Biztalk é peça central na estratégia de e-Gov do Governo dos Açores

Sumário
País
Portugal
Sector
Administração Pública
Perfil do Cliente
O Governo dos Açores conta com cerca
de 19 mil colaboradores (sem incluir as
escolas). A sua área de influência, que
envolve uma população de mais de 241
mil pessoas, é caracterizada por grande
dispersão geográfica, com nove ilhas
principais.
Situação de Negócio
Tendo como objectivo fundamental a
melhoria do serviço prestado pela
Administração Pública, foram
desenvolvidos alguns projectos que
têm na integração a pedra basilar. A
interoperabilidade entre organismos é
assegurada pelo Microsoft Biztalk.
Solução
Microsoft Biztalk
Benefícios
Interoperabilidade entre organismos
Redução da circulação de papel,
com elevado impacto nos custos
Aumento da velocidade de resposta
e da produtividade
Maior facilidade de comunicação do
cidadão com a Administração Pública
- Parceiro
LINK Consulting
Customer Solution Case Study
Governo dos Açores
Biztalk é peça central na estratégia de
e-Gov do Governo dos Açores
““A interoperabilidade entre organismos, potenciada pelo Biztalk,
permite que a resposta a pedidos ou a pareceres seja muito mais
rápida porque a comunicação é electrónica. Há aqui uma clara
poupança de tempo, que se reflecte no serviço prestado”,
— Rui Andrade, Coordenador do Centro de Informática e Tecnologias de Informação
(CITI) da Direcção Regional da Ciência, Tecnologia e Comunicações do Governo dos
Açores.
O Governo dos Açores tem desenvolvido vários projectos baseados em
sistemas e tecnologias de informação que visam melhorar a qualidade dos
serviços prestados. Tem dado especial atenção à consolidação de sistemas,
integração de soluções e desmaterialização de processos. Na base da sua
visão está a possibilidade de os organismos comunicarem uns com os outros
de forma rápida e eficiente, electronicamente. A opção tem sido por
tecnologia Microsoft, sendo o Biztalk uma peça central para atingir os
objectivos. Como parceiro tecnológico destaca-se a Link.

”Dado ”Os desafios que o Governo que hoje dos se
Açores colocam tinha ao um nível acordo da
de Administração licenciamento Pública com a
Microsoft, são tantos está que, fazer
subjacente alguma derivação à adopção para de
tecnologia plataformas deste Linux, por
fabricante exemplo, para poderia vários por em
projectos, causa, a curto a ideia ou de médio
rentabilizar prazo, os objectivos o a
investimento. que nos propomos, Além disso, com
é a para dinâmica nós importante que queremos a
capacidade imprimir. Assim, de a
interligação decisão de e investir em
comunicação tecnologia Microsoft harmoniosa
entre corresponde os sistemas a uma e
aplicações aposta consciente utilizados. e firme
Nesse numa sentido, plataforma há aqui
uma suportada motivação e que que traz se
prende alguma com tranquilidade a integração,
que quanto para à nós capacidade é de
fundamental.”
cumprir os objectivos
Rui dentro Andrade, de Coordenador tempos do
Centro aceitáveis.” de Informática e
Tecnologias da Informação
(CITI) Francisco da Direcção Tavares, Regional Responsável da
Ciência, Técnico Tecnologia pela Área de e Infra-
Comunicações estruturas na DRCTC
do Governo dos
Açores.
Situação
O Governo dos Açores tem implementado
diversos projectos orientados à
modernização administrativa com o
objectivo de melhoria da qualidade do
serviço público prestado a cidadãos e
empresas. Tendo em conta as
características geográficas da região, com
nove ilhas, uma população superior a 240
mil pessoas ou a dispersão geográfica dos
próprios organismos públicos regionais
onde trabalham cerca de 19 mil pessoas
(sem incluir o pessoal afecto às escolas), é
fácil perceber a importância de agilizar a
comunicação e os fluxos de informação
entre as várias entidades.
Para dar corpo a esta visão de qualidade
de serviço, o Governo dos Açores definiu
uma estratégia de investimento em SI/TI
assente nalguns pilares fundamentais.
