Beredskapsplan_mars0.. - SiO

Beredskapsplan 

Studentsamskipnaden i Oslo 

Sist revidert 29.03.07

Beredskapsplan 

Studentsamskipnaden i Oslo 

Beredskapsplan, SiO Side 1 av 22 

Sist endret 29.03.07

Innhold 

DEL 1 - GENERELT ................................................................................... 3 

INNLEDNING.......................................................................................................................... 3 

MÅL OG HENSIKT .................................................................................................................... 3 

BEREDSKAPSORGANISASJONEN.................................................................................... 3 

NIVÅER OG ANSVARSOMRÅDER............................................................................................... 3 

HVA SKAL BEREDSKAPSPLANEN DEKKE.................................................................... 4 

KJENNETEGN PÅ KRISE ............................................................................................................ 4 

NÅR ER SIO I KRISE ................................................................................................................. 4 

AVGRENSNINGER .................................................................................................................... 4 

FULLMAKTER ....................................................................................................................... 5 

OPPFØLGING......................................................................................................................... 5 

DEL 2 - HANDLINGSPLAN..................................................................... 6 

1 VARSLING....................................................................................................................... 6 

2 LOKALISERING AV BEREDSKAPSLEDELSEN..................................................... 6 

3 VIKTIGE TELEFONNUMRE ....................................................................................... 7 

4 BEREDSKAPSLEDELSE............................................................................................... 8 

5 STØTTETEAM................................................................................................................ 9 

6 INSTRUKSER................................................................................................................ 10 

6.1 BEREDSKAPSGRUPPENS OPPGAVER ........................................................................... 10 

6.2 INSTRUKS FOR BEREDSKAPSLEDER ........................................................................... 10 

6.3 INSTRUKS FOR SKADESTEDKONTAKT ........................................................................ 11 

6.4 INSTRUKS FOR LOGGFØRER, MED MAL FOR LOGG ...................................................... 12 

6.5 INSTRUKS FOR SENTRALBORDANSVARLIG ................................................................. 15 

6.6 INSTRUKS FOR INFORMASJONSANSVARLIG................................................................ 16 

6.7 INSTRUKS FOR PERSONELL- OG PÅRØRENDEKONTAKT.............................................. 19 

6.8 INSTRUKS FOR LOGISTIKK/IKT/TEKNISK ASSISTANSE............................................... 21 



DEL 1 - GENERELT 

Innledning 

Mål og hensikt 

Det vil alltid være en risiko for at kriser eller kritiske hendelser vil ramme virksomheten. Problemet er 

at man ikke kan vite når. Det som er sikkert er at kriser alltid kommer uventet og vil kreve ressurser og 

kompetanse innenfor området krisehåndtering/krisekommunikasjon. 

Formålet med planen er å sikre en god håndtering av aktuelle krisesituasjoner. Planen skal gi 

retningslinjer for hvordan beredskapsledelsen i Studentsamskipnaden i Oslo skal håndtere kritiske 

situasjoner for å forhindre, eventuelt minimalisere skade på mennesker, miljø, materiell eller 

omdømme, samt sikre at driften normaliseres raskest mulig. 

Planens del 1 er ment å avklare forholdet mellom strategisk og operativt nivå, samt å definere når 

beredskapsplanen skal iverksettes. Planens del 2 og del 3 er handlingsplaner for å hjelpe 

beredskapsledelsen i arbeidet med å håndtere en krise. Hovedelementer i krisehåndtering: 

Beredskapsorganisasjonen 

Nivåer og ansvarsområder 

Beredskapsorganisasjonen i SiO skal arbeide på 3 nivåer og skal raskt varsle de instanser som må 

involveres i skadereduserende arbeid på personell og materiell, samt håndtere krisen overfor de som er 

involvert og omverden. 

Operativt nivå 

• Første linje skal håndtere situasjonen der den oppstår (skadested) 

• Andre linje (beredskapsledelse) skal sørge for 

• at første linje har de nødvendige ressurser for å løse oppgavene 

• operativ koordinering med andre aktører 

• ta hånd om alle som berøres av hendelsen 

Operativt nivå ivaretas av beredskapsledelsen og styres av instrukser beskrevet i del 2 i 

Beredskapsplanen. 

Strategisk nivå 

• Tredje linje (overordnet konsernnivå) har ansvar for 

• sørge for at andre linje får tilgang til de ressurser som er nødvendig i den aktuelle situasjon. 

• Omdømmevurdering 

Strategisk nivå ivaretas av administrerende direktør og SiOs ledergruppe. Disse trer eventuelt inn i 

beredskapsledelsen. 



Hva skal beredskapsplanen dekke 

Kjennetegn på krise 

Kjennetegn for å identifisere en krisesituasjon: 

- Krisen kommer overraskende 

- Mangel på kontroll 

- Vitale interesser står på spill 

- Mange aktører 

- Tidspress 

- Sammenbrudd i den regulære beslutningsprosessen 

- Fokus på kortsiktige løsninger 

- Usikkerhet 

- Mangel på informasjon 

- Intens interesse og oppfølging fra utenforstående 

Når er SiO i krise 

SiO er i en krise når det oppstår en situasjon som truer eller kan true organisasjonens 

kjernevirksomhet, troverdighet og/eller overskrider normal kapasitet, og som kan få konsekvenser for 

studenter og/eller tilsatte. Eksempler på dette kan være: 

• Ved større ulykker på SiOs område eller ved arrangementer i SiOs regi, som innebærer dødsfall, 

sykdom, personskader, eller fare for dødsfall/personskader. 

• Brann eller eksplosjon som medfører store materielle skader. 

