleid: welke woningen wil SWZ blijven
verhuren en welke kunnen eventueel verkocht worden? In welke wijken gaan we nieuw bouwen
en voor welke doelgroepen? Bij voorraadbeheer gaat het over wezenlijke keuzes op basis van de
vraag naar onze huurwoningen.
De directie en MT hebben uitgangspunten vastgesteld voor het strategisch voorraadbeleid en
rekenen door wat diverse scenario´s betekenen voor de financiële stabiliteit van de corporatie.
Het onderwerp komt 31 augustus terug tijdens een extra vergadering.
Tijdens de RvC-vergadering van 17 mei 2010 passeerden financiële zaken de revue. Dat kwam
mede doordat het jaarverslag 2009 en de jaarrekening 2009 besproken zijn met de directeur
bestuurder (die decharge kreeg) en de accountants. Daarnaast is de gang van zaken tijdens het
eerste
kwartaal 2010 besproken aan de hand van het kwartaalverslag.
Verslag vergadering RvC van 15 april 2010
Deze datum hield de RvC een themadag. In aanwezigheid van het managementteam zijn
gedachten uitgewisseld omtrent de gevolgen van veranderende politieke keuzes ten aanzien van
corporaties en hoe SWZ daarmee om zou kunnen gaan. Tevens is dieper ingegaan op het
Strategisch Voorraadbeleid en zijn enkele bijzondere projecten bezocht.
Verslag vergadering RvC van 29 maart 2010
Voorafgaand aan de voorjaarsvergadering sprak de voltallige raad met de HBV De Woonkoepel
over lopende zaken in het Zwolse. Aan de hand van de agenda volgde een vruchtbare gedachte-
uitwisseling.
De raad sprak tijdens het reguliere overleg onder meer met de directeur bestuurder over de rol
van SWZ in de studentenhuisvesting, het strategisch voorraadbeleid en hoe dat af te stemmen
met ander partijen in ons gebied.
Verder is de management letter van de interim-controle besproken, evenals het vierde
kwartaalbericht 2009. Besloten is dat Deloitte onze accountant wordt - waarmee de raad de
voordracht van de auditcommissie overnam.

Dan waren er nog enkele ‘huishoudelijk’ zaken. Theun Oosterhuis is als commissaris benoemd bij
Stichting Woonwens Apeldoorn. Dit is een woningcorporatie die in het verleden is samengegaan
met een zorginstelling. John van der Meer is commissaris geworden bij Carint Reggeland groep
(thuiszorg en bejaardenzorg in Twente/Salland). Beide benoemingen stuiten op geen enkel
bezwaar.
Begin 2011 start SWZ een procedure om twee nieuwe huurderscommissarissen te benoemen. In
dat jaar komt er namelijk een einde aan de acht-jaarsperiode van zowel Ineke Noordhoff als Jan
van Dijk.
Verslag vergadering RvC van 18 januari 2010
De raad heeft haar eigen functioneren geëvalueerd en de volgende afspraken gemaakt:
• In 2010 houdt de voorzitter functioneringsgesprekken met de individuele leden van de Raad
van commissarissen
• De Raad van Commissarissen wil nauw betrokken worden bij de strategieontwikkeling van
SWZ
• De Raad pakt de Governance Code nader op; waaronder de relatie met belanghouders
• Binnenkort wordt een hernieuwd rooster van aftreden vastgesteld.
Op 18 januari 2010 benoemde de RvC officieel Theun Oosterhuis tot commissaris. Meer over de
open procedure die hieraan vooraf ging, zie in kader hieronder.
De VOF Holterbroek is afgerond en de laatste vijftien woningen zijn door SWZ overgenomen.
Verder zijn voorbereidingen getroffen om binnenkort een nieuwe accountant te benoemen.
Transparant op zoek naar nieuwe leden
Met het vertrek van Ad Huijsmans (voorzitter) en Margriet Meindertsma hebben er heel wat
veranderingen in de RvC plaats gehad. Ad Huijsmans wordt opgevolgd door Jacob Kielman (die
vorig jaar is toegetreden tot de RvC). Met hulp van Public Spirit deed de raad een open
wervingsprocedure. Bij het opstellen van het profiel werden stakeholders, huurders en eigen SWZ
mensen geconsulteerd. Daarnaast kregen huurders, or en management een adviserende rol bij de
selectie. In overeenstemming met de uitgebrachte adviezen benoemde de raad John van der Meer
en Theun Oosterhuis.
Met het oog op de vertrekkers zochten we aanvullende financiële kennis en verbinding met Zwolle
en het volkshuisvestelijke terrein. John van der Meer is een doorgewinterde accountant die veel
corporaties (ook in de regio) heeft bediend. Hij wordt dan ook lid van de auditcie. Theun
Oosterhuis is een echte volkshuisvester die Zwolle en de SWZ goed kent.
De raad heeft er bewust voor gekozen om de zoektocht naar nieuwe commissarissen zo open en
transparant mogelijk aan te pakken. De consultatieronde over het profiel biedt partijen waarmee
we samenwerken de kans om hun wensen te uiten - en tevens aan te geven welke accenten ze in
het toezicht willen zien. Door het selectieproces samen met personeel en huurders te doen,
kunnen die hun eigen visie laten doorklinken en zich er tevens van vergewissen dat de afweging
zorgvuldig plaatsvindt.
Ineke Noordhoff, huurdercommissaris, werd na consultatie van de Woonkoepel herbenoemd.
Zowel Ad Huijsmans als Margriet Meindertsma heeft acht jaar in de RvC van SWZ gezeten in een
periode die niet gemakkelijk was. Ad Huijsmans zette het onderzoek in gang waaruit de fraude in
de top zou blijken. De directie werd weggestuurd en de SWZ-organisatie maakte onder leiding van
Eddy Veenstra werk van een open en transparante cultuur. Als ex-wethouder in Zwolle voor de
PvdA heeft Margriet Meindertsma een belangrijke bijdrage geleverd aan de herpositionering van
SWZ.