Tendo uma lógica centralizadora e
agregadora das áreas que são
transversais, assumida em boa parte pela
Direcção Regional da Ciência, Tecnologia
e Comunicações, tornou-se possível, a
nível de infra-estruturas, de comunicações
e das aplicações de utilização mais global,
seguir uma política de maximizar a
utilização do investimento já realizado e
introduzir normalização de sistemas onde
é possível, com impacto na mobilidade e
na produtividade dos utilizadores.
A ilustrar essa ideia refira-se a abrangente
opção por tecnologia Microsoft pois, “dado
que o Governo dos Açores tinha um
acordo de licenciamento com a Microsoft,
está subjacente à adopção de tecnologia
deste fabricante para vários projectos, a
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ideia de rentabilizar o investimento. Além
disso, é para nós importante a capacidade
de interligação e comunicação harmoniosa
entre os sistemas e aplicações utilizados.
Nesse sentido, há aqui uma motivação que
se prende com a integração, que para nós
é fundamental”, afirma Rui Andrade,
Coordenador do Centro de Informática e
Tecnologias de Informação (CITI) da
Direcção Regional da Ciência, Tecnologia
e Comunicações (DRCTC) do Governo
dos Açores.
À opção de fundo não foi alheia a
fiabilidade, segurança e abrangência da
oferta. Mas, para Francisco Tavares,
Responsável Técnico pela Área de Infra-
estruturas na DRCTC, está aqui
subjacente uma razão de fundo que é
temporal. “Os desafios que hoje se
colocam ao nível da Administração Pública
são tantos que, fazer alguma derivação
para plataformas Linux, por exemplo,
poderia por em causa, a curto ou médio
prazo, os objectivos a que nos propomos,
com a dinâmica que queremos imprimir.
Assim, a decisão de investir em tecnologia
Microsoft corresponde a uma aposta
consciente e firme numa plataforma
suportada e que traz alguma tranquilidade
quanto à capacidade de cumprir os
objectivos dentro de tempos aceitáveis”,
diz. Outro exemplo de normalização é de
cariz aplicacional e prende-se com a
utilização de um só sistema de gestão
documental nos vários organismos do
Governo dos Açores, o e-doclink,
desenvolvido pela Link.
Consolidação é hoje a palavra de ordem,
potenciada pelas orientações estratégicas

”Num contexto de
dispersão geográfica,
associado à geografia da
própria região, a
interoperabilidade que foi
introduzida permitiu que a
percepção de distância
se tenha reduzido. Os
procedimentos utilizados
na comunicação de uma
entidade com outra são
idênticos aos utilizados
na comunicação interna,
o que tem impacto na
ideia de proximidade e,
claro, torna tudo mais
rápido. Nesse sentido, a
produtividade aumentou.”
Rui Andrade, Coordenador do
Centro de Informática e
Tecnologias de Informação
(CITI) da Direcção Regional da
Ciência, Tecnologia e
Comunicações do Governo dos
Açores.
desenhadas em 2003, com impacto na
infra-estrutura de base, bem como nas
opções em termos de soluções. A
integração continua a desempenhar um
papel fundamental nos projectos levados a
cabo. E, mais do que isso, no Governo dos
Açores, fala-se e concretiza-se a
interoperabilidade. A base para o
conseguir chama-se Microsoft Biztalk com
o se confirma pela sua importância na
comunicação electrónica entre organismos
e no suporte à Rede Integrada de Apoio ao
Cidadão (RIAC).