• Større ran med påfølgende trussel mot liv og helse. 

• Større hærverk, sabotasje eller terrorangrep. 

• Større materielle skader. 

• Større forurensninger/utslipp. 

• Opptøyer – uro blant studenter 

• Bortfall av virksomhetsledelse 

Situasjonen kan oppstå i én virksomhet, eller berøre flere virksomheter og hvor krisehåndteringen må 

koordineres. 

Beredskapsplanen skal iverksettes ved fysiske el materielle skader, og/eller skader på ytre miljø utover 

normal drift. Det skal være lav terskel for å iverksette beredskapsplanen. Når krisesituasjonen er 

avklart, tilpasses ressursene til de faktiske behov. Virksomhetsleder i samråd med adm. dir. drøfter om 

den sentrale beredskapsplanen skal iverksettes i hvert enkelte tilfelle. 

Avgrensninger 

Nasjonale eller globale hendelser 

Hendelser som skjer som følge av globale eller nasjonale kriser (årsak utenfor virksomhetene) anses 

ikke som krise for SiO, men det kan være nødvendig å håndtere ettervern og medieinteresse. 

Ulykker i virksomhetene 

Ulykkeshendelser i driftssituasjon dekkes ikke av kriseplanen. Da følges ordinære administrative 

linjer, og interne instrukser følges. 

Ved utvidet behov for mediahåndtering hentes ressurser fra SiOs kommunikasjonsavdeling. 

Eventuell bistand til ettervern og annen omsorg for å ivareta ansatte og pårørende, avklares i samråd 

med Studentrådgivningen og Studenthelsetjenesten. 



Forholdet til myndigheter 

Studenthelsetjenesten inngår i nasjonal beredskapsplan. Hvis denne iverksettes samtidig med 

iverksettelse av SiOs beredskap skal Studenthelsetjenesten være representert i SiOs beredskapsplan 

med stedfortreder. 

Forholdet til UiO 

UiO har ansvaret i de bygninger UiO eier. Men den som driver virksomhet i bygningen må ha 

beredskapsplan for virksomheten sin, f.eks må studentkafeene ha beredskap for ran og matsikkerhet. 

Når det gjelder evakuering er det imidlertid slik at UiOs områdeleder, som er UiOs lokale 

beredskapsleder i hver av UiOs bygninger, skal sikre seg at deres virksomhet har utpekt en 

etasjeansvarlig med vikar som skal stå for evakuering ved brannalarm. 

Det kommer normalt ingen fra UiO og evakuererer folk i de områdene SiO disponerer til deres 

virksomhet. 

UiO v/vaktsentralen skal varsles ved alvorlige hendelser i UiOs bygninger. Virksomhetsleder er 

ansvarlig for at slik varsling skjer. 

I Domus Athletica har SiO beredskapsansvar. 

Fullmakter 

4.1 Administrerende direktør sørger for at Beredskapsleder i en krisesituasjon har tilstrekkelige 

fullmakter for økonomi, bruk av lokaler, utstyr og menneskelige ressurser og overtidsarbeid. 

4.2 Dersom SiOs administrerende direktør og styret forulykker iverksettes følgende organisering: 

• Styret i aksjeselskapene oppnevner ny styreleder for selskapet 

• Stedfortreder for SiOs administrerende direktør fungerer som konstituert adm dir 

• Fungerende adm dir skal, sammen med SiOs ledergruppe, iverksette tiltak for at nytt 

styre blir valg 

Oppfølging 

Det tilligger SiOs administrerende direktør å vedlikeholde beredskapsplanen og holde denne 

oppdatert. Alle endringer i planen skal meddeles direkte til beredskapsledelsen som har ansvar for å 

informere videre. 

Beredskapsplanen gjennomgås og revideres hvert år. Planen er elektronisk lagret på område 

K/ALLE/Beredskapsplan. Alle medlemmer ha et skriftlig eksemplar hjemme. 

Etter en hendelse/ulykke utarbeider beredskapsleder rapport som oversendes SiOs adm dir. 

Etter større ulykker skal det avholdes et oppsummeringsmøte for gjennomgang av hendelsen og 

evaluering av beredskapsgruppene og de berørtes innsats. Beredskapsleder innkaller til 

oppsummeringsmøte med beredskapsgruppene, andre berørte parter, samt eventuelt offentlig 

myndigheter. 

Øvelser: 

Leder av beredskapsgruppen innkaller beredskapsgruppen til gjennomgang av beredskapsplanen 

én gang pr år med en teoretisk øvelse. 



DEL 2 - HANDLINGSPLAN 

1 Varsling 

2.1 Hvis situasjonen tilsier dette varsles 

110 112 113 

BRANN POLITI AMBULANSE 

2.2 Deretter varsles beredskapsledelsen 

Virksomhetsleder kontakter Adm. dir. eller dennes stedfortreder. 

2.3 SiOs Adm dir i samråd med virksomhetsleder avgjør hvilken beredskapsledelse/virksomhet som 

skal håndtere krisen og varsler leder for denne, eventuelt innkaller den virksomhetsuavhengige 


2.4 Beredskapsleder varsler kommunikasjonsdirektør og sentralbordansvarlig. 

2.5 Sentralbordansvarlig informerer SiOs sentralbord og iverksetter tiltak. 

2.6 Beredskapsleder etablerer kontakt med politiets skadesteds-/operative leder på stedet. 

2.7 Beredskapsleder sørger for loggføring av alle henvendelser og varsling videre for senere kunne 

dokumentere et hendelsesforløp. 

