RÃ¥dmannens internkontroll - KS

For at nye løsninger – prosedyrer,
rutiner, samhandling, internkontroll tiltak,
risiko vurderinger osv. – skal bli gode så
må med arbeidere og mellomledere fra
virksomhetene være med på utformingen.
Samtidig er det i stor grad de samme
som skal utføre og gjennomføre internkontrollen,
og som slik sett kan få sine
arbeidsoppgaver eller arbeidsdag endret.
Innenfor internkontroll går det et skille
mellom prosesseiere – de som utfører
arbeids prosessene, og kontrolleiere – de
som skal gjennomføre kontroller eller er
ansvarlige for internkontrolltiltakene. I
daglig praksis vil dette skillet ikke alltid
være like klart, fordi rollene ofte kan gå
over i hverandre og skifte. Når man er i
fase med forbedring – som her – kan det
imidlertid være hensiktsmessig å tenke
over dette skillet, slik at man ser at det
er ulikhet i roller og formelt ansvar f.eks.
mellom medarbeidere og ledere.
Momenter for planlegging
og forberedelse
• Hvem bør involveres/delta, hvem bør
informeres? Eks hvem som bør delta i
prosjektgruppe, mellomlederes rolle og
forventninger til disse underveis
• Hvem tar beslutningene?
• Hvordan ønsker vi at berørte medarbeidere
skal bidra/delta? Hvordan vil
de påvirkes av resultatet - informasjon/
involvering?
• Er det utfordringer eller problemstillinger
som vi bør diskutere før vi går
i gang?
• Parter for informasjon og involvering
• Kommunestyret/Folkevalgte
• Rådmannsnivå – administrativ
toppledelse
• Mellomledere – Ledere av virksomheter
og enheter
• Medarbeidere
• Tillitsvalgte
Folkevalgte – forankring og informasjon
Som for annet utviklings- og endringsarbeid
bør rådmannen være
bevisst på involvering av de folkevalgte.
Kommunestyret har over ordnet ansvar
for egenkontrollen og for å legge til rette
for at administrasjonssjefen kan utøve sin
internkontroll på en tilfredsstillende måte.
Dette innebærer f.eks. vurdering av
om det er nødvendig med særskilt sak i
kommunestyret, eller om muntlig orientering
i formannskapet er tilstrekkelig.
Er det ønskelig med dialog og styringssignaler,
eller skal det kun være informasjon?
Er det nødvendig med politiske vedtak for
å bevilge midler, eller tas dette innenfor
ordinært budsjett?
Selv om endringsarbeidet skal være
admi nistrativt og er innenfor rådmannens
ansvars område, anbefaler KS at folke valgte
som minimum informeres i forkant, og
gjerne også om forbedringer og resultater
som oppnås.
Medarbeidere – involvering og opplæring
Det er de ansatte som i det daglige utfører
mye av internkontrollen, og derfor er
Tilråding 21:
Kommunane bør ha ei
systematisk tilnærming
til kompetanseutvikling
og –sikring,
gjennom opplæringstiltak
og informasjon
og ved rekruttering.
12 Rådmannens internkontroll