Solução
Na comunicação electrónica entre
organismos o elemento central é o e-
doclink que se baseia em Microsoft .NET
como plataforma de desenvolvimento. Em
2003, tendo subjacente a preocupação de
disponibilizar uma solução de gestão
documental que pudesse ser usada pelos
vários organismos da Administração
Regional, foi decidido implementar de
forma faseada o sistema, com elevado
impacto na eficiência interna de processos
e fluxos de informação. Chegado o
momento em que o uso do e-doclink
passou a estar generalizado, o passo
seguinte foi aproveitar o investimento feito
para agilizar a comunicação inter-
organismos. Foi a transversalidade da
utilização que tornou essa evolução
natural. E, mais do que isso, foi essa
mesma transversalidade que levou a que
tenham sido os próprios utilizadores a
descobrir o potencial da solução e a
solicitar a possibilidade de a usar para
comunicar com as demais entidades da
Administração Regional. “O e-doclink
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permite fazer a gestão, organização e
tramitação de toda a documentação
interna de cada organismo e, desde há
cerca de ano e meio, permite fazê-lo em
relação aos outros. À desmaterialização
interna seguiu-se a desmaterialização de
documentos que circulam entre
organismos”, sublinha Francisco Tavares.
A contribuir para essa evolução está a
utilização do Cartão de Cidadão para
assinatura electrónica de documentos,
num contexto em que o Governo dos
Açores foi pioneiro e tem a maior taxa
desses cartões. “O Biztalk é o suporte à
ligação. Hoje penso que 30 a 40% da
documentação que circulava por fax já não
circula em papel porque é possível integrar
a documentação entre os vários
organismos electronicamente”, acentua.
Um caso típico de utilização do sistema,
que ilustra o potencial do Microsoft Biztalk
no suporte a todo o processo, é a
necessidade de obter um parecer da Vice-
Presidência para promoção de um
colaborador, dado que é esta entidade que
tem a cargo o processo individual dos
funcionários. A comunicação associada à
resposta a essa necessidade é feita via e-
doclink. Mas, se este é um exemplo de
uma relação de um para um, pode estar
em causa um ofício ou um processo que
envolva várias entidades em simultâneo. O
facto de à circulação electrónica se
associar a assinatura digital,
proporcionando valor jurídico, tem elevado
impacto na redução de papel a circular. Os
benefícios são, no entanto, bem mais
alargados.
Não sendo propriamente um benefício,

”A integração,
assegurada pelo servidor
Microsoft BizTalk Server,
garante a comunicação
entre o portal RIAC e os
sistemas de gestão
documental das várias
entidades e a
comunicação entre estes
sistemas quando está em
causa tramitação que
envolva mais do que um
organismo.”
Rui Andrade, Coordenador do
Centro de Informática e
Tecnologias de Informação
(CITI) da Direcção Regional da
Ciência, Tecnologia e
Comunicações do Governo dos
Açores.
mas um desenvolvimento aberto por esta
lógica de investimento integrada, a Rede
Integrada de Apoio ao Cidadão é
igualmente ilustrativa da importância do
Biztalk. Aliás, nem podia ser de outra
maneira, dado que é utilizada a mesma
tecnologia ao nível de infra-estrutura que
suporta os projectos transversais, alojada
no datacenter da Direcção Regional de
Ciência, Tecnologia e Comunicações, a
qual assume a liderança de projectos
tecnológicos abrangentes mas também
presta apoio a projectos de outros
organismos. A RIAC, iniciativa da Vice-
Presidência do Governo Regional, teve
como preocupação de base proporcionar
um interface único de contacto do cidadão
com a Administração Regional. Este pode
ser físico, através de um dos mais de 40
Postos de Atendimento ao Cidadão ou via
internet. “Um cidadão dirige-se a um PAC
ou ao portal da RIAC, para resolver um
problema. A partir daí tudo flui e tramita
electronicamente entre organismos. A
porta de entrada é a mesma,
independentemente dos organismos que
tratem do tema em causa”, refere Rui
Andrade. E adianta: “o cidadão não
precisa de saber que organismos
estiveram envolvidos, interessa-lhe apenas
a resposta à sua solicitação. Nesse
sentido, temos vindo a melhorar a
informação que permite ao cidadão
acompanhar o seu pedido e saber, por
exemplo, em que fase se encontra”.
De acordo com Francisco Tavares, o
Biztalk é aqui uma peça fundamental
porque permite, independentemente da
origem da comunicação ser presencial ou
via web, a existência de uma plataforma
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integradora que potencia a comunicação e
interligação entre aplicações, esteja em
causa o e-doclink ou outros sistemas.