2.8 Situasjonen håndteres videre etter foreliggende planer 

2 Lokalisering av beredskapsledelsen 

Sted 

Domus Athletica, 4. etg., store 

møterom 

Alternativt sted (reserve) 

Beredskapsrom, 

Sentralverkstedet, Sogn 

Studentby, Sogsnvn 85 

Samband/kommunikasjon 

Telefon 22 59 68 11/00 

Fax: 22 59 68 80 

Telefon: 22 18 87 47 

Sentralbord Sogn: 22 18 83 35 



3 Viktige telefonnumre 

Se også egen telefonliste for hvert team. 

Viktige tlf. i SiO 

• Sentralbordet Domus Athletica 22 59 68 00 

• Beredskapsrom Domus Athletica 22 59 68 11 (store møterom) 

• SiO IT 22 59 68 68 40 20 13 00 (Erik Fjeld) 

• Studentrådgivningen Blindern 22 85 33 27 47 02 56 42 (Åsne Njølstad) 

• Helsetjenesten, øyeblikkelig hjelp 22 85 31 74 

Viktige tlf. i Studentboligene: 

• Sentralbordet Sogn 22 18 83 35 

• Møterom v/resepsjonen Sogn 22 18 83 79 

• Beredskapsrom, Sogn 22 18 87 47 

Viktige tlf. UiO: 

• Sentralbordet UiO 22 85 50 50 

• Vaktsentralen Blindern 22 85 50 07 

• Felles beredskap (SiOs tjenester i UiOs bygg); 

Teknisk avdeling, direktør 22 85 63 69 91 33 07 45 (Frode Meinich) 

Sikkerhetsrådgiver 22 85 44 99 91 73 73 30 (Trond Eriksen) 

• Studentregister; 

Studieavdelingen v/Studiedirektør 22 85 62 29 (Monica Bakken) 

• Mediainformasjon; 

UiOs informasjonsdirektør v/seksjonssjef 22 85 42 68 41 55 37 40 (Ann Elin B. 

Andersen) 

• Studentprest 22 85 63 71 93 45 13 79 

Viktige tlf. utenfor SiO. 

• Brannvesenet 23 46 96 00 

• Politi 22 66 90 50 02800 

• Securitas 22 97 10 94 

• Nordre Aker bydel 23 47 30 00 

Henvendelser fra media: 

• Mediarom 1 Domus Athletica 22 59 68 xx (lille møterom) 

• Mediarom 2 Domus Athletica 22 59 68 28 

• Nina Langeland 22 59 69 93/92 61 81 41 

• Siri Moe Megaard 22 59 69 91/40 20 41 01 (fra 29.02.08) 

• Vibeke Vesterhagen 22 59 69 81/99 77 73 99 (fra 01.03.08) 

• Anne Bente Skaarud 22 59 68 31/40 20 01 97 

• Hilde Haugen 22 59 68 20/40 45 38 25 



4 Beredskapsledelse 

Beredskapsledelsen nedenfor dekker hendelser i følgende virksomheter: 

- Akademika 

- Studentliv 

- Karrieresenteret 

- Studentrådgivningen 

- Studentbarnehagene 

- Studenthelsetjenesten 

- Studentidretten 

- Studentkafeene 

Det er opprettet egen beredskapsledelse i Studentboligene. 

Navn 

Ansvarsom 

råde 

Kommentar Kontor Mobil Privat 

Adm dir Lisbeth Dyrberg 

Stedfortreder: Marit Eskeland 

Virksomhetsleder 

Beredskapsledelse 

Skadestedkontakt 

22 59 68 15 

22 59 68 22 

40 20 09 99 

40 20 44 00 

32 85 49 82 

Konserndirektør Odd Wilhelmsen 

Stedfortreder Kurt F. Larsen 

Konserndirektør Kenneth Smørdal 

Stedfortreder: Erik Fjeld 

Komm.direktør Nina Langeland 

Stedfortreder: Jakob Berg 

Økonomi 

og 

sentralbord 

Logistikk/ 

Teknisk 

adm/IKT 

Media og 

kommunikasjon. 

22 59 68 22 

22 59 68 27 

22 59 68 50 

22 59 68 64 

22 59 69 93 

22 59 69 89 

40 20 44 00 

40 20 30 00 

40 20 00 00 

40 20 13 00 

92 61 81 41 

97 19 77 66 

22 22 46 91 

64 86 65 20 

92 61 81 41 

Adm overlege Marit Eskeland 

Stedfortreder: Anne Marit Gleditsch 

Ledende sosionom Åsne Njølstad 

Stedfortreder: Einar Nerland 

Trond Rakkestad 

Stedfortreder: 

Jonn Eggerud 

Medisinskfaglig 

rådgiver 

Personell og 

pårørende 

Alt.epost: 

anne.marit@ 

gledits.ch 

22 85 31 57 

22 85 31 81 

22 85 33 29 

22 18 83 03 

Loggfører 22 59 69 88 

22 18 83 15 

48 15 35 06 

92 03 29 78 22 23 74 93 

47 02 56 42 

40 20 01 14 22 18 38 24 

40 22 04 88 23 00 92 30 

40 200 112 

Stedfortredere skal kalles inn når gruppen samles til første møte. Disse orienteres om situasjon og 

forberedes på at de kan bli satt i aksjon dersom krisen blir langvarig (mer enn 6 til 8 timer). 



5 Støtteteam 

Ansvarsområde Leder 

(= beredskapsledelse) 

Sentralbord SiOs 

økonomidirektør 

Media 

Personell- og 

pårørendekontakt 

SiOs 

kommunikasjonsdirektør 

Studentrådgvning 

en v/ledende 

sosionom 

Deltakere i team Instruks Lokalisering 

SiOs resepsjonist, 

Studentboligenes 

sentralbordteam 

SiOs 

kommunikasjonsdir., 

SiOs kommunikasjonsavdeling, 


mediateam 

Studentrådgivningen, 


omsorgsteam, 

HMS-avdelingen. 

Helse Adm overlege Studenthelsetjenesten 

Logistikk/teknisk IKT-direktør SiO IT, 

administrasjon 

Studentidrettens 

driftsavd, 

Studentkafeene 

Sentral instruks 

og 


beredskapsplan 

Sentral 

mediaplan og 





Domus Athletica, 

alternativt 


resepsjon på Sogn 


Lille møterom og 

tilstøtende kontorer, 

alternativt 


informasjonsavd på 

Sogn 


omsorgsrom. For 

pårørendetelefoner: 


sentralbord, 

alternativt 


resepsjon på Sogn 


alternativt 

IT-sentral Blindern 



6 Instrukser 

6.1 Beredskapsgruppens oppgaver 

6.1.1 Beredskapsledelsen skal skaffe seg oversikt over situasjonen og holde seg løpende orientert 

6.1.2 Koordinere SiOs bistand til skadestedledelsen i virksomheten, UiO og myndighetene 

6.1.3 Gi nødvendige utvidete fullmakter (f.eks økonomiske fullmakter, bruk av lokaler og utstyr, 

overtidsarbeid og opprettelse av kostnadssted) 

6.1.4 Vurdere behovet for krisepsykiatri og eventuelt sørge for tilbud om dette 

6.1.5 Vurdere situasjonen kontinuerlig og treffe nye tiltak etter situasjonens art. 

6.1.6 Innkalle ekstramannskap/vektere fra Vaktsentralen/vakteselskap til sikring og vaktholD 

6.1.7 Loggføre alle hendelser 

6.1.8 Ved beredskap i forbindelse med alvorlige hendelser og ulykker hvor beredskapen går over 

flere dager forventes det at de berørte enheter avgir de ønskede ressurser til sentral 

beredskapsgruppe. De personer som er avgitt til beredskapsgruppen må selv skaffe avløsning 

fra egen enhet, og ha kjennskap til hvilke personer som kan innkalles. 

6.1.9 Normalisere virksomheten for øvrig 

6.2 Instruks for Beredskapsleder 

6.2.1 Motta varsel om hendelsen og innkalle beredskapsledelsen. Vær tydelig i innkallingen om at 

dette er en krisesituasjon. 

6.2.2 Skaff oversikt over situasjonen og sørg for fortløpende oppdatering av denne. 

6.2.3 Sørg for at alle viktige målgrupper informeres direkte og at det utvikles klare budskap til alle 

som deltar i krisehåndteringen og de som berøres av krisen. 

6.2.4 Sikre at de nødvendige myndigheter er varslet 

6.2.5 Gi krisen førsteprioritet. Vurder å kalle inn ressurser fra andre enheter for å støtte 

beredskapsledelsen dersom det er behov. 

6.2.6 Planlegg for det verst tenkelige scenario og øremerk tilstrekkelig med ressurser til å møte 

dette. Sett ressursene i beredskap for eventuelt senere å kansellere dersom det ikke blir behov 

for å bruke dem 

6.2.7 Planlegg bruk av ressurser med tanke på at krisen kan vare lenge. Disponer ressursene slik at 

beredskapsledelsen kan klare å arbeide over flere døgn (vaktordninger). 

6.2.8 Isoler krisen og påse at de deler av virksomheten som ikke er rammet fortsetter så normalt 

som mulig. Den daglige driften må flyttes til de enheter som ikke er berørt og det må 

informeres om hvilke grep som er utført for å sikre normal drift. 

6.2.9 Samarbeid med media og myndigheter. Følg opp at medias informasjonsbehov dekkes og at 

mediene brukes aktivt som informasjonsformidlere der det er hensiktsmessig. Følg opp at den 

informasjonen som går ut i egen organisasjon og til myndigheter er relevant og dekkende. 

6.2.10 Ta godt vare på ansatte, pårørende og andre involverte gjennom informasjonsarbeid og direkte 

tiltak. 

6.2.11 Iverksett nødvendige tiltak for å få iverksatt nødvendig rapportering under og etter krisen til 

myndigheter, forsikringsselskaper og egen organisasjon. 

6.2.12 Gjennomfør statusmøtene med fokus på at krisehåndteringen stopper delvis opp i de perioder 

status møtene gjennomføres. 



6.3 Instruks for Skadestedkontakt 

Beredskapsledelsen ved utpekt ansvarlig er ansvarlig for denne funksjonen, dersom politiet ikke har 

overtatt ansvaret. Skadestedskontakt er ansvarlig for kommunikasjonen mellom beredskapsledelsen og 

det stedet som er involvert i hendelsen. Hovedoppgave er å fremskaffe situasjonsbildet, gi støtte i 

forbindelse med nødvendig teknisk informasjon og dokumentasjon samt sørge for å dekke de 

logistiske behovene. 

6.3.1 Møt opp i beredskapsrommet, hjelp til med etableringen av rommet med fokus på å etablere 

oversikt over situasjonen. 

6.3.2 Vurder bruken av skadestedskontakten og sørg for kontinuerlig kontakt dersom denne sendes 

til skadestedet. 

6.3.3 Personer pekes ut for å møte politi, ambulansepersonell etc 

6.3.4 Hold beredskapsledelsen informert om arbeidet i teamet. 



6.4 Instruks for loggfører, med mal for logg 

Loggførers hovedoppgave er å formidle situasjonsbildet, føre fokus og aksjoner på tavlene på en slik 

måte at det er til felles nytte i beredskapsledelsen i deres arbeide med hendelsen. Etablere logg som 

beskriver hvordan SiO har håndtert krisen. Loggfører fungerer på samme måte både ved strategisk og 

operativt beredskapsgruppe. 