Assegura, por isso, a interoperabilidade. “A
RIAC é bem ilustrativa da capacidade de
integrar organismos, orientada ao cidadão
e não à organização interna. Penso que
ilustra um importante contributo das
tecnologias ao serviço da transparência
democrática, que se faz prestando um
bom serviço”, especifica.
Benefícios
É de melhoria de serviço que aqui se trata.
Imagine-se que o cidadão pretendia
resolver um qualquer problema e do lado
dos organismos envolvidos era preciso
manter o envio de ofícios em papel,
enviados por fax ou correio, que íam
circulando de um lado para o outro. O
tempo de resposta seria superior. A
capacidade de saber o estado do processo
era claramente menor e, claro está,
dificilmente estaria à distância de um
clique. Destacam-se aqui dois aspectos.
Por um lado, a desmaterialização de
documentos e a capacidade de
comunicação electrónica, entre
organismos e departamentos sem ter que
se basear em papel, com tudo o que isso
implica em morosidade, duplicação de
tarefas (dado que é preciso registar a
entrada de documentos) e em dificuldade
de conhecer quem está a tratar de quê e
quando. Pela positiva, destaca-se assim, o
maior controlo da comunicação, sem
prejuízo do valor jurídico e do registo de
toda a tramitação. A ilustrar a “acção” do
Biztalk encontra-se o facto de um
documento apenas ser dado como enviado

de um organismo para o outro quando é
recebida uma notificação do destino de
que o mesmo chegou bem. Estando em
causa tramitação que envolve vários
organismos, que podem estar inclusive
dispersos geograficamente, a sua
pertinência torna-se ainda mais evidente.
“Num dia consegue-se fazer o percurso
todo de resposta a uma solicitação, face
ao cenário anterior de circulação de papel
em que provavalmente demorava uma a
duas semanas”, diz Francisco Tavares. O
principio de interoperabilidade entre
organismos e desmaterialização é o
mesmo que está subjacente ao RIAC,
sendo que aí a origem da comunicação é o
cidadão.
A integração, assegurada pelo servidor
Microsoft BizTalk Server, garante a
comunicação entre o portal RIAC e os
sistemas de gestão documental das várias
entidades e a comunicação entre estes
sistemas quando está em causa
tramitação que envolva mais do que um
organismo. Para o Governo dos Açores,
uma das possibilidades introduzidas foi a
de ter estatísticas de morosidade dos
processos, a que se associa um sistema
de alertas. O facto de os investimentos
estarem a ser feitos com uma preocupação
de integração e de normalização, leva
igualmente a que a formação dos mais de
5 mil utilizadores de sistemas de
informação seja mais fácil. Por outro lado,
está aqui subjacente a ideia de
desenvolver boas práticas ao nível da
Administração Pública Regional e replicá-
las, reduzindo tempo e custos dos
projectos.
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“Num contexto de dispersão geográfica,
associado à geografia da própria região, a
interoperabilidade que foi introduzida
permitiu que a percepção de distância se
tenha reduzido. Os procedimentos
utilizados na comunicação de uma
entidade com outra são idênticos aos
utilizados na comunicação interna, o que
tem impacto na ideia de proximidade e,
claro, torna tudo mais rápido. Nesse
sentido, a produtividade aumentou”, refere
Rui Andrade. O mesmo gestor considera
que o trabalho que tem vindo a ser
desenvolvido com a Link tem sido positivo
e que a opção tecnológica tomada tem
permitido alcançar os objectivos.
Apesar de já existir um grande caminho
percorrido em matéria de e-Government,
ainda há muito trabalho a fazer. “Para
cumprir o objectivo macro de prestar um
cada vez melhor serviço ao cidadão,
contiuaremos a investir na consolidação e
integração, até que deixe de ser preciso
circular papel nos serviços prestados ao
cidadão pela Administração Regional. O
limite é quando tudo estiver integrado”,
conclui Francisco Tavares. Essa
perspectiva de futuro reforça a importância
do Microsoft Biztalk.

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Microsoft BizTalk Server
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Para mais informações sobre o Governo dos Açores visite o Web site em:
www.azores.gov.pt
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