6.4.1 Møt opp i SiOs beredskapsrom så fort som mulig etter innkalling og hjelp til i etableringen av 

beredskapsrommet 

6.4.2 Delta på statusgjennomgang og sørg for at status oppdateres fortløpende og at tavlene føres 

riktig. Tavlene skal fungere som et hjelpemiddel for beredskapsledelsen i forhold til å ha 

kontroll på situasjonen. 

6.4.3 Sørg for å informere alle medlemmene i beredskapsledelsen når situasjonen endrer seg og følg 

opp at de som har ansvaret for at aksjoner blir utført melder tilbake innen gitt tidsfrist. 

6.4.4 Loggbok og fokustavle føres elektronisk med prosjektor på vegg slik at samtlige deltakere kan 

følge med på endringene 

6.4.5 Loggfør tidspunkter for all ekstern og intern kontakt 

6.4.6 Sørg for at viktige hendelser/endringer i situasjonen blir fanget opp av alle i 

beredskapsledelsen 

6.4.7 Sørg for at beredskapsrommet til enhver tid under hendelsen er utrustet med det materiellet 

som er nødvendig. Utstyret i beredskapsrommet: 

o Beredskapsmanualer 

o Kart over området 

o Adresser til SiOs bygninger 

o Telefonlister til personer tilknyttet SiOs beredskapsorganisasjon 

o Elektronisk personellarkiv 

o Organisasjonsplan 

o Telefoner, en linje dedikert for hvert medlem av beredskapsledelsen. Alternativt 

telefonsystem er mobiltelefoner 

o Batterilader til mobiltelefon og til PC 

o Barbar PC, internettilkopling 

o Nødvendig kontormateriell 

o Låsbart skap 

o 3 tavler: Situasjonslogg, Fokustavle og Mediatavle 

Følgende utstyr skal være i et tilstøtende rom: 

o Telefaks 

o TV/video og radio 

o Kopimaskin 



Malene er lagret på K/ALLE/Beredskapsplan 

LOGGFØRERS HENDELSESSKJEMA. 

HENDELSE…… 

Tid Aksjon/Hendelse Ansvar Status 



Loggførers fokus og aksjonstavle. Hendelse……… 

Fokus Tid Aksjon Ansvar Status 



6.5 Instruks for sentralbordansvarlig 

SiOs økonomidirektør er ansvarlig for denne funksjonen og får assistanse av ressursene i 

sentralbordteamet for å løse oppgavene. 

Sentralbordsansvarlig skal sørge for at SiOs sentralbord er betjent og fungerer under en krise uansett 

når på døgnet krisen oppstår. Hovedoppgaven er å formidle telefonhenvendelser til den riktige 

personen ut i fra gitte bestemmelser. 

Leder av teamet skal opprette en telefonbok som inneholder de mest aktuelle telefonnumrene til bruk 

for teamet. Telefonboken ajourholdes av SiOs sentralbord. 

6.5.1 Kalle inn og bemanne sentralbordet 

6.5.2 Åpne sentralbordet og teste alle linjer. Dersom sentralbordet er ute av drift anvendes linje 22 

59 68 05, alternativt sentralbord på Sogn, telefon 22 18 83 35 

6.5.3 Evt endre nattstilling og lese inn meldinger i sentralbordet menysystem i forhold til krisens 

karakter 

6.5.4 Oppnevn en nestleder for sentralbordteamet som har lederansvar når lederen er opptatt i møter 

med beredskapsledelsen. 

6.5.5 Sørge for at sentralbordet er bemannet med tilstrekkelig personell 

6.5.6 Ansvarlig for at sentralbordbetjeningen er oppdatert med siste gjeldene info. 

6.5.7 Etablere ”portvakt” i resepsjonen for å håndtere eventuelle pårørende i samråd med pårørende 

ansvarlig. 

6.5.8 Framskaffe nødvendige nøkler/nøkkelkort etter behov. 

6.5.9 Informere beredskapsledelsen om hvilke typer henvendelser sentralbordet mottar og hvilken 

intensitet det er på trafikken. 

6.5.10 Ved en beredskapssituasjon utenom kontortiden, skal sentralbordpersonell innkalles hvis 

beredskapslederen bestemmer det. Sentralbordbetjening i S85 el Kringsjå er stedfortreder. 

Personell fra vikarbyrå kan innkalles hvis behov. 

6.5.11 Ved behov opphev nattstegning av sentralbordet og loggfør alle henvendelser vedrørende 

hendelsen. Henvendelser som ikke omhandler hendelsen settes til andre sentralbord i SiO. 

6.5.12 Sørg for snarest mulig å få et budskap / informasjon fra beredskapsledelsen om hva som kan 

gis av informasjon om hendelsen til eventuelle beboere, media, pårørende og andre berørte. 

6.5.13 De henvendelser som ikke kan besvares av sentralbordet settes over til mediateamet eller 

omsorgsteamet. 



6.6 Instruks for Informasjonsansvarlig 

SiOs kommunikasjonsdirektør er ansvarlig for denne funksjonen og får assistanse av ressursene i 

mediateamet for å løse oppgavene. Informasjonsansvarlig er ansvarlig for å tilrettelegge for all intern 

og ekstern kommunikasjon fra beredskapsledelsen og ut til alle aktører, samt følge mediebildet og 

holde beredskapsledelsen oppdatert. 


for teamet. Telefonboken ajourholdes av SiOs sentralbord. Se for øvrig vedlegg om 

mediakommunikasjon i kriser, samt faktaark for virksomhetene. Vedleggene ligger lagret på 

K/alle/media og krisekommunikasjon. 

6.6.1 Oppgaver for informasjonsleder 

6.6.1.1 Sørge for at SiOs mediastrategi følges, samt oppnevne talsperson og opprette pressesenter 

6.6.1.2 Sørge for adekvat informasjon til Østlandssendingen/lokal radiostasjon 

6.6.1.3 Varsle alle aktuelle informasjonsressurser og kall inn etter behov. Iverksett etablering av 

informasjonsrommet. Informasjonsrommet lokaliseres i det lille møterommet, Domus 

Athletica. Alternativt sted er Studentboligenes mediarom, Sogn. 

6.6.1.4 Oppnevn en nestleder for informasjonsteamet som har lederansvar når lederen er opptatt i 

møter med beredskapsledelsen. 

6.6.1.5 Vær beredskapsleders rådgiver m.h.t. informasjon og avklar med beredskapsledelsen hvilket 

budskap skadestedsrepresentanten, informasjonsteamet, omsorgsteamet, sentralbordet skal ha 

til media og pårørende. Linjeledere er ansvarlig for å formidle informasjon og aktuelle 

budskap til sine enheter. Anbefal hvordan media kan nyttes for å minske presset på egen 

beredskapsorganisasjon. 

6.6.1.6 Vurdere kontakt med lærestedenes infoansvarlig 

6.6.1.7 Sørge for informasjon til studenter/beboere/ansatte (oppslag og rundskriv). 

6.6.1.8 Opprett webside for intern og ekstern bruk og oppdater denne med informasjon om hendelsen. 

6.6.1.9 Initier utarbeidelse av pressemeldinger og få disse godkjent hos beredskapsleder før 

utsendelse. 

6.6.1.10 Forbered og gjennomfør eventuelle pressekonferanser. 

6.6.1.11 Vurdere hvorvidt det skal sendes en talsperson til skadestedet. 

6.6.1.12 Føre logg for kommunikasjonsprosessen 

6.6.2 Oppgaver for Informasjonsteamet 

Informasjonsteamet er Informasjonsansvarliges medarbeidere på informasjonssiden. De skal følge 

mediabildet etter hvert som en hendelse utvikler seg og være informasjonsansvarliges rådgivere i 

forhold til hvordan hendelsen bør håndteres informasjonsmessig. De skal på eget initiativ utvikle 

forslag til budskap for intern og ekstern kommunikasjon. De skal forberede forslag til pressemeldinger 

og være forberedt på å skulle forberede og gjennomføre pressekonferanser samt etablere og oppdatere 

websider for intern og ekstern informasjon. 

6.6.2.1 Klargjøring/etablering av Info/media rommet. 

6.6.2.2 Loggføre alle begivenheter og pressemeldinger på Informasjons tavlen 

6.6.2.3 Hold oversikt over hvilken informasjon som er bekreftet og hva som kan frigis til media. 

6.6.2.4 Holde Informasjonsansvarlig kontinuerlig informert og oppdatert om hva media formidler om 

krisen og hvilket fokus de har. 

6.6.2.5 Besvare telefonhenvendelser fra media og yt all nødvendig service til pressen/media 

6.6.2.6 Utarbeid forslag til budskap for sentralbord betjening, skadestedskontakt, resepsjonister og 

pårørende team, i takt med utviklingene av situasjonen. 

6.6.2.7 Oppdater websider og Intranett med informasjon om hendelsen. 

6.6.2.8 Gi råd til Informasjonsansvarlig i forbindelse med utgivelser av pressemeldinger og utarbeid 

forslag til pressemeldinger etter behov 



Håndtering av telefonhenvendelser fra pressen 

Alle telefonhenvendelser fra media skal settes over til Informasjonsgruppen eller 

Informasjonsansvarlig. Følgende retningslinjer skal følges ved telefonhenvendelser fra Presse/Media: 

• Etabler et godt forhold med innringer ved å opptre høflig og ha en god oppmerksomhet. 

• Loggfør alle telefonsamtaler. 

• Unngå for lang ventetid før telefonhenvendelser blir besvart. 

• Vær sikker på at all informasjon som blir gitt er korrekt og oppdatert. 

• Forsikre innringer om SiO sin besluttsomhet til å bekjempe situasjonen effektivt i samsvar med 

alle uformelle og formelle krav. 

• Ikke gi ut villedende informasjon ved å gjøre antagelser eller spekulasjoner. Dersom du ikke 

kjenner fakta, forklar dette og tilby å komme med oppdatert informasjon når denne er tilgjengelig. 

• Rett opp umiddelbart dersom feil informasjon er gitt ut. 

• Informer innringer dersom en eventuell intern undersøkelse skal iverksettes (Uttrykk vilje til fullt 

samarbeid med enhver ekstern undersøkelse). 

• Vis forståelse for innringer sine perspektiver og behov. Hjelp dem i å gjøre jobben for at de skal 

møte sine frister. 

• Ha riktige opplysninger, og henvis for eksempel til politi eller sykehus, dersom du ikke kan svare 

på forespørselen. 

• Behold roen og ikke la deg bli ”vippet av pinnen” 

• Uttrykk beklagelse, men ikke aksepter eller fordel skyld eller ansvar. 

• Unngå interne slanguttrykk eller komplekse tekniske uttrykk. 

• Gi aldri ut informasjon om personellet som er involvert i hendelsen. 

Innredning kommunikasjonsrom 

• Kart over området 

• Adresser til SiOs bygninger 

• Telefonlister til personer tilknyttet SiOs beredskapsorganisasjon 

• Elektronisk personellarkiv 

• Organisasjonsplan 

• Telefoner 

• Batterilader til mobiltelefon og til PC 

• Barbar PC, internettilkopling 

• Nødvendig kontormateriell 

• Låsbart skap 

• Engangskamera og digitalt kamera 

• Pressemappe med utstyr: 

• Pressemeldingsark (mal finnes på K/alle/media/pressemelding 

• Relevant billedmateriale 

• Kortfattede opplysninger om organisasjonen, bygninger, fasiliteter og utstyr 

• Informasjon som beskriver SiOs organisasjon og aktiviteter 

• Liste med navn og telefonnummer til aktuelle medieorganer 

• Tomme kassetter for video og tale (nyhetssendinger) 

Følgende utstyr skal være i et tilstøtende rom 

• Telefaks 

• TV/video og radio 

• Kopimaskin 



Kontaktliste media ved kriser 

Medium Epost for pressemelding Telefon 

Aftenposten Aften aften@aftenposten.no 02050 

Aftenposten Morgen repleder@aftenposten.no 02050 

NRK Østlandssendingen ostlandssendingen@nrk.no 2280 82 50 

radio 

NRK Dagsrevyen dagsrevyen@nrk.no 23 04 80 00 

NRK Dagsnytt dagsnytt@nrk.no 23 04 80 00 

NRK Petre nyheter petrenaa@nrk.no 23 04 80 00 

Dagbladet nyheter nyhet@dagbladet.no 22 20 00 00 

Dagens næringsliv nyheter dn.no@dn.no 22 00 11 90 

Dagsavisen nyheter tipset@dagsavisen.no 22 99 81 18 

Kanal24 Nyheter nyheitspuls@kanal24.no 02424 

Nettavisen nyheter vaktsjef@nettavisen.no 02255 

P4 nyheter nyhetstips@p4.no 04400 

TV2 Nyheter pressemelding@tv2.no 02255 

VG nyheter vg@vg.no 22 00 00 00 

Universitas universitas@studorg.uio.no 22 85 33 37 

Inside inside@bi.no 46 41 08 57 



6.7 Instruks for personell- og pårørendekontakt 

SiOs ledende sosionom er ansvarlig for denne funksjonen. Leder får assistanse av ressursene i 

personell- og pårørendeteamet for å løse oppgavene. Personell- og pårørendekontakt er ansvarlig for at 

ansatte/studenter som er berørt av en hendelse og deres pårørende blir ivaretatt på en tilfredsstillende 

måte. I dette ligger det å ta vare på ansatte/studenter som er evakuert i forbindelse med en hendelse, 

varsling av deres pårørende og ivaretakelse av disse dersom de møter hos SiO eller på et sykehus. 

Teamet skal sørge for at det tilbys psykososial bistand dersom dette er nødvendig. 

Med psykososial omsorg menes å etablere nødvendig kontakt mellom pårørende til skadede og 

personell som er kompetent til å vise relevant forståelse for den enkeltes situasjon, enten i samarbeid 

med Studenthelsetjenesten, HMS- tjenesten eller gjennom f. eks. studentenes prestetjeneste. 



Oppgaver for teamleder 

6.7.2 Motta varsel om hendelsen. 

6.7.3 Møt opp i beredskapsrommet så fort som mulig etter at innkalling er iverksatt og hjelp til i 

etableringen av beredskapsrommet. 

6.7.4 Varsle alt disponibelt personell i Omsorgs- og pårørendeteamet, kall inn ved behov, og 

forbered etablering av lokaler for mottak av pårørende og evakuerte ansatte/beboere. 

6.7.5 Oppnevn en nestleder for omsorgsteamet som har lederansvar når lederen er opptatt i møter 

med beredskapsledelsen. 

6.7.6 Fremskaffe nødvendig dokumentasjon for politiets varsling av pårørende (se nedenfor) 

6.7.7 Fremskaff ajourført personellinformasjon og sørg for at aktuelle lister og oversikter sendes til 

skadestedskontakt/skadestedsleder, samt til pårørenderommet og evakuerte-beboere rommet. 

6.7.8 Ved behov etableres lokaler for mottak av pårørende og evakuerte beboere. Påsé at alle 

berørte/pårørendes behov blir dekket som for eksempel klær, penger, transport, og kontakt 

med myndigheter. 

6.7.9 Innhent nødvendig informasjon om skadede/savnede personer og be om avklaring på hvilken 

informasjon/hvilket budskap som kan gis til pårørende. 

6.7.10 Formidle aktuell informasjon (mottatt fra informasjonsansvarlig)og aktuelle budskap til 

pårørende til pårørende-/personellteamet. 

6.7.11 Sørge for at teamet har tilgang til oppdatert varslingsplan for SiO, ekstern og intern 

telefonkatalog, ressursplan (hvilke ressurser har vi) og operasjonsplan (hvem har ansvar for 

hva). 

6.7.12 Hold beredskapsledelsen informert om arbeidet i teamet. 

6.7.13 Ved arbeidsulykker – varsle arbeidstilsynet og sørg for at rapportering gjøres i henhold til 

forskrifter. 

Informasjon 

Tilgjengelig informasjon må dekke: 

• Personellinformasjon om ansatte og beboere 

• Pårørende informasjon ansatte (navn, telefonnummer privat/jobb) 

• Interne telefonlister 

• Eksterne telefonlister (politi, sykehus, hotell, reisebyrå etc.) 

• Annen personinformasjon der det er relevant 

Organisasjonssjef er ansvarlig for oppdatert personell- og pårørende informasjon for ansatte. 

Studentboligene er ansvarlig for å oppdatere personell- og pårørendeinformasjon for beboere. 

Informasjon om studenter innhentes hos UiO, se telefonliste. 



Retningslinjer ved varsling av pårørende 

NB! Kun politiet kan gi informasjon til pårørende om omkomne personer 

: 

• Pårørende til ansatte eller beboer som er savnet eller omkommet varsles av politiet 

• Pårørende til skadet ansatt eller beboer som er innlagt på sykehus, varsles av vedkommende 

sykehus, eventuelt av politiet. 

Kan også varsles av representanter fra Omsorgsteamet når dette er avklart med sykehuset. 

• Pårørende til ansatt personell som er i god behold, varsles primært av den enkelte selv, eller etter 

avtale med den ansatte, av Omsorgsteamet. 

• Pårørende til andre varsles primært av den enkelte selv, sekundært av representanter for BD etter 

samråd med vedkommende. 

Retningslinjer for personell-/pårørendeteam 

- Det må stilles telefoner til disposisjon slik at berørte kan ringe til pårørende. Det skal lages en 

”mal” for hva omsorgsteamet kan si til pårørende som tar kontakt. 

- Pårørende til en ansatt eller beboer som er skadet og innlagt på sykehus, gis nødvendig assistanse, 

billetter, hotell innkvartering etc. til å besøke den skadede, hvis dette er nødvendig 

- Beboer som ”mister alt” kan få utbetalt 3-5000 kroner til kjøp av nødvendig klær, toalettsaker etc. 

- Personell- og pårørendeteamet skal sørge for at det etableres vakthold for å ”skjerme” de berørte. 

- Teamet må ha tilgang til minst 2 PC-er med tilgang til Internett og internt nettverk i SiO. 

- Teamet må ha tilgang til teknisk assistanse 

- Teamet skal ha tilgang til oppdatert varslingsplan for SiO, ekstern og intern telefonkatalog, 

ressursplan (hvilke ressurser har vi) og operasjonsplan (hvem har ansvar for hva) 

- På forhånd må følgende være klart: 

• Registreringsskjema for logging av pårørende henvendelser pr. telefon 

• Oversikt over relevante lokale ressurser 

• Intensjonsavtale med hotell. 

Møteplass 

Ved større ulykker skal Beredskapsledelsen etablere et egnet sted som møteplass for informasjon og 

omsorg. (Her er det lagt til rette for dataoppkobling og TV i tillegg.). Personell innkalles for praktisk 

hjelp med mat, drikke og andre behov fra berørte. 

Rommet skal inneholde følgende utstyr: 

- Telefonapparater 

- PC 

- Vann 

- Pledd 

- Førstehjelpsutstyr 



6.8 Instruks for Logistikk/IKT/teknisk assistanse 

Beredskapsledelsen ved utpekt ansvarlig er ansvarlig for denne funksjonen. Hovedoppgave er å 

fremskaffe situasjonsbildet, gi støtte i forbindelse med nødvendig IKT- og annen teknisk informasjon 

og dokumentasjon samt sørge for å dekke de logistiske behovene. 



6.8.2 Møt opp i beredskapsrommet, hjelp til med etableringen av rommet med fokus på å etablere 

oversikt over situasjonen. 

6.8.3 Oppnevn en nestleder for teamet som har lederansvar når lederen er opptatt i møter med 


6.8.4 Sørge for at aktuelle tegninger over bygninger fremskaffes 

6.8.5 Sørge for at alle operative rom er operative 

6.8.6 Sørg for at teknisk og administrativ støtte ytes der det oppstår behov, inklusive alle 

transportbehov. 

6.8.7 Ved behov varsle arbeidstilsynet 2.distrikt, telefon 815 48 222 

6.8.8 Varsle Forsikringsselskap ved behov for utvidelse av forsikring, evt endring ved for eksempel 

brann og større ødeleggelser på bygningsmasse. 





Navn Ansvarsområde Kontor Mobil Privat 

Adm dir Lisbeth Dyrberg Beredskaps-ledelse 22 59 68 15 40 20 09 99 32 85 49 82 

Stedfortreder: 

Marit Eskeland 22 85 31 57 48 15 35 06 

Virksomhetsleder 

Skadested-kontakt 

Konserndirektør Odd Wilhelmsen Økonomi 22 59 68 22 40 20 44 00 

Stedfortreder Kurt F. Larsen og sentralbord 22 59 68 27 40 20 30 00 

Konserndirektør Kenneth Smørdal Logistikk/ 22 59 68 50 40 20 00 00 22 22 46 91 

Stedfortreder: Erik Fjeld Teknisk adm/IKT 22 59 68 64 40 20 13 00 64 86 65 20 

Komm.direktør Nina Langeland Media og 22 59 69 93 92 61 81 41 

Stedfortreder: Jakob Berg kommunikasjon. 22 59 69 89 97 19 77 66 

Adm overlege Marit Eskeland Medisinsk- 22 85 31 57 48 15 35 06 

Stedfortreder: Anne Marit Gleditsch faglig rådgiver 22 85 31 81 92 03 29 78 22 23 74 93 

Alt. epost: anne.maritgle@gledits.ch 

Ledende sosionom Åsne Njølstad Personell og 22 85 33 29 47 02 56 42 22 18 38 24 

Stedfortreder: Einar Nerland pårørende 22 18 83 03 40 20 01 14 

Trond Rakkestad Loggfører 22 59 69 88 40 22 04 88 23 00 92 30 

Stedfortreder: Jonn Eggerud 22 18 83 15 40 200 112

Beredskapsplan_mars0.. - SiO